PAGE : 1 of 6 1. TUJUAN Tujuan dari dokumen ini adalah untuk menetapkan prosedur yang berkaitan dengan konflik eksternal yang timbul antara pihak-pihak luar dan perusahaan. 2. RUANG LINGKUP SOP ini digunakan untuk semua perkebunan dan pabrik di TSH Resources Berhad. 3. TANGGUNG JAWAB Merupakan tanggung jawab Kepala Departemen agar prosedur ini dipatuhi. 4. REFERENSI FPIC Guide for RSPO Members ST-SOP01 - Information Request SOP ST-SOP13-00 - Document Master List SOP PMA-SOP02 - Land Dispute SOP Sengketa Lahan 5. DEFINISI CD - Community Development FPIC - Free, Prior and Informed Consent LSM - Lembaga Swadaya Masyarakat RSPO - Roundtable on Sustainable Palm Oil SOP - Standard Operating Procedure
PAGE : 2 of 6 6. PROSEDUR 6.1 Identifikasi Konflik Eksternal 6.1.1 Dalam setiap kasus konflik, bentuk konflik harus diidentifikasi. Jenis-jenis konflik meliputi: a) Konflik dengan pemilik tanah dan kepemilikan tanah b) Sengketa/perselisihan antara pengguna sumber daya dan akses terhadap sumber daya c) Sengketa mengenai batas-batas tanah d) Konflik mengenai perbedaan budaya atau agama dan pelanggaran hak-hak adat e) Konflik antara kelompok masyarakat yang berbeda f) Ketidakadilan atau kurangnya perwakilan kelompok masyarakat g) Kurangnya transparansi atau pemahaman dalam yang dirundingkan h) Ketidakadilan pembagian dalam pengembangan dan kontribusi ekonomi i) Sengketa yang disebabkan karena politik negara j) Otoritas hukum yang digugat 6.1.2 Semua pemangku kepentingan yang terlibat harus diidentifikasi. Pemangku kepentingan bisa berasal dari salah satu atau kelompok di bawah ini: a) Perusahaan atau perkebunan yang terlibat b) Masyarakat lokal c) Pemilik tanah d) Perwakilan masyarakat yang ditunjuk sendiri atau pengacara e) Tokoh desa dan tokoh adat f) Asosiasi/perkumpulan masyarakat g) Kelompok wanita h) Kelompok pemuda i) Kelompok minoritas (para pendatang, masyarakat yang tidak memiliki lahan, dll) j) Lembaga Swadaya Masyarakat (LSM) dan pengamat pihak ketiga k) Lembaga keagamaan dan lembaga adat l) Camat atau Bupati m) Lembaga pemerintah n) Perkebunan kelapa sawit yang berdekatan/bersebelahan o) Mengidentifikasi penyebab khusus dan jenis konflik yang terjadi. Sebagai contoh; Jenis konflik adalah Konflik mengenai perbedaan budaya atau agama dan pelanggaran hak-hak adat ; penyebab konflik adalah Anak perusahaan A telah melakukan tindakan B, kemudian menyebabkan kemarahan masyarakat C dan hal itu menentang hak adat
PAGE : 3 of 6 mereka. Pemangku kepentingan yang terlibat adalah Anak perusahaan A, masyarakat lokal C dan tokoh adat D. 6.1.3 Jika jenis konflik adalah antara pemilik tanah dan kepemilikan tanah, maka digunakan prosedur dari SOP tersendiri dan yang lebih terfokus yaitu SOP Sengketa Lahan (PMA-SOP02). Sedangkan SOP ini digunakan untuk menangani semua konflik eksternal lainnya (kecuali untuk konflik yang melibatkan sengketa lahan). 6.2 Verifikasi Konflik 6.2.1 Setiap kasus konflik yang telah diidentifikasi, harus diverifikasi keabsahannya, baik dengan proses verifikasi dokumen atau verifikasi di lapangan jika diperlukan. 6.2.2 Verifikasi dilakukan dengan menghubungi serta mendengarkan pernyataan pelapor dan pihak yang terlibat konflik (dengar pendapat, baik secara kolektif atau individu). Permasalahan penting dari semua percakapan harus dalam bentuk tertulis. Pada proses penyelesaian konflik tahap ini, diupayakan untuk menahan diri agar tidak memberikan saran atau nasehat. 6.2.3 Verifikasi harus dilakukan oleh departemen yang netral seperti Departemen CD, Departemen Sustainability atau departemen dari anak perusahaan lain yang tidak terlibat langsung dalam konflik. 6.2.4 TIDAK BOLEH mengintimidasi atau memaksakan suatu taktik kepada pihak pelapor. Hal ini bertentangan dengan praktek kerja yang berlaku di TSH. Pastikan bahwa pihak pelapor dalam kondisi nyaman dalam membantu proses verifikasi, dan pelapor boleh menghentikan proses verifikasi kapan saja. 6.2.5 Jika konflik dipalsukan atau telah diselesaikan sebelumnya, maka konflik dianggap telah selesai. 6.2.6 Jika rincian konflik telah diubah sejak diidentifikasi atau merupakan bagian atau kelanjutan dari kasus sebelumnya, maka konflik harus diidentifikasi ulang untuk memasukkan rincian baru. 6.2.7 Jika kasus konflik telah diverifikasi dan sudah sah, maka kasus dilanjutkan dengan analisis konflik. 6.3 Analisis Konflik 6.3.1 Analisis konflik dimulai dari proses identifikasi sampai menentukan prioritas konflik. Hal ini harus dilakukan untuk menginvestigasi dan mengumpulkan semua bukti untuk membuat keputusan yang tepat dalam menangani konflik. Investigasi dimulai dengan melakukan rapat dan berkomunikasi dengan semua pelapor dan pihak-pihak yang terlibat serta mengumpulkan bukti dokumen dan foto sengketa/perselisihan. 6.3.2 Investigasi harus dilakukan oleh departemen yang tidak memihak seperti departemen CD, departemen Sustainability atau konsultan pihak ketiga yang bersifat netral yang ditunjuk untuk membantu proses investigasi.
PAGE : 4 of 6 6.3.3 Investigasi harus ditulis dalam laporan dengan referensi untuk bukti dan dokumentasi yang diperoleh. 6.4 Menentukan Prioritas Konflik 6.4.1 Mengidentifikasi urgensi konflik (konflik yang bersifat mendesak). 6.4.2 Mengidentifikasi tingkat kepentingan dan tingkat kepelikan (severity) konflik. 6.4.3 Mengidentifikasi keterbatasan sumber daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan konflik. 6.4.4 Referensi silang dengan kasus yang ada atau kasus sebelumnya jika ada. 6.4.5 Justifikasi mengapa konflik diprioritaskan, harus didokumentasikan dalam rencana manajemen konflik. 6.5 Manajemen Konflik 6.5.1 Terdapat 4 jenis utama manajemen konflik dan harus digunakan sebelum melanjutkan ke metode berikutnya: a) Negosiasi b) Mediasi c) Arbitrasi d) Ajudikasi 6.5.2 Dalam negosiasi, perusahaan harus menunjuk seorang negosiator dari pihak perusahaan untuk terlibat dalam pertemuan partisipatif yang melibatkan semua pihak. 6.5.3 Negosiator harus: a) Mampu mewakili perusahaan dan mengambil keputusan terkait posisi perusahaan dalam konflik. b) Menerapkan etika kesetaraan, keadilan dan kejujuran mewakili perusahaan c) Mendengarkan dengan penuh perhatian dan secara proaktif d) Menghormati pelapor dan pihak-pihak yang terlibat e) Mencoba mencari persamaan f) Bersikap jelas tentang tujuan perusahaan g) Fokus pada fakta sebenarnya h) Tidak pernah menggunakan paksaan atau pernyataan yang mengancam i) Menerima dan mentoleransi perbedaan j) Siap untuk melakukan kompromi 6.5.4 Semua informasi dalam rapat negosiasi harus didokumentasikan. 6.5.5 Jika konflik tidak dapat diselesaikan melalui negosiasi, maka harus dilakukan mediasi 6.5.6 Mediasi berfungsi untuk memenuhi kebutuhan dua pihak yang berselisih, selain itu juga untuk menjaga dan memperkuat hubungan di masa yang akan datang. Pihak yang harus hadir dalam mediasi yaitu seorang mediator yang ditunjuk dan disetujui oleh
PAGE : 5 of 6 kedua belah pihak yang berselisih serta para perwakilan yang dapat membuat keputusan berdasarkan konflik. 6.5.7 Jika konflik tidak bisa diselesaikan melalui mediasi, maka arbitrasi adalah langkah berikutnya yang harus ditempuh. Keuntungan arbitrasi dibandingkan dengan ajudikasi adalah bahwa sengketa/perselisihan akan diberikan keputusan final, sementara diskusi tetap bersifat rahasia dan mempertahankan hubungan baik kedua belah pihak masih memungkinkan. 6.5.8 Jika arbitrasi bukan pilihan yang tepat, maka konflik harus diselesaikan melalui langkah ajudikasi. 6.6 Pengembangan Kemampuan 6.6.1 Kasus yang telah selesai di masa lalu dapat digunakan sebagai referensi untuk penanganan perselisisihan di masa yang akan datang. 6.6.2 Dampak positif dan hasil yang dapat diharapkan dari kasus sebelumnya dapat dipelajari dan kesan negatif dapat dijadikan pelajaran tentang bagaimana memperbaiki tindakan yang diambil ketika berhadapan dengan perselisishan/sengketa yang sama. 6.6.3 Penyelesaian konflik melalui proses resolusi konflik harus disosialisasikan kepada masyarakat dan pemangku kepentingan lainnya sehingga pihak-pihak yang terkait telah diberikan informasi dan mampu mengelola ekspektasi dari proses yang dilakukan. 6.7 Evaluasi 6.7.1 Departemen sustainability diperlukan untuk memonitor dan mengevaluasi penyelesaian konflik sesuai kriteria di bawah ini (kecuali penyelesaian melalui ajudikasi): a) Hasil akhir diterima oleh perusahaan b) Hasil akhir diterima olah pihak-pihak yang bersengketa c) Hasil akhir diakui oleh pemerintah setempat d) Hasil akhir tidak dapat diganggu gugat oleh pihak lain 6.7.2 Untuk penyelesaian melalui ajudikasi, salinan dokumen putusan pengadilan harus disimpan dalam arsip departemen sustainability dan masing-masing document controller estate.
PAGE : 6 of 6 7. LAMPIRAN 7.1 : Tabel Diagram Alur Penyelesaian Konflik Tabel Prioritas Konflik 7.2 : Form 7.2.1 Form Identifikasi dan Verifikasi Konflik
ST-SOP21-00; 7.1.1 Bagan Alur Penyelesaian Konflik Analisis Konflik Manajemen Konflik Identifikasi Jenis Konflik Verifikasi Kasus Jika kasus belum diakui keabsahannya Jika kasus diakui keabsahannya Identifikasi Pihak- Pihak Terkait Investigasi Negosiasi JIka tercapai Identifikasi Penyebab Konflik Identifikasi Urgensi Konflik Identifikasi Tingkat Kepentingan Konflik Mediasi Arbitrasi JIka tidak ada JIka tidak ada JIka tercapai JIka tercapai Evaluasi Konflik Selesai Identifikasi sumberdaya yang dibutuhkan untuk menangani konflik JIka tidak ada Ajudikasi Urutan berdasarkan Prioritas Jika ada putusan atau penyelesaian yang dicapai
ST-SOP21-00; 7.1.2 Tabel Prioritas Konflik Konflik (PT. TSH) Jenis Konflik: Perselisihan antara pengguna sumber daya 1. Pemangku kepentingan: Desa A, Desa C, Desa E. Penyebab: Penggunaan air sungai K untuk Mill L mengurangi ketersediaan air bersih bagi masyarakat sekitar. Urgensi 1 Tingkat kepentingan 2 5 3 5 Ketersediaan sumberdaya 3 Referensi 4 Jenis Konflik: Ketidakadilan pembagian dalam kontribusi ekonomi 1. Pemangku kepentingan: Desa B, Camat D, LSM J. Penyebab: Donasi untuk konservasi adat tidak dibagikan secara adil kepada kelompok masyarakat yang dituju di Desa B 3 4 5 1 Dari skala 1 sampai 5, di mana nilai lima (5) menggambarkan tingkat urgensi tertinggi, dan nilai satu (1) menggambarkan tingkat urgensi terendah. 1 Dari skala 1 sampai 5, di mana nilai lima (5) menggambarkan tingkat kepentingan tertinggi, dan nilai satu (1) menggambarkan tingkat kepentingan terendah. 1 Dari skala 1 sampai 5, di mana nilai lima (5) menggambarkan ketersediaan sumberdaya tertinggi, dan nilai satu (1) menggambarkan ketersediaan sumberdaya terendah. Referensi antara kasus konflik sekarang dan di masa lalu.
ST-SOP21-00; 7.2.1 Form Identifikasi dan Verifikasi Konflik FORM IDENTIFIKASI DAN VERIFIKASI KONFLIK Nama Pekerja: Jabatan: Atasan: Jabatan: Tanggal pelaporan: Departemen: JENIS KONFLIK PEMANGKU KEPENTINGAN YANG TERLIBAT PENYEBAB KONFLIK VERIFIKASI SAH/TIDAK? ( OR X) TANDATANGAN IDENTIFIER TANDATANGAN VERIFIER Tanggal: Tanggal: