RANCANG BANGUN SISTEM PENJADWALAN PRODUKSI DAN PERSEDIAAN BAHAN BAKU UD.KARYA JATI Miqdad Mashabi 1) S1/Jurusan Sistem Informasi, Sekolah Tinggi Manajemen Informatika & Teknik Komputer Surabaya email: mickmack_07@yahoo.com Abstract : Every manufacturing company always has a production planning and inventory of raw materials. Without the production planning and inventory of raw materials, the company is faced with the risk can t meet customer needs and the cost of carry or storage costs are high. The company's production data prior periods predicted using the single moving average to obtain the planning and the amount of goods produced in the next period. The output of the single moving average forecasting becomes the input of raw material inventory system using economic order quantity, so as to provide information on the company about the conditions of supply of raw materials which include the optimal point and the reorder point. The condition of raw material inventory and production scheduling system can help the company, especially the in determining the data item and the quantity of goods produced in the next period. While the condition of inventories may help the purchasing department to determine what raw materials are purchased and the amount of raw materials to be ordered. Keywords: Production planning, inventory, single moving average and the economic order quantity. Manajemen persediaan yang baik merupakan salah satu faktor keberhasilan suatu perusahaan manufacturing untuk melayani kebutuhan perusahaan dalam menghasilkan suatu produk yang berkualitas. Setiap perusahaan manufaktur memerlukan penjadwalan produksi yang tepat untuk mengembangkan proses produksi. Salah satu upaya yang dilakukan adalah dengan penjadwalan produksi yang bertujuan untuk mencegah terjadinya kekurangan bahan baku produksi pada saat proses produksi. UD.Karya Jati adalah salah satu perusahaan industri manufaktur yang bergerak di bidang furniture, produk yang diproduksi antara lain, lemari, meja belajar, rak serba guna. Dalam perusahaan ini setiap periode produksi berbeda-beda jumlah produksinya, tergantung jumlah permintaan distributor. Bila jumlah produksi setiap periode tidak diperhitungkan secara tepat, maka akan terjadi kelebihan atau bahkan kekurangan persediaan bahan baku produksi. 1
Berdasarkan uraian diatas, diperlukan sebuah sistem yang dapat meramalkan persediaan bahan baku produksi di masa datang pada penjadwalan produksi periode berikutnya. Untuk menentukan jumlah persediaan bahan baku yang diperlukan pada periode berikutnya dan titik pemesanan kembali (reorder point) digunakan Economic Order Quantity (EOQ). Peramalan banyak mempunyai arti, maka peramalan tersebut perlu direncanakan dan dijadwalkan sehingga diperlukan suatu periode waktu yang paling dibutuhkan untuk membuat suatu kebijakan dan beberapa hal yang mempengaruhi kebijakan tersebut. Dengan adanya sistem untuk menjadwalkan persediaan bahan baku ini diharapkan dapat membantu pihak perusahaan UD.Karya Jati, terutama bagian produksi, sehingga tidak terjadi keterlambatan dalam proses produksinya. Konsep Dasar Sistem Informasi Menurut Kristanto (003:), sistem adalah kumpulan elemen elemen dan bekerja sama untuk memproses masukan atau input yang ditunjukkan kepada sistem tersebut dan mengolah input tersebut sampai menghasilkan keluaran atau output yang diinginkan. Adapun penjelasan tentang elemen elemen dari sistem adalah : a. Tujuan, sistem dapat berupa tujuan usaha, kebutuhan pemecahan masalah, dan lain sebagainya. b. Batasan, merupakan batasan batasan yang ada dalam mencapai tujuan dari sistem, yang dapat berupa peraturan peraturan, permasalahan yang dibahas peralatan, persinil dan lain sebagainya. c. Penghubung, penghubung merupakan media antara satu subsistem dengan subsistem lain sehingga output (keluaran) dari subsistem akan dapat menjadi input (masukan) bagi sub sistem lain. d. Input (masukan), merupakan bagian yang bertugas untuk menerima data masukan, dimana data dapat berupa asal masukan, frekuensi pemasukan data dan jenis pemasukan data. e. Proses, merupakan bagian yang memproses masukan data menjadi informasi yang sesuai dengan keinginan penerima. f. Output (keluaran) merupakan keluaran atau tujuan akhir dari sistem yang dapat berupa laporan, tabel atau grafik. Sedangkan informasi adalah kumpulan data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna bagi pengguna informasi tersebut. Peranan Persediaan Pada dasarnya persediaan mempermudah jalannya operasi perusahaan yang dilakukan secara berturut-turut untuk memproduksi barang. Menurut Sujadi Prawirosentono (000:69), persediaan diadakan mulai dari
bahan baku sampai barang jadi, antara lain berguna untuk: 1. Mengurangi resiko keterlambatan datangnya bahan-bahan yang dibutuhkan untuk menunjang proses produksi perusahaan.. Mengurangi resiko penerimaan bahan baku yang dipesan tetapi tidak sesuai dengan pesanan sehingga harus dikembalikan. 3. Menyimpan bahan/barang yang dihasilkan secara musiman sehingga dapat digunakan seandainya bahan/barang itu tidak tersedia dipasaran. 4. Mempertahankan stabilitas operasi produksi perusahaan, yang berarti menjamin kelancaran proses produksi. 5. Upaya penggunaan mesin yang optimal, karena terhindar dari terhentinya operasi menggunakan perhitungan EOQ, maka persediaan yang ada di dalam gudang tidak terlalu banyak, tapi juga tidak akan terlalu sedikit. Sehingga aktivitas perusahaan tidak terganggu karenanya. Salah satu masalah dalam menentukan analisis EOQ adalah bahwa sulit bagi kita untuk dapat menentukan titik pemesanan kembali. Bahwa titik pemesanan kembali diperlukan untuk mencegah terjadinya kehabisan stok (kekurangan) selama waktu antara melakukan pemesanan dan penerimaan pesanan tersebut. Jumlah pesanan pada setiap pembelian (Q) yang optimal akan memperoleh total biaya persediaan (TC) yang minimal. Secara matematis jumlah pesanan yang optimal (Q*) dapat dihitung sebagai berikut : produksi karena ketidakadaan persediaan (Stock Out). dtc dq CR Q H 0 6. Memberikan pelayanana kepada konsumen dengan baik, dimana keinginan atau konsumen pada suatu waktu dapat dipenuhi dengan memberikan jaminan tetap tersediaanya barang jadi tersebut. CR Q Q H CR H Metode Economic Order Quantity EOQ adalah jumlah unit (kuantitas) Q * CR H barang yang dapat dibeli dengan biaya minimal. Tujuan model persediaan ini adalah menentukan jumlah pesanan yang dapat meminimumkan biaya penyimpanan dan biaya pemesanan persediaan. Dengan Persamaan untuk kuantitas pembelian optimal : EOQ = Q* = CR / H H = P f B = RL / N 3
Di mana: R : Permintaan perbulan (unit). C : Biaya pemesanan setiap pesanan (Rp). Q : Jumlah setiap pesanan pada setiap pembelian (unit). H : biaya penyimpanan perunit (Rp). P : harga pembelian (Rp) perunit. f : biaya penyimpanan perunit yang dinyatakan dalam persentase. B : titik pemesanan kembali (unit). L : waktu tunggu (Lead time). N : banyaknya periode lead time dalam periode permintaan Titik Pemesanan Kembali Reorder point adalah saat titik di mana harus diadakan pesanan lagi sedemikian rupa sehingga kedatangan atau penerimaan barang yang dipesan itu adalah tepat pada saat dibutuhkan. Pemesanan kembali ini perlu dilakukan oleh perusahaan pada setiap periode untuk mencegah terjadinya kekurangan barang. Sehingga aktivitas perusahaan tidak terganggu. Metode Single Moving Averages Menurut Salah satu cara untuk mengubah pengaruh data masa lalu terhadap nilai tengah sebagai ramalan adalah dengan menentukan sejak awal berapa jumlah nilai observasi masa lalu yang akan dimasukkan untuk menghitung nilai tengah. Untuk menggambarkan prosedur ini digunakan istilah rata-rata bergerak (moving average) karena setiap muncul nilai observasi baru, nilai rata-rata baru dapat dihitung. Rata-rata bergerak ini kemudian menjadi ramalan untuk periode mendatang. Untuk menentukan ramalan pada periode yang akan datang memerlukan data historis selama jangka waktu tertentu. Misalnya dengan metode 4 bulanan moving average ramalan bulan ke- 5 baru dapat dihitung setelah bulan keempat berakhir demikian seterusnya. F t-1 = X X 1 X t... N X t t t N 1 keterangan: F t-1 = Ramalan untuk periode ke t 1 X t = Data untuk periode ke t N = Jangka waktu rata rata bergerak Perhitungan kesalahan meramal diuraikan dibawah ini: 1. Error = Data rill Ramalan ei = Xi Fi, dimana Xi adalah data periode ke i sedangakan Fi adalah ramalan periode ke t.. Mean Absolute Error Adalah rata rata absolute dari kesalahan meramal, tanpa mengiraukan tanda positif atau negative. Mean Absolute Error = (Spyros, 00). 3. Mean Squared Error Adalah rata rata kesalahan meramal dikuadratkan. Mean Squared Error ( Spyros, 00). 4
Model Pengembangan Berdasarkan proses persediaan barang berikut disajikan Block Diagram untuk Supplier Data Supplier Data Permintaan Barang Data Komponen menjelaskan alur proses yang terjadi dalam sistem secara umum. 0 Data Pembelian Data Stock Barang Block Diagram Sistem Perencanaan Produksi dan Persediaan Bahan Baku Proses Perencanaan Data Permintaan Produksi dengan Daftar Rencana Barang Single Moving Produksi average text Data Permintaan Distributor Data Distributor Data Barang Laporan Penjualan hasil_peramalan Sistem Penjadwalan Produksi dan Persediaan Bahan Baku UD kary a Jati hasil EOQ Laporan Pembelian Data order Data Stock Komponen Data Persediaan Bahan Baku Proses Perhitungan EOQ Daftar Bahan Baku yang dipesan Data Produksi Gambar 1. Block Diagram Tahap peramalan meliputi aktivitas peramalan penjualan barang yang dilakukan pada bulan yang telah ditentukan. Peramalan barang periode ke-n ditentukan menggunakan single moving averages sedangkan untuk tahap analisa persediaan yaitu memasukkan hasil rata-rata dari peramalan kedalam metode EOQ (Economic Order Quantity). Context Diagram Diagram ini menggambarkan rancangan global/ keseluruhan dari proses yang ada pada DFD. Berikut ini merupakan tampilan dari context diagram sistem yang dirancang. Data barang Laporan Peramalan Produksi Data Peramalan Data Rencana Produksi Gambar. Data Flow Diagram Pada Context Diagram diatas terdapat 6 external entity yaitu supplier, distributor, bagian pembelian, gudang, dan bagian produksi. Masing- masing dari entity memberikan input dan oleh sistem diberikan output yang berupa laporan atau data yang diperlukan. Pada proses persediaan barang dimulai dari penentuan peramalan dan stock barang sehingga didapatkan stock minimum bagi perusahaan. DFD Level 0 Pada DFD level 0 terdapat 4 proses utama yaitu : proses penjualan, proses peramalan, proses pembelian dan proses pembuatan laporan. 5
1 Data_distributor identitas_distributor data_stock 4 Stock Barang 1 [Data Permintaan] Distributor [Data Distributor] [Data Barang] PENJUALAN [Data Stock Barang] [Data Permintaan Barang] Form perhitungan peramalan ini Data Barang Data penjualan digunakan untuk menghitung rata-rata 3 Data Barang Data Penjualan jumlah barang yang diproduksi pada bulan [Data Rencana Produksi] permintaan berikutnya. Dalam Perhitungan ini digunakan master barang [Data barang] metode single moving average. Produksi [Data Produksi] PERAMALAN [Data Peramalan] [hasil_peramalan] komponen [hasil EOQ] data peramalan 7 Data Komponen data_kom ponen data EOQ 6 EOQ 5 Hasil Peramalan hasil_peramalan 3 Supplier [Data Komponen] [Data Supplier] [Data Pembelian] PEMBELIAN hasil EOQ [Data Stock Komponen] [Data order] pembelian 9 Data Pembelian Detail_pembelian 4 [Laporan Penjualan] LAPORAN [Laporan Pembelian] [Laporan Peramalan] Gambar 3. Level 0 Sistem Penjadwalan Produksi dan persediaan HASIL DAN PEMBAHASAN Peramalan Gambar 5. Form Menu Produk Form menu produk digunakan untuk input jumlah produksi barang dan menghitung jumlah komponen yang diperlukan untuk memproduksi barang tersebut. Perhitungan EOQ Gambar 6. Form Perhitungan EOQ Gambar 4. Form Perhitungan Peramalan 6
Form perhitungan ini digunakan untuk menghitung reorder point dari barang tertentu sehingga dapat ditentukan stock minimum pada komponen pendukung. Dalam Perhitungan ini digunakan metode economic order quantity yang mana inputnya diambil dari hasil peramalan. Pembelian Form pembelian digunakan untuk menyimpan data pembelian dari supplier. Form penjualan digunakan untuk mengetahui penjualan barang dan jumlah barang yang telah dijual. Kesimpulan Kesimpulan yang dapat diambil dari rancang bangun sistem penjadwalan produksi dan persediaan bahan baku pada UD.Karya Jati adalah sebagai berikut: 1. Penjadwalan produksi dapat dilakukan dengan menggunakan peramalan metode single moving average, sedangkan persediaan bahan baku dengan menggunakan Economic order quantity.. Rancang bangun sistem penjadwalan produksi dan persediaan bahan baku Penjualan Gambar 7. Form Pembelian dapat menentukan jumlah barang yang diproduksi pada periode berikutnya. 3. Sistem Penjadwalan produksi dan persediaan bahan baku yang telah dibuat dapat membantu pihak manajemen UD.Karya Jati dalam menentukan jumlah produksi barang dan stok bahan baku. Gambar 8. Form Penjualan 7
Saran Adapun saran yang dapat digunakan untuk mengembangkan aplikasi yang telah dibuat adalah sebagai berikut: 1. Sistem yang sudah dibuat perlu diintegrasikan dengan sistem yang lain misalnya dengan sistem administrasi dan gudang.. Sebagai pembanding dapat dicoba dengan metode yang lain seperti metode winter, metode holt dan metode permalan yang lainnya. Sebagai pembanding persediaan dapat digunakan metode lain, selain metode EOQ misalnya economic production quantity (EPQ), material requirement planning (MRP) ataupun just in time (JIT). Spyros, Makridaris, Steven C. Wheelwright & Viktor E. Mcgee, 00, Metode dan Aplikasi Peramalan, Erlangga, Jakarta Taylor, Bernard W., 001, SAINS MANAJEMEN Pendekatan Matematika untuk Bisnis, Buku, Penerbit Salemba Empat, Jakarta. Romeo, 003, Testing Dan Implementasi Sistem, Edisi Pertama, STIKOM, Surabaya. DAFTAR RUJUKAN Assauri, Softjan., 004, Manajemen Produksi dan Operasi, Jakarta: Lembaga Penerbit Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia Elwood,Buffa,1996,Manajemen Operasi Produksi Modern, Penerbit Binarupa Aksara, Jakarta. Gaspersz, Vincent., 004, Production Planning and Inventory Control, Penerbit Gramedia Pustaka Utama, Jakarta. Kristanto, Adri., 003, Perancangan Sistem dan Aplikasinya, Gava Media Yogyakarta. 8
Lampiran 1. Context Diagram Supplier Data Supplier Data Komponen Data Permintaan Barang 0 Data Pembelian Data Stock Barang Distributor Data Permintaan Data Distributor Data Barang Sistem Penjadwalan Produksi dan Persediaan Bahan Baku UD kary a Jati hasil EOQ Data Stock Komponen Laporan Penjualan hasil_peramalan Laporan Pembelian Data order Data Produksi Data barang Laporan Peramalan Data Peramalan Produksi Data Rencana Produksi 9
Lampiran. DFD Level 0 1 Data_distributor identitas_distributor data_stock 4 Stock Barang 1 Distributor [Data Permintaan] [Data Distributor] [Data Barang] Data Barang PENJUALAN [Data Stock Barang] [Data Permintaan Barang] Data penjualan 3 Data Barang Data Penjualan permintaan [Data Rencana Produksi] master barang [Data barang] Produksi komponen [Data Produksi] PERAMALAN [Data Peramalan] [hasil_peramalan] [hasil EOQ] 7 Data Komponen data peramalan data_kom ponen data EOQ 5 Hasil Peramalan 6 EOQ hasil_peramalan 3 Supplier [Data Komponen] [Data Supplier] [Data Pembelian] PEMBELIAN hasil EOQ [Data Stock Komponen] [Data order] pembelian 9 Data Pembelian Detail_pembelian 4 [Laporan Penjualan] [Laporan Peramalan] LAPORAN [Laporan Pembelian] 10