BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah Proses pengolahan data dan informasi berkembang seiring kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi. Pada mulanya, data dicatatkan di kertas maupun buku. Namun saat ini masyarakat telah beralih memanfaatkan komputer dan media penyimpanan berbasis teknologi, seperti harddisk, server, dan flashdisk. Proses tranformasi ke teknologi ini diharapkan dapat meningkatkan efisiensi dan keefektifan kerja. Tetapi tetap menjaga integritas data dan informasi itu sendiri. Melalui teknologi dan inovasi baru yang tengah bermunculan ini, sistem informasi hadir sebagai salah satu solusi manajemen data. Sistem informasi merupakan suatu teknologi yang dibuat untuk membantu pengelolaan dan manajemen data baik dari suatu instansi maupun lembaga. Datadata yang telah dimasukan ke dalam sistem informasi kemudian diolah. Hasil dari pengolahan data tersebut berupa informasi yang dapat digunakan sebagai bahan evaluasi dalam penentuan kebijakan selanjutnya. Perpustakaan berperan sebagai salah satu fasilitas sekolah maupun instansi untuk memberikan layanan seperti sirkulasi baik peminjaman maupun pengembalian dan layanan referensi. Selain itu, banyak data perpustakaan yang diolah baik data anggota, data buku, dan data sirkulasi yang semuanya menghasilkan informasi. Kemudian semua sumber informasi itu diorganisir dan disusun teratur, sehingga dapat dengan mudah menemukan informasi yang dibutuhkan. Perpustakaan dengan berbagai dinamikanya tentu membutuhkan suatu sistem tata kelola tersendiri. Oleh karena itu, sistem informasi perpustakaan dapat menjadi salah satu alternatif sistem tata kelola yang bisa diterapkan. Perpustakaan SMP Negeri 3 Kasihan merupakan salah satu objek implementasi tranformasi teknologi ini. Perpustakaan SMP Negeri 3 Kasihan yang berada di SMP Negeri 3 Kasihan, Bangunjiwo Kasihan Bantul Yogyakarta ini, memberikan layanan peminjaman buku kepada setiap siswanya yang juga merupakan anggota aktif perpustakaan. Pada tahun ajaran sebelumnya, setiap siswa mendapat kartu 1
2 peminjaman anggota, namun untuk tahun ajaran ini kartu tersebut tidak dibagikan lagi. Selain itu, proses sirkulasi perpustakaan ini masih dicatatkan dalam buku daftar peminjaman untuk kemudian direkap dalam laporan peminjaman perpustakaan SMP Negeri 3 Kasihan. Apabila melihat kondisi proses sirkulasi yang terjadi, terdapat beberapa kelemahan yang menyebabkan ketidakoptimalan pelayanan di perpustakaan SMP Negeri 3 Kasihan. Contoh nyata yang terjadi adalah hanya terdapat seorang petugas yang dapat melayani siswa yang akan melakukan transaksi sirkulasi. Hal ini dikarenakan perpustakaan belum memiliki petugas tetap, sehingga pelayanan transaksi dilakukan oleh seorang guru yang rutin bertindak sebagai petugas perpustakaan dan terkadang dibantu oleh guru yang lain. Kemudian tidak jarang siswa mencatatkan peminjaman bukunya sendiri. Kondisi ini memungkinkan siswa meminjam lebih dari jumlah maksimal peminjaman yaitu 2 buah buku. Selain itu, kemungkinan buku-buku hilang dan tidak terdeteksi pun cukup tinggi karena keterbatasan pengawasan dengan mekanisime perpustakaan yang ada. Pendataan terhadap buku-buku baru juga jarang dilakukan karena kesibukan kegiatan dua petugas perpustakaan yang memiliki kewajiban sebagai guru di SMP Negeri 3 Kasihan. Berdasarkan pemaparan permasalahan yang telah diuraikan di atas, diperlukan suatu sistem informasi yang dapat membantu dalam pengelolaan data perpustakaan seperti data anggota, data inventarisasi buku, data sirkulasi baik peminjaman maupun pengembalian, dan pelaporan. Dengan adanya tranformasi mekanisme perpustakaan ke sistem informasi yang telah terkomputerisasi ini diharapkan pelayanan sirkulasi lebih efektif dan tetap menjaga integritas informasi. 1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang masalah yang telah disampaikan sebelumnya, rumusan masalah yang dibahas dalam penelitian ini adalah bagaimana membangun sistem informasi perpustakaan SMP Negeri 3 Kasihan yang dapat membantu dalam pengelolaan data perpustakaan seperti data anggota, data inventarisasi buku, data sirkulasi baik peminjaman maupun pengembalian, dan pelaporan yang dapat
3 digunakan sebagai bahan evaluasi dalam penentuan kebijakan selanjutnya bagi pelayanan perpustakaan. 1.3 Batasan Masalah Batasan permasalahan dalam perancangan sistem informasi perpustakaan ini adalah sebagai berikut: 1. Sistem yang akan dibuat hanya membahas masalah pengelolaan data perpustakaan yang meliputi data anggota, data kelas, data buku, data kategori buku, data pengguna, data sirkulasi baik peminjaman maupun pengembalian, dan pelaporan. 2. Keamanan sistem tidak menjadi fokus utama pengembangan sistem karena sistem ini nantinya hanya bersifat lokal meskipun berbasis web. 3. Sistem dibangun berbasis web untuk memudahkan transaksi data walaupun hanya menggunakan jaringan yang bersifat lokal. 4. Sistem tidak menangani klaim buku yang telah ditemukan oleh anggota ketika sebelumnya buku tersebut telah dilaporkan hilang dan diganti dengan buku pengganti. 5. Penggantian buku pada saat terjadi kehilangan buku dianggap sebagai penambahan buku baru dan tidak bersifat mengganti buku yang lama, proses penggantian sendiri ditangani oleh petugas perpustakaan. 6. Sistem tidak menangani peminjaman buku pegangan siswa (mata pelajaran pokok seperti Matematika, Bahasa Indonesia, Bahasa Inggris, IPA dan lainlain) yang termasuk dalam peminjaman massal setiap awal tahun ajaran. 7. Sistem hanya menangani peminjaman buku bacaan dan referensi. 8. Sistem hanya menangani peminjaman yang dilakukan oleh anggota (siswa). 9. Sistem hanya menangani ketersediaan suatu buku atau tidak. 10. Sistem hanya menangani pelaporan jumlah peminjaman bulanan, pelaporan koleksi buku, dan pelaporan buku hilang. 11. Sistem akan menentukan lokasi buku berdasarkan kode kategori, tiga huruf nama belakang pengarang, dan huruf pertama judul buku.
4 1.4 Tujuan Penelitian Tujuan penelitian tugas akhir ini adalah membangun sistem informasi perpustakaan SMP Negeri 3 Kasihan yang diharapkan dapat membantu pendataan serta pengelolaan data buku dan anggota, menangani proses sirkulasi baik peminjaman maupun pengembalian, serta pembuatan laporan yang dapat digunakan sebagai bahan evaluasi dalam penentuan kebijakan pelayanan perpustakaan. 1.5 Manfaat Penelitian Setelah penelitian ini selesai dilakukan, hasil dari penelitian ini diharapkan dapat diimplementasikan dan memberi manfaat bagi perpustakaan SMP Negeri 3 Kasihan. Adapun manfaat ingin dicapai yaitu sebagai berikut: 1. Sistem dapat membantu petugas selaku administrator dan pustakawan dalam pengelolaan data baik data anggota, data buku maupun data sirkulasi sehingga proses bisnis perpustakaan dapat berjalan lebih efektif dan efisien. 2. Meminimalisir terjadinya kesalahan, duplikasi data maupun manajamen data yang kurang teroraganisir. 3. Mengintegrasikan proses pengelolaan data buku, data kategori, data anggota, data kelas, dengan data sirkulasi untuk mengoptimalkan pelayanan. 4. Menyediakan data dan informasi terkait kondisi terkini perpustakaan SMP Negeri 3 Kasihan secara berkala. 5. Menghasilkan laporan yang dapat digunakan sebagai bahan evaluasi dalam penentuan kebijakan layanan perpustakaan. 1.6 Metodologi Penelitian Metodologi yang digunakan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut: 1. Pengumpulan Data Metode pengumpulan data yang dilakukan oleh penulis untuk menyelesaikan penelitian ini adalah sebagai berikut:
5 a. Observasi Merupakan model pengumpulan data dengan mengamati langsung proses bisnis yang ada. Observasi atau pengamatan langsung ini dilakukan di perpustakaan SMP Negeri 3 Kasihan. Proses bisnis yang ada di perpustakaan seperti pengelolaan data buku, data kategori buku, data anggota, data kelas, serta proses sirkulasi harian baik peminjaman maupun pengembalian. b. Wawancara Wawancara dilakukan dengan bertanya-tanya melalui petugas perpustakaan SMP Negeri 3 Kasihan. Wawancara tersebut dilakukan demi memperoleh informasi dan data-data yang nantinya digunakan dalam penelitian ini. Selain itu, wawancara juga bertujuan untuk menelaah dan mempelajari kebutuhan sistem serta proses bisnis yang sudah berjalan berikut kendala-kendala yang dihadapi. Tujuan dari wawancara ini untuk mengakomodasi kebutuhan sistem, juga memperoleh informasi yang akan bermanfaat bagi penelitian ini sehingga sistem yang dibuat dapat sesuai harapan petugas yang nantinya merupakan pengguna sistem. c. Studi Literatur Metode ini di lakukan dengan mengumpulkan dan mempelajari referensi informasi pustaka mengenai sistem yang mirip atau pernah dibuat yang berkaitan dengan sistem informasi perpustakaan. Dalam studi literatur ini penulis melakukan proses pengumpulan data dan mempelajari informasiinformasi baik terkait perpustakaan ataupun sumber lain seperti bukubuku referensi yang relevan dan berhubungan dengan penulisan, termasuk analisis, perancangan, dan implementasi sistem. 2. Pengembangan Sistem Metode pengembangan sistem didasarkan sebagai tahap realisasi dari tujuan penelitian yang ingin dicapai. Adapun proses yang terlibat adalah sebagai berikut:
6 a. Analisis Masalah Metode ini dilakukan dengan cara menganalisis semua kebutuhan sistem yang meliputi kebutuhan fungsional dan non-fungsional dari sistem yang akan dibangun. Kemudian mencari solusi bagaimana membangun sistem informasi perpustakaan SMP Negeri 3 Kasihan yang dapat membantu dalam pengelolaan data perpustakaan seperti data anggota, data inventarisasi buku, data sirkulasi baik peminjaman maupun pengembalian, dan pelaporan yang dapat digunakan sebagai bahan evaluasi dalam penentuan kebijakan selanjutnya bagi pelayanan perpustakaan. b. Perancangan atau desain sistem Berdasarkan hasil analisis yang telah dilakukan maka dibuatlah perancangan sistem yaitu perancangan proses, perancangan basis data, perancangan struktur menu, dan perancangan antarmuka pengguna. Perancangan proses menggambarkan proses-proses yang ada dalam sistem yang akan dibangun. Perancangan proses ini menggunakan Diagram Alir Data (DAD) untuk memodelkannya. Dalam sistem ini, perancangan basis data dibuat menggunakan Entity Relationship Diagram (ERD) yang nantinya dapat diimplementasikan dalam pembuatan tabel-tabel basis data. Perancangan struktur menu didasarkan pada jumlah pengguna sistem, yang masing-masing dirancang untuk menyesuaikan proses bisnis dan kebutuhan yang berbeda. Perancangan antarmuka pengguna pada dasarnya hampir sama untuk semua pengguna, yang membedakan yaitu kesesuaian fungsionalitas antara antarmuka pengguna dengan tingkatan (level) pengguna. c. Implementasi Pada tahapan implementasi dilakukan proses pengkodean menggunakan penerjemah kode (interpreter) yaitu PHP (Hypertext Preprocessor). Selain itu, sistem informasi perpustakaan ini akan dibangun dengan menggunakan framework laravel dan server basis data MySQL serta web server Apache. Implementasi bertujuan untuk membangun sistem
7 berdasarkan perancangan sistem yang telah disusun menjadi sebuah aplikasi. 1.7 Sistematika Penulisan Berikut ini merupakan gambaran secara menyeluruh tentang sistematika penulisan yang berisi hal-hal yang akan dibahas dalam penulisan laporan tugas akhir ini: BAB I PENDAHULUAN Pada bab ini menjelaskan uraian informasi tentang latar belakang permasalahan pembuatan sistem informasi perpustakaan SMP Negeri 3 Kasihan, rumusan masalah, batasan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, metodologi penelitian serta sistematika penulisan. BAB II TINJAUAN PUSTAKA Pada bab ini berisi uraian sistematis tentang informasi hasil penelitian sejenis yang telah dilakukan sebelumnya sebagai referensi untuk penelitian yang sedang dilakukan. BAB III LANDASAN TEORI Pada bab ini berisi tentang konsep, teori, prinsip, dan pendapat yang berasal dari sumber-sumber literatur yang dapat dipertanggungjawabkan secara ilmiah untuk menjadi landasan dalam penelitian yang sedang dilakukan serta mendukung proses pengembangan sistem terkait ilmu bahasa pemrograman dan sumber daya yang digunakan dalam pengembangan sistem. BAB IV ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM Pada bab ini memaparkan analisis kebutuhan sistem berikut perancangan sistem yang akan dibangun berdasarkan permasalahan yang ada di perpustakaan SMP Negeri 3 Kasihan dan akan digunakan sebagai konsep dalam pengimplementasian aplikasi sistem. Tahapan analisis tersebut meliputi analisis sistem yang ada, analisis kebutuhan data, analisis kebutuhan fungsional sistem, dan analisis kebutuhan nonfungsional sistem. Sedangkan proses perancangan sistem sendiri meliputi perancangan basis data, perancangan model proses, perancangan struktur menu, dan perancangan antarmuka.
8 BAB V IMPLEMENTASI SISTEM Pada bab ini berisi penjelasan dari penerapan sistem berdasarkan analisis dan perancangan sistem yang telah dibuat menjadi aplikasi sistem beserta tampilan antarmuka sistem dan disertai dengan penjelasan mengenai cara kerja sistem. BAB VI HASIL PENGUJIAN DAN PEMBAHASAN Pada bab ini akan membahas mengenai pengujian sistem yang telah dibuat. BAB VII PENUTUP Pada bab ini menyajikan kesimpulan dari penelitian ini dan saran untuk mendukung penelitian selanjutnya khususnya yang memiliki kesamaan fokus penelitian maupun untuk pengembangan lanjutan. DAFTAR PUSTAKA