BAB III TOPIK PEMBAHASAN A.Pengertian Sekretaris Pengertian sekretaris dapat ditinjau dari beberapa segi. Dari segi asal kata, istilah sekretaris berasal dari kata Secretum dalam bahasa latin yang berarti rahasia. Kata secretum kemudian berubah menjadi kata Secretarius dalam bahasa Perancis, Secretary dalam bahasa Inggris, dan akhirnya menjadi kata Secretaries dalam bahasa Belanda. Mengingat Indonesia pernah dijajah oleh Belanda kurang lebih selam 3,5 abad, maka di perkirakan istilah sekretaris yang kita kenal sekarang ini berasal dari kata Secretaries bahasa Belanda. Jadi dapat diambil kesimpulan bahwa menurut asal katanya, sekretaris adalah orang, pegawai, atau karyawan yang di beri tugas dan pekerjaan yang berhubungan dengan masalah rahasia Negara atau perusahaan. Dengan demikian, sekretaris haruslah seorang pagawai atau karyawan yang dapat memgang rahasia dalam menjalankan tugas pekerjaannya sehari-hari. Menurut Kamus Umum Bahasa Indonesia, Sekretaris adalah orang atau pegawai pengurus yang diserahi pekerjaan tulis-menulis, sedangkan menurut Dann and Ramon, dalam hand book for Government secretary steno-graper, bahawa sekretaris adalah pembantu pimpinan untuk menerima dikte,mengkonsep surat atau korespondensi, menerima tamu, memeriksa dan mengingatkan pimpinannya tentang kewajiban resmi. Pekerjaan sekretaris tidak dapat dianggap remeh dan mudah, karena membutuhkan keahlian dan keterampilan khusus yang dapat diperoleh dengan
mengikuti jenjang pendidikan formal. Namun pendidikan formal saja tidaklah cukup untuk memperluas pengetahuan dan keterampilan dalam melaksanakan tugas kantor. Dan juga diperlukan latihan teknis dan pengalaman yang memadai, sehingga dapat memberikan pengarahan kepada anak buahnya agar pekerjaan tersebut dapat dilaksanakan seefisien mungkin B. Macam-macam Sekretaris. Sekretaris dapat dibedakan menjadi beberapa macam, tergantung sudut peninjauannya ( Sunarto,2006:4) 1. Dari segi luas lingkup kerja dan tanggung jawab, ada dua macam sekretaris yaitu: a. Sekretaris Organisasi sekretaris organisasi disamping bekerja atas perintah pimpinan, juga memiliki wewenang untuk turut membuat rencana organisasi, membuat keputusan, melakukan pengarahan, melakukan pengkoordinasian, menjalakan control, dan melakukan penyempurnaan organisasi dan tata kerja, serta bekerja terutama untuk kepentingan organisasi secara keseluruhan. Dengan kata lain, sekretaris organisasi membantu melaksanakan fungsi manajemen tertinggi yang meliputi perencanaan, pembuatan keputusan, pengarahan, pengkoordinasian, pengontrolan, serta penyempurnaan.
b. Sekretaris Pimpinan Seorang sekretaris pimpinan tidak berkedudukan sebagai seorang manajer sehingga ia tidak menjalankan fungsi-fungsi manajerial. Sekretaris pimpinan dalam kedudukannya merupakan seorang pembantu pimpinan yang bertugas meringankan, mempermudah, dan mempelancar tugas pekerjaan dan tanggung jawab pimpinan. Tugas dan pekerjaan seorang sekretaris pimpinan lebih banyak menyangkut hal-hal yang berhubungan dengan: 1. Telephoning 2. Surat-menyurat atau korespondensi 3. Filling atau kearsipan 4. Menerima dikte 5. Membuat perjanjian dengan tamu untuk keprluan pimpinan 6. Membuat Undangan 7. Menyiapkan rapat pimpinan 8. Membuat agenda rapat pimpinan. 2.Dari segi kemampuan dan pengalam kerja, ada dua sekretaris yaitu: a. Sekretaris Junior Sekretaris junior adalah sekretaris yang masih muda, dapat juga berarti sekretaris yang masih berpangkat atau berkedudukan rendah mudah dalam pengalaman, atau baru saja diangkat sebagai pegawai dengan jabatan sebagai sekretaris.
Tugas Sekretaris yang diberikan kepada sekretaris junior atau sekretaris muda adalah tugas khusus dalam bidang sekretariat, misalnya korespondensi, mengetik, menerima dikte, dan sebagianya. b. Sekretaris Senior Sekretaris senior adalah sekretaris yang memiliki masa kerja, pengalaman kerja, kemampuan, dan prestasi kerja sebagai sekretaris yang mandiri, tidak tergantung pada perintah pimpinan. Pada bagian sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi terdapat dua sekretaris yaitu; Esa Setiana,SE.Msi dan Yunita Indriani,SE dimana jika dilihat dari segi lingkup kerja dan tanggung jawabnya Esa Setiana,SE.MSi merupakan sekretaris organisasi yang tuganya turut merencanakan kegiatan yang akan dilaksanakan di Fakultas Ekonomi USU dan Yunita Indriani merupakan sekretaris Pimpinan yang tugasnya lebih ke administrasi. Dilihat dari segi kemampuan dan pengalaman kerjanya pada sekretaris dekan tidak menarapkan hal ini, namun jika dilihat dari lama masa kerjanya Yunita Indriani,SE yang berkerja terlebih dahulu di sekretariat Dekan. C. Tugas Seorang Sekretaris Pada dasarnya tugas sekretaris dibagi menjadi tiga kelompok (Sunarto, 2006:13) yaitu sebagai berikut : 1.Tugas Rutin Tugas rutin adalah yang dilakukan setiap hari sesuai dengan prosedur yang sudah mapan atau praktek yang sudah lazim, tanpa perlu menunggu perintah atau
mencari waktu khusus untuk melaksanakannya. Tugas rutin sekretaris mencakup pembuatan surat-surat keluar, pengurusan surat-surat masuk, arsip, menerima tamu, making call, acara kegiatan pimpinan, laporan rutin, dan lain-lain. 2. Tugas Pelaksana Instruksi Tugas pelaksana instruksi adalah tugas yang diperintahkan oleh pimpinan. Tugas ini di perintahkan karena tidak termasuk kedalam kelompok tugas rutin dan harus dikerjakan ditengah-tengah kerja rutin. Tugas instruksi antara lain penyusunan jadwal perjalanan pimpinan, making appointment, pengaturan keuangan, serta persiapan dan penyelenggaran rapat. 3. Tugas Kreatif Tugas kreatif tidak termasuk ke dalam tugas rutin dan instruksi. Tugas ini muncul terinspirasi dalam diri sekretaris sendiri dan dimaksudkan agar bantuan yang diberikan kepada pimpinan dapat lebih berarti dan bermutu. Tugas kreatif berkaitan dengan efisiensi kerja, seperti perencanaan kerja, pengelolaan waktu, dan lain-lain. Dalam melaksanakan tugasnya ada beberapa hal yang harus di perhatikan seorang sekretaris, agar tugas yang dilaksanakannya dapat diselesaikan tepat waktu yakni ;mempunyai inisiatif dan cara berfikir yang logis, memperluas wawasan, ketelitian, keterampilan kesekretariatan, mempertimbangkan tindakan sebelum melakukannya. Adapun tugas sekeretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat pada Tabel. 1.4 di bawah ini :
Tabel 3.1 Tugas Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi USU No Nama 1 Esa Setiana, SE, MSi Tugas Instruksi Tugas Rutin Tugas Kreatif - Menjadwal - Memantau Kegiatan kenyamanan. Dekan Keserasian dan - Memproses kelengkapan Program Dekan ruang kerja dan team Dekan, - Mengurus Sekretaris dan pemberangkatan ruang rapat Dekan ke luar Dekan. kota -Menyediakan - Menjadi Public makan ringan relation terhadap dan buahbuahan tamu-tamu yang di datang ruangan Dekan - Mengerjakan -Mempersiapkan tugas- tugas acara yang yang akan diinstruksikan dilaksanakan di Dekan Kepada Fakultas sekretaris Dekan Ekonomi USU seperti;seminar dan acara jamuan. -Menjadi MC pada saat acara seminar.
No Nama 2. Yunita Indriani, SE Tugas Instruksi Tugas Rutin Tugas Kreatif -Memasukan - Memantau Surat msuk untuk kenyamanan. Dekan FE USU Keserasian dan ke buku agenda kelengkapan - Membuat dan ruang kerja Menulis nomor Dekan, surat keluar Sekretaris dan - Menerima Fax ruang rapat - Menstempel Dekan. surat dan -Menyediakan membuat tanggal makan ringan surat dan buahbuahan - Menerima tugas di akhir mahasiswa ruangan Dekan yang akan Membuat ditandatangani Undangan Dekan Menyebarkan - Mengantarkan Undangan surat masuk ke (menentukan bagian lain yang pihak/orangorang sudah diproses yang dekan akan diundang - Mengarsip tanda dalam suatu terima surat acara yang masuk dan diselenggarakan keluar di Fakultas Ekonomi USU)
D. Tanggung Jawab Sekretaris Selain sekretaris bertanggung jawab atas pekerjaannya, ada tanggung jawab lain yang harus dilaksanakannya (http://blogspot.com/2009/03/tugas dan tanggung jawab sekretaris.hml) yaitu: 1.Tanggung Jawab individu (Personal Responsibility Sekretaris bertanggung jawab terhadap performansi diri sendiri dan upaya pengembangan kearah yang lebih baik berkualitas. Dengan mengelola diri sendiri supaya dapat tampil dengan performansi prima dalam pelaksanaan tugas pokok sehari- hari, antara lain : mempermudah dan mempelancar kerja pimpinan melalui pengaturan waktu dan distribusi informasi yang efisien, mendukung kelancaran alur kerja antara kantor pimpinan dengan bagian-bagian lainnya dan memberikan masukan positif dan inisiatif untuk perbaikan perusahaan. Tanggung jawab Individu (Personal Responsibility) sekretaris dekan yakni dengan cara meningkatkan kualitas diri dengan menambah wawasan serta peningkatan kerja. 2. Tanggung jawab dalam ( Internal Responsibility) kinerja kantor dan pengaruhnya terhadap kinerja perusahaan. Tanggung jawab ini terwujud melalui aktivitas : Mengelola sumber daya kantor termasuk keuangan, mendukung penciptaan budaya kerja yang positif, dan mengelola bawahan untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja. Pada tanggung jawab dalam (Ineternal Responsibility), sekretaris Dekan bertanggung jawab terhadap tugas-tugas yang diberikan oleh Dekan. Misalnya; Pada saat persemian gedung baru yang diresmikan oleh Gubernur Sumatera Utara dan Rektor USU pada tanggal 20 Februari 2010 sebelum acara dilaksanakan
sekretaris Dekan telah menyiapkan perlengkapan yang dibutuhkan untuk acara tersebut yang dibantu oleh bagian perlengkapan agar pelaksanan acara tersebut dapat berjalan dengan lancar. 3.Tanggung jawab cabang perusahaan ( Networking Responsibility) Tanggung jawab sekretaris untuk meluaskan wawasan dan jalinan perusahaan dengan tujuan peningkatan daya saing. Perwujudannya adalah melalui upaya memperluas Network perusahaan, mengatur dan mengawasi pelaksanaan acaraacara formal dan informal yang diselenggarakan oleh perusahaan dalam kaitannya dengan upaya mempertahankan dan berpartisipasi dalam mengembangkan citra perusahaan. Fakultas Ekonomi USU pada dasarnya tidak memiliki cabang perusahaan/organisasi, Namun Fakultas Ekonomi USU juga memperkenalkan oragnisasinya kepada pihak luar. Dalam hal ini sekretaris Dekan memperkenalkan Fakultas Ekonomi USU dengan cara mengundang pihak-pihak luar jika ada acara seminar yang dilaksanakan di fakultas Ekonomi USU. 4.Tanggung jawab hukum seorang sekretaris Merupakan salah satu segi penting dari jabatan sekretaris, walaupun kemungkinan besar tidak tercantum dalam peraturan tertulis, adalah tanggung jawab hukumnya sebagai perantara pimpinan dalam transaksi. Sebagai perantara berarti sekretaris berperan menjadi wakil pimpinan dalam urusan bisnis dengan pihak ketiga, karena sekretaris mempunyai wewenang ini. Jadi sekretaris harus bertindak hati-hati dan bertanggung jawab.
Tanggung Jawab hukum sekretaris Dekan dalam hal ini berperan menjadi wakil pimpinan yang berhubungan dengan Fakultas dengan pihak ketiga dalam melaksanakan kerja sama. Adapun kerja sama yang dilakukan Fakultas Ekonomi USU dengan pihak luar yaitu : 1.Kerja sama Bank Indonesia dengan Fakultas Ekonomi USU mengenai mata kuliah Kebanksentralan di perguruan tinggi. 2.Kerja sama dengan INCEIF dalam hal Beasiswa Mahasiswa 3.Kerja sama dengan APINDO untuk deklarasi Pengembangan Kewirausahaan E.Efisiensi Kerja Sekretaris Pada Fakultas Ekonomi Bekerja Efifsien adalah bekerja dengan gerakan, usaha, waktu, dan kelelahan yang sedikit mungkin dengan memanfaatkan fasilitas yang ada. (http://www.scribd.com/doc/22186682/beberapa pengertian efektif dan efisien). Seorang sekretaris harus segera menyelesaiakan pekerjaannya dalam waktu singkat, maka sekrataris harus dapat meningkatkan kecepatan cara bekerja dan perencanaan kerja di samping harus tetap menjaga mutu pekerjaannya. Cara bekerja yang efisien dapat diterapkan oleh sekretaris untuk semua pekerjaan kantor termasuk organisasi pada Fakultas Ekonomi USU, sehingga dapat membantu mempercepat penyelesaian tugas dengan menghemat tenaga dan waktu. Sekretaris yang bekerja dengan cara yang efisien akan dapat mencapai kesuksesan dalam bidang pekerjaan. Karena ia dapat bekerja lebih baik dari pada mereka yang tidak mempunyai jiwa efisiensi.
Beberapa faktor yang mempengaruhi sekretaris Dekan pada Fakultas Ekonomi untuk dapat bekerja dengan efisien yaitu: 1. Bentuk susunan serta permukaan meja perlu direncanakan dengan tepat agar dapat membantu sekretaris untuk tidak merasa lelah, dapat menghemat tenaga, usaha dan waktu. Pada sekretaris Dekan susunan meja berbentuk L dengan tempat Komputer, Mesin Printer dan mesin Scanning berada disebelah kiri. Dengan adanya peralatan tersebut pekerjaan sekretaris dapat terselesaiakan dengan tepat waktu. 2. Kursi, Pada Sekretaris Dekan dipakai kursi yang berputar dan mempunyai sandaran tegak agar sekretaris dapat duduk berputar, apabila harus mengetik, mengangkat telepon atau menulis di atas meja tulisnya. sama halnya dengan seluruh bagian pekrjaan yang ada di Fakultas Ekonomi 3. Meletakkan benda-benda yang sering digunakan di atas meja, dan segera mengembalikannya ke tempat semula semua perlatan agar meja tetap kelihatan rapi dan dapat digunakan untuk mengerjakan pekerjaan lain dengan efisien. 4. Alat-alat yang didalam laci disusun dengan penuh pertimbangan, sesuaikan dengan kepentingan masing-masing alat agar dapat menggunakan alat-alat kantor tersebut dengan efisien. 5. Sekretaris dekan juga mengatur ruangan meskipun petugas kebersihan telah membersikan ruangan kantor tersebut, karena kepandaian dalam mengatur ruangan kantor akan menambah efisiensi kerja.
Selain dari faktor tersebut, sekretaris Dekan membuat jadwal pekerjaan agar pekerjaan tersebut dapat dilaksanakan dengan efisien sehingga pekerjaannya dapat terselesaiakan tepat waktu. Misalnya : Sekretaris dekan memasukan surat masuk untuk Dekan Fakultas Ekonomi perharinya sebanyak lima surat dan memakan waktu selama 5 menit. Selain dari faktor-faktor tersebut sekretris Dekan juga menerapkan kesadaran, keahlian dan kedisiplinan untuk menciptakan cara kerja yang efisinsi.
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan Berdasarkan pembahasan dan pemaparan di atas, maka penulis mengambil kesimpulan yaitu : 1. Dalam melaksanakan tugasnya ada beberapa hal yang harus di perhatikan seorang sekretaris, agar tugas yang dilaksanakannya dapat diselesaikan tepat waktu yakni mempunyai inisiatif dan cara berfikir yang logis, memperluas wawasan, ketelitian, memiliki keterampilan dan pengetahuan kesekretariatan serta mempertimbangkan segala tindakan sebelum melakukan tugas dan tanggung jawabnya. 2. Seorang sekretaris harus mempunyai keinginan yang tinggi untuk melaksanakan pekerjaan dengan efektif dan seefien mungkin serta melaksanakan tanggung jawabnya. 3. Dengan adanya Pengklasifikasian tugas dan tanggung jawab, sekretaris Dekan akan lebih mudah dalam mengerjakan pekerjaannya sehingga sekeretaris Dekan dapat menyelesaikan pekerjaannya tepat waktu. 4. Dalam meningkatkan efisiensi kerja, sekretaris Dekan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dipengaruhi oleh beberapa faktor seperti bentuk susunan meja, kursi yang digunakan, peletakan benda yang tersusun pada tempatnya, dan penggunaan alat-alat pada ruangan. Selain dari faktor tersebut
kesadaran, keahlian, dan kidisiplinan juga diterapkan untuk meningkatakn efisiensi kerja. B. SARAN Adapun saran yang dapat penulis berikan untuk lebih memperlancar pelaksanaan kerja sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut: 1. Pengetahuan dan keterampilan yang dimiliki sekretaris Dekan saat ini harus lebih ditingkatkan lagi agar tidak mengalami kesulitan dalam hal melaksanakan tugas-tugasnya baik tugas rutin, instruksi dan kreatif. 2. Sekrataris Dekan harus dapat membagi waktunya terhadap tugas yang diberikan sehingga tugas tersebut dapat diselesaikan tepat waktu. 3. Fasilitas yang ada di Fakultas Ekonomi USU khususnya sekretariat Dekan kurang memadai, sebaiknya fasilitas seperti mesin Scanning, printer, mesin fax perlu dilengkapi dan di perbaharui untuk mempelancar pelaksanaan kerja.