BAB II KOPERASI PEGAWAI REPUBLIK INDONESIA (KPRI) MEDIA DINAS KOMUNIKASI INFORMASI DAN INFORMATIKA (DISKOMINFO) MEDAN A. Sejarah Singkat Koperasi Koperasi Media ini dulu bernama Departemen Penerangan (DEPPEN) dan dengan akte perubahan No. 518 / BH / PAD / XI / 2002, nama Departemen Penerangan (DEPPEN) diubah menjadi Koperasi Pegawai Republik Indonesia (KPRI) Media. Koperasi pada Dinas Komunikasi Informasi dan Informatika (Diskominfo) yang berkedudukan dijalan H. M. Said No. 27 Medan. Adapun mengenai keanggotaan KPRI Media Diskominfo sampai saat ini tercatat sebanyak 185 orang (tahun yang sedang berjalan tahun 2008.) B. Struktur Organisasi Koperasi Organisasi adalah merupakan suatu alat untuk mencapai tujuan atas dasar kerjasama yang mempunyai bentuk atau susunan yang secara jelas dan formil merumuskan bidang tugas masing-masing unsur serta meneger hubungan antara yang satu dengan yang lain dalam rangkaian hirarki. Struktur organisasi merupakan susunan dari jabatan-jabatan yang suda ditetapkan dan merupakan salah satu faktor yang mempengauhi orang yang tergabung didalamnya. Karena setiap pimpinan maupun bawahan yang ada dalam organisasi akan mengetahui dengan jelas sampai dimana kegiatan-kegiatan yang harus dilaksanakan, batas-
batas serta kekuasaan yang ada padanya, kepada siapa ia harus bertanggung jawab kepadanya. Keberhasilan suatu organisasi dalam mencapai tujuannya dengan baik banyak dibantu atau dipengaruhi oleh mengerti atau tidaknya seseorang atau individu yang tergabung dalam organisasi itu. Dengan demikian struktur organisasi bukanlah menjadi tujuan perusahaan, tetapi merupakan alat yang dipergunakan dalam mencapai tujuan. Satu kesatuan kerja dari setiap departemen harus dimiliki suatu perusahaan dalam menjalankan aktivitasnya, karena tujuan dari suatu perusahaan hanya dapat dicapai dengan kerjasama yang baik dan terkoordinasinya para anggota. Hal ini akan tercapai dengan adanya pembagian tugas, wewenang dan tanggung jawab yang jelas kepada setiap anggota perusahaan. Struktur organisasi Koperasi Pegawai Republik Indonesia (KPRI) Media Dinas Komunikasi Informasi dan Informatika (Diskominfo) Medan dapat dilihat seperti gambar berikut ini : Gambar 2.2 PEMBINA PENGURUS BADAN PENGAWAS KETUA I KETUA II SEKRETA RIS I SEKRETARIS II BENDAHARA KARYAWAN KETUA SEKRETARIS ANGGOTA Keterangan Uraian Jabatan
Dalam rangka mencapai efisiensi dan efektivitas usaha diatur pembagian tugas masing-masing fungsi/ pelaksanaan penanggung jawab secara tertulis sebagai berikut : 1. Dewan Penasehat (Pembina) Dewan penasehat (Pembina) berfungsi memberikan saran-saran, pendapat, usul, dan pertimbangan-pertimbangan kepada pengurus atau rapat anggota mengenai masalah tertentu baik diminta maupun tidak, demi untuk kemajuan koperasi yang bersangkutan. Dewan penasehat tidak diberi gaji tetapi dapat dapat diberi uang jasa yang disetujui oleh rapat anggota. Disamping itu Dewan penasehat (Pembina) tidak mempunyai hak dalam rapat anggota dan rapat pengurus. Tanggung jawab dari Dewan penasihat (Pembina) secara lebih jelas adalah a) Memberikan nasehat yang berhubungan dengan kegiatan operasional koperasi. b) Mengkoordinir tugas-tugas perencanaan, pengorganisasian dan pemberian pengarahan kerja. c) Pengawasan dan pelaksanaan yang berkaitan dengan pendayagunaan aktiva dan passiva untuk mencapai tujuan koperasi. 2. Pengurus Jabatan yang memungkinkan mengangkat karyawan yang akan dituangkan dalam SK Pengurus. 3. Badan Pengawas
Untuk menghindari hal-hal yang bersifat negative, maka dibentuk suatu badan pengawas untuk melakukan pengawasan (Control) melalui audit secara periodik dengan frekuensi kegiatan sekurang-kurangnya tiga bulan sekali dengan pasal 38 UU No. 25 Thn 1992. Adapun tugas dan kewajiban Badan Pengawas adalah : a) Mengawasi pelaksanaan tata kehidupan organisasi dan usaha serta pelaksanaan kebijaksanaan dan tindakan-tindakan pengurus. b) Memeriksa, meneliti kebenaran buku-buku dan catatan-catatan yang berhubungan dengan organisasi dan usaha koperasi. c) Mengadakan pemeriksaan sewaktu-waktu mengenai: Bidang keuangan dengan membuat berita acara pemeriksaan kas Persediaan barang-barang serta kekayaan koperasi Laporan keuangan 4. Ketua I Ketua I mempunyai tugas sebagai berikut : a. Memimpin kegiatan Koperasi Pegawai Republik Indonesia (KPRI) Media Dinas Komunikasi Informasi dan Informatika (Diskominfo) Medan berdasarkan Anggaran Dasar, Anggaran Rumah Tangga dan Keputusan Rapat Anggota Tahunan serta kebijaksanaan yang ditetapkan oleh rapat pengurus. b. Mewakili/ penanggung jawab Koperasi Pegawai Republik Indonesia (KPRI) Media Dinas Komunikasi Informasi dan Informatika (Diskominfo) Medan kedalam maupun keluar.
c. Memimpin rapat pleno (rapat pengurus lengkap) maupun rapat pengurus harian d. Memimpin, mengarahkan serta mengawasi seluruh kegiatan pelaksanaan rencana kerja Koperasi Pegawai Republik Indonesia (KPRI) Media Dinas Komunikasi Informasi dan Informatika (Diskominfo) Medan. e. Sebagai koordinator umum Koperasi Pegawai Republik Indonesia (KPRI) Media Dinas Komunikasi Informasi dan Informatika (Diskominfo) Medan. 5. Ketua II Ketua II mempunyai tugas sebagai berikut : a. Mewakili seluruh pelaksanaan tugas ketua b. Mengadakan pembinaan terhadap departemen-departemen yang berada dibawah naungannya. c. Mewakili ketua I dalam tugasnya. 1. Menandatangani seluruh bukti pengeluaran uang Koperasi Pegawai Republik Indonesia (KPRI) Media Dinas Komunikasi Informasi dan Informatika (Diskominfo) Medan, jika ketua berhalangan. 2. Memimpin rapat pengurus jika mendapat pendelegasian dari ketua I. d. Mengkoordinir bidang organisasi Koperasi Pegawai Republik Indonesia (KPRI) Media Dinas Komunikasi Informasi dan Informatika (Diskominfo) Medan. 6. Sekretaris I Tugas sekretaris I sebagai berikut :
a. Mengkoordinir dari seluruh kegiatan administrasi Koperasi Pegawai Republik (Diskominfo) Medan. b. Mengkoordinir kegiatan secretariat pengurus koperasi sehari-hari. c. Membantu mempersiapkan rencana kegiatan Koperasi Pegawai Republik (Diskominfo) Medan baik yang bersifat umum maupun bidang organisasi. d. Mengkoordinir bidang pembelian barang konsumsi dan barang sandang. 7. Sekretaris II Tugas sekretaris II sebagai berikut : a. Membantu sekretaris sebelum melaksanakan tugas kesekretariatan Koperasi Pegawai Republik Indonesia (KPRI) Media Dinas Komunikasi Informasi dan Informatika (Diskominfo) Medan. b. Membuat buku notulen rapat. c. Membuat buku daftar anggota. d. Membuat buku agenda surat masuk dan surat keluar. e. Membuat buku tamu. f. Mempersiapkan surat-surat yang dibutuhkan. 8. Bendahara Tugas bendahara sebagai berikut : a. Membantu ketua dalam merumuskan kebijaksanaan dalam bidang keuangan sesuai dengan keputusan rapat pengurus dan rapat anggota.
b. Menandatangani cheque/ giro dan sebagian orang pertama yang berhak menandatangani cheque/ giro Koperasi Pegawai Republik Indonesia (KPRI) Media Dinas Komunikasi Informasi dan Informatika (Diskominfo) Medan. c. Mengupayakan mencari sumber dana dari anggota yang dapat digunakan untuk pelaksanaan rencana kerja. d. Menyimpan dan mengadministrasikan keuangan Koperasi Pegawai Republik (Diskominfo) Medan. C. Laporan Keuangan Perusahaan Untuk melakukan analisis laporan keuangan guna melengkapi penulisan tugas akhir ini maka dalam tabel 1 disajikan Neraca Koperasi Pegawai Republik (Diskominfo) Medan pada tahun 2007 dan 2008 dan dalam tabel 2 disajikan Laporan Laba - Rugi Koperasi Pegawai Republik Indonesia (KPRI) Media Dinas Komunikasi Informasi dan Informatika (Diskominfo) Medan pada tahun yang berakhir 31 Desember 2007 dan 2008.