6 Bab 2 Tinjauan Pustaka 2.1 Penelitian Terdahulu Proses analisis dengan perhitungan untuk suatu proyek kontraktor secara manual terasa kurang efektif, oleh sebab itu diperlukan alternatif penyelesaiannya untuk meningkatkan kinerja kontraktor. Salah satu alternatif penyelesaiannya dapat dilakukan dengan menggunakan sistem komputer sebagai sarana untuk menganalisis proyek dan sekaligus juga sebagai pengontrol proyek. Untuk itu, seorang akademisi telah melakukan penelitian tentang sistem informasi manajemen kontraktor berbasis desktop single user tanpa akses melalui browser. Dalam penelitian tersebut membahas bagaimana penjadwalan pekerjaan dan kebutuhan biaya mingguan. Sistem dirancang dan dibangun menggunakan Borland Delphi 6.0 yang merupakan object oriented programming software dengan database Microsoft Access 2000. Sistem dibangun dengan tools input single data. Untuk membuat perhitungan biaya dan penjadwalan kontraktor harus mengisi satu persatu item yang dibutuhkan. Penelitian ini menekankan pada bagaimana mengatur penjadwalan bahan-bahan dan biaya yang diperlukan untuk proyek agar tidak terjadi kekacauan dalam penggunaan bahan dan biaya, misalnya kontraktor mengalami kerugian karena penggunaan bahan yang berlebihan atau sebaliknya, ia mengalami kerugian karena persediaan bahan tidak mencukupi.
7 Pada Penelitian yang dilakukan untuk memudahkan pemilik perusahaan atau kontraktor untuk menerima laporan hasil kerja dari pegawainya atau petugas pengawasan lapangan. Melalui sistem informasi yang dibangun diharapkan dapat memudahkan pembuat laporan perkembangan kerja karena sistem sebelumnya dilakukan dalam sistem manual yaitu pembuatan laporan yang ditulis di atas kertas. Penelitian ini berbeda dari kedua penelitian yang lainnya. Ke depan sistem ini diharapkan bisa terintegrasi dengan mudah dalam koneksi internet. Cara mudah untuk koneksi internet secara cepat adalah akses sistem melalui web browser. Penelitian ini dibuat dengan harapan bisa membantu dan memudahkan kontaktor yang sudah terpercaya kinerjanya dalam hal pembuatan dokumen penawaran dan penerimaan laporan dari petugas lapangan atau pihak sub-kontraktor. Pembuatan sistem ini berdasarkan pada masalah dalam pembuatan dokumen penawaran yang terlalu banyak datanya. Diharapkan melalui pembuatan sistem ini kontraktor dapat melakukan pengisian banyak data yang hasilnya dapat digunakan untuk pembuatan dokumen penawaran antara lain pembuatan rekapitulasi, daftar kuantitas dan harga, daftar harga satuan dasar bahan dan upah, analisa harga satuan dan jadwal pelaksanaan kerja serta jadwal kerja secara spesifik. 2.2 Sistem Informasi Sistem informasi dapat di bentuk sesuai kebutuhan organisasi masing-masing. Oleh karena itu, untuk dapat menerapkan sistem yang efektif dan efisien diperlukan
8 perencanaan, pelaksanaan, pengaturan, dan evaluasi sesuai keinginan masing-masing organisasi. Guna dari sistem yang efektif dan efisien tidak lain untuk mendapatkan keunggulan dalam berkompetisi Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan (Robert,Leitch). Sistem informasi adalah sekumpulan komponen pembentuk sistem yang mempunyai keterkaitan antara satu komponen dengan komponen lainnya yang bertujuan menghasilkan suatu informasi dalam suatu bidang tertentu. Kriteria dari sistem informasi antara lain fleksibel, efektif dan efisien. Tujuan dari suatu sistem informasi adalah menciptakan suatu wadah komunikasi yang efisien dalam bidang bisnis. Sistem informasi berbasis internet merupakan sistem informasi yang memanfaatkan secara maksimal kegunaan dari komputer dan juga jaringan komputer. Sistem informasi berbasis internet merupakan suatu sistem dimana interaksi manusia dan komputer menjadi peranan yang sangat penting (Magaline, Ferdinand). Arsitektur Sistem informasi dapat di bentuk sesuai kebutuhan organisasi masingmasing. Oleh karena itu, untuk dapat menerapkan sistem yang efektif dan efisien diperlukan perencanaan, pelaksanaan, pengaturan, dan evaluasi sesuai keinginan masingmasing organisasi. Guna dari sistem yang efektif dan efisien tidak lain untuk mendapatkan keunggulan dalam berkompetisi.semua orang dapat
9 menggunakan sistem informasi dalam organisasi, tetapi faktor efisiensi setiap sistem adalah berbeda (Ho, Edwin). Sistem informasi memuat berbagai informasi penting mengenai orang,tempat, dan segala sesuatu yang ada di dalam atau di lingkungan sekitar organisasi. Informasi sendiri mengandung suatu arti yaitu data yang telah diolah ke dalam suatu bentuk yang lebih memiliki arti dan dapat digunakan untuk pengambilan keputusan. Data sendiri merupakan fakta-fakta yang mewakili suatu keadaan, kondisi, atau peristiwa yang terjadi atau ada di dalam atau di lingkungan fisik organisasi. Data tidak dapat langsung digunakan untuk pengambilan keputusan, melainkan harus diolah lebih dahulu agar dapat dipahami, lalu dimanfaatkan dalam pengambilan keputusan. Sistem informasi mengandung tiga aktivitas dasar di dalamnya, yaitu: aktivitas masukan (input), pemrosesan (processing), dan keluaran (output). Tiga aktivitas dasar ini menghasilkan informasi yang dibutuhkan organisasi untuk pengambilan keputusan, pengendalian operasi, analisis permasalahan, dan menciptakan produk atau jasa baru. Masukan berperan di dalam pengumpulan bahan mentah (raw data), baik yang diperoleh dari dalam maupun dari lingkungan sekitar organisasi. Pemrosesan berperan untuk mengkonversi bahan mentah menjadi bentuk yang lebih memiliki arti. Sedangkan, keluaran dimaksudkan untuk mentransfer informasi yang diproses kepada pihak-pihak atau aktivitasaktivitas yang akan menggunakan. Sistem informasi juga membutuhkan umpan balik (feedback), yaitu untuk dasar evaluasi dan perbaikan di tahap input berikutnya. Dewasa ini, sistem informasi yang digunakan lebih berfokus pada sistem
10 informasi berbasis komputer (computer-based information system). Harapan yang ingin diperoleh di sini adalah bahwa dengan penggunaan teknologi informasi atau sistem informasi berbasis komputer, informasi yang dihasilkan dapat lebih akurat, berkualitas, dan tepat waktu, sehingga pengambilan keputusan dapat lebih efektif dan efisien (Sutono, Djoko). 2.2.1. Sistem Informasi Manajemen Informasi dapat diibaratkan sebagai darah yang mengalir di dalam tubuh manusia, seperti halnya informasi di dalam sebuah perusahaan yang sangat penting untuk mendukung kelangsungan perkembangannya, sehingga terdapat alasan bahwa informasi sangat dibutuhkan bagi sebuah perusahaan. Akibat bila kurang mendapatkan informasi, dalam waktu tertentu perusahaan akan mengalami ketidakmampuan mengontrol sumber daya, sehingga dalam mengambil keputusan-keputusan strategis sangat terganggu, yang pada akhirnya akan mengalami kekalahan dalam bersaing dengan lingkungan pesaingnya. Disamping itu, sistem informasi yang dimiliki seringkali tidak dapat bekerja dengan baik. Masalah utamanya adalah bahwa sistem informasi tersebut terlalu banyak informasi yang tidak bermanfaat atau berarti (sistem terlalu banyak data). Memahami konsep dasar informasi adalah sangat penting (vital) dalam mendesain sebuah sistem informasi yang efektif (effective business system). Menyiapkan langkah atau metode dalam menyediakan informasi yang berkualitas adalah tujuan dalam mendesain sistem baru.
11 Sebuah perusahaan mengadakan transaksi-transaksi yang harus diolah agar bisa menjalankan kegiatannya sehari-hari. Daftar gaji harus disiapkan, penjualan dan pembayaran atas perkiraan harus dibutuhkan: semua ini dan hal-hal lainnya adalah kegiatan pengolahan data dan harus dianggap bersifat pekerjaan juru tulis yang mengikuti suatu prosedur standar tertentu. Komputer bermanfaat utnuk tugas-tugas pengolahan data semacam ini, tetapi sebuah sistem informasi menajemen melkasanakan pula tugas-tugas lain dan lebih dari sekedar sistem pengolahan data. Adalah sistem pengolahan informasi yang menerapkan kemampuan komputer untuk menyajikan informasi bagi manajemen dan bagi pengambilan keputusan. Sistem informasi manajeman digambarkan sebagai sebuah bangunan piramida dimana lapisan dasarnya terdiri dari informasi, penjelasan transaksi, penjelasan status, dan sebagainya. Lapisan berikutnya terdiri dari sumber-sumber informasi dalam mendukung operasi manajemen sehari-hari. Lapisan keriga terdiri dair sumber daya sistem informasi untuk membantu perencanaan taktis dan pengambilan keputusan untuk pengendalian manajemen. Lapisan puncak terdiri dari sumber daya informasi utnuk mendukung perencanaan dan perumusan kebijakan oleh tingkat manajemen. Definisi sebuah sistem informasi manajemen, istilah yang umum dikenal orang adalah sebuah sistem manusia/mesin yang terpadu (intregeted) untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi. Sistem ini menggunakan perangkat keras
12 (hardware) dan perangkat lunak (software) komputer, prosedur pedoman, model manajemen dan keputusan, dan sebuah database. 2.2.1 Sistem Informasi Berbasis Web Sistem Informasi Berbasis web adalah sistem informasi yang dapat langsung dijalankan melalui browser baik melalui jaringan internet, intranet (Jaringan Lokal) maupun stand alone. Dalam prosesnya terjadi umpan balik antara penngguna dan server penyedia yang bersifat dinamis. Seiring perkembangannya Sistem informasi berbasis web tidak hanya digunakan aplikasi jenis marketing dan jual beli tetapi juga dalam bidang Pengambilan Keputusan (Decission Support System), Kecerdasan Buatan (Artificial intelligence) dan lain sebagainya (Soetam, Rizky). 2.2.2 Sistem Informasi Manajemen SIM (Sstem Informasi Manajemen) ialah di ambil dari sebuah kata system dan information. SIM adalah sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang sama. Para pemakai biasanya membentuk suatu entitas organisasi formal, perusahaan atau sub unit dibawahnya. Informasi menjelaskan perusahaan atau salah satu sistem utamanya mengenai apa yang terjadi di masa lalu, apa yang terjadi sekarang dan apa yang mungkin terjadi di masa yang akan datang. Informasi tersebut tersedia dalam bentuk laporan periodik, laporan khusus dan ouput dari model matematika. Output informasi digunakan oleh manajer maupun non manajer dalam perusahaan saat mereka membuat keputusan untuk memecahkan masalah. Perancangan, penerapan dan pengoperasian SIM adalah
13 mahal dan sulit. Upaya ini dan biaya yang diperlukan harus ditimbang-timbang. Ada beberapa faktor yang membuat SIM menjadi semakin diperlukan, antara lain bahwa manajer harus berhadapan dengan lingkungan bisnis yang semakin rumit (Gorgon, Davis). Sistem Informasi Manajeman adalah sistem informasi yang digunakan untuk menyajikan informasi yang digunakan untuk mendukung operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi. Definisi sebuah sistem informasi manajemen, istilah yang umum dikenal orang adalah sebuah sistem manusia/mesin yang terpadu (intregeted) untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi. Sistem ini menggunakan perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) komputer, prosedur pedoman, model manajemen dan keputusan, dan sebuah data base (Ferdiansyah). Sistem Informasi Manajeman adalah suatu aplikasi Sistem Informasi yang menyediakan laporan informasi terpadu bagi pihak manajemen. SIM dihasilkan dari beberapa database yang menyimpan data dari benyak sumber, termasuk didalamanya Transaction Processing System. SIM menyajikan informasi yang detail, rangkuman informasi dan informasi terpilih. SIM merupakan salah satu elemen manajemen yang dirasa penting oleh banyak perusahaan oleh karena itu pengembangan SIM akan terus dapat berlanjut. Beberapa contoh SIM antara lain analisis dan perkiraan anggaran (Budget forecasting and analysis), laporan keuangan (Financial reporting), Pengaturan Inventaris (Inventory Reporting)
14 dan Perencanaan Kebutuhan Bahan (Gorgon, Davis). (Material Requirement) 2.2.3 Sistem Informasi Manajemen Kontraktor Manajemen kontraktor adalah proses penerapan fungsifungsi manajemen (perencanaan, pelaksanaan dan penerapan) secara sistimatis pada suatu proyek dengan menggunkan sumber daya yang ada secara efektif dan efisien agar tercapai tujuan proyek secara optimal. Manajemen Konstruksi meliputi mutu fisik konstruksi, biaya dan waktu. manajemen material dan manajemen tenaga kerja yang akan lebih ditekankan. Hal itu dikarenakan manajemen perencanaan berperan hanya 20% dan sisanya manajemen pelaksanaan termasuk didalamnya pengendalian biaya dan waktu proyek.tujuan Manajemen Konstruksi adalah mengelola fungsi manajemen atau mengatur pelaksanaan pembangunan sedemikian rupa sehingga diperoleh hasil optimal sesuai dengan persyaratan (spesification) untuk keperluan pencapaian tujuan ini, perlu diperhatikan pula mengenai mutu bangunan, biaya yang digunakan dan waktu pelaksanaan Dalam rangka pencapaian hasil ini selalu diusahakan pelaksanaan pengawasan mutu ( Quality Control), pengawasan biaya (Cost Control) dan pengawasan waktu pelaksanaan ( Time Control ) (Fandinata, Hizkia). Beberapa contoh Sistem informasi manajemen (SIM) yang dikemukakan Davis Gorgon seperti analisis dan perkiraan anggaran (Budget forecasting and analysis), laporan keuangan (Financial reporting) dan Perencanaan Kebutuhan Bahan (Material Requirement) juga merupakan kebutuhan SIM kontraktor untuk
15 pengaturan keperluan pekerjaan administrasi proyek seperti berikut ini: 1. Rekapitulasi Berisi informasi tentang uraian pekerjaan secara umum atau secara garis besar beserta jumlah harga dan total harga proyek secara keseluruhan. 2. Daftar Kuantitas dan Harga Pekerjaan Berisi uraian pekerjaaan secara umum beserta pekerjaanpekerjaan spesifik yang termasuk di dalamnya, volume masingmasing pekerjaan, harga satuan pekerjaan, dan jumlah harga pekerjaan. 3. Daftar Harga Satuan Dasar Bahan dan Upah Dokumen ini berisi nama bahan, satuan bahan dan harga bahan. 4. Analisa Harga Satuan Standar Nasional Indonesia (SNI) Analisa harga satuan ini berisi keterangan tentang spesifikasi dan jumlah bahan yang diperlukan untuk melakukan sebuah pekerjaan secara spesifik. Pada bagian ini telah ditentukan ukuran, jumlah bahan dan harga yang dibutuhkan dalam melakukan suatu pekerjaan secara detail. 5. Jadwal Pelaksanaan Pekerjaan Berisi keterangan masing-masing bobot rencana kerja yang akan dilakukan dalam periode waktu yang telah ditentukan beserta harga masing-masing pekerjaan beserta kurva s.
16 Melalui uraian pekerjaan di atas dapat disimpulkan bahwa sistem informasi manajemen kontraktor termasuk salah satu contoh sistem informasi manajemen dengan kategori analisis dan perkiraan anggaran (Budget forecasting and analysis dan Perencanaan Kebutuhan Bahan (Material Requirement).