SURAT KEPUTUSAN PENGURUS PPI JEPANG KOMISARIAT HIROSHIMA NOMOR: 09/PPIHIRO/V/2013 TENTANG PEDOMAN BEASISWA PPI HIROSHIMA BAGI SISWA SEKOLAH DASAR KETUA PPI JEPANG KOMISARIAT HIROSHIMA Menimbang : a. bahwa untuk mendukung program wajib belajar (wajar) 9 tahun, perlu adanya pemberian beasiswa bagi anak-anak sekolah dasar b. bahwa beasiswa dikelola oleh bidang pendidikan dan beasiswa PPI Jepang Komisariat Hiroshima dan diberikan nama beasiswa BIDIK ANAK NEGERI Mengingat : a. Program Kerja PPI Hiroshima b. Perlunya pengelolaan beasiswa yang terarah, transparan dan akuntabel. c. Perlunya pedoman sebagai acuan pengelolaan beasiswa. Memperhatikan : a. Anggaran Dasar PPI Jepang Pasal 4, 5, dan 11. b. Anggaran Rumah Tangga PPI Jepang Pasal 30. c. Memorandum Koordinator Bidang Pendidikan dan Beasiswa nomor 06/I/Bidik-PPIH/V/2013. d. Masukan dan kesepakatan rapat pengurus PPI Jepang Komisariat Hiroshima pada tanggal 16 April 2013. e. Masukan dan pendapat anggota yang berkembang terhadap sosialisasi pedoman beasiswa melalui mailing list group Pengurus PPI Hiroshima 2012-2013 dan Keluarga Besar Hiroshima MEMUTUSKAN Menetapkan : Pedoman Bidik Besiswa Anak Negeri PPI Jepang Komisariat Hiroshima Ditetapkan di Hiroshima Pada tanggal 24 Mei 2013 Ketua PPI Hiroshima TUSWADI 1 P a g e
Lanpiran Surat Keputusan NOMOR: 09/PPIHIRO/V/2013 PEDOMAN BEASISWA BIDIK ANAK NEGERI PERSATUAN PELAJAR INDONESIA JEPANG KOMISARIAT HIROSHIMA PERIODE 2012-2013 A. LATAR BELAKANG Pendidikan menjadi kebutuhan dasar bagi setiap anak bangsa dan dijamin dalam undangundang. Pada tahun 1994 lebih dari 6 juta anak di Indonesia rawan putus sekolah (Departemen Sosial RI 1995). Mendikbud (2013) menggambarkan, pada tahun 2007, dari 100% anak-anak yang masuk SD, yang melanjutkan sekolah hingga lulus hanya 80%, sedangkan 20% lainnya putus sekolah. Terdapat banyak faktor mengapa para siswa tidak melanjutkan, namun 56,4% disebabkan oleh kemiskinan atau alasan ekonomi sebagai alasan utama (BPS 2010). Pemerintah Indonesia saat ini melalui Kemendikbud telah melakukan upaya-upaya untuk pengentasan siswa putus sekolah. Melalui program nasional unggulan, Kemdikbud telah meluncurkan program Bantuan Operasional Sekolah (BOS) dan Bantuan Siswa Miskin (BSM), bahkan pada tahun 2013 sudah mencanangkan gerakan anti putus sekolah. Namun demikian, pemerintah tetap menghimbau agar masyarakat terus meningkatkan partisipasi dalam upaya menekan siswa putus sekolah terutama pada tingkat sekolah dasar. Partisipasi masyarakat baik melalui perorangan, kelompok, organisasi, yayasan, perusahaan terus meningkat dalam rangka mengurangi angka putus sekolah, salah satunya melalui pemberian beasiswa kepada anak yang kurang mampu pada tingkat sekolah dasar. Memperhatikan kepada kepedulian terhadap anak bangsa yang kurang beruntung, Persatuan Pelajar Indonesia Jepang Komisariat Hiroshima (PPIH), merupakan wadah atau organisasi berhimpunnya para pelajar/mahasiwa yang sedang menempuh pendidikan di Hiroshima Perpektur, merasa perlu berkontribusi dan membantu pemerintah untuk menekan angka putus sekolah tersebut melalui kegiatan Beasiswa Bidik Anak Negeri. B. TUJUAN 1. Memberikan arahan dan acuan pengelolaan Program Beasiswa Bidik Anak Negeri PPI Komisariat Hiroshima ; 2. Menyampaikan informasi umum kepada pihak-pihak yang berkepentingan (stakeholders) kegiatan pengelolaan progam beasiswa; 3. Memberikan arahan dan acuan kepada calon pelamar beasiswa atau pihak sekolah tentang tatacara pelaksanaan program beasiswa; 4. Mendorong para calon donatur dan penyumbang potensial lainnya berpartisipasi untuk donasi guna meningkatkan dana beasiswa PPIH; dan 5. Mendorong kepada sistem pengelolaan Beasiswa PPIH yang transparan dan akuntabel 2 P a g e
C. SASARAN 1. Pengelola beasiswa di bawah koordinasi Bidang Pendidikan dan Beasiswa PPIH; 2. Siswa Sekolah Dasar atau pihak sekolah; 3. Koordinator sekolah atau contact person; 4. Perekomendasi (pemberi rekomendasi); 5. Penghubung yang ditunjuk Ikatan Alumni Hirodai di Indonesia; 6. Dewan Pembina, Pengurus dan Anggota PPIH; 7. Para donatur dan pihak-pihak yang berkepentingan; dan 8. Ikatan Alumni Hirodai D. PENJELASAN UMUM 1. Program Beasiswa Bidik Anak Negeri, program beasiswa unggulan diselenggarakan oleh para pelajar indonesia yang sedang menempuh pendidikan dan pelatihan di wilayah Persfektur Hiroshima yang berhimpun dalam wadah organisasi Perhimpunan Pelajar Indonesia Jepang Komisariat Hiroshima. 2. Pedoman Program Beasiswa Bidik Anak Negeri, dokumen syah dan legal yang dikeluarkan oleh Pengurus PPIH untuk memberikan arahan dan acuan dalam pengelolaan program beasiswa. 3. Pengelola Beasiswa Bidik Anak Negeri, panitia atau komite yang dibentuk oleh pengurush PPIH dibawah koordinasi Bidang Pendidikan dan Beasiswa dapat tersusun dari Koordinator, Kepala Devisi Beasiswa, Wakil Sekretaris dan Bendahara, serta anggota divisi beasiswa atau dibentuk Komite Beasiswa PPIH oleh Pengurus PPIH yang susunannya terdiri dari 1 orang Ketua, 1 orang wakil ketua, 1 sekretaris merangkap bendahara, dan 5 orang anggota. 4. Siswa Sekolah Dasar, para siswa sekolah dasar kelas 1 sampai 6 yang sedang menempuh pendidikan formal di seluruh pelosok Indonesia. 5. Pihak Sekolah, para pengelola sekolah atau guru tempat dimana para siswa sekolah dasar sedang menempuh pendidikannya. 6. Koordinator Sekolah atau contact person, personal atau individu yang ditunjuk pihak sekolah untuk membantu secara sukarela menyampaikan informasi, mengirim dokumen peminat/pelamar, menyalurkan dan memberikan laporan penerimaan beasiswa. 7. Perekomendasi (reccomendator), personal atau individu yang memberikan rekomendasi kepada calon penerima beasiswa dan menjamin keabsahan data atau dokumen yang dikirim oleh pihak koordinator sekolah (contact person). Beberapa kriteria perekomendasi adalah : dewan pembina, pengurus, anggota aktif PPIH, alumni Hirodai di Indonesia, berkontribusi dalam menjaga keberlanjutan program beasiswa PPIH (pemikiran, pengelolaan, dan donasi), dan bersedia mengupdate data informasi diri berupa email dan no telfon untuk memudahkan proses komunikasi. 8. Penghubung Beasiswa, personal atau individu alumni hirodai yang ditunjuk/ditetapkan oleh Ikatan Alumni Hirodai Indonesia untuk membantu koordinasi pengelolaan program 3 P a g e
beasiswa PPIH; diantaranya menerima transfer dana beasiswa dan menyampaikan bukti transfer pengurus PPIH, dan menyalurkan dana beasiswa kepada pihak koordinator sekolah. 9. Dewan Pembina dan Pengurus PPIH; personal atau individu membina dan mengurus PPIH yang ditunjuk dan ditetapkan dalam suatu Surat Keputusan Formatur dan Mide Formatur terpilih pada rapat/musyawarah anggota PPIH. 10. Anggota PPIH, personal atau individu yang telah memenuhi syarat sebagai anggota PPIH sesuai dengan anggaran dasar/anggaran rumah tangga PPIJ. 11. Donatur, individu atau personal atau kelompok/kelembagaan yang memberikan donasi kepada kepada program beaiswa PPIH. 12. Orang tua/wali murid, merupakan orang tua siswa atau pihak-pihak yang memiliki hubungan darah dengan siswa yang bersangkutan atau secara hukum Republik Indonesia syah ditunjuk sebagai wali murid. 13. Pihak-pihak yang berkepentingan, pihak-pihak yang membantu terselenggaranya program beasiswa PPIH dapat berupa Pemerintah Indonsia, perusahaan, kelompok/kelembagaan, ikatan Alumni Hirodai, dan individu. 14. Ikatan Alumni Hirodai, wadah atau organisasi berhimpunnya para alumni Hirodai di Indonesia baik pusat maupun wilayah. 15. Rekening (account) Bank Beasiswa PPIH, rekening salah satu bank yang dibuka atas nama Pengurus PPIH yang berfungsi untuk menerima transfer uang dan mengirim dana beasiswa kepada rekening penghubung. 16. Rekening (account) penghubung, rekening yang dibuka oleh penghubung beasiswa yang diperuntukan khusus untuk menerima tranferan dana beasiswa dari Pengurus PPIH serta diketahui sacara syah oleh Ikatan Alumbi Hirodai Indonesia. 17. Rekening (account) koordinator sekolah, rekening yang dibuka oleh koordinator sekolah untuk menerima transfer dana beasiswa dari penghubung beasiswa diketahui secara resmi oleh pihak pengelola sekolah. E. SUMBER DANA BEASISWA 1. Donatur dan penyumbang potensial di Perfektur Hiroshima dan Jepang sekitarnya, terdiri dari : a. Donatur tetap, merupakan penyumbang dana secara rutin dan teratur dalam jumlah tertentu setiap bulan atau setiap 6 bulan sekali; dan b. Donatur tidak tetap, merupakan penyumbang dana dalam jumlah tidak tetap dan dapat dilakukan sewaktu-waktu dalam jangka waktu satu tahun. Donatur tersebut diantaranya dapat berasal dari : Para pelajar/mahasiswa yang menjadi anggota PPIH yang berdomisili di Persfektur Hiroshima; Para pelajar/mahasiswa di Jepang; Para peneliti dan profesor yang sedang berkunjung ke Hiroshima; 4 P a g e
Para anggota masyarakat Indonesia yang tinggal Jepang; Para pekerja di Hiroshima dan sekitarnya; Para kolega potensial di Hiroshima dan sekitarnya; Perusahaan-perusahaan yang memiliki hubungan usaha dengan Indonesia; dan Para alumni Hirodai di Indonesia dan seluruh dunia 2. Kegiatan incidental : Kegiatan charity Dana usaha dengan berjualan di matsuri atau festival Kegiatan-kegiatan lainnya yang dapat menambah pemasukan donasi beasiswa F. PEMANFAATAN DANA BEASISWA 1. Prioritas utama akan dipergunakan untuk memberi beasiswa bagi anak-anak Indonesia tingkat Sekolah Dasar dan sederajat dari keluarga kurang mampu yang berprestasi baik; 2. Mengisi perpustakaan sekolah dasar-sekolah dasar di pedesaan Indonesia dengan bukubuku bermanfaat yang akan diatur secara tersendiri; 3. Membantu tersedianya perlengkapan olahraga dan kesenian di sekolah dasar-sekolah dasar di pedesaan Indonesia yang akan diatur dalam pedoman tersendiri; dan 4. Membantu sarana bermain bagi anak-anak sekolah dasar-sekolah dasar yang di atur dalam pedoman tersendiri. G. BESARAN BEASISWA Besaran beasiswa ditentukan sesuai dengan kemampuan dan ketersediaan dana beasiswa yang akan ditetapkan oleh Pengurus PPIH periode berjalan. Untuk kesempatan saat ini pengurus PPIH menetapkan IDR 150.000/siswa/periode. H. PERSYARATAN ADMINISTRASI PENDAFTARAN Peserta atau siswa yang akan mendaftarkan diri perlu melengkapi persyaratan: 1. Mengisi formulis pendaftaran Beaiswa Bidik Anak Negeri PPIH (Lampiran 1); 2. Menyatakan kesanggupan menyelesaikan sekolah sampai lulus sekolah dasar (Lampiran 2); 3. Menyertakan pas photo ukuran 3X4 sebanyak 1 lembar; 4. Melampirkan salinan (copy) rapor yang diketahui pihak pengelola sekolah sebanyak 1 eksamplar; 5. Melampirkan surat keterangan tidak mampu dari Kepala Desa; 6. Melampirkan surat permohonan rekomendasi kepada perekomendasi (Lampiran 3); dan 7. Melampirkan surat rekomedansi dari pemberi rekomendasi (Lampiran 4). I. KRITERIA PENERIMA BEASISWA 5 P a g e
1. Siswa kelas 1 sampai 6 yang sedang dalam proses belajar di sekolah dasar dan sederajatnya; 2. Siswa dari keluarga tidak mampu; 3. Siswa yang dicalonkan berprestasi di sekolah, dibuktikan dengan rapor/surat dari sekolah; dan 4. Harus ada perekomendasi (anggota atau alumni PPI Hiroshima) dibuktikan dengan surat permohonan dengan menyertakan nama perekomendasi dan surat rekomendasi dari perekomendasi. 5. Memenuhi persyaratan administrasi (bagi yang tidak memenuhi persyaratan administrasi, maka tidak akan diproses pada tahapan seleksi lebih lanjut) J. TAHAPAN KEGIATAN 1. Sosialisasi, dilakukan melalui : Kegiatan OPEN HOUSE kepada seluruh dewan pembina pengurus, dan anggota PPIH serta pihak-pihak yang berkepentingan di Hiroshima. Kegiatan ini akan diselenggarakan setiap tahun sekali, sekaligus dijadikan sarana untuk menyampaikan perkembangan kegiatan pengelolaan dana beasiswa PPIH Pengiriman pedoman beasiswa kepada pihak Ikatan Alumni Hirodai, penghubung beasiswa, pengelola beasiswa, serta dewan pembina dan pengurus PPIH; Media resmi yang telah ditetapkan oleh pengurus PPIH seperti website Atase Pendidikan dan Kebudayaan Kedutaan Besar Republik Indonesia Jepang, website PPIJ, website PPIH, mailing list group PPIH, serta group keluarga besar dan Pengurus PPIH di facebook. Koordinator sekolah untuk menyiapkan siswa dan dokumen administrasi yang akan diajukan pada Pengelola Beasiswa Bidik Anak Negeri PPIH. Ketiga kegiatan sosialisasi sebagaimana disebutkan pada point J.1.a s/d J.1.c diarahkan juga untuk mendapatkan para perekomendasi sekaligus komitmennya. 2. Pengiriman dokumen administrasi, koordinator sekolah mengirimkan dokumen administrasi kepada: Pengelola Beasiswa Bidik Anak Negeri PPIH d/a. Persatuan Pelajar Indonesia Jepang, Komisariat Hiroshima 739 0043 1-4-1, Kagamiyama, Higashi-Hiroshima Hiroshima, Jepang Atau dapat dikirim melalui alamat email: ppih@gmail.com atau ppih@yahoo.com Batas akhir dokumen administrasi diterima pengelola beasiswa sampai dengan tanggal 30 Juli 2013. 6 P a g e
3. Seleksi administrasi, dilakukan oleh pengelola beasiswa atau komite beasiswa dan hanya peserta yang memenuhi persyaratan administrasi yang akan direkemendasikan untuk disertakan pada seleksi tahap selanjutnya. 4. Seleksi penentuan penerima beasiswa, dilakukan oleh pengelola beasiswa atau komite beasiswa dengan cara: Mengevaluasi dokumen administrasi yang telah memenuhi persyaratan; Menyesuaikan dengan kriteria yang telah ditetapkan dalam pedoman ini; Konfirmasi dan memastikan kepada perekomendasi terhadap siswa yang direkomendasikan Memutuskan dan menetapkan para penerima beasiswa oleh pengelola atau komite beasiswa untuk selanjutnya diusulkan untuk ditetapkan sebagai penerima Beasiswa Bidik Anak Negeri PPIH Penetapan penerima beasiswa oleh Pengurus PPIH 5. Pengumuman penerima beasiswa, beasiswa akan diumumkan kepada penerima beasiswa melalui: Koordinator sekolah via email Media resmi yang digunakan PPIH 6. Konfirmasi penerima beasiswa kepada perekomendasi dan koordinator sekolah, dilakukan melalui: media resmi PPIH, email dan telepon sebagai jalur komunikasi untuk memastikan memastikan nomor rekening, nomor telepon serta alamat e-mail dari koordinator sekolah. 7. Pengiriman ulang data penerima beasiswa, data yang sudah dikonfirmasi oleh para perekomendasi maupun koordinator sekolah dikirim ulang kembali kepada pengelola beasiswa PPIH. 8. Transfer dana beasiswa, transfer beasiswa kepada siswa melalui: Pengelola beasiswa PPIH akan mentransfer dana kepada rekening penghubung beasiswa di Indonesia; Penghubung beasiswa di Indonesia akan mendistribusi atau mentransfer beasiswa kepada rekening koordinator sekolah; dan Koordinator sekolah akan mendistribusikan kepada siswa yang telah ditetapkan beasiswa setiap periode disertai dengan bukti tanda terima. 9. Konfirmasi ulang penerimaan beasiswa, dilakukan kepada koordinator sekolah dan para perekomendasi untuk memastikan bahwa beasiswa telah diterima oleh para penerima beasiswa 10. Pengiriman tanda bukti, koordinator sekolah mengirimkan tanda bukti serah terima beserta photo penyerahan beasiswa kepada pengelola PPIH dapat ke alamat pengelola Beasiswa PPIH atau melalui email. 7 P a g e
K. WAKTU PENGIRIMAN Pengiriman beasiswa dilakukan selama dua periode setiap tahunnya. Periode 1 dikirimkan pada setiap bulan Maret dan periode 2 dilakukan setiap bulan Oktober. L. JADWAL PELAKSANAAN Jadwal pelaksanaan kegiatan setiap tahun dapat disesuaikan dengan kebutuhan pengurus PPIH. Untuk pertama kesempatan kali ini pelaksanaan kegiatan adalah: Sosialisasi : Minggu IV Mei 2013 Pengiriman dokumen administrasi : Minggu I Juni-Minggu II Juli 2013 Seleksi administrasi : Minggu IV Juli 2013 Seleksi penentuan penerima beasiswa : Minggu IV Agustus 2013 Pengumuman penerima beasiswa : Minggu I September 2013 Konfirmasi penerima beasiswa : Minggu I-II September 2013 Pengiriman ulang data penerima beasiswa : Minggu III-IV September 2013 Transfer dana beasiswa : Minggu I-II Oktober 2013 Konfirmasi ulang penerimaan beasiswa : Minggu III Oktober 2013 Pengiriman tanda bukti : Minggu III-IV Oktober 2013 M. LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN Pertanggungjawaban penggunaan beasiswa akan dilakukan 2 kali setiap tahun, akhir Mei dan akhir Oktober 2013. Laporan pertanggungjawaban akan diumumkan secara terbuka kepada para donatur, anggota, dan alumni Hirodai baik secara formal maupun informal dengan menggunakan media yang dapat dipertanggungjawabkan. N. PENUTUP Demikian pedoman ini dirancang dan ditetapkan agar dapat dijadikan pedoman pelaksanaan program beasiswa PPIH. Setetes embun dan harapan dengan penuh kasih dari kita semua merupakan batu lompatan besar bagi generasi harapan bangsa. Ayo kita berpartisipasi dan bergandengan tangan menyelamatkan masa depan mereka, yaitu anak negeri. Higashi-Hiroshima, 24 Mei 2013 PENGURUS PPIH 2012-2013 BIDANG PENDIDIKAN DAN BEASISWA 8 P a g e