Rancang Bangun Sistem Informasi Tracking Client Studi Kasus Di TV9

1 Rancang Bangun Sistem Informasi Tracking Client Studi Kasus Di TV9 Fais Nasruloh 1, Khakim Ghozali 2, Feby Artwodini M 3 Jurusan Sistem Informasi, Fakultas Teknologi Informasi, Institut Teknologi Sepuluh Nopember (ITS) Jl. Arief Rahman Hakim, Surabaya 60111 E-mail: fais@is.its.ac.id 1, khakim@is.its.ac.id 2, feby@its-sby.edu 3 Abstrak TV9 sebagai salah satu media informasi elektronik memiliki hubungan kerjasama dengan berbagai pihak yang menjadi clientnya. Kerjasama ini baik dalam bentuk publikasi, iklan ataupun program yang akan ditayangkan di stasiun televisi tersebut. Dalam pengelolaan kerjasama dengan para client, dibutuhkan media yang dapat membantu dalam mencatat, mendokumentasikan, memonitor serta mengevaluasi setiap tahapan proses kerjasama mulai dari pengajuan proposal kerjasama sampai kerjasama tersebut selesai. Untuk itu sistem informasi tracking client dibutuhkan pihak pengelola TV9 dalam memanajemen kerjasama dengan client dikarenakan sebelumnya masih belum terdapat sistem yang dapat mendukung proses tersebut. Untuk mewujudkan hal itu diperlukan sebuah proses pembuatan perangkat lunak menggunakan metode UPM (Unified Process Model) dan didokumentasikan menggunakan standar ReadySET. Adapun proses-proses yang dilakukan adalah studi literatur, penyelesaian tahap awal (inception), tahap perluasan (elaboration), tahap konstruksi (construction), dan tahap transisi (transition. Hasil yang diharapkan dari pengerjaan tugas akhir ini adalah rancangan desain dan aplikasi Sistem Informasi Tracking Client yang dapat mendokumentasikan perjalanan kerjasama dengan client pada seluruh bagian, memudahkan dalam proses monitoring dan evaluasi pada setiap tahapan kerjasama serta menyimpan dokumen kerjasama sehingga bisa menjadi solusi alternatif dalam memanajemen kerjasama dengan client di TV9 Surabaya. Kata kunci : Tracking Client, UPM, ReadySET. I. PENDAHULUAN Client merupakan salah satu bagian terpenting dalam dunia pertelevisian. Pihak ini menjadi objek atau customer yang akan menempati ruang-ruang pemasaran yang telah disediakan oleh bagian marketing untuk menunjang keberlangsungan program serta acara yang akan ditayangkan. Kerjasama yang baik dengan client menjadi poin penting dalam menunjukkan kredibilitas sebuah stasiun televisi sekaligus sebagai daya tarik bagi client yang lain untuk menjalin kerjasama dengannya. Sistem kerjasama yang baik ini tidak terlepas dari sistem monitoring yang baik pula dari jajaran direksi stasiun televisi. Sehingga perlu adanya manajemen serta monitoring yang baik dalam mengelola kerjasama dengan para client. Oleh karena itu dibutuhkan suatu sistem informasi yang mampu melakukan tracking proses kerjasama tersebut mulai dari pengajuan proposal kerjasama sampai pada laporan serta evaluasi. Dalam manajemen proses kerjasama dengan client, selama ini TV9 masih menggunakan Google Docs secara terpisah pada masing-masing bagian. Adapun kekurangan dari sistem ini adalah sebagai berikut : 1. Keterbatasan record data. 2. Sistem pendokumentasian yang tidak terintegrasi. 3. Alur informasi tidak dapat berjalan secara cepat. Akibatnya jajaran direksi tidak dapat melakukan proses monitoring dan evaluasi terhadap proses kerjasama dengan client secara efektif dan efisien. Bahkan tidak jarang terjadi keruwetan ketika melakukan monitoring dan evaluasi. Hal-hal tersebut yang melatarbelakangi pembuatan Sistem Informasi Tracking Client (SINTAC) di TV9. Dengan SINTAC ini, sistem pencatatan serta pendokumentasian kerjasama dapat dilakukan oleh masingmasing bagian secara terintegrasi. Sehingga monitoring dan evaluasi pun dapat dijalankan secara efektif dan efisien. Selain itu pihak TV9 juga memerlukan sistem pendokumentasian yang lengkap agar aplikasi SINTAC tersebut nantinya dapat dikembangkan lebih lanjut oleh tim IT yang dimiliki oleh TV9. II. URAIAN PENELITIAN A. Sistem Monitoring dengan Tracking Client Monitoring client merupakan salah satu usaha untuk mengenali serta memahami performa dari sebuah institusi atau perusahaan dan client yang sedang dilayani. Dengan menggunakan sistem tracking sebagai indikator pergerakan serta performa dari pelayanan terhadap client, sistem monitoring menyediakan informasi terkait bagaimana respon client serta sejauh mana sistem kerjasama tersebut berjalan. Sistem monitoring terhadap informasi client memiliki beberapa manfaat dalam 3 area pokok yakni : 1. Pelacakan terhadap kemajuan pencapaian target 2. Membuat penyesuaian untuk meningkatkan kinerja 3. Sistem peringatan dini Informasi yang disediakan dalam proses tracking client dapat membantu dalam melacak sejauh mana pencapaian terhadap target yang telah ditentukan perusahaan. Dengan

2 mengetahui informasi perkembangan pencapaian target, perusahaan dapat melakukan penyesuaian terhadap kondisi kekinian dari sistem kerjasama tersebut. Sehingga sistem tracking client juga dapat dijadikan sebagai media peringatan dini jika ditemukan kesalahan atau kelambanan dalam memberikan pelayanan terhadap client. Begitu juga jika client melakukan sesuatu yang berpotensi merugikan perusahaan, hal ini dapat ditangani secara cepat untuk menghindari kerugian antar dua belah pihak. [2] B. Unified Process Model Merupakan suatu metode rekayasa perangkat lunak yang dikembangkan dengan mengumpulkan berbagai best practises yang terdapat dalam industri pengembangan perangkat lunak. [4] Metode ini memiliki 4 tahapan yaitu inception, elaboration, construction dan transition. 1. Inception Tahapan mengidentifikasi sistem, menganalisis proses bisnis, menentukan kebutuhan pengguna, dan menentukan kebutuhan sistem dengan menggunakan standarisasi template. 2. Elaboration Tahapan perluasan yang meliputi pembuatan desain awal perangkat lunak, use cases serta penentuan spesifikasi fitur. Tahap perluasan bertujuan untuk menggambarkan kinerja sistem dengan cara memodelkan setiap proses yang dilakukan. 3. Construction Yang dilakukan pada tahap ini adalah membuat model implementasi dan menerjemahkan desain yang telah dibuat pada tahap perluasan menjadi komponen perangkat lunak yang akan dibuat untuk mempermudah dalam memahami gambaran sistem. Tujuan dari tahapan ini adalah untuk memastikan bahwa proses bisnis pada perangkat lunak yang dibuat telah sesuai dengan proses bisnis. 4. Transition Tahap transisi merupakan tahapan untuk menilai kinerja perangkat lunak yang telah dibuat. Pada tahap ini dihasilkan panduan instalasi dan penggunaan perangkat lunak yang telah dibuat untuk mempermudah pengguna dalam menjalankan perangkat lunak tersebut. C. Dokumen ReadySET Dokumen ReadySET merupakan seperangkat template dokumentasi rekayasa perangkat lunak yang dapat membantu dalam membangun sebuah perangkat lunak agar tim proyek dapat berjalan sesuai jalur yang benar. Di dalam metode ini terdapat beberapa tahapan yang dilakukan dalam penggunaan standar dokumentasi ReadySET. Berikut adalah template dari ReadySET Pro : Gambar 2. 1: Template dokumen ReadySET D. Unified Modelling Language (UML) Sebuah bahasa pemodelan yang telah menjadi standar dalam industri untuk visualisasi, merancang dan mendokumentasikan sistem perangkat lunak. UML menawarkan sebuah standar untuk merancang model sebuah sistem. [8] Pemodelan dengan UML berarti menggambarkan yang ada dalam dunia nyata ke dalam bentuk yang dapat dipahami dengan menggunakan notasi standart. Diagram UML terdiri dari : 1. Use case diagram 2. Class diagram 3. Statechart diagram 4. Activity diagram 5. Sequence diagram 6. Collaboration diagram 7. Component diagram 8. Deployment diagram Dalam tugas akhir ini diagram UML yang digunakan adalah usecase diagram, activity diagram, sequence diagram dan class diagram. E. CodeIgniter CodeIgniter adalah sebuah web application framework yang bersifat open source dan digunakan untuk membangun aplikasi PHP dinamis. Tujuan utama pengembangan framework tersebut adalah membantu developer dalam mengerjakan aplikasi secara lebih cepat dibandingkan menuliskan semua kode program dari awal. CodeIgniter menggunakan lingkungan pengembangan dengan metode Model View Controller (MVC) yang membedakan antara logika dan tampilan. 1. Model Model merepresantiskan struktur data dari aplikasi yang bisa berupa basis data maupun data lain, misalnya dalam bentuk file teks atau file xml. 2. View Merupakan informasi yang ditampilkan kepada pengguna. Di dalam View tidak berisi logika-logika kode dan pemrosesan data akan tetapi hanya berisi variabel-variabel data yang siap ditampilkan. 3. Controller Controller merupakan penghubung antara Model dan View. Di dalam Controller ini terdapat class dan fungsifungsi yang memproses permintaan dari View kedalam struktur data didalam Model.

3 Gambar berikut ini adalah ilustrasi alur data pada sistem CodeIgniter : Gambar 2. 2 : Alur data pada sistem CodeIgniter F. Laporan Akhir Tahapan ini merupakan tahap akhir dimana keseluruhan rangkaian tahapan disusun kedalam sebuah buku. Dalam buku tugas akhir ini dijelaskan berbagai rangkaian proses penyusunan tugas akhir. Output dari tahap laporan akhir ini adalah dokumen buku tugas akhir. Gambaran mengenai metode penelitian tugas akhir ini secara keseluruhan dapat dilihat pada gambar 3.1. III. METODE PENELITIAN Metode penelitian diperlukan sebagai panduan dalam proses pengerjaan tugas akhir agar tahapan-tahapan dalam mengerjakannya dapat berjalan secara terarah dan sistematis. Berikut ini adalah metode penelitian yang digunakan : A. Studi Literatur Pada tahapan ini dilakukan studi berbagai macam literatur dengan mempelajari sumber-sumber atau bukubuku referensi yang berkaitan serta dapat mendukung proses pengerjaan tugas akhir ini, baik dari text book maupun jurnal-jurnal yang ada. Output dari tahapan pertama ini adalah adanya pemahaman teori tentang hal penting sebagai bahan pendukung pengerjaan tugas akhir. B. Inception Pada tahapan ini dilakukan analisis dan identifikasi kebutuhan sistem. Prosesnya meliputi identifikasi sistem, analisis proses bisnis pada TV9, penentuan kebutuhan pengguna, penentuan kebutuhan system. Output dari tahapan inception ini adalah dokumen Target Audience and Customer Benefit, User Need & User Stories, Interview Notes dan Interview Checklist. C. Elaboration Pada tahapan ini dilakukan perancangan perangkat lunak yang meliputi pembuatan desain arsitektur sistem, use cases dan spesifikasi fitur. Output dari tahapan elaboration adalah dokumen Sofware Requirements and Specifications, Use case, Feature Specs dan Design Documents. D. Construction Merupakan tahapan pembuatan perangkat lunak. Dalam tahapan ini dilakukan penerapan rancangan dan analisis yang telah dilakukan dengan menuliskan kode program sehingga menjadi suatu aplikasi yang sesuai. Output dari tahapan ini adalah dokumen test case. E. Transition Pada tahapan ini dilakuakan proses uji coba dan evaluasi terhadap perangkat lunak yang sudah dibuat untuk memastikan kebenaran serta kesesuaian dengan rancangan dan kebutuhan pengguna. Output dari tahapan ini adalah dokumen installation guide dan user guide. Gambar 3. 1 : Metode penelitian IV. IMPLEMENTASI SISTEM Sistem ini merupakan aplikasi berbasis web yang dikembangkan dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP dengan framework CodeIgniter. Tool utama yang digunakan adalah Notepad ++ 5.9.6.2 dikarenakan aplikasi ini tidak memerlukan kapasitas memori komputer yang besar sehingga ringan untuk dioperasikan. Sedangkan database yang digunakan adalah MySQL. Antar muka perangkat lunak yang digunakan untuk berhubungan dengan pengguna adalah halaman HTML yang dilengkapi dengan CSS serta Javascript. A. Analisis Pada bagian ini dilaksanakan analisis terhadap kebutuhan pengguna. Penggalian informasi dilakukan dengan melakukan wawancara dan kunjungan langsung ke stasiun TV9. Tujuan dari pembangunan sistem informasi tracking client adalah untuk memberikan media alternatif kepada TV9 dalam mengelola hubungan kerjasama dengan client. Selama ini sistem monitoring pengelolaan kerjasama di

4 TV9 masih menggunakan google docs yang terpisah pada masing-masing bagian. Terdapat 9 bagian dalam struktural pengelola TV9 yang terlibat dalam penggunaan Sistem Informasi Tracking Client. Pihak tersebut meliputi bagian marketing, programming, produksi, quality control, Master Control Room (MCR), pengarsipan, traffic, finance dan direksi. Disamping 9 bagian tersebut terdapat satu aktor lagi yaitu administrator yang bertugas mengatur previlage masingmasing bagian. B. Desain Pada bab ini akan dijelaskan mengenai desain-desain perangkat lunak yang berupa desain UML sesuai dengan kebutuhan sistem. Desain ini terdiri dari structural design, behavioral design, user interface, build system, architecture, persistence dan security. 1. Structural Design Structural design memberikan gambaran mengenai aspek package, classes, behaviour, dan relationship serta gambaran spesifik dari sistem. Dalam tugas akhir ini structural design terdiri dari Entity Relationship (ER) Model dan class diagram. 2. Behavioral Design Behavioral design merupakan gambaran perilaku sistem berupa pola dan komunikasi dari setiap objek dan realisasinya. Sehingga dapat terlihat hubungan interaksi antara pengguna atau aktor dan business object dengan sistem. Behavioral design yang digunakan dalam tugas akhir ini meliputi usecase diagram, activity diagram, sequence diagram dan collaboration diagram. 3. User Interface User interface merupakan desain tampilan antarmuka pengguna. 4. Build System Build system memberikan penjelasan mengenai direktori-direktori dalam pembangunan sistem. Sistem ini dibangun menggunakan bahasa pemrograman PHP dengan framework CI (Code Igniter). Tabel 4. 1 : Tabel direktori dan file kunci dalam salinan kerja pengembang Path c:\xampp\htdocs\sintac c:\xampp\htdocs\ sintac\css c:\xampp\htdocs\ sintac\js c:\xampp\htdocs\ sintac\images c:\xampp\htdocs\ sintac\system 5. Architecture Description Tempat menaruh seluruh data utama system pada server apache berisi template CSS untuk antarmuka berisi code untuk java script berisi file gambar pendukung aplikasi berisi code aplikasi Arsitektur perangkat lunak ini menggunakan sistem client-server dimana file perangkat lunak Sistem Informasi Tracking Client disimpan dalam komputer server dan diakses oleh komputer client yang terdapat pada masingmasing bagian dalam struktur manajemen pengelola TV9. Gambar 3.2 merupakan gambaran arsitektur perangkat lunak. Lihat pesan monitoring Keluar «extend» Masuk akun Lihat tabel tracking Ubah status produksi Lihat daftar client Produksi Lihat daftar order produksi «extend» Lihat daftar referensi status «extend» Lihat daftar proposal Catat status produksi Gambar 4. 1 : Usecase diagram berdasarkan aktor bagian Produksi Gambar diatas merupakan salah satu usecase diagram yang merupakan usecase untuk aktor bagian Produksi. Dalam usecase tersebut terdapat relasi extend yang berarti sebuah use case adalah bagian dari use case lainnya. Sehingga dalam gambar diatas bagian Produksi dapat mencatat serta merubah status produksi jika sudah melihat daftar order produksi. Gambar 4. 2 : Gambaran arsitektur perangkat lunak 6. Persistence Persistence menjelaskan tentang gambaran singkat persistensi data pada sistem yang sangat penting. Hal ini ditujukan untuk kemudahan akses sistem, penentuan kapasitas penyimpanan data, kecepatan dalam penyajian data kepada pengguna, reabilitas serta keamanan data.

5 7. Security Security merupakan sistem keamanan data dan informasi yang digunakan dalam pembangunan perangkat lunak Sistem Informasi Tracking Client. Tujuan dari keamanan pada sistem adalah sebagai berikut : 1. Keamanan data 2. Intrusion prevention 3. Abuse prevention 4. Auditability Gambar 5. 1 : Tampilan halaman tambah catatan status marketing V. UJI COBA Uji coba dilakukan untuk menguji jalannya aplikasi mulai dari proses input sampai dengan proses output dan mengetahui kesesuaian antara desain dengan kenyataan. Uji coba dilakukan dengan menggunakan testcase. Testcase bertujuan untuk menguji kesesuaian alur sistem dari SINTAC. Terdapat 3 buah skenario yang diujikan pada SINTAC, yaitu sebagai berikut : 1. Skenario uji coba proses pengelolaan sistem 2. Skenario uji coba proses pengelolaan data master 3. Skenario uji coba proses pengelolaan data pengguna 4. Skenario uji coba proses pengelolaan client Berikut ini adalah tampilan antar muka untuk masingmasing skenario uji coba : 1. Skenario uji coba proses pengelolaan sistem Skenario uji coba proses pengelolaan sistem ini dilakukan untuk menguji apakah fitur pengelolaan sistem dapat berjalan dengan baik. Sistem ini meliputi masuk serta keluar aplikasi (login dan logout). 2. Skenario uji coba proses pengelolaan data master Skenario uji coba ini dilakukan untuk menguji apakah sistem mampu melakukan pengelolan data master. Data master ini nantinya akan digunakan sebagai referensi data dalam pengelolaan client (tracking client).. 3. Skenario uji coba proses pengelolaan data pengguna Skenario uji coba proses pengelolaan data pengguna ini dilakukan untuk menguji apakah sistem mampu mengelola data user yang akan berinteraksi secara langsung dengan sistem. 4. Skenario uji coba proses pengelolaan client Skenario uji coba proses pengelolaan client dilakukan untuk menguji apakah sistem mampu melakukan proses tracking client. Proses ini meliputi pencatatan status pengelolaan client pada masing-masing bagian di TV9, pengiriman order, pengiriman pesan monitoring dari direksi, pembuatan invoice, logproof serta pengarsipan dokumen dan materi acara. Gambar 5. 2 : Tampilan halaman pesan direksi Gambar 5. 3 : Tampilan halaman tabel tracking VI. KESIMPULAN Berdasarkan hasil tugas akhir yang dilakukan, maka dapat disimpulkan beberapa hal sebagai berikut: 1. Sistem Informasi Tracking Client (SINTAC) merupakan aplikasi berbasis web yang memiliki fasilitas pengelolaan data-data yang terdiri dari data master, tracking client serta data user. 2. Sistem tracking client yang dijalankan dalam aplikasi ini meliputi proses pencatatan status pengelolaan client pada masing-masing bagian di TV9, pengiriman order, pengiriman pesan monitoring dari direksi, pembuatan invoice dan logproof serta pengarsipan dokumen dan materi acara. 3. Dengan sistem tracking client yang dijalankan tersebut memudahkan pihak direksi dalam memonitor status perkembangan kerjasama dengan client serta memberikan pesan monitoring yang dapat dikirim ke seluruh bagian. Sehingga proses pengelolaan kerjasama dengan client diharapkan dapat termonitor dengan baik. 4. Berdasarkan hasil uji coba beberapa fungsi utama yang dilakukan dengan menggunakan skenario test case, Sistem Informasi Tracking Client ini telah berjalan sesuai dengan desain yang telah dirancang serta sesuai dengan kebutuhan pengguna.

6 UCAPAN TERIMAKASIH Penulis mengucapkan terima kasih kepada Direktorat Pendidikan Diniyah dan Pondok Pesantren, Kementerian Agama Republik Indonesia yang telah memberikan dukungan finansial melalui Program Beasiswa Santri Berprestasi (PBSB). Penulis juga menyampaikan ucapan terima kasih kepada pihak pengelola TV9 yang telah memberikan kesempatan untuk melakukan penelitian Tugas Akhir ini. Serta ucapan terimakasih juga disampaikan kepada dosen pembimbing, jajaran pengajar serta karyawan Jurusan Sistem Informasi ITS Surabaya atas bimbingan dan ilmu pengetahuan yang telah diberikan. DAFTAR PUSTAKA [1] Doug Rosenberg, Matt Stephens. Use Case Driven Modelling with UML: Theory and Practice. Newyork : Apress, 2007. [2] Imp-Act. Tracking Client Performance. Inggris: Institute of Development Studies University of Sussex Brighton, 2005. [3] Nurokhim, Ratnasari Nur Rohmah. Case Tool Pengembangan Perangkat Lunak Berorientasi-objek Menggunakan Unified Modeling Language (UML). Badan Tenaga Nuklir Nasional Puspiptek Serpong Tangerang,, Teknik Elektro Universitas Muhammadiyah Surakarta : 2002. [4] Rational Software. Rational Unified Process. United States : IBM United States, 1998. [5] (ReadySET Pro Enterprise-Ready Software Engineering Templates) Method Lab. Available. http://www.readysetpro.com [6] Roycle, Dr. Winston W. Managing the Development of Large Software Systems.The Institute of Electrical and Electronics Engineers: IEEE WESCON, 1970. [7] Sommerville, Ian. 2007. Software Engineering. England:Addison- Wesley, 2007. [8] Sri Dharwiyanti and Romi Satria Wahono, Pengantar Unified Modeling Language (UML).2003. Availabel. http://www.ilmukomputer.com