BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang dan Permasalahan Dalam suatu organisasi baik pemerintah maupun swasta pasti akan melakukan kegiatan yang berkaitan dengan proses administrasi. Hasil dari kegiatan administrasi tersebut terciptalah suatu dokumen yang mempunyai nilai guna bagi organisasi. Dokumen yang bernilai guna bagi organisasi tersebut dapat disebut dengan arsip. Arsip mempunyai peranan sebagai pusat ingatan, sumber informasi, dan sebagai alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi. 1 Menurut Undang-undang 43 tahun 2009 Pasal 1 ayat 2, arsip didefinisikan sebagai berikut: Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. 2 Menurut Betty R. Ricks, arsip adalah recorded information, regardless of medium or characteristic, made or received by an organization that is useful in operation of the organization. 3 Arsip merupakan suatu informasi yang terekam 1 Agus Sugiarto, Manajemen Kearsipan Modern dari Konvensionaal ke Basis Komputer. (Yogyakarta: Gava Media, 2005), hlm. 8. 2 Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan pasal 1 ayat 2 3 Betty R, Ricks, Swafford & Gow, Information and Image Management, Record Syistem Approach (Ohio: South-Western Publishing co, 1992), hlm. 3.
2 dalam berbagai media atau karakteristik yang dibuat dan diterima oleh organisasi yang berguna bagi kegiatan operasional organisasi. Arsip menurut fungsinya dapat dibedakan menjadi dua jenis yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis adalah arsip-arsip yang masih sering dipergunakan secara langsung dalam proses penyelenggaraan kegiatan administrasi dan manajemen, baik dikalangan pemerintah maupun swasta. 4 Arsip dinamis dapat dibedakan menjadi dua jenis yaitu arsip dinamis aktif dan arsip dinamis inaktif. Arsip dinamis aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya masih tinggi, sedangkan arsip dinamis inaktif adalah arsip yang jarang sekali dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari. 5 Arsip statis adalah arsip yang sudah tidak digunakan lagi dalam kegiatan administrasi organisasi atau yang umurnya sudah melebihi 10 tahun dan sudah dipermanenkan oleh lembaga kearsipan. Pengelolaan arsip dibagi menjadi tiga tahapan, yaitu penciptaan, pengunaan serta pemeliharaan, dan penyusutan. Penciptaan adalah tahap awal dalam pengelolaan arsip. Arsip diciptakan oleh lembaga pencipta sebagai hasil dari kegiatan administrasi yang berjalan dalam organisasi. Setelah tercipta arsip tersebut perlu dikelola dan diberkaskan, agar mempermudah dalam penemuan kembali. Tahap selanjutnya adalah penggunaan serta pemeliharaan. 4 Ig. Wursanto, Kearsipan 1,(Yogyakarta: Kanisius, 1991), hlm. 103. 5 Sulistyo Basuki, Manajemen Arsip Dinamis: Pengantar Memahami dan Mengelola Informasi dan Dokumen, (Jakarta: Gramedia, 2003), hlm.14.
3 Penggunaan arsip adalah penemuan kembali arsip yang sudah disimpan untuk digunakan lagi jika sewaktu-waktu arsip tersebut dibutuhkan. Pemeliharaan bertujuan untuk melindungi arsip agar tetap dalam kondisi baik dan tidak rusak. Pemeliharaan ini meliputi fisik arsip dan tempat simpan arsip. Tahapan terakhir adalah penyusutan, penyusutan yang dimaksud adalah pemindahan arsip aktif yang sudah menurun kegunaannya dari unit pengolah ke unit kearsipan. Arsip wajib pajak merupakan arsip yang termasuk dalam arsip substantif jika dilihat dari klasifikasi arsip berdasarkan bidang tugas yang diemban oleh Kantor Pelayanan Pajak. Hal ini tertera dalam Keputusan Direktorat Jenderal Pajak Nomor Kep-241/PJ/2012 yang berbunyi: Arsip substantif adalah arsip yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas utama Direktorat Jenderal Pajak dalam merumuskan serta melaksanakan kebijakan dan standarisasi teknis di bidang perpajakan. 6 Contoh arsip substantif antara lain pendaftaran/ pengukuhan dan penghapusan Wajib Pajak (WP), seperti Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP), Nomor Pokok Pengusaha Kena Pajak (NPPKP), Pemberitahuan Pindah, Berkas Pajak Penghasilan, Pajak Pertambahan Nilai Wajib Pajak, SPT Masa/ Tahunan, dan sebagainya. Arsip wajib pajak sangalah penting bagi instansi khususnya kantor pelayanan pajak. Arsip wajib pajak merupakan arsip penting yang mempunyai nilai guna keuangan. Jika arsip wajib pajak tidak dikelola dengan baik, arsip dapat 6 Keputusan Direktorat Jenderal Pajak Nomor Kep-241/PJ/2012 Tentang Cetak Biru Manajemen Kearsipan Di Lingkungan Direktorat Jenderal Pajak Tahun 2012-2016, hlm. 10.
4 hilang dan bisa berakibat fatal bagi kantor pelayanan pajak. Arsip wajib pajak dapat digunakan sebagai bukti bahwa wajib pajak telah membayar kewajibannya kepada pemerintah. Jika arsip tersebut tidak dapat ditemukan atau hilang maka dapat menimbulkan kasus, misalnya ada pegawai pajak yang terindikasi terkena kasus korupsi karena menyalah gunakan pembayaran pajak untuk kepentingannya sendiri, jika tidak ditemukan arsipnya maka tidak ada barang bukti yang dapat digunakan di Pengadilan. Kantor Pelayanan Pajak Pratama Sleman merupakan instansi yang berada di bawah naungan Kantor Wilayah Direktorat Jendral Pajak Yogyakarta. Kantor Pelayanan Pajak Pratama Sleman merupakan instansi yang bertugas untuk melakukan pengadministrasian dokumen dan berkas perpajakan. 7 Selain itu Kantor Pelayanan Pajak Pratama Sleman juga melakukan penetapan dan penerbitan produk hukum perpajakan. Tugas lain Kantor Pelayanan Pajak Pratama Sleman adalah menerima dan mengolah Surat Pemberitahuan (SPT). Arsip yang tercipta di Kantor Pelayanan Pajak Pratama Sleman tentunya sangatlah penting, karena arsip yang tercipta berkaitan dengan data-data perpajakan dari wajib pajak yang ada dalam wilayah Sleman. Seiring berjalannya waktu, data-data perpajakan yang masuk di Kantor Pelayanan Pajak Sleman akan terus bertambah volumenya. Jumlah semua wajib pajak yang terdaftar untuk wilayah Sleman pada bulan Februari 2015 sebanyak 168.952 yang terdiri dari 155.971 Orang Pribadi, 12.069 Badan, 912 Bendahara Pemerintah. Dari jumlah 7 Buku Profil Kantor Pelayanan Pajak Pratama Sleman 2012, (Yogyakarta: KPP Pratama Sleman, 2012). hlm. 21.
5 tersebut masih akan bertambah tiap bulannya karena masih ada wajib pajak yang ada di wilayah Sleman yang masih belum terdaftar di Kantor Pelayanan Pajak Sleman. 8 Dengan demikian volume arsip wajib pajak yang ada di KPP Pratama Sleman akan semakin bertambah. Dengan adanya pertambahan volume arsip yang cukup tinggi di Kantor Pelayanan Pajak Pratama Sleman, apabila tidak dikelola dengan baik dan benar maka keberadaan arsip wajib pajak tidak akan tersimpan dengan baik dan jika suatu saat arsip tersebut diperlukan akan sulit untuk menemukannya. Dari sepengetahuan penulis setelah membaca daftar Tugas Akhir mahasiswa Prodi Kearsipan Sekolah Vokasi Universitas Gadjah Mada, belum ada mahasiswa yang melakukan Praktik Kerja Lapangan di KPP Pratama Sleman dan menuliskan Tugas Akhir yang bertema Pengelolaan Arsip Wajib Pajak di Kantor Pelayanan Pajak Pratama Sleman. Batasan yang penulis ambil dalam penulisan tugas akhir ini adalah penciptaan arsip, penggunaan dan pemeliharaan arsip, penyusutan arsip, sarana dan pra sarana yang digunakan serta kendala yang dialami dalam melakukan pengelolaan arsip wajib pajak. Dari penjelasan yang ada dapat diambil beberapa rumusan masalah antara lain: 1. Bagaimanakah pengelolaan arsip wajib pajak di Kantor Pelayanan Pajak Pratama Sleman? 8 Wawancara dengan Bapak Sumartoyo selaku Staf Seksi Pelayanan, di Ruang Berkas KPP Pratama Sleman Lantai V Gedung DJP DIY, Hari Kamis, 12 Maret 2015 pukul 11.00 WIB.
6 2. Sarana dan prasaran apa saja yang digunakan dalam pengelolaan arsip wajib pajak di Kantor Pelayanan Pajak Pratama Sleman? 3. Kendala apa yang dihadapi dalam pengelolaan arsip wajib pajak di Kantor Pelayanan Pajak Pratama Sleman? B. Tujuan Penelitian Tujuan dari penulisan Tugas Akhir ini adalah untuk: 1. Mengetahui pengelolaan arsip wajib pajak di Kantor Pelayanan Pajak Pratama Sleman. 2. Mengetahui sarana dan pra sarana yang digunakan dalam pengelolaan arsip wajib pajak di Kantor Pelayanan Pajak Pratama Sleman. 3. Mengetahui kendala yang dihadapi dalam pengelolaan arsip wajib pajak di Kantor Pelayanan Pajak Pratama Sleman. C. Metode Pengumpulan Data Untuk memperoleh data tentang pengelolaan arsip wajib pajak dengan benar dan terkonsep, maka perlu ditentukan terlebih dahulu metode pengumpulan data yang akan digunakan untuk menggali informasi yang dibutuhkan oleh penulis. Metode yang digunakan oleh penulis adalah metode observasi, studi pustaka, dan wawancara. Penulis memilih menggunakan ketiga metode tersebut dengan tujuan agar data yang dihasilkan menjadi lebih lengkap dan akurat. Berikut merupakan penjelasan mengenai metode yang digunakan dalam pengumpulan data yang dilakukan oleh penulis:
7 1. Observasi Partisipasi Metode observasi partisipasi merupakan kegiatan melakukan pengamatan dan pencatatan secara langsung proses pengelolaan arsip wajib pajak di Kantor Pelayanan Pajak Pratama Sleman. Proses pengumpulan data ini tidak hanya dilakukan sekali saja, tapi dilakukan dengan cara bertahap dan berulang. Dengan adanya pengumpulan data yang bertahap dan berulang diharapkan data yang terkumpul menjadi lebih lengkap dan akurat. 2. Wawancara Kegiatan interview atau tanya jawab secara langsung dan lisan kepada narasumber yang mengetahui tentang pengelolaan arsip wajib pajak di Kantor Pelayanan Pajak Pratama Sleman yang dapat ditulis dalam bentuk catatan sebagai bukti bahwa wawancara tersebut memang benar adanya. Tujuan dari wawancara ini adalah penulis mendapatkan informasi secara langsung dari pemaparan yang dilakukan oleh narasumber berkaitan dengan pengelolaan arsip wajib pajak. Dalam hal ini penulis melakukan wawancara secara bebas kepada Bapak Sumartoyo dan Saudara Rony Eko Prasetyo selaku pegawai yang bertanggung jawab terhadap pengolahan berkas wajib pajak di Kantor Pelayanan Pajak Pratama Sleman. Wawancara ini dilakukan selama penulis melakukan Praktik Kerja Lapangan di instansi terkait.
8 3. Studi Pustaka Metode ini digunakan untuk menghimpun berbagai informasi yang saling terkait dengan topik atau masalah yang berkaitan dengan pengelolaan arsip wajib pajak. Informasi yang diperoleh dapat berasal dari referensi buku, perundang-undangan, laporan penelitian lain, dan sumber-sumber lainnya yang dapat dipercaya, yang dapat berupa media cetak atau elektronik. Studi pustaka ini bertujuan untuk memperdalam ilmu yang dimiliki oleh penulis, sehingga penulis dapat menganalisi data-data yang ada di lapangan dan dapat menuangkannya dalam bentuk karya hasil praktik kerja lapangan. Dalam hal ini penulis menjadikan beberapa buku yang berkaitan dengan pengelolaan arsip khususnya arsip dinamis aktif, buku tersebut merupakan koleksi penulis, selain itu penulis juga meminjam buku dari Perpustakaan Program Studi Kearsipan. D. Tinjauan Pustaka Untuk membantu pelaksanaan praktik kerja lapangan dan penulisan Tugas Akhir ini, terutama untuk memahami juga mengetahui bagaimana penerapan dalam melakukan pengelolaan arsip wajib pajak pada sebuah instansi, maka dibutuhkan beberapa bahan pustaka yang relevan dengan tema penulisan Tugas Akhir ini. Bahan pustaka ini berbentuk buku yang dipilih berdasarkan isi yang terkandung di dalamnya yang dapat membantu penulis dalam melakukan praktik kerja lapangan, juga dapat memberi tambahan informasi yang dapat memudahkan
9 penulis untuk membuat dasar dan pengembangan kerangka penulisan sehingga dapat menjadi sebuah hasil penelitian yang benar dan akurat. Bahan pustaka yang digunakan antara lain: Buku pertama berjudul Kearsipan 1 karya Ig. Wursanto. Buku ini diterbitkan oleh Kanisius di Yogyakarta tahun 1991. Bab I berisi penjelasan mengenai arsip dan jenis-jenis arsip. Dalam Bab II berisi tentang alat-alat yang biasa digunakan dalam bidang kearsipan. Bab III dan Bab IV masing-masing membahas tentang undang-undang pokok kearsipan dan bagaimana cara untuk melakukan perlindungan arsip. Bab V membahas mengenai tata kearsipan dinamis, khusunya tentang pengurusan surat. Dalam Bab VI, VII dan VII masingmasing membahas mengenai bagaimanakah cara untuk melakukan pencarian dokumen yang benar, cara melakukan pemeliharaan dan pengamanan arsip, dan pengertian dan ruang lingkup arsip statis. Bab yang digunakan penulis adalah Bab II yang berisi penjelasan alat-alat yang digunakan dalam menangani arsip. Buku kedua Penataan Berkas Dalam Manajemen Kearsipan karya Boedi Martono. Buku ini diterbitkan oleh Pustaka Sinar Harapan pada tahun 1992 di Jakarta. Bab I buku ini berisi penjelasan tentang dasar-dasar penyimpanan arsip dan perkembangan sistem pemberkasan. Dalam Bab II menjelaskan tentang penataan arsip aktif. Di dalamnya terdapat sistem pemberkasan, alat-alat yang digunakan, peminjaman dan penemuan kembali, pengorganisasian arsip aktif dan penyusutan arsip di unit kerja. Bab II inilah yang dapat penulis gunakan sebagai salah satu referensi dalam penulisan karya ilmiah ini. Dalam Bab III membahas
10 tentang penyimpanan arsip inaktif. Di dalamnya terdapat sistem penyimpanan arsip inaktif, penjelasan tentang pusat arsip, penataan arsip inaktif, penemuan kembali, pelayanan serta penyusutan arsip inaktif. Buku ketiga berjudul Information and Image Management A Record System Approach yang disusun oleh Betty R,Ricks. Buku ini diterbitkan tahun 1992 di Ohio, oleh South-Western Publishing. Buku ini secara garis besar membahas tentang ilmu-ilmu kearsipan yang baik dan benar. Di dalam buku ini dijelaskan tentang daur hidup arsip, dimulai dari fase penciptaan sampai fase penyusutan. Selain itu buku ini juga membahas tentang arsip dinamis aktif secara menyeluruh, karena terdapat penjelasan mengenai manajemen arsip dinamis aktif dan dilengkapi dengan sistem penyimpanan yang bisa diterapkan. Selain itu buku ini juga membahas tentang arsip inaktif, records center, dan arsip vital. E. Sistematika Penulisan Laporan Laporan yang berjudul Pengelolaan Arsip Wajib Pajak di Kantor Pelayanan Pajak Pratama Sleman ini terdiri dari empat bab, masing-masing bab berisikan penjelasan yang berbeda, tapi masih dalam satu bahasan utuh. Bab Pertama mencakup latar belakang dan permasalahan, tujuan dan metode penelitian serta tinjauan pustaka. Latar belakang dan permasalahan berisi tentang alasan kenapa pengelolaan arsip wajib pajak harus dilakukan dengan baik dan benar. Dalam bab pertama juga dijelaskan tujuan dari penulisan tugas akhir ini, serta tinjauan pustaka yang digunakan sebagai konsep penyusunan tugas akhir ini dan berguna sebagai referensi yang mendukung terselesaikannya tugas akhir ini.
11 Bab Kedua berisi gambaran umum Kantor Pelayanan Pajak Pratama Sleman yang didalamnya berisi sejarah berdirinya Kantor Pelayanan Pajak Pratama Sleman pada tanggal 30 Oktober 2007 berdasarkan Surat Keputusan Direktur Jenderal Pajak Nomor KEP-14/PJ./2007. Juga terdapat visi dan misi, struktur organisasi, kedudukan juga tugas dan fungsi Kantor Pelayanan Pajak Pratama Sleman, lokasi dan wilayah kerja, jumlah pegawai, dan gambaran umum pengelolaan arsip di Kantor Pelayanan Pajak Pratama Sleman. Bab Ketiga merupakan bab pembahasan yang merupakan inti dari penulisan tugas akhir ini, di dalamnya berisi penjelasan mengenai proses pengelolaan arsip wajib pajak dimulai dari penciptaan arsip di Seksi Pelayanan, pemindahan arsip dari Seksi Pelayanan ke Seksi Pengolah Data dan Informasi untuk direkam dalam database Direktorat Jenderal Pajak. Pemindahan kembali arsip dari Seksi PDI yang sudah selesai direkam ke Seksi Pelayanan untuk disimpan. Seksi Pelayanan adalah seksi yang bertanggung jawab untuk mengelola dan menyimpan arsip wajib pajak sampai habis masa retensinya. Penggunaan dan pemeliharaan mencakup penyimpanan dan pengaksesan arsip wajib pajak. Penyimpanan arsip meliputi proses penyortiran/ pengklasifikasian arsip (OP, Badan, atau Bendahara Pemerintah), pembuatan rumah berkas, induk berkas, dan anak berkas, pencarian lokasi simpan, pembuatan daftar arsip, serta penyimpanan rumah berkas pada lokasi yang ditentukan. Pengaksesan meliputi bagaimanakah sistem penemuan kembali arsip dan prosedur pengaksesan berkas di Kantor Pelayanan Pajak Pratama Sleman. Bab III juga membahas prosedur
12 penyusutan arsip wajib pajak di KPP Pratama Sleman. Selain itu juga berisi kendala yang dihadapi dalam proses pengelolaan arsip wajib pajak serta sarana dan pra sarana yang digunakan dalam melakukan proses pengelolaan arsip wajib pajak. Bab Keempat berisi tentang penjelasan singkat dari uraian yang ada pada bab-bab sebelumnya, juga berisi kesimpulan dari penulisan tentang tugas akhir Pengelolaan Arsip Wajib Pajak di Kantor Pelayanan Pajak Pratama Sleman. Selain itu bab ini juga berisi saran dari penulis tentang pengelolaan arsip wajib pajak di Kantor Pelayanan Pajak Pratama Sleman terkait dengan kendala yang dialami dalam proses pengelolaan arsip wajib pajak.