WALIKOTA MADIUN PERATURAN WALIKOTA MADIUN NOMOR 39 TAHUN 2008 TENTANG URAIAN TUGAS DAN FUNGSI DINAS KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL WALIKOTA MADIUN, Menimbang : a. bahwa sebagai tindak lanjut ketentuan Pasal 40 Peraturan Daerah Kota Madiun Nomor 04 Tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Dinas Daerah, maka perlu menjabarkan rincian tugas dan fungsi pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil ; b. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a, perlu menetapkan Peraturan Walikota Madiun tentang Rincian Tugas dan Fungsi Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil ; Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok Kepegawaian sebagaimana telah diubah dengan Undang- Undang Nomor 43 Tahun 1999 ; 2. Undang-Undang Nomor 10 Tahun 2004 tentang Pembentukan Peraturan Perundang-undangan ; 3. Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah sebagaimana telah beberapa kali diubah terakhir dengan Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2008 ; 4. Peraturan Daerah Kota Madiun Nomor 02 Tahun 2008 tentang Urusan Pemerintahan Yang Menjadi Kewenangan Pemerintahan Kota Madiun ; 5. Peraturan Daerah Kota Madiun Nomor 04 Tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Dinas Daerah ;
- 2 - MEMUTUSKAN : Menetapkan : PERATURAN WALIKOTA MADIUN TENTANG RINCIAN TUGAS DAN FUNGSI DINAS KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL. BAB I KETENTUAN UMUM Pasal 1 Dalam Peraturan Walikota ini yang dimaksud dengan : 1. Pemerintah Daerah adalah Pemerintah Kota Madiun. 2. Walikota adalah Walikota Madiun. 3. Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil yang selanjutnya disebut Dinas adalah Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Madiun. 4. Kepala Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil yang selanjutnya disebut Kepala Dinas adalah Kepala Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Madiun. 5. Kelompok Jabatan Fungsional adalah Kelompok Jabatan Fungsional pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Madiun yang diatur sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan. BAB II SUSUNAN ORGANISASI Pasal 2 (1) Susunan Organisasi Dinas terdiri dari : a. Unsur Pimpinan : Kepala Dinas ; b. Unsur Pembantu : Sekretariat ; c. Unsur Pelaksana : 1. Bidang Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan Sipil ; 2. Bidang Pengelolaan Informasi dan Pengendalian Kependudukan ; d. Kelompok Jabatan Fungsional.
- 3 - (2) Dinas dipimpin oleh seorang Kepala Dinas yang berada di bawah dan bertanggungjawab kepad Walikota melalui Sekretaris Daerah. (3) Sekretariat dipimpin oleh seorang Sekretaris yang berada di bawah dan bertanggungjawab kepada Kepala Dinas. (4) Masing-masing Bidang dipimpin oleh seorang Kepala Bidang yang berada di bawah dan bertanggungjawab kepada Kepala Dinas. (5) Kelompok Jabatan Fungsional dipimpin oleh seorang Tenaga Fungsional Senior yang ditunjuk oleh Kepala Dinas. BAB III KEPALA DINAS Pasal 3 (1) Kepala Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (1) huruf a, mempunyai tugas memimpin, mengoordinasikan dan mengawasi pelaksanaan otonomi daerah di bidang kependudukan dan pencatatan sipil. (2) Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Kepala Dinas mempunyai fungsi : a. penyusunan rumusan kebijakan teknis di bidang kependudukan dan pencatatan sipil berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan ; b. penyelenggaraan urusan pemerintahan dan pelayanan umum dibidang Kependudukan dan Pencatatan Sipil ; c. pembinaan dan pelaksanaan tugas dibidang Kependudukan dan Pencatatan Sipil ; d. pelaksanaan koordinasi dengan Kantor Urusan Agama Kecamatan, Kantor Departemen Agama Kota Madiun dan Pengadilan Agama berkaitan dengan pencatatan nikah, talak, cerai dan rujuk ; e. pelaksanaan koordinasi dengan Kantor Departemen Agama Kota Madiun dalam memelihara hubungan timbal balik melalui pembinaan masing-masing kepada instansi vertikal ; f. pelaksanaan koordinasi dengan instansi terkait dalam penerbitan pelayanan administrasi kependudukan ;
- 4 - g. pelaksanaan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Walikota. BAB IV SEKRETARIAT Pasal 4 (1) Sekretariat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (1) huruf b, mempunyai tugas melaksanakan kebijakan pelayanan administrasi kepada semua unsur dilingkungan dinas meliputi pengelolaan administrasi umum, perencanaan, kepegawaian, rumah tangga dan administrasi keuangan. (2) Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Sekretariat mempunyai fungsi : a. penyusunan perencanaan, program kerja dan evaluasi pelaksanaan tugas-tugas pada Sekretariat ; b. pengoordinasian penyusunan program dan penyelenggaraan tugas-tugas Bidang secara terpadu serta tugas pelayanan administratif ; c. pengelolaan administrasi umum dan rumah tangga ; d. pengelolaan administrasi kepegawaian dan administrasi keuangan dilingkungan Dinas ; e. pelaksanaan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas. Pasal 5 (1) Sekretariat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 terdiri dari : a. Sub Bagian Umum ; b. Sub Bagian Perencanaan dan Kepegawaian ; c. Sub Bagian Keuangan. (2) Sub Bagian sebagaimana dimaksud pada ayat (1) masingmasing dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian yang berada di bawah dan bertanggungjawab kepada Sekretaris. Pasal 6 (1) Sub Bagian Umum sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 ayat (1) huruf a mempunyai tugas : a. melakukan penyusunan perencanaan, program kerja dan evaluasi pelaksanaan tugas-tugas pada Sub Bagian Umum ;
- 5 - b. melakukan urusan surat-menyurat dan tata kearsipan ; c. melakukan urusan rumah tangga, protokoler, upacara dan rapat dinas ; d. melakukan urusan keamanan kantor ; e. melakukan urusan pengendalian tata usaha pengadaan, penyimpanan, pendistribusian, pengadministrasian dan perawatan barang-barang inventaris sesuai ketentuan yang berlaku ; f. melakukan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Sekretaris. (2) Sub Bagian Perencanaan dan Kepegawaian sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 ayat (1) huruf b mempunyai tugas : a. melakukan penyusunan perencanaan, program kerja dan evaluasi pelaksanaan tugas-tugas pada Sub Bagian Perencanaan dan Kepegawaian ; b. mengoordinasikan penyusunan perencanaan program, evaluasi dan pelaporan di lingkungan Dinas ; c. menyusun, mengolah dan memelihara data administrasi kepegawaian serta data kegiatan yang berhubungan dengan kepegawaian di lingkungan Dinas ; d. melakukan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Sekretaris. (3) Sub Bagian Keuangan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 ayat (1) huruf c mempunyai tugas : a. melakukan penyusunan perencanaan program kerja dan evaluasi pelaksanaan tugas-tugas pada Sub Bagian Keuangan ; b. mengoordinasikan dan menghimpun bahan-bahan untuk keperluan penyusunan rencana kerja anggaran ; c. melaksanakan penatausahaan keuangan dan pertanggungjawaban keuangan ; d. melakukan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Sekretaris. BAB V BIDANG PENDAFTARAN PENDUDUK DAN PENCATATAN SIPIL Pasal 7 (1) Bidang Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan Sipil sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (1) huruf c angka 1, mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas Dinas yang meliputi pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil.
- 6 - (2) Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Bidang Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan Sipil mempunyai fungsi : a. perumusan penyusunan perencanaan, program kerja dan evaluasi pelaksanaan tugas-tugas pada Bidang pendaftaran penduduk dan Pencatatan sipil ; b. pelaksanaan pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil ; c. pelaksanaan penyiapan bahan dalam rangka koordinasi dengan Kantor Urusan Agama Kecamatan, Kantor Departemen Agama Kota Madiun dan Pengadilan Agama berkaitan dengan pencatatan nikah, talak, cerai dan rujuk ; d. penyediaan dan penyerahan blangko dokumen kependudukan dan formulir untuk pelayanan pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil sesuai dengan kebutuhan ; e. pelaksanaan koordinasi dengan instansi terkait dalam penertiban administrasi kependudukan ; f. penyiapan bahan dalam rangka penerimaan dan permintaan data kependudukan dari Perwakilan Republik Indonesia di luar negeri melalui Walikota ; g. pelaksanaan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas. Pasal 8 (1) Bidang Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan Sipil sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 terdiri dari : a. Seksi Pendaftaran Penduduk ; b. Seksi Pencatatan Sipil. (2) Seksi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) masing-masing dipimpin oleh seorang Kepala Seksi yang berada di bawah dan bertanggungjawab kepada Kepala Bidang Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan Sipil.
- 7 - Pasal 9 (1) Seksi Pendaftaran Penduduk sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8 ayat (1) huruf a mempunyai tugas : a. melakukan penyusunan perencanaan, program kerja dan evaluasi pelaksanaan tugas-tugas pada Seksi pendaftaran penduduk ; b. melakukan penerbitan Kartu Tanda Penduduk (KTP) dan Kartu Keluarga (KK) ; c. melakukan penyiapan bahan penetapan kebijakan, fasilitasi, sosialisasi, bimbingan teknis, advokasi, supervisi, dan konsultasi pelaksanaan pendaftaran penduduk ; d. melakukan koordinasi penyelenggaraan pendaftaran penduduk ; e. melakukan penyelenggaraan pelayanan pendaftaran penduduk dalam sistem administrasi kependudukan, meliputi : 1. pencatatan dan pemutakhiran biodata penduduk serta penerbitan Nomor Induk Kependudukan (NIK) ; 2. pendaftaran perubahan alamat ; 3. pendaftaran pindah datang penduduk dalam wilayah Republik Indonesia ; 4. pendaftaran Warga Negara Indonesia tinggal sementara ; 5. pendaftaran pindah datang antarnegara ; 6. pendataan penduduk rentan administrasi kependudukan ; 7. penerbitan dokumen kependudukan hasil pendaftaran penduduk ; 8. penatausahaan pendaftaran penduduk ; f. melakukan pemantauan, evaluasi dan pelaporan penyelenggaraan pendaftaran penduduk ; g. melakukan pembinaan dan pengembangan sumber daya manusia pengelola pendaftaran penduduk ; h. melakukan pengawasan atas penyelenggaraan pendaftaran penduduk ;
- 8 - i. melakukan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bidang Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan Sipil. (2) Seksi Pencatatan Sipil sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8 ayat (1) huruf b mempunyai tugas : a. melakukan penyusunan perencanaan, program kerja dan evaluasi pelaksanaan tugas-tugas pada Seksi Pencatatan Sipil ; b. melakukan penyiapan bahan penetapan kebijakan, fasilitasi, sosialisasi, bimbingan teknis, advokasi, supervisi, dan konsultasi pelaksanaan pencatatan sipil ; c. melakukan penyiapan bahan koordinasi penyelenggaraan pencatatan sipil ; d. melakukan penyelenggaraan pelayanan pencatatan sipil dalam sistem administrasi kependudukan skala kota meliputi : 1. pencatatan kelahiran ; 2. pencatatan lahir mati ; 3. pencatatan perkawinan ; 4. pencatatan perceraian ; 5. pencatatan kematian ; 6. pencatatan pengangkatan anak, pengakuan anak dan pengesahan anak ; 7. pencatatan perubahan nama ; 8. pencatatan perubahan status kewarganegaraan ; 9. pencatatan peristiwa penting lainnya ; 10. pencatatan perubahan dan pembatalan akta ; 11. penerbitan dokumen kependudukan hasil pencatatan sipil ; 12. penatausahaan dokumen pencatatan sipil ; e. melakukan pemantauan, evaluasi dan pelaporan penyelenggaraan pencatatan sipil ; f. melakukan penyiapan bahan pembinaan dan pengembangan sumber daya manusia pengelola pencatatan sipil ; g. melakukan pengawasan atas penyelenggaraan pencatatan sipil ;
- 9 - h. melakukan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bidang Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan Sipil. BAB VI BIDANG PENGELOLAAN INFORMASI DAN PENGENDALIAN KEPENDUDUKAN Pasal 10 (1) Bidang Pengelolaan Informasi dan Pengendalian Kependudukan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (1) huruf c angka 2, mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas Dinas yang meliputi pengelolaan informasi administrasi kependudukan dan perkembangan kependudukan. (2) Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Bidang Pengelolaan Informasi dan Pengendalian Kependudukan mempunyai fungsi : a. penyusunan perencanaan, program kerja dan evaluasi pelaksanaan tugas-tugas pada Bidang Pengelolaan Informasi dan Pengendalian Kependudukan ; b. pelaksanaan pengelolaan informasi administrasi kependudukan ; c. pelaksanaan pengelolaan perkembangan kependudukan ; d. pelaksanaan supervisi bersama dengan Kantor Departemen Agama Kota Madiun dan Pengadilan Agama mengenai pelaporan dan pencatatan dalam rangka pembangunan database kependudukan ; e. pelaksanaan koordinasi penyajian data dengan instansi terkait ; f. pelaksanaan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas. Pasal 11 (1) Bidang Pengelolaan Informasi dan Pengendalian Kependudukan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 10 terdiri dari : a. Seksi Pengelolaan Informasi Administrasi Kependudukan ; b. Seksi Pengendalian Perkembangan Kependudukan.
- 10 - (2) Seksi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) masing-masing dipimpin oleh seorang Kepala Seksi yang berada di bawah dan bertanggungjawab kepada Kepala Bidang Pengelolaan Informasi dan Pengendalian Kependudukan. Pasal 12 (1) Seksi Pengelolaan Informasi Administrasi Kependudukan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 11 ayat (1) huruf a mempunyai tugas : a. melakukan penyusunan perencanaan, program kerja dan evaluasi pelaksanaan tugas-tugas pada Seksi Pengelolaan Informasi Administrasi Kependudukan ; b. melakukan penyiapan bahan penetapan kebijakan, fasilitasi, sosialisasi, bimbingan teknis, advokasi, supervisi, dan konsultasi pengelolaan informasi administrasi kependudukan ; c. melakukan koordinasi pengelolaan informasi administrasi kependudukan ; d. melakukan pembangunan dan pengembangan jaringan komunikasi data ; e. melakukan penyediaan perangkat keras dan perlengkapan lainnya serta jaringan komunikasi data sampai dengan tingkat kecamatan atau kelurahan sebagai tempat pelayanan dokumen penduduk ; f. melakukan sistem informasi administrasi kependudukan ; g. melakukan pembangunan replikasi data kependudukan ; h. melakukan pembangunan bank data kependudukan ; i. melakukan pembangunan tempat perekaman data kependudukan di kecamatan ; j. melakukan perekaman data hasil pelayanan pendaftaran penduduk dan Pencatatan sipil serta pemutakhiran data penduduk menggunakan sistem informasi administrasi kependudukan ; k. melakukan penyajian dan diseminasi informasi penduduk ;
- 11 - l. melakukan perlindungan data pribadi penduduk pada bank data kependudukan ; m. melakukan perlindungan data pribadi penduduk dalam proses dan hasil pendaftaran penduduk serta Pencatatan sipil ; n. melakukan pemantauan dan evaluasi pengelolaan informasi administrasi kependudukan ; o. melakukan pembinaan dan pengembangan sumber daya manusia pengelola informasi administrasi kependudukan ; p. melakukan pengawasan atas pengelolaan informasi administrasi kependudukan ; q. melakukan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bidang Pengelolaan Informasi dan Pengendalian Kependudukan. (2) Seksi Pengendalian Perkembangan Kependudukan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 11 ayat (1) huruf b mempunyai tugas : a. melakukan penyusunan perencanaan, program kerja dan evaluasi pelaksanaan tugas-tugas pada Seksi Pengendalian Perkembangan Kependudukan ; b. melakukan penyiapan bahan penetapan kebijakan, norma, standar, prosedur dan kriteria penyelenggaraan pengendalian kuantitas, pengembangan kualitas, pengarahan mobilitas dan persebaran penduduk serta perlindungan penduduk ; c. melakukan penyiapan bahan pelaksanaan kebijakan pengendalian kuantitas penduduk, pengembangan kualitas penduduk, pengarahan mobilitas/penataan persebaran penduduk, perlindungan penduduk dalam konteks pembangunan berwawasan kependudukan ; d. melakukan pembuatan analisis pengendalian kuantitas penduduk, pengembangan kualitas penduduk, pengarahan mobilitas/penataan persebaran penduduk dan perlindungan penduduk serta pembangunan berwawasan kependudukan ;
- 12 - e. melakukan koordinasi dan kerjasama antar daerah dalam pelaksanaan kebijakan pengendalian kuantitas penduduk, pengembangan kualitas penduduk, pengarahan mobilitas/penataan persebaran penduduk, perlindungan penduduk serta pembangunan berwawasan kependudukan ; f. melakukan pelaporan pelaksanaan pengendalian kuantitas penduduk, pengembangan kualitas penduduk, pengarahan mobilitas/penataan persebaran penduduk, dan perlindungan penduduk dalam konteks pembangunan berwawasan kependudukan ; g. melakukan pemantauan dan evaluasi kebijakan pengendalian kuantitas penduduk, pengembangan kualitas penduduk, pengarahan mobilitas/penataan persebaran penduduk, perlindungan penduduk serta pembangunan berwawasan kependudukan ; h. melakukan pengawasan kebijakan pengendalian kuantitas penduduk, pengembangan kualitas penduduk, pengarahan mobilitas/penataan persebaran penduduk, perlindungan penduduk, dan pembangunan berwawasan kependudukan ; i. melakukan penyiapan bahan penetapan kebijakan perencanaan kependudukan ; j. melakukan penyerasian dan harmonisasi kebijakan kependudukan antar dan dengan lembaga pemerintah dan non pemerintah ; k. melakukan kerjasama dengan organisasi kemasyarakatan dalam rangka tertib administrasi kependudukan ; l. melakukan penetapan indikator kependudukan, proyeksi penduduk, dan analisis dampak kependudukan ; m. melakukan koordinasi dan sosialisasi hasil penyusunan indikator, proyeksi, dan analisis dampak kependudukan serta kebijakan kependudukan kepada khalayak sasaran ; n. melakukan penilaian dan pelaporan kinerja pembangunan kependudukan secara periodik. ; o. melakukan pendayagunaan informasi atas indikator kependudukan dan analisis dampak kependudukan untuk perencanaan pembangunan berbasis penduduk ;
- 13 - p. melakukan pemantauan, evaluasi dan pelaporan indikator kependudukan, proyeksi penduduk dan analisis dampak kependudukan serta penyerasian kebijakan kependudukan ; q. melakukan pengawasan indikator kependudukan, proyeksi penduduk dan analisis dampak kependudukan, serta penyerasian kebijakan kependudukan ; r. melakukan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bidang Pengelolaan Informasi dan Pengendalian Kependudukan. BAB VII KELOMPOK JABATAN FUNGSIONAL Pasal 13 Kelompok Jabatan Fungsional mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas Dinas sesuai dengan keahlian dan kebutuhan. Pasal 14 (1) Kelompok Jabatan Fungsional sebagaimana dimaksud dalam Pasal 13 terdiri dari sejumlah tenaga dalam jenjang Jabatan Fungsional yang terbagi dalam berbagai kelompok sesuai dengan keahliannya. (2) Jumlah Jabatan Fungsional ditentukan berdasarkan kebutuhan dan beban kerja. (3) Jenis dan jenjang Jabatan Fungsional diatur sesuai dengan peraturan perundang-undangan. BAB VIII KETENTUAN PENUTUP Pasal 15 Dengan berlakunya Peraturan Walikota ini, maka Keputusan Walikota Madiun Nomor 12 Tahun 2004 tentang Uraian Tugas, Fungsi dan Tata Kerja Pada Dinas Keluarga Berencana, Kependudukan dan Catatan Sipil dicabut dan dinyatakan tidak berlaku.
- 14 - Pasal 16 Peraturan Walikota ini mulai berlaku pada tanggal 1 Januari 2009. Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Walikota ini dengan penempatannya dalam Berita Daerah Kota Madiun. Ditetapkan di M A D I U N pada tanggal 30 Desember 2008 WALIKOTA MADIUN, ttd Diundangkan di M A D I U N pada tanggal 30 Desember 2008 KOKOK RAYA, SH, M.Hum. Plt. SEKRETARIS DAERAH ttd BUDIONO, BA BERITA DAERAH KOTA MADIUN TAHUN 2008 NOMOR 39/G