BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah Pada masa kini perkembangan dunia industri di Indonesia semakin maju, hal ini dapat terlihat dari banyaknya industri baru yang tumbuh dan berkembang dengan menghasilkan berbagai macam produk. Produk yang dihasilkan olehnya pun tidak terfokus hanya pada satu macam produk. Produk yang dihasilkannya bisa berbagai macam jenis dengan kualitas, model, dan ukuran yang bervariasi. Oleh sebab itu, produktivitas dan kualitas produk harus ditingkatkan supaya dapat menghadapi persaingan global. Perusahaan harus terus mengadakan kegiatan produksi untuk memenuhi kebutuhan pasar. Dalam pelaksanaan kegiatan operasional, perusahaan tidak boleh sampai kehabisan stok bahan baku maupun bahan penolong karena dapat menghambat jalannya aktivitas produksi. Oleh karena itu perusahaan harus memiliki sistem pembelian yang baik yang dapat mengatasi kebutuhan perusahaan. Bahan baku merupakan bahan utama yang digunakan dalam proses produksi yang nilainya relatif besar dan pada umumnya sifat bahan baku masih melekat pada produk yang dihasilkan. Bahan penolong merupakan bahan yang ditambahkan dalam proses produksi supaya produk yang dihasilkan tampak lebih sempurna. Kegiatan pembelian bahan-bahan ini 1
biasanya ditangani oleh fungsi pembelian yang bertanggung jawab atas penyediaan bahan baku dan bahan penolong. Pada perusahaan manufaktur, persediaan bahan baku merupakan unsur utama yang perlu diperhatikan dalam menjalankan aktivitas produksi. Keterbatasan jumlah dalam persediaan bahan baku tentu menghambat kelancaran aktivitas produksi dan dapat mengakibatkan kekecewaan pada pelanggan atas keterlambatan produk yang mereka butuhkan sehingga kepercayaan pelanggan terhadap perusahaan akan berkurang. Untuk meminimalisir masalah yang terkait dengan persediaan bahan baku,perusahaan membuat sitem yang salah satunya mengatur tentang sistem pembelian bahan baku. Dan untuk meminimalisir masalah terkait dengan kebutuhan bahan non bahan baku perusahaan harus memiliki sistem pembelian yang baik yang sesuai dengan bentuk perusahaan. Sistem merupakan suatu prosedur dalam melakukan pekerjaan yang rutin terjadi yang telah ditentukan oleh pihak manajemen dan sesuai dengan standar akuntansi. Sistem pembelian dibuat untuk menangani salah satu aktivitas yang rutin dilakukan perusahaan. Sistem ini dibuat untuk mengatur urutan proses pengadaan bahan non bahan baku yang dibutuhkan perusahaan. Hal ini harus didukung dengan prosedur yang jelas dan sistematis agar para pengguna sistem dapat menyelesaikan pekerjaannya dengan tepat, efisien dan bisa mengurangi tingkat kesalahan dalam proses administrasi pembelian. Pengadaan bahan non bahan baku ini antara lain 2
meliputi pengadaan bahan penolong berupa chemical, sparepart, packing material, serta pengadaan jasa. Kegiatan pembelian meliputi proses memilih sumber, kualitas bahan, pemesanan, dan cara perolehan bahan yaitu mengambil dari lokal atau impor serta menggolongkan cara pembayarannya secara kredit atau tunai. Kegiatan pembelian harus dikelola dengan baik dan sistematis serta terdapat kejelasan otorisasi dalam hal pembelian bahan baku untuk menghindari terjadinya pembelian fiktif, ketepatan waktu pemesanan dan waktu kedatangan bahan. Sistem pembelian ini menjadi sangat penting ada pada perusahaan manufaktur. Di dalam departemen pembelian terdiri dari berbagai bagian dengan tanggung jawab masing-masing bagian yang berbeda. Diantaranya ada bagian verifikasi. Bagian verifikasi merupakan bagian yang salah satu tugasnya mempersiapkan dan membuat dokumen permintaan pembayaran untuk diajukan ke bagian akuntansi untuk selanjutnya diproses ke bagian keuangan dan dilakukan pembayaran atas invoice (tagihan) yang masuk di departemen pembelian. Kegiatan verifikasi ini merupakan salah satu kegiatan yang penting yang membutuhkan ketelitian dan pemahaman yang cukup dalam atas terjadinya transaksi pembelian. Hal ini dikarenakan kegiatan verifikasi berhubungan erat dengan dokumen-dokumen terkait kegiatan pembelian mulai dari muncul PO sampai datangnya barang beserta invoice dari supplier. 3
Apabila terdapat kesalahan pada proses verifikasi maka dapat berpengaruh pula terhadap proses kegiatan produksi. Karena adanya masalah pada salah satu dokumen untuk suatu tagihan akan mengakibatkan tagihan tersebut tidak dapat diproses lebih lanjut untuk dilakukan pembayaran. Sehingga itu dapat memunculkan adanya tagihan yang macet dan bisa mengakibatkan terlambatnya proses pelunasan atas pembelian barang sebelumnya. Hal ini dapat mempengaruhi hubungan baik antara perusahaan dengan supplier. Supplier bisa saja tidak segera merespon order yang perusahaan minta karena adanya tagihan yang belum dilunasi itu. Akibatnya supply barang yang kita butuhkan menjadi terlambat datang dan itu dapat mengganggu jalannya operasional perusahaan. PT Apac Inti Corpora merupakan salah satu perusahaan manufaktur yang bergerak di bidang industri tekstil dan merupakan produsen tekstil terkemuka dari Indonesia. Perusahaan ini mengoperasikan pemintalan benang dan pertenunan kain terbesar di dunia dalam satu lokasi, di Semarang, Jawa Tengah. Fasilitas yang tersedia merupakan infrastruktur terbesar, terintegrasi serta dilengkapi dengan mesin pertenunan dan pemintalan tercanggih di Indonesia. PT Apac Inti Corpora dibawah brand APACINTI memproduksi empat kelompok produk yaitu Yarn, kain Greige, kain Finished dan Denim. Dengan berfokus pada kualitas dan layanan, PT Apac Inti Corpora mengekspor produknya ke lebih dari 70 negara di lima benua ke seluruh dunia. 4
Pasar untuk PT Apac Inti Corpora 70% ditujukan ke pasar ekspor di Amerika Utara & Selatan, Eropa, Asia, Afrika dan Australia serta 30% ke pasar Indonesia. Sebagai perusahaan manufaktur terkemuka, PT Apac Inti terus berorientasi terhadap peningkatan laba operasional. PT Apac Inti Corpora menawarkan kualitas terbaik, harga yang kompetitif dan layanan tepat waktu. Kinerja yang kuat mengarah APACINTI untuk mencapai sertifikasi dari SAI GLOBAL: ISO 9001:2000 (Mutu dan Kepuasan Pelanggan Management System) dan ISO 14001:2004 (Sistem Manajemen Lingkungan) karena seluruh kegiatan di APACINTI yang serius dipantau dan mengikuti standar internasional dan kebutuhan, dari kualitas untuk sistem manajemen lingkungan. Produk perusahaan juga memiliki Oeko-Tex Standard 100 sertifikasi tidak mengkonfirmasikan zat berbahaya. Berdasarkan penjabaran diatas maka dapat diprediksi bahwa kegiatan pembelian yang dilakukan oleh perusahan pasti tidak dalam jumlah yang sedikit. Oleh karena itu peneliti memfokuskan pada salah satu kegiatan yang vital yang ada di departemen pembelian dan menyusun tugas akhir dengan judul Optimalisasi Fungsi Bagian Verifikasi di Departemen Pembelian PT Apac Inti Corpora. 1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang diatas, penulis dapat merumuskan permasalahan yaitu bagaimana cara mengatasi atau meminimalisir hambatan yang timbul pada saat kegiatan verifikasi di Departemen Pembelian PT Apac Inti Corpora? 5
1.3 Tujuan Penelitian Tujuan penelitian ini untuk mencari tahu solusi yang tepat agar bagian verifikasi dapat meminimalisir kesalahan atau mengantisipasi timbulnya hambatan yang berakibat pada macetnya suatu tagihan. 1.4 Manfaat Penelitian a. Bagi Program Diploma Ekonomika dan Bisnis UGM Hasil penulisan tugas akhir ini diharapkan bisa dijadikan sebagai sumber informasi atau sebagai salah satu bahan acuan untuk melakukan penelitian selanjutnya bagi mahasiswa Diploma III Ekonomika dan Bisnis UGM. b. Bagi Perusaahaan Hasil penelitian tugas akhir ini diharapkan dapat dijadikan masukan terhadap perusahaan terutama dalam proses verifikasi di departemen pembelian di perusahaan tersebut. c. Bagi Penulis Hasil penulisan tugas akhir ini dapat mengukur kemampuan penulis dalam menerapkan ilmu pengetahuan yang telah didapat selama perkuliahan serta dapat dijadikan media untuk menginformasikan situasi nyata yang penulis amati dalam perusahaan tentang sitem pembelian kredit non bahan baku. 1.5 Batasan Masalah Dalam penulisan tugas akhir ini penulis hanya membahas mengenai hambatan-hambatan yang muncul pada saat proses verifikasi dan mencari 6
solusi untuk meminimalisirnya supaya pembahasan masalah tidak meluas dan bahkan menyimpang dari topik yang seharusnya dibahas. 1.6 Kerangka Penulisan a. Bagian Pengantar : Judul, halaman pengesahan, halaman persembahan, kata pengantar, daftar isi, dan daftar lampiran. b. Bagian Utama : BAB I :Pendahuluan, berisi latar belakang masalah, perumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, batasan masalah, kerangka penulisan, dan kerangka pikir. BAB II :Gambaran Umum Gambaran umum berisi kondisi umum, tinjauan pustaka, dan metodologi. Kondisi umum meliputi sejarah perusahaan, visi misi perusahaan, struktur organisasi perusahaan, job description, pengertian departemen pembelian, dan job description departemen pembelian secara umum. Sedangkan tinjauan pustaka berisi tentang definisi sistem, prosedur, sistem akuntansi, sistem akuntansi pembelian, dan juga definisi verifikasi. Untuk sub bab metodologi menjelaskan tentang metodologi penelitian yang penulis lakukan, jenis dan sumber data yang digunakan, teknik pengumpulan data, dan teknik analisa data yang peneliti lakukan. BAB III:Analisis dan Pembahasan Bab ini menjelaskan tentang bagian-bagian yang terkait dalam proses verifikasi, dokumen-dokumen yang digunakan, alur proses 7
verifikasi dan hambatan yang muncul pada bagian verifikasi. Sehingga dalam pembahasan penulis lebih detail menjelaskan hambatan-hambatan yang muncul pada proses verifikasi serta penulis berusaha memberikan beberapa usulan untuk meminimalisir munculnya hambatan itu. BAB IV:Penutup Bab ini berisi kesimpulan dari pembahasan tugas akhir ini serta saran yang penulis berikan sesuai dengan pembahasan sebelumnya. c. Bagian Pelengkap : Daftar Pustaka dan lampiran lampiran. 1.7 Kerangka Pikir Dalam pembuatan tugas akhir ini penulis lebih dahulu membuat alur berfikir yang urut dan cukup jelas yang dapat memudahkan penulis dalam pengerjaannya. 8
Pembelian Kredit Prosedur Verifikasi dokumen Bagian-bagian terkait: General Store Supplier Bagian Pajak Bagian Verifikasi Accounting Hambatan muncul pada proses: Proses pembuatan Good Receipt Proses pembuatan Tanda Terima Proses melengkapi dokumen Proses otorisasi Permintaan Pembayaran Solusi Kesimpulan Gambar 1.1 Kerangka Pikir Sumber: Data diolah 9