BAB III ANALISA MASALAH 3.1 Sejarah Singkat Sekolah Sekolah Menengah Kejuruan Negeri 3 Tangerang berdiri pada tahun 1989 atas izin Departemen Pendidikan dan Kebudayaan. Saat ini, SMK Negeri 3 dikepalai oleh Drs. Tata Sudartha, MM mulai dari tahun 2002 sampai dengan sekarang. SMKN 3 merupakan institusi yang bergerak dibidang pendidikan. SMK ini terletak di jalan K.H. Hasyim Ashari No. 17 Ciledug Tangerang. Untuk mencapai tujuan pendidikan yang telah ditetapkan dalam bidang kegiatan belajar mengajar harus ditunjang oleh beberapa unsur yang saling bekerja sama, diantaranya pendidik, karyawan dan siswa. Pada SMKN 3 terdapat 39 guru, 11 orang karyawan dan kurang lebih 960 orang siswa yang terdiri dari kelas satu, dua dan tiga. Karena sekolah ini merupakan sekolah negeri maka setiap tahunnya tidak terjadi peningkatan jumlah siswa mengingat sarana gedung kelas yang terbatas. Sekolah ini juga banyak memiliki beberapa laboratorium diantaranya laboratorium bahasa, laboratorium komputer dan laboratorium mengetik. Di SMKN 3 ini terdapat 3 jurusan, yaitu jurusan Akuntansi, jurusan Manajemen Bisnis, dan jurusan Sekretaris. Pada SMKN 3 ini, penggunaan komputer belum dominan pada semua kegiatan pengolahan data contohnya dalam proses menentukan penjurusan bagi siswanya. 3.2 Struktur Organisasi Struktur organisasi merupakan gambaran skematik tentang hubunganhubungan, kerjasama diantara orang-orang yang terdapat didalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan tertentu. Struktur organisasi adalah unsur terpenting didalam suatu organisasi atau perusahaan, dengan struktur organisasi yang jelas setiap karyawan maupun guru yang terdapat di SMKN 3 Tangerang dapat mengetahui
wewenang, tugas dan tanggung jawab yang harus dilakukannya. Dibawah ini merupakan struktur organisasi yang terdapat di SMKN 3 Tangerang. Ketua BP3 Kepala Sekolah Tata Usaha Wakasek Bid. Kurikulum Wakasek Bid. Humas Wakasek Bid. Kesiswaan Kajur Sekretaris Kajur Akuntansi Kajur Manajemen Wali Kelas Guru Mapel Guru BP/BK Siswa Gambar 3.1 Struktur Organisasi Dari bentuk struktur organisasi diatas, masing-masing bagian memiliki tugas dan fungsi yang berbeda antara satu dengan yang lainnya. Dibawah ini akan dijelaskan mengenai fungsi dan tugas dari setiap bagian organisasi. a. Kepala Sekolah Kepala Sekolah mempunyai tugas sebagai berikut : 1. Mengatur proses belajar mengajar. 2. Mengkoordinasi kegiatan, menentukan kebijaksanaan, mengadakan rapat dan mengambil keputusan. 3. Melaksanakan pengawasan, melakukan evaluasi terhadap kegiatan. 4. Menyusun perencanaan, mengatur hubungan sekolah dengan masyarakat dan instansi terkait.
b. Ketua BP3 Ketua BP3 mempunyai fungsi sebagai perwakilan dari orang tua siswa dan guru c. Wakil Kepala Sekolah Bidang Kurikulum Wakil Kepala Sekolah ini berfungsi sebagai pembantu kepala sekolah bidang kurikulum mempunyai tugas sebagai berilut : 1. Menyusun dan menjabarkan kalender pendidikan 2. Menyusun pembagian tugas guru dan jadwal pelajaran 3. Mengatur penyusunan program pengajaran d. Wakil Kepala Sekolah Bidang Humas Wakil kepala sekolah bidang humas ini mempunyai tugas sebagai berkut : 1. Menyelenggarakan bakti sosial dan karyawisata 2. Menyusun Laporan 3. Mengadakan hubungan dengan banyak instansi dalam hal pelaksanaan kerja lapangan bagi siswa e. Wakil Kepala Sekolah Bidang Kesiswaan Wakil kepala sekolah bidang kesiswaan mempunyai tugas sebagai berikut: 1. Mengatur program dan pelasanaan bimbingan dan konseling 2. Mengatur dan mengkoordinasikan pelaksanaan 6K (keamanan, kebersihan, ketertiban, kekeluargaan, kerindangan)
f. Tata Usaha Tata Usaha sekolah berfungsi sebagai pelaksana ketatausahaan sekolah yang bertanggung jawab kepada kepala sekolah dan mempunyai tugas sebagai berikut: 1. Menyusun program kerja tata usaha 2. Mengelola keuangan sekolah 3. Mengurus administrasi ketenagaan dan siswa g. Ketua Jurusan Sekretaris, Akuntansi dan Manajemen Bisnis Membantu wakil kepala sekolah dalam hal penjurusan siswa. h. Wali Kelas Wali kelas mempunyai tugas sebagai pembantu kepala sekolah dalam hal pengelolaan kelas dan mempunyai tugas sebagai berikut : 1. Membuat catatan khusus siswa 2. Mengisi buku laporan penilaian hasil belajar 3. Membagi laporan hasil belajar siswa i. Guru Mata Pelajaran Fungsi seorang guru adalah sebagai pelaksana kegiatan proses belajar mengajar secara efektif dan efisien kemudian guru juga mempunyai tugas melakukan penilaian terhadap mata pelajaran yang diajarkan. j. Guru BP/BK Sesuai dengan namanya, guru bimbingan dan konseling ini bertugas membantu kepala sekolah dalam bimbingan dan konseling serta mempunyai tugas sebagai berikut :
1. Melaksanakan bimbingan kepada siswa agar lebih berprestasi dalam kegiatan belajar. 2. Koordinasi dengan wali kelas dalam rangka mengatasi masalahmasalah yang dihadapi oleh siswa. k. Siswa Sebagai seorang siswa mempunyai tugas sebagai berikut : 1. Belajar dengan sungguh-sungguh 2. Mematuhi tata tertib dan peraturan sekolah 3. Menghormati guru 3.3 Prosedur Dalam Perolehan Data Nilai Dan Penjurusan Dalam prosedur manual seorang wali kelas terlebih dahulu memperoleh data, dan data inilah yang akan diolah berdasarkan peraturan yang telah ditetapkan sehingga laporan nilai dapat dihasilkan. 3.3.1 Prosedur Perolehan Data Nilai Pada tiap akhir semester setelah siswa melaksanakan ujian, tugas dari wali kelas adalah mengumpulkan nilai untuk tiap mata pelajaran dari masingmasing guru mata pelajaran yang mengajar dikelasnya. Kemudian wali kelas membuat laporan dari seluruh nilai mata pelajaran setelah itu laporan tersebut diserahkan kepada ketua jurusan beserta data siswa yang bersangkutan. 2.3.2 Prosedur Penjurusan Setelah memenuhi persyaratan diatas, maka seorang siswa pada tingkat satu dapat memilih jurusan. Pada dasarnya, siswa bebas untuk memilih program penjurusan yang diminati melalui test psykotes yang diselenggarakan oleh sekolah untuk mengetahui minat dan bakat siswa. Tetapi hasil akhirnya, sekolahlah yang berhak menentukan apakah kemampuan siswa tersebut sesuai dengan jurursan yang dipilihnya pada tes psykotes. Sekolah juga akan melihat
dari nilai yang diperoleh siswa pada mata pelajaran yang bersangkutan terhadap proses penjurusan. Selain itu, sekolah perlu memperhatikan Indeks Program Pilihan (IPP) yang diperoleh dengan cara membagi nilai pelajaran yang menjadi program pilihan dengan cara membagi nilai pelajaran yang menjadi program pilihan dengan banyaknya pelajaran tersebut atau dapat dirumuskan sebagai berikut : Jumlah Nilai Pelajaran program pilihan IPP = Jumlah Pelajaran Adapun mata pelajaran yang menjadi syarat dari program pilihan adalah sebagai berikut : a. Sekretaris Pada jurusan ini, nilai IPP dari ketiga mata pelajaran tersebut adalah lebih dari atau sama dengan 401, yaitu : 1. Bahasa Inggris 2. Surat Menyurat Indonesia 3. Mengetik b. Akuntansi Pada jurusan ini, nilai IPP dari ketiga mata pelajaran tersebut adalah antara 351-400, yaitu : 1. Matematika 2. Dasar Akuntansi 3. Dasar Ekonomi c. Manajemen Bisnis Pada jurusan ini, nilai IPP dari ketiga mata pelajaran tersebut adalah kurang dari atau sama dengan 350, yaitu :
1. Kewirausahaan 2. Ekonomi Lanjut 3. Pelayanan Prima Kemudian apabila ada siswa yang tidak memenuhi semua kriteria tersebut maka penjurusan dilakukan berdasarkan pertimbangan wali kelas dan ketua jurusan yang bersangkutan, biasanya pihak sekolah memberikan jurusan manajemen bisnis bagi siswa yang nilai IPP nya tidak memenuhi kriteria dari ketiga jurusan diatas. 3.4 Permasalahan Kesulitan akan timbul jka waktu yang tersedia tidak cukup banyak, masalah batas waktu penyelesaian laporan nilai ini memang tidak dapat ditunda sebab saat pembagian nilai laporan kepada siswa telah ditentukan oleh Kanwil Depdikbud. Padahal persoalan ini sering timbul, baik akibat lambatnya penyerahan nilai dari guru pengajar maupun factor-faktor lainnya seperti adanya perubahan nilai yang akan diolah dan lain-lain. Dalam pelaporan nilai ini juga dituntu ketelitian, agar kesalahan yang dapat merugikan siswa dapat dihindari sehingga hal ini semakin memperlambat tugas wali kelas karena banyak factor yang harus diperhatikan. Jika digunakan bantuan komputer, maka permasalahan tersebut dapat diatasi karena prosedur pengolahannya telah diprogramkan sehingga ketelitian dapat dijaga dan waktu penyelesaiannya pun lebih cepat. Wali kelas sebagai pemakai hanya diminta untuk memasukkan data yang dibutuhkan dan selanjutnya komputer yang akan mengambil alih tugas pengolahannya.
3.5 Sistem Yang Berjalan 1. Siswa memberikan data siswa yang dipergunakan untuk mengikuti ujian kepada wali kelas untuk kemudian wali kelas membuat form data siswa dan kemudian mengarsipnya.. 2. Wali kelas membuat kartu ujian untuk diserahkan kepada siswa untuk mengikuti ujian. Hasil ujian diserahkan kepada guru mata pelajaran masing-masing untuk dinilai, kemudian hasil penilaian tersebut dikembalikan kepada siswa. Guru mata pelajaran mengarsip hasil dari penilaian ujian tersebut. Selain itu, juga menyerahkan lembar hasil ujian kepada wali kelas untuk kemudian mengakumulasi nilai siswa dan dibuatkan laporan nilai siswa. 3. Wali kelas membuat arsip laporan nilai siswa, dan menyerahkan laporan nilai siswa kepada guru mata pelajaran dan siswa. 4. Ketua jurusan menerima daftar nilai siswa dari tiap-tiap wali kelas, berdasarkan daftar nilai siswa tersebut ketua jurusan menentukan jurusan siswa dari nilai mata pelajaran yang telah ditentukan secara manual. Setelah memproses ketua jurusan membuat laporan penjurusan yang akan diberikan kepada Kepala Sekolah, untuk kemudian ditandatangani serta membuat Surat Keterangan Jurusan berdasarkan laporan penjurusan yang akan diserahkan kepada siswa. Ketua jurusan juga mengarsipkan Surat Keterangan Jurusan.
3.6 Bagan Alir Dokumen Sistem Yang Berjalan Guru mata Siswa Wali Kelas Ketua Jurusan Kepala Sekolah pelajaran Data siswa Kartu Ujian Ujian Data siswa Input Pendata an Siswa Form Data Siswa Daftar Nilai Jurusan Penjur usan Daftar Penj. Siswa Penjurusan1 Penjurusan 2 Di Ttd Lembar Ujian Lembar Ujian Penilai an Pemb. Kartu ujian Penjurus an Penjurusan 1 2 Penjurusan Ttd 1 Penjurusan Ttd 2 Daftar Nilai Daftar Nilai Penjurusan 1 Akum Nilai Siswa Surat Ket. Jurusan Daftar Nilai Jurusan 1 Surat Ket Jurusan 1 2 2 Surat Ket Jurusan 1 Penjurusan Ttd 2