1 BAB I PENDAHULUAN A. LATAR BELAKANG DAN PERMASALAHAN Dewasa ini, permasalahan kearsipan belum banyak diperhatikan oleh masyarakat. Arsip memiliki begitu banyak manfaat, terlebih lagi bila mau memperhatikan keberadaannya. Arsip sebagai rekaman kegiatan baik di instansi pemerintah maupun lembaga swasta mempunyai manfaat sebagai bahan pengambilan kebijakan, bukti kinerja, memori dan identitas serta bahan pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Untuk itu arsip harus dikelola, dipelihara, dan diselamatkan agar dapat dimanfaatkan seluas-luasnya untuk kepentingan publik dan keselamatan bangsa. Arsip menurut Undang-Undang nomor 43 tahun 2009 adalah sebagai berikut: Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. 1 1 Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan Bab 1 Pasal 1
2 Dalam Undang-Undang tersebut dijelaskan bahwa arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi. Perkembangan teknologi dan era globalisasi saling berdampak besar terhadap aspek kehidupan manusia dalam bidang administrasi yang menuntut profesionalisme dalam melaksanakan setiap aktivitas organisasi, dan tentu saja menjadi tantangan para pengelola arsip. Hal tersebut membuat para ahli kearsipan mengelompokan arsip berdasarkan bentuk atau formatnya menjadi dua yaitu, arsip bermedia konvensional atau kertas yang sudah biasa digunakan dan arsip bermedia baru atau yang sekarang ini disebut arsip bentuk khusus. menyatakan: Arsip bentuk khusus dikenal sebagai arsip non kertas, Judith Ellis Arsip bentuk khusus yaitu arsip bentuk media dan ciri catatan informasinya memiliki karakteristik bersifat khusus. Arsip bentuk khusus biasanya merupakan related document atau dokumen terkait namun kadang juga sebagai lampiran serta tidak menutup kemungkinan arsip bentuk khusus berdiri sendiri. 2 Arsip bentuk khusus terdiri dari: 1) Arsip Audiovisual adalah arsip yang mengkombinasikan antara audio dan visual pendengaran dan penglihatan, maksudnya arsip tersebut memiliki nilai keindahan dan seni jika dibandingkan dengan arsip biasa atau arsip kertas, arsip audiovisual dibagi menjadi: a) Moving Image atau arsip gambar bergerak seperti film dan video, arsip ini memiliki nilai 2 David Roberts, Managing Records in Special Formats, dalam Judith Ellis (ed), Keeping Archives (Victoria D.W. Thorpe, 1993), hlm.385.
3 seni dan keindahan terutama pada penglihatan dan juga pendengaran. b) Still Image atau arsip gambar diam seperti foto. Arsip foto ini lebih cenderung mengenai keindahan secara visual atau penglihatan karena dari foto itu kita dapat melihat sebuah gambar yang memiliki nilai keindahan dan seni menggambarkan sebuah kejadian di foto itu. c) Sound Recording atau arsip rekaman suara. 2) Arsip Kartografi adalah arsip yang berupa peta. 3) Arsip Ephemera adalah arsip yang tidak memiliki nilai berjangka panjang. 4) Arsip Elektronik adalah arsip yang dihasilkan oleh komputer. Arsip foto merupakan salah satu arsip bentuk khusus. Arsip foto perlu diperhatikan keberadaannya mengingat begitu banyak manfaat yang didapat dari arsip foto. Herman Setyawan menyatakan bahwa: Arsip foto memiliki banyak informasi sehingga perlu dilestarikan, karena foto memuat informasi yang sangat kompleks jika dibandingkan dengan arsip jenis lain atau dalam bentuk lain. 3 Pada kenyataan saat ini banyak arsip foto yang menjadi catatan yang luar biasa penting bagi suatu institusi. Foto dapat menggambarkan suatu moment secara visual, sehingga informasi dalam suatu foto sangat banyak dan mungkin tidak terdapat dalam arsip bentuk lain. Seperti halnya Balai Pelestarian Cagar Budaya Jawa Tengah ini menyimpan dan mengolah banyak sekali foto-foto mengenai peninggalan-peninggalan bersejarah khususnya di daerah Jawa Tengah 3 Herman Setyawan. Preservasi Material Fotografi.dalam Jurnal Khazanah. Yogyakarta: Maret 2014. hlm.42
4 sendiri. Sesuai dengan nama instansi tersebut, Balai Pelestarian Cagar Budaya Jawa Tengah ini menjaga dan melestarikan peninggalan-peninggalan nenek moyang yang menjadi simbol kepribadian bangsa ini. Salah satu cara dalam pelestarian selain menjaga benda-benda peninggalan purbakala, balai ini juga mendokumentasikan benda-benda purbakala yang dimilikinya. Dokumentasi berbentuk foto, dan dari kumpulan foto-foto tersebut dilakukan pengolahan foto. Pengolahan foto sangatlah penting agar informasi yang ada di dalam foto tersebut tidak hilang dan mudah dicari apabila ada kepentingan tertentu. Pengolahan arsip foto di Balai Pelestarian Cagar Budaya Jawa Tengah ini belum mengikuti prosedur pengolahan arsip foto yang benar secara umum sehingga pengolahan arsip foto yang dilakukan hanya menurut prosedur di instansi BPCB sendiri. Pengolahan arsip foto dilakukan oleh bidang Dokumentasi Balai Pelestarian Cagar Budaya Jawa Tengah (BPCB JATENG). Arsip foto yang diolah di BPCB JATENG ini memiliki tiga bentuk yakni foto positif, negatif, dan digital yang terdiri dari dua jenis yaitu arsip foto lama dan arsip foto baru berkaitan dengan peninggalan purbakala yang ada di seluruh daerah di Jawa Tengah, bahkan luar Jawa Tengah yang berkaitan dengan foto lama, mengingat BPCB Jawa Tengah merupakan instansi cagar budaya yang berdiri pertama kali di Indonesia Pengolahan ini dilakukan untuk mempermudah penemuan kembali arsiparsip foto yang diperlukan. Arsip foto yang ada di Balai Pelestarian Cagar Budaya
5 ini kebanyakan arsip foto tentang peristiwa atau kegiatan di masa lampau, mengingat ini adalah balai peninggalan purbakala banyak meninggalkan catatan di masa lalu. Dalam kurun waktu 5 tahun terakhir Balai Pelestarian Cagar Budaya Jateng belum pernah dilaksanakan Praktik Kerja Lapangan oleh program studi kearsipan. Berdasarkan latar belakang di atas, maka dapat dirumuskan permasalahan sebagai berikut (1) Bagaimana pengolahan arsip foto di Balai Pelestarian Cagar Budaya Jawa Tengah khususnya mengenai foto lama? (2) Apa saja sarana dan prasarana dalam pengolahan arsip foto tersebut? (3) Kendala apa saja yang ditemui saat pengolahan foto berlangsung? B. TUJUAN Tujuan dilaksanakan Praktik Kerja Lapangan (PKL) di Balai Pelestarian Cagar Budaya Jawa Tengah (BPCB Jateng) ini adalah sebagai berikut: 1. Untuk mengetahui pengolahan arsip foto di BPCB Jawa Tengah, khususnya arsip foto lama 2. Untuk mengetahui sarana dan prasarana apa saja untuk pengolahan arsip foto di BPCB Jawa Tengah. 3. Mengetahui kendala apa saja yang terdapat selama proses pengolahan arsip foto di BPCB Jawa Tengah.
6 C. METODE PENGUMPULAN DATA Metode Pengumpulan Data bertujuan agar dalam pencarian informasi terkait dengan data yang kita butuhkan dalam Praktik Kerja Lapangan dapat terencana dengan baik dan benar. Oleh karena itu untuk mencari informasi atau data mengenai Pengolahan Arsip Foto di BPCB Jawa Tengah dilakukan tiga metode yakni observasi, wawancara, dan studi pustaka. 1. Observasi Partisipasi Kegiatan ini merupakan pengumpulan data dengan cara melihat langsung ke lapangan atau pada objek yang akan digunakan untuk praktik kerja lapangan. Observasi partisipasi ini dilakukan satu bulan sebelum pelaksanaan praktik kerja lapangan dan dilakukan sebanyak tiga kali untuk mendapatkan informasi yang akurat. Pada saat observasi berlangsung selain melihat kondisi arsip foto yang ada di BPCB, keterlibatan langsung dalam pengolahan arsip foto juga dilakukan agar mendapatkan informasi yang rinci sebelum terlaksananya kegiatan praktik kerja lapangan. Metode ini merupakan cara awal yang efektif sebagai pengumpulan data. 2. Wawancara Wawancara dilakukan dengan dua pegawai dibagian khusus pengolahan dokumen di BPCB Jawa Tengah, pertama dengan Bapak Rohmadi beliau merupakan pegawai senior kurang lebih bekerja pada bagian dokumentasi selama 20 tahun beliau mengetahui banyak hal mengenai kumpulan arsip foto di BPCB khususnya untuk arsip foto lama. Kedua dengan Bapak
7 Narno beliau pegawai bagian dokumentasi yang menangani tentang arsip foto lama dan foto baru. Rohmadi menyatakan bahwa: Arsip foto lama ini bermanfaat untuk kehidupan di masa yang akan datang karena arsip foto ini memiliki nilai budaya yang tinggi terlihat dari kumpulan gambar-gambarnya yang harus diketahui oleh generasi muda. 4 Wawancara ini dilakukan secara lisan berupa tanya jawab mengenai pengolahan arsip foto yang ada di Balai Pelestarian Cagar Budaya Jawa Tengah. 3. Studi Pustaka Metode Studi Pustaka ini digunakan sebagai kontrol hasil observasi dan wawancara apakah sudah sesuai dengan teori pada buku, peraturanperaturan, majalah, perundangan, dan literatur lainnya untuk mendukung landasan teoritis dalam membahas permasalahan yang diteliti. Buku yang dipakai untuk studi pustaka didapat dari meminjam kakak angkatan dan meminjam di perpustakaan laboratorium kearsipan. D. TINJAUAN PUSTAKA Ada beberapa buku yang akan menjadi reverensi peneliti untuk mendukung praktik kerja lapangan yang sedang dilaksanakan antara lain: Buku pertama Keeping Archives 3rd Edition yang diedit oleh Jackie Bettington, disini dijelaskan mengenai format lembar deskripsi arsip foto. Menurut buku ini konten 4 Wawancara dengan bapak Rohmadi, Seksi Bidang Dokumentasi, di BPCB Jawa Tengah, tanggal 19 Desember 2014.
8 yang digunakan pada deskripsi foto ada dua yakni, item number yaitu sebuah nomor yang diberikan pada tiap-tiap foto, nomor yang dipakai pada setiap foto haruslah berbeda dengan nomor foto yang lainnya. Kedua yaitu Identity atau identitas yang memuat tentang informasi foto itu. Pada identitas ini memuat beberapa konten yang ada di dalamnya yaitu nama foto atau judul foto, kesamaan kegiatan, kesamaan akses, penomoran sementara, dan pemebrian identitas antara lain nomor album, nomor file, nomor box, nomor rak, dan nomor ruangan. Buku kedua dengan judul Managing Records in Special Format oleh David Roberts dalam buku Keeping Archives dengan editor Judith Ellis, Melbourne: D.W Thorpe, 1993. Dalam buku ini memaparkan apa itu arsip bentuk khusus dan bagaimana kondisi penyimpanan arsip foto yang tepat dan benar. Pada bab 13 memaparkan lebih jauh mengenai berbagai masalah yang dapat timbul akibat tingginya temperatur serta kelembaban udara di ruang penyimpanan arsip foto Buku ketiga yaitu berjudul Panduan Ringkas Pengelolaan Arsip Foto, karangan Herman Setyawan dan Machmoed Effendhie terbit di Yogyakarta tahun 2009 oleh Arsip Universitas Gadjah Mada. Dalam buku panduan praktis itu menjelaskan tentang semua manajemen arsip foto mulai dari seleksi dan penilaian sampai penyerahan arsip foto dan juga lampiran-lampiran mengenai sarana dan prasarana yang digunakan dalam pengolahan arsip foto. Penjelasan di buku ini memang sangat ringkas dan mudah untuk dimengerti.
9 Buku keempat yaitu buku yang berjudul Information and Image Management, dikarang oleh Betty R. Ricks, Aim J. Swafford dan Koy F. Gow, dierbitkan di Cincinati-Ohio tahun 1992 oleh South-Western Publishing. Mayoritas isi buku ini adalah tentang manajemen kearsipan. Pada Part 3 Active Records halaman 201 dibahas tentang Image Technology. Image technology adalah penyimpanan dokumen yang mencakup teks, grafik, tabel, dan gambar. Setelah dokumen-dokumen tersebut disimpan dapat diakses melalui monitor atau alat pembaca atau dicetak di kertas. E. SISTEMATIKA PENULISAN Dalam melaksanakan tugas praktik kerja lapangan untuk memudahkan pembuatan dari laporan yang berjudul Pengolahan Arsip Foto Lama Kurun Waktu 1920-1930 di Balai Pelestarian Cagar Budaya Jawa Tengah ini disusun dalam emapat bab. Dimana masing-masing bab ini menjelaskan permasalahan yang berbeda namun saling berhubungan sebagai satu kesatuan. Bab pertama pada laporan tugas akhir ini membahas tentang latar belakang dan permasalahan tentang jenis-jenis arsip dan pengolahan yang dilakukan. Arsip memiliki beragam bentuk, tidak hanya yang berbentuk kertas tetapi juga berbentuk non kertas salah satunya arsip audio visual. Arsip audio visual ini meliputi foto, rekaman suara, arsip mikrofilm, dan arsip video. Pada bab ini juga membahas pengolahan arsip foto yang harus dilakukan. Tinjauan pustaka pada
10 bab ini menunjukan bahan pustaka sebagai acuan teori dalam proses penyusunan laporan tugas akhir. Bab kedua laporan ini berisi tentang gambaran umum tempat dilaksanakannya praktik kerja lapangan yakni di Balai Pelestarian Cagar Budaya Jawa Tengah, mulai dari sejarah berdirinya instansi tersebut, letak geografis, perubahan-perubahan nama instansi dan juga tugas pokok dan fungsi instansi. Selain itu dijelaskan pula mengenai struktur organisasi Balai Pelestarian Cagar Budaya Jawa Tengah dan juga struktur organisasi pada bagian Dokumentasi, tempat saya melaksanakan praktik kerja lapangan arsip foto. Pada bab ketiga laporan ini membahas tentang permasalahan sesuai dengan topik dari laporan akhir ini berdasarkan praktik yang sudah dilaksanakan, tentang bagaimana proses pengolahan arsip foto, mengikuti prosedur dari buku mana yang sekiranya sesuai dengan kondisi arsip foto lama yang ada di BPCB Jateng dan kendala-kendala yang dihadapi saat melakukan praktek pengolahan arsip foto di Balai Pelestarian Cagar Budaya Jawa Tengah.