Estimasi Biaya Penawaran Kontraktor Kecil: Praktek dan Kebutuhan Implementasi dalam Aplikasi Manajemen Proyek Konstruksi Muhamad Abduh dan Usman Sukmana Fakultas Teknik Sipil dan Lingkungan Institut Teknologi Bandung Email: abduh@si.itb.ac.id Abstrak Keberadaan kontraktor kecil tetap menjadi bagian penting dari usaha pengembangan jasa konstruksi nasional, karena dari segi jumlah sekitar 90% perusahan pelaksana konstruksi yang terdaftar di LPJKN adalah kontrakor kecil. Kemampuan kontraktor kecil dalam pengelolaan proyek konstruksi, sesuai dengan namanya, masih relatif rendah, yang menjadi tantangan sendiri dalam usaha pengembangan jasa konstruksi di Indonesia. Makalah ini menyampaikan suatu penelitian lanjutan dari usaha untuk mendapatkan gambaran sejauh mana praktek pengelolaan proyek konstruksi dilakukan oleh kontraktor kecil. Penelitian tersebut terfokus kepada bagaimana kontraktor kecil melakukan estimasi biaya penawaran serta penggunaan hasil estimasi tersebut dalam pengendalian proyek. Dalam penelitian ini, sebuah survey, dengan menggunakan metoda lokakarya, dilakukan kepada beberapa perusahaan kontraktor klasifikasi kecil di kota Bandung. Hasil dari survey tersebut memberikan gambaran umum praktek estimasi biaya penawaran yang dilakukan, permasalahan yang dihadapi, serta potensi pengembangan sistem estimasi biaya penawaran yang terkait dengan pengelolaan proyek di lingkungan kontraktor kecil. Gambaran mengenai praktek estimasi biaya penawaran ini selanjutnya digunakan sebagai dasar perancangan implementasi sistem estimasi biaya penawaran dan integrasi modul estimasi biaya tersebut pada suatu aplikasi komputer pengelolaan proyek konstruksi untuk kontraktor kecil yang telah dikembangkan sebelumnya. Kata Kunci: estimasi biaya, kontraktor kecil, penawaran, proyek 1. Pendahuluan Kompleksitas proyek konstruksi semakin hari semakin meningkat sehingga membutuhkan pengelolaan sumber daya lebih baik lagi. Industri konstruksi di Indonesia pada saat ini dan saat yang akan datang akan menghadapi tugas berat untuk merekonstruksi infrastruktur dan fasilitas produksi yang sudah menurun kondisinya serta membangunan komunitas, infrastruktur dan kompleks industri yang baru. Hal ini tentunya membutuhkan kemampuan pelaksana konstruksi (kontraktor) untuk bisa lebih efesien dalam pengelolaan proyek konstruksinya (Hendrickson 2000, Oberlender 2000). Suatu studi yang dilakukan untuk menilai sejauh mana kesiapan pelaksana konstruksi di Indonesia dalam upaya untuk meningkatkan nilai (value) suatu produk konstruksi dengan mengurangi pemborosan (waste) yang terjadi dalam proses pelaksanaan proyek konstruksi, atau lebih sering disebut prinsip konstruksi ramping (lean construction), telah menunjukkan kelemahan kontraktor besar di Indonesia dalam hal perencanaan dan penjadwalan (planning and schedulling), evaluasi, dan pengendalian (Abduh dan Roza
2006). Penyebab dari kelemahan tersebut adalah faktor sumber daya manusia, serta ketersediaan dan penggunaan teknologi yang mempermudah penguasaan dan pelaksanan pengelolaan konstruksi di lapangan. Di lain pihak, sebagaimana diketahui, data statistik dari Lembaga Pengembagan Jasa Konstruksi Nasional (LPJKN) menunjukkan bahwa di Indonesia terdapat sekitar 120.000 perusahan pelaksana konstruksi dan 90% dari jumlah tersebut adalah kontrakor kecil. Hal ini menimbulkan tantangan dalam upaya pengembangan jasa konstruksi di Indonesia, dengan mengingat kemampuan kontraktor kecil dalam pengelolaan proyek konstruksi relatif lebih rendah dari kontraktor besar. Dengan demikian, suatu kebutuhan yang nyata, bahwa diperlukan suatu upaya untuk meningkatkan kinerja pengelolaan proyek konstruksi yang dilakukan oleh kontraktor kecil. Namun demikian, fakta yang nyata dari bagaimana praktek pengelolaan proyek oleh kontraktor kecil masih diperlukan untuk lebih fokus kepada permasalahan inti dari kelemahan pengelolaan proeyek yang dimiliki kontraktor kecil. Diharapkan gambaran yang nyata dari kondisi cara pengelolaan proyek kontraktor kecil tersebut dapat memberikan jalan usaha peningkatakan yang harus dilakukan dalam pengembangan jasa konstruksi di Indonesia, melalui pemberdayaan kontraktor kecilnya. Makalah ini menyampaikan suatu penelitian lanjutan dari usaha untuk mendapatkan gambaran sejauh mana praktek pengelolaan proyek konstruksi dilakukan oleh kontraktor kecil. Penelitian tersebut terfokus kepada bagaimana kontraktor kecil melakukan estimasi biaya penawaran serta penggunaan hasil estimasi tersebut dalam pengendalian proyek. Gambaran mengenai praktek estimasi biaya penawaran ini selanjutnya digunakan sebagai dasar perancangan implementasi sistem estimasi biaya penawaran dan integrasi modul estimasi biaya tersebut pada suatu aplikasi komputer pengelolaan proyek konstruksi untuk kontraktor kecil yang telah dikembangkan sebelumnya. Diharapkan aplikasi komputer pengelolaan proyek konstruksi tersebut dapat berperan serta dalam meningkatkan kemampuan kontraktor kecil di Indonesia. 2. Praktek Pengelolaan Proyek Konstruksi oleh Kontraktor Kecil Suatu penelitian telah dilakukan di Laboratorium Manajemen dan Rekayasa Konstruksi, Fakultas Teknik Sipil dan Lingkungan, ITB, yang bertujuan untuk mengidentifikasi bagaimana praktek perencanaan, pemutahiran kemajuan, serta pengendalian proyek dilakukan oleh kontraktor kecil. Selanjutnya, dengan menggunakan informasi mengenai praktek yang dilakukan di lapangan, penelitian ini dilanjutkan untuk membangun suatu perangkat lunak pengelolaan proyek konstruksi untuk kontraktor kecil yang mudah digunakan dengan bertumpu pada aplikasi komputer spreadsheet (Microsoft Excel) (Abduh et al. 2006). Hasil penelitian awal mengenai praktek pengelolaan proyek konstruksi oleh kontraktor kecil di kota Bandung adalah antara lain sebagai berikut: 1. Kontraktor kecil telah melakukan perencanaan, pemantauan atau pemutahiran kemajuan, serta pengendalian proyek konstruksi sebagai bagian kegiatan bisnisnya untuk mencapai harapan pemilik. 2. Untuk mendukung pengelolaan proyek tersebut, kontraktor kecil tidak menggunakan kakas yang canggih maupun yang mahal, karena kompleksitas
proyek yang mereka tangani adalah rendah dengan durasi maksimal 7 bulan dengan jumlah item pekerjaan kurang dari 70 buah. 3. Bar-chart dan kurva-s merupakan metoda yang sering digunakan dalam perencanaan jadwal pekerjaan, namun jarang digunakan untuk pengendaliannya. 4. Kendala yang terbesar adalah ketersediaan sumber daya manusia, biaya dan waktu untuk kebutuhan pemantauan atau pemutahiran kemajuan pekerjaan dan pengendalian proyek. 5. Microsoft Excel merupakan aplikasi yang paling banyak digunakan untuk kegiatan perencanaan proyek, namun masih jarang digunakan untuk pengendalian proyek. Namun demikian, Microsoft Excel adalah perangkat lunak yang paling popular dibandingkan dengan Microsoft Project dan Primavera Project Planner. 3. Aplikasi Spreadsheet untuk Kontraktor Kecil Berdasarkan hasil temuan tersebut di atas, maka sebuah prototype aplikasi spreadsheet dikembangkan dengan nama Gnome PM (Abduh et al. 2007). Nama gnome, yang berarti kurcaci yang kerdil, diambil untuk mewakili kondisi kontraktor kecil. Sedangkan PM berarti Project Management. Aplikasi spreadsheet yang dikembangkan ini menggunakan banyak kemampuan Microsoft Excel secara otomatis sehingga pengguna akan tidak sadar telah menggunakan utilitas tersebut dan mendapatkan manfaat berupa kecepatan dan kemudahan. Gnome PM dapat membantu kontraktor dalam tiga tahapan pengelolaan proyek berikut: Perencanaan Proyek. Dalam tahapan ini pengguna dapat membuat daftar pekerjaan pada proyek yang direncanakan, menetapkan hubungan logika satu pekerjaan dengan pekerjaan yang lain (Start-to-Start atau Finish-to-Start), serta menetapkan durasi, volume, dan biaya masing-masing pekerjaan. Pemasukan data tersebut dibantu oleh suatu formulir elektroknik yang mudah (Gambar 1). Hasil pemasukan data tersebut selanjutnya akan diolah oleh aplikasi dan secara otomatis akan dihasilkan kurva-s dan bar-chart rencananya. Pemantauan atau Pemutahiran. Selanjutnya aplikasi ini dapat digunakan untuk memantau pekerjaan perminggu dengan melakukan pemutahiran data kemajuan masing-masing pekerjaan, baik dari segi mulai dan akhir pelaksanaan, maupun dengan menggunakan prosentase kemajuan pekerjaan fisik. Untuk proses pemutahiran ini, sebuah formulir elektronik yang mudah disediakan (Gambar 2). Pengendalian. Untuk melakukan pengendalian, tentunya harus ada data rencana dan data aktual untuk dibandingkan. Aplikasi ini telah menyediakan laporan mingguan dalam bentuk tabulasi yang mempersandingkan rencana pekerjaan serta aktual capaian pekerjaan. Selain itu grafik terpadu berupa kurva-s dan barchart baik rencana maupun aktual disediakan pula oleh aplikasi ini dengan otomatis. Dengan demikian, kontraktor kecil tidak perlu susah payah membuat laporan mingguan untuk diserahkan kepada pengawas atau pemilik (Gambar 3 dan 4).
Gambar 1: Formulir Elektronik untuk Pemasukan Data Pekerjaan Gambar 2. Formulir Elektronik untuk Pemutahiran Pekerjaan
Gambar 3. Kurva-S dan Bar-chart Rencana dan Aktual untuk pengendalian Gambar 4. Formulir untuk Membuat Laporan Tabulasi Mingguan Aplikasi Gnome PM ini telah diuji oleh 11 kontraktor kecil di kota Bandung dan tingkat kepuasan mencapai 80%. Beberapa batasan terdapat pada aplikasi ini dan lebih terkait dengan kebutuhan nyata dari kontraktor kecil, seperti durasi maksimal 7 bulan, hubungan antar pekerjaan hanya Start-to-Start dan Finish-to-Start, jumlah item pekerjaan maksimal 70 buah. Pada saat ini Gnome PM sedang dikembangkan lebih lanjut untuk memadukan modul estimasi biaya ke dalamnya agar perencanaan
penawaran dapat dilakukan pada aplikasi ini dan secara otomatis dapat digunakan untuk kebutuhan pengelolaan proyek lebih lanjut. Saat ini, aplikasi masih dalam versi Beta dapat digunakan secara cuma-cuma dan tersedia untuk di-download pada alamat website berikut: http://si.itb.ac.id/~abduh/gnomepm. 4. Survey Praktek Estimasi Biaya Kontraktor Kecil Terkait dengan adanya kebutuhan penyempurnaan perangkat lunak Gnome PM dalam hal modul estimasi biaya. Suatu studi lanjutan dilakukan untuk menjawab hal ini dengan melakukan suatu survey praktek estimasi biaya konstruksi yang dilakukan oleh kontraktor kecil serta mencoba mengakomodasinya dalam bentuk aplikasi spreadsheet yang terintegrasi dengan Gnome PM. Survey dalam studi tersebut dilakukan dengan menggunakan perangkat kuesioner dengan tujuan untuk mengetahui praktek estimasi biaya yang biasa dilakukan di lapangan oleh kontraktor kecil serta kendala-kendala yang dihadapi pada saat melakukan estimasi biaya di lapangan. Survey dilakukan dengan metoda lokakarya dengan mengundang tujuh kontraktor kecil yang berada di sekitar Kota Bandung. Responden menjawab 51 pertanyaan dalam kuesioner menyangkut hal-hal yang bersifat umum sampai kepada hal yang bersifat khusus tentang pelaksanaan estimasi biaya. 4.1. Profil Perusahaan Responden Perusahaan yang terlibat dalam survey adalah perusahaan kontraktor kecil yang berada di kawasan Bandung dan sekitarnya yang juga telah terlibat pada studi sebelumnya. Berikut adalah profil perusahaan responden: Dari seluruh responden yang disurvei dapat diketahui sebanyak 48,78 % perusahaan bergerak di bidang konstruksi gedung, sementara 29,27 % bergerak pada bidang pekerjaan jalan. Lama pengerjaan proyek untuk kontraktor yang disurvei, sebagian besar berkisar antara 1 6 bulan, hanya sebagian kecil (8,69 %) yang mempunyai durasi proyek lebih lama dari 6 bulan. Sebagian besar responden melakukan perencanaan dan pengendalian proyek pada 2 aspek, yaitu biaya dan waktu. Responden yang menjawab kuesioner adalah personal yang menangani masalah estimasi biaya (estimator), dan perusahaan yang mereka tempati berumur sekitar 6-10 tahun (42.86% responden), serta ada yang lebih dari 10 tahun sekitar (33.33 % responden). Peran informasi teknologi dalam bidang konstruksi sangatlah diharapkan oleh para kontraktor kecil, hal ini ditunjukkan bahwa 100 % responden memerlukan pengautomasian estimasi biaya. Software yang sering digunakan oleh kontraktor kecil adalah Microsoft Excel. Kendala yang paling banyak terjadi dalam menggunakan Microsoft Excel adalah masalah kecepatan (41.7%).
4.2. Praktek Estimasi Biaya Secara umum, hambatan yang ditemui dalam melakukan estimasi biaya adalah terkait dengan waktu, fasilitas, dan biaya yang tersedia. Kontraktor dalam hal ini tidak memiliki waktu yang cukup untuk melakukan estimasi biaya dengan akurat, fasilitas untuk mendukung kegiatan estimasi tersebut masih kurang termasuk fasilitas perangkat lunak, dan biaya yang ddibutuhkan untuk memenuhi fasilitas tersebut dianggap terlampau besar yang salah satunya dikarenakan tidak mampunya membeli perangkat lunak estimasi biaya. Dalam pelaksanan estimasi biaya, terdapat kendala lain yang dirasakan oleh kontraktor kecil terutama terkait dengan proses perhitungan estimasi yaitu yang terkait dengan penentuan koefisien pekerjaan. Hal ini berarti bahwa kontraktor kecil memiliki kesulitan dalam estimasi produktivitas pekerjaan yang biasanya didapat dari data pengalaman di lapangan. Kesulitan lain adalah dalam tahap menganalisis harga satuan, hal ini berkaitan secara langsung dengan koefisien pekerja namun cakupannya lebih luas dengan hasil akhir kepada harga item per satuan volume. Selanjutnya hasil dari survey yang menggambarkan praktek estimasi biaya yang dilakukan oleh kontraktor kecil adalah sebagai berikut: Volume pekerjaan yang diperoleh oleh kontraktor biasanya bersumber dari owner dan juga perhitungan hasil sendiri. Hal ini terjadi karena jenis kontrak yang biasa digunakan adalah jenis kontrak lumpsum, dimana volume pekerjaan telah ditentukan sebelumnya oleh owner sebagai acuan. Dalam melakukan estimasi volume material yang terbuang, kontraktor kecil melakukannya dengan mengacu kepada prosentase volume material tersebut pada suatu pekerjaan, menerapkannya pada semua jenis material yang sama pada pekerjaan lain, serta menggunakan prosentase terhadap item pekerjaan tanpa analisa lebih detail. Kontraktor kecil tidak memiliki kodefikasi item pekerjaan yang baku. Hal ini dikarenakan ketidaktahuan terhadap manfaat kodefikasi itu sendiri untuk kepentingan estimasi dan aplikasi lainnya yang terkait. Semua responden melakukan survey harga dalam setiap perencanaan estimasi biaya. Sekitar 50% responden mendapatkan informasi harga baru dari supplier dan mayoritas kontraktor kecil melakukan survey setiap ada proyek baru. Item yang selalu diupdate adalah item tertentu yang berkaitan dengan proyek. Semua responden melakukan analisis produktifitas item pekerja dan selalu didokumentasikan untuk dijadikan acuan dalam pengerjaan proyek berikutnya. Update data produktifitas dilakukan apabila ada proyek baru. Pencatatan produktivitas dilakukan per pekerjaan, artinya responden mencatat suatu produktivitas pekerjaan dalam bentuk satu crew pekerja untuk pekerjaan tertentu. Untuk biaya tidak langsung yang diperhitungkan oleh kontraktor adalah biaya overhead, kontingensi, profit, serta biaya pajak dan asuransi pada proyek. Semua responden memperhitungkan biaya overhead yang disisipkan pada persentase biaya keseluruhan proyek.
Semua responden memperhitungkan profit, penyisipan profit ada dua alternatif, antara lain pada biaya per pekerjaan atau pada biaya keseluruhan. Profit akan dihitung setelah semua biaya tidak langsung dimasukkan, biasanya kalkulasi profit diperlihatkan dalam daftar harga penawaran (tidak disisipkan seperti biaya tak langsung lainnya). Semua responden memperhitungkan biaya pajak pada proyek khususnya pada pekerja, penyisipan persentase biaya pajak pada total biaya proyek. Hasil perhitungan pajak biasanya tidak disisipkan namun dipelihatkan dalam laporan, persentase pajak diambil dari biaya langsung, biaya tidak langsung, dan profit. 5. Aplikasi Estimasi Biaya untuk Kontraktor Kecil Terkait dengan kebutuhan pengembangan perangkat lunak dalam pengelolaan proyek konstruksi yang disebut Gnome PM, maka terlihat bahwa Gnome PM versi awal (versi 1.0) masih membutuhkan pengembangan lebih lanjut. Pada versi awal, modul estimasi biaya tidak terdapat, artinya biaya yang dibutuhkan untuk suatu pekerjaan dimasukan secara langsung nilainya, tanpa dilakukan bantuan dalam proses estimasinya. Pada pengembangan selanjutnya, dibutuhkan modul aplikasi estimasi biaya yang dapat menyempurnakannya, sehingga dapat menjadi Gnome PM versi 2.0. Bahkan pengembangan lebih lanjut masih dibutuhkan. Gnome PM versi 1.0 Gnome PM versi 2.0 Gambar 5. Tahap Pengembangan Gnome PM versi 1.0 kepada versi 2.0 Sehubungan dengan hal tersebut di atas, maka suatu usaha pengembangan aplikasi spreadsheet untuk estimasi biaya bagi kontraktor kecil dilakukan. Aplikasi ini nantinya harus terintegrasi dengan Gnome PM versi 1.0 sehingg menjadi Gnome PM versi 2.0. Aplikasi ini dikembangkan dengan berdasarkan hasil survey praktek estimasi biaya pada kontraktor kecil yang telah dilakukan sebelumnya. Selanjutnya, arsitektur Gnome PM versi 2.0 adalah sebagaimana digambarkan pada Gambar 6. Nampak dalam gambar tersebut, tambahan berupa modul estimasi biaya untuk mendukung perencanaan proyek pada awal yang telah terintegrasi.
Input Input Data Biaya Input Data Waktu Biaya Perencanaan Proyek Waktu Biaya Pengendalian Proyek Waktu Pengolahan Estimasi Biaya Biaya Tidak Langsung Biaya Langsung Analisis RAB Proyek Barchart & Kurva S Rencana Barchart & Kurva S Aktual Laporan Progress Controlling Pelaporan Laporan Biaya (RAB) Laporan Pengendalian Proyek Gambar 6. Arsitektur Gnome PM versi 2.0. Lebih detail arsitektur khusus modul estimasi biaya dapat dilihat pada Gambar 7 berikut. Input Input Data Biaya Perencanaan Proyek Estimasi Biaya Overhead, Kontingensi, Profit,dll Harga Satuan Upah Analisis Upah Harga Satuan Bahan Analisis Bahan Harga Satuan Alat Analisis Alat Pengolahan Harga Satuan Pekerjaan Volume Pekerjaan Biaya Tidak Langsung Biaya Langsung Analisis RAB Proyek Pelaporan Laporan Biaya (RAB) Gambar 7. Arsitektur Lengkap Modul Estimasi Biaya pada Gnome PM versi 2.0. Pada gambar di atas, terlihat bahwa modul estimasi biaya ini melingkupi tahapan estimasi biaya berupa input, pengolahan, analisa, serta pelaporan. Selain itu dari segi jenis estimasi yang dilakukan, terlihat pula pada gambar bahwa modul ini melingkupi
estimasi biaya langsung berupa analisa harga satuan pekerjaan, estimasi biaya langsung, serta pembuatan RAB untuk penawaran. Dengan adanya tambahan modul estimasi ini, maka Gnome PM versi 2.0 memiliki tampilan awal sebagai terlihat pada Gambar 8 berikut. Gambar 7. Arsitektur Lengkap Modul Estimasi Biaya pada Gnome PM versi 2.0. Pada gambar di atas, terlihat bahwa menu Gnome PM pada tahapan perencanaan proyek menjadi bertambah bukan saja perencanaan waktu, tetapi juga telah mengakomodasi perencanaan biaya dan dapat diintegrasikan dalam baentuk Barchart dan Kurva-S. Adapun sub-menu dalam perencanaan estimasi biaya melingkupi database, biaya langsung, biaya tidak langsung, dan pelaporan. Format pelaporan biaya, dalam bentuk tabulasi untuk penawaran, yang diakomodasi adalah format yang biaya digunakan di lapangan oleh kontraktor kecil. Adapun contoh formulir elektronik yang digunakan dalam analisa harga satuan pekerjaan terlihat pada Gambar 8 berikut. Gambar 8. Formulir Elektronik untuk Analisa Harga Satuan Pekerjaan.
6. Penutup Praktek estimasi biaya pada kontraktor kecil masih belum memadai dan masih sederhana, sebagaimana terlihat dari hasil survey yang dilakukan pada beberapa kontraktor kecil di wilayah Bandung sekitarnya. Hasil survey yang dilakukan menggambarkan perlunya suatu aplikasi yang membantu kontraktor kecil untuk dapat melakukan proses estimasi biaya dengan baik. Terkait dengan hal ini, suatu aplikasi estimasi biaya konstruksi dikembangkan dengan mengingat praktek yang dilakukan oleh kontraktor kecil dan juga integrasinya kepada aplikasi pengelolaan proyek secara keseluruhan. Gnome PM versi 1.0 yang telah dikembangkan sebelumnya, sebagai suatu aplikasi pengelolaan proyek berbasis spreadsheet, menjadi dasar pengembangan modul estimasi biaya yang dimaksud. Dengan adanya integrasi modul estimasi biaya ini, maka Gnome PM menjadi lebih lengkap dalam hal kegiatan perencanaan proyek dari segi biayanya dan dapat mendukung penggunaan aplikasi tersebut dalam pengelolaan proyek konstruksi oleh kontraktor kecil. Diharapkan aplikasi komputer pengelolaan proyek konstruksi tersebut dapat secara nyata berperan serta dalam meningkatkan kemampuan kontraktor kecil di Indonesia. Daftar Pustaka Abduh, M., Rosyad, A.Y., Hadi, S., dan Yudha, R. (2007) Spreadsheet Application for Small Enterprises in Managing Construction Projects. Proceedings of the 1st International Conference of European Asian Civil Engineering Forum, UPH, September 26-27, Tangerang, Indonesia. Abduh, M., Rosyad, A.Y., and Hadi, S. (2006). Praktek Perencanaan dan Pengendalian Proyek pada Kontraktor Kecil. Prosiding 2nd National Civil Engineering Conference on Design, Operation, Maintenance and Risk Management of Constructions, UNIKA Soegijapranata, Desember 20-21, Semarang, Indonesia. Abduh, M., dan Roza, H.A. (2006). Indonesian Contractor Readiness towards Lean Construction, Prosiding the 14th Annual Conference of the International Group of Lean Construction, Santiago, Chile, July 2006. Hendrickson, C. (2000). Project Management for Construction, 2nd Edition, Prentice Hall. Oberlender, Garold D. (2000). Project Management for Engineering and Construction, 2nd edition, McGraw-Hill.