BAB III ANALISA SISTEM Analisa merupakan tahap awal dalam pengembangan sistem dan merupakan tahap fundamental yang dapat menentukan kualitas sistem informasi yang dikembangkan. Analisa sistem adalah sebuah istilah yang secara kolektif mendeskripsikan fase fase awal pengembangan sistem. Analisa sistem adalah teknik pemecahan masalah yang menguraikan bagian bagian komponen dengan mempelajari seberapa bagus bagian bagian komponen tersebut bekerja dan berinteraksi untuk mencapai tujuan mereka. Menurut Hanif Al Fatta bahwa analisa sistem informasi ini merupakan tahap penganalisaan terhadap sistem pemberian diskon yang sedang berjalan di PT.Selatanindo Bintan Mandiri. Penganalisaan terdiri atas analisa kelemahan sistem dan analisa kebutuhan sistem 1. 3.1 Analisa Sistem Informasi Yang Sedang Berjalan Analisa terhadap sistem yang sedang dilakukan untuk mengetahui permasalahan yang sebenarnya ada pada PT. Selatanindo Bintan Mandiri. Analisa ini berguna untuk memberikan bentuk bentuk alternatif dari sistem yang dibutuhkan, diharapkan dengan adanya bentuk bentuk alternatif ini dapat memberikan bentuk laporan lebih mudah untuk dipahami oleh pemakai sistem ataupun pihak yang berkepentingan dengan kinerja sistem ini. 1 Hanif Al Fatta, Analisa dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan & Organisasi Modern, hal 44, 2007 43
44 Sebelum melakukan perancangan terhadap sebuah sistem yang baru, diperlukan adanya suatu gambaran yang memuat keterangan atau informasi yang berhubungan dengan sistem yang sedang berjalan pada PT. Selatanindo Bintan Mandiri. 3.1.1 Analisis Prosedur Yang Sedang Berjalan Sebelum melakukan rancangan sistem, perlu adanya analisis terhadap prosedur yang sedang berjalan dengan tujuan untuk mengevaluasi permasalahan serta hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga perlunya perbaikan. Masalah yang timbul dapat dikatergorikan kedalam masalah sarana penunjang dan kesalahan manusia ( human error ). Masalah sarana penunjang menjadi prioritas utama dalam perbaikan sistem pengadaan pemberian diskon diperiode ini. Masalah yang dihadapi adalah pada proses pemberian diskon kepada outlet berpotensi. Adapun alur yang terjadi adalah sebagai berikut : 1. Supervisor membuat usulan program promosi diskon pada outlet yang menurut supervisor yang berpotensi mendapatkan program diskon dan mengajukan kepada pimpinan. 2. Supervisor meminta laporan penjualan outlet yang akan diajukan program diskon pada admin, dan diberikan kepada pimpinan. 3. Pimpinan menganalisa usulan yang diajukan oleh supervisor, apabila menurut pimpinan penjualan outlet bagus maka akan menyetujui program yang diusulkan oleh supervisor, dan sebaliknya apabila penjualannya tidak begitu
45 bagus maka pimpinan akan menolak usulan tersebut. Yang disetujui oleh pimpinan maka outlet tersebut akan mendapat diskon promosi dari perusahaan. 4. Outlet yang akan mendapat program diskon dibuat surat program promosi oleh admin, dan diberikan kepada supervisor untuk ditandatangani oleh supervisor dan diberikan kepada sales yang bersangkutan. 5. Sales tersebut memberikan surat ke outlet dan meminta tanda tangan kepada pemilik toko.
46 Flowmap Pemberian Diskon yang Sedang Berjalan Supervisor Admin Sales Outlet Manager 2 Program diskon 1 pada outlet-outlet berpotensi Program diskon 2 pada outlet-outlet berpotensi Pembuatan Laporan Penjualan Outlet 2 1 Laporan Penjualan Outlet 2 Laporan Penjualan Outlet Program diskon 1 pada outlet-outlet berpotensi 2 Surat Program 1 Program diskon yang diterima Setuju T Menandatan gani Surat Program Membuat surat Program Y Program diskon Ditolak Surat Program 2 1 Surat Program 2 1 Program diskon yang diterima Surat Program 2 1 Surat Program 2 1 Menandatan gani Surat Program Surat Program 2 Surat Program 1 Surat Program 2 1 Program diskon Ditolak Gambar 3.1 Flowmap pemberian diskon outlet berpotensi yang sedang berjalan
47 Setelah melakukan analisis terhadap sistem yang sedang berjalan ternyata ditemukan beberapa kekurangan yang dapat mempengaruhi kinerja sistem. Permasalahan tersebut adalah proses pengecekan syarat-syarat pemberian diskon bagi outlet berpotensi tertentu masih dilakukan penilaian subyektif. Hal ini menyebabkan proses pemberian diskon yang sesuai dengan outlet yang berpotensi tertentu mengambil resiko kesalahan memilih outlet yang berpotensi cukup tinggi dikarenakan penentuan kriteria masih kurang lengkap. 3.2 Analisa Kelemahan Sistem Analisa sistem dalam laporan skripsi ini dimaksudkan untuk mengidentifikasikan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikannya serta mengetahui permasalahan yang sebenarnya mengenai pemberian diskon pada PT.Selatanindo Bintan Mandiri. Adapun permasalahan yang dihadapi oleh PT.Selatanindo Bintan Mandiri dalam pemberian diskon adalah : 1. PT.Selatanindo Bintan Mandiri masih belum menggunakan sistem dalam pemberian diskon kepada outlet yang berpotensi. 2. Selama ini penentuan pemberian diskon kepada outlet yang berpotensi masih manual sehingga memerlukan waktu yang cukup lama. 3. Dengan penentuan pemberian diskon kepada outlet yang berpotensi secara manual, hasil yang diperoleh kurang akurat. 4. Sering terjadinya kesalahan yang diakibatkan kesalahan manusia dalam menentukan pemberian diskon kepada outlet yang berpotensi.
48 Berikut adalah hasil analisa permasalahan yang dapat dijelaskan dengan peces (Performance, Economic, Control, Efficiency, Service) yaitu : a. Kinerja (Performance) Perhitungan yang dilakukan dengan sistem yang sedang berjalan memakan waktu yang lebih lama karena melihat banyaknya data sehingga dikhawatirkan timbul kesalahan dalam perhitungan fdan berkas-berkas perhitungan terus menerus bertambah sehingga menyulitkan dalam pencarian data yang berdampak pada penurunan kinerja. Sedangkan dengan sistem yang terkomputerisasi proses perhitungan tidak memakan waktu lebih lama karena telah tersedianya form input yang disediakan oleh aplikasi. Untuk pencarian data juga tidak memakan waktu lama karena sudah tersimpan oleh database dan dapat dicari dengan cepat. b. Ekonomi (Economic) Untuk pembuatan laporan hasil perhitungan secara manual membutuhkan biaya yang tidak sedikit karena dalam pembuatan laporan membutuhkan banyak kertas dan alat-alat tulis lainnya sehingga uang yang dikeluarkan banyak. Dengan sistem yang terkomputerisasi diharapkan pengurangan terhadap kertas dan alat-alat tulis yang digunakan karena dengan aplikasi saat laporan dibuat akan menampilkan laporan yang sudah siap. c. Keamanan (Control) Dalam sistem yang berjalan sering terjadi kehilangan terhadap data mahasiswa dan kemungkinan terjadi pengaksesan data oleh orang yang tidak berwenang karena tidak adanya password atau otentikasi pengguna
49 terhadap semua berkas yang telah dibuat. Dengan sistem yang terkomputerisasi dibuat password untuk keamanan data. d. Efisiensi (Efficiency) Dalam sistem yang berjalan dalam membuat laporan membutuhkan banyak tenaga dan juga membutuhkan banyak kertas sehingga menurunkan efisiensi sumber daya, begitu juga dalam melakukan perhitungan yang dilakukan secara manual maka memerlukan waktu pengerjaan yang lama sehingga menurunkan efisiensi waktu. Dengan adanya sistem usulan yang terkomputerisasi dapat mempercepat pengolahan data tanpa harus membutuhkan sumber daya yang banyak. e. Layanan (Service) Pada sistem yang berjalan tidak ada mekanisme pemeriksaan berkas yang mengalami duplikasi, sedangkan dengan sistem yang terkomputerisasi dapat dilihat melalui tampilan report yang dihasilkan.
50 3.3 Analisa Kebutuhan Sistem Analisa kebutuhan sistem sangat dibutuhkan guna menunjang penerapan sistem baru, sistem baru yang akan diterapkan harus sesuai dengan kebutuhan pada PT.Selatanindo Bintan Mandiri yaitu peningkatan omzet perusahaan dan meningkatkan brand awareness outlet. Fungsi dari sistem baru ini adalah untuk membantu bagian administrasi dalam melakukan perhitungan SAW beserta laporan hasil perhitungan SAW guna memperoleh informasi penentuan pemberian diskon kepada outlet yang berpotensi dengan lebih cepat, tepat, dan akurat serta dapat menjamin keamanan data dan penyimpanan file tidak dilakukan secara terpisah. 3.3.1 Analisa Kriteria Yang Dibutuhkan Kriteria yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan berdasarkan persyaratan pemberian diskon secara umum. Adapun kriteria yang telah ditentukan yaitu kelengkapan produk (C1), pencapaian target (C2), kontribusi rak (C3), kebersihan rak (C4), tata letak kerapian (C5), pengawasan kadaluarsa (C6) 3.3.1.1 Kriteria Kelengkapan Produk Kriteria kelengkapan produk merupakan persyaratan yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan, berdasarkan jumlah persentase kelengkapan produk yang diperoleh dari hasil survey toko outlet.
51 Tabel 3.1 Tabel Kriteria Kelengkapan Produk 3.3.1.2 Kriteria Pencapaian Target Kriteria pencapaian target merupakan persyaratan yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan, berdasarkan jumlah pembelian dengan PT.Selatanindo Bintan Mandiri setiap bulannya. Tabel 3.2 Tabel Kriteria Pencapaian Target 3.3.1.3 Kriteria Kontribusi Rak Gondola Kriteria kontribusi rak gondola merupakan persyaratan yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan, berdasarkan jumlah kontribusi rak gondola kepada PT. Selatanindo Bintan Mandiri selama promosi berlangsung.
52 Tabel 3.3 Tabel Kriteria Kontribusi Rak Gondola 3.3.1.4 Kriteria Kebersihan Rak Kriteria kebersihan rak merupakan persyaratan yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan, berdasarkan kebersihan rak selama promosi berlangsung. Tabel 3.4 Tabel Kriteria Kebersihan Rak 3.3.1.5 Tata Letak Kerapian Tata letak kerapian merupakan persyaratan yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan, berdasarkan tata letak kerapian rak selama promosi berlangsung.
53 Tabel 3.5 Tabel Tata Letak Kerapian 3.3.1.6 Pengawasan Kadaluarsa Pengawasan kadaluarsa produk merupakan persyaratan yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan, berdasarkan pengawasan kadaluarsa produk selama promosi berlangsung. Tabel 3.6 Tabel Pengawasan Kadaluarsa
54 3.3.2 Analisa Kebutuhan Perangkat Lunak Kebutuhan perangkat lunak untuk menunjang pembuatan aplikasi sistem pendukung keputusan untuk menentukan pemberian diskon kepada outlet yang berpotensi dengan metode SAW pada PT.Selatanindo Bintan Mandiri, antara lain : 1. Sistem operasi berbasis windows XP. 2. Software Borland Delphi 6.0 sebagai penunjang pembuatan aplikasi. 3. Tempat penyimpanan database menggunakan Microsoft Access. 3.3.3 Analisa Kebutuhan Perangkat Keras Demi menunjang kelancaran perangkat lunak yang akan digunakan untuk perhitungan dengan metode SAW, diperlukan juga perangkat keras yang menunjang sistem kerja dari perangkat lunak. Adapun kebutuhan perangkat keras yang dibutuhkan, antara lain: 1. Computer Intel {R} CORE {TM}2 Duo CPU T4400 @ 2.20 GHz 954 MB of RAM Physical Address Extension. 2. Hard disk terpasang 250 GB. 3. Memory terpasang 1 GB 4. Mouse dan Keyboard. 5. Layar Monitor. 6. Printer.
55 3.3.4 Analisa Kebutuhan Informasi Aplikasi yang dibuat diharapkan dapat memenuhi kebutuhan manajemen untuk merumuskan kebijakan perusahaan. Aplikasi yang dibutuhkan diharapkan bekerja dibawah sistem operasi windows yang telah umum dipakai dan dipahami oleh bagian administrasi. Aplikasi yang dibutuhkan diharapkan menghasilkan laporan yang dapat memenuhi manajemen. Aplikasi tersebut bersifat dinamis dalam segi penampilan dan mudah dipakai. 3.3.5 Analisa Kebutuhan Pengguna User membutuhkan sebuah aplikasi yang biasa menangani segala macam persoalan pelayanan khususnya tentang segala bentuk informasi secara lengkap dan jelas. Untuk itu, program yang dirancang penulis disusun sedemikian rupa sehingga sangat mudah digunakan dan dapat dimengerti oleh pengguna. 3.4 Analisis perhitungan SAW (Simple Additive Weighting) Untuk menerapkan metode SAW (Simple Additive Weighting), maka langkah-langkahnya adalah sebagai berikut : 1. Menentukan kriteria-kriteria yang akan dijadikan acuan dalam pengambilan keputusan, yaitu C i. C 1 : Kelengkapan produk. C 2 : Pencapaian target. C 3 : Kontribusi rak. C 4 : Kebersihan rak.
56 C5 : Tata letak kerapian. C6 : Pengawasan kadaluarsa. 2. Menentukan rating kecocokan setiap alternatif pada setiap kriteria. Tabel 3.7 Tabel Penilaian Alternatif Kriteria C1 C2 C3 C4 C5 C6 S.M. Pinang Lestari 98% 100% 3 83% 90% 60% S.M. 21 98% 100% 1 92% 95% 90% M.M. Kembar Jaya 70% 75% 2 90% 80% 90% S.M. Zoom 90% 100% 2 90% 90% 90% S.M. Ramayana 70% 60% 3 95% 95% 90% 3. Membuat matriks keputusan berdasarkan kriteria (C i ), kemudian melakukan normalisasi matriks berdasarkan persamaan yang disesuaikan dengan jenis atribut sehingga diperoleh matriks ternormalisasi R. r ij xij Max x i Min xij i xij ij jika j adalah atribut keuntungan (benefit) jika j adalah atribut biaya (cost) 4. Hasil akhir diperoleh dari proses perankingan yaitu penjumlahan dari perkalian matriks ternormalisasi R dengan vector bobot sehingga diperoleh nilai terbesar yang dipilih sebagai alternative terbaik (A i ) sebagai solusi. V i n j 1 w j r ij
57 Contoh Kasus : Sebuah perusahaaan akan menyeleksi pemberian diskon kepada outlet yang berpotensi tepatnya di PT.Selatanindo Bintan Mandiri. Ada enam kriteria yang digunakan untuk melakukan penilaian terhadap penyeleksian outlet yang berpotensi untuk mendapatkan diskon, yaitu : C1 = Kelengkapan produk C2 = Pencapaian target C3 = Kontribusi rak C4 = Kebersihan rak C5 = Tata letak kerapian C6 = Pengawasan kadaluarsa Pengambilan keputusan memberikan bobot untuk setiap kriteria sebagai berikut : C1 = 20%; C2 = 30%; C3 = 10%; C4 = 15%; C5 = 10%; C6 = 15%. Ada tiga outlet yang menjadi alternatif, yaitu : A1 = S.M. Pinang Lestari A2 = S.M. 21 A3 = M.M. Kembar Jaya A4 = S.M. Zoom A5 = S.M. Ramayana Nilai alternatif di setiap kriteria pada tabel 3.8 :
58 Tabel 3.8 Nilai Alternatif Alternatif Kriteria C1 C2 C3 C4 C5 C6 S.M. Pinang Lestari 1 1 0,75 0,25 0,5 0 S.M. 21 1 1 0,25 0,75 0,75 0,5 M.M. Kembar Jaya 0,25 0 0,5 0,5 0,25 0,5 S.M. Zoom 0,5 1 0,5 0,5 0,5 0,5 S.M. Ramayana 0 0 0,75 0,75 0,75 0,5 Dari tabel 3.8 diubah kedalam matrix keputusan X dengan data : Normalisasi : a. Untuk kelengkapan produk termasuk kedalam atribut keuntungan (benefit), karena semakin besar nilai maka dianggap semakin baik. Jadi :
59 b. Untuk pencapaian target termasuk kedalam atribut keuntungan (benefit), karena semakin besar nilai maka dianggap semakin baik. c. Untuk kontribusi rak termasuk kedalam atribut keuntungan (benefit), karena semakin besar nilai maka dianggap semakin baik.
60 d. Untuk kebersihan rak termasuk kedalam atribut keuntungan (benefit), karena semakin besar nilai maka dianggap semakin baik. e. Untuk tata letak kerapian termasuk kedalam atribut keuntungan (benefit), karena semakin besar nilai maka dianggap semakin baik.
61 f. Untuk pengawasan kadaluarsa termasuk kedalam atribut keuntungan (benefit), karena semakin besar nilai maka dianggap semakin baik. Hasil Normalisasi : Bobot perangkingan yang telah diberikan oleh pengambil keputusan W = [C1=0,2 ; C2=0,3 ; C3=0,1 ; C4=0,15 ; C5=0,1 ; C6=0,15 ]
62 Hasil yang diperoleh adalah sebagai berikut : Nilai terbesar ada pada V 2 ( S.M. 21 ) sehingga alternatif A 2 adalah alternatif yang terpilih sebagai alternatif terbaik. Dengan kata lain, 21 akan terpilih sebagai outlet yang berpotensi untuk mendapatkan diskon.