KEPUTUSAN MENTERI PENDIDIKAN NASIONAL REPUBLIK INDONESIA NOMOR 145/U/2004 TENTANG

Transkripsi

1 KEPUTUSAN MENTERI PENDIDIKAN NASIONAL REPUBLIK INDONESIA NOMOR 145/U/2004 TENTANG JADWAL RETENSI ARSIP KEUANGAN DAN KEPEGAWAIAN DI LINGKUNGAN DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL MENTERI PENDIDIKAN NASIONAL, Menimbang : a. bahwa dalam rangka kelancaran pengelolaan arsip keuangan dan arsip kepegawaian agar ber-hasilguna dan berdayaguna, perlu ada jadwal penyusutan arsip sebagai pedoman dalam pelak-sanaan penyusutan; b. bahwa sehubungan dengan huruf a, perlu menetapkan Keputusan Menteri Pendidikan Nasional tentang Jadwal Retensi Arsip Keuangan dan Kepegawaian di lingkungan Departemen Pendi-dikan Nasional; Mengingat : 1. Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1971 Nomor 32, Tambahan Lembaran Negara Nomor 2964); 2. Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1979 Nomor 51, Tambahan Lembaran Negara Nomor 3151); 3. Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 177 Tahun 2000 tentang Susunan Organisasi dan Tugas Departemen sebagaimana telah diubah terakhir dengan Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 82 Tahun 2001; 4. Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 102 Tahun 2001 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Departemen sebagaimana telah diubah dengan Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 35 Tahun 2004; 1

2 5. Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 187/M Tahun 2004 mengenai Kabinet Indonesia Bersatu; Memperhatikan : 1. Persetujuan Kepala Badan Pemeriksa Keuangan Republik Indonesia Nomor 94/S/VII-VIII.4/07/2004 tanggal 14 Juli 2004; Menetapkan : 2. Persetujuan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor K26-30/V.68-10/13 tanggal 26 Juli 2004; MEMUTUSKAN: PERTAMA : Jadwal Retensi Arsip Keuangan dan Kepegawaian di lingkungan Depar-temen Pendidikan Nasional, sebagaimana tercantum pada Lampiran Keputusan ini. KEDUA : Jadwal Retensi Arsip Keuangan dan Kepegawaian digunakan sebagai pedo-man dalam pelaksanaan penyusutan arsip keuangan dan arsip kepegawaian di lingkungan Departemen Pendidikan Nasional. KETIGA : Keputusan ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan. Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 12 November 2004 MENTERI PENDIDIKAN NASIONAL, ttd. BAMBANG SUDIBYO 2

3 LAMPIRAN KEPUTUSAN MENTERI PENDIDIKAN NASIONAL NOMOR 145/U/2004 TANGGAL 12 NOVEMBER 2004 a. JADWAL RETENSI ARSIP KEUANGAN NO AKTIF I. RENCANA ANGGARAN PENDAPAT- AN DAN BELANJA NEGARA (APBN) 1. PENYUSUNAN RAPBN a. Rencana Anggaran Kerja Departemen b. Rancangan Anggaran Satuan Kerja Departemen 1 tahun 1 tahun 2. PENYAMPAIAN RAPBN KEPADA DPR a. Pembahasan RAPBN oleh Komisi DPR b. Nota Jawaban DPR II. PENYUSUNAN ANGGARAN 1. Anggaran Rutin a. Petunjuk penyusunan dan pembahasan anggaran belanja rutin b. Bahan penyusunan DUK c. Daftar Usulan Kegiatan (DUK) dan Daftar Rencana Kegiatan (DRK) d. Hasil ulangan ringkas belanja rutin menurut organisasinya (Satuan 2A), ulangan ringkas belanja rutin menurut program (satuan 2B), ulasan ringkas pendapatan rutin (Satuan 2C), rincian belanja rutin s.d. kegiatan dan jenis pengeluaran perunit organisasi (dokumen Satuan 3), dan memori penjelasan anggaran rutin (Satuan 3A), termasuk memorandum hasil bahasan konsep DIK/DRK Selama masih berlaku 3

4 NO AKTIF e. Konsep DIK/DRK (Daftar Isian Kegiatan/Daftar Rincian kegiatan) f. DIK/DRK (Daftar Isian Kegiatan/Daftar Rincian Kegiatan) dan Petunjuk Operasional (PO) termasuk revisinya g. Ketentuan/peraturan yang menyangkut perencanaan, pelaksanaan, penatausahaan dan pertanggungjawaban anggaran rutin Perhitungan Anggaran Negara (PAN) diundangkan ketentuan/peraturan diperbaharui 4 tahun 2. Anggaran Pembangunan a. Petunjuk penyusunan dan pembahasan anggaran pembangunan b. Bahan penyusunan Daftar Usulan Proyek (DUP) c. Daftar Usulan Proyek (DUP)/ Daftar Rencana Proyek Pembangunan (DRPP) dan Lembar Kerja (LK) d. Hasil bahasan penyusunan Rancangan Anggaran Belanja Pembangunan dan data pendukungnya dan memorandum penilaian DUP e. Petunjuk pembahasan Konsep Daftar Isian Proyek (DIP) dan Lembar Kerja (LK) f. Hasil ulangan rancangan ulangan ringkas sektor, sub sektor, dan program (Satuan 2), perincian menurut proyek (dokumen Satuan 3) dan memori penjelasan anggaran pembangunan (Satuan 3A) dan memorandum hasil bahasan/ penilaian konsep DIP g. Bukti rekening koran Pemerintah h. Jurnal Penerimaan ketentuan/peraturan diperbaharui PAN diundangkan/terbit PAN diundangkan/terbit 4 tahun 4 tahun 4 tahun Dinilai kembali Dinilai kembali 4

5 NO AKTIF i. Buku Besar/Buku Besar Pembantu Dinilai kembali PAN diundangkan/terbit III. BELANJA a. Surat Perintah Pembayaran (SPP) dan lampirannya : - SPP-GU - SPP-DU/TU - ABT Rutin - SPP-LS b. Perhitungan Anggaran c. Pembukuan anggaran yaitu : - Buku Kas Umum - Buku Pembantu - Register 10 buku tambahan - DPP (Daftar Pembukuan Pencairan/Pengeluaran) - DHP (Daftar Himpunan Pencairan/Pengeluaran) - Kartu Pegawai Anggaran/Kredit - Rekening Koran Bank+ B161 d. Konsep Perhitungan Anggaran (PA) e. Obyek Pemeriksaan Lembaga Fungsional (OBRIK) - Rencana Kerja - Rencana Kerja Pengawasan - Hasil Pemeriksaan Tahunan f. Nota Perhitungan Anggaran Negara g. Dokumen Uang Muka dan data pendukung h. Nota Pembukuan Anggaran (SP3) i. Nota Verifikasi j. Belanja Modal PAN diundangkan/terbit PAN diundangkan/terbit PAN diundangkan/terbit tahun terbit PAN diundangkan/terbit PAN diundangkan/terbit 5 tahun 5 tahun 5 tahun Dinilai kembali 5

6 6

7 NO AKTIF k. Penggunaan dana pemerintah RI untuk kontribusi/iuran dan lain-lain pada Badan/Organisasi Internasional l. Persetujuan penggunaan/pencairan anggaran m. Daftar Gaji/Kartu Gaji n. Laporan Keuangan (Financial Statement) antara lain : - Berita Acara Pemeriksaaan Kas/ Register Penutupan Kas - Laporan Realisasi Anggaran Rutin dan Pembangunan - Laporan Pendapatan Negara yang terdiri dari : Penerimaan Pajak Penerimaan Bukan Pajak (PNBP) - Laporan Realisasi Anggaran Bulanan/Triwulanan/Semesteran o. Laporan Tahunan/Laporan Nihil p. Belanja bagi hasil/bantuan PAN diundangkan/terbit PAN diundangkan/terbit 5 tahun IV. BANTUAN/PINJAMAN LUAR NEGERI a. Blue Book b. Dokumen kesanggupan negara donor untuk membiayai B163 (grey book) c. Dokumen Memorandum of Understanding (MoU), dan dokumen sejenisnya d. Dokumen Loan Agreement (PHLN) seperti : Draft agreement, legal opinion, surat menyurat dengan tender dsb. diterbitkan loan agreement ditandatangani anggaran bersangkutan proyek diserahterimakan 7

8 NO AKTIF 8

9 e. Alokasi dan Relokasi penggunaan dana luar negeri a.l. : usulan luncuran dana f. Aplikasi penarikan dana BLN berikut lampirannya - Reimbursement - Direct Payment - Special Commitment - Special Account g. Otorisasi penarikan dana (payment advice) h. Realisasi pencairan dana bantuan luar negeri, yaitu : SPM beserta lampirannya a.l. : SPP, Kontrak, BA, dan data pendukung lainnya i. Replenishment (permintaan penarikan dana dari negara donor) meliputi antara lain : Nomor Objection (COP), Project Implementation, Natification of Contract Withdrawal Authorization (WA), Statement of Expenditure (SE) j. Report/Laporan yang terdiri dari : - Progress Report - Monthly Report - Quarterly Report k. Staff Appraisal Report l. Completion Report/Annual Report m. Ketentuan/peraturan yang menyangkut bantuan/pinjaman luar negeri proyek diserahterimakan proyek diserahterimakan proyek diserahterimakan proyek diserahterimakan proyek diserahterimakan proyek diserahterimakan PHLN selesai PAN diundangkan diperbaharui 5 tahun 4 tahun V PENGELOLA APBN/DANA PIN- JAMAN/HIBAH LUAR NEGERI (PHLN) Keputusan Menteri tentang penetapan : - Kepala Kantor/Satuan Kerja - Pemimpin Proyek/Bagian Proyek - Bendaharawan Rutin dan Proyek - Bendaharawan Penerima masa jabatan masa jabatan 9

10 NO AKTIF 10

11 VI IMPLEMENTASI SISTEM AKUN- TANSI PEMERINTAH a. Manual implementasi Sistem Akuntansi Pemerintah (SAP) b. Daftar Transaksi (DT), Pengeluaran (PK), Penerimaan (PN), Dokumen Sumber (DS), Bukti Jurnal (BJ), Surat Tanda Setor (STS), Surat Setoran Bukan Pajak (SSBP), Giro 5 atau Giro 8 (Giro 5/8, SPM dalam daftar ringkasan pengembalian pendapatan dan potongan dari pengeluaran (SPDR) c. Memo Penyesuaian (MP) d. Laporan realisasi bulanan SAP dari Kantor Akuntansi Regional (KAR) e. Laporan Realisasi triwulan SAP dari Unit Akuntansi Wilayah (UAW) dan gabungan semua UAW/unit Akuntansi Kantor Pusat Instansi (UAKPI) ketentuan/peraturan di perbaharui PAN diundangkan PAN diundangkan PAN diundangkan 5 tahun VII PERTANGGUNG JAWABAN KE- UANGAN NEGARA a. Hasil Pengawasan dan Pemeriksaan b. Persetujuan Dewan Perwakilan Rakyat tentang Perhitungan Anggaran Negara, risalah rapat, dll c. Nota Perhitungan Anggaran Negara d. Laporan Aparat Pemeriksa Fungsional - LHP (Laporan Hasil Pemeriksaan) - MHP (Memorandum Hasil Pemeriksaan) - Tindak Lanjut/Tanggapan MHP setelah ditindaklanjuti PAN diundangkan setelah ditindaklanjuti terbit 8 tahun 8 tahun setelah persoalan selesai NO 11

12 AKTIF e. Dokumen Penyelesaian Keuangan Negara - Tuntutan Perbendaharaan - Tuntutan Ganti Rugi f. P6 (DA 05, 31), P7 dan P8 (DA 05,32) berikut lampirannya (SSBP) dan SPM g. SPM belanja pegawai, belanja barang, belanja pemeliharaan dan perjalanan dinas beserta lampirannya 5 tahun setelah kasus mendapatkan keputusan hukum yang tetap PAN diundangkan PAN diundangkan setelah hak dan kewajiban habis 12

13 b. JADWAL RETENSI ARSIP KEPEGAWAIAN NO AKTIF 13

14 Formasi Pegawai a. Usulan dari unit kerja a. Usulan permintaan alokasi b. SK Penetapan Formasi Penerimaan Pegawai : a. Proses Penerimaan Pegawai meliputi : - Pengumuman - Seleksi Administrasi - Pemanggilan Peserta Test - Pelaksanaan Ujian Tertulis - Keputusan hasil Ujian - Wawancara/Litsus - Penetapan Tahap Akhir a. Lamaran yang tidak diterima Pengangkatan Pegawai : a. Usulan Pengangkatan CPNS/PNS - Berkas Lamaran diterima - Surat Keterangan Hasil penelitian/screening - Berkas Usulan CPNS/PNS b. SK Kolektif b. SK Perseorangan Pembinaan Karir Pegawai a. Diklat/Kursus/Magang/Tugas Belajar/Ujian Dinas/Ijin Belajar Pegawai - Surat Perintah/SuratTugas/SK/ Surat Ijin - Laporan Kegiatan - STTPL a. Peninjauan Masa Kerja b. Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan (DP3), setelah, setelah, setelah tahun, setelah - - terbit Masuk berkas perseorangan Masuk Berkas Perorangan NO AKTIF 14

15 c. Proses Penetapan Angka Kredit d. Disiplin Pegawai - Daftar Hadir - Rekapitulasi Daftar Hadir - Berkas Pelanggaran Disiplin 1 tahun, anggaran berjalan 1 tahun, anggaran berjalan 5 Penyelesaian Pengelolaan Keberatan Pegawai memperoleh keputusan tetap 6 Mutasi Pegawai a. Alih Tugas/Diperbantukan/Dipekerjakan - Usulan - Nota Persetujuan b. Mutasi Keluarga - Surat Nikah/Cerai - Akte Kelahiran Anak c. Kenaikan Gaji Berkala c. Kenaikan Pangkat/Golongan/Jabatan d. Pengangkatan dan Pemberhentian dalam Jabatan Struktural/Fungsional diperbaharui - Masuk berkas perseorangan Masuk berkas perseorangan 7 Administrasi Pegawai a. Surat Perintah/Surat Tugas/SK Perjalanan Dinas (Dalam Negeri dan Luar Negeri) b. Cuti di luar Tanggungan Negara c. Cuti lainnya c. Dokumentasi Identitas Pegawai - Pembuatan Karpeg/Karis/Karsu/ dan Bukti Diri/NIP - Keanggotaan Organisasi Profesi/ Kedinasan (KORPRI, Dharma Wanita, Koperasi, Arsiparis dll). - Keanggotaan Parpol/ORMAS/LSM - LP2P/KP4 pelaksanaan pelaksanaan identitas terbit, setelah pelaksanaan NO 15

16 AKTIF 8. Kesejahteraan Pegawai a. Layanan Pemeliharaan Kesehatan Pegawai b. Layanan Asuransi Pegawai c. Layanan Tabungan Perumahan d. Bantuan Dinas/Layanan Bantuan Sosial e. Layanan Olahraga dan Rekreasi f. Layanan Beras/Pakaian Dinas 9. Proses Pemberhentian Pegawai/Pensiun 10. Keputusan Pemberhentian Pegawai/ Pensiun - Masuk Berkas Perseorangan 11. Perselisihan/Sengketa Kepegawaian memperoleh keputusan yang bersifat tetap setelah hak dan kewajibannya habis 12. Pemberian Tanda Jasa/Penghargaan 13. Data Kepegawaian diperbaharui 14. Dokumentasi Kepegawaian pensiun sampai hak dan kewajibannya habis, Kecuali Gol. Ruang IV/d dan Gol. Ruang IV/e 15. Berkas Perorangan Pegawai Negeri Sipil a. Lamaran b. Nota Persetujuan Kepala BKN c. SK Pengangkatan CPNS d. Hasil Pengujian Kesehatan d. SK Pengangkatan PNS e. SK Kenaikan Pangkat f. Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas/Menduduki Jabatan/Surat Pernyataan Pelantikan g. SK Pengangkatan dalam atau Pemberhentian dari Jabatan Struktural/Fungsional berhenti/pensiun setelah hak dan kewajibannya habis, kecuali tokoh nasional atau pejabat Eselon I, II, atau Pegawai Negeri setingkat Gol. Ruang IV/d dan IV/e serta orang perseorangan yang terlibat dalam kasus/ peristiwa berskala nasional 16

17 NO AKTIF h. SK Perpindahan Wilayah Kerja i. SK Perpindahan Antar Instansi j. SK Peninjauan Masa Kerja k. SK Cuti di Luar Tanggungan Negara (CLTN) l. Berita Acara Pemeriksaan m. SK Hukuman Jabatan/Hukuman Disiplin PNS n. SK Perbantuan Kepala Daerah Otonom/Instansi lain o. SK Penarikan Kembali dari Perbantuan p. SK Pemberian Uang Tunggu q. SK Pemberhentian sebagai PNS r. Sk Pemberhentian Sementara s. SK Pengangkatan/Pemberhentian sebagai Pejabat Negara t. SK Pembebasan dari Jabatan Organik karena diangkat sebagai Pejabat Negara u. SK Pengalihan PNS v. SK Pernyataan Hilang w. SK Kembalinya PNS yang dinyatakan hilang x. SK Penggantian Nama y. Surat Perbaikan Tanggal Tahun Kelahiran z. SK Pensiun aa. Berita Acara Pengambilan Sumpah/janji PNS dan Jabatan bb. Surat Ijin Menjadi Anggota Parpol/Ormas/LSM cc. Surat Pencabutan Ijin Menjadi Anggota Parpol dd. SK Meninggal Dunia/Hilang ee. Surat Keterangan Mutasi Keluarga ff. Surat Keterangan Peningkatan Pendidikan gg. Penetapan Angka Kredit hh. Surat Keterangan Hasil Penelitian Khusus ii. Surat Pemberitahuan Kenaikan Gaji Berkala berhenti/pensiun setelah hak dan kewajibannya habis, kecuali tokoh nasional atau pejabat Eselon I, II, atau Pegawai Negeri setingkat Gol. Ruang IV/d dan IV/e serta orang perseorangan yang terlibat dalam kasus/peristiwa berskala nasional 17

18 NO AKTIF IN AKTIF jj. Surat Tugas/Ijin Belajar Dalam/ Luar Negeri kk. Surat Ijin Bepergian ke Luar Negeri ll. Kartu Induk PNS mm. Ijasah/Sertifikat nn. SK Penempatan/Penarikan Pegawai oo. SK Pengangkatan pada Jabatan Kedinasan di luar instansi pp. SK Pertimbangan Status PNS qq. SK Persetujuan/Penugasan Kembali Cuti di luar Tanggungan Negara. 16. Berkas Perseorangan Menteri berhenti dari jabatan setelah hak dan kewajibannya habis MENTERI PENDIDIKAN NASIONAL, ttd. BAMBANG SUDIBYO 18