BAB 2 TINJAUAN TEORI. seorang pegawai pada sebuah badan, organisasi atau instansi. Kepegawaian sangat

Transkripsi

1 6 BAB 2 TINJAUAN TEORI 2.1 Defenisi Kepegawaian Kepegawaian adalah sebuah pekerjaan yang mengatur tentang fungsi dan kedudukan seorang pegawai pada sebuah badan, organisasi atau instansi. Kepegawaian sangat berkaitan dengan sumber daya manusia karena kesalahan dalam pengelolaan pegawai pada sebuah instansi sumber daya manusia akan mubajir dan mengakibatkan inefisiensi tenaga kerja. Inefisiensi berarti mengeluarkan banyak biaya dan mendapatkan sumber daya yang sedikit. Literatur lainnya mengatakan bahwa mengelola kepegawaian yang baik bisa meningkatkan kinerja pegawai karena akan membangkitkan motivasi kerja. 2.2 Sistem Komputerisasi Hasil yang diharapkan dalam penerapan komputerisasi dalam suatu pekerjaan adalah efisiensi. Pengertian Efisiensi adalah dapat menekan biaya operasional serta mempercepat pemrosesan data untuk mendapatkan laporan dengan cepat dan akurat. Efisiensi juga mencakup kehandalan sistem untuk masa yang akan datang, dimana

2 7 sistem baik perangkat keras komputer maupun perangkat lunaknya biasa diupgrade untuk menjaga kinerja sistem agar dapat bekerja dengan optimal. Sistem komputerisasi merupakan penggunaan komputer sebagai alat bantu dalam kegiatan pengolahan data, untuk menggantikan prosedur pengolahan data yang dilakukan masih secara manual. Data diolah dengan menggunakan komputer yang sudah diprogram sebelumnya, pengolahan data ini dimulai dari perekaman data hingga penerbitan laporannya. Ada tiga tahapan dalam kegiatan rancang bangun pengembangan sistem komputerisasi : 1. Tahap Studi Pendahuluan Tahap ini digunakan untuk memperoleh fakta, bahwa sebuah komputerisasi yang dikehendaki memang sudah layak diselenggarakan. Perlu diperhatikan, bahwa untuk pengembangan sistem komputerisasi perlu dipertimbangkan masalah biaya, data yang tersedia dan pelaksana sistem komputerisasi tersebut. Jika telah dikaji, ternyata komputerisasi belum waktunya diselenggarakan dengan berbagai sebab dan pertimbangan, maka tahap pengembangan komputerisasi harus ditunda, atau ditinjau ulang. Hasil akhir dari tahap ini adalah suatu usulan yang bersifat umum, mengenai peluang pengembangan sistem dan rincian penggunaan perangkat keras dan perangkat lunak dan juga mengenai rincian biaya. 2. Tahap Pengembangan Tahap ini merupakan tahap pembangunan sistem komputerisasi itu sendiri, pelaksanaannya dilakukan dengan mengadakan penelitian secara tuntas terhadap semua aspek yang berlangsung dalam pengelolaan data manual tersebut. Kemudian dituangkan dalam desain sebuah sistem dan selanjutnya dibuat

3 8 programnya. Sebelum mencapai tahap ketiga, program akan diuji terlebih dahulu untuk mengetahui hasilnya, sudah sesuai atau tidak sesuai dengan sasaran sistem yang diinginkan. Pengujian dilakukan dengan uji coba data fiktif (buatan) dan bisa juga dengan menggunakan data-data real. Pengujian ini sangat penting untuk mengetahui kelayakan program untuk di implementasikan. Tahap kedua ini di akhiri dengan pembuatan dokumentasi sistem yang akan dipakai sebagai alat Bantu jika akan dilakukan revisi terhadap sistem tersebut nantinya. 3. Tahap Implementasi Pada tahap ini program sudah dipasang di komputer dan mulai dioperasikan, untuk mengelola data-data rutin. Tahap operasionalisasi program ini juga disebut tahap produksi. 2.3 Database (Basis data) Basis data adalah kumpulan data yang saling berhubungan yang disimpan secara bersama sedemikian rupa, diberi nama dan tanpa pengulangan yang tidak perlu (redudansi) untuk memenuhi berbagai kebutuhan, dengan tujuan utamanya adalah memelihara informasi dan membuat informasi tersebut tersedia saat dibutuhkan Unsur-unsur database Basis data terdiri dari beberapa unsur : 1. Enterprise

4 9 Enterprise (badan, lembaga) diartikan sebagai sembarang badan organisasi seperti instansi pemerintah, sekolah, bank, rumah sakit, industri atau badan usaha lain yang merupakan unit kerja yang dalam batas-batas tertentu bekerja sebagai satu kesatuan. 2. Entity Entity (kesatuan) merupakan elemen atau bagian dalam enterprise yang kesemuanya direkam. Entity-entity dalam suatu interprise saling terkait antara yang satu dengan yang lain melalui satu atau lebih relasi. 3. Attribut Attribut adalah unsur-unsur entity yang menjelaskan ciri atau watak yang dipilih untuk direkam. Attribut ini merupakan satuan terkecil dari pada data yang mempunyai arti bagi pemakai data. 4. Nilai Data Nilai data adalah sekumpulan dari karakter-karakter atau nilai yang diisikan pada suatu elemen data. 5. Record Data Record data merupakan sekumpulan harga data yang saling berhubungan dalam satu entity. 6. Elemen Data Kunci Elemen data kunci merupakan elemen data yang berdasarkan harganya dapat diketahui dengan pasti harga elemen data lainnya dalam suatu entity 7. File Data File data adalah kumpulan dari beberapa record yang membentuk suatu kesatuan.

5 Model Database Setiap database mengorganisasikan data secara logika berdasarkan struktur data tertentu. Berdasarkan struktur itulah dibuat database. Model data menjelaskan bagaimana data diolah secara logikal yang saling berelasi antara yang satu dengan yang lainnya. Pada dasarnya ada tiga bentuk model logis database yaitu: 1. Database Hirarkis (Hierachical database) Dalam database Hirarkis elemen-elemen data dikaitkan dalam hubungan orang tua anak. Satu orang tua dapat mempunyai beberapa anak kandung tetapi satu anak mempunyai hanya satu orang tua kandung. Sebagai contoh objek data mobil dapat dikategorikan sebagai domestik, Eropa, atau Asia seperti pada Gambar 2.1 dibawah ini MOBIL Eropa Domestik Asia Swedia Jerman Perancis Italia Jepang Korea Gambar 2.1. Model Database Hirarkis

6 11 2. Data Model Jaringan (Network database) Dalam model jaringan satu elemen data (sebagai anak) dapat dikaitkan dengan beberapa record (sebagai orangtua) sehingga pembentukan keterkaitan antara elemen data menjadi bebas. Hubungan orang tua, anak disini mencakup hubungan antara orang tua angkat dan anak angkat. DataPegawai Kode KodeJabatan KodeJabatan NamaJabatan KodeDaerah KodeDaerah NamaDaerah Gambar 2.2. Model Database Jaringan 3. Database Model Relational. (Relational database) Basis data relational digambarkan sebagai sekumpulan relasi-relasi antara elemen data dalam bentuk table, secara umum model ini setara dengan sistem pengarsipan, terdiri dari baris dan kolom. Baris menyatakan record dan kolom menyatakan field. Dalam tugas akhir ini penulis menerapkan database relasional sebagai model yang digunakan untuk penyimpanan data. KodeJabatan NamaJabatan DataPegawai Kode KodeJabatan KodeDaerah KodeDaerah NamaDaerah Gambar 2.3. Model Database Relational

7 Konsep Database Model Relasional Model relasional merepresentasikan basis data sebagai kumpulan relasi. Secara tidak formal setiap relasi-relasi dalam model basis data relasional mempunyai beberapa karakteristik yaitu sebagai berukut : 1. Baris yang memuat nilai-nilai data yang saling berhubungan. 2. Kolom yang memuat data yang bertipe sama. 3. Masing-masing kolom dalam suatu relasi mempunyai suatu nama yang unik. 4. Pada suatu relasi atau tabel yang sama tidak ada dua baris yang indentik. Sebagai contoh : Tabel BioData Siswa Type Data Data KodeSiswa Char NamaSiswa Char Amirullah Alamat Char Jl.Selamat Raya JenKel Char Laki-Laki TglLahir Date Tabel 2.1. Tabel Struktur Database Relational Dalam suatu terminologi basis data relasional, baris disebut sebagai tuple (record), kolom disebut atribute (field) dan data disebut relasi (file). Tabel relasional mempunyai dua komponen yang berbeda yitu : 1. Intension, terdiri dari 2 bagian yaitu truktur penamaan (naming Structure) dan batasan integritas (integrity constrain). Struktur penamaan menunjukkan nama tabel dan nama-nama atribut yang ada, lengkap dengan domain (batasan nilai dan tipe datanya). Sedangkan batasan integritas dipengaruhi oleh integritas referential yang meliputi key constrain. Key Constrain tidak mengijinkan adanya nilai null pada atribut yang digunakan sebagai primary

8 13 key pada sebuah record yang ada dalam tabel. Sedangkan referantial constrait memberikan aturan bahwa nilai-nilai dalam attribut kunci yang di gunakan untuk mengembangkan atau menghubungkan ke basis data lain tidak diijinkan memiliki nilai null. 2. Extension, menunjukkan isi table (nilai-nilai dari atribut yang ada dalam tabel) pada suatu waktu. Ekstensi suatu table relasional cenderung untuk berubah dari waktu ke waktu. Perbedaan antara relasi (relation) dan kerelasian (relationship) adalah relasi dimaksudkan untuk saling keterkaitan antara kesatuan data dalam satu atau beberapa tabel sedangkan kerelasian mempunyai makna dan ruang lingkup yang lebih luas dibandingkan dengan relasi. Kerelasian antar entity dibedakan atas dua tipe yaitu: 1. Kerelasian antar entity dalam satu tabel. Tipe kerelasian ini relatif sederhana yaitu kerelasian antar entity (yang berupa record) untuk meyediakan data atau informasi dari atribut-atribut dalam satu tabel. 2. Kerelasian antar entity dalam banyak tabel. Tipe ini mempunyai kerelasian yang lebih kompleks dibandingkan dengan kerelasian antar entity dalam satu table. Normalisasi Istilah normalisasi berasal dari E. F. Codd, salah satu penulis teknologi basis data. Normalisasi menetapkan analisis ketergantungan fungsional antar attribut (elemen data, data item) untuk memperoleh sekumpulan struktur data yang sederhana yang

9 14 memenuhi sekumpulan kebutuhan pemakai yang beraneka ragam, dengan normalisasi dapat diperoleh struktur data yang luwes, mudah dirawat dan dapat menghindarkan penyimpanan yang terjadi dalam perawatan arsip. Anomali merupakan penyimpanan yang menyebabkan kesulitan dalam peremajaan (update) arsip, yang meliputi kegiatan : 1. Anomali Peremajaan Terjadinya bila pengubahan melakukan penggantian harga lama dengan harga baru, terhadap relasi yang dapat menyebabkan inkonsistensi harga pada bagian lain. 2. Anomali Penyisipan Terjadi jika pada setiap penambahan dilakukan ternyata ada elemen data yang masih kosong dan elemen data tersebut adalah elemen kunci. 3. Anomali Penghapusan Terjadi bila satu record yang tidak terpakai dihapus dan akibatnya harga data dibagian lain kehilangan arti sehingga tidak dapat digunakan lagi. Gejala anomali dapat dapat dicegah dengan mengubah bentuk relasi ke bentuk normal (normalisasi). Bentuk normal dasar dapat dibedakan atas tiga tingkat yaitu : a. Bentuk Normal Tahap Pertama (1 NF) Bentuk normal tahap pertama adalah bentuk relasi yang mepunyai harga satu elementer pada setiap perpotongan baris dan kolom. Jadi 1 NF tidak ada kelompok berulang yaitu kelompok attribut dalam satu kunci primer yang mempunyai lebih

10 15 dari satu harga. Setiap kelompok berulang dapat dihilangkan dengan memecah relasi menjadi dua yaitu : - Relasi yang mengandung semua attribut yang tidak berulang atau berharga tunggal. - Relasi yang mengandung attribut dalam kelompok berulang. b. Bentuk Normal Tahap Kedua (2 NF) Bentuk normal tahap kedua adalah bentuk yang sudah dalam bentuk 1 NF dan semua elemen non kunci tergantung atas elemen kunci primer seutuhnya. Jadi dalam 2 NF tidak ada ketergantungan sebagian. Ketergantungan sebagian adalah ketergantungan suatu attribut non kunci atas harga sebagian dari kunci gabungan. c. Bentuk Normal Tahap Ketiga (3 NF) Bentuk normal tahap ketiga adalah bentuk yang sudah didalam bentuk 2 NF dan semua elemen tergantung sepenuhnya atas kunci utama secara utuh, tanpa ketergantungan transitif. Ketergantungan transitif adalah ketergantungan satu attribute non kunci atas attribut non kunci lain, disamping ketergantungan attribut non kunci itu diatas primer. Berikut ini ditampilkan hubungan antar tabel dalam sebuah database. Tabel BioData Siswa KodeSiswa Nama Alamat JenKel Tabel Mata Pelajaran KdPelajaran Nama Nilai Standar Tabel Raport Siswa Tahun Semester KodeSiswa KdPelajaran NILAI Keterangan Lambang sebagai Kunci Utama Gambar 2.4. Relasi Antar Tabel

11 Pemakaian Database pada Visual Basic 6.0 Untuk membuat suatu program manajemen database diperlukan file database yang akan diproses. File database ini dibuat sekali saja dan tidak perlu langsung diisi recordnya. Selanjutnya file database tersebut diproses melalui sintax-sintax program yang dibuat dengan bahasa pemrograman Visual Basic. Visual Basic 6.0 dapat menangani bermacam-macam format database Microsoft Acces, Microsoft Excel, dbase, FoxPro, Oracle dan Microsoft SQL Server. Pada tugas akhir ini, penulis menggunakan Microsoft SQL Server 2000 untuk membuat File Database. Microsoft SQL server 2000 merupakan program yang berdiri sendiri, penulis membuat hubungan antara SQL Server 2000 dengan Visual Basic 6.0, sehingga File Database pada Microsoft SQL Server dapat dipanggil oleh kode-kode program pada Visual Basic. 2.5 Structured Query Language (SQL) SQL adalah bahasa standar untuk query yang meliputi perintah untuk menyimpan, memelihara, mengatur akses-akses ke database dan mengolah relasi antar database. Didalam SQL, perintah yang sering digunakan adalah SELECT yang berfungsi untuk menampilkan data dari database. Selain itu SQL juga menyediakan perintah untuk membuat database, tabel, field, menambah dat, menghapus data serta mengedit data. Perintah SQL dibagi dua yaitu : Data Defenition Language (DDL) dan Data Manipulation Language (DML).

12 Data Defenition Language (DDL) Data Defenition Language (DDL) adalah bagian dari SQL yang digunakan untuk mendefenisikan objek database, seperti pembuatan database, tabel, index, constraint Primary Key dan lainnya. Berikut ini adalah perintah-perintah DDL seperti pada Tabel 2.2. Table 2.2 Perintah-perintah DDL PERINTAH CREATE TABLE CREATE INDEX ALTER TABLE DROP TABLE DROP INDEX GRANT KETERANGAN Membuat Tabel Membuat Index Menambah atau menyisipkan kolom ke dalam tabel Menghapus Tabel database Menghapus Index Memberikan izin akses kepada user Data Manipulation Language (DML) Data Manipulation Language (DML) adalah bagian dari SQL yang digunakan untuk memulihkan dan memanipulasi data. Dibawah ini adalah perintah-perintah DML seperti pada Tabel 2.3.

13 18 Table 2.3 Perintah-perintah DML PERINTAH SELECT INSERT DELETE UPDATE COMMIT ROLLBACK KETERANGAN Digunakan untuk menulis data dari tabel Menyisipkan baris pada table Menghapus baris dari table Mengubah isi dari kolom/field pada tabel Menuliskan perubahan kedalam disk Membatalkan perubahan yang dilakukan setelah perintah Commit terakhir Akses Database dengan ODBC (Open Database Connectivity). ODBC adalah fasilitas yang disediakan microsoft untuk mengakses beraneka ragam database dengan cara yang standar/sama. ODBC terdapat pada setiap komputer yang menggunakan Windows Open System Architecture (WOSA). Di dalam ODBC disediakan berbagai Aplikasi Programming Interface (API) yang berguna untuk menyederhanakan dan memberikan standar bagi berbagai kegiatan pemrograman. Keuntungan untama mempergunakan ODBC ini adalah flesibilitas, artinya pengubahan jenis database yang dipergunakan oleh sebuah aplikasi tidak akan mempengaruhi listing program (source code) aplikasi tersebut. Pada ODBC terdapat 2 hal penting yang berkaitan dengan koneksi ke database yaitu: 1. Database Driver yaitu perangkat lunak driver yang berfungsi untuk membuat koneksi ke database yang sesuai dengan driver tersebut. Setiap database memiliki driver yang spesifik, sehingga dalam sebuah ODBC dapat berisi lebih dari satu database driver.

14 19 2. Data Source Name (DSN). DSN yaitu nama/alias dari database yang digunakan oleh program yang koneksinya melalui ODBC. Dalam ODBC terdapat beberapa jenis DNS yang akan menentukan otoritas pemakai database, yaitu: a. User DSN User DSN bersifat Privat bagi user pembuatnya, artinya DSN jenis ini hanya dapat dipergunakan / tampak oleh user yang membuatnya. b. System DSN. System DSN bersifat Public dalam sebuah komputer, artinya semua user yang mempergunakan komputer dimana System DSN di install dapat mempergunakannya walaupun bukan pembuatnya. c. File DSN. File DSN adalah satu-satunya DSN yang bisa di-share dan dapat dipergunakan komputer lain yang memiliki driver database yang sama, dengan demikian setting untuk koneksi ke database cukup men-loadnya saja. File DSN ini umumnya dipergunakan untuk aplikasi multi user pada suatu LAN. ActiveX Data Object Library (ADO) Cara Microsoft untuk mengakses data dari banyak provider disebut Universal Data Access (UDA), dimana tujuannya adalah agar berbagai type data dari banyak aplikasi seperti local area network, file teks, , hubungan database, intranet dan internet pada beberapa komputer dapat diakses. ADO merupakan merupakan model terakhir

15 20 dan terbaru saat ini disamping ADO-NET dari Microsoft yang memiliki fungsi sebagai alat untuk menjalankan UDA, serta bertujuan agar para pemrogram Visual Basic mengukuti standar OLEDB dalam membuat suatu objek database. OLEDB itu sebenarnya adalah suatu standar database yang digunakan sebagai alat penghubung untuk menghubungkan data dari berbagai sumber data.