TATA CARA PENYUSUTAN ARSIP

dokumen-dokumen yang mirip
PERATURAN KEPALA ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA NOMOR 37 TAHUN 2016 TENTANG PEDOMAN PENYUSUTAN ARSIP DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA

BUPATI TANGERANG PROVINSI BANTEN PERATURAN BUPATI TANGERANG NOMOR 70 TAHUN 2016 TENTANG PEDOMAN PENYUSUTAN ARSIP DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA

BERITA NEGARA REPUBLIK INDONESIA

WALIKOTA YOGYAKARTA DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA PERATURAN WALIKOTA YOGYAKARTA NOMOR 49 TAHUN 2017 TENTANG

- 1- DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA MENTERI PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT REPUBLIK INDONESIA,

BERITA NEGARA REPUBLIK INDONESIA

PERATURAN PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA NOMOR 28 TAHUN 2012 TENTANG PELAKSANAAN UNDANG UNDANG NOMOR 43 TAHUN 2009 TENTANG KEARSIPAN

GUBERNUR DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA, PERATURAN GUBERNUR DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA NOMOR 250 TAHUN 2004 TENTANG

PERATURAN PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA NOMOR 28 TAHUN 2012 TENTANG PELAKSANAAN UNDANG-UNDANG NOMOR 43 TAHUN 2009 TENTANG KEARSIPAN

BERITA NEGARA REPUBLIK INDONESIA

PERATURAN PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA NOMOR 28 TAHUN 2012 TENTANG PELAKSANAAN UNDANG-UNDANG NOMOR 43 TAHUN 2009 TENTANG KEARSIPAN

PERATURAN KEPALA ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA NOMOR 25 TAHUN 2012 TENTANG PEDOMAN PEMUSNAHAN ARSIP DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA

WALIKOTA PROBOLINGGO PROVINSI JAWA TIMUR

PERATURAN PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA NOMOR 28 TAHUN 2012 TENTANG PELAKSANAAN UNDANG-UNDANG NOMOR 43 TAHUN 2009 TENTANG KEARSIPAN

PERATURAN PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA NOMOR 28 TAHUN 2012 TENTANG PELAKSANAAN UNDANG-UNDANG NOMOR 43 TAHUN 2009 TENTANG KEARSIPAN

LAMPIRAN I PERATURAN KEPALA BNN NOMOR 7 TAHUN 2014 TANGGAL 28 MARET 2014 BADAN NARKOTIKA NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

2017, No Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 61, Ta

BERITA DAERAH PROVINSI NUSA TENGGARA BARAT

PERATURAN KEPALA ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA NOMOR 31 TAHUN 2011 TENTANG TATA CARA AKUISISI ARSIP STATIS

PERATURAN GUBERNUR JAWA TENGAH NOMOR : 54 TAHUN 2012 TENTANG PEDOMAN PENYUSUTAN ARSIP DI LINGKUNGAN PEMERINTAH PROVINSI JAWA TENGAH

WALI KOTA BANDUNG DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA WALI KOTA BANDUNG,

MENTERI RISET, TEKNOLOGI, DAN PENDIDIKAN TINGGI REPUBLIK INDONESIA

GUBERNUR JAWA TIMUR DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA GUBERNUR JAWA TIMUR,

BERITA NEGARA REPUBLIK INDONESIA

W A L I K O T A Y O G Y A K A R T A

GUBERNUR KEPULAUAN BANGKA BELITUNG PERATURAN GUBERNUR KEPULAUAN BANGKA BELITUNG NOMOR 9 TAHUN 2012 TENTANG

BUPATI MAJENE PROVINSI SULAWESI BARAT

2017, No d. kearsipan untuk mendukung tata kelola organisasi yang baik; bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a, huru

Contoh 1: UNIT KEARSIPAN DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN PERHUBUNGAN UNIT KEARSIPAN I : BIRO UMUM SEKRETARIAT JENDERAL UNIT KEARSIPAN II :

NOMOR : 2 LEMBARAN DAERAH KABUPATEN BEKASI TAHUN 2014 BUPATI BEKASI PROVINSI JAWA BARAT PERATURAN DAERAH KABUPATEN BEKASI NOMOR : 2 TAHUN 2014 TENTANG

- 1 - BUPATI BERAU PROVINSI KALIMANTAN TIMUR PERATURAN BUPATI BERAU NOMOR 37 TAHUN 2015 TENTANG

PERATURAN KEPALA ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA NOMOR 17 TAHUN 2012 TENTANG PEDOMAN PENYERAHAN ARSIP STATIS BAGI ORGANISASI POLITIK,

Barat (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1968 Nomor 31, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 2851); 3. Undang-Undang Nomor 8

-2- MEMUTUSKAN : Menetapkan: PERATURAN KOMISI PEMILIHAN UMUM TENTANG PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS KOMISI PEMILIHAN UMUM. BAB I KETENTUAN UMUM

PROVINSI JAWA BARAT KABUPATEN TASIKMALAYA PERATURAN DAERAH KABUPATEN TASIKMALAYA NOMOR 9 TAHUN 2014 TENTANG PENYELENGGARAAN KEARSIPAN

W A L I K O T A Y O G Y A K A R T A

RANCANGAN PERATURAN PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA NOMOR TAHUN 2011 TENTANG PELAKSANAAN UNDANG-UNDANG NOMOR 43 TAHUN 2009 TENTANG KEARSIPAN

Arsip Nasional Republik Indonesia

WALIKOTA SURABAYA PERATURAN DAERAH KOTA SURABAYA NOMOR 3 TAHUN 2013 TENTANG PENYELENGGARAAN KEARSIPAN DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA

LAMPIRAN I : PERATURAN MENTERI KEHUTANAN REPUBLIK INDONESIA NOMOR : P. 51/Menhut-II/2011 TANGGAL : 30 Juni 2011

BUPATI BERAU PROVINSI KALIMANTAN TIMUR PERATURAN BUPATI BERAU NOMOR 36 TAHUN 2015 TENTANG

MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA BAB VI PENYUSUTAN ARSIP AUDIO-VISUAL

GUBERNUR KEPULAUAN BANGKA BELITUNG PERATURAN GUBERNUR KEPULAUAN BANGKA BELITUNG NOMOR 10 TAHUN 2012 TENTANG

Dengan Persetujuan Bersama DEWAN PERWAKILAN RAKYAT DAERAH KABUPATEN BOGOR dan BUPATI BOGOR

BUPATI MALANG PROVINSI JAWA TIMUR PERATURAN DAERAH KABUPATEN MALANG NOMOR 11 TAHUN 2015 TENTANG PENYELENGGARAAN KEARSIPAN

PERATURAN KEPALA ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA NOMOR 20 TAHUN 2012 TENTANG PEDOMAN PENGELOLAAN UNIT KEARSIPAN PADA LEMBAGA NEGARA

BUPATI BANTUL BUPATI BANTUL,

GUBERNUR DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA PERATURAN GUBERNUR DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA NOMOR 19 TAHUN 2013 TENTANG

Tahapan Penyerahan Arsip Statis (Lengkap)

BERITA NEGARA REPUBLIK INDONESIA

SISTEMATIKA JADWAL RETENSI ARSIP DI BADAN PENGAWAS PEMILIHAN UMUM

TAMBAHAN LEMBARAN NEGARA RI

PENYELENGGARAAN KEARSIPAN 2013 PERATURAN DAERAH KOTA SURABAYA NOMOR 3 TAHUN 2013 TENTANG PENYELENGGARAAN KEARSIPAN 47 HLM, LD Nomor 3 TAHUN 2013

GUBERNUR DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA PERATURAN GUBERNUR DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA NOMOR 1 TAHUN 2011 TENTANG PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS

BERITA NEGARA REPUBLIK INDONESIA

BUPATI BADUNG PERATURAN BUPATI BADUNG NOMOR 79 TAHUN 2011 TENTANG JADWAL RETENSI ARSIP PEMERINTAH KABUPATEN BADUNG DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA

PERATURAN KEPALA ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA NOMOR 20 TAHUN 2012 TENTANG PEDOMAN PENGELOLAAN UNIT KEARSIPAN PADA LEMBAGA NEGARA

PERATURAN GUBERNUR BANTEN NOMOR 16 TAHUN 2016 TENTANG STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS DI LINGKUNGAN PEMERINTAH PROVINSI BANTEN

SURAT EDARAN NOMOR 05/SE/M/2015 TENTANG TATA CARA PENATAAN ARSIP KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT

PERATURAN MENTERI PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN REPUBLIK INDONESIA NOMOR 60 TAHUN 2012 TENTANG

GUBERNUR KEPULAUAN BANGKA BELITUNG PERATURAN GUBERNUR KEPULAUAN BANGKA BELITUNG NOMOR 42 TAHUN 2012 TENTANG

PERATURAN KEPALA ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA NOMOR 22 TAHUN 2015 TENTANG TATA CARA PENETAPAN JADWAL RETENSI ARSIP

BAB III PENGURUSAN ARSIP

BADAN NASIONAL PENANGGULANGAN BENCANA

WALIKOTA YOGYAKARTA DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA PERATURAN WALIKOTA YOGYAKARTA NOMOR 48 TAHUN 2017 TENTANG

PROGRAM PENYUSUTAN ARSIP?

MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA

BUPATI KULON PROGO PERATURAN BUPATI KULON PROGO NOMOR 93 TAHUN 2013 TENTANG PETUNJUK PELAKSANAAN SISTEM PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS PEMERINTAH DAERAH

- 1 - PERATURAN DAERAH KOTA TASIKMALAYA NOMOR 5 TAHUN 2015 TENTANG PENYELENGGARAAN KEARSIPAN DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA WALIKOTA TASIKMALAYA,

BERITA NEGARA REPUBLIK INDONESIA

LEMBARAN DAERAH KABUPATEN GARUT

PERATURAN KEPALA ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA NOMOR 19 TAHUN 2015 TENTANG PEDOMAN RETENSI ARSIP URUSAN KEARSIPAN

DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA MENTERI PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN REPUBLIK INDONESIA,

MENTERI DALAM NEGERI REPUBLIK INDONESIA PERATURAN MENTERI DALAM NEGERI REPUBLIK INDONESIA NOMOR 78 TAHUN 2012 TENTANG

PERATURAN MENTERI SOSIAL REPUBLIK INDONESIA NOMOR 11 TAHUN 2013 TENTANG JADWAL RETENSI ARSIP DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN SOSIAL

GUBERNUR KALIMANTAN TIMUR

TATA CARA PEMBERKASAN ARSIP AKTIF

-1- GUBERNUR PROVINSI BANTEN PERATURAN DAERAH PROVINSI BANTEN NOMOR 4 TAHUN 2014 TENTANG PENYELENGGARAAN KEARSIPAN DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA

BUPATI BANTUL PERATURAN BUPATI BANTUL NOMOR 12 TAHUN 2009 TENTANG PETUNJUK TEKNIS PENYUSUTAN ARSIP KEPEGAWAIAN BERDASARKAN JADWAL RETENSI ARSIP

BAB II PERANGKAT KEARSIPAN

PERATURAN KEPALA ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA NOMOR 7 TAHUN 2017 TENTANG GERAKAN NASIONAL SADAR TERTIB ARSIP DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA

BERITA DAERAH KOTA SURAKARTA TAHUN 2011 NOMOR PERATURAN WALIKOTA SURAKARTA NOMOR 7 TAHUN TENTANG

2016, No tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 53, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5286); 3

DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA KEPALA BADAN NARKOTIKA NASIONAL REPUBLIK INDONESIA,

DOKUMEN PEMUSNAHAN ARSIP Oleh Rusidi*

Arsip Nasional Republik Indonesia

Oleh : Dra. Anna Nunuk Nuryani

BUPATI SITUBONDO PERATURAN BUPATI SITUBONDO NOMOR 40 TAHUN 2013 TENTANG PEDOMAN TATA KEARSIPAN DI LINGKUNGAN PEMERINTAH KABUPATEN SITUBONDO

GUBERNUR SULAWESI BARAT

Dari segi administrasi, tujuan penyusutan arsip ialah:

PERATURAN KEPALA BADAN NARKOTIKA NASIONAL NOMOR 7 TAHUN 2014 TENTANG PEDOMAN KEARSIPAN DINAMIS BADAN NARKOTIKA NASIONAL

KATA PENGANTAR. Sekretaris Dewan Pertimbangan Presiden, Garibaldi Sujatmiko

jtä ~Éàt gtá ~ÅtÄtçt cüéä Çá ]tãt UtÜtà

BERITA NEGARA REPUBLIK INDONESIA BAWASLU, Arsip. Retendi. Jadwal

PERATURAN MENTERI KEHUTANAN REPUBLIK INDONESIA NOMOR : P. 51/Menhut-II/2011 TENTANG PEDOMAN TATA KEARSIPAN KEMENTERIAN KEHUTANAN

2016, No Kementerian sebagaimana telah beberapa kali diubah terakhir dengan Peraturan Presiden Nomor 3 Tahun 2013 tentang Perubahan Ketujuh at

2016, No Organisasi dan Tata Kerja Lembaga Pemerintah Non Kementerian sebagaimana telah tujuh kali diubah terakhir dengan Peraturan Presiden No

2017, No Republik Indonesia Nomor 5286); 3. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 19 Tahun 2011 tentang Penilaian Kriteria d

TEKNIS PENYUSUTAN ARSIP

BERITA NEGARA REPUBLIK INDONESIA BNN. Retensi. Arsip. Keuangan.

Transkripsi:

LAMPIRAN VI PERATURAN MENTERI PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT NOMOR 23/PRT/M/2016 TENTANG PENYELENGGARAAN ARSIP DINAMIS KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT TATA CARA PENYUSUTAN ARSIP A. TATA CARA PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF Pemindahan arsip merupakan tahapan awal dari rangkaian Penyusutan Arsip. Penyusutan arsip meliputi pemindahan, penyerahan, pemusnahan. Tahapan pemindahan arsip tersebut dilakukan secara berjenjang sesuai Tugas dan Tanggung Jawab masing-masing unit organisasinya dan dimulai dari USKP ke UKP, UKP ke UKO, UKO ke UKK, dan dari UKK ke ANRI. 1. Pemindahan Arsip Inaktif dari USKP ke UKP SATKER UKP PPK a. Pemindahan arsip yang telah memasuki masa retensi inaktif harus sesuai dengan Permen PU Nomor 39/PRT/M/2007 tentang Pedoman Jadwal Retensi Arsip. b. Pelaksanaan pemindahan dilakukan dengan penandatangan Berita Acara Pemindahan dan dilampirkan Daftar Arsip Inaktif/Sementara. c. Berita Acara Pemindahan dan Daftar Arsip Inaktif/Sementara yang dipindahkan ditandatangani oleh Kepala Satuan Kerja selaku pencipta arsip dan Pejabat Pimpinan Tinggi Pratama yang menerima arsip.

2. Pemindahan Arsip Inaktif dari UKP ke UKO UKO UKP UKP UKP UKP UKP a. Pemindahan arsip yang telah memasuki masa retensi inaktif harus sesuai dengan Permen Pekerjaan Umum Nomor 39/PRT/M/2007 tentang Pedoman Jadwal Retensi Arsip. b. Arsip inaktif sebelum dipindahkan ke UKO harus dalam keadaan sudah ditata dan didata sesuai kaidah kearsipan. c. Pelaksanaan pemindahan dilakukan dengan penandatangan Berita Acara Pemindahan dan dilampirkan Daftar Arsip Inaktif. d. Berita Acara Pemindahan dan Daftar Arsip Inaktif yang dipindahkan ditandatangani oleh Pimpinan Tinggi Pratama selaku pengelola arsip dan Sekretaris Unit Organisasi Eselon I yang menerima arsip. 3. Pemindahan Arsip Inaktif dari UKO ke UKK UKK UKO UKO UKO UKO UKO a. Pemindahan arsip yang telah memasuki masa retensi inaktif harus sesuai dengan Permen PU Nomor 39/PRT/M/2007 tentang Pedoman Jadwal Retensi Arsip. b. Arsip inaktif sebelum dipindahkan ke UKK harus dalam keadaan sudah ditata dan didata sesuai kaidah kearsipan. c. Pelaksanaan pemindahan dilakukan dengan penandatangan Berita Acara Pemindahan dan dilampirkan Daftar Arsip Inaktif. d. Berita Acara Pemindahan dan Daftar Arsip Inaktif yang dipindahkan ditandatangani oleh Pejabat Eselon II (Sekretaris Unit Organsasi Eselon I) selaku pengelola arsip kepada Kepala Biro Umum selaku Pelaksana Unit Kearsipan Kementerian yang menerima arsip

CONTOH FORMAT BERITA ACARA PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF a. Berita Acara Pemindahan Arsip inaktif dari Unit Satuan Kerja Pengolah ke Unit Kerja Pengolah LOGO KOP SURAT SATUAN KERJA/PENCIPTA ARSIP BERITA ACARA NOMOR:.../BA/.../2015 PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF DARI UNIT SATUAN KERJA PENGOLAH KE UNIT KERJA PENGOLAH Pada hari..., tanggal..., bulan..., tahun..., kami yang bertanda tangan di bawah ini: 1. NAMA : (diisi nama Pejabat Pimpinan Tinggi Pratama) NIP : (diisi nomor NIP) JABATAN : (diisi nama Jabatan) SATUAN KERJA : (diisi nama USKP) Dalam hal ini bertindak sebagai PIHAK PERTAMA dan atas nama PENCIPTA ARSIP 2. NAMA : (diisi nama Pejabat Pimpinan Tinggi Pratama) NIP : (diisi nomor NIP) JABATAN : (diisi nama Jabatan) UNIT KERJA : (diisi nama UKP) Dalam hal ini bertindak sebagai PIHAK KEDUA dan atas nama PENERIMA ARSIP Menyatakan telah mengadakan Serah Terima Arsip Inaktif sebanyak (diisi jumlah) boks arsip dalam kondis (diisi tertata sementara/terdata sementara) untuk dipindahkan tanggung jawab pengelolaannya kepada Unit Kerja Pengolah Gedung Penyimpanan Arsip Unit Kerja selaku Unit Pengolah Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat yang selanjutnya akan disimpan dan dipelihara untuk dilakukan pengolahannya lebih lanjut. Berita acara ini dibuat dengan sesungguhnya untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya. Dibuat di Jakarta, (tgl) (bulan) (tahun) Pihak Kedua, Pihak Pertama, ( Nama Pejabat ) ( Nama Pejabat ) NIP:... NIP:...

b. Berita Acara Pemindahan Arsip inaktif dari Unit Kerja Pengolah ke Unit Kearsipan Organisasi Eselon I LOGO KOP SURAT SATUAN KERJA/PENCIPTA ARSIP BERITA ACARA NOMOR:.../BA/.../2015 PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF DARI UNIT KERJA PENGOLAH KE UNIT KEARSIPAN ORGANISASI ESELON 1 Pada hari..., tanggal..., bulan..., tahun..., kami yang bertanda tangan di bawah ini: 1. NAMA : (diisi nama Pejabat Pimpinan Tinggi Pratama) NIP : (diisi nomor NIP) JABATAN : (diisi nama Jabatan) UNIT KERJA : (diisi nama Unit Kerja) Dalam hal ini bertindak sebagai PIHAK PERTAMA dan atas nama PENCIPTA ARSIP 2. NAMA : (diisi nama Pejabat Pimpinan Tinggi Pratama) NIP : (diisi nomor NIP) JABATAN : (diisi nama Jabatan) UNIT KERJA : (diisi nama Unit Kerja) Dalam hal ini bertindak sebagai PIHAK KEDUA dan atas nama PENERIMA ARSIP Menyatakan telah mengadakan Serah Terima Arsip Inaktif sebanyak (diisi jumlah) boks arsip dalam kondis (diisi tertata sementara/terdata sementara) untuk dipindahkan tanggung jawab pengelolaannya kepada Unit Kearsipan Organisasi Eselon 1 di Gedung Pusat Penyimpanan Arsip Unit Organisasi Eselon 1 Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat yang selanjutnya akan disimpan dan dipelihara untuk dilakukan pengolahannya lebih lanjut. Berita acara ini dibuat dengan sesungguhnya untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya. Dibuat di Jakarta, (tgl) (bulan) (tahun) Pihak Kedua, Pihak Pertama, ( Nama Pejabat ) ( Nama Pejabat ) NIP:... NIP:...

c. Berita Acara Pemindahan Arsip inaktif dari Unit Kearsipan Organisasi Eselon I ke Unit Kearsipan Kementerian LOGO KOP SURAT SATUAN KERJA/PENCIPTA ARSIP BERITA ACARA NOMOR:.../BA/.../2015 PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF DARI UNIT KEARSIPAN ORGANISASI ESELON 1 KE UNIT KEARSIPAN KEMENTERIAN Pada hari..., tanggal..., bulan..., tahun..., kami yang bertanda tangan di bawah ini: 1. NAMA : (diisi nama Pejabat Pimpinan Tinggi Pratama) NIP : (diisi nomor NIP) JABATAN : (diisi nama Jabatan) UNIT KERJA : (diisi nama Unit Organisasi Eselon I) Dalam hal ini bertindak sebagai PIHAK PERTAMA dan atas nama PENCIPTA ARSIP 2. NAMA : (diisi nama Pejabat Pimpinan Tinggi Pratama) NIP : (diisi nomor NIP) JABATAN : (diisi nama Jabatan) UNIT KERJA : (diisi nama Unit Kerja) Dalam hal ini bertindak sebagai PIHAK KEDUA dan atas nama PENERIMA ARSIP Menyatakan telah mengadakan Serah Terima Arsip Inaktif sebanyak (diisi jumlah) boks arsip dalam kondis (diisi tertata sementara/terdata sementara) untuk dipindahkan tanggung jawab pengelolaannya kepada Pusa Penyimpanan Arsip Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat yang selanjutnya akan disimpan dan dipelihara untuk dilakukan pengolahannya lebih lanjut. Berita acara ini dibuat dengan sesungguhnya untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya. Dibuat di Jakarta, (tgl) (bulan) (tahun) Pihak Kedua, Pihak Pertama, ( Nama Pejabat ) ( Nama Pejabat ) NIP:... NIP:...

TATA CARA PEMUSNAHAN ARSIP Pemusnahan arsip merupakan tahapan kedua dari rangkaian Penyusutan Arsip. Penyusutan arsip meliputi pemindahan, penyerahan, pemusnahan. A. Prosedur Pemusnahan Arsip 1. Pembentukan panitia penilai Panitia penilai pemusnahan arsip ditetapkan oleh pimpinan pencipta arsip. Panitia penilai arsip sekurang-kurangnya memenuhi unsur: a. Pimpinan UKK sebagai ketua merangkap anggota; b. Pimpinan UKO sebagai wakil ketua; c. Pimpinan UKP dan/atau USKP selaku pencipta arsip yang akan dimusnahkan sebagai anggota; dan d. Arsiparis sebagai anggota. 2. Penyeleksian arsip a. Memeriksa kelengkapan dan keutuhan kondisi fisik serta nilai informasi arsip dengan mempertimbangkan konteks, isi dan struktur; b. Mempersiapkan peralatan yang dibutuhkan untuk proses serah terima arsip/ dokumen, seperti boks, sampul pembungkus arsip/ folder, dan label; c. Memilah dan membungkus arsip dengan kertas kising atau sampul pembungkus dan memberikan label, dengan keterangan nama/kode seperti nama pencipta arsip, nomor arsip, dan nomor boks; d. Menata arsip ke dalam boks berdasarkan nomor arsip; e. Memberikan label pada boks, dengan keterangan nama pencipta arsip, tahun penciptaan arsip, nomor arsip, dan nomor boks f. Membuat Daftar Arsip Usul Serah. Hasil penyeleksian arsip dituangkan dalam daftar arsip usul serah sekurang-kurangnya berisi: nomor, jenis arsip, tahun, jumlah, tingkat perkembangan, dan keterangan.

DAFTAR ARSIP USUL MUSNAH NO JENIS ARSIP TAHUN JUMLAH TINGKAT PERKEMBANGAN KETERANGAN 3. Penilaian oleh panitia penilai Panitia penilai melakukan penilaian terhadap daftar arsip usul musnah dan verifikasi secara langsung terhadap fisik arsip. Hasil penilaian tersebut dituangkan dalam pertimbangan tertulis dari panitia penilai arsip. LOGO KOP SURAT UNIT KEARSIPAN KEMENTERIAN SURAT PERTIMBANGAN PANITIA PENILAI ARSIP Berkenaan dengan permohonan persetujuan pemusnahan arsip di..(nama Unit Pencipta Arsip) berdasarkan Surat.(Pejabat Pengirim Surat) Nomor:.tanggal., dalam hal ini telah dilakukan penilaian dari tanggal.s/d.., terhadap: a. Arsip b. Milik instansi. Dengan menghasilkan pertimbangan menyetujui usulan pemusnahan arsip sebagaimana terlampir, namun ada beberapa berkas yang dipertimbangkan agar tidak dimusnahkan karena mempunyai nilai sekunder sebagaimana terlampir. Demikian pertimbangan panitia penilai, dengan harapan permohonan persetujuan usul pemusnahan arsip dapat ditindaklanjuti dengan cepat melalui prosedur yang telah ada. Nama kota, tanggal, bulan, tahun 1. ( Ketua ) ( NIP, jabatan )... 2. Anggota ( NIP, jabatan ) 3. Anggota ( NIP, jabatan ) 4. Anggota ( NIP, jabatan ) 5. Anggota ( NIP, jabatan )

4. Permintaan persetujuan pemusnahan dari ANRI Persetujuan pemusnahan arsip baik yang memiliki retensi di bawah atau di atas 10 tahun harus mendapat persetujuan terulis dari Kepala ANRI, dilengkapi dengan: a. Surat pertimbangan dari panitia penilai arsip instansi. b. Daftar Arsip Usul Musnah dalam bentuk hardcopy dan softcopy. Pada halaman depan dituliskan sebagai lampiran surat permintaan persetujuan pemusnahan arsip dilengkapi nomor, tanggal dan hal sebagaimana format surat pada Pedoman Tata Naskah Dinas yang berlaku. Pada akhir halaman Daftar Arsip Usul Musnah ditandatangani oleh pimpinan lembaga atau penandatangan surat, dan diparaf oleh ketua panitia penilai arsip atau pimpinan Unit Kearsipan. c. Jadwal Retensi Arsip (JRA) terbaru yang telah disetujui oleh Kepala ANRI 5. Penetapan arsip yang akan dimusnahkan Pimpinan UKO mengeluarkan penetapan terhadap arsip yang akan dimusnahkan dengan mengacu pada persetujuan tertulis dari UKO atau Kepala ANRI. 6. Pelaksanaan pemusnahan arsip: a. Dilakukan dengan membuat Berita Acara Pemusnahan beserta Daftar Arsip Usul Musnah yang dibuat rangkap 2. Berita Acara tersebut ditandatangani oleh Pimpinan UKK, Pimpinan UKO yang arsipnya akan dimusnahkan, dan disaksikan oleh sekurang-kurangnya 3 (tiga) orang pejabat yang terdiri dari perwakilan Biro Hukum, Bagian Hukum Unit Organisasi Eselon I dan Inspektorat Jenderal. b. Dilakukan secara total sehingga tidak dikenal lagi baik fisik maupun informasinya. Pemusnahan dapat dilakukan dengan cara, antara lain: 1) Pembakaran; 2) Pencacahan; 3) Penggunaan bahan kimia; 4) Pulping; dan/atau 5) Cara-cara lain yang memenuhi kriteria yang disebut dengan istilah musnah.

c. Arsip yang tercipta dalam pelaksanaan pemusnahan arsip wajib disimpan oleh pencipta arsip, meliputi: 1) Keputusan pembentukan panitia pemusnahan arsip; 2) Notulen rapat penitia pemusnahan arsip pada saat melakukan penilaian; 3) Surat pertimbangan dari panitia penilai kepada pimpinan UKO dan UKK yang menyatakan bahwa arsip yang diusulkan musnah dan telah memenuhi syarat untuk dimusnahkan; 4) Surat persetujuan pemusnahan dari pimpinan UKK; 5) Surat persetujuan pemusnahan dari Kepala ANRI untuk pemusnahan arsip yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 tahun; 6) Keputusan pimpinan UKK tentang penetapan pelaksanaan pemusnahan arsip; 7) Berita acara pemusnahan arsip; dan 8) Daftar arsip yang dimusnahkan. B. Kewenangan Pemusnahan Arsip 1. Pemusnahan arsip ditetapkan oleh Pejabat Pimpinan Tinggi Utama setelah mendapat: a. Pertimbangan tertulis dari panitia penilai arsip; b. Persetujuan tertulis dari Kepala ANRI 2. Pelaksanaan pemusnahan arsip menjadi tanggung jawab UKK di lingkungan Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat C. TATA CARA PENYERAHAN ARSIP STATIS 1. Pembentukan Panitia Penyerahan Arsip Statis Panitia penilai penyerahan arsip statis ditetapkan oleh pimpinan UKK. Panitia penilai arsip sekurang-kurangnya memenuhi unsur: a. Pimpinan UKK sebagai ketua merangkap anggota; b. Pimpinan UKO sebagai wakil ketua; c. Pimpinan UKP dan/atau USKP selaku pencipta arsip yang akan diserahkan sebagai anggota; dan d. Arsiparis sebagai anggota.

2. Penyeleksian Arsip a. Memeriksa kelengkapan dan keutuhan kondisi fisik serta nilai informasi arsip statis dengan mempertimbangkan konteks, isi dan struktur, dengan ketentuan: 1) Apabila hasil verifikasi menunjukkan arsip statis tidak lengkap maka UKK meminta Pencipta Arsip untuk melengkapi arsip statis dan/atau membuat pernyataan tentang kondisi arsip statis. 2) Apabila arsip statis yang diakuisisi tidak ditemukan aslinya maka Pimpinan Pencipta Arsip harus melakukan autentikasi ke UKK. 3) Arsip statis asli yang belum ditemukan harus dimasukkan dalam Daftar Pencarian Arsip (DPA) dan diumumkan kepada publik oleh UKK. b. Mempersiapkan peralatan yang dibutuhkan untuk proses serah terima arsip/ dokumen, seperti boks, sampul pembungkus arsip/ folder, dan label; c. Memilah dan membungkus arsip dengan kertas kising atau sampul pembungkus dan memberikan label, dengan keterangan nama/kode seperti nama pencipta arsip, nomor arsip, dan nomor boks; d. Menata arsip ke dalam boks berdasarkan nomor arsip; e. Memberikan label pada boks, dengan keterangan nama pencipta arsip, tahun penciptaan arsip, nomor arsip, dan nomor boks f. Membuat Daftar Arsip Usul Serah. Hasil penyeleksian arsip dituangkan dalam daftar arsip usul serah sekurang-kurangnya berisi: nomor, jenis arsip, tahun, jumlah, tingkat perkembangan, no. boks dan keterangan.

DAFTAR ARSIP USUL SERAH DAFTAR ARSIP USUL SERAH NO JENIS ARSIP TAHUN TINGKAT PERKEMBANGAN NO. BOKS JUMLAH KET 2. Penilaian oleh panitia Melakukan penilaian arsip sesuai dengan JRA apabila pemeriksaan fisik arsipnya telah telah lengkap dengan cara melakukan pemeriksaan fisik arsip berdasarkan daftar arsip usul serah. Hal-hal yang diserahkan antara lain: a. Arsip 1) Fisik arsip mudah dikenali baik bentuk dan media maupun kuantitas/jumlah arsip; 2) Fisik arsip sudah dalam keadaan tertata dan teratur dalam boks arsip ataupun media simpan lain sesuai bentuk dan media arsip; 3) Fisik arsip dalam boks ataupun media simpan lain sudah dilengkapi dengan identitas asal pencipta arsip, kurun waktu penciptaan arsip, nomor arsip dan nomor boks. b. Daftar Arsip Statis Yang Diserahkan 1) Format ketikan dalam bentuk hardcopy dengan ukuran A4 atau F4 dan dijilid; 2) Mempunyai identitas nama dan alamat asal pencipta arsip; dan 3) Memuat seri arsip, kurun waktu, jumlah dan tingkat perkembangan.

3. Koordinasi Antara ANRI, UKK dan Unit Kerja Selaku Pencipta Arsip a. Penyiapan naskah berita acara serah terima arsip statis; b. Tempat melakukan penandatanganan naskah berita acara serah terima arsip statis; c. Waktu pada saat penandatanganan naskah berita acara serah terima arsip statis; d. Pihak yang akan diundang dalam penandatanganan naskah berita acara serah terima arsip statis; e. Proses pengiriman/pengangkutan arsip statis dari pencipta arsip ke lembaga kearsipan. 4. Membuat Berita Acara Serah Terima Arsip Statis a. Apabila diperlukan dilengkapi dengan klausul perjanjian antara kedua pihak khususnya mengenai hak akses arsip b. Berita Acara berjumlah rangkap dua, masing-masing disimpan oleh pihak pencipta arsip dan penerima lembaga kearsipan; c. Berita Acara kedua-duanya ditandatangani dengan tinta warna hitam oleh kedua belah pihak; dan d. Berita Acara yang telah ditandatangani diberi cap dinas tanda pengenal yang sah dari pencipta arsip dan lembaga kearsipan

BERITA ACARA SERAH TERIMA ARSIP NOMOR:.. Pada hari ini... tanggal... bulan... tahun..., bertempat di... kami yang bertanda tangan di bawah ini : 1. Nama :... NIP :... Jabatan :... Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama..beralamat di... disebut PIHAK PERTAMA. yang selanjutnya 2. Nama :... NIP :... Jabatan :... Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia beralamat di...yang selanjutnya disebut PIHAK KEDUA. Menyatakan telah mengadakan serah terima arsip statis seperti yang tercantum dalam Daftar Arsip Statis terlampir untuk disimpan di Arsip Nasional Republik Indonesia....(tempat),... PIHAK PERTAMA PIHAK KEDUA *) Pimpinan Lembaga Pencipta Arsip Kepala Lembaga Kearsipan ttd. ttd. ( nama jelas ) ( nama jelas ) NIP NIP *) Dalam hal tertentu dapat diwakilkan 5. Pengiriman/pengangkutan arsip dilakukan setelah penandatanganan naskah berita acara serah terima arsip statis, adapun langkahlangkahnya sebagai berikut: a. Menentukan jadwal pengiriman arsip dari tempat penyimpanan arsip di lingkungan pencipta arsip; b. Pencipta arsip berkoordinasi dengan lembaga kearsipan mengenai lokasi pengiriman arsip; c. Mempersiapkan kendaraan angkutan arsip yang representatif, sehingga dapat menjamin otentisitas dan reliabilitas arsip; d. Pengiriman dilaksanakan dengan penuh kecermatan sehingga dapat menjaga keamanan dan keselamatan arsip; e. Sebelum pengeriman dilaksanakan periksa kembali ketepatan jumlah fisik arsip dan jenis arsip yang akan dikirim; f. Pengiriman arsip disertai daftar pengiriman arsip;

DAFTAR PENGIRIMAN ARSIP Nama Instansi : No. Pengiriman : Seri dan Judul : Tanggal : NOMOR NOMOR JUDUL JUMLAH KURUN KET. BOKS ARSIP DESKRIPSI WAKTU 1 2 3 4 5 6 g. Daftar pengiriman arsip dibuat rangkap 2 (dua). Daftar 1 untuk lembaga kearsipan, dan daftar 2 untuk pencipta arsip; dan h. Pengiriman arsip paling lambat satu minggu setelah penandatanganan naskah berita acara serah terima arsip statis. 6. Arsip yang tercipta dari pelaksanaan penyerahan arsip statis meliputi: a. Keputusan pembentukan panitia penilai arsip; b. Notulens rapat panitia penilai arsip pada saat melakukan penilaian; c. Surat pertimbangan dari panitia penilai arsip kepada pimpinan UKK yang menyatakan bahwa arsip yang diusulkan untuk diserahkan telah memenuhi syarat untuk diserahkan; d. Surat persetujuan dari kepala ANRI; e. Surat pernyataan dari pimpinan Unit Kearsipan bahwa arsip yang diserahkan autentik, terpercaya, utuh, dan dapat digunakan; f. Keputusan pimpinan UKK tentang penetapan pelaksanaan penyerahan arsip statis; g. Berita acara penyerahan arsip statis; dan h. Daftar arsip statis yang diserahkan. MENTERI PEKERJAAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT REPUBLIK INDONESIA, ttd M.BASUKI HADIMULJONO

2024 © DocPlayer.info Pengaturan dan alat privasi | Ketentuan | Tanggapan