1 BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Dalam sebuah organisasi, penggunaan teknologi informasi diantaranya sistem pengarsipan dokumen sangat penting untuk menunjang perkembangan organisasi dari sisi kegiatan operasional. Hal ini dikarenakan dengan adanya suatu sistem pengarsipan dokumen pada suatu organisasi, maka dapat mempercepat suatu proses kerja dan dapat memudahkan dalam mengelola dokumen serta menjadikan dokumen menjadi lebih teratur dan rapih. Politeknik Telkom sebagai institusi yang bergerak dibidang pendidikan, dalam penyimpanan dokumen baik surat masuk, surat keluar, dan dokumen lainnya masih dilakukan secara manual yang dikerjakan oleh pada sekretaris. Sekretaris menyimpan dokumen dalam lemari atau di simpan dalam folder komputer sekretaris yang dipisahkan berdasarkan jenis dokumen. Oleh karena itu penyimpanan arsip secara fisik menimbulkan kendala dalam proses pencarian dan memerlukan ruangan pengolah dan penyimpan yang sangat besar. Mengingat begitu pentingnya dokumen bagi perusahaan, perlu dibuat aplikasi manajemen pengarsipan dokumen yang dapat menyimpan dokumen secara digital tanpa harus membuang banyak kertas dan memudahkan setiap unit untuk mencari dokumen serta membantu sekertaris dalam mengelola dokumen. 1
1.2 Rumusan Masalah Terdapat beberapa perumusan masalah yang akan di bahas dalam Proyek Akhir ini, yaitu sebagai berikut, 1. Bagaimana cara sekretaris dalam mengelola dokumen yang ada agar dapat diakses oleh setiap unit sesuai dengan hak akses? 2. Bagaimana cara sekretaris dalam menyimpan dokumen sesuai identitas dokumen kedalam folder menggunakan aplikasi manajemen pengarsipan dokumen? 3. Bagaimana cara setiap unit dapat melakukan pencarian dokumen menggunakan aplikasi manajemen pengarsipan dokumen secara tepat? 1.3 Tujuan Pembangunan aplikasi Manajemen Dokumen berbasis Web pada Politeknik Telkom Studi Kasus : Politeknik Telkom bertujuan untuk menyediakan aplikasi untuk pengelolaan, pencarian, dan penyimpanan dokumen setiap unit yang ada pada Politeknik Telkom sehingga tidak perlu harus pergi keruangan tertentu untuk mencari dan mengurangi resiko hilangnya dokumen. Aplikasi ini juga diharapkan dapat menyediakan aplikasi untuk adminitrator dalam mengelola dokumen, pencarian dokumen dan penyimpanan dokumen sesuai ke dalam folder yang tepat. 1.4 Ruang Lingkup Ruang lingkup Aplikasi Manajemen Pengarsipan Dokumen Berbasis Web Studi Kasus : Politeknik Telkom meliputi input dokumen, edit dokumen, hapus dokumen, cari dokumen, dan laporan rekap data dokumen. Dokumen yang dapat dilihat sesuai hak akses yang diberikan oleh administrator. Aplikasi ini juga menyediakan laporan rekap data laporan dokumen yang paling sering dilihat dan dokumen yang masuk. 2
1.5 Batasan Masalah Batasan masalah pada makalah ini adalah: 1. Aplikasi Manajemen Pengarsipan Dokumen Berbasis Web Studi Kasus : Politeknik Telkom yang dibuat berbasis web dengan menggunakan bahasa pemograman PHP:Hypertext Preprocessor 2. Manajemen Basis Data Pengarsipan Dokumen Berbasis Web Studi Kasus : Politeknik Telkom pada aplikasi yang di buat menggunakan MySQL (Structured Query Language) 3. Fomat dokumen pada aplikasi Manajemen Pengarsipan Dokumen Berbasis Web Studi Kasus : Politeknik Telkom dalam format.pdf 4. Tidak menangani manajemen user 5. Tidak menangani peminjaman dokumen 6. Tidak menangani keamanan jaringan 7. Aplikasi ini berjalan pada jaringan lokal 1.6 Metodologi Penelitian Berikut adalah metodologi yang dalam pengerjaan proyek akhir : 1. Pencarian Data dan Mengidentifikasi Pencarian data dan identifikasi yaitu mencari informasi dengan metode wawancara kepada user yang akan menggunakan aplikasi tentang kebutuhan user untuk kemudian diidentifikasi kebutuhan user tersebut dan didefinisikan satu persatu untuk kemudian menjadi bahan untuk perancangan. Pada proyek akhir ini pencarian data dilakukan dengan melakukan wawancara kepada user yang akan menggunakan langsung aplikasi. Dari hasil wawancara didapatkan hasil kelemahan sistem yang ada saat ini dan kebutuhan user untuk membangun aplikasi manajemen pengarsipan dokumen berbasis web studi kasus : Politeknik Telkom. 3
2. Study Literatur Pada tahap ini dilakukan pengumpulan literatur dan informasi terkait dengan pembuatan tugas akhir baik dari buku ataupun browsing melalui internet untuk mendukung pembangunan aplikasi manajemen pengarsipan dokumen sesuai dengan kebutuhan yang sudah didapatkan dari hasil wawancara kepada user. 3. Pengembangan Perangkat lunak Metode yang digunakan pada pembuatan tugas akhir ini adalah metode WaterFall terdiri dari tahapan: a. Analisis Pada tahap ini mempelajari dan menganalisis kekurangan sistem dan kebutuhan pengguna yang didapatkan dari hasil wawancara terhadap user pada proses pencarian data untuk memperoleh spesifikasi kebutuhan sistem atau perangkat lunak yang sesuai dan menentukan kendala yang harus dihadapi oleh perangkat lunak. b. Perancangan Pada tahap ini akan dibuat desain dari system berdasarkan hasil analisis pada proses sebelumnya. Desain dapat berupa DFD (Data Flow Diagram), ER (Entity Relationship) dan pengkodean. Dalam perancangan perangkat lunak ini menggunakan metode terstruktur. c. Implementasi Pada tahap ini perangkat lunak diimplementasikan dalam bentuk coding program berdasarkan hasil analisa dan perancangan yang telah diperoleh dari tahap sebelumnya. Dalam hal ini menggunakan bahasa pemrograman PHP dan pengelolaan basisdata MySql. d. Pengujian Pada tahap ini akan dilakukan pengujian dan evaluasi terhadap perangkat lunak yang dibangun. Apakah fungsionalitas yang dibangun 4
pada perangkat lunak telah sesuai dengan kebutuhan sistem pada tahap analisis. Gambar 1.1. Waterfall Model model waterfall dapat mendukung pembuatan aplikasi manajemen pengarsipan dokumen. Hal ini dikarenakan model waterfall mempunyai keunggulan Dokumen pengembangan sistem sangat terorganisir, karena setiap fase harus terselesaikan dengan lengkap sebelum melangkah ke fase dengan lengkap sebelum melangkah ke fase berikutnya. 4. Pembuatan dokumentasi Pada tahap ini membuat dokumentasi dari sistem yang telah dibangun. 5
1.7 Jadwal Pengerjaan Tabel 1.1. Jadwal Pengerjaan TAHAPAN PENCARIAN DATA ANALISIS KEBUTUHAN PERANCANG AN PEMBUATAN KODE PENGUJIAN PEMBUATAN LAPORAN Agust- Feb-11 Mar-11 Apr-11 Mei-11 Jun-11 Juli-11 11 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 6