Modul Enam: ASPEK ORGANISASI & MANAJEMEN SASARAN-SASARAN BELAJAR Menetapkan visi dan misi perusahaan; Menyusun struktur organisasi sesuai dengan kebutuhan perusahaan; Menetapkan bentuk Perusahaan dan kebutuhan perizinan perusahaan; Menerapkan prinsip-prinsip manajemen dalam perusahaan; Menyusun anggaran organisasi dan manajemen perusahaan. ACUAN BERPIKIR Lingkungan di mana kita berada senantiasa berubah, dan untuk mampu bertahan di lingkungan tersebut, kita harus mampu menyesuaikan diri dengan perubahan lingkungan. Demikian halnya dengan sebuah perusahaan sebagai unit bisnis harus fleksibel dan senantiasa mampu menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahan lingkungannya. Semakin dinamis lingkungan sebuah perusahaan, maka semakin sulit untuk mengetahui dan mengantisipasi perubahan yang diperlukan. Pertumbuhan dan perkembangan sebuah perusahaan dapat diketahui apabila perusahaan tersebut memiliki arah tertentu yang akan dicapai dan secara berkala dilakukan pengukuran capaian. Dari hasil pengukuran tersebut dapat diketahui persoalan dan kendala yang dihadapi setiap saat, sehingga dengan demikian aktifitas-aktifitas yang dilakukan dalam upaya mengatasi persoalan dan kendala dapat lebih spesifik dan terarah. Sebuah perusahaan tidak langsung berdiri begitu saja, tetapi lazimnya melalui proses yang panjang dan untuk kelanjutan operasionalnya diperlukan arah yang jelas. Sebab tanpa arah yang jelas cenderung akan sulit untuk berkembang. Hal Ini dapat diilustrasikan Ibarat seseorang yang akan melakukan perjalanan tanpa arah yang jelas yang akan dituju, maka orang yang bersangkutan bisa saja tersesat dan tidak mengetahui dimana posisi yang ia telah capai. Dalam melaksanakan aktifitas perusahaan, Anda tidak mungkin melakukannya sendiri, tetapi Anda membutuhkan orang lain sebagai tenaga kerja. Orang-orang tersebut tentunya memiliki latar belakang kehidupan yang berbeda-beda. Latar belakang yang berbeda inilah yang juga membedakan berbagai status kehidupan, dan membedakan visi dan misi pribadi dalam menjalankan aktifitas kesehariannya. Kondisi yang demikian akan menyulitkan perusahaan Anda untuk berkembang, apalagi bila beragamnya kebutuhan dan kepentingan setiap orang yang terlibat tidak dapat dipenuhi oleh perusahaan Anda. Olehnya itu perlu adanya pemahaman/penyamaan visi yang didasari oleh kesamaan visi pribadi masing-masing orang yang terlibat, serta penyesuaian visi pada pihak-pihak luar yang berkepentingan. Visi perusahaan inilah yang akan dijabarkan dalam beberapa misi yang harus dilaksanakan dalam mencapai visi perusahaan. Keterlibatan beberapa orang dalam perusahaan Anda tentunya membutuhkan pembagian tugas dan tanggung jawab yang jelas. Seluruh pekerjaan tidak hanya dimonopoli oleh Anda sebagai pemilik, karena Anda tentu memiliki keterbatasan waktu, tenaga, keterampilan, dan sebagainya. Olehnya itu, Anda perlu memberikan/mendelegasikan wewenang kepada staf/karyawan Anda. Struktur organisasi perlu Anda susun, karena struktur organisasi menggambarkan fungsi dan tanggung jawab masing-masing pihak yang ada di dalam perusahaan Anda. Struktur organisasi yang 47
Anda rancang tentunya disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan, bagian-bagian mana yang perlu ada dan bagian-bagian mana yang tidak perlu dibentuk. Bentuk strukturnya pun Anda bisa buat sesuai kebutuhan perusahaan Anda. Jika Anda menerapkan hubungan yang sifatnya hierarki dalam perusahaan Anda, strukturnya berbentuk piramid; namun jika Anda menerapkan hubungan yang setara/egaliter, struktur yang mungkin cocok adalah dalam bentuk lingkaran. Hal yang tak kurang pentingnya yang perlu Anda lakukan adalah memilih bentuk organisasi perusahaan, apakah Anda memilih perusahaan yang berbentuk organisasi formal atau yang hanya bersifat non-formal. Jika Anda memilih bentuk informal, tentunya Anda harus menentukan apakah perusahaan tersebut berbentuk perorangan atau perseroan. Sebagai pemula, Anda sebaiknya menetapkan bentuk perorangan saja, tetapi tidak ada salahnya jika Anda secara berkelompok dengan rekan Anda mendirikan perusahaan tersebut dan Anda ingin mempraktekkan bentuk organisasi perusahaan perseroan. Demikian halnya menyangkut persoalan perizinan perusahaan sangat terkait dengan bentuk organisasi perusahaan. Jika perusahaan Anda berbentuk formal, maka perlu memiliki beberapa bentuk perizinan, seperti akte pendirian, surat izin tempat usaha, surat izin usaha perdagangan, tanda daftar perusahaan, surat izin gangguan, surat izin kesehatan, dan sebagainya sesuai dengan bidang usaha yang Anda geluti. Namun jika perusahaan Anda masih berbentuk non-formal, Anda cukup memiliki izin dari kepala kelurahan/desa setempat dan izin dari tetangga-tetangga Anda. Menyangkut manajemen perusahaan, pada modul ini Anda hanya perlu melakukan pengecekan penerapan prinsip-prinsip manajemen yang Anda gunakan untuk setiap aspek yang Anda rancang tersebut, karena secara khusus aspek-aspek manajemen dibahas pada modul-modul lain sesuai dengan aspek usaha yang Anda rancang. Prinsip-prinsip manajemen yang dimaksud adalah pedoman yang dipergunakan dalam menjalankan tugas-tugas memimpin dan mengelola sumberdaya untuk mencapai tujuan perusahaan yang Anda rancang. ACUAN DISKUSI Rancangan aspek Organisasi dan Manajemen perusahaan Anda meliputi beberapa hal, yaitu: Visi dan Misi Perusahaan Pada modul-1, Anda telah merumuskan visi dan misi pribadi. Berdasar dari rumusan tersebut, Anda perlu pula merumuskan Visi dan Misi Perusahaan Anda. Sebagaimana halnya visi dan misi pribadi Anda, sebaiknya Visi dan Misi Perusahaan Anda pun dirumuskan dalam satu-dua kalimat yang memiliki satu kesatuan makna. Visi Perusahaan merupakan jawaban dari pertanyaan Ingin dijadikan apakah perusahaan Anda di masa yang akan datang?, sedangkan Misi Perusahaan menguraikan Apa yang harus Anda lakukan oleh perusahaan untuk mencapai visi perusahaan?. Rumusan Visi dan Misi Perusahaan Anda tersebut dapat Anda tuliskan pada bingkai yang disediakan pada halaman isian yang telah disediakan. Struktur Organisasi Perusahaan Anda diminta untuk menggambarkan struktur organisasi perusahaan yang Anda rancang, kemudian uraikan tugas dan tanggung jawab unsur-unsur yang ada pada struktur tersebut. Bentuk Perusahaan dan Perizinan 48
Rincikan kebutuhan perizinan yang Anda butuhkan dalam mendirikan dan menjalankan perusahaan Anda. Kemudian Anda perlu pula menyebutkan instansi/lembaga yang mengeluarkan perizinan tersebut. Manajemen Perusahaan Anda perlu menguraikan penerapan prinsip-prinsip manajemen dalam aktifitas perusahaan Anda mulai dari proses investasi,pengadaan bahan,produksi, pemasaran, pengendalian dampak lingkungan, sampai kepada pengelolaan keuangan. Penganggaran Organisasi dan Manajemen Agar memudahkan Anda menganalisis rencana keuangan, ada baiknya pula Anda menyusun penganggaran yang dibutuhkan oleh perusahaan Anda dalam aspek organisasi dan manajemen. 23. VISI DAN MISI PERUSAHAAN a. Rumuskan Visi (suatu keadaan yang diinginkan di masa yang akan datang) perusahaan Anda pada bingkai berikut! VISI PERUSAHAAN b. Uraikan pula misi (cara dan nilai dasar untuk mencapai visi) untuk setiap bagian/unsur yang ada pada perusahaan Anda pada bingkai berikut! MISI PERUSAHAAN 49
24. STRUKTUR ORGANISASI PERUSAHAAN c. Gambarkan Struktur Organisasi Perusahaan Anda pada bingkai berikut. d. Uraikan tugas dan tanggung jawab masing-masing unsur yang ada pada perusahaan sesuai dengan struktur organisasi yang Anda gambarkan.................................................... 50
............................................................ 25. BENTUK DAN PERIZINAN USAHA e. Bentuk perizinan apa saja yang Anda butuhkan dalam mendirikan dan menjalanka perusahaan Anda, instansi yang mengeluarkan, serta biaya untuk pengadaan perizinan tersebut. Masa Instasi yang Biaya Perizinan(Rp) No. Jenis Perizinan Berlaku Mengeluarkan Pokok Pengurusan Jumlah (tahun) 1 2 3 4 5 6 7 1. Surat Izin Tempat Usaha 2. Surat Izin Perdagangan 3. Surat Tanda Daftar Industri 4. Surat Tanda Daftar Perusahaan 5. Surat Izin Gangguan 6. Surat Izin Membangun 7. Surat Izin Dinas Kesehatan 8. Nomor Pokok Wajib Pajak 9... 10.... 11... 12.... Total Catatan:Biaya Perizinan digolongkan ke dalam biaya pra-operasi perusahaan 51
26. MANAJEMEN PERUSAHAAN f. Beri tanda silang (X) untuk penerapan fungsi-fungsi manajemen pada setiap aspek kegiatan perusahaan pada matriks berikut. No. ASPEK Perencanaan Pengorganisasian Penyusunan Staf Pengarahan 1 2 3 4 5 6 7 1. Investasi 2. Pengadaan Bahan 3. Produksi 4. Pemasaran 5. Pengendalian Dampak Lingkungan 6. Pengendalian Keuangan 7.... 8.... Pegawasan g. Berikan uraian rinci mengenai pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen tersebut berdasarkan aspek kegiatan perusahaan Anda. 52
... 53
27. PENGANGGARAN ORGANISASI DAN MANAJEMEN h. Rincikan keseluruhan biaya-biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan Anda untuk aspek organisasi dan manajemen dalam per bulan/siklus produksi! No. Jenis Biaya Nilai (Rp) 1 2 3 1 Gaji Pimpinan 2 Gaji Tenaga Kerja Tetap non-produksi(administrasi) 3 Perlengkapan kantor (kertas, tinta, dsb) 4 Cadangan Peyusutan perizinan 5.. 6... 7.. 8... 9... TOTAL BIAYA) Catatan: Khusus untuk cadangan penyusutan perizinan dihitung jika perizinan memiliki masa berlaku dengan membagi biaya yang dikeluarkan dalam memperoleh perizinan dibagi dengan masa berlaku perizinan tersebut. Untuk memperoleh nilai/bulan, maka perlu dibagi 12; Jika perhitungan per siklus, nilai per bulan dikalikan dengan jumlah bulan yang dibutuhkan dalam setiap siklus. 54