BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN 3.1 Riwayat Perusahaan PT. Telekomunikasi Indonesia, Tbk (TELKOM) merupakan perusahaan penyelenggara informasi dan telekomunikasi (InfoComm) serta penyedia jasa dan jaringan telekomunikasi secara lengkap (full service and network provider) yang terbesar di Indonesia. TELKOM (yang selanjutnya disebut juga Perseroan atau Perusahaan) menyediakan jasa telepon tidak bergerak kabel (fixed wire line), jasa telepon tidak bergerak nirkabel (fixed wireless), jasa telepon bergerak (cellular), internet, dan jaringan baik secara langsung maupun melalui perusahaan asosiasi. PT. Telekomunikasi Indonesia, Tbk (TELKOM) memiliki visi berupaya untuk menempatkan diri sebagai perusahaan InfoCom terkemuka di kawasan Asia Tenggara, Asia dan akan berlanjut ke kawasan Asia Pasifik. Adapun misi dari PT. Telekomunikasi Indonesia, Tbk (TELKOM) adalah " One Stop InfoCom Services with Excellent Quality and Compentitive Price and To Be the Role Model as the Best Managed Indonesian Corporation " dengan jaminan bahwa pelanggan akan mendapatkan layanan terbaik, berupa kemudahan, produk dan jaringan berkualitas, dengan harga kompentitif. TELKOM akan mengelola bisnis melalui praktek-praktek terbaik dengan mengoptimalisasikan sumber daya manusia yang unggul, penggunaan teknologi yang kompentitif, serta membangun kemitraan yang saling menguntungkan dan saling mendukung secara sinergis. 46
47 Sejalan dengan visi TELKOM untuk menjadi perusahaan InfoCom terkemuka di kawasan regional serta mewujudkan target TELKOM 3010 maka berbagai upaya telah dilakukan TELKOM untuk tetap unggul dan terdepan pada seluruh produk dan layanan. Hasil upaya tersebut tercermin dari market share produk dan layanan yang unggul di antara para pemain telekomunikasi. Selama tahun 2006 TELKOM telah menerima beberapa penghargaan baik dari dalam maupun luar negeri, di antaranya The Best Value Creator, The Best of Performance Excellence Achievement, Asia s Best Companies 2006 Award dari Majalah Finance Asia. 3.2 Struktur Organisasi Perusahaan Di bawah ini merupakan gambar dari struktur organsasi PT. Telekomunikasi Indonesia, Tbk (TELKOM).
48 HRC-Area Fin Ctr Area LD Area & RO MM-RO FWN-Area EGM DIVRE DEPUTI Communication Sekretariat SM Product dan Bus.Perf SM Access NW Plan dan Perf SM Marketing dan Sales SM Customer Care SM General Support GM KANDATEL (1...n) OSM Billing Collection OSM Security dan Safety Gambar 3.1 Struktur Organisasi Perusahaan PT. Telekomunikasi Indonesia, Tbk (TELKOM)
49 3.2.1 Tugas dan Wewenang Berikut ini akan diuraikan mengenai tugas dan wewenang masing-masing bagian dalam struktur organisasi PT. Telekomunikasi Indonesia, Tbk (TELKOM) : EGM DIVRE o Memberikan arahan kepada seluruh personil perusahaan o Membawahi seluruh personil perusahaan Bagian Sekretariat DIVRE II o Bagian Sekretariat DIVRE II dipimpin oleh pejabat setingkat Asisten Senior Manager, yang disebut Division Secretary DIVRE II o Division Secretary DIVRE II, bertanggung jawab atas kelancaran dan efektifitas dukungan bagi kegiatan-kegiatan perkantoran dan protokoler pada kantor divisi Regional. Bagian Komunikasi DIVRE II o Bagian Sekretariat DIVRE II dipimpin oleh pejabat setingkat Asisten Senior Manager, yang disebut Division Communicaton o Division Secretary DIVRE II, bertanggung jawab atas terkondisinya public image yang positif atas representasi TELKOM di wilayah DIVRE II, yang dilakukan melalui upaya pengelolaan komunikasi yang efektif
50 Bidang Product dan Business Performance o Bidang Product dan Business Performance, dipimpin oleh seorang senior manager yang disebut Senior Manager Product dan Business Performance, dan disingkat SM. Product dan Business Performance o SM. Product dan Business Performance bertanggung jawab atas penyiapan strategi, kebijakan penyelenggaraan bisnis pada lingkup DIVRE II, yang mencangkup perencanaan operasi bisnis, pengelolaan portfolio produk, pengaturan mekanisme avenue assurance, serta pengelolaan kualitas dan performance, sehingga dapat dipastikan bahwa penyelenggaraan operasi bisnis DIVRE II dilaksanakan dalam koridor pengendalian manajemen secara memadai. Bidang Access Network Planning dan Performance o Bidang Access Network Planning dan Performance, dipimpin oleh seorang senior manager yang disebut Senior Manager Access Network Planning dan Performance, dan disingkat SM. Access Network Planning dan Performance. o SM. Access Network Planning dan Performance bertanggung jawab atas perencanaan pengembangan, penyediaan, serta pendayagunaan access network, sehingga dapat dipastikan bahwa penyelenggaraan operasi layanan kepada pembeli, baik kepada pembeli segmen konsumer / retail maupun pembeli segmen corporate customer, dapat
51 didukung dengan pendayagunaan access network secara efisien dan berkualitas. Bidang Marketing dan Sales o Bidang Marketing dan Sales dipimpin oleh seorang senior manager yang disebut Senior Manager Marketing dan Sales, dan disingkat SM. Marketing dan Sales. o SM. Marketing dan Sales bertanggung jawab atas efektifitas penyelenggaraan fungsi marketing dan sales pada lingkup wilayah operasi DIVRE II, sehingga dapat dipastikan bahwa upaya pemasaran seluruh produk TELKOM dilakukan secara kompentitif dan sesuai dengan karakteristik permintaan pasar serta direspon dengan upaya sales yang mampu secara efektif menghasilkan revenue maksimal. Bidang Customer Care o Bidang Customer Care dipimpin oleh seorang senior manager yang disebut Senior Manager Customer Care, dan disingkat SM. Customer Care. o SM. Customer Care, bertanggung jawab atas kualitas dan efektifitas penyelenggaraan layanan pembeli pada lingkup wilayah operasi DIVRE II, sehingga dapat dipastikan bahwa upaya pelayanan kepada pembeli segmen konsumer / retail dilakukan secara kompentitif dan
52 sesuai dengan karakteristik segmennya serta mampu secara efektif menjaga kepuasan pembeli. Bidang General Support o Bidang General Support dipimpin oleh seorang senior manager yang disebut Senior Manager General Support, dan disingkat SM. General Support. o SM. General Support, bertanggung jawab atas efektifitas penyelenggaraan fungsi general support pada lingkup wilayah operasi DIVRE II, sehingga dapat diartikan bahwa kebutuhan fasilitas penyelenggara operasional DIVRE II dapat dipenuhi dan dilaksanakan dengan lancar, didukung dengan lindungan aspek legal dan compliance yang memadai, serta dilaksanakan secara efisien, dan dengan administrasi yang tertib. 3.3 Analisa Sistem yang sedang Berjalan Sistem yang berjalan pada PT. Telekomunikasi Indonesia, Tbk (TELKOM) saat ini, dalam hal absensi karyawan sudah terkomputerisasi namun sistem tersebut belum berjalan secara maksimal dan perlu untuk dikembangkan. 3.3.1 Kehadiran Dalam PT. Telekomunikasi Indonesia, Tbk (TELKOM) apabila pegawai hendak melakukan absen maka diharuskan mengisi absensi secara online terlebih dahulu. Kemudian apabila pegawai absen tidak
53 sesuai dengan waktu yang telah ditentukan maka pegawai diharapkan memberikan laporan izin kepada atasannya. 3.3.2 Ketidakhadiran Dalam proses ketidakhadiran terdapat beberapa jenis ketidakhadiran yaitu izin, cuti, tugas dinas, sakit dan tanpa keterangan. Tanpa keterangan adalah suatu keadaan dimana seorang pegawai tidak hadir tanpa memberikan keterangan. Izin, cuti, tugas dinas, sakit adalah suatu permohonan izin untuk tidak masuk kerja yang diizinkan oleh atasan pegawai dalam jangka waktu yang ditentukan. Dan apabila pegawai sakit, maka harus membawa surat keterangan dokter. 3.3.3 Penjadwalan Kerja Dalam pembuatan jadwal kerja di PT. TELKOM adalah sesuai dengan bagian dimana pegawai bekerja. Karena ada pegawai yang jam kerjanya selalu sama setiap hari yaitu jam 08.00 17.00 dengan hari kerja senin sampai jum at. Tetapi ada juga pegawai yang jam kerjanya tidak tentu, atau tergantung shift yang ditetapkan oleh admin dan dengan hari libur yang tidak tentu juga.
54 3.4 Diagram Alir Dokumen 3.4.1 Diagram Alir Sistem Kehadiran dan Ketidakhadiran Proses Sistem Kehadiran dan Ketidakhadiran Pegawai Atasan Admin Mulai Absen Harian Ya Tidak Data absen sebagai input Tidak Apakah ada dokumen surat izin? Tidak Ya Dokumen Surat Izin Seleksi Permohonan Ya Menandata ngani Surat Izin Dokumen Surat izin yang ditandatangani Membuat rekapitulasi Laporan rekapitula si Selesai Gambar 3.2 Diagram Alir pada Sistem Kehadiran dan Ketidakhadiran
55 3.4.2 Diagram Alir Sistem Penjadwalan Kerja Gambar 3.3 Diagram Alir pada Sistem Penjadwalan Kerja
56 3.5 Permasalahan yang Dihadapi Setelah melakukan analisa dan pengamatan terhadap PT. Telekomunikasi Indonesia, Tbk (TELKOM) dalam hal absensi karyawan, maka dapat disimpulkan bahwa sistem ini memiliki permasalahan : Sulit membuat dan menyajikan laporan absensi bulanan atau tahunan karena data-data harian tidak terintegrasi. Permohonan dalam mengajukan izin masih manual dan perlu melapor langsung ke atasan. Pembuatan jadwal kerja pegawai masih manual yang menjadikan pembuatan jadwal kerja menjadi tidak ringkas. Kurangnya fleksibilitas dari program yang sudah ada. Contohnya: pada pembuatan rekapitulasi kerja. 3.6 Analisa Kebutuhan Informasi Informasi yang dibutuhkan oleh bagian kepegawaian adalah : Data pribadi pegawai, seperti kode pegawai nama, alamat, nomor telepon, agama, jenis kelamin. Informasi mengenai jabatan dan bagian dimana pegawai ditempatkan. Informasi mengenai kehadiran pegawai. Informasi mengenai ketidakhadiran pegawai. Informasi mengenai jam kerja pegawai.
57 3.7 Usulan Pemecahan Masalah Berdasarkan permasalahan yang disebutkan di atas, maka penulis mengusulkan pemecahan masalah yang terbaik pada saat ini adalah dengan cara membangun suatu aplikasi basis data yang terintegerasi sehingga mempermudah bagi pegawai untuk mendapatkan data dan informasi yang dibutuhkan. Usulan yang penulis tawarkan adalah sebuah sistem basis data yang aman dan fleksibel. Dalam aplikasi basis data tersebut dapat menyimpan data yang bersifat historis, dan mempermudah pencarian data untuk kegiatan analisis. Dan diharapkan waktu yang digunakan dalam pengaksesan data akan lebih singkat dan tepat guna. Di dalam aplikasi basis data yang akan dibuat juga menyediakan fasilitas yang menghasilkan laporan, sesuai dengan standar dan kebutuhan pihak manajemen.