GUBERNUR JAWA TIMUR PERATURAN GUBERNUR JAWA TIMUR NOMOR 18 TAHUN 2005 TENTANG

GUBERNUR JAWA TIMUR PERATURAN GUBERNUR JAWA TIMUR NOMOR 18 TAHUN 2005 TENTANG JADWAL RETENSI ARSIP KEPEGAWAIAN PEGAWAI NEGERI SIPIL DAN PEJABAT NEGARA PEMERINTAH PROPINSI JAWA TIMUR GUBERNUR JAWA TIMUR, Menimbang : a. bahwa dengan memperhatikan Surat Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor K2630/V.28/51 tanggal 28 Desember 2004 tentang Persetujuan Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian Pemerintah Propinsi Jawa Timur dan Surat Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor PK.01/69/2005 tanggal 31 Januari 2005 tentang Persetujuan Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian Pemerintah Propinsi Jawa Timur dalam rangka pendayagunaan arsip dan tercapainya ketertiban dan penyusutan arsip serta penyelamatan arsip sebagai bukti nyata, benar dan lengkap di masa lampau, sekarang dan yang akan datang arsiparsip yang bernilai guna pertanggungjawaban nasional, sebagaimana dimaksud dalam pasal 4 dan 5 Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip perlu diatur mengenai jangka waktu penyimpanan Arsip Kepegawaian Pegawai Negeri Sipil dan Pejabat Negara ; b. bahwa sehubungan dengan maksud tersebut pada huruf a, perlu menetapkan Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian Pegawai Negeri Sipil dan Pejabat Negara Pemerintah Propinsi Jawa Timur dengan Peraturan Gubernur Jawa Timur. Mengingat : 1. Undangundang Nomor 1950 tentang Pembentukan Propinsi Jawa Timur juncto Undangundang Nomor 18 Tahun 1950 tentang Mengadakan Perubahan Undangundang Tahun 1950 Nomor 2 dari hal Pembentukan Propinsi Jawa Timur (Lembaran Negara Negara Tahun 1950 Nomor 32). 2. Undangundang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuanketentuan Pokok Kearsipan (Lembaran Negara Tahun 1971 Nomor 32, Tambahan Lembaran Negara Nomor 2964). 3. Undangundang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokokpokok Kepegawaian (Lembaran Negara Tahun 1974 Nomor 55, Tambahan Lembaran Negara Nomor 3041) sebagaimana telah diubah dengan Undangundang Nomor 43 Tahun 1999 (Lembaran Negara Tahun 1999 Nomor 169, Tambahan Lembaran Negara Nomor 3890). 4. Undangundang Nomor 3 2004 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Tahun 2004 Nomor 125, Tambahan Lembaran Negara Nomor 4337). 5. Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip ( Lembaran Negara Tahun 1979 Nomor 51, Tambahan Lembaran Negara Nomor 3151). Dok. Informasi HkumJDIH/2005 1

6. Peraturan Pemerintah Nomor 20 Tahun 2001 tentang Pembinaan dan Pengawasan atas Penyelenggaraan Pemerintah Daerah. 7. Keputusan Bersama Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia dengan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 2 tahun 2000 dan Nomor 22 Tahun 2000, tentang Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian Pegawai Negeri Sipil dan Pejabat Negara. 8. Peraturan Daerah Propinsi Jawa Timur Nomor 41 Tahun 2000 tentang Badan Arsip Propinsi Jawa Timur. 9. Keputusan Gubernur Kepala Daerah Tingkat I Jawa Timur Nomor 106 Tahun 1980 tentang Tata Kearsipan Pemerintah Propinsi Daerah Tingkat I Jawa Timur. 10. Keputusan Gubernur Kepala Daerah Tingkat I Jawa Timur Nomor 130 Tahun 1992 tentang Jadwal Retensi Arsip Pemerintah Propinsi Daerah Tingkat I Jawa Timur. MEMUTUSKAN Menetapkan : PERATURAN GUBERNUR JAWA TIMUR TENTANG JADWAL RETENSI ARSIP KEPEGAWAIAN PEGAWAI NEGERI SIPIL DAN PEJABAT NEGARA PEMERINTAH PROPINSI JAWA TIMUR. Pasal 1 Dalam Peraturan ini yang dimaksud dengan : 1. Retensi Arsip adalah jangka waktu penyimpanan arsip atas dasar nilai guna yang terkandung. 2. Jadwal Retensi Arsip adalah suatu daftar yang berisi sekurangkurangnya jenis arsip beserta jangka waktu penyimpanannya sesuai dengan nilai kegunaannya dan dipakai sebagai pedoman penyusutan. 3. Pegawai Negeri adalah setiap warga negara Republik Indonesia yang telah memenuhi syarat yang ditentukan, diangkat oleh pejabat yang berwenang dan diserahi tugas dalam suatu jabatan negeri, atau diserahi tugas negara lainnya, dan digaji berdasarkan Peraturan Perundangundangan yang berlaku. 4. Pejabat Negara adalah pimpinan dan anggota lembaga tertinggi/tinggi negara sebagaimana dimaksud dalam UndangUndang Dasar 1945 dan Pejabat Negara lainnya yang ditentukan oleh Undangundang. 5. Berkas Perseorangan adalah arsip yang tercipta dalam rangka perjalanan karier orang perseorangan, pegawai di lembaga lembaga dan BadanBadan Pemerintah. 6. Arsip Dokumentasi Kepegawaian adalah arsip mengenai perjalanan karier Pegawai Negeri Sipil yang tercipta dalam proses pembinaan kepegawaian oleh pejabat yang berwenang. 7. Data Kepegawaian adalah informasi mengenai perkembangan Pegawai Negeri Sipil yang disusun berdasarkan Arsip Dokumentasi Kepegawaian dan instansi yang bersangkutan. 8. Satuan Organisasi adalah Biro, Dinas, Badan, Kantor dan Sekretariat Dewan di lingkungan Pemerintah Propinsi Jawa Timur. Pasal 2 Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian Pegawai Negeri Sipil dan Pejabat Negara di lingkungan Pemerintah Propinsi Jawa Timur sebagaimana tercantum dalam Lampiran. Pasal 3 Jadwal Retensi Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2, dipakai sebagai pedoman penyusutan arsip yang berkaitan dengan Arsip Kepegawaian Pegawai Negeri Sipil dan Pejabat Dok. Informasi HkumJDIH/2005 2

Negara di lingkungan Pemerintah Propinsi Jawa Timur. Pasal 4 Setiap satuan unit organisasi dalam lingkungan Pemerintah Propinsi Jawa Timur dalam melaksanakan kegiatan Penyusutan Arsip Kepegawaian Pegawai Negeri Sipil dan Pejabat Negara sebagaimana dimaksud dalam pasal 2 berpedoman pada ketentuanketentuan Peraturan ini. Pasal 5 Pelaksanaan pemusnahan arsip Kepegawaian Pegawai Negeri Sipil dan Pejabat Negara sebagaimana dimaksud dalam pasal 2 yang retensinya 10 tahun atau lebih ditetapkan oleh Gubernur Jawa Timur atau pejabat yang ditunjuk setelah mendengar pertimbangan Panitia Penilai Arsip yang dibentuk olehnya serta memperhatikan pendapat dari Kepala Badan Kepegawaian Negara. Pasal 6 Peraturan Gubernur ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan. Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Gubernur ini dengan penempatannya dalam Berita Daerah Propinsi Jawa Timur. Ditetapkan di Surabaya Pada tanggal 11 Mei 2005 DIUNDANGKAN DALAM BERITA DAERAH PROPINSI JAWA TIMUR TGL. 1152005 No. 18 Th. 2005 / E1 UR JAWA TIMUR MAM UTOMO Dok. Informasi HkumJDIH/2005 3

JADWAL RETENSI ARSIP KEPEGAWAIAN PEGAWAI NEGERI SIPIL DAN PEJABAT NEGARA PEMERINTAH PROPINSI JAWA TIMUR. LAMPIRAN PERATURAN GUBERNUR JAWA TIMUR NOMOR : 18 TAHUN 2005 TANGGAL : 11 MEI 2005 NO. IN 1. Formasi Pegawai a. Usulan dari unit kerja 1 Tahun, setelah tahun anggaran b. Usulan permintaan alokasi, setelah tahun anggaran 3 Tahun c. SK Penetapan Formasi, setelah tahun anggaran 3 Tahun 2. Penerimaan Pegawai a. Proses Penerimaan Pegawai meliputi :, setelah tahun anggaran Pengumuman Seleksi administrasi Pemanggilan peserta test Pelaksanaan ujian tertulis Keputusan hasil ujian/test Wawacara / litsus Penetapan tahap akhir Dok. Informasi HkumJDIH/2005 4

IN b. Lamaran yang tidak diterima 1 Tahun, setelah tahun anggaran c. Bio data dan LJK hasil seleksi 1 Tahun, setelah SK CPNS 3. Pengangkatan Pegawai a. Usulan Pengangkatan CPNS/PNS 1 Tahun, setelah SK Terbit kecuali lamaran masuk berkas perorangan Berkas lamaran diterima Surat keterangan hasil penelitian/screening Berkas usulan CPNS/PNS b. SK Kolektif c. SK Perseorangan, setelah tahun anggaran 3 Tahun Masuk berkas perseorangan 4. Pembinaan Karier Pegawai a. Diklat/Kursus/Magang/Tugas Belajar/Ujian Dinas/ Ijin Belajar Pegawai Surat Perintah / Surat Tugas / SK / Surat Izin Laporan Kegiatan STTPL Masuk berkas perseorangan Dok. Informasi HkumJDIH/2005 5

IN b. Peninjauan Masa Kerja c. Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan (DP3) 3 Tahun d. Penetapan Angka Kredit 1 Tahun anggaran berjalan e. Disiplin Pegawai 1 Tahun anggaran berjalan Daftar Hadir Rekapitulasi Daftar Hadir Berkas Pelanggaran Disiplin 5. Penyelesaian Pengelolaan Keberatan Pegawai 1 Tahun, setelah memperoleh keputusan tetap 6. Mutasi Pegawai 1 Tahun, setelah SK Terbit a. Alih Tugas/Diperbantukan/Dipekerjakan Usulan Nota Persetujuan b. Mutasi b. Mutasi Keluarga (Nikah.Anak.Cerai) Surat Nikah / Cerai 1 Tahun, setelah diperbaharui Masuk Berkas Perseorangan Masuk Berkas Perseorangan Akte Kelahiran Anak Dok. Informasi HkumJDIH/2005 6

IN c. Kenaikan Gaji Berkala d. Kenaikan Pangkat/Golongan/Jabatan e. Proses Pengangkatan dan Pemberhentian dalam Jabatan Struktural/Fungsional 7. Administrasi Pegawai a. Surat Perintah/Surat Tugas/SK Perjalanan Dinas (Dalam Negeri dan Luar Negeri) 1 Tahun, setelah pelaksanaan b. Cuti Diluar Tanggungan Negara c. Cuti besar setelah pelaksanaan 5 Tahun Masuk Berkas Perseorangan d. Cuti Lainnya 1 Tahun, setelah pelaksanaan e. Dokumentasi Identitas Pegawai 1 Tahun, setelah identitas terbit Pembuatan Karpeg/Karis/Karsu dan Bukti Diri/NIP Keanggotaan Organisasi Profesi/Kedinasan (KORPRI, Dharma Wanita, Koperasi, MSI, Arsiparis, dll) Keanggotaan Parpol / ORMAS / LSM KP4/LP2P Dok. Informasi HkumJDIH/2005 7

IN 8. Kesejahteraan Pegawai 1 Tahun, setelah tahun anggran a. Layanan Pemeliharaan Kesehatan pegawai b. Layanan Asuransi Pegawai c. Layanan Tabungan Perumahan d. Bantuan Dinas / Layanan Bantuan Sosial e. Layanan Olahraga dan Rekreasi Layanan Beras / Pakaian Dinas 9. Poses Pemberhentian Pegawai / Pensiun 10. Keputusan Pemberhentian Pegawai / Pensiun 1 Tahun anggaran Masuk Berkas Perseorangan 11. Perselisihan / Sengketa Kepegawaian 1 Tahun, setelah memperoleh Keputusan yang bersifat teteap setelah hak dan kewajibannya habis Dinilai kembali, kecuali SK penetapan masuk berkas perseorangan 12. Pemberian Tanda Jasa/Penghargaan Masuk berkas perseorangan Dok. Informasi HkumJDIH/2005 8

IN 13. Data Kepegawaian 1 Tahun, setelah tahun anggran 14. Dokumentasi Kepegawaian 1 Tahun, setelah pensiun Sampai hak dan kewajibannya habis Masuk berkas perseorangan 15. Berkas Perorangan Pegawai Negeri Sipil antara lain a. Lamaran b. Nota Persetujuan/Pertimbangan Kepala BKN. c. SK. Pengangkatan CPNS. d.hasil Pengujian Kesehatan. e. SK. Pengangkatan PNS f. SK. Kenaikan Pangkat g. Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas / Menduduki Jabatan / Surat Pernyataan Pelantikan 1 Tahun, setelah berhenti/pensiun setelah hak dan kewajibannya habis, kecuali tokoh nasional atau pejabat Eselon I, II atau Eselon lain yang ditentukan oleh Instansi secara Individual atau Pegawai Negeri setingkat Golongan Ruang IV/d dan IV/e serta orang perseorangan yang terlibat dalam kasus/ peristiwa berskala nasional h. SK. Pengangkatan Dalam atau Pemberhentian dari Jabatan Struktural / Fungsional i. SK. Perpindahan Wilayah Kerja j. SK. Perpindahan Antar Instansi. k. SK. Peninjauan Masa Kerja Dok. Informasi HkumJDIH/2005 9

IN I. SK. Cuti Di Luar Tanggungan Negara (CLTN) m. Berita Acara Pemeriksaan n. SK. Hukuman Jabatan/Hukuman Disiplin PNS o. SK. Perbantuan Kepala Daerah Otonomi / Instansi lain p. SK. Penarikan Kembali dari Perbantuan q. SK. Pemberian Uang Tunggu r. SK. Pemberhentian sebagai PNS s. SK. Pemberhentian Sementara t. SK. Pengangkatan / Pemberhentian Sebagai Pejabat Negara u. SK. Pembebasan dari Jabatan Organik karena Diangkat sebagai Pejabat Negara v. SK. Pengalihan PNS w. SK. Pernyataan Hilang x. SK. Kembalinya PNS yang Dinyatakan Hilang y. SK. Penggantian Nama z. SK. Surat Perbaikan Tanggal Tahun Kelahiran Dok. Informasi HkumJDIH/2005 10

IN aa. SK. Pensiun bb. Isian Formulir PUPNS cc. Berita Acara Pengambilan Sumpah /janji PNS dan Jabatan dd. Surat Ijin Menjadi Anggota Parpol/ORMAS/LSM ee. Surat Pencabutan Ijin menjadi Anggota Parpol ff. Surat Keterangan Meninggal Dunia / Hilang gg. Surat Keterangan Mutasi Keluarga hh. Surat Keterangan Peningkatan Pendidikan ii. Penetapan Angka Kredit jj. Surat Keterangan Hasil Penelitian Khusus kk. Surat Pemberitahuan Kenaikan gaji Berkala II. Surat Tugas / Ijin Belajar Dalam / Luar Negeri mm. Surat Ijin Bepergian ke Luar Negeri nn. Kartu Induk PNS oo. Ijasah / Sertifikat Dok. Informasi HkumJDIH/2005 11

IN pp. SK. Penempatan/Penarikan Pegawai qq. SK. Pengangakatan pada jabatan Kedinasan di Luar Instansi rr. SK. Pertimbangan Status PNS ss. SK. Persetujuan/Penugasan kembali Cuti Di Luar Tanggungan Negara tt. Surat Keterangan pengunduran diri/ diberhentikan sebagai PNS karena menjadi pengurus/anggota Parpol 16. Berkas Perseorangan Pejabat Negara a. Gubernur dan Wakil Gubernur. b. Bupati, Wakil Bupati / Walikota dan Wakil Walikota 1 Tahun, setelah berhenti / pensiun, setelah hak dan kewajibannya habis Permanen 17. Berkas Perseorangan Pejabat lainnya a. Ketua, Wakil Ketua dan Anggota DPRD, dan Ketua Wakil Ketua, Anggota Komisi/Panja/Pansus DPRD 1 Tahun, setelah berhenti dari jabatan 9 Tahun, setelah hak dan kewajibannya habis Permanen b. Ketua, Wakil Ketua dan Anggota KPUD c. Ketua KONI Propinsi Dok. Informasi HkumJDIH/2005 12

IN d. Ketua HAM Propinsi e. Ketua Kwartir Pramuka Propinsi f. Ketua PMI Propinsi DIUNDANGKAN DALAM BERITA DAERAH PROPINSI JAWA TIMUR TGL. 1152005 No. 18 Th. 2005 / E1 UR JAWA TIMUR MAM UTOMO Dok. Informasi HkumJDIH/2005 13