BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1. Pengertian Sistem automasi perpustakaan sering disebut dengan sistem perpustakaan terintegrasi (Integrated Library System) sering juga diistilahkan dengan penggunaan teknologi informasi pada perpustakaan, di mana kegiatan perpustakaan dilakukan dengan menggunakan teknologi informasi. Automasi Perpustakaan adalah sebuah proses pengelolaan perpustakaan dengan menggunakan bantuan teknologi informasi (TI). Dengan bantuan teknologi informasi maka beberapa pekerjaan manual dapat dipercepat dan diefisienkan. Selain itu proses pengolahan data koleksi menjadi lebih akurat dan cepat untuk ditelusur kembali. Dengan demikian para pustakawan dapat menggunakan waktu lebihnya untuk mengurusi pengembangan perpustakaan karena beberapa pekerjaan yang bersifat berulang (repetable) sudah diambil alih oleh komputer. Hassan Nur (2009: 3) Hal yang harus diperhatikan pertama kali dalam penerapan automasi perpustakaan adalah pembuatan sistem data base, yang di dalamnya mencakup data anggota, data koleksi, data sirkulasi, labeling, dan laporan-laporan perpustakaan seperti grafik dan statistik. 2.2. Tujuan Automasi Automasi perpustakaan diperlukan untuk meningkatkan mutu layanan kepada pengguna dan dapat meningkatkan kemampuan perpustakaan agar dapat mengikuti pertambahan banyaknya koleksi, banyaknya transaksi, dan resource sharing dengan perpustakaan lainnya. Menurut Harmawan (2009: 6-7), tujuan automasi perpustakaan atau yang biasa disebut dengan penerapan teknologi informasi pada perpustakaan adalah sebagai berikut : 1. Mengatasi keterbatasan waktu 2. Mempermudah akses informasi dari berbagai pendekatan misalnya dari judul, kata kunci judul, pengarang, kata kunci pengarang dsb. 3. Dapat dimanfaatkan secara bersama-sama 4. Mempercepat proses pengolahan, peminjaman dan pengembalian 5. Memperingan pekerjaan 6. Meningkatkan layanan 7. Memudahkan dalam pembuatan laporan statistik
8. Menghemat biaya 9. Menumbuhkan rasa bangga. 10. Mempermudah dalam pelayanan untuk kepentingan akreditasi. Dari pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa automasi perpustakaan bertujuan untuk mempercepat dan mempermudah sistem pelayanan perpustakaan baik dalam proses pembuatan katalog (input data), pelayanan sirkulasi, maupun penelusuran katalog (OPAC). 2.3. Cakupan Automasi Untuk mengetahui pemanfaatan komputer di bidang perpustakaan dapat dilihat dari fase perkembangan automasi perpustakaan, pembagian perkembangan fungsi automasi perpustakaan tersebut dapat dilihat dari fase perkembangan automasi perpustakaan, pembagian perkembangan fungsi automasi perpustakaan tersebut dapat dilihat dalam dua fase. Menurut Murguartd seperti dikutip oleh Siregar (1997:11-12) menyebutkan fase pertama, fungsi yang diautomasi antara lain adalah sistem sirkulasi, pengatalogan, dan pengadaan. Fase kedua adalah berbagai inovasi baru telah memperluas daya dan cakupan temu balik informasi. Lebih lanjut Siregar, (1997: 4-5), menyebutkan kerumahtanggaan perpustakaan adalah suatu istilah yang digunakan untuk mengontrol koleksi suatu perpustakaan. Kerumahtanggaan tersebut mencakup kegiatan pengadaan, pengatalogan, pengawasan sirkulasi, pengawasan serial, dan katalog talian. 2.3.1. Pengadaan Pengadaan atau akuisisi koleksi bahan pustaka merupakan proses awal dalam mengisi perpustakaan dengan sumber-sumber informasi bagi perpustakaan yang baru dibentuk atau didirikan, kegiatan ini meliputi pekerjaan penentuan kriteria pembentukan koleksi awal. Untuk perpustakaan yang sudah berjalan, kegiatan pengadaan untuk menambah dan melengkapi koleksi yang sudah ada. Fungsi utama dari sistem pengadaan terautomasi terdiri dari pemilihan bahan pustaka baru. Menurut Siregar, (1997: 5-9) sub sistem pengadaan yang terautomasi mencakup fungsifungsi sebagai berikut : 1. Pemilihan bahan pustaka baru yang akan dibeli atau dipesan biasanya dilakukan oleh pustakawan dan pengguna perpustakaan. Pemilihan dapat dilakukan dengan menggunakan sumber informasi yang tersedia seperti katalog penjual buku. 2. Pengecekan bibliografi, kartu-kartu pilihan diinventaris dengan cara mencocokan isi kartu dengan file katalog, file pesanan dan file desiderata. 3. Penerimaan dan pengujian tuntutan, bahan-bahan pustaka baru dan faktur biasannya diterima bersamaan. Melakukan verifikasi terhadap faktur dengan cara
mencocokannya dengan daftar pesanan. Pengajuan tuntutan akan diproses dan dikirimkan kepada pemasok (supplier) bahan pustaka dalam kasus di mana terdapat bahan-bahan pustaka yang diterima tidak sesuai dengan pesanan. Mulai Daftar usulan dari pengusul Perpustakaan mengadakan verivikasi Tingkat prioritas Setuju Desiderata Perpustakaan membuat pesanan arsip Dikirim ke penerbit/penyalur Bukti pengiriman pesanan Selesai Gambar 1. Diagram alir prosedur pemesanan bahan perpustakaan
Mulai Buku dari penerbit/penyalur Mencocokan dengan arsip pesanan Inventarisai sesuai Ke bagian klarifikasi Rusak? Buku terdaftar diterima Klaim kepada penerbit/penyalur Surat klaim Out of print Selesai Gambar 2. Diagram alir prosedur penerimaan dan pengindukan buku 2.3.2.Pengatalogan Katalog perpustakaan adalah daftar buku dalam sebuah perpustakaan atau dalam sebuah koleksi. Daftar menunjukkan adanya susunan menurut prinsip tertentu sedangkan buku mencakup arti buku dalam arti luas. Sistem pengatalogan berbasis komputer merupakan semua aktivitas yang dilakukan dalam mempersiapkan cantuman bibliografi. Untuk katalog dengan menggunakan komputer. Sistem ini menghasilkan suatu pangkalan data (database) katalog yang dapat diakses secara online. Dengan kata lain, katalog online merupakan suatu bentuk penelusuran terhadap koleksi yang tersedia melalui terminal komputer, disebut juga OPAC (Online Public Acces Catalog) (Siregar, 1996:2-3). Dari pendapat di atas dapat diketahui bahwa kegiatan pengatalogan merupakan rangkaian pekerjaan untuk mempersiapkan bahan pustaka agar mudah diperoleh dan
diketahui informasi yang terdapat di dalamnya berdasarkan judul, pengarang, subyek, penerbit, tahun terbit, nomor DDC atau kombinasinya. Katalog adalah keterangan singkat atau wakil dari suatu dokumen. Katalog perpustakaan elektronik adalah jantung dari sebuah sistem perpustakaan yang terautomasi. Sub sistem lain seperti OPAC dan sirkulasi berinteraksi dengannya dalam menyediakan layanan automasi. Sebuah sistem katalog yang dirancang dengan baik merupakan faktor kunci keberhasilan penerapan automasi perpustakaan. 2.3.3. Pengawasan Sirkulasi Pengawasan sirkulasi adalah semua kegiatan yang berkaitan dengan peminjaman dan pengembalian bahan pustaka, kegiatan ini berhubungan dengan pengontrolan peredaran koleksi perpustakaan. Menurut Siregar, (1997: 33-34) sistem pengawasan sirkulasi mencakup fungsifungsi sebagai berikut : 1. Sistem dapat menyediakan fasilitas parameter yang berbeda 2. Sistem dapat menyediakan fasilitas sistem peminjaman 3. Sistem dapat memproses pengembalian 4. Sistem dapat memproses perpanjangan 5. Sistem dapat memproses denda 6. Sistem dapat memproses reservasi 7. Sistem dapat memproses peminjaman untuk kategori koleksi pinjaman singkat yang biasanya berlaku untuk dua malam. Dengan komputer pekerjaan peminjaman buku dapat dilakukan dengan cepat dan mudah yaitu hanya dengan menyorot barcode kartu kemudian menyorot barcode buku selanjutnya memberikan cap tanggal pengembalian. Pekerjaan tersebut hanya memakan waktu kurang satu menit untuk setiap buku. Begitu juga dengan proses pengembalian dan perpanjangan buku, cukup dengan menyorot barcode buku kemudian secara otomatis akan terjadi transaksi. 2.3.4. Pengawasan Serial Untuk mengetahui keberadaan kegiatan yang terjadi pada suatu lingkup kegiatan perlu ada pengawasan yang baik, sehingga dapat meningkatkan efektifitas kerja. Pengawasan serial adalah suatu kegiatan yang berhubungan dengan pembuatan pesanan, penerimaan dokumen, akses terhadap koleksi, pengarahan (routing), pengajuan tuntutan (claim), peminjaman dan penjilidan terbitan berkala atau serial (Jonner Hasugian, 2009: 8)
2.3.5. Informasi Manajemen Sistem perpustakaan berbasis komputer dapat dengan mudah menghasilkan berbagai jenis ststistik seperti jumlah buku yang dipinjamkan kepada pengguna, jumlah pengunjung perpustakaan dalam periode tertentu dan biaya rata-rata sebuah buku merupakan contoh dari pelayanan yang semakin baik bagi staf maupun para pengguna perpustakaan. Dengan informasi seperti itu, pengambilan keputusan manajemen dapat dilakukan secara lebih efisien dan efektif. 2.4. Kebutuhan Sistem Automasi Pada sistem kerumahtanggan perpustakaan yang manual, semua pekerjaan dalam setiap kegiatan dilakukan hanya dengan menggunakan kemampuan manusia. Pekerjaan rutinitas yang sering dilakukan secara berulang-ulang, biasanya akan menimbulkan kejemuan bagi pelaksananya. Kemampuan tenaga manusia untuk melakukan dan meningkatkan frekuensi pekerjaan sangatlah terbatas, padahal pada kondisi tertentu ada kalanya suatu pekerjaan harus diselesaikan dengan waktu yang cepat dan akurat. Keterbatasan untuk menangani atau melakukan berbagai kegiatan juga sering terjadi dialami oleh perpustakaan. Keadaan ini memicu munculnya keinginan untuk mengautomasikan sejumlah kegiatan di perpustakaan. Pernyataan kebutuhan sistem dinyatakan dalam bentuk spesifikasi dan rincian kebutuhan. Ada yang memula dari rincian kebutuhan hanya untuk bagian atau unit tertentu. Artinya, hanya bagian atau unit tertentu yang dianggap mendesak yang akan diautomasi. Dengan demikian, kebutuhan sistem automasi itu, hanyalah untuk modul sistem tertentu (modularsystems). Ada kalanya perpustakaan berkeinginan untuk mengautomasikan seluruh kerumahtangaannya. Pengelola perpustakaan memerinci kebutuhan sistem untuk semua bagian atau unit kegiatan yang ada. Untuk itu diperlukan sistem automasi yang mampu mengakomodir seluruh kegiatan yang ada pada kerumahtanggaan perpustakaan (total systems). Kegiatan kerumahtanggaan perpustakaan merupakan suatu rangkaian kegiatan yang terpadu. Data bibliografi yang tercatat pada bagian pengadaan misalnya, umumnya akan dicatat pula pada bagian pengolahan, dan data yang sama juga mungkin akan dicatat pula pada bagian sirkulasi. Melihat rangkaian kegiatan ini, dapat diperkirakan bahwa sistem perpustakaan yang terintegrasi (integrated library systems) menjadi primadona sistem yang dibutuhkanan perpustakaan. Sistem yang terintegrasi adalah sistem perpustakaan yang mengintegrasikan antara satu modul dengan modul yang lainnya. Dengan sistem yang terintegrasi tersebut, masing-masing bagian atau unit pada kerumahtanggan perpustakaan
akan dapat saling memanfaatkan data bibliografis (sharing), yang tentunya akan menghasilkan efisiensi yang tinggi. Duplikasi pencatatan data bibliografis yang sama akan terhindar pada kegiatan tertentu. Proses pelaksanaan kegiatan akan berlangsung lebih cepat, dan kinerjanya akan lebih akurat. Dengan demikian, pernyataan kebutuhan sistem akan ditindak lanjuti dengan cara pemilihan sistem. Pemilihan sistem tentu berhubungan dengan kebutuhan sistem yang dinyatakan oleh masing-masing perpustakaan. (Jonner Hasugian, 2009: 10) 2.5. Pemilihan Sistem Sebelum menentukan sistem informasi yang akan digunakan oleh perpustakaan, maka pustakawan perlu melakukan studi terlebih dahulu terutama yang berkaitan dengan seberapa jauh perangkat lunak yang akan digunakan tersebut dapat mengakomodasi kebutuhan-kebutuhan perpustakaannya. Pemilihan sistem adalah suatu faktor yang paling dipertimbangkan dalam usaha mengembangkan teknologi informasi pada perpustakaan. Faktor tersebut dapat ditinjau dari aspek metode pemilihannya, pemilihan perangkat lunak soft-ware maupun perangkat keras hard-ware. 2.5.1. Metode pemilihan sistem Metode adalah cara untuk mencapai suatu tujuan. Automasi perpustakaan pada hakekatnya untuk meningkatkan kualitas perpustakaan kepada pengguna. Untuk mencapai tujuan itu perpustakaan dapat melakukan berbagai cara atau metode dalam pemilihan sistem yang sesuai. Berdasarkan cara pengembangannya, Corbin (1985: 9-14) sebagaimana dikutip oleh Jonner Hasugian membagi metode automasi perpustakaan atas 4 (empat), yaitu membeli sistem turnkey (turnkey systems), mengadaptasi sistem (adapted systems), mengembangkan sistem lokal (locally development systems), dan menggunakan sistem bersama (shared systems). a. Membeli sistem turnkey Sistem turnkey adalah suatu sistem komputer yang sudah dirancang, diprogram, diuji dan kemudian dijual oleh perusahaan (vendor atau supllier) kepada perpustakaan dalam keadaan siap untuk dipasang dan dioperasikan. Sistem ini merupakan suatu paket jadi. Biasanya vendor juga menyiapkan dokumentasi yang perlu, seperti pedoman untuk para pengguna. Ada kalanya vendor mengikutkan pada kontrak untuk pemasangan dan pemeliharaan sistem, serta penyelenggaraan pelatihan pengoperasian sistem tersebut untuk para staf perpustakaan. Sedangkan vendor lain hanya menyiapkan atau menjual software
aplikasinya saja, dan perpustakaan sendiri yang bertanggungjawab untuk menyiapkan hardware-nya. Mengembangkan sistem automasi perpustakaan dengan cara turnkey mempunyai beberapa keuntungan diantaranya, sistem turnkey dapat dipasang di perpustakaan dalam tenggang waktu yang relatif singkat karena sistem tersebut merupakan paket jadi; biaya desain, pemrograman dan pengujian dapat dihindarkan; spesialis sistem dan komputer biasanya disediakan pada saat instalasi dan pelatihan pengoperasian; dan staf tidak harus berlatarbelakang pendidikan komputer. Pada sisi lain, sistem turnkey juga mempunyai kelemahan antara lain, beberapa ciri sistem turnkey tidak sesuai dengan keinginan atau kebutuhan perpustakaan, karena sistem tersebut dirancang dan diprogram untuk mengakomodasi kebutuhan perpustakaan secara umum. Kelemahan lainnya, disamping harganya mahal, beberapa sistem turnkey tidak fleksibel dalam pengertian bahwa tidak dapat dirubah setelah dipasang. b. Mengadaptasi sistem dari perpustakaan lain Perpustakaan dapat juga membangun dan mengembangkan automasinya dengan cara mengadaptasi sistem melalui kerjasama jaringan. Sistem jaringan adalah suatu sistem yang dirancang, diprogram dan digunakan secara bersama oleh beberapa perpustakaan, karena itu sistem tersebut dinamakan juga sistem kooperatif. Perpustakaan yang menjadi anggota jaringan biasanya membayar sejumlah biaya kepada pengelola pusat jaringan sesuai kesepakatan bersama, menyangkut persyaratan anggota, hak dan kewajiban, serta jenis layanan yang digunakan secara bersama. Perpustakaan yang menjadi anggota jaringan tidak harus memliki tenaga ahli komputer, karena tenaga ahli cukup disediakan oleh pengelola jaringan. Selain itu, pendidikan dan pelatihan staf untuk mengelola dan mengoperasikan sistem tersebut biasanya dilakukan dan dikoordinasikan oleh pengelola pusat jaringan. Kelemahan dari pengembangan sistem ini ialah bahwa kebutuhan perpustakaan sebagai pengguna sistem dan anggota jaringan dapat berbeda, sehingga sistem sulit mengakomodasi semua kebutuhan tersebut. Kelemahan lain ialah bahwa perpustakaan anggota jaringan kurang leluasa mengembangkan sistem karena hak mereka dibatasi oleh aturan kerja sama. c. Mengembangkan Sistem Lokal Perpustakaan dapat juga membangun sistem automasinya dengan mengembangkan sistem lokal, yang sering disebut in-house developed system.
Sistem lokal adalah sistem komputer yang dirancang, diprogram dan diuji oleh perpustakaan pembuatnya. Keuntungan dari sitem lokal, bahwa sistem dirancang dan diprogram sesuai kebutuhan atau keinginan perpustakaan. Kelemahannya, pengembangan sistem lokal membutuhkan biaya yang mahal untuk mencari atau memiliki tenaga ahli komputer. Kelemahan lainnya, membutuhkan waktu yang lama agar dapat beroperasi, karena pembuatannya biasanyan dimulai dari desain, pemprograman, pengujian sampai kepada penginstalan sistem. d. Menggunakan Bersama Sistem dari Perpustakaan Lain Metode atau cara lain yang dapat dipilih oleh perpustakaan dalam rangka membangun dan mengembangkan sistem automasinya, adalah menggunakan bersama sistem dari perpustakaan lain. Dengan metode ini, perpustakaan dapat menekan biaya dan kegiatan merancang, memprogram dan menguji sistem yang biasanya membutuhkan biaya dan waktu yang banyak, karena kegiatan-kegiatan tersebut sudah dilakukan oleh perpustakaan asal sistem tersebut. Kelemahan yang harus diperhitungkan oleh perpustakaan bila menggunakan metode ini ialah, adanya perbedaan kebijakan antara perpustakaan asal pemilik sistem dengan perpustakaan yang mau menggunakan sistem tersebut. Selain hal itu, perpustakaan yang menggunakan metode ini harus memiliki tenaga ahli komputer untuk mengadaptasi software aplikasi tersebut dan kemudian menginstalnya. 2.5.2. Pemilihan Perangkat komputer Di dalam penerapan sistem otomasi perpustakaan yang baik, maka perlu pertimbangan dan pemikiran yang matang di dalam merencanakan baik penyediaan perangkat maupun penentuan sistem manajeman yang akan dipakai. Khusus untuk pengadaan perangkat keras dan lunak serta sistem pengelolaannya harus memperhatikan beberapa faktor dan indikator yang akan menjadi subtansi pelaksanaan pekerjaan. Pernyataan ini bertujuan agar di dalam pelaksanaan pekerjaan dapat berjalan dengan baik sesuai yang diinginkan dengan berdasarkan prinsip efesiensi, efektifitas, dan peningkatan produktifitas kerja. a. Harga Murah Indikator ini merupakan suatu perkiraan biaya yang dapat dijangkau oleh Platfon anggaran perpustakaan yang akan dipakai untuk membelinya. Namun tidak mengabaikan kwalitas perangkat yang akan diadakan dengan standar built up.
b. User Friendly Pengadaan perangkat lunak selayaknya mempertimbangkan dengan keramahan di dalam pemakaiannya. Keramahan yang dimaksud adalah kemudahan di dalam mengoperasikan serta tidak membuat operator merasa canggung/asing menggunakannya. c. Instans dan terientegrity Perangkat instans adalah perangkat lunak yang sudah siap pakai dikalagan umum dan sudah memenuhi persyaratan standarnisasi nasioanal atupun internasioanal. Perangkat lunak ini pula harus dirancang sedemikian rupa menurut kebutuhan aktivitas perpustakaan, agar nantinya di dalam pengopersiannya secara terpadu sampai menghasilkan sesuatu yang maksimal. d. Fleksibel Keflesibelan suatu perangkat yang akan diimplementasikan di perpustakaan, memang suatu tuntutan dan kebutuhan pustakawan sebagai tenaga operator dan pengguna perpustakaan sebagai pemakai jasa layanan otomasi yang setiap saat menggunakannya. Disamping itu, perangkat keras yang dipakai akan mudah up grade di masa akan datang apabila sudah tiba waktunya untuk dikembangkan secara spesifikasi dan tingkat kemampuan kerjanya dibutuhkan. e. Kompatibilitas dengan perangkat lunak lainnya (Compatibility) Penyesuaian antara program yang ada dengan program lain yang akan dipergunakan dalam melaksanakan suatu pekerjaan, tanpa ada pengaruh yang sifatnya akan menghambat proses kerja yang sedang berlangsung. Belakangan ini banyak perpustakaan yang telah menerapkan teknologi informasi dengan cara membeli sistem turnkey. Dalam kaitannya dengan penggunaan sistem ini ada beberapa faktor yang harus dipertimbangkan dalam pemilihan perangkat komputer, baik perangkat lunak (software) maupun perangkat keras (hardware). Syarat-syarat sistem komputer yang memudahkan pemakai di perpustakaan adalah : 1. Efektif biaya, artinya penggunaan sistem berbantuan komputer tidak berbeda biaya dengan metode manual; 2. Nyaman, artinya mudah diperoleh; 3. Penggunaannya mudah, artinya instruksi yang diberikan jelas, prosedur yang digunakan langsung tidak berbelit-belit; 4. Penggunaan syistem berbantuan komputer dianggap lebih mentereng, dan secara ekonomis menarik serta lebih bergensi ; 5. Menghibur, artinya komputer merupakan mainan baru bagi pemakai; 6. Cara mengguanakannya tidak berbeda dengan cara pemakai memperoleh informasi melalui sistem manual artinya tidak jauh menyimpang dari prosedur yang digunakan pemakai, (Sulistyo-Basuki, 1991).
1. Pemilihan Perangkat Lunak (Software) Untuk memilih software, banyak faktor dan kriteria yang harus dipertimbangkan oleh perpustakaan. Faktor dan kriteria tersebut bisa diidentifikasi melalui berbagai acuan tertentu. Tedd (1993:101-102) sebagaimana dikutip oleh Jonner Hasugian mengemukakan sejumlah pokok pikiran yang bisa digunakan sebagai acuan bagi perpustakaan dalam mengidentifikasi, mengevaluasi dan memilih software jadi yang cocok untuk kegiatan kerumahtanggaan perpustakaan. Pokok pikiran tersebut dikelompokkannya atas 4 (empat) kategori atau faktor sebagai berikut : a. Faktor Umum - Pengalaman perpustakaan lain yang pernah menggunakan software tersebut. Pengalaman perpustakaan lain yang telah menggunakan software yang akan dibeli tersebut jauh lebih penting, dari pada pengalaman yang dikemukakan oleh vendor atau supplier, sebap apa yang dikemukakan vendor atau supplier biasanya banyak berimplikasi kepada konsep pemasaran yaitu promosi terhadap produknya. - Reputasi dari badan atau organisasi yang menulis atau memproduksi software tersebut. Sistem turnkey atau paket jadi biasanya ditulis atau diproduksi oleh bermacammacam organisasi seperti perpustakaan, perusahaan komputer, lembaga penelitian dan sebagainya. Faktor ini perlu dijadikan sebagai bahan pertimbangan, karena menyangkut reputasi dalam memproduksi software tersebut, karena hal ini menyangkut kepada kualitas produk. b. Faktor Teknis - Apakah software tesebut dapat melakukan sejumlah fungsi yang diperlukan dalam waktu yang tepat - Apakah software tersebut dapat dijalankan pada hardware yang tersedia - Apakah software tersebut dapat dijalankan pada sistem operasi (operating systems) yang tersedia - Batasan data, berapa jumlah records, besaran file, jumlah fields, besaran fields, besaran records dan sebagainya - Bagaimana kemudahan menggunakan software tersebut - Faktor bahasa atau komunikasi yang digunakan dalam software. c. Faktor Pendukung - Menyangkut dokumentasi untuk pedoman instalasi
- Petunjuk pengoperasian, pemeliharaan dan sebagainya - Apakah vendor menyediakan bantuan untuk memasang software, pelatihan dan modifikasi sistem (upgrades) sesuai perkembangan teknologi komputer, misalnya jika muncul versi baru dari software tersebut - Apakah ada orgnisasi pengguna (user group) untuk software tersebut. Biasanya software yang baik, memunculkan user group sebagai wadah tukar menukar pengalaman menggunakannya. d. Faktor Biaya Faktor penting yang menjadi pertimbangan ialah harga dari software yang akan dibeli. Mahal atau murahnya harga suatu software harus dipertimbangkan dengan fasilitas yang tersedia di dalamnya. Semakin lengkap fasilitasnya tentu harganyapun cenderung semakin mahal. Untuk itu perlu dilakukan perhitungan yang cermat sesuai dengan kemampuan anggaran perpustakaan. e. Faktor Hukum Salah satu faktor yang tidak boleh diabaikan dalam memilih dan membeli software ialah faktor hukum. Hal penting yang pelu diketahui dalam faktor hukum ini ialah mencakup ada tidaknya jaminan dalam pembelian software tersebut. Jenis perangkat lunak yang akan dipilih sangat tergantung kepada kebutuhan perpustakaan itu sendiri. Masing-masing perpustakaan mempunyai kebutuhan yang berbeda-beda. Pemilihan tersebut dapat disesuaikan dengan kebutuhan perpustakaan serta fitur dari perangkat lunak tersebut, misalnya pemilihan yang berkaitan dengan kapabilitas sistem seperti: mendukung keperluan pembuatan struktur database (seperti bibliografi, katalog dan lain-lain); mendukung keperluan penggunaan; Online Public Access Catalog (OPAC); akuisisi; kontrol serial; kontrol sirkulasi dan penelususran koleksi. 2. Pemilihan Perangkat keras (Hardware) Pendekatan yang paling penting dilakukan dalam memilih hardware ialah mengumpulkan berbagai informasi berkenaan dengan software yang akan dijalankan. Ada keterkaitan antara software dengan hardware. Adakalanya suatu software memerlukan spesifikasi hardware tertentu, misalnya menyangkut versi processor, RAM, dan sebagainya. Hal lain yang perlu diperhatikan dalam memilih hardware, selain kualitas barang, juga faktor ketersediaan suku cadang. Oleh karena itu, sebaiknya pihak perpustakaan melakukan konsultasi dengan staf pusat komputer yang ada di perguruan tinggi, sebelum melakukan penawaran atau transaksi pembelian. Dalam pemilihan yang
mau digunakan sebagai terminal, hal yang perlu diperiksa antara lain layar, printer, alat perekam, karakteristik dan transmisi. Penilaian merupakan salah satu upaya awal dalam rangka melakukan pemilihan sistem automasi yang sesuai dengan kebutuhan, kondisi dan lingkungan perpustakaan. Dalam rangka penilaian dan pemilihan software dan hardware yang dibutuhkan, sebaiknya perpustakaan perguruan tinggi melibatkan ahli komputer dari pusat komputer atau dari program studi komputer yang ada.