DESAIN SISTEM INFORMASI ORDER PHOTO PADA CREATIVE STUDIO PHOTO DENGAN MENGGUNAKAN BAHASA PEMROGRAMAN VISUAL BASIC.NET 2010 Oleh : Rusli Saputra* *)Dosen STMIK Indonesia Padang Gut_ansehen_02@yahoo.com ABSTRAK Pada Creative Studio Photo komputer belum di gunakan secara optimal, khususnya pada bagian pembukuan dan pencetakan atau pengorderan foto, hal ini sangat mempengaruhi kualitas informasi yang di hasilkan. Oleh sebab itu di perlukan suatu mekanisme yang baik dalam mengelola data-data dan metode pengaksesannya untuk menghasilkan informasi berkualitas. Pengolahan data-data tersebut merupakan suatu hal yang sangat penting di perlukan dalam suatu perusahaan, maka di perlukan suatu sistem yang berkapasitas besar yang dapat di gunakan untuk mengolah dan menampung data tersebut. Kelebihan dari sistem baru adalah mempunyai kemampuan dalam mengolah data dan dapat menghasilkan laporan dalam bentuk grafik sehingga pimpinan perusahaan dapat mengetahui keadaan perusahaan. Diharapkan dengan adanya sistem baru akan dapat mencapai tingkat yang lebih efektif dan efisien, sehingga rancangan ini dapat digunakan sepenuhnya oleh bagian order untuk mendapatkan informasi yang dapat digunakan sebagai pengambilan keputusan. Kata Kunci : Order Photo, Visual Basic.Net 2010 1. Pendahuluan Perkembangan teknologi informasi (TI) dewasa ini merupakan suatu hal yang sangat penting. Dengan kemajuan teknologi informasi, semua berita dan informasi akan cepat kita dapatkan dan hal ini sudah pasti memberikan dampak besar bagi perkembangan ilmu pengetahuan, telekomunikasi, media dan informatika. Kemajuan ini juga dapat di manfaatkan atau dinikmati oleh perusahaan atau instansi pemerintah. Salah satu bukti nyata dari perkembangan TI di perusahaan atau instansi pemerintah adalah penerapan sistem komputerisasi. Dengan adanya sistem komputerisasi ini pimpinan instansi atau perusahaan dalam kegiatan usahanya tergantung penuh pada kecepatan dan keakuratan informasi. Berarti bahwa keberadaan dan penyebaran Teknologi Informasi (TI) sangat di perlukan. Oleh karena itu untuk mendapatkan hasil yang optimal maka harus di tentukan terlebih dahulu masalah yang di hadapi serta programprogram aplikasi apa yang sesuai dengan permasalahan itu, karena setiap perangkat lunak yang ada dalam komputer memiliki perbedaan selain strukturnya, juga fasilitas kemampuan maupun unjuk kerjanya. Pada Creative Studio Photo komputer belum di gunakan secara optimal, khususnya pada bagian pembukuan dan pencetakan atau pengorderan foto, hal ini sangat mempengaruhi kualitas informasi yang di hasilkan. Oleh sebab itu di perlukan suatu mekanisme yang baik dalam mengelola data-data dan metode pengaksesannya untuk menghasilkan informasi yang berkualitas. Pengolahan data-data tersebut merupakan suatu hal yang sangat penting yang diperlukan dalam suatu perusahaan, maka dari itu di perlukan suatu sistem yang berkapasitas besar yang dapat di gunakan untuk mengolah dan menampung data tersebut Agar penelitian ini tidak terlalu meluas, maka dalam hal ini penulis menitik beratkan pada sistem yang di gunakan bersifat praktis. Adapun ruang lingkup penelitiannnya adalah sebagai berikut : 1. Pengelolaan data-data yang berhubungan dengan pemesanan/ order produk (foto). 2. Pembuatan laporan-laporan guna mendukung sistem informasi pengolahan data order foto. 86
2.Metodologi Tinjauan Umum Sistem Informasi Terlebih dahulu kita harus mengetahui pengertian dari sistem. Dengan mengetahui pengertian dari sistem, kita dapat terhindar dari kesalahan kesalahan yang tidak mendasar tetapi bisa berakibat fatal terhadap rancangan yang kita buat. Konsep Dasar Informasi Menurut Jogianto HM, 2008 : 34 dalam bukunya Sistem Teknologi Informasi, dalam pendefinisian sistem terdapat dua macam pendekatan yaitu menekankan pada prosedur dan menekankan pada komponen atau elemennya. Konsep Dasar Sistem Informasi Sistem merupakan kumpulan elemenelemen yang saling terkait antara satu dengan yang lain yang tak dapat dipisahkan, untuk mencapai satu tujuan tertentu. Secara sederhana,suatu sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen,atau variabel yang terorganisir,saling berintegrasi saling tergantung satu sama lain, dan terpadu.sebuah sistem terdiri atas bagian bagian atau komponen yang terpadu untuk satu tujuan.( Tata Sutabri, 2012). Pengertian Sistem Informasi Sistem informasi adalah suatu sistem yang tujuannya menghasilkan informasi. Sebagai suatu sistem, untuk dapat memahami sistem informasi, akan lebih baik jika konsep dari sistem itu dipahami terlebih dahulu. Demikian juga sebagai sistem penghasil informasi, maka knsep informasi perlu dipahami terlebih dahulu. (Jogiyanto HM; 2008: 33). Manfaat Sistem Informasi Sistem informasi di kembangkan dan di bangun karena memiliki manfaat yang besar bagi komponen sistem. Manfaat tersebut dapat di klasifikasi sebagai berikut : 1. Mengurangi biaya. 2. Mengurangi kesalahan kesalahan. 3. Meningkatkan kecepatan aktifitas. 4. Meningkatkan perencanaan dan pengendalian manajemen. Manfaat sistem informasi dalam bentuk keuntungan berujud ( tangible benefits ) dan dan tidak berujud ( intangible benefits ) yaitu : 87 Keuntungan berwujud ( tangible benefits ) antara lain : 1. Pengurangan-pengurangan biaya operasi. 2. Pengurangan kesalahan-kesalahan telekomunikasi. Keuntungan tidak berwujud ( intangible benefits ) antara lain : 1. Peningkatan pelayanan lebih baik. 2. Peningkatan kepuasan kerja personil. 3. Peningkatan pengambilan keputusan. Siklus Hidup Pengembangan Sistem ( System Development Life Cycle ) SDLC adalah langkah langkah (pedoman) yang harus diikuti untuk mengembangkan dan merancang sebuah sistem. Siklus hidup pengembangan sistem ini adalah seperti kompas di dalam merancang sistem. Adapun langkah-langkah dari siklus hidup pengembangan sistem dapat dilihat pada gambar 1 : Kebijakan dan Perencanaan Sistem Analisis Sistem Desain (perancangan) Sistem secara umum Desain (perancangan) Sistem terinci Seleksi Sistem Implementasi (penerapan) Sistem Perawatan Sistem Awal proyek sistem Pengembangan sistem Manajemen sistem Sumber: analisa dan desain halaman 52 Prof.Dr.Jogiyanto HM,MBA,Akt. Gambar 1 Siklus Hidup Pengembangan Sistem Berdasarkan gambar 1. dapat dijelaskan sebagai berikut : 1. Tahap Kebijakan dan Perencanaan Sistem Merupakan tahap awal dalam siklus pengembangan sistem, sebelum suatu sistem informasi dikembangkan, umumnya terlebih dahulu dimulai dengan adanya suatu analisis, kebijakan dan perencanaan untuk mengembangkan sistem itu. Tanpa adanya perencanaan sistem yang baik, pengembangan sistem tidak akan dapat berjalan sesuai dengan yang diharapkan. Perencanaan sistem ( system
planning ) merupakan pedoman untuk melakukan pengembangan sistem. 2. Tahap Analisis Sistem Analisis sistem adalah Penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan permasalahan, kesempatan kesempatan, hambatan hambatan yang terjadi dan kebutuhan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan perbaikannya. 3. Tahap Perancangan Sistem Secara Umum Setelah tahap analisis dilakukan, maka dilakukan pengembangan sistem secara umum dan menjelaskan informasi yang dihasilkan sistem tersebut. Tujuan tahap ini adalah untuk memberikan gambaran umum kepada user tentang sistem yang baru. Desain sistem secara umum mengidentifikasi komponen-komponen sistem informasi yang akan didesain secara rinci. 4. Tahap Perancangan Sistem Secara Terinci Tahap ini merupakan perincian dari sistem secara umum, disain sistem secara umum ditransformasikan ke dalam bentuk yang lebih spesifik untuk membangun sebuah sistem. Desain terinci dimaksudkan untuk pemrogram komputer dan ahli teknik lainnya yang akan mengimplementasi sistem. Tujuan dari tahap ini adalah mendesain sistem baru yang dapat menyelesaikan masalah-masalah yang dihadapi organisasi secara logis. 5. Tahap Seleksi Sistem Tahap ini mencari beberapa penyebab permasalahan pada sistem lama dan memilih satu pemecahan masalah dari beberapa alternatif yang ada. 6. Tahap Implementasi Sistem Tahap ini merupakan tahap dimana suatu sistem siap untuk dioperasikan. Tahap ini terdiri dari langkah-langkah sebagai berikut: 1) Menerapkan rencana implementasi. 2) Melakukan kegiatan implementasi. 3) Tindak lanjut implementasi. 4) Tahap Perawatan Sistem Tahap ini adalah merupakan tahap akhir dalam sebuah pengembangan sistem. Dimana pada tahap ini hanya lebih di tekankan kepada pemeliharaan sistem, perawatan database dan menjaga kerja sistem yang sudah direncanakan di tahap pertama. Analisa Sistem Analisa sistem adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatankesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya. Tahap ini merupakan tahap yang kritis dan sangat penting, karena kesalahan di tahap ini akan menyebabkan kesalahan juga di tahap selanjutnya. Analisa sistem dilakukan untuk mengetahui dan menentukan masalah yang dihadapi oleh sistem yang sedang diterapkan. Analisa sistem penting dilakukan karena merupakan dasar dalam merencanakan dan merancang sistem yang baru, dimana sistem lama akan dijadikan sebagai perbandingan terhadap sistem baru yang akan diterapkan. Aliran Sistem Informasi Yang Sedang Berjalan Gambar 2. Aliran Sistem Informasi (ASI) Lama 88
Usulan Sistem Baru Dalam mengatasi masalah-masalah yang ada, diperlukan perancangan sistem baru untuk mendefenisikan kebutuhan fungsional. Sistem baru yang diusulkan akan disajikan dalam bentuk rancangan fisik dan rancangan logika. Rancangan fisik akan digambarkan dengan menggunakan Aliran Sistem Informasi (ASI) sedangkan rancangan logika akan digambarkan dengan menggunakan Data Flow Diagram (DFD). Sistem yang baru diharapkan mampu mengatasi masalah yang ada pada sistem yang lama sehingga dapat menciptakan peluang beradaptasi dengan keadaan sekarang dan mampu menangani seluruh kebutuhan sistem tersebut. Desain Sistem Baru Tujuan dari desain sistem baru ini adalah untuk mempercepat pengambilan keputusan oleh pimpinan, serta perincian-perincian yang mudah dipahami sehingga tidak terjadi kesalahan dalam menjalankan sistem. Desain sistem pada hakekatnya bukanlah sekedar mengoptimalisasikan kegiatan tapi juga mencakup standarisasi hasil dalam penghematan waktu dan biaya. Desain Global Desain global atau yang disebut juga sebagai desain makro suatu sistem adalah menggambarkan atau memberikan gambaran secara umum kepada user tentang sistem yang akan dibangun. Desain sistem secara global ini merupakan persiapan dari desain terinci, dan mengidentifikasikan alternatif-alternatif dan kemungkinan-kemungkinan terluas dari suatu perancangan sistem. Disini diperhitungkan apakan sistem merupakan sistem terpusat atau tidak, apakah sistem multiuser atau tidak dan yang lainnya.perancangan sistem baru yang akan dilakukan meliputi Rancangan Aliran Sistem Baru, Context Diagram, Data Flow Diagram, Struktur Program dan Entity Relantionship Diagram. Aliran Sistem Informasi (Sistem Baru) Adapun aliran sistem informasi order foto pada Creative Studio Photo yang baru adalah sebagai berikut: Gambar 3. Aliran Sistem Informasi Order Photo Creative Studio (Sistem Baru) Context Diagram Context Diagram adalah diagram aliran data yang selalu mengandung satu proses saja (seringkali diberi nama proses 0 ), proses ini mewakili proses seluruh sistem, berikut ini dapat dilihat gambar Context Diagram. 89
Gambar 4. Context Diagram Di dalam Context Diagram akan tampak jumlah entity dari sistem, dan aliran informasi penting yang mengalir diantara entiti-entiti dengan sistem. Pada gambar 4 tersebut sistem informasi order foto terletak ditengah-tengah diantara entiti-entiti eksternal yang berinteraksi dengan sistem seperti Pelanggan, Pemilik, Karyawan dan Fotografer. Nantinya sistem akan mendapatkan input berupa data-data kemudian disimpan di dalam database sistem informasi oprder foto dan database tersebut dapat diakses kapan saja oleh komponen sistem yang memiliki hak akses untuk menghasilkan informasi atau laporan yang diinginkan. Entity Relationship Diagram (ERD) Entity Relatioship Diagram adalah suatu model jaringan kerja (network) yang menguraikan susunan data yang distore dari sistem secara abstrak. Entity Relationship Diagram menunjukan hubungan antar entiti didalam sistem, entiti adalah suatu tempat, benda yang semuanya memiliki nama yang umum. Entity Relationship Diagram (ERD) juga merupakan hubungan penterjemahan yang berisi komponen-komponen himpunan entiti dan himpunan relasi yang dilengkapi dengan atribut-atribut menghubungkan entiti tesebut digunakan key field (Primary Key Atribut) dari masing-masing entiti. Setiap entiti mempunyai atributnya masingmasing, salah satunya berfungsi sebagai primary key atau sebagai foreign key. Adapun bentuk hubungan dari masing-masing entiti dari sistem yang dirancang dapat dilihat pada gambar 6 : Data Flow Diagram Level 0 Data Flow Diagram level 0 merupakan penjabaran dari Context Diagram seperti dapat dilihat pada gambar 5 dibawah ini. Gambar 6 Entity Relationship Diagram Gambar 5 Data Flow Diagram level 0 Struktur Program Stuktur program merupakan gambaran dari sebuah rangkaian modul-modul program yang saling terkait satu sama lain yang terlihat dalam proses pengolahan data. Pembuatan struktur program ini dimaksudkan untuk mempermudah dalam memahami keterkaitan modul-modul program dan untuk memperlihatkan jenjang atau hirarki dari program yang dirancang. Dengan demikian dapat dijabarkan urutan kerja dari tiap modul program. Adapun bentuk struktur program dapat dilihat pada gambar dibawah: 90
Gambar 7 Struktur Program 3.Pembahasan Implementasi Sistem Untuk melakukan sebuah implementasi maka diperlukan perancangan interface dan penulisan kode program sesuai dengan sistem yang telah dirancang. Dengan metodologi penelitian yang telah dibuat sebelumnya, maka perancangan interface dibuat pada saat dilakukannya perancangan database dengan tujuan agar tidak ada entri-entri data yang terlewatkan. Sedangkan kode program dibuat setelahnya dengan memperhatikan logika-logika pemrograman dan alur data yang telah ditetapkan sebelumnya terhadap sistem yang dirancang.. Pengujian Program Pada pengujian sistem ini akan jelas terlihat perbedaan antara sistem yang lama dengan sistem yang baru. Bagian Karyawan akan lebih mudah dalam menjalani tugasnya karena tidak lagi harus menginputkan data satu persatu untuk menghasilkan sebuah laporan. Menu Utama Form ini merupakan Jendela Menu Utama dari Aplikasi Sistem Informasi Order Photo. Sub menu yang tersedia seperti sub menu Entry, Transaksi dan Laporan. Form ini memudahkan kita untuk mengolah data atau hanya sekedar melihat data-data yang dibutuhkan. Form menu utama dapat dilihat pada Gambar 8. Sub Menu Entri Dari menu utama menu paling kiri adalah menu entri dari paket photo yang akan dipakai untuk operasi berikutnya. 1. Entry Data Paket Merupakan input data paket photo pada order photo. Semua data paket photo yang terdapat di Creative Studio Photo dimasukkan ke database melalui form ini, dengan ketentuan setiap paket photo tidak boleh memiliki nama atau kode yang sama dengan paket photo lainnya. Form Entry Data Paket dapat dilihat pada Gambar 9. Gambar 9 Form Entry Data Paket 1. Entry Merupakan menu data Entry Data Pelanggan, Semua data pelanggan yang terdapat di Creative Studio Photo dimasukkan ke database melalui form ini, dengan ketentuan setiap pelanggan tidak boleh memiliki kode pelanggan yang sama dengan pelanggan lainnya. Form Entry Data Pelanggan dapat dilihat pada Gambar 10. Gambar 8 Menu Utama 91 Gambar 10 Form Entry Data Pelanggan 2. Input Data Trasaksi Merupakan menu data Transaksi. Semua data transaksi yang masuk di Creative Studio Photo dimasukkan ke database melalui form
ini. Form input data transaksi dapat dilihat pada Gambar 11. Gambar 11 Form Input Data Transaksi Sub Menu Laporan Laporan-laporan yang dibutuhkan pada Creative Studio Photo dapat di lihat pada gambargambar dibawah ini : 1. Laporan Paket Photo Laporan ini merupakan laporan data paket photo pada Creative Studio Photo dapat dilihat pada Gambar 12 Gambar 13 Laporan Data Pelanggan 3. Laporan Pendapatan Harian Laporan ini merupakan laporan pendapatan harian pada Creative Studio Photo dapat di dilihat pada Gambar 14 : Gambar 12 Laporan Paket Photo 2. Laporan Data Pelanggan Setelah melakukan entry data pelanggan maka data pelanggan tersebut dapat di dilihat pada Gambar 13. Gambar 14 Laporan Pendapatan Harian 4. Laporan Pendapatan Keseluruhan Laporan ini merupakan laporan pendapatan keseluruhan pada Creative Studio Photo dapat di dilihat pada Gambar 15 92
http://perancangansisteminformasi.blog.com/201 0/03/08/konsep-dasar-perancangan-sisteminformasi/ http://skripsi4350.blogspot.com/2008/09/babii.html?m=1 Gambar 15 Laporan Pendapatan Keseluruhan Kesimpulan Kesimpulan yang dapat dikemukakan antara lain : 1. Penggunaan komputer dalam proses order photo dapat digunakan secara optimal karena keamanan data dapat lebih terjamin dengan menggunakan sebuah database sehingga informasi yang diinginkan dapat diketahui dengan lebih cepat dan akurat. 2. Sistem yang baru ini dapat meminimalkan waktu dalam proses pembuatan laporan dan laporan yang dihasilkan lebih efektif dan efisien. 3. Bahasa Pemrograman Visual Basic.net 2010 dapat digunakan untuk pengolahan data pada Creative Studio Photo. REFERENSI Jogianto, H.M Sistem Informasi Teknologi, Penerbit Andi Offset, Yogyakarta, 2008. Kusrini dan Andri Koniyo. Tuntunan Praktis Membangun Sistem Informasi Akuntansi. Yogyakarta, 2007. Sutabri,Tata.2012. Konsep Sistem Informasi. Jakarta : Andi. http://blogdnd.files.wordpress.com/2012/10/p34- integrated-development-environment.pdf http://pengertiansisteminformasi.blogspot.com/20 09/08/penegertian-sistem-informasi.html 93