PANDUAN MENGIKUTI RECRUITMENT KEPANITIAAN STUDENT BOARD 2015/2016 Proses recruitment merupakan langkah awal yang dilakukan dalam membentuk suatu kepanitiaan. Mengingat pentingnya proses ini, maka Student Board membuat panduan sebagai instruksi tertulis bagi Prasmulyan dalam mengikuti proses recruitment kepanitiaan di bawah naungan Student Board S1 Prasetiya Mulya. Adapun tujuan dari disusunnya panduan ini adalah sebagai berikut: 1. Menjadi standar dan menjaga kelancaran setiap recruitment yang diadakan dibawah naungan Student Board. 2. Menjadi pedoman bagi Prasmulyan untuk mendaftarkan dirinya sebagai salah satu bagian dari kepanitiaan dan pedoman bagi Student Board untuk melakukan proses seleksi. 3. Meminimalisir kesalahan yang ada sehingga data pendaftaran yang disampaikan oleh Prasmulyan bisa diterima dengan baik. 4. Menjalankan core value Student Board 2015/2016 yaitu Understanding is Our Priority serta visi kepengurusan Student Board 2015/2016 yaitu Elevate Your Opportunity. 1 P a n d u a n R e c r u i t m e n t S t u d e n t B o a r d 2 0 1 5 / 2 0 1 6
Dalam mengikuti proses recruitment yang dilakukan oleh Student Board, terdapat beberapa hal yang HARUS diperhatikan oleh Prasmulyan: 1. Peraturan keikutsertaan kepanitiaan acara di bawah Student Board a) Keikutsertaan Kegiatan: 1) Angkatan 2015 maksimal mengikuti 3 kepanitiaan event dan 2 kepanitiaan project. 2) Angkatan 2014 maksimal mengikuti 3 kepanitiaan event dan 2 kepanitiaan project. 3) Angkatan 2013 maksimal mengikuti 2 kepanitiaan event dan 1 kepanitiaan project. 4) Angkatan 2012 maksimal mengikuti 1 kepanitiaan dan hanya sebagai Planning Organizer. b) Terdapat jarak 1 event antara satu kepanitiaan dan yang lainnnya. Contoh: Panitia Music Night tidak dapat mengikuti kepanitiaan Liga Prasmul dan EURECA, sedangkan kepanitiaan ICN tidak dapat mengikuti kepanitiaan Prasmul Olympics dan Sanskerta. *Urutan event adalah berdasarkan jadwal pelaksanaan event dan bukan urutan Open Recruitment (Introductory Program Liga Prasmul Music Night EURECA Pop Up Market Art Week Prasmul Olympics ICN Sanskerta Social Week) 2. Seleksi tahap I (Pengisian form yang berisikan pertanyaan yang wajib diisi) a) Prasmulyan wajib mengisi kolom divisi yang dituju dengan benar pada form. b) Prasmulyan sangat disarankan mengisi seluruh kolom pertanyaan dengan jelas dan menjawab pertanyaan yang diberikan. c) Adapun hal yang akan dilihat dalam proses seleksi tahap I 1) Waktu pendaftaran. Keterlambatan akan langsung didiskualifikasi. Student Board selalu menggunakan format jam 24.00. Apabila pada email open recruitment tertera deadline tanggal 20 September 2015 pukul 2 P a n d u a n R e c r u i t m e n t S t u d e n t B o a r d 2 0 1 5 / 2 0 1 6
12.00, maka batas akhir pendaftaran adalah tanggal 20 September 2015 pukul 12 siang. 2) Profile pada akun pribadi sbprasmul Hal-hal yang perlu diperhatikan antara lain : a) Foto yang ter-attach adalah foto formal dan CV yang ter-attach adalah CV yang paling up to date (disarankan creative CV). b) Experience list diharapkan merupakan update terbaru pada tampilan profil karena sistem akan membaca experience list Anda. 3) Isi Curriculum Vitae Curriculum vitae diharapkan adalah update terbaru dengan ketentuan sebagai berikut: a. Foto pada Curriculum Vitae bersifat formal (pas foto). *Penggunaan foto sangat tidak dianjurkan menggunakan foto nonformal seperti: Self Camera, Photoshoot, dsb b. Pengalaman organisasi harap untuk dituliskan dalam bidang apa dan sangat baik apabila bisa dituliskan kontribusi anda terhadap organisasi tersebut, serta deskripsi acara secara jelas dan singkat, khususnya untuk event external Prasetiya Mulya. Contoh: Coordinator of Event division in Social Week 2014 Social Week is a sequence of social events held by Student Board S1 Prasetiya Mulya, including Blood Donations, Business Seminars and Workshops for small business in the area of Pagedangan, and Carnival. My job is to invite as many people as possible at the area of Cilenggang and Pagedangan to join the event, and it is proved to be a success that there are more than 300 people came and enjoyed the event. 3 P a n d u a n R e c r u i t m e n t S t u d e n t B o a r d 2 0 1 5 / 2 0 1 6
c. Pengalaman kompetisi yang pernah diikuti untuk diperjelas Contoh: d. Nama file Curriculum Vitae yang terlampir mengikuti format yang ditentukan, dan format menggunakan.pdf. Contoh: CV_Priandika_0131131204_2013.pdf 3. Seleksi tahap II (Interview) dilakukan apabila Prasmulyan lolos seleksi tahap I a) Peserta interview dapat mengajukan perubahan jadwal interview dengan: Email ke hr.studentboard@gmail.com Subject email: Jadwal Interview (ACARA)_(NIM)_(DIVISI) Isi email: Alasan jelas mengapa tidak dapat menghadiri interview pada waktu yang telah ditentukan. Email dikirim selambat-lambatnya 2 (dua) hari sebelum interview dilakukan. Student Board dapat menolak permintaan tersebut dengan mempertimbangkan alasan serta ketersediaan waktu. b) Peserta interview diharapkan untuk hadir paling lambat 20 menit sebelum jadwal yang telah ditentukan. Keterlambatan akan langsung mendapatkan penalti berupa diskualifikasi peserta dari tahap interview. c) Peserta interview diharapkan untuk menggunakan dress-code yang telah ditentukan: 1) Baju berkerah 2) Celana panjang/rok *Untuk perempuan yang menggunakan rok, rok harus menutupi lutut 3) Jas almamater & Smart Card 4 P a n d u a n R e c r u i t m e n t S t u d e n t B o a r d 2 0 1 5 / 2 0 1 6
4) Sepatu tertutup 5) Peserta interview wajib membawa pen 6) Prasmulyan yang akan mengikuti interview, disarankan untuk menggali informasi terlebih dahulu untuk acara maupun divisi yang dilamar. d) Prasmulyan yang melamar untuk divisi desain dan fotografi wajib membawa portfolio berupa soft copy pada saat seleksi tahapan interview (diperkenankan membawa gadget). 4. Post Recruitment Apabila Prasmulyan ingin mengetahui alasan mengapa tidak diterima pada tahap seleksi tahap I (Seleksi administratif) maupun tahap II (Interview), dipersilahkan untuk menghubungi Student Board divisi Human Resource melalui email di hr.studentboard@gmail.com dengan format sebagai berikut: Subject: Recruitment_Acara_Nama_NIM_Angkatan Contoh: Recruitment_Music Night_Priandika_0131131204_2013 Body Text: Acara Divisi Nama NIM Angkatan Pesan Nomor Telp : Nama acara yang dilamar : Divisi yang dilamar : Nama lengkap Prasmulyan : NIM Prasmulyan : Angkatan Prasmulyan : Pesan yang ingin disampaikan terkait masalah pada recruitment : Nomor telepon Prasmulyan yang aktif Contoh: Acara Divisi : Pop Up Market : Acara 5 P a n d u a n R e c r u i t m e n t S t u d e n t B o a r d 2 0 1 5 / 2 0 1 6
Nama : Priandika NIM : 0133121014 Angkatan : 2013 Pesan : Berdasarkan hasil seleksi administratif untuk acara Pop Up Market, saya ingin mengetahui alasan mengapa saya tidak lolos dalam tahap seleksi tersebut. Kiranya pihak Student Board dapat menjelaskan alasannya agar saya dapat lebih baik lagi kedepannya. Terima kasih. Nomor Telp : 087878940489 Ketidak-sesuaian format tidak akan diproses oleh divisi Human Resource. Setelah mendapatkan permintaan atas feedback recruitment, divisi Human Resource secara personal akan menghubungi Prasmulyan yang bersangkutan, maksimal 7 (tujuh) hari kerja setelah permintaan feedback diterima. 6 P a n d u a n R e c r u i t m e n t S t u d e n t B o a r d 2 0 1 5 / 2 0 1 6