MANAJEMEN PRODUKSI- OPERASI

INVENTORY MANAGEMENT MANAJEMEN PRODUKSI- OPERASI Manajemen Persediaan Manajemen persediaan merupakan suatu cara untuk mengelola dan mengendalikan persediaan agar dapat melakukan pemesanan yang tepat sehingga diperoleh biaya yang optimal. Mengelola persediaan: Klasifikasi item-item persediaan Pencatatan persediaan yang akurat. Berikan contoh-contoh persediaan di berbagai organisasi! Laboratorium Sistem Informasi dan Keputusan Usmania Institute JENIS-JENIS PERSEDIAAN 1. Persediaan Bahan Mentah (Raw Material) Bahan mentah: sudah dibeli tapi belum diproses 2. Persediaan Barang Dalam Proses (Work in Process/ WIP). WIP: sudah mengalami perubahan tetapi belum selesai/ barang setengah jadi 3. Persediaan MRO (Maintenance-Repair- Operating) MRO: bahan-bahan yang diperlukan untuk menjadikan mesin-mesin/perlengkapan, dan proses-proses tetap produktif. 4. Persediaan Barang Jadi (Finished Goods). Barang jadi: produk akhir yang siap dikirim. SIKLUS ALIRAN MATERIAL Input Menungu Menunggu Dipindah Menunggu Setup Dikerja- Output Pmriksaan Diangkut Dikerjakan time kan 1

FUNGSI PERSEDIAAN 1. Untuk memberikan stok agar dapat mengantisipasi permintaan yang berfluktuatif. 2. Untuk menyeimbangkan produksi dengan distribusi. 3. Untuk memperoleh keuntungan dari diskon berdasar kuantitas. 4. Untuk hedging terhadap inflasi dan perubahan harga. 5. Untuk menghindari kekurangan stok yang dapat berfluktuasi karena cuaca, kekurangan pasokan, mutu, ketidaktepatan pengiriman, dll. 6. Untuk menjaga kelangsungan operasi dengan cara persediaan dalam proses. CARA MENGELOLA PERSEDIAAN 1. Analisis ABC 2. Pencatatan Akurat 3. Penghitungan Berkala ANALISIS ABC ANALISIS ABC Analisis ABC membagi persediaan menjadi 3 kategori berdasarkan nilai uang per tahun (prinsip pareto): 1. Kategori A: persediaan yang jumlah nilai uang per tahunnya tinggi (bisa mencapai 70% hingga 80% dari total penggunaan uang), tetapi biasanya volumenya kecil (misalnya hanya 15%). 2. Kategori B: persediaan yang jumlah nilai uang per tahunnya sedang, tetapi biasanya volumenya sedang. 3. Kategori C: persediaan yang jumlah nilai uang per tahunnya rendah (misalnya hanya 5%), tetapi biasanya volumenya besar (misalnya 50% - 60%). Ilustrasi: NOMOR PERSE- DIAAN PERSEN TASE JUMLAH PERSE- DIAAN VOLUME TAHUNAN BIA- YA PER UNIT NILAI UANG PER TAHUN PERSEN- TASE NILAI UANG KE- LAS X01 1000 90 90.000 36,76% A 20% 67% X02 500 150 75.000 30,64% A X03 1500 25 37.500 15,32% B X04 30% 400 40 16.000 6,54% 27% B X05 1000 12 12.000 4,90% B X06 600 15 9.000 3,68% C X07 2000 1 2.000 0,82% C X08 50% 200 9 1.800 0,74% 6% C X09 1200 1 1.200 0,49% C X10 300 1 300 0,12% C 8700 244.800 100,00% 100% 2

Persentase Nilai Uang Tahunan ANALISIS ABC ANALISIS ABC 80 70 60 50 40 30 20 10 0 Barang A Barang B Barang C 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 Persentase Barang Persediaan Kebijakan yang mungkin diambil atas dasar analisis ABC: 1. Sumberdaya yang dibelanjakan untuk pengembangan pemasok bagi barang A lebih besar dari barang B dan C. 2. Barang A harus memiliki kontrol persediaan fisik yang lebih ketat. 3. Prediksi barang A harus lebih valid daripada B dan C. PENGENDALIAN PERSEDIAAN Model pengendalian persediaan perlu memperhatikan: 1. Jenis Permintaan: Permintaan dependen Permintaan independen 2. Biaya Persediaan: Biaya penyimpanan (holding cost) Biaya pemesanan (ordering cost) Biaya pemasangan (setup cost) BIAYA PERSEDIAAN Biaya Penyimpanan (holding cost, H): biaya-biaya yang berkaitan dengan penyimpanan atau penahanan (carrying) persediaan sepanjang waktu tertentu. berkaitan dengan biaya gudang, seperti: asuransi, penambahan staf, pembayaran bunga, listrik, dll Biaya Pemesanan (ordering cost): mencakup biaya-biaya pemasok, formulir, pemrosesan pesanan, tenaga kerja, dll 3

BIAYA PERSEDIAAN Biaya pemasangan (set up cost, S): adalah biayabiaya untuk mempersiapkan mesin atau proses untuk memproduksi pesanan. Biaya pemasangan umumnya terkait erat dengan waktu pemasangan (set up time) Ordering cost umumnya dianggap bagian dari setup cost. Holding cost bervariasi tergantung pada jenis bisnis, lokasi, dan suku bunga. Umumnya lebih besar dari 15%. Untuk item-item berteknologi tinggi, biaya ini bisa mencapai lebih dari 50%. ECONOMIC ORDER QUANTITY (EOQ) MODEL Tujuan model EOQ: meminimalkan biaya total melalui minimasi biaya pemesanan untuk persediaan. Identifikasilah biaya-biaya yang muncul dalam pemesanan barang! Untuk meminimalkan biaya pemesanan dilakukan dengan cara mencari kuantitas pesan yang optimal dan menentukan kapan seharusnya pemesanan dilakukan. ASUMSI AWAL MODEL EOQ 1. Pemintaan diketahui, konstan, dan independen. 2. Lead time diketahui dan konstan. 3. Penerimaan bersifat seketika dan lengkap. 4. Tidak ada diskon. 5. Biaya yang terjadi hanya biaya set-up (pemesanan, pemasangan) dan biaya penyimpanan (biaya gudang) 6. Tidak terjadi kehabisan stok bilamana pemesanan dilakukan pada saat yang tepat. 4

19 20 18 PERSEDIAAN Biaya persediaan (sesuai asumsi): 1. Biaya set-up 2. Biaya simpan/menahan/membawa (carrying/holding cost) Grafik pemakaian persediaaan dari waktu ke waktu: Tingkat persediaan Q: Kuantitas pesanan Tingkat pemakaian Persediaan ratarata yang dimiliki Q 2 BIAYA PERSEDIAAN MINIMAL Biaya tahunan Biaya total minimum Kurva biaya penyimpanan dan setup total Kurva biaya penyimpanan Kurva biaya setup atau pesanan 0 Waktu Kuantitas pesanan optimum Kuantitas pesanan PENGEMBANGAN MODEL EOQ Tahapan untuk mencari kuantitas pemesanan yang optimal (yang meminimalkan biaya pemesanan): 1. Mengembangkan persamaan untuk biaya set-up. 2. Mengembangkan persamaan untuk biaya penyimpanan 3. Menetapkan biaya pemasangan sama dengan biaya penyimpanan 4. Mengembangkan persamaan untuk mendapatkan kuantitas pemesanan yang optimal. Notasi yang digunakan: Q = Kuantitas barang setiap pemesanan (unit) Q * = Kuantitas optimal barang per pemesanan (EOQ) D = Kuantitas permintaan tahunan barang persediaan (unit) S = Biaya set-up untuk setiap pemesanan H = Biaya simpan (Holding) per unit per tahun 5

23 21 22 1. Biaya set-up tahunan = (Frekuensi pemesanan dalam setahun) X (Biaya set-up per pemesanan) Frekuensi Pemesanan per Tahun Permintaan Tahunan Kuantitas pemesanan setiap pemesanan Biaya set-up per tahun =?? 2. Biaya simpan per tahun = (Rata-rata tingkat persediaan) X (Biaya simpan per unit per tahun) Biaya simpan per tahun=?? 3.??? 4. Q* =??? Frekuensi pemesanan per tahun (N) =??? Waktu antar pemesanan yang diperkirakan (T) =... hari. Biaya Tahunan Total (TC) = Biaya Set-up Tahunan + Biaya Simpan Tahunan. Soal 1: Karakteristik persediaan kertas fotocopy CV Kerupuk Menjulang: Permintaan = 800 unit per bulan Biaya pemesanan = Rp. 20.000 per pemesanan Biaya penyimpanan = Rp. 25 per unit per tahun. Tentukanlah: 1.EOQ 3919 (satuan?) 2.Biaya tahunan total (TC) 97.979 (satuan?) 3.Frekuensi pemesanan per tahun (N) 2,4 (satuan?) 4.Waktu antar pemesanan yang diperkirakan (T) 150 (satuan?) REORDER POINT (ROP) ROP menunjukkan tingkat persediaan pada saat mana harus dilakukan pemesanan ulang. ROP = d X L d: Kuantitas permintaan per hari L : Lead-time D d Jumlah hari kerja dalam setahun 6

27 28 25 Soal 2: Melanjutkan soal no 1, jika jumlah hari kerja dalam setahun adalah 250 hari, dan rata-rata pengiriman pesanan memerlukan waktu 3 hari, tentukanlah berapa jumlah persediaan yang masih tersisa di mana saat itu harus dilakukan pemesanan ulang? MODEL POQ Dalam model EOQ, pesanan untuk persediaan diterima secara seketika dan lengkap ketika persediaan = 0. POQ: tidak semua asumsi model persediaan EOQ dipenuhi. POQ sesuai diterapkan di lingkungan produksi, karena: Pada proses produksi persediaan terusmenerus mengalir. Saat unit diproduksi juga di-deliver secara sekaligus. Tingkat Prsediaan Persediaan maksimum Siklus persediaan selama produksi dan penggunaan berlangsung t Permintaan ketika tidak ada produksi Time 7

31 32 29 30 MODEL POQ Model POQ: Q = kuantitas barang setiap pemesanan H = Biaya simpan per unit per tahun. p = Tingkat produksi harian d = Tingkat permintaan/pemakaian harian t = Lama waktu produksi (dalam hari) Pengembangan model: 1.Biaya simpan tahunan = (Tingkat persediaan rata-rata) X H Tingkat persediaan rata-rata = (Tingkat persediaan maksimum)/2 Tingkat persediaan maksimum = (Produksi total selama waktu produksi) (Penggunaan total selama waktu produksi) = p.t d.t Produksi total selama waktu produksi (p.t) = Kuantitas barang setiap pemesanan (Q) p.t = Q t = Q / p Penggunaan total selama waktu produksi = d.t Q Tingkat persediaan maksimum = Q d p Tingkat persediaan rata - rata = d Q 1 p Tingkat persediaan maksimum 1 d Q 1 2 2 p 1 d Biay asimpanper tahun Tingkat persediaanrata- rata X H Q 1 H p 2 2. Biaya set-up = D S Q 3. Biaya simpan = biaya set-up Q * =??? SOAL SOAL 3 Sebuah perusahaan produsen velg meramalkan permintaan tahunan sebesar 1000 unit dengan rata-rata permintaan 4 unit per hari. Tingkat produksi efisien adalah 8 unit per hari. Jika biaya set-up 10 dollar dan biaya penyimpanan 0,5 dollar per unit per tahun, tentukanlah kuantitas optimum per pemesanan. SOAL 4 Sebuah perusahaan menghasilkan sebuah produk dengan permintaan tahunan 10.000 unit. Perusahaan beroperasi selama 200 hari per tahun, sehingga tingkat permintannya adalah 50 unit per hari. Produksi harian adalah 200 unit. Jika biaya simpan adalah 1 dollar per unit per tahun, dan biaya set-up 200 dollar, maka berapa ukuran batch yang optimum jika produk ingin diproduksi dalam satuan batch. 8

35 36 34 MODEL DISKON KUANTITAS Diskon kuantitas: diskon / potongan harga yang diberikan ketika pembelian dilakukan dalam kuantitas yang besar. Contoh tabel diskon: No. Diskon Pembelian Diskon Harga per Unit 1 < 100 unit 0% Rp. 50.000,00 2 100 199 10% Rp. 45.000,00 3 > 199 20% Rp. 40.000,00 Apakah pembeli selalu tertarik pada diskon yang terbesar? Jelaskan! Efek diskon: Biaya produk menjadi lebih murah Biaya pesan menjadi lebih murah Biaya simpan meningkat Persamaan biaya total dengan memasukkan biaya produk: DS QH TC PD di mana P : Harga produk Q 2 Dalam model diskon kuantitas, biaya simpan tidak lagi dihitung berdasarkan biaya simpan tetap per unit per tahun (H), melainkan menjadi biaya variabel yang merupakan fungsi dari persentase (I) terhadap harga produk per unit (P), jadi H = IP. 2DS DS QIP Q * TC PD IP Q 2 CONTOH SOAL Pedagang buku kamus Bahasa Jawa mempunyai permintaan tahunan sebesar 500 eksemplar dengan harga beli seperti tabel di atas. Biaya pemesanan adalah Rp. 45.000 setiap pesan, dan biaya simpan (H) adalah 10% dari harga. Q * untuk masing-masing jenis: Q Q 2*500* 45,000 0.1*50,000 * 1 2*500* 45,000 0.1* 45,000 * 2 95 100 Q 2*500* 45,000 0.1* 40,000 * 3 107 9

40 37 38 Penyesuaian: Q 1 = 95 tanpa penyesuaian Q 2 = 100 tanpa penyesuaian Q 3 = 200 dengan penyesuaian Tabel keputusan: No. P Q BPT S-thn H-thn TOTAL 1 50.000,00 95 25.000.000 236.842 237.500 25.474.342 2 45.000,00 100 22.500.000 225.000 225.000 22.950.000 3 40.000,00 200 20.000.000 112.500 400.000 20.512.500 P: Harga per unit; Q: kuantitas pesan BPT: Biaya produk tahunan = PD S-thn: Biaya pesan tahunan = DS/Q H-thn: Biaya simpan tahunan = Q*IP/2 TOTAL = BPT + S-thn + H-thn Kesimpulan: Pilih diskon nomor 3. SOAL SOAL 5 Sebuah bengkel otomotif membutuhkan 700 klep karet per bulan. Klep dipasok oleh dua perusahaan, yaitu MIR dan RIM. Daftar harga yang diberikan oleh kedua pemasok tersebut adalah sebagai berikut: MIR RIM Kuantitas Harga per Unit Kuantitas Harga per Unit 1 499 $16 1 399 $ 16,10 500 999 $15,5 400 799 $ 15,60 1000+ $15 800+ $ 15,10 Bila biaya pemesanan adalah $ 50 dan biaya simpan tahunan adalah $ 5 per unit, maka: Berapa kuantitas pesan ekonomis (EOQ) Pemasok mana yang harus dipilih? Mengapa? Berapa kuantitas pesan yang optimum? sesuai diskon Berapa biaya tahunan total? PERSEDIAAN DENGAN PERMINTAAN TIDAK PASTI Asumsi: Pemintaan tidak diketahui ditetapkan menggunakan distribusi probabilitas. Permintaan tidak diketahui dengan pasti: muncul kemungkinan kekosongan persediaan. Antisipasi untuk menutup kekosongan persediaan: menggunakan persedaiaan pengaman/penyangga (safety stock; ss). Dengan safety stock ROP berubah menjadi: ROP = d L + ss d : permintaan harian L: lead time pesanan ss: safety stock 10

43 44 41 42 Berapa besarnya ss? Tergantung pada besarnya biaya kekosongan persediaan. Biaya kekosongan persediaan: biaya yang timbul karena kehabisan stok. Biaya kekosongan persediaan tahunan = (jml. unit kekurangan)* (probabilitas terjadinya kekurangan)* (biaya kekurangan persediaan per unit)* (frek. pemesanan per tahun). CONTOH SOAL Sebuah optik buka selama 360 hari kerja dalam setahun. Optik tersebut telah menghitung besarnya pemesanan frame kacamata optimal Q * adalah 1000 unit. Diketahui lead-time pemesanan adalah 3 hari, biaya simpan per unit per tahun adalah 5 ribu rupiah, dan biaya kekurangan persediaan sebagai akibat kehilangan laba penjualan adalah 40 ribu rupiah per unit. Jika frekuensi pemesanan adalah 2 bulan sekali, dan distribusi probabilitas persediaan adalah sebagaimana tabel di bawah ini, maka tentukanlah berapa ss yang harus ditetapkan? Persediaan (Unit) Probabilitas 30 0,2 40 0,2 50 0,3 60 0,2 70 0,1 1,0 Jawab: 1. Hitung ROP awal (tanpa ss) 50 2. Tentukan besar penjualan yang mungkin yang lebih besar dari ROP 60 dan 70 3. Tentukan beberapa ss alternatif. 0, 10, 20 4. Tentukan kekurangan persediaan yang mungkin untuk masing-masing ss. Ss = 0 terjual 60: kurang 10, terjual 70: kurang 20 Ss= 10 terjual 60: tidak masalah, terjual 70: kurang 10 Ss = 20 terjual 60: tidak masalah, terjual 70: tidak masalah 5. Hitung besarnya biaya simpan tambahan untuk setiap ss yang mungkin. ss = 0 biaya simpan tambahan = 0 * 5 ribu = 0 ss = 10 50.000 ss = 20 100.000 6. Hitung besarnya biaya kekosongan persediaan untuk masing-masing ss. ss = 0 (10)(0,2)(40 rb)(6) + (20)(0,1)(40 rb) (6) = 960.000 ss = 10 (10) (0,1) (40.000) (6) = 240.000 ss = 20 0 7. Hitung biaya total = poin 5 + poin 6 8. Tentukan ss dengan biaya total minimal. 9. ROP = 50 + 20 = 70 11

47 48 45 46 ROP UNTUK PERMINTAAN BERSIFAT PROBABILISTIK Permintaan diasumsikan mengikuti distribusi normal. Permintaan yang diperkirakan selama lead time = d L = µ ROP = d L + ss = µ + ss = µ + Z ROP = x x = µ + ss ss = x - µ Distribusi normal: Z x x - µ = Z ss = Z ROP = µ + Z Tingkat kepercayaan = 1 - = 90% Z = 1,28 1 - = 95% Z = 1,64 1 - = 97,5% Z = 1,96 z0 1 - = 99% Z = 2,33 1 - = 97,72% Z = 2,00 1 - = 99,87% Z = 3,00 Contoh: Diketahui permintaan rata-rata suatu produk selama lead time adalah 350 unit dengan simpangan baku 10 unit. Jika batas toleransi boleh terjadi kekosongan persediaan hanya 2,5%, tentukanlah ROP! ROP = 350 + 1,96*10 SOAL SOAL 1 Sebuah toko komputer mempunyai hari kerja 360 hari dalam setahun. Toko tersebut memesan chip RAM sebanyak 3600 unit setiap 72 hari sekali. Jika lead time pemesanan adalah 2 hari, biaya simpan adalah 10 ribu rupiah per unit per tahun, dan besarnya kerugian akibat kekosongan persediaan adalah 10 ribu rupiah per unit, maka tentukanlah besarnya safety stock bilamana diberikan distribusi probabilitas persediaan sebagai berikut: Persediaan (Unit) Probabilitas 0 0,1 50 0,2 100 0,4 150 0,2 200 0,1 1,0 SOAL 2 Diketahui penggunaan rata-rata kertas fotocopy selama lead time adalah 60 rim dengan simpangan baku 7 rim. Untuk menjaga tingkat persediaan sebesar 90%, maka: 1. Tentukan persediaan pengaman yang Anda rekomendasikan. 2. Tentukan titik pemesanan ulang! 12