KAJIAN KEBUTUHAN PENYUSUNANN DAN PENERAPAN S O P DAN SP DILINGKUNGAN PEMERINTAH DAERAH KABUPATEN BENGKULU SELATAN Disusun Oleh : NOPIAN ANDUSTI, SE.MSP SAB BIDANG EKONOMI DAN KEUANGAN Disampaikan Kepada Yth : BAPAK BUPATI BENGKULU SELATAN MANNA, 04 DESEMBER 2014 Staf Ahli Bupati Bengkulu Selatan Bidang Ekonomi dan Keuangan Jalan Raya Padang Panjang No. 01 Manna email : sabbengkuluselatanbidangekuang@yahoo.co.id, blog : nandusti.wordpress.com
A. Latar Belakang Tujuan reformasi birokrasi dalam persepsi umum tidak lain adalah perbaikan kualitas pelayanan publik. Dalam pengertian ini, reformasi birokrasi harus mampu menghasilkan birokrasi yang efektif, efisien dan ekonomis. Secara operasional salah satu upaya untuk mewujudkan birokrasi yang efektif, efisien dan ekonomis tidak lain adalah memperbaiki proses penyelenggaraan administrasi pemerintahan sehingga lebih mencerminkan birokrasi mampu menjalankan fungsi pemerintahan sesuai dengan kriteria tersebut. Salah satu aspek penting dalam rangka mewujudkan birokrasi yang memiliki kriteria efektif, efisien dan ekonomis adalah dengan menerapkan standard operating procedures (SOP) pada seluruh proses penyelenggaraan administrasi pemerintahan. Dengan adanya standard operating procedures, penyelenggaraan administrasi pemerintahan dapat berjalan dengan pasti, berbagai bentuk penyimpangan dapat dihindari, atau bahkan meskipun terjadi penyimpangan tersebut, maka dapat ditemukan penyebabnya. Dalam kondisi seperti ini sedikit demi sedikit pada gilirannya kualitas pelayanan kepada publik akan menjadi lebih baik. Reformasi Birokrasi yang digulirkan oleh pemerintah dalam rangka mewujudkan pemerintahan bersih sudah merupakan kebutuhan yang sangat mendesak. Sehingga semua unit pelayanan pemerintah dituntut untuk melakukan pembenahan birokrasi di jajarannya baik di pusat maupun di daerah. Salah satu langkah dari reformasi birokrasi adalah penataan organisasi dan ketatalaksanaan untuk memodernisasi organisasi melalui pemisahan, penggabungan, dan penajaman tugas dan fungsi organisasi. Untuk itu perlu memperhatikan analisis dan evaluasi jabatan, analisis beban kerja melalui job descriptions dan dengan penyusunan standar operasional prosedur (SOP) guna peningkatan pelayanan publik. Pemerintah Daerah Kabupaten Bengkulu Selatan sebagai bagian dari birokrasi pemerintah juga wajib mendukung pelaksanaan Reformasi Birokrasi. Standar Operasional Prosedur adalah pedoman atau acuan untuk melaksanakan tugas pekerjaan sesuai dengan fungsi dan alat penilaian kinerja instasi pemerintah berdasarkan indikator indikator teknis, administrasif dan prosedural sesuai dengan tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja pada unit kerja yang bersangkutan. Tujuan SOP adalah menciptakan komitment mengenai apa yang dikerjakan oleh satuan unit kerja instansi pemerintahan untuk mewujudkan good governance. Standar operasional prosedur tidak saja bersifat internal tetapi juga eksternal, karena SOP selain digunakan untuk mengukur kinerja organisasi publik yang berkaitan dengan ketepatan program dan waktu, juga digunakan untuk menilai kinerja organisasi publik di mata masyarakat berupa responsivitas, responsibilitas, dan akuntabilitas kinerja instansi pemerintah. Hasil kajian menunjukkan tidak semua satuan unit kerja instansi pemerintah memiliki SOP, karena itu seharusnyalah setiap satuan unit kerja pelayanan publik instansi pemerintah memiliki standar operasional prosedur sebagai acuan dalam bertindak, agar akuntabilitas kinerja instansi pemerintah dapat dievaluasi dan terukur. 1
B. Maksud dan Tujuan 1. Maksud : Standar Operasional Prosedur (SOP) dimaksudkan sebagai tahapan yang dibakukan dan yang harus dilalui untuk menyelesaikan suatu proses kerja. 2. Tujuan : a. Terwujudnya pedoman dan standar kerja dalam pelaksanaan program dan kegiatan di lingkungan unit kerja; b. Terwujudnya persamaan persepsi dalam pelaksanaan tugas dan fungsi unit kerja ; c. Terwujudnya alur tugas, wewenang, dan tanggungjawab dari pelaksanaaan tugas; C. Ruang Lingkup SOP digunakan untuk seluruh pejabat dan pelaksana di lingkungan unit kerja Pemerintah maupun Pemerintah Daerah. D. Manfaat Manfaat SOP dalam lingkup pelaksanaan tugas dan fungsi pada seluruh unit kerja Pemerintah: a. Sebagai standarisasi cara yang dilakukan pejabat dan pelaksana dalam menyelesaikan pekerjaan yang menjadi tugasnya ; b. Meminimalisir tingkat kesalahan dan kelalaian yang mungkin dilakukan oleh seseorang dalam menyelesaikan tugas ; c. Meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelaksanaan tugas dan tanggung jawab individual pejabat dan pelaksana dan organisasi secara keseluruhan ; d. Meningkatkan akuntabilitas pelaksanaan tugas ; e. Menciptakan ukuran standar kinerja pejabat dan pelaksana dalam memperbaiki kinerja serta membantu mengevaluasi kinerja yang telah dilakukan ; f. Memastikan pelaksanaan tugas dan fungsi dapat berlangsung dalam berbagai situasi, secara efektif, efisien, dan akuntabel ; g. Memberikan informasi mengenai kualifikasi kompetensi yang harus dikuasai oleh pejabat dan pelaksana dalam melaksanakan tugasnya ; h. Memberikan informasi bagi upaya peningkatan kompetensi pejabat dan pelaksana ; i. Memberikan informasi mengenai beban tugas yang dipikul oleh seorang pejabat dan pelaksana dalam melaksanakan tugasnya ; j. Sebagai instrumen yang dapat melindungi pejabat dan pelaksana dari kemungkinan tuntutan hukum karena tuduhan melakukan penyimpangan ; k. Menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas dan fungsi. 2
E. Landasan dan dasar hukum 1. Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik ; 2. Peraturan Menteri Negara PAN Nomor PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi pemerintahan ; 3. Peraturan Presiden Nomor 81 Tahun 2010 tentang Grand Design Reformasi Birokrasi 2010 2025 ; 4. Peraturan Menpan dan RB Nomor 20 Tahun 2010 tentang Road Map Reformasi Birokrasi 2010 2025 ; 5. Kep. Menpan Nomor 63/KEP/M.PAN/7/2003 tentang Pedoman Umum Penyelenggaraan Pelayanan Publik ; 6. Peraturan Menpan Nomor PER/20/M.PAN/04/2006 tentang Pedoman Penyusunan Standar Pelayanan Publik ; 7. Surat Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor B/498/M.PAN-RB/02/2012, tanggal 14 Februari 2012 Hal Penegasan Penggunaan dan Penerapan istilah Standar Operasional Prosedur (SOP), Standar Pelayanan (SP) dan Standar Pelayanan Minimal (SPM) pada Kementerian/Lembaga dan Pemerintah Daerah. F. Pokok Persoalan dan Dampak Hingga saat ini, secara umum SKPD/unit kerja/opd di lingkungan Pemerintah Daerah Kabupaten Bengkulu Selatan belum menyusun dan menerapkan SOP dan SP, sehingga berdampak antara lain sebagai berikut : 1. Tidak ada standarisasi dan cara yang dilakukan pejabat dan pelaksana dalam menyelesaikan pekerjaan yang menjadi tugasnya ; 2. Sering terjadi kesalahan dan kelalaian yang dilakukan oleh seseorang dalam menyelesaikan tugas ; 3. Pelaksanaan tugas dan tanggung jawab individual pejabat dan pelaksana organisasi secara keseluruhan tidak efisiensi dan efektivif ; 4. Tidak ada ukuran standar kinerja pejabat dan pelaksana dalam memperbaiki kinerja serta membantu mengevaluasi kinerja yang telah dilakukan ; 5. Tidak ada kepastian pelaksanaan tugas dan fungsi dapat berlangsung dalam berbagai situasi, secara efektif, efisien, dan akuntabel ; 6. Tidak ada informasi mengenai kualifikasi kompetensi yang harus dikuasai oleh pejabat dan pelaksana dalam melaksanakan tugasnya ; 7. Tidak ada informasi bagi upaya peningkatan kompetensi pejabat dan pelaksana ; 8. Tidak ada informasi mengenai beban tugas yang dipikul oleh seorang pejabat dan pelaksana dalam melaksanakan tugasnya ; 9. Tidak ada instrumen yang dapat melindungi pejabat dan pelaksana dari kemungkinan tuntutan hukum karena tuduhan melakukan penyimpangan ; 10. Sering terjadi tumpang tindih pelaksanaan tugas dan fungsi. 3
G. Solusi Pemecahan Masalah Berdasarkan kondisi tersebut pada huruf F tersebut di atas, maka kita perlu segera menyusun dan menerapkan SOP dan SP di lingkungan Pemerintah Daerah Kabupaten Bengkulu Selatan. H. Langkah-Langkah Penyusunan SOP LANGKAH TEKNIS PENYUSUNAN SOP ADMINISTRASI PEMERINTAHAN (SIKLUS PENYUSUNAN SOP) Persiapan Penilaian Kebutuhan S O P Monitoring Dan Evaluasi Pengembangan S O P Integrasi S O P 1. Persiapan Penyusunan SOP a. Membentuk Tim SOP : Tim bertugas untuk melakukan identifikasi kebutuhan, mengumpulkan data, melakukan analisis prosedur, melakukan pengembangan, melakukan uji coba, melakukan sosialisasi, mengawal penerapan, memonitor dan melakukan evaluasi, melakukan penyempurnaan-penyempurnaan, menyajikan hasil-hasil pengembangan mereka kepada pimpinan SOP, dan tugas-tugas lainnya. b. Memberikan Pelatihan Bagi Anggota Tim : Agar tim dapat melakukan tugasnya dengan baik, maka seluruh anggota tim harus memperoleh pembekalan yang cukup tentang bagaimana menyusun 4
SOP. Petunjuk pelaksanaan penyusunan SOP sangat penting untuk menjadi panduan bagi anggota tim dalam melaksanakan tugasnya. c. Sosialisasi SOP ke seluruh Unit Kerja : Agar seluruh satuan kerja dalam organisasi mengetahui adanya perubahan yang akan dilakukan, maka pimpinan-pimpinan unit mengetahui hal ini. Peran pimpinan puncak akan sangat menentukan dalam hal ini. 2. Penilaian Kebutuhan SOP Penilaian kebutuhan adalah proses awal penyusunan SOP yang dilakukan untuk mengidentifikasi kebutuhan SOP yang akan disusun. Bagi organisasi yang sudah memiliki SOP, maka tahapan ini merupakan tahapan untuk melihat kembali SOP yang sudah dimilikinya dan mengidentifikasi perubahan-perubahan yang diperlukan. Bagi organisasi yang sama sekali belum memiliki SOP, maka proses ini murni merupakan proses mengidentifikasi kebutuhan SOP. 3. Pengembangan SOP (1) Pengumpulan Informasi Dan Indentifikasi Alternatif Tim dalam mengembangkan SOP setelah melakukan penilaian kebutuhan (need assessment) adalah mengumpulkan berbagai informasi yang diperlukan untuk menyusun SOP. Identifikasi informasi dapat dilakukan dengan teknik pengumpulan data seperti brainstorming, focus group discussion, wawancara, survey, benchmark, dan telaahan dokumen. (2) Analisis Dan Pemilihan Alternatif Setelah berbagai informasi terkumpul, langkah selanjutnya adalah melakukan analisis terhadap alternatif-alternatif prosedur yang berhasil diidentifikasi untuk dibuatkan standarnya. Prinsip-prinsip penyusunan SOP sebagaimana diuraikan dalam bab sebelumnya dapat digunakan sebagai acuan untuk menentukan mana alternatif prosedur yang akan dipilih untuk distandarkan antara lain, yaitu: Kemudahan dan kejelasan. Efisiensi dan efektivitas. Keselarasan. Keterukuran. Dinamis. Berorientasi pada pengguna/mereka yang dilayani. Kepatuhan hukum. Kepastian hukum 5
(3) Penulisan SOP Beberapa aspek yang perlu diperhatikan dalam penulisan SOP, antara lain: Tipe SOP Terdapat dua tipe SOP yang dapat digunakan, yaitu technical SOP (Teknis) atau administrative SOP (Administratif). Format SOP Format SOP, yaitu: Simple steps, Hierarchical steps, Graphic, dan Flowcharts. Tingkatan kerincian/detail Jenis pekerjaan akan memberikan pengaruh pada tingkatan kerincian SOP yang akan dibuat. Prinsip-prinsip penyusunan SOP SOP harus dirumuskan dengan memenuhi prinsip-prinsip, yaitu : Kemudahan dan kejelasan; Efisiensi dan efektivitas.; Keselarasan; Keterukuran; Dinamis; Berorientasi pada pengguna (mereka yang dilayani); kepatuhan hukum; dan kepastian hukum. Anatomi SOP dan pendokumentasian SOP. (4) Pengujian dan Review SOP Untuk memperoleh SOP yang memenuhi aspek-aspek sebagaimana telah diuraikan di atas, SOP yang dirumuskan oleh tim SOP harus melalui tahapan pengujian dan rivieu. Proses pengujian dan riviu kemungkinan akan memaksa tim untuk kembali pada proses-proses pengumpulan data dan analisis, karena masih memerlukan informasi-informasi terbaru/tambahan yang sebelumnya tidak terpikirkan sebelumnya. (5) Pengesahan SOP Proses pengesahan dokumen SOP, merupakan tindakan pengambilan keputusan oleh pimpinan Unit Kerja. Efektivitas kerja tim sangat tergantung dari tingkat keterlibatan pimpinan. Keterlibatan pimpinan dalam membenkan arahan kepada tim sejak permulaan tim dibentuk, akan sangat memudahkan proses pengesahan. Jika keterlibatan pimpinan sangat terbatas, maka tim harus secara aktif memberikan informasi kemajuan sampai akhirnya informasi mengenai hasil final yang telah diperoleh tim. 6
4. Integrasi (penerapan) SOP Penerapan SOP dalam praktek penyelenggaraan tugas dan fungsi organisasi merupakan langkah selanjutnya pada siklus SOP setelah pengembangan SOP yang menghasilkan rumusan SOP dimana secara formal ditetapkan oleh pihak pimpinan organisasi. Penerapan SOP meliputi tahapan-tahapan sistematis dimulai dari langkah memperkenalkan SOP sampai pada pengintegrasiaan SOP dalam pelaksanaan prosedur-prosedur keseharian oleh organisasi. 5. Monitoring dan Evaluasi a. Monitoring Sebagai bagian dari proses dalam penerapan SOP, organisasi harus mempersiapkan sebuah mekanisme monitoring kinerja dan memastikan bahwa SOP telah dilaksanakan dengan baik. Salah satu kunci keberhasilan penerapan SOP adalah memonitor sampai sejauhmana setiap pelaksana menguasai SOP yang telah ditetapkan. Tujuannya adalah agar setiap pelaksana dapat bertanggungjawab atas kinerja pelaksanaan tugasnya yang dilaksanakan dengan SOP yang berlaku. b. Evaluasi SOP secara substansial akan membantu organisasi menjadi lebih produktif. Dengan adanya SOP ini, maka organisasi telah melakukan sebuah komitmen jangka panjang dalam rangka membangun sebuah organisasi menjadi lebih efektif dan kohesif. Tidak selamanya sebuah SOP berlaku secara permanen, karena perubahan lingkungan organisasi selalu membawa pengaruh pada SOP yang telah ada. Oleh karena itulah SOP perlu secara terus menerus dievaluasi agar prosedur-prosedur dalam organisasi selalu merujuk pada akuntabilitas dan kinerja yang baik. Evaluasi, sebagai langkah tindak lanjut dari tahapan monitoring, dapat meliputi substansi SOP itu sendiri atau berkaitan dengan proses penerapannya. I. Saran Untuk mempercepat proses penyusunan dan penerapan SOP dan SP di lingkungan Pemerintah Daerah Kabupaten Bengkulu Selatan, maka disarankan untuk menyusun dan melakukan uji coba penerapan SOP dan SP di lingkungan Sekretariat Daerah dan beberapa SKPD terlebih dahulu sebagai percontohan. 7
Demikian, semoga bermanfaat dan berkenan ditindaklanjuti sebagai suatu upaya untuk mewujudkan birokrasi yang efektif, efisien dan akuntabel dalam rangka perbaikan kinerja manajemen pemerintahan/kualitas pelayanan publik di Kabupaten Bengkulu Selatan. Manna, 04 Desember 2014 SAB BENGKULU SELATAN BIDANG EKONOMI DAN KEUANGAN NOPIAN ANDUSTI, SE.MSP Pembina Utama Muda Nip. 19671107 199203 1 004 8
PEMERINTAH KABUPATEN BENGKULU SELATAN SEKRETARIAT DAERAH NOMOR SOP : TGL. PEMBUATAN TGL. REVISI : TGL. EFEKTIF : : DISAHKAN OLEH : SEKRETARIS DAERAH KABUPATEN BENGKULU SELATAN NAMA SOP : Standar Operasional Prosedur (SOP) Pelayanan Permintaan Surat Perjalanan Dinas (SPD) DASAR HUKUM : KUALIFIKASI PELAKSANA : 1. Peraturan Bupati Bengkulu Selatan Nomor 08 Tahun 2013 Tentang Pedoman Perjalanan Dinas Dalam Negeri Bagi Bupati, Wakil Bupati, Pimpinan DPRD dan Anggota DPRD, Pegawai Negeri Sipil dan Pegawai Tidak Tetap di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Bengkulu Selatan ; 2. Peraturan Bupati Bengkulu Selatan Nomor 11 Tahun 2013 Tentang Perubahan Atas Peraturan Bupati Nomor 8 Tahun 2013 Tentang Pedoman Perjalanan Dinas Dalam Negeri Bagi Bupati, Wakil Bupati, Pimpinan DPRD dan Anggota DPRD, Pegawai Negeri Sipil dan Pegawai Tidak Tetap di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Bengkulu Selatan. 1. Pejabat Struktural 2. Pendidikan Minimal D3 KETERKAITAN : PERALATAN / PERLENGKAPAN : 1. Undangan, 1. Standar Operasional Prosedur (SOP) Pencairan Biaya Perjalanan Dinas, 2. Memo Arahan, 3. Telaahan Staf, 2. Standar Operasional Prosedur (SOP) Surat Masuk dan Surat Keluar, 4. Komputer dan ATK. 3. Standar Operasional Prosedur (SOP) Laporan Pelaksanaan SPD PERINGATAN : PENCATATAN DAN PENDATAAN :
PROSEDUR Pelaksana Keterangan No. Aktivitas Kabag Humas dan Protokol PA/KPA/PPK Kasubag Protokol/ PPTK Mutu Baku Persyaratan/Kelengkapan Waktu Output 1. Berdasarkan disposisi/memo arahan Bupati/Wakil/Bupati/Sesda, Kabag Humas mengajukan permohonan penerbitan SPD kepada PA/KPA/PPK Undangan/Memo/Telaahan Staf 30 45 menit Surat permintaan SPD 2. PA/KPA/PPK menindaklanjuti surat permintaan Kabag Humas dan Protokol untuk menerbitkan SPD pengguna 3. P A / K P A / PPK tidak menyetujui permintaan SPD atas dasar ketersediaan dana yang tidak mencukupi. Tidak Ya Surat permintaan SPD 45 60 menit Disposisi persetujuan Surat pemberitahuan 45 60 menit 4. Kabag Humas dan Protokol menerima dan menindaklanjuti perintah dari PA/KPA/PPK. Disposisi PA/KPA/PPK dan formulir SPD 30 45 menit Dokumen SPD + kelengkapannya 5. Pelaksanaan SPD oleh pengguna Dokumen SPD + kelengkapannya Sesuai Surat Perintah Tugas Dokumen SPD yang sudah dilengkapi bukti 6. Laporan Pelaksanaan SPD Catatan : Tidak berlaku bagi Bupati/Wakil Bupati Dokumen Laporan dan SPD yang sudah dilengkapi bukti pengeluaran 45 60 menit Terselenggaranya pelayanan permintaan SPD