KELOMPOK 2 : ROY SYAHRIZAL (RRC1B013014) ARNALDIES YAHARA (RRC1B013002) OVI PRAYUNVY ONATA (RRC1B013010) Definisi Patok Duga (benchmarking) Patok duga (benchmarking) muncul pada awal 1980, tetapi baru tahun 1990 mulai popular sebagai alat untuk meningkatkan kinerja perusahaan. Patok duga merupakan suatu proses belajar secara sistematika dan terus menerus untuk menganalisis tata kerja terbaik untuk menciptakan dan mencapai tujuan dengan prestasi kelas dunia, dengan membandingkan setiap bagian dari suatu perusahaan dengan perusahaan pesaing yang paling unggul dalam kelas dunia. Pemikiran Perlunya Dorongan untuk melakukan patok duga ditentukan oleh faktor pemenuhan kepuasan pelanggan yang sifatnya dinamis serta dapat meningkatkan daya saing dalam menghadap liberalisasi perdagangan dan globalisasi ekonomi. Patok duga dimaksudkan untuk secara langsung meningkatkan efisiensi operasi dan strategi perusahaan. Konsep patok duga mengarah pada orientasi budaya menuju usaha belajar, peningkatan keterampilan karyawan, dan efisiensi yang pada gilirannya mengarah pada proses perbaikan berkelanjutan. Menurut Karlof dan Ostblom (1993:80), konsep efisiensi yang ingin dicapai melalui patok duga mengandung 4 komponen dasar, yaitu kualitas, harga, volume produksi, dan biaya produksi. 1
Patok duga digunakan untuk menentukan proses yang akan diperrbaiki secara berkesinambungan, yang menawarkan jalan tercepat untuk mencapai perbaikan kinerja yang nyata. Faktor faktor yang dipertimbangkan untuk mendorong suatu perusahaan melakukan patok duga,adalah sebagai berikut : 1. Komitmen terhadap pelaksanaan manajemen mutu terpadu. 2. Fokus pada pelanggan. 3. Product to market time. 4. Waktu siklus manufaktur. 5. Laba. Jenis-Jenis 1. Internal Benchmarking Internal benchmarking merupakan investigasi patok duga yang paling mudah diterapkan yaitu dengan membandingkan operasi-operasi di antara fungsi-fungsi dalam organisasi itu sendiri. 2. Competitive Benchmarking Competitive Benchmarking merupakan tingkatan yang lebih lanjut dari Internal Benchmarking. Competitive Benchmarking berfungsi untuk memposisikan produk perusahaan terhadap produk pesaing. 3. Fungsional Benchmarking Fungsional Benchmarking merupakan jenis patok duga yang tidak harus membatasi pada perbandingan terhadap pesaing langsung. 4. Generic Benchmarking Generic Benchmarking merupakan jenis patok duga dimana beberapa fungsi bisnis dan proses adalah sama tanpa memperdulikan ketidakserupaan atau ketidaksejenisan diantara industri-industri. 2
EVOLUSI KONSEP BENCHMARKING Menurut Watson (dalam Widayanto, 1994), konsep benchmarking sebenarnya telah mengalami setidaknya lima generasi, yaitu : 1. Reverse Engineering Dalam tahap ini dilakukan perbandingan karakteistik produk, fungsi produk dan kinerja terhadap produk sejenis dari pesaing. 2. Competitive Benchmarking Selain melakukan benchmarking terhadap karakteristik produk, juga melakukan benchmarking terhadap proses yang memungkinkan produk yang dihasilkan adalah produk unggul 3. Process Benchmarking Memiliki lingkup yang lebih luas dengan anggapan dasar bahwa beberap proses bisnis perusahaan terkemuka yang sukses memiliki kemiripan dengan perusahaan yang akan melakukan benchmarking 4. Strategic Benchmarking Merupakan suatu proses yang sistematis untuk mengevaluasi alternatif, implementasi strategi bisnis dan memperbaiki kinerja dengan memahami dan mengadaptasi strategi yang telah berhasil dilakukan oleh mitra eksternal yang telah berpartisipasi dalam aliansi bisnis Membahas tentang hal-hal yang berkitan dengan arah strategis jangka panjang 5. Global Benchmarking Mencakup semua generasi yang sebelumnya dengan tambahan bahwa cakupan geografisnya sudah mengglobal dengan membandingkan terhadap mitra global maupun pesaing global. BENCHMARKING SEBAGAI INSTRUMEN PERBAIKAN PENCARIAN INFORMASI θ Identifikasi proses dan pemanufakturan serta operasi lainnya di dalam perusahaan yang membutuhkan perbaikan θ Mencari perusahaan lain yang sukses dalam melakukan aktivitas dan proses operasinya Empat cara yang digunakan dalam melakukan benchmarking, adalah : 1. Riset in-house Melakukan penilaian terhadap informasi dalam perusahaan sendiri maupun informasi yang ada di publik 3
2. Riset Pihak Ketiga Membiayai kegiatan benchmarking yang akan dilakukan oleh perusahaan surveyor 3. Pertukaran Langsung Pertukaran informasi secara langsung dapat dilakukan melalui kuesioner, survei melalui telepon, dll 4. Kunjungan Langsung Melakukan kunjungan ke lokasi mitra benchmarking (cara ini dianggap yang paling efektif ) PRASYARAT BENCHMARKING : 1. Kemauan dan Komitmen 2. Keterkaitan Tujuan Strategik 3. Tujuan Untuk Menjadi Terbaik, Bukan Hanya Untuk Perbaikan 4. Keterbukaan Terhadap Ide-Ide 5. Pemahaman Terhadap Proses, Produk dan Jasa Yang Ada 6. Proses Terdokumentasi, karena : a Semua orang yang berhubugan dengan suatu proses harus memiliki pemahaman yang sama terhadap proses yang bersangkutan b Dokumentasi sebelum adanya perubahan berguna dalam pengukuran peningkatan kinerja setelah dilaksanakannya benchmarking c Mitra benchmarking belum tentu akrab dengan proses yang dimiliki suatu organisasi. 7. Ketrampilan Analisis Proses 8. Ketrampilan Riset,Komunikasi dan Pembentukan Tim Peranan Manajemen dalam Patok Duga Manajemen memegang peranan penting dalam prose patok duga. Tanpa adanya dukungan, keterlibatan, dan komitmen dari manajemen puncak, maka tidak mungkin dilaksanakan patok duga. Berbagai pertimbangan patok duga yang membutuhkan dukungan manajemen sebelum prosesnya dapat dimulai : a. Komitmen terhadap Perubahan b. Pendanaan c. Sumber Daya Manusia d. Pengungkapan e. Keterlibatan 4
Aturan Main dan Kode Etik Ada aturan main yang berlaku dalam pengumpulan data yang lengkap tentang bagaimana bagaiman sebuah perusahaan memutar roda bisnisnya. Berikut ini adalah beberapa yang bersumber dari International Benchmarking Clearinghouse ( IBC ) mengenai langkah langkah yang dilakukan terhadap perusahaan yang akan dipatok duga. Penjelasan pertama, langkan yang baik menuju patok duga adalah dengan memperhatikan hal hal sebagai berikut: a. Memanfaatkan penelitian sekunder untuk mendapatkan data data umum tentang perusahaan yang akan dipatok duga. b. Membeli produk pesaing pada tempat penjualan umum kemudian melakukan reverse engineering. c. Melakukan riset pasar dan survai mengenai kepuasan pelanggan. d. Sedapat mungkin mengumpulkan informasi atau data di saat transaksi terjadi. e. Meminta perusahaan lain untuk secara langsung berbagi informasi tentang roses yang mereka jalankan. f. Memotivasi karyawan agar membangun data base menyangkut apa saja yang mereka ketahui tentang pesaing. Di samping itu, ada semacam kode etik dari International Benchmarking Clearinghouse yang harus diikuti antara lain: Prinsip Legalitas Prinsip Pertukaran Prinsip Kerahasiaan Prinsip Penggunaan Prinsip Kontak Pihak Pertama Prinsip Kontak Pihak Ketiga 5
HABATAN HAMBATAN TERHADAP KESUKSESAN BENCHMARKING : 1. Fokus Internal Organisasi terlalu berfokus internal dan megabaikan kenyatan bahwa proses yang terbaik dalam kelasnya dapat menghasilkan efisiensi yang jauh lebih tinggi, maka visi organisasi menjadi sempit. 2. Tujuan Benchmarking Terlalu Luas Benchmarking membutuhkan tujuan yang lebih spesifik dan berorientasi pada bagaimana (proses), bukan pada apa (hasil) 3.Skedul Yang Tidak Realistis Benchmarking membutuhkan kesabaran, karena merupakan proses keterlibatan yang membutuhkan waktu. Sedangkan skedul yang terlampau lama juga tidak baik, karena mungkin ada yang salah dalam pelaksanaannnya. 4. Komposisi Tim Yang Kirang Tepat Perlu pelibatan terhadap orang-orang yang berhubungan dan menjalankan proses organisasi sehari-hari dalam pelaksanaan benchmarking 5. Bersedia Menerima OK-in-Class Seringkali organisasi bersedia memilih mitra yang bukan terbaik dalam kelasnya. 6.Penekanan Yang Tidak TepatTim terlalu memaksakan aspek pengumpulan dan jumlah data. Padahal aspek yang paling penting adalah poses itu sendiri. 7. Kekurangpekaan Terhadap Mitra Mitra Benchmarking memberikan akses untuk mengamati prosesnya dan juga menyediakan waktu dan personilnya kuncinya untuk membantu proses benchmaking kepada organisasi sehingga mereka harus dihormati dan dihargai 8. Dukungan Manajemen Puncak Yang Terbatas Dukungan total dari manajemen puncak dibutuhkan untuk memulai benchmarking, membantu tahap persiapan dan menjamin tercapainya manfaat yang dijanjikan. 6