1 Perencanaan Paket Pengembangan TIK pada Domain DS (Delivery and Support)dan ME (Monitoring AND Evaluation) Cobit di Pemerintahan Kota XYZ Arief Budiman 1, Khakim Ghozali 2, Siti Rochimah 3 Sistem Informasi FakultasTeknik Informasi (FTIf) - ITS Gedung FTiF Tc 213, Kampus ITS Sukolilo, Surabaya 60111 Telpon: (031) 596 4965,592 2949, 593 9214 E-mail: khakim@its-sby.edu, khakim.ghozali@gmail.com Abstrak - Pemerintah kota XYZ dalam penerapan dan pengembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) memerlukan perencanaan, strategi dan dana yang sangat besar. Pemerintah Kota XYZ telah memiliki masterplan yang berisi rencana pengembangan TIK. Penggunaan TIK di Pemerintah Kota XYZ saat ini sudah cukup banyak dan berkembang dengan cepat. Hampir tiap SKPD menggunakan SI/TI dalam membantu pelaksanaan proses pekerjaan setiap hari, tetapi tidak ada keseragaman dan keteraturan dalam pengembangan yang ada. Kebanyakan pembangunan aplikasi tersebut tidak mempertimbangkan integrasi antar sistem, sehingga koordinasi pekerjaan antar SKPD menjadi tidak optimal dan mengakibatkan terjadi duplikasi pekerjaan dimanamana. Dokumen master plan harus ditindak lanjuti atau dilaksanakan, karena jika tidak dapat diibaratkan hanya sebagai wacana yang tidak memberikan nilai tambah bagi program pengembangan TIK bagi sebuah lembaga atau organisasi Oleh Karena itu dibutuhkan perencanaan paket pengembangan TIK untuk mengetahui detail acuan pekerjaan dan dapat memonitor aplikasi yang akan dikerjakan sebagai tindak lanjut dari masterplan yang telah dibuat oleh pemerintah kota XYZ. Metode yang digunakan untuk melaksanakan pekerjaan dari hasil master plan yang telah ada, maka dapat mendetailkan setiap kegiatan di Dinas Pemerintah Kota XYZ dengan domain DS dan ME COBIT. Metode ini didasari dengan strategi yang memperhatikan keseimbangan antara sisi keuangan dan non keuangan, antara jangka pendek dan jangka panjang serta melibatkan faktor internal dan eksternal. Dan untuk merancang ini menggunakan beberapa tahapan, yaitu menentukan tujuan, ruang lingkup, manfaat dan inisiator, menentukan tingkat urgensi, menentukan stakeholder dan aplikasi yang dibutuhkan, membuat tahapan biaya, membuat asumsi dan langkah-langkah pelaksanaan. Hasil yang didapat dari pengerjaan Tugas Akhir ini adalah menghasilkan rancangan perencanaan paket pengembangan TIK yang berisi detail acuan dalam melakukan setiap implementasi, bertujuan untuk mengontrol dan parameter yang efektif untuk mengkaji performa dan keberhasilan dalam perencanaan TIK di masa yang akan datang pada pemerintah kota XYZ, sehigga dapat mengurangi resiko dan kerugian pada setiap paket pekerjaan yang akan dilakukan., serta dapat juga sebagai alat pengambilan keputusan. Kata kunci: Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK), Perencanaan paket pengembangan TIK, Master Plan, DS (Delivery and Support), ME (Monitor and Evaluate), SKPD. I. PENDAHULUAN Saat ini, penggunaan Teknologi Informasi di perusahaan semakin meningkat tidak hanya untuk proses operasional sehari-hari, tetapi sudah pada proses membantu pengambilan keputusan. Bahkan, pada beberapa sektor industri, ketergantungan terhadap Teknologi Informasi sudah sangat besar seperti pada sektor perbankan dan keuangan. Namun demikian, perusahaan juga tidak bisa secara gegabah mengeluarkan investasi untuk implementasi Teknologi Informasi, karena tentu saja harus memperhitungkan cost dan benefit yang dihasilkannya. Setiap pelaksanaan kegiatan harus mempunyai konsep pengembangan dan adanya target yang jelas agar setiap pelaksanaan tidak mengakibatkan kerugian bagi perusahaan atau organisasi. Pemerintah kota XYZ memerlukan detail kebutuhan dan tahap-tahap pengembangan TIK yang terdapat di dalam dokumen masterplan. Maka pemerintah kota XYZ memerlukan kerangka perencanaan paket pengembangan TIK merupakan tindak lanjut dari konsep masterplan yang telah dimilki oleh Pemerintah Kota XYZ. Dalam penulisan ilmiah ini, perencanaan paket pengembangan TIK berdasarkan master plan pengembangan TIK di pemkot XYZ pada domain Delivery and Support (DS) dan Monitoring and Evaluation (ME) COBIT. Bertujuan untuk parameter yang efektif dalam mengkaji performa dan keberhasilan, serta dengan perencanaan yang jelas akan dapat mengurangi risiko yang terjadi, agar perencanaan implementasi TIK yang dilakukan akan membawa keuntungan bagi organisasi dan dapat mengelola risikorisiko yang ada dengan baik sejak awal dan dapat membatu dalam proses pengambilan keputusan.
2 II. METODE Penelitian ini disusun berdasarkan Proses perencanaan paket pengembangan teknologi informasi dan komunikasi pada pemerintah kota XYZ ini dibagi menjadi beberapa langkah, yaitu sebagai berikut: Gambar II.1 Metode Penelitian A. Perencanaan Detail Regulasi / Kebijakan Berisi penjabaran aktivitas proses TI hingga menentukan penanggung jawab dan pihak yang terlibat dalam setiap proses TI yang akan dilakukan. bertujuan untuk menentukkan detil aktivitas dari setiap proses TI yang ada pada master plan TIK pemkot XYZ. Berikut ini adalah alur dari proses perencanaan detil regulasi / kebijakan: tahapan atau proses dari perencanaan detil regulasi / kebijakan. Tabel II.1 Input, Proses, dan Output dari Proses Perencanaan Detil Regulasi / Kebijakan Input Proses Output Proses TI yang ada didalam Mendenisikan Proses TI Master Plan dalam Cobit Kebijakan Control objective pada cobit. Hasil analisis dari Proses TI Masterplan TI Berdasarkan Maturity level COBIT Hasil Analsis proses TI yang ada didalam Master Plan Pihak Internal (Diskominfo) Control objective dalam cobit sesuai proses TI Aktivitas Proses TI Kriteria Tingkat Manfaat Proses TI Keluaran Proses TI dengan Cobit Penanggung jawab setiap Proses TI Petunjuk Pelaksanaan Aktivitas Regulasi Output yang dihasilkan Penanggung jawab Setiap Aktivitas B. Penentuan Kategori Manfaat, Urgensi dan Pada bagian ini pembahasan mengenai tiga Kategori yang akan dipergunakan dalam menentukan pentahapan implementasi workpackage. Tiga Kategori tersebut adalah: Manfaat Urgensi Masing-masing Kategori tersebut perlu ditentukan kategorinya apakah high, medium atau low. Dengan mengetahui kategori ketiga Kategori untuk setiap work package maka akan dapat diketahui work package mana yang harus didahulukan. Dalam hal ini tentu saja work package yang mempunyai manfaat yang tinggi, tingkat urgensi yang tinggi dan tersedianya biaya akan menjadi prioritas utama untuk diimplementasikan. Penentuan range nilai kategori manfaat dan urgensi berbeda dengan kategori biaya. Ketegori manfaat dan urgensi mempunyai range dengan satuan persen seperti tabel dibawah ini : Tabel II.1 Range Nilai Kategori Manfaat dan Urgensi Range Nilai (%) Ketegori 0 33 Low Gambar II.2 Alur Proses Perencanaan Detail Regulasi / Kebijakan Penjelasan lebih detail dari bagan diatas dapat dilihat pada table dibawah ini. Detail penjelasan meliputi input, proses dan output yang dihasilkan pada setiap 34-67 Medium 68-100 High Penentuan range nilai pada kategori biaya dimulai dari biaya terkecil, berbeda dengan kategori
3 manfaat dan urgensi nilai terkecilnya adalah nol dan nilai maksimalnya 100. Untuk lebih jelasnya mengenai perhitungan masing-masing kategori dapat lihat pada penjelasan selanjutnya. Penentuan Kategori Manfaat Penentuan Kategori Manfaat dilakukan berdasarkan pada 7 kategori manfaat teknologi informasi. Kategori tersebut adalah : 1. Peningkatan Pendapatan 2. Pengurangan biaya 3. Efisiensi proses kerja 4. Peningkatan Pelayanan 5. Peningkatan Keunggulan Kompetitif Perusahaan. 6. Peningkatan Kapabilitas TI 7. Pengurangan Resiko Masing-masing work package akan dilakukan analisis apakah work package tersebut mempunyai sebagian manfaat diatas. Jika ada apakah manfaat tersebut termasuk kategori high, low atau medium. Berikut alur proses untuk menentukan kategori manfaat : terdapat pada COBIT. Urgensi 1 dapat dilihat dari jumlah keterkaitan dari masing-masing proses TI pada COBIT. Setelah jumlah keterkaitan didapatkan maka selanjutnya menentukan range nilai sehingga dapat menentukan tingkat urgensi Low, Medium, dan High. Berikut alur proses penentuan tingkat urgensi 1 : Gambar II.4 Penentuan Kategori Urgensi 1 2. Tingkat kebutuhan work package (urgensi 2) Urgensi 2 melihat dari tingkat kebutuhan workpackage. Tingkat kebutuhan merupakan hasil analisis dari masterplan. Kita dapat mengetahui workpackage apa saja yang harus dikerjakan sesuai tingkat kebutuhan yang menunjang kinerja Pemkot XYZ. Setiap workpackage telah ditentukan waktu yang telah ditetapkan. Rumus perhitungan kategori urgensi : Urgensi Total = Urgensi 1 + Urgensi 2 3. Penentuan Kategori Penentuan kategori biaya dapat dilihat dari total biaya yang dibutuhkan setiap proses TI. Selanjutya menentukkan range nilai yang bertujuan untuk mengetahui low, medium, high. Cara menentukkan range dapat dilakukan cari biaya tertinggi dan biaya terendah work package, lalu hitung selisih biaya tertinggi dan terendah kemudian dibagi 3, sehingga dapat mengetaui rangenya. Seperti gambar dibawah ini : Gambar II.3 Alur Proses Kategori Manfaat Penentuan Kategori Urgensi Kategori urgensi berfungsi untuk menentukkan prioritas atau tingkat kebutuhan masing-masing proses TI. Tingkat urgensi setiap aktivitas suatu work package dibagi menjadi High, Medium atau Low sesuai range yang telah ditentukan ditentukan pada pembahasan awal. Dua Kategori tersebut adalah: 1. Keterkaitan antar work package (Urgensi 1) Setiap proses TI mempunyai keterkaitan dapat dilihat dari hasil output pada setiap proses IT yang Gambar II.5 Penentuan Kategori
4 C. Merancang Workpackage Dalam merancang workpackage pada setiap proses TI dibagi menjadi beberapa tahapan, yaitu: A. Hasil Perencanaan Detil Regulasi / Kebijakan Dari perencanaan detil regulasi / kebijakan untuk menentukan detil aktivitas apa saja yang akan muncul berdasarkan regulasi / kebijakan dari setiap proses TI didapatkan hasil contoh sebagai berikut : Tabel III.1 Contoh Hasil Regulasi Prose s TI Kebijakan DS1 Tingkatan layanan perlu Petunjuk Pelaksanaan Memformali sasikan perjanjian didefinisika internal dan n dan eksternal dikelola sejalan untuk dengan memastika kebutuhan n dan keselarasa kapabilitas n pedoman layanan TI dengan strategi organisasi. Aktivitas Memformalis asi Perjanjian Internal dan Eksternal Regulasi Dibutuhka n kebijakan untuk memastika n keselarasa n pedoman layanan TI dengan strategi organisasi. Output yang dapat dihasilkan Service Level Agreements (SLAs) Penanggu ng Jawab Sekretariat dan Seksi Dukungan Layanan TI Pihak Terlibat B. Hasil Kategori Manfaat, Urgensi dan Masing-masing Kategori tersebut perlu ditentukan kategorinya apakah high, medium atau low. Dengan mengetahui kategori ketiga Kategori untuk setiap work package maka akan dapat diketahui work package mana yang harus didahulukan. Dalam hal ini tentu saja work package yang mempunyai manfaat yang tinggi, tingkat urgensi yang tinggi dan tersedianya biaya akan menjadi prioritas utama untuk diimplementasikan. 1. Hasil Perhitungan Kategori Manfaat Tabel III.2 Hasil Kategori Manfaat Gambar II.6 Langkah Pembuatan Workpackage III. IMPLEMENTASI PERENCANAAN PAKET PENGEMBANGAN TIK Detail regulasi berfungi sabagai acuan/petunjuk dalam melaksanakan pekerjaan sebagai kontrol setiap aktifitas yang akan dikerjakan. Hasil detail regulasi berisi tentang petunjuk pelaksanaan yang telah aktivitas proses TI setiap domain, output yang didapat serta penanggung jawab dan pihak terlibat. WP Revenue Pengurangan DS1 DS2 DS3 DS4 DS5 DS6 DS7 DS8 DS10 DS11 DS12 DS13 ME1 ME3 Layanan Efisiensi proses Kompetitif Kapabilitas Risiko Total Nilai TI (%) Manfaat 0 1 9 9 7 9 8 43 68 H 0 3 6 7 2 2 5 25 44 M 2 5 5 13 0 11 6 42 46 M 0 0 7 6 0 11 8 33 43 M 0 6 5 9 0 8 2 30 51 M 3 5 3 4 0 5 3 23 62 M 0 0 5 5 0 5 5 20 48 M 0 2 7 9 2 3 4 27 46 M 0 3 4 6 0 2 5 20 32 L 0 5 3 5 0 6 4 23 55 M 2 5 6 5 0 2 5 25 60 M 0 0 8 17 4 17 17 63 55 M 0 6 7 9 0 0 4 35 41 M 2 5 6 5 0 6 4 28 62 M
5 2. Urgensi Hasil dari perhitungan tingkat urgensi Tabel III.3 Hasil Tingkat Urgensi Work Urgensi Kategori Urgensi 1 Urgensi 2 Package Akhir Urgensi DS1 2 2 4 M DS2 1 2 3 M DS3 1 2 3 M DS4 1 1 2 L DS5 1 3 4 M DS6 1 1 2 L DS7 1 2 3 M DS8 1 2 3 M DS10 1 1 2 L DS11 1 1 2 L DS12 1 1 2 L DS13 1 2 3 M ME1 1 1 2 L ME3 1 2 3 M Proses TI Work Package Estimasi Kategory Desk dan Insiden DS10 Mengelola Masalah 1.345.500.000 L DS11 Mengelola Data 2.818.825.000 M DS12 Mengelola Lingkungan Fisik 3.117.975.000 M DS13 Mengelola Operasi 3.230.425.000 M ME1 ME3 Memantau dan Evaluasi Kinerja TI 1.045.450.000 L Pastikan Kepatuhan Dengan Persyaratan 1.202.075.000 L Eksternal Total 69.676.082.500 C. Hasil Mapping Kategori Manfaat, Urgensi, dan 3. Hasil dari perhitungan tingkat biaya. tertinggi work package adalah Rp 5.633.375.000,- terendah work package adalah Rp 385.132.500,- Batasan nilai untuk penentuan kategori High, Medium, dan Low dari biaya adalah dengan rumus Rp.5.633.375.000 - Rp.385.132.500 = Rp.2.247.615.565 3 Jadi hasil penentuan batasan nilai High, Medium dan Low dari kategori biaya : Tabel III.4 Range Estimasi Estimasi Kategori 385.132.500-2.134.546.666 Low 2.134.546.667-3.883.960.833 Medium 3.883.960.834-5.633.375.000 High Tabel III.5 Hasil Kategori Proses TI Work Package Estimasi DS1 DS2 DS3 DS4 DS5 DS6 Tentukan dan Mengelola Tingkat Layanan Mengelola Layanan Pihak Ketiga Mengelola Kinerja dan Kapasitas Pastikan Layanan Kontinyu Pastikan Sistem Keamanan Mengidentifikasi dan Mengalokasikan Kategory 3.979.100.000 H 2.385.200.000 M 4.518.700.000 H 1.845.775.000 L 595.917.500 L 1.029.600.000 L DS7 Mendidik dan Melatih Pengguna 385.132.500 L DS8 Mengelola Service 1.658.750.000 L Gambar III.1 Hasil Akhir Kategori Manfaat, Urgensi dan Penjelasan dari gambar IV adalah lingkaran berfungsi menentukkan mapping posisi dari kategori manfaat dan kategori urgensi, sedangkan warna pada lingkaran berfungsi sebagai indikator tingkat kategori biaya. Hasil mapping dari perhitungan kategori manfaat, urgensi dan biaya. Tingkat ketegori manfaat dan urgensi berfungsi sebagai acuan pelaksanaan proses TI. Kategori biaya hanya sebagai pendukung untuk kalkulasi pengeluaran pemkot XYZ, jika dana pada quarter tertentu masih mempunyai sisa dana, maka proses TI yang lain bisa dikerjakan, jika dana pada quarter tersebut mencukupi. Setelah memperoleh hasil mapping, maka kita dapat membuat perencanaan paket pengembangan TIK.
6 D. Hasil WorkPackage Hasil akhir dari work package atau paket pengembangan TIK berupa dokumen sebagai pedoman dalam melakukan proses pengembangan TIK. Berikut merupakan output yang dihasilkan dari setiap tahapan dalam work package. Master Plan Pemerintah Kota XYZ berdasarkan Domain Cobit. Aktifitas setiap proses TI Tabel III.6 Hasil Workpackage Input Proses Output 1. Menentukan Tujuan Rekomendasi domain Cobit dari master plan pemkot XYZ, berdasar aktifitas yang dilakukan. Penilaian kategori manfaat setiap aktivitas dari master plan pemkot XYZ. Pihak-pihak yang mendukung dan bertanggung jawab setiap aktifitas yang domain cobit di Pihak-pihak yang terlibat dan support dalam semua aktifitas yang dilakukkan oleh Aplikasi yang direkomendasikan telah disesuaikan dengan aktifitas pada Domain Cobit Aktivitas-aktivitas yang dilakukan sesuai dengan domain Cobit yang dibutuhkan untuk mendukung setiap aktivitas-aktivitas yang disesuaikan dengan domain Cobit. Bidang / unit yang mempunyai hubungan dalam setiap aktifitas yang dilakukkan 2. Menentukan Ruang Lingkup 3. Menentukan Urgensi 4. Menentukan Manfaat 5. Menentukan Inisiator 6. Menentukan Stakeholder 7. Menentukan Aplikasi 8. Menentukan Pendekatan 9. Menentukan Tahapan 10. Menentukan Ketergantungan Berisi tujuan yang aktivitas pada domain Cobit. Hasil Penilaian Kategori Urgensi sesuai aktifitas dari master plan pemkot XYZ. Ada beberapa skala yang digunakan, yaitu : 1. High, kepentingan yang harus segera dikerjakan. 2. Medium, kepentingan yang bisa dilakukkan setelah tingkat high. 3. Low, kepentingan yang dapat dilakukkan terakhir karena tingkat urgensinya rendah/low. Hasilnya adalah penilaian manfaatmanfaat yang didapat dari setiap aktifitas yang telah 7 kategori penilaian. Setiap aktifitas yang dilakukan mempunyai penanggung jawab masing-masing agar pekerjaan dapat terkontrol Pihak-pihak yang mensupport setiap aktivitas yang akan dilakukkan. Aplikasi yang berisi modul-modul yang telah aktifitayang dibutuhkan dalam Domain Cobit. Berisi tahapan-tahapan yang menunjang aktivitas-aktivitas sesuai dengan domain cobit. Berupa estimasi biaya dari setiap aktivitas yang dilakukan sesuai pada domain COBIT. Hasilnya adalah bidang/ unit yang saling kerjasama untuk menunjang aktivitasaktivitas yang dilakukan Input Proses Output domain cobit domain cobit Aktivitas-aktivitas yang dilakukkan sesuai dengan domain Cobit 11. Menentukan Risiko Perkiraan resiko-resiko yang akan muncul pada setiap aktivitas yang dilakukkan.. Seluruh aspek yang terkait yang sesuai dengan domain COBIT. Masukkan dari semua tahapantahapan yang telah dilakukan sebelumnya. 12. Membuat Asumsi 13. Membuat Langkah-langkah pelaksana Kesimpulan sementara / perkiraan yang muncul pada setiap aktivitas Domain Cobit. Detail langkah-langkah aktivitas yang dilakukkan sesuai dengan domain cobit. Berisi detail waktu, biaya dan deskripsi pekerjaan. IV. KESIMPULAN Bedasarkan hasil penelitian makalah ini, maka dapat disimpulkan beberapa hal berikut: 1. Telah dibuat detail kebijakan dan paket kerja (workpackage) masing-masing proses TI digunakan dalam perencanaan paket pengembangan TIK pemkot XYZ.. 2. Hasil analisis kategori manfaat, urgensi dan biaya dibedakan menjadi beberapa tingkatan High, Medium, Low. Tingkatan tersebut berfungsi sebagai acuan untuk menentukkan prioritas dari setiap paket pengembangan. 3. Dapat memperkirakan resiko apa saja yang akan terjadi dan mengurangi kerugian pada setiap proses TI, sehingga jika terjadi kendala teknis dapat segera diselesaikan permasalahannya. 4. Dapat memberikan pedoman dalam melakukan pertimbangan atau keputusan yang dapat diambil dalam melakukan setiap pengembangan TI pada setiap proses. DAFTAR PUSTAKA [1] Amborowati, Armadyah. Tinjauan Sebuah IT Master Plan. (Studi Kasus Master Plan Pemerintah Daerah DKI Jakarta).Yogyakarta : STMIK AMIKOM. Diakses 3 Maret 2012 [2] Edy_HR. 2012. COBIT ( Control Objectives for information and Related Technologi). Diakses 8 Maret 2012 [3] Prakoso, Bondan S. dan Januardy, Rakhmat. 2005. Cetak BiruPengembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi(TIK) Depdiknas, Direktorat Jenderal Manajemen Pendidikan Dasar dan Menengah Departemen Pendidikan Nasional. Diakses 5 Maret 2012 [4] Rahmadiansyah, Risky Eka Saputra. 2011. Aplikasi Tata Kelola dan Audit Sistem Informasi Menggunakan Framework Cobit Pada Domain PO dan AI. Diakses 10 Maret 2012 [5] Wibowo, Dwi Hanjar. dan Adi, Sindu Cahya. 2011 Perancangan Masterplan Teknologi Informasi Pada Kementrian Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan Republik Indonesia. Jakarta : Universitas Bina Nusantara. Diakses 3Maret 2012