Buku 3: Bahan Ajar Pertemuan Ke - 5

UNIVERSITAS GADJAH MADA SEKOLAH VOKASI DIPLOMA REKAM MEDIS Buku 3: Bahan Ajar Pertemuan Ke - 5 DESAIN FORMULIR REKAM MEDIS Ganjil/III/VMR 2103 oleh Savitri Citra Budi, SKM.M.P.H Didanai dengan dana BOPTN P3-UGM Tahun Anggaran 2013

BAB II KONSEP DESAIN FORMULIR REKAM MEDIS PENDAHULUAN Deskripsi Singkat Materi ajar mengenai konsep desain formulir rekam medis merupakan materi wajib yang diterima mahasiswa D3 rekam medis. Dalam perkulihan ini mahasiswa akan mempelajari tentang dasar hukum desain formulir dan konsep desain formulir. Selain itu dalam subbahasan ini juga mempelajari tentang prinsip desain dan alur desain formulir, serta identifikasi 3 aspek dalam mendesain formulir. Materi konsep desain formulir disampaikan dalam 2x100 (2 kali pertemuan dengan waktu 100 setiap kali pertemuan). Pertemuan pertama dalam materi ini membahas tentang dasar hukum desain formulir untuk profesi perekam medis, prinsip desain formulir, dan alur desain formulir.. Pertemua kedua untuk materi ini membahas tentang identifikasi 3 aspek dalam desain formulir dan prosedur pengisian formulir. Manfaat Pemahaman materi yang baik pada subbahasan ini, dapat meningkatkan kemampuan mendesain formuliryang dimiliki mahasiswa, sehingga dapat meningkatkan profesionalisme dalam mendesain formulir sebagai modal untuk memasuki dunia kerja, khususnya pengetahuan tentang konsep dasar desain formulir di fasilitas pelayanan kesehatan. Relevansi Materi konsep dasar desain formulir rekam medis merupakan materi pokok yang harus dipahami oleh mahasiswa D3 Rekam Medis, karena materi ini merupakan salah satu kompetensi lulusan yaitu kompetensi ke 5 (statistik kesehatan) dengan judul unit kompetensi mengidentifikasi informasi yang dibutuhkan sebagai dasar pengambilan

keputusan. Mengidentifikasi kebutuhan data, khususnya di pelayanan gawat darurat dan rekam medis pasien bencana. untuk dapat membuat desain formulir yang sesuai dengan kebutuhan data. Kompetensi tersebut mengacu pada Keputusan Menteri Kesehatan RI Nomor 377 tahun 2007 tentang Standar Profesi Perekam Medis dan Informasi Kesehatan. Learning Outcomes Outcome pembelajaran materi ini adalah mahasiswa mampu menjelaskan konsep dasar desain formulir rekam medis. Keluaran pembelajaran ini sebagai LO-2 dari matakuliah Desain Formulir Rekam Medis. PENYAJIAN (Konsep Desain Formulir) DASAR HUKUM DESAIN FORMULIR Perkembangan teknologi tidak lagi dipungkiri dapat mempercepat pekerjaan yang dilakukan, begitu pula pada dunia kesehatan. Pemanfaatan rekam medis elektronik sangat mempercepat proses pada pengelolaan data pada unit rekam medis. Penerapan rekam medis elektronik harus tetap menjaga prinsip-prinsip pengelolaan rekam medis manual. Untuk itu penguasaan rekam medis manual diharapkan dapat menjadikan dasar pengembangan rekam medis elektronik yang baik, contohnya pada penguasaan materi desain formulir pada rekam medis manual diharapkan dapat menjadi dasar pengembangan desain formulir pada rekam medis elektronik. Beberapa keputusan yang mendasari kewajiban professional perekam medis untuk memperbaiki mutu formulir rekam medis termasuk di dalamnya merancang formulir rekam medis yaitu: a. Keputusan Menteri PAN Nomor 135 tahun 2002 tentang Jabatan Fungsional Perekam medis dan angka kreditnya b. Keputusan Menteri Kesehatan RI Nomor 377 tahun 2007 tentang Standar Profesi Perekam Medis dan informasi Kesehatan

c. Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor 269 tahun 2008 tentang Rekam Medis d. Peraturan Pemerintah Nomor 32 tahun 1996 tentang Tenaga Kesehatan e. Undang-Undang RI Nomor 36 tahun 2009 tentang Kesehatan f. Undang-Undang RI Nomor 11 tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik g. Undang-Undang RI Nomor 29 tahun 2004 tentang Praktik Kedokteran STANDAR PROFESI PEREKAM MEDIS Berdasarkan Keputusan Menteri Kesehatan (Kepmenkes) RI Nomor 377 tahun 2007 tentang standar profesi perekam medis dan informasi kesehatan bahwa pembuatan formulir rekam medis termasuk penjabaran dari kompetensi perekam medis. Berdasarkan Kepmenkes RI Nomor 377 tahun 2007 bahwa kompetensi perekam medis: 1. nomor 3 tentang Manajemen Rekam Medis dan Informasi Kesehatan, bahwa perekam medis mampu mengelola rekam medis dan informasi kesehatan untuk memenuhi kebutuhan pelayanan medis, administrasi dan kebutuhan informasi kesehatan sebagai bahan pengambilan keputusan, khususnya pada unit kompetensi mendesain formulir rekam medis. 2. nomor 5 tentang Statistik Kesehatan untuk unit kompetensi mampu Mendesain formulir untuk tahap pengumpulan data kesehatan, bahwa perekam medis mampu menggunakan statistik kesehatan untuk menghasilkan informasi dan perkiraan yang bermutu sebagai dasar perencanaan dan pengambilan keputusan di bidang pelayanan kesehatan, khususnya pada unit kompetensi mendesain formulir untuk tahap pengumpulan data kesehatan.

JABATAN FUNGSIONAL PEREKAM MEDIS Pembangunan kesehatan di Indonesia dapat ditingkatkan melalui standarisasi pelayanan kesehatan. Peningkatan mutu fasilitas pelayanan kesehatan merupakan salah satu upaya yang dapat dilakukan. Pada unit rekam medis kewajiban menjaga mutu formulir rekam medis harus dilakukan secara kontinue. Dasar hukum pelaksanaan kegiatan tersebut tertuang pada Keputusan Menteri PAN Nomor 135 tahun 2002 tentang Jabatan Fungsional Perekam Medis dan Angka Kreditnya. Dalam peraturan ini Bab V tentang Rincian Kegiatan dan Unsur yang Dinilai dalam Memberikan Angka Kredit, Pasal 7 (1) sebagai Perekam Medis pada tingkat penyelia mempunyai tugas antara lain: a. Membuat usulan bentuk formulir untuk pengolahan data kegiatan pelayanan medis dan panduan pengisiannya. b. Mengevaluasi formulir rekam medis yang digunakan. c. Memperbaiki bentuk formulir untuk pengolahan data kegiatan pelayanan medis dan panduan pengisiannya Tugas di atas merupakan sebagain kewajiban perekam medis tingkat penyelia yang terkait dengan desain formulir. Kewajiban tersebut merupakan salah satu kegiatan dalam rangka pembinaan karier dan peningkatan kualitas profesionalisme Pegawai Negeri Sipil yang menjalankan tugas pelayanan rekam medis. ATURAN DASAR DESAIN FORMULIR Formulir merupakan ruang yang membutuhkan isi data yang telah ditentukan. Formulir dapat berupa kertas ataupun dalam bentuk elektronik. Kegunaan formulir ini adalah untuk mengumpulkan data agar mendapatkan data yang seragam, merekam data, mengirimkan data, menyimpan data dan data mengambilnya kembali saat kapan saja ketika dibutuhkan. Formulir sangat penting untuk kebutuhan pengumpulan data. Tujuan dari adanya formulir adalah untuk menyeragamkan informasi

yang dikumpulkan dan yang dikeuarkan, serta menyederhanakan kegiatan pengumpulan dan pembagian data. Menurut Huffman (1994) aturan dasar atau prinsip desain formulir: 1. Sesuai kebutuhan pengguna Pelajari tujuan dan pemakaian formulir dan buatlah rancangan sesuai kebutuhan pengguna. Untuk mengtahui kebutuhan pengguna dapat dilakukan dengan mengidentifikasi kebutuhan pengguna dan studi dokumentasi dengan mempertimbangkan standar isi formulir. Identifikasi kebutuhan dilakukan dengan menggunakan alat ceklist. 2. Membuat formulir sesederhana mungkin Rancanglah formulir sesederhana mungkin, hilangkan data atau informasi yang tidak diperlukan. Untuk mendapatkan formulir yang sederhana dapat dilakukan dengan analisis kebutuhan item data antar formulir dalam petugas yg sama. 3. Terminologi yang standar Gunakan terminologi standar untuk semua elemen data atau gunakan definisi-definisi, beri label semua informasi. Untuk dapat menggunakan terminologi standar, maka perlu dibuat kebijakan tertulis yang disyahkan tentang terminologi standar dan sinkatan yang digunakan di rumah sakit. 4. Adanya pedoman pengumpulan dan interpretasi data Jika perlu masukan pedoman untuk menjamin agar pengumpulan dan intepretasi data konsisten. Pedoman pengisian diperlukan untuk contoh: a) isian pilihan (disilang, dicentang, dilingkar, dicoret, dll); b) Item yg isiannya lebih dr satu, misal laki-laki atau L atau Pria 5. Urutan penempatan item yang logis Untuk mendapatkan urutan penempatan item yang logis dapat dilakukan dengan menempatkan item formulir sesuai dengan alur pengisiannya atau alur mendapatkan informasi, misal: data sosial di

dapatkan lebih dahulu dari pada data medis, sehingga penempatan data sosial lebih dahulu setelah itu data medis. ALUR DESAIN FORMULIR RCH (2010) alur pembuatan desain formulir dimulai dari adanya ide untuk membuat atau memperbaiki formulir. Memperhatikan kebijakan terkait dengan perubahan formulir. Tahap selanjutnya analisis formulir tentang isi dan tujuannya. Untuk keberhasilan desain formulir dibentuk sebuah tim yang bertanggung jawab dalam proses tersebut. Presentasikan formulir dalam sebuah rapat. Apabila tidak ada masukan maka formulir siap untuk digandakan, tetapi kalau masih ada masukan, maka perbaiki desain yang ada dan presentasi ulang sampai mendapatkan kesepakatan dari manajemen. Setelah proses tersebut formulir siap untuk digandakan. formulir. Gambar di bawah ini merupakan alur pembuatan desain

Ide membuat atau merevisi formulir Kebijakan tentang desain formulir Pertimbangkan hal-hal untuk desain formulir: 1) Apakah formulir telah rasional? 2) Adakah informasi yang mirip dengan formulir yang akan di desain? 3) Apakah tujuan formulir telah Perhatikan ttg aspek Diskusi dengan unit kerja bagian sistem informasi rumah sakit Bentuk Tim dr Panitia RM yg bertanggungjawab untuk melakukan pengembangan formulir Presentasi draf formulir dalam pertemuan dg Tim panitia RM Umpan balik dari hasil Presentasi ulang dr hasil perbaikan ke manajemen Gunakan formulir baru & lakukan evaluasi formulir secara Y Perbaikan? Uji coba formulir Pengadaan formulir Tidak Implementasi formulir baru/ hasil revisi Gambar Alur Desain Formulir

DISKUSI PERTANYAAN DESAIN FORMULIR Lakukan diskusi terkait dengan materi ini: 1. Apakah yang menjadi dasar hukum bagi seorang pereka medis mempelajari materi desain formulir rekam medis! 2. Bagaimanakah cara untuk mendapatkan data sesuai kebutuhan pengguna, misalnya saja akan membuat lembar rawat jalan. 3. Sebutkan salah satu ciri formulir yang sederhana! 4. Sebutkan ciri formulir yang menggunakan terminology yang standar! 5. Sebutkan kebijakan yang perlu dipertimbangkan untuk membuat formulir informed consent!

JAWABAN PERTANYAAN: 1. Dasar hukum bagi seorang pereka medis mempelajari materi desain formulir rekam medis: Keputusan Menteri PAN Nomor 135 tahun 2002 tentang Jabatan Fungsional Perekam medis dan angka kreditnya, sebagai Perekam Medis pada tingkat penyelia mempunyai tugas antara lain: a. Membuat usulan bentuk formulir untuk pengolahan data kegiatan pelayanan medis dan panduan pengisiannya. b. Mengevaluasi formulir rekam medis yang digunakan. c. Memperbaiki bentuk formulir untuk pengolahan data kegiatan pelayanan medis dan panduan pengisiannya Keputusan Menteri Kesehatan RI Nomor 377 tahun 2007 tentang Standar Profesi Perekam Medis dan informasi Kesehatan: a. Kompetensi ke 3 tentang Manajemen Rekam Medis dan Informasi Kesehatan, dengan judul unit kompetensi mendesain formulir rekam medis. b. Kompetensi ke 5 tentang Statistik Kesehatan, dengan judul unit kompetensi mendesain formulir untuk tahap pengumpulan data kesehatan. Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor 269 tahun 2008 tentang Rekam Medis, tentang kewajiban dokter dan dokter gigi untuk membuat rekam medis. Dari pasal tersebut perlu untuk adanya desain formulir rekam medis yang sesuai kebutuhan, terutama dokter dan dokter gigi sesuai Permenkes tersebut untuk menuliskan rekam medis pasiennya. 2. Cara untuk mendapatkan data sesuai kebutuhan pengguna, misalnya saja akan membuat lembar rawat jalan dapat dilakukan dengan: a) observasi dengan alat ceklit terkait kegiatan yang ada di rawat jalan,

b) wawancara yang dilakukan kepada seluruh petugas terkait pelayanan rawat jalan tentang data yang dibutuhkan dan atau data yang akan dituliskan dalam rekam medis, c) studi dokumentasi isi rekam medis yang telah ditulisakan oleh tenaga kesehatan atau petugas terkait pelayanan rawat jalan untuk dibuat dalam bentuk formulir yang standar. 3. Ciri formulir yang sederhana: petugas yang sama tidak mengisi item data yang sama pada beberapa lembar formulir, misalnya dokter yang merawat harus menuliskan diagnosis pasien pada lembar poliklinik dan riwayat klinik, dan resume klinik. 4. Ciri formulir yang menggunakan terminology yang standar: penggunaan terminology atau istilah yang digunakan sudah disosialisasikan dan terdapat daftar istilah atau singkatan yang disahkan di rumah sakit setempat. 5. Kebijakan yang perlu dipertimbangkan untuk membuat formulir informed consent: a) Permenkes nomor 269 tahun 2008 tentang rekam medis b) Permenkes nomor 290 tahun 2008 tentang persetujuan tindakan kedokteran c) UU nomor 29 tahun 2004 tentang praktik kedokteran **vi**