Optimalisasi JRA Untuk Peningkatan Akses Informasi Publik Nama Inovasi Optimalisasi JRA Untuk Peningkatan Akses Informasi Publik Produk Inovasi Peningkatan Pelayanan Persetujuan Jadwal Retensi Arsip (JRA) Lembaga Negara dan Pemerintah Daerah Untuk Pengelolaan Arsip Dinamis Penggagas Dr. Andi Kasman, SE., MM. Kelompok Inovator Kementrian / Lembaga Gambar Ilustrasi 1 / 5
Deskripsi 2 / 5
JRA sebagai salah satu instrumen terpenting dan wajib dimiliki oleh setiap organisasi untuk terciptanya arsip/dokumen perusahaan yang otentik, utuh, dan lengkap serta sebagai alat bukti sah tentang hak-hak keperdataan rakyat dan informasi publik yang terpercaya Setiap instansi hampir setiap hari menciptakan arsip sehingga menciptakan Boom Arsip yaitu penumpukan arsip pada lembaga negara dan pemerintahan daerah (PEMDA). Boom Arsip ditengarai karena instrumen pedoman untuk melakukan penyusutan arsip yaitu Jadwal Retensi Arsip (JRA) belum semuanya dimiliki oleh setiap instansi. Hanya 10% JRA PEMDA yang sudah disetujui Kepala ANRI. JRA sebagai salah satu instrumen terpenting dan wajib dimiliki oleh setiap organisasi untuk terciptanya arsip/dokumen perusahaan yang otentik, utuh, dan lengkap serta sebagai alat bukti sah tentang hak-hak keperdataan rakyat dan informasi publik yang terpercaya. Dalam prakteknya, JRA di Indonesia terdiri dari JRA Keuangan, JRA Kepegawaian, JRA Fasilitatif Non Keuangan dan Non Kepegawaian, dan JRA Substantif. Pelayanan persetujuan JRA oleh Kepala ANRI memakan waktu 3 bulan s.d. 1 tahun sehingga mengakibatkan munculnya Boom Arsip. Kondisi ini diperparah dengan adanya keterbatasan Pejabat Arsiparis yang dinyatakan Lulus Sertifikasi hanya sebanyak 216 orang dari 3.154 orang atau 6,84 %. Proyek perubahan ini membuat suatu perubahan atau terobosan arah kebijakan organisasi yaitu: 1) percepatan pelayanan persetujuan JRA dari 3 bulan menjadi 15 hari kerja dengan memperpendek tahapan Kertas Kerja Telaahan JRA dan ekspose pembahasan; 2) pemberian kewenangan kepada Gubernur sebagai wakil pemerintah pusat di daerah untuk dapat menetapkan persetujuan JRA Pemda Kabupaten/Kota; 3) melakukan sertifikasi kompetensi arsiparis minimal 30% pada tahun 2015; dan 4) mengintensifkan sosialisasi UU Kearsipan kepada seluruh stakeholders. Stakeholders yang terlibat dalam proyek perubahan ini terdiri dari stakeholders internal dan eksternal. Stakeholders internal terdiri dari Kepala ANRI, Deputi Bidang Pembinaan Kearsipan ANRI, Sekretaris Utama ANRI, Deputi Bidang Konservasi Arsip ANRI, Direktur Kearsipan Pusat ANRI, Direktur Kearsipan Daerah ANRI, Direktur Akreditasi dan Profesi Kearsipan ANRI, dan Arsiparis Madya. Sedangkan stakeholders eksternal terdiri dari Sekretaris Jenderal Kementerian/Lembaga (K/L), Sekretaris Daerah Provinsi/Kabupaten/Kota, Kepala Lembaga Kearsipan Daerah Provinsi/Kabupaten/Kota, Menteri Dalam Negeri, Menteri PAN-RB, BKN, Menteri Keuangan, Menteri PPN/Kepala Bappenas; dan DPR RI Komisi II. Jenis Inovasi Proses Nama Instansi Arsip Nasional RI Unit Instansi Kedeputian Bidang Pembinaan Kearsipan Arsip Nasional RI Tahun Inisiasi 2013 Tahun Implementasi 2014 Faktor Pendorong Faktor pendorong berhasilnya Peningkatan Pelayanan Persetujuan Jadwal Retensi Arsip (JRA) Lembaga Negara dan Pemerintah Daerah adalah 1. Dukungan dari Kepala ANRI dan pimpinan tinggi ANRI 3 / 5
2. Dukungan dari Gubernur dan Pemda Kabupaten/Kota 3. Semangat arsiparis tersertifikasi Faktor Penghambat Faktor penghambat dari Peningkatan Pelayanan Persetujuan Jadwal Retensi Arsip (JRA) Lembaga Negara dan Pemerintah Daerah adalah 1. Peraturan perundang-undangan di bidang kearsipan yaitu UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dan PP No. 28 Tahun 2012 serta peraturan pelaksanaannya belum tersosialisasi secara menyeluruh pada lembaga negara, Pemda, dan masyarakat; 2. Terjadi penumpukan arsip/dokumen perusahaan di unit pengolah/unit kerja; 3. Penyusutan arsip tidak berjalan sesuai dengan peraturan perundangan yang berlaku yaitu belum mempergunakan JRA sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip negara; 4. Pengelolaan arsip/dokumen perusahaan belum berorientasi pada pemenuhan pelayanan informasi publik arsip negara (Pasal 8 UU No. 14 Tahun 2008); 5. Pendokumentasian/pemberkasan (filing system) arsip/dokumen perusahaan belum menjawab good governance dan clean government, yang mengedepankan aspek transparansi dan akuntabilitas kegiatan serta autentisitas dan reliabilitas arsip; 6. Belum memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi (e-arsip) sebagai suatu sistem yang terpadu dalam mendukung pengelolaan arsip/dokumen perusahaan (implementasi e-arsip dalam SIKD (pengelolaan arsip dinamis), SIKS (pengelolaan arsip statis), dan JIKN (pengelolaan informasi kearsipan); 7. Kekurangan arsiparis yang memiliki tugas, fungsi, dan kewenangan dalam pengelolaan arsip di lembaga negara dan pemda; 8. Anggaran untuk bidang kearsipan masih rendah; dan 9. Arsip dianggap penting bila diperlukan. Alternatif Solusi yang dilakukan untuk mengatasi permasalahan tersebut adalah 1. ANRI melalui Deputi Bidang Pembinaan Kearsipan melakukan sosialisasi Peraturan Perundang-undangan di bidang kearsipan kepada Stakeholder pada Kementerian/Lembaga dan PEMDA Kabupaten/Kota, termasuk kepada BUMN, ORMAS dan ORPOL sejak tahun 2013 sd 2014, juga mendorong dan memfasilitasi Kementerian/Lembaga dan PEMDA Provinsi dan Kabupaten/Kota untuk melakukan sosialisasi kepada jajarannya sampai dengan tahun 2015 ini. 2. ANRI melalui Deputi Bidang Pembinaan Kearsipan pada tahun 2013 sd tahun 2015 ini telah melakukan kegiatan; (1) Bimbingan dan Konsultasi (BIMKOS) dan (2) kegiatan Supervisi penyelenggaraan kearsipan nasional bagi Kementerian/Lembaga termasuk BUMN untuk: Terciptanya pengolahan arsip negara sesuai standar, baik untuk penciptaan arsip negara (pembuatan dan penerimaan arsip) dan pemeliharaan arsip negara (pemberkasan/filing system dan penataan arsip aktif dan arsip inaktif); Terlaksananya penyusutan arsip negara sesuai peraturan perundang-udangan khsusnya kegiatan Pemusnahan Arsip Negara; Terlaksananya pengolahan dan penyajian arsip negara sebagai Informasi publik dan memberikan pelayanan kepada publik, sesuai amanat Pasal 8 UU No. 14 Tahun 2008 dan PP Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. 1. ANRI melalui Deputi Bidang Pembinaan Kearsipan pada tahun 2013 sd tahun 2015 ini telah melakukan kegiatan dan termasuk telah dimasukkan dalam agenda pembanguan Bidang RPJMN 2015-2019 yaitu implementasi e-arsip (SIKD dan SIKS) kepada Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah, BUMN dan Perguruan Tinggi Negeri (PTN) untuk terwujudanya Birokrasi Moderen berwujud Tertib Administrasi Pemerintahan dengan Tata Kelola Arsip Berbasis TIK dalam kerangka penerapan e-government; 2. ANRI melalui Deputi Bidang Pembinaan Kearsipan pada tahun 2014 telah menyusun dan menetapkan analisis kebutuhan nasional Arsiparis sebanyak 142.760 orang untuk kebutuhan Unit Kerasipan dan Lembaga Kearsipan pada Kementerian/Lembaga dan PEMDA Provinsi/Kabupaten/Kota. Tahapan Proses Peningkatan Pelayanan Persetujuan Jadwal Retensi Arsip (JRA) Lembaga Negara dan Pemerintah Daerah dilakukan dengan beberapa tahap sebagai berikut: 1. Merangkul berbagai stakeholder untuk mendapatkan dukungan terhadap program perubahan dengan melakukan rapat koordinasi. 4 / 5
Powered by TCPDF (www.tcpdf.org) 2. Mempercepat penyelesaian permohonan persetujuan JRA (realisasi 100%) lembaga negara dan pemerintah daerah provinsi serta pemerintah daerah kabupaten/kota tahun 2013 3. Mengadakan pelatihan arsiparis hingga 30% arsiparis tersertifikasi kompetensi kearsipan di tahun 2015 dapat terpenuhi Manfaat Kemanfaatan dari Peningkatan Pelayanan Persetujuan Jadwal Retensi Arsip (JRA) Lembaga Negara dan Pemerintah Daerah adalah 1. JRA sesuai dengan jadwal, tidak lebih dari 15 hari. 2. Efektivitas Pengelolaan Arsip Negara. Capaian Peningkatan Pelayanan Persetujuan Jadwal Retensi Arsip (JRA) Lembaga Negara dan Pemerintah Daerah adalah sebagai berikut : 1. Persetujuan JRA lebih cepat, tidak lebih dari 15 hari apabila semua persyaratan lengkap dari Kemenerian/Lembaga/PEMDA dan BUMN serta PTN sejak tahun 2014; 2. Realisasi 30% arsiparis tersertifikasi kompetensi kearsipan pada akhir tahun 2015; 3. Persetujuan JRA PEMDA Kabupaten/Kota yang telah memiliki Pedoman Retensi oleh Gubernur, telah menghasilkan Rancangan Peraturan Kepala ANRI pada Maret 2014, penetapannya terkendala dengan ditetapkannya UU Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah yang diundangkan bulan Desember 2014. 4. Monitoring pelaksanaan telah tercapai secara signifikan dan baik. Prasyarat Replikasi Peningkatan Pelayanan Persetujuan Jadwal Retensi Arsip (JRA) Lembaga Negara dan Pemerintah Daerah dapat direplikasi di wilayah lain dengan cara sebagai berikut 1. Adanya dukungan dari pimpinan yang menentukan keberhasilan program 2. Adanya dukungan SDM yang memadai untuk melaksanakan fungsi kearsipan 3. Adanya sarana dan prasarana yang dapat mendukung operasionalisasi penataan arsip Kontak Person Arsip Nasional Republik Indonesia Jl. Ampera Raya No. 7 Jakarta 12560g Telp/ email: 021 7805851 peswat 102 Sumber Dokumen proyek perubahan Diklatpim & verifikasi Instrumen Direktori Inovasi lewat email Teknik Validasi Data Sekunder Jumlah Dilihat 193 Kali Waktu Dibuat 2016-03-23 22:18:18 Terakhir Diubah 2016-03-23 22:20:37 Waktu Diunduh 2017-02-01 14:28:40 5 / 5