Audit Command Language. Obyektif

HOME DAFTAR ISI 1 Obyektif Audit Command Language Mengetahui kegunaan umum ACL for Windows Mengetahui cara mengakses dan men-download data untuk diolah dengan ACL Memahami bagaimana komputer menyajikan data Mengetahui jenis-jenis data yang dapat dibaca oleh ACL 1.1 Pendahuluan ACL for Windows dirancang khusus untuk menganalisa data dan menghasilkan laporan audit baik untuk pengguna biasa (common/nontechnical users) maupun pengguna ahli (expert users). Dengan menggunakan ACL, pekerjaan auditing akan jauh lebih cepat daripada proses auditing secara manual yang memerlukan waktu sampai berjam-jam bahkan sampai berhari-hari. Audit Common Language, Universitas Gunadarma 1

Dengan beberapa kemampuan ACL, analisis data akan lebih efisien dan lebih meyakinkan. Berikut ini beberapa kemampuan ACL: Mudah dalam penggunaan. ACL for Windows, sesuai dengan namanya, adalah perangkat lunak (software) berbasis Windows, di mana sistem operasi Windows telah dikenal bersifat mudah digunakan (user friendly). Kemudahan ini ditunjukkan dengan pengguna (user) hanya meng-click pada gambar-gambar tertentu (icon) untuk melakukan suatu pekerjaan, dan didukung pula dengan fasilitas Wizard untuk mendefinisikan data yang akan dianalisis. Built-in audit dan analisis data secara fungsional. ACL for Windows didukung dengan kemampuan analisis untuk keperluan audit/pemeriksaan seperti: analisis statistik, menghitung total, stratifikasi, sortir, index, dan lain-lain. Kemampuan menangani ukuran file yang tidak terbatas. ACL for Windows mampu menangani berbagai jenis file dengan ukuran file yang tidak terbatas. Kemampuan untuk membaca berbagai macam tipe data. ACL for Windows dapat membaca file yang berasal dari berbagai format antara lain: Flat sequential, dbase (DBF), Text (TXT), Delimited, Print, ODBC (Microsoft Access database, Oracle), Tape ( ½ inch 9 - track tapes, IBM 3480 cartridges, 8 mm tape dan 4 mm DAT). Kemampuan untuk mengekspor hasil audit ke berbagai macam format data antara lain: Plain Text (TXT), dbase III (DBF), Delimit (DEL), Excel (XLS), Lotus (WKS), Word (DOC), dan WordPerfect (WP). Pembuatan Laporan berkualitas tinggi. ACL for Windows memiliki fasilitas lengkap untuk keperluan pembuatan laporan. Audit Common Language, Universitas Gunadarma 2

1.2 Akses dan Download Data ACL fro Wimdows dapat bekerja menggunakan database relasional modern, di samping tentu saja menggunakan sistem penyimpanan data secara tradisional. Pada sistem legacy, untuk membuat dan memproses data tanpa menggunakan program, sedangkan ACL for Windows memiliki kemampuan untuk mengakses data. ACL for Windows dapat mengakses data dalam berbagai macam format dan pada berbagai macam tipe media penyimpanan. ACL for Windows mampu menguji output atas suatu aplikasi di mana data yang digunakan kurang meyakinkan, atau mungkin aplikasi tersebut tidak berjalan dengan benar. ACL for Windows dapat digunakan untuk keperluan View, Explore, dan menganalisa seluruh data serta membuat laporan atas hasil-hasilnya. Bagaimana komputer menyajikan data? Pada bentuk yang paling sederhana, setiap karakter dalam data disimpan dalam bentuk byte. Nilai dari byte menentukan karakter mana yang diwakilinya. Ada 2 skema utama peng-kode-an yang memetakan nilai atas byte pada setiap karakter tertentu, yaitu : EBCDIC (Extended Binary Coded Decimal Interchange Code) Format ini umumnya ditemukan hanya pada komputer mainframe dan mid-range IBM ASCII (American Standard Code for Information Interchange) Format ini biasanya ditemukan pada hampir semua personal computer (PC) dan beberapa komputer mid-range dan mainframe. Audit Common Language, Universitas Gunadarma 3

Bagaimana mengakses file data? Langkah dalam memperoleh file data untuk dianalisa adalah sebagai berikut : 1. Identifikasi sumber file data File data yang tersimpan pada komputer mini atau mainframe, harus di-download terlebih dahulu sehingga bisa diakses oleh komputer PC. Metode umum yang sering digunakan untuk keperluan tersebut adalah dengan menghubungkan komputer PC atau LAN (Local Area Network) ke mainframe, dengan menggunakan terminal emulation, tape atau cartridges. Kebanyakan produsen komputer mini dan mainframe menawarkan sarana untuk menghubungkan sebuah PC ke produk mereka, sehingga memungkinkan dilakukan transfer file data. Data tidak perlu diubah ke format ASCII untuk keperluan download ini, karena ACL for Windows bersifat compatible dengan sebagian besar tipe data dan seharusnya mampu membaca data apapun. Namun, sebelumnya harus dipastikan bahwa pengguna ACL for Windows memiliki harddisk space yang cukup di PC-nya untuk menyimpan file yang akan di-download. Dalam beberapa kasus, diperlukan jumlah space tertentu. 2. Bekerjasama dengan departemen sistem informasi Ketika akan melakukan download file data dari komputer mini atau mainframe, sebelumnya harus dilakukan perencanaan untuk mengidentifikasi di mana data tersimpan dan dalam format apa. Langkah pertama adalah berbicara langsung dengan departemen komputer di perusahaan dan meminta layout file atas suatu sistem, Audit Common Language, Universitas Gunadarma 4

misalnya: definisi record, data dictionaries, schemas, dan lain-lain yang pasti berisi daftar field pada suatu file. Langkah berikutnya adalah melakukan review atas data (dengan atau tanpa layout file) untuk memastikan bahwa seluruh field berada pada suatu sistem. Hal ini bisa dilakukan dengan menguji data yang tersedia ke layar monitor atau dicetak terlebih dahulu. Seringkali suatu sistem memiliki field tertentu, tapi pada kenyataannya, field tersebut sebenarnya tidak digunakan. Juga sering terdapat beberapa kode dan konvensi yang harus dipahami oleh pengguan ACL for Windows. 3. MEMPERSIAPKAN FILE DATA Sebelum melakukan download atas data, perlu dipersiapkan dulu datanya. Jika seluruh data ada pada file tertentu dan mempunyai format tertentu yang dapat dibaca langsung oleh ACL for Windows, maka transfer bisa langsung dilakukan dalam bentuk native state ke PC. Mungkin tidak perlu mentransfer seluruh data untuk file yang berukuran besar. Sebaiknya minta bantuan dari pihak departemen komputer untuk memberikan copy flat file atas suatu database. File output report dalam bentuk elektronik bisa diakses oleh ACL for Windows, karena hampir semua software komputer mampu menghasilkan laporan (report). ACL for Windows mampu membaca informasi yang disimpan dalam bentuk laporan tercetak. Aplikasi ini sangat berguna ketika Anda ingin mengakses data yang tersimpan dalam format database yang rumit. Audit Common Language, Universitas Gunadarma 5

Langkah pertama dalam memproses laporan sebagai data adalah dengan cara melakukan capture informasi ke dalam disket. Dalam kebanyakan lingkungan (environment) komputer mini dan mainframe, hal tersebut bisa langsung dilakukan, karena umumnya file akan di-spooled sebelum dicetak. Anda tidak perlu mencetak file terlebih dahulu, cukup meng-copy spool file-nya sebelum dihapus oleh sistem. Jika perlu men-download spooled report file, sekali lagi tanyakan kepada departemen komputer untuk mengcopy-kan file yang diperlukan ke disket, untuk selanjutnya dilakukan download atas file tersebut. 4. Men-download file data ke PC, server jaringan, atau tape Ketika men-download data dari komputer mini atau mainframe melalui terminal emulation, PC akan meng-emulasi sebuah terminal pada komputer mainframe atau mini melalui software untuk terminal emulation. Paket program seperti IBM s Personal Communications dan PC3270, PCSupport/400, IRMA, dan Rumba menyediakan perangkat terminal emulation untuk PC. Beberapa software dalam melakukan download akan mencoba mengkonversi data dari komputer mini atau mainframe, seperti EBCDIC ke salah satu yang digunakan pada PC, misalnya ASCII. Sedangkan paket lainnya sering mengasumsikan seluruh data sebagai text dan konsekuensinya beberapa angka akan rusak. Dalam kasus ini, download yang terbaik dilakukan adalah tanpa convertion options (biasanya disebut binary transfers). Audit Common Language, Universitas Gunadarma 6

1.3 Utilitas konversi ACL ACL for Windows berisi utilitas konversi yang memungkinkan untuk mengkonversi beberapa tipe file tertentu untuk bisa digunakan oleh ACL. Catatan : Utilitas konversi berada di sublist ACL for Windows versi 6.5 pada menu Start Windows 1.4 Tipe file data yang bisa dibaca oleh ACL ACL for Windows mampu membaca tipe file data berikut: 1. Flat sequential Flat sequential file data berisi baris atas consecutive data, yang diatur satu persatu setelah yang lainnya. Sama dengan baris atas informasi yang dibagi menjadi bagian-bagian seperti pada buku telepon, flat sequential file memiliki baris data yang dibagi menjadi beberapa field. Misalnya, satu field bernama nama akhir, dan field lain bernama nama awal, dan lain-lain. 2. Dbase ACL for Windows secara otomatis dapat mendeteksi, menganalisa dan kemudian membuat suatu format dbase file. Hal ini berlaku juga untuk dbase file yang dibuat dengan dbase compatible products, seperti FoxPro, Visual FoxPro, dan Clipper. Catatan : ACL tidak mampu membaca associated file, semacam Index atau file Memo. Ketika dbase file dibuka, ACL menampilkan pesan File is likely a dbase file. Create fields now? Click [OK] untuk membuat input file definition. ACL akan memberitahukan bahwa field definition sudah Audit Common Language, Universitas Gunadarma 7

dibuat secara otomatis. Data selanjutnya bisa diproses seperti file yang lainnya. 3. Text File data berupa text berisi hanya karakter yang bisa dicetak, semacam huruf dari a sampai z, angka 1 sampai 9 dan punctuation (sebagian besar tombol pada keyboard). Text file bisa/tidak berupa print file. 4. Delimited Kebanyakan file data berisi field yang tidak memiliki posisi tetap dalam sebuah record. File yang setiap field-nya dipisahkan dengan yang lain dengan karakter pemisah field disebut delimited files. ACL mendeteksi dan kemudian meminta pengguna untuk mengkonversi delimited file tersebut. 5. Print Files Print file adalah text file dalam bentuk laporan tercetak. Format ini mungkin berisi baris non-data semacam header, subheader, baris kosong, dan baris total di mana ACL mampu mem-filter pada saat membaca print file. 6. ODBC ODBC adalah singkatan dari Open Database Connectivityi. ODBC merupakan sebuah teknologi API (Application Programming Interface) standar yang memungkinkan aplikasi mengakses multiple database dari pihak ketiga. Developer dapat membuat aplikasi ODBC enabled (juga dikenal dengan nama aplikasi ODBC compliant Audit Common Language, Universitas Gunadarma 8

atau ODBC Client). Mereka juga bisa menuliskan ODBC drivers untuk sistem manajemen database tertentu (data sources). Teknologi ODBC memberikan para pengembang (developer) dan pengguna sebuah alat penting untuk mengakses sumber data (data source) yang beraneka ragam. Sebelum ada ODBC, aplikasi harus menggunakan antar muka proprietary khusus atas suatu data source. Aplikasi ini sulit untuk dibuat, sulit dalam pemeliharaan, dan rumit untuk dikembangkan. ODBC meningkatkan application portability dengan menghilangkan kebutuhan pemanggilan spesifik data source. ODBC memungkinkan aplikasi agar dapat dalam waktu bersamaan dengan mengakses, view, dan modifikasi data dari data sources, tanpa memperhatikan bahwa source tersebut berupa hierarchical object-oriented, ISAM atau plain text. 7. Tape ACL for Windows dengan mudah mengakses dan membaca data dari reel tape atau cartridges. Mengakses suatu file pada tape hampir sama dengan memproses file dengan disk-based file. ACL langsung membaca data yang belum diterjemahkan (jangan gunakan back up copy), dan data akan tetap berada di tape. ACL dapat membaca data dari hampir semua tipe tape, termasuk ½ inch 9-track tapes, IBM 3480 cartridges, 8mm tape, dan 4mm DAT. Untuk ACL versi PC harus dihubungkan dengan drive tape yang sesuai dengan PC untuk bisa menggunakan metode ini. Audit Common Language, Universitas Gunadarma 9

1.5 SPESIFIKASI SISTEM ACL ACL for Windows versi 6.5 dapat di install pada sebuah PC stand alone atau jaringan (Local Area Network) dengan spesifikasi sistem yang dibutuhkan sebagai berikut : IBM 486 atau PC di atasnya yang kompatibel Windows 95/98 atau Windows NT/2000 Memory (RAM) minimal 8 MB dianjurkan 16 MB untuk Windows 95 Memory (RAM) minimal 24 MB dianjurkan 32 MB untuk Windows 98/NT Minimal 10 MB ruang kosong pada harddisk untuk menyimpan program ACL. 1.6 STRUKTUR MENU ACL Gambar 1.1 menunjukkan bentuk struktur menu ACL. Gambar 1.1. Struktur Menu ACL Audit Common Language, Universitas Gunadarma 10

1.7. Database dan Data Kontrol Mulai modul ini kita akan bekerja dengan database, sebagai dasar dari proses belajar, Anda harus memahami dasar dari database dan model database relational. Suatu database merupakan koleksi dari informasi yang berhubungan dengan subjek atau fungsi tertentu, seperti menangani nilai-nilai ujian mahasiswa atau menangani suatu daftar koleksi musik. Jika database Anda tidak tersimpan dalam komputer, maka Anda harus menangani informasi tersebut dari berbagai sumber dan mengkoordinasikan serta mengorganisasikannya sendiri. Dengan mengunakan suatu Sistem Manajemen Database (Database Management System-DBMS) Anda dapat menempatkan database Anda dalam suatu file dan mengorganisasikannya menjadi tabel-tabel, dan mengkoordinasikan data tersebut menjadi laporan dengan berbagai fasilitas seperti Form, Query, Report. Konsep Database Relational Model relational merupakan standar untuk rancangan database, di mana database disimpan dan ditampilkan sebagai suatu koleksi dari tabel-tabel. Suatu struktur didefinisikan dengan membuat relasi antar tabel, kaitan data antar tabel ini di dalam database merupakan model dari relationship. Adapun model database relational menawarkan keuntungan sebagai berikut : Mengorganisasikan data di dalam suatu koleksi tabel-tabel membuat rancangan menjadi mudah dipahami. Audit Common Language, Universitas Gunadarma 11

Gambar 1.2. Kumpulan database Gambar 1.3. Model Relational Audit Common Language, Universitas Gunadarma 12

Menyediakan suatu bahasa yang relatif lengkap untuk mendefinisikan, mengambil, dan meng-update data. Menyediakan aturan integritas yang mendefinisikan suatu keadaan yang konsisten untuk meningkatkan reliabilitas data. Relational Database Management System (RDBMS) adalah suatu software yang memungkinkan Anda untuk menampilkan data Anda pada suatu model relasional. Sekumpulan Relational Database mendukung suatu bahasa standar yang dikenal sebagai Structured Query Language (SQL). SQL telah berkembang menjadi suatu bahasa yang komprehensif untuk pengendalian dan interaksi dengan suatu sistem manajemen database (DBMS). SQL adalah suatu standar yang disetujui oleh American National Standards Institute (ANSI). Northwind Database (Nwind.mdb) adalah suatu contoh Relational Database yang ada pada Microsoft Access dan Visual Basic. Tabel Model relational database menampilkan data sebagai suatu koleksi dari tabel-tabel. Suatu tabel adalah pengelompokan secara logika dari informasi yang berhubungan. Sebagai contoh, Northwind Database memiliki suatu daftar dari tabel karyawan, tabel pelanggan (customer), dan tabel pesanan (order). Tabel-tabel tersebut dibentuk oleh baris-baris dan kolom-kolom. Baris-baris sering disebut sebagai record dan kolom-kolom disebut sebagai field. Audit Common Language, Universitas Gunadarma 13

Gambar 1.4. Tabel Pelanggan Record Suatu record mengandung informasi dari suatu isian tunggal dalam suatu tabel. Sebagai contoh, sebuah record dalam suatu tabel karyawan akan mengandung informasi dari karyawan-karyawan. Field Suatu record dibentuk oleh banyak field. Setiap field dalam suatu record mengandung suatu potongan tunggal dari informasi tentang record. Sebagai contoh, suatu record karyawan memiliki Nomor Induk Karyawan, Nama, Marga dan informasi lainnya. Audit Common Language, Universitas Gunadarma 14

Key Untuk secara unik mengenali suatu baris (record), setiap tabel harus memiliki suatu primary key. Primary key adalah suatu field, atau kombinasi dari sejumlah field yang nilainya bersifat unik untuk tiap baris atau record dalam tabel. Sebagai contoh, field Nomor Induk Karyawan adalah primary key untuk Tabel Karyawan. Tidak ada dua karyawan yang memiliki nomor induk yang sama. Suatu tabel dapat mengandung field yang merupakan foreign key. Suatu foreign key mengacu pada suatu field primary key pada tabel yang berhubungan. Sebagai contoh, pada Northwind Database, Tabel Pesanan (Order) mengandung suatu field Nomor Pelanggan. Setiap Nomor Pelanggan pada Tabel Pesanan menunjukkan pelanggan yang melakukan pesanan tersebut. Hubungan antara Tabel Pesanan dan pelangan adalah one-to-many relationship, yang menunjukkan bahwa setiap pelanggan dapat melakukan lebih dari satu pesanan. Index Untuk mempercepat akses, banyak database menggunakan indeks. Data tabel yang terindeks berurut akan lebih cepat pencariaannya dibandingkan dengan tabel yang tidak terindeks. Setiap isi indeks merujuk ke posisi di tabelnya. Audit Common Language, Universitas Gunadarma 15

Membuat Relasi antar Database Sesuai dengan konsep relational database, tentu saja tabel-tabel di dalam suatu database memiliki kaitan (link) berdasarkan field tertentu yang bertindak sebagai foreign key dan primary key. Pada database yang telah kita buat pada Latihan 1, kita telah membuat hubungan atau relasi antar tabel yang bentuk tampilannya adalah seperti tampak pada Gambar 1.6. Tabel Aktivitas berisi data aktivitas peserta di mana seorang peserta dapat mengikuti lebih dari satu forum diskusi. Sebuah forum diskusi dapat diikuti oleh lebih dari satu peserta. Status peserta pada masing-masing forum diskusi dapat berbeda-beda. Tabel Aktivitas Nama Field (Foreign key) Foreign Tabel Foreign Field Email Peserta Email ForumID Forum ForumID Status Status Status Gambar 1.5. Tabel Aktivitas Untuk membuat relasi antar tabel pada Visual Data Manager Anda dapat menggunakan Bahasa SQL yang diketikkan pada jendela SQL Language dan kemudian di-execute. Adapun DDL (Data Definition Language) SQL untuk membuat relasi antar tabel adalah sebagai berikut. Audit Common Language, Universitas Gunadarma 16

ALTER TABLE table ADD CONSTRAINT name FOREIGN KEY (ref1[, ref2 [,...]]) REFERENCES foreigntable [(foreignfield1 [, foreignfield2 [,...]])] di mana : table Nama tabel name Nama Constraint yang akan dibuat ref Nama field yang akan dibuat relasi foreigntable Nama foreign table foreignfield Nama foreign field Gambar 1. 6. Relasi Antar Database Contoh : Audit Common Language, Universitas Gunadarma 17

ALTER TABLE Aktivitas ADD CONSTRAINT Aktivitas Email FOREIGN KEY (Email) REFERENCES Peserta (Email); ALTER TABLE Aktivitas ADD CONSTRAINT AktivitasForumID FOREIGN KEY (ForumId) REFERENCES Forum (ForumId); ALTER TABLE Aktivitas ADD CONSTRAINT AktivitasStatus FOREIGN KEY (Status) REFERENCES Status (Status); Jika dibuka dengan Relationship pada Microsoft Access, maka hasil perintah SQL di atas akan membuat relasi antar tabel yang bentuk tampilannya ditunjukkan dalam Gambar 1.6 di halaman sebelumnya. Audit Common Language, Universitas Gunadarma 18