Pengembangan Sistem Integrasi PENGELOLAAN ADMINISTRASI SURAT BERBASIS TEKNOLOGI INFORMASI (E-ADMINISTRATION Version <1.0> Oleh : Suprianta (10406016) STMIK Jakarta
IKHTISAR 1. Kebutuhan Sistem Administrasi dalam kegiatan operasional suatu perusahaan selalu terkait dengan 2 hal, yaitu : legalitas dan effisiensi. Setiap kegiatan baik secara personal maupun perusahaan perlu dituangkan dalam suatu dokumen dari mulai tahap rencana sampai dengan akhir kegiatan atau laporan. Dokumen-dokumen tersebut selain berfungsi sebagai sarana komunikasi antar personal, unit, ataupun perusahaan juga berfungsi sebagai bukti formal kegiatan yang dapat dipertanggungjawabkan (aspek legalitas). Di sisi lain, pengelolaan dokumen seperti : surat, form, nota, atau memo dinas sering menjadi permasalahan yang cukup menyita waktu dan tenaga. Lalu lintas dokumen dapat berkembang menjadi sangat besar sehingga memerlukan suatu sistem pengagendaan, pendistribusian, dan pengarsipan yang juga semakin besar (aspek effisiensi). Makin besar perusahaan akan menyebabkan bottleneck serta alur birokrasi yang makin panjang sehingga proses dokumen akan menjadi makin lama. Untuk mengatasinya seringkali proses administrasi dokumen disederhanakan atau bahkan diabaikan. Akibatnya menimbulkan masalah dalam monitoring dan pencarian dokumen selain tentu saja mengurangi legalitas kegiatannya. Melihat permasalahan dalam pengelolaan dokumen di atas serta adanya perkembangan teknologi informasi, perlu dibangun suatu sistem komputerisasi terpadu untuk pengelolaan dokumen yang mencakup seluruh bagian dalam Perusahaan. 2. Perumusan Jenis dokumen yang paling umum dan memerlukan effort yang besar adalah surat. Biasanya dalam suatu Perusahaan terdapat bagian khusus sebagai pusat pengelola dokumen atau surat yang berfungsi: menerima dokumen, mencatat dalam agenda, dan mendistribusikan ke seluruh bagian. Bagian khusus ini dapat disebut Tata Usaha, Sekretariat, Unit Administrasi Umum, atau dalam makalah ini disebut Pusat Distribusi. Tiap bagian atau Unit di dalam Perusahaan perlu personal untuk mengagendakan dan meneruskan dokumen sesuai kewenangan masingmasing yang selanjutnya disebut Sekretariat. 3. Rancangan Sistem Seluruh personil yang terlibat dalam proses di atas, dapat diklasifikasikan menjadi 3 kelompok, yaitu : 1. Pusat Distribusi : adalah staf yang bertugas menerima surat dari luar dan mendistribusikan ke unit atau bagian lainnya. 2. Sekretariat : adalah para staf yang bertugas mengagendakan dan meneruskannya ke unit atau personal yang dituju oleh surat tersebut. Termasuk di dalamnya adalah para Sekretaris Pimpinan. 3. Personal : adalah para pejabat atau staf yang dapat menerima atau mengeluarkan surat.
Sistem yang akan dibangun tentu saja didasarkan atas pengelolaan dokumen secara elektronik. Secara umum sistem harus mampu menangani semua permasalahan surat masuk dan keluar, baik yang bersifat eksternal maupun internal. Memudahkan seluruh staf administrasi dalam pengelolaan surat di seluruh bagian institusi sehingga menjamin tertib administrasi. Menyediakan akses secepatnya dari mana saja bagi semua pejabat dan staf yang akan mengirim ataupun merespon surat yang ditujukan padanya. Menyediakan sistem pengarsipan terpadu sehingga memudahkan penelusuran surat (tracking), dan monitoring. Memberikan fasilitas dalam pembuatan laporan pengelolaan surat. Untuk itu maka dirancang sistem informasi untuk pengelolaan surat yang berbasis web dan mudah diakses, dengan menggunakan pengolahan database terpusat, penerapan keamanan hak akses, dan arsitektur
4. Diagram Asitektur yang dibangun Sistem dirancang untuk memiliki fungsi utama sebagai sarana pendistribusian data surat yang telah dicatat dan penelusuran jejak tiap surat sehingga pihakpihak yang memiliki kepentingan dengan surat tersebut dapat mengetahui secara cepat data tiap surat. Secara teknis, fungsi sistem adalah sbb : Integrated Keseluruhan fungsi dikelola menggunakan konsep jaringan informasi terpadu dan terhubung keseluruh unit Institusi. Paperless Pendistribusian surat secara elektronik sehingga menjadi cepat dan hemat kertas. User Management Pengaturan hak akses baik bagi pengguna perorangan maupun grup dapat dilakukan di tiap unit masing-masing. Access Log Pencatatan setiap akses yang dilakukan pengguna sehingga memudahkan pemantauan sistem Query & Report Permintaan data (query) spesifik dan pembuatan laporan ataupun statistik Online Office to Office Interaksi antar sesama kantor/institusi yang juga menggunakan sistem serupa dapat dilakukan online melalui jaringan internet Target pengguna sistem dapat dikelompokkan ke dalam: 1. Staf Administratif di Pusat Distribusi 2. Eksekutif Pengelola Administrasi Surat 3. Staf kesekretariatan di tiap unit 4. Pengguna (setiap personal pejabat atau staf yang dapat mengirim atau menerima surat) Selain pengguna rutin di atas diperlukan kelompok personal lainnya untuk mendukung operasional sistem, yaitu : 5. Administrator sistem aplikasi 6. Office Manager
7. Pengelola sistem server 8. Network Administrator Jika diperlukan oleh perusahaan ybs, maka dapat dimungkinkan untuk memberikan akses kepada pihak lain di luar perusahaan baik secara terbatas maupun untuk masyarakat umum. Stakeholders System owners: Management PT Antah Berantah sebagai pihak yang akan mengelola System users:. Internal user: Pihak manajemen PT Antah Berantah System designer: PT Anta Developer System System builder: PT Anta Brantah Developer System System analyst: PT Anta Brantah Developer System. External Service Provider: Compaq sebagai vendor yang bekerja sama dalam menyediakan Hardware yang dibutuhkan sistem. Microsoft sebagai vendor yang bekerja sama dalam menyediakan operating System yang akan digunakan sistem. Project Manager: Supri Anta dari PT Anta Developer System Dependencies Sistem ini akan lebih mudah dibangun jika melakukan kerjasama dengan vendor yang menyediakan perangkat keras, dalam hal ini adalah komputer dan vendor yang bersangkutan adalah compaq, dan vendor yang menyediakan operating System, dalam sistem ini adalah Microsoft Windows dan vendor yang bersangkutan adalah Microsoft. No 1Masalah-masalah dan peluang yang menyebabkan dilakukannya proyek ini adalah: Problem: Brief Statements of Problems, Opportunity, or Directive 1. Setiap Staff dan Manager menerima Surat secara manual dari Resepsionis 2. Sulitnya melacak surat yang hilang atau surat Urgent yang harus dibalas segera 3. Biaya yang dikeluarkan untuk menyimpan fisik surat yg mahal Opportunity Urgency Visibility Priority of Rank Proposed Solution 3 Month High 2 New developme nt 4 Month High 1 New developme nt 5 Month Med 2 New developme nt 1. Manajemen perusahaan akan 3 Month Med 2 New
mendapatkan informasi akan surat masuk dan keluar lebih cepat dan dapat menyortir surat yg mana priority dan tidak sehingga efesiensi kerja dapat optimal developme nt Jadwal Berikut adalah jadwal yang diperkirakan akan digunakan dalam pelaksanaan proyek ini. Jadwal masih dapat direvisi sesuai dengan keadaan yang terjadi saat pelaksanaan. Tahap Analisa Start: 01 Maret 2010 Initial Business Analysis: 01 Maret 2010 06 April 2010 Initial Requirement Analysis: 07 April 2010 14 April 2010 Initial Scope Analysis: 14 April 2010 21 April 2010 Project Analysis Review 21 April 2010-26 April 2010 0BTahap Desain Start: 27 April 2010 Initial System Design: 27 April 2010 31 April 2010 System Design Review: 01 May 2010 07 May 2010 System Design Revision: 08 May 2010 14 May 2010 1BTahap Implementasi Implementation Overview: 15 May 2010 26 May 2010 Software Development: 27 May 2010 30 Juni 2010 Hardware Procurement: 01 Juni 2010 20 Juni 2010 System Integration: 30 Juni 2010 15 Juli 2010 System Distribution: 16 Juli 2010 02 Agustus 2010 2BTahap Testing Software Testing & Debugging: 03 Agustus 2010 15Agustus 2010 Database Testing & Debugging: 05 Agustus 2010 17 Agustus 2010 System Integrity Testing & Debugging: 18 Agustus 2010 30 Juli 2010 Final Revision(s): 31 Agustus 2010 05 September s 2010 Tahap Dokumentasi dan Peralihan System Documentation: 06 September 2010 12 September 2010 Operator Training: 06 September 2010 20 September 2010 Project Review: 21 September 2010 24 Oktober 2010 Project Review2 : 1 November 28 Februari 2011 Dari 01 Maret 2010 28 Februari 2011 ( 12 bulan ) Budget Untuk melengkapi project charter ini kami juga menyertakan perkiraan biaya yang akan digunakan dalam mendesain dan mengimplementasikan sistem yang akan dibuat. Perlu dicatat bahwa biaya yang tercantum saat ini masih merupakan estimasi yang tentu saja masih dapat diperbaiki seiring dengan perkembangan-perkembangan yang mungkin terjadi. Faktor Nilai Backup and recovery 4
Komunikasi data 5 Distribusi pemrosesan 1 Critical performance 0 Lingkungan pengoperasian 3 Masukan data secara online 4 Transaksi input melalui banyak screen 4 Update berkas utama secara online 4 Informasi mengenai nilai domain 0 Pemrosesan internal 2 Desain program untuk penggunaan 5 kembali Konversi/instalasi disain 4 Instalasi multiple 4 Aplikasi yang didesain untuk perubahan 5 Σ F i = 45 Tabel 2: Faktor Penyesuaian Kompleksitas Bobot pengali Faktor Pengukur Jumlah Mudah Sedang Sulit Jumlah masukan dari user 14 X 3 4 5 = 56 Jumlah keluaran 15 X 3 4 5 = 45 Jumlah inquiries 10 X 3 4 5 = 50 Jumlah berkas 8 X 3 4 5 = 32 Jumlah interface eksternal 0 X 3 4 5 = 0 33B3B BJumlah total 183 Tabel 3: Domain Informasi FP estimated = jumlah total x [0.65 + (0.01 x Σ F i )] = 183 x [0.65 + (0.01 x 45)] = 200.6 Estimasi Waktu = 12 Bulan Dokumentasi = 1 Halaman / FP DFD NULL LEVEL 1
Operational Feasibility PIECES frame work : Performance : Sistem ini mempunyai dua fungsi utama yaitu fungsi pengaksesan surat masuk dan Surat keluar Response time untuk fungsi pengaksesan data surat masuk lambat karena sistem memerlukan akses ke database yang besar. Sedangkan response time untuk Surat keluar lebih cepat karena pada dasarnya sistem tidak memerlukan akses ke database. Kinerja sistem tinggi mengingat bahwa sistem ini akan dioperasikan oleh suatu komunitas yang bidang kerjanya seputar dunia komputer Information : - Input : Sistem akan memproses data dari user yang akan melakukan otentikasi. Sistem menerima input berupa surat masuk yang akan dicari. - Output : Hasil pencarian barang yang dihasilkan sistem sesuai dengan input yang diberikan user. User dapat melihat-lihat surar masuk - Data yang disimpan : Penyimpanan data tidak permanen karena dilakukan hanya pada saat Server sistem sedang berjalan dan jika Server sistem dimatikan maka data-data pada sistem tidak dapat diakses lagi. Hal di atas menjamin sekuritas sistem dalam hal pencegahan terhadap intervensi dan manipulasi data dari pihak-pihak ketiga. Economy : - Costs (uang, waktu, tenaga, pikiran, dsb) : Development cost untuk pengembangan sistem ini cukup
besar Operating cost untuk pemeliharaan sistem besar karena sistem ini mengintegrasikan tiap Workstation - Keuntungan : Mempermudah pengaksesan Surat masuk dan keluar Control : Sistem dapat terkontrol dengan baik karena adanya otentikasi bagi siapa saja yang akan mengakses sistem. Kekonsistensian data terjaga karena hanya terdapat satu database yang terpusat. Efficiency : Database sistem yang terintegrasi menyebabkan datadata barang yang apabila mengalami penambahan atau perubahan akan ter-update dengan cepat, Fungsi pencarian mempercepat dibandingkan jika harus melakukan pengecekan melalui telepon. Usability Analysis : Usability analysis digunakan untuk mengetahui tingkat pemahaman user terhadap penggunaan user s interface. Pada sistem ini interface akan dibangun berdasarkan prinsip webbased dengan mempertimbangkan interface yang familiar bagi user. Sistem ini memungkinkan user untuk mempelajari sistem dengan mudah dalam waktu yang singkat karena penggunaan sistem yang user friendly. Technical Feasibility Solusi yang diajukan merupakan adaptasi dari beberapa teknologi yang telah banyak diaplikasikan di dunia bisnis dan terbukti menghasilkan kinerja yang baik pada sejumlah organisasi. Dengan memadukan layanan pensgaksesan data yang terintegrasi Dalam mengimplementasikan sistem ini, personnel proyek ini tidak melakukan proses pembelajaran terlebih dahulu karena personnel telah berpengalaman dengan teknologi yang digunakan untuk mengimplementasikan sistem ini.
Pengembangan Sistem Integrasi PENGELOLAAN ADMINISTRASI SURAT BERBASIS TEKNOLOGI INFORMASI (E-ADMINISTRATION Version <1.0> Oleh : Suprianta (10406016) STMIK Jakarta IKHTISAR
1. Kebutuhan Sistem Administrasi dalam kegiatan operasional suatu perusahaan selalu terkait dengan 2 hal, yaitu : legalitas dan effisiensi. Setiap kegiatan baik secara personal maupun perusahaan perlu dituangkan dalam suatu dokumen dari mulai tahap rencana sampai dengan akhir kegiatan atau laporan. Dokumen-dokumen tersebut selain berfungsi sebagai sarana komunikasi antar personal, unit, ataupun perusahaan juga berfungsi sebagai bukti formal kegiatan yang dapat dipertanggungjawabkan (aspek legalitas). Di sisi lain, pengelolaan dokumen seperti : surat, form, nota, atau memo dinas sering menjadi permasalahan yang cukup menyita waktu dan tenaga. Lalu lintas dokumen dapat berkembang menjadi sangat besar sehingga memerlukan suatu sistem pengagendaan, pendistribusian, dan pengarsipan yang juga semakin besar (aspek effisiensi). Makin besar perusahaan akan menyebabkan bottleneck serta alur birokrasi yang makin panjang sehingga proses dokumen akan menjadi makin lama. Untuk mengatasinya seringkali proses administrasi dokumen disederhanakan atau bahkan diabaikan. Akibatnya menimbulkan masalah dalam monitoring dan pencarian dokumen selain tentu saja mengurangi legalitas kegiatannya. Melihat permasalahan dalam pengelolaan dokumen di atas serta adanya perkembangan teknologi informasi, perlu dibangun suatu sistem komputerisasi terpadu untuk pengelolaan dokumen yang mencakup seluruh bagian dalam Perusahaan. 2. Perumusan Jenis dokumen yang paling umum dan memerlukan effort yang besar adalah surat. Biasanya dalam suatu Perusahaan terdapat bagian khusus sebagai pusat pengelola dokumen atau surat yang berfungsi: menerima dokumen, mencatat dalam agenda, dan mendistribusikan ke seluruh bagian. Bagian khusus ini dapat disebut Tata Usaha, Sekretariat, Unit Administrasi Umum, atau dalam makalah ini disebut Pusat Distribusi. Tiap bagian atau Unit di dalam Perusahaan perlu personal untuk mengagendakan dan meneruskan dokumen sesuai kewenangan masingmasing yang selanjutnya disebut Sekretariat. 3. Rancangan Sistem Seluruh personil yang terlibat dalam proses di atas, dapat diklasifikasikan menjadi 3 kelompok, yaitu : 1. Pusat Distribusi : adalah staf yang bertugas menerima surat dari luar dan mendistribusikan ke unit atau bagian lainnya. 2. Sekretariat :
adalah para staf yang bertugas mengagendakan dan meneruskannya ke unit atau personal yang dituju oleh surat tersebut. Termasuk di dalamnya adalah para Sekretaris Pimpinan. 3. Personal : adalah para pejabat atau staf yang dapat menerima atau mengeluarkan surat. Sistem yang akan dibangun tentu saja didasarkan atas pengelolaan dokumen secara elektronik. Secara umum sistem harus mampu menangani semua permasalahan surat masuk dan keluar, baik yang bersifat eksternal maupun internal. Memudahkan seluruh staf administrasi dalam pengelolaan surat di seluruh bagian institusi sehingga menjamin tertib administrasi. Menyediakan akses secepatnya dari mana saja bagi semua pejabat dan staf yang akan mengirim ataupun merespon surat yang ditujukan padanya. Menyediakan sistem pengarsipan terpadu sehingga memudahkan penelusuran surat (tracking), dan monitoring. Memberikan fasilitas dalam pembuatan laporan pengelolaan surat. Untuk itu maka dirancang sistem informasi untuk pengelolaan surat yang berbasis web dan mudah diakses, dengan menggunakan pengolahan database terpusat, penerapan keamanan hak akses, dan arsitektur
4. Diagram Asitektur yang dibangun Sistem dirancang untuk memiliki fungsi utama sebagai sarana pendistribusian data surat yang telah dicatat dan penelusuran jejak tiap surat sehingga pihakpihak yang memiliki kepentingan dengan surat tersebut dapat mengetahui secara cepat data tiap surat. Secara teknis, fungsi sistem adalah sbb : Integrated Keseluruhan fungsi dikelola menggunakan konsep jaringan informasi terpadu dan terhubung keseluruh unit Institusi. Paperless Pendistribusian surat secara elektronik sehingga menjadi cepat dan hemat kertas. User Management Pengaturan hak akses baik bagi pengguna perorangan maupun grup dapat dilakukan di tiap unit masing-masing. Access Log Pencatatan setiap akses yang dilakukan pengguna sehingga memudahkan pemantauan sistem Query & Report Permintaan data (query) spesifik dan pembuatan laporan ataupun statistik Online Office to Office Interaksi antar sesama kantor/institusi yang juga menggunakan sistem serupa dapat dilakukan online melalui jaringan internet Target pengguna sistem dapat dikelompokkan ke dalam: 1. Staf Administratif di Pusat Distribusi 2. Eksekutif Pengelola Administrasi Surat 3. Staf kesekretariatan di tiap unit 4. Pengguna (setiap personal pejabat atau staf yang dapat mengirim atau menerima surat) Selain pengguna rutin di atas diperlukan kelompok personal lainnya untuk mendukung operasional sistem, yaitu : 5. Administrator sistem aplikasi 6. Office Manager
7. Pengelola sistem server 8. Network Administrator Jika diperlukan oleh perusahaan ybs, maka dapat dimungkinkan untuk memberikan akses kepada pihak lain di luar perusahaan baik secara terbatas maupun untuk masyarakat umum. Stakeholders System owners: Management PT Antah Berantah sebagai pihak yang akan mengelola System users:. Internal user: Pihak manajemen PT Antah Berantah System designer: PT Anta Developer System System builder: PT Anta Brantah Developer System System analyst: PT Anta Brantah Developer System. External Service Provider: Compaq sebagai vendor yang bekerja sama dalam menyediakan Hardware yang dibutuhkan sistem. Microsoft sebagai vendor yang bekerja sama dalam menyediakan operating System yang akan digunakan sistem. Project Manager: Supri Anta dari PT Anta Developer System Dependencies Sistem ini akan lebih mudah dibangun jika melakukan kerjasama dengan vendor yang menyediakan perangkat keras, dalam hal ini adalah komputer dan vendor yang bersangkutan adalah compaq, dan vendor yang menyediakan operating System, dalam sistem ini adalah Microsoft Windows dan vendor yang bersangkutan adalah Microsoft. No Problem: 1Masalah-masalah dan peluang yang menyebabkan dilakukannya proyek ini adalah: Brief Statements of Problems, Opportunity, or Directive 1. Setiap Staff dan Manager menerima Surat secara manual dari Resepsionis 2. Sulitnya melacak surat yang hilang atau surat Urgent yang harus dibalas segera 3. Biaya yang dikeluarkan untuk menyimpan fisik surat yg mahal Opportunity 1. Manajemen perusahaan akan mendapatkan informasi akan surat masuk dan keluar lebih cepat dan dapat menyortir surat yg mana priority dan tidak sehingga efesiensi Urgency Visibility Priority of Rank Proposed Solution 3 Month High 2 New developmen t 4 Month High 1 New developmen t 5 Month Med 2 New developmen t 3 Month Med 2 New developmen t
kerja dapat optimal Jadwal Berikut adalah jadwal yang diperkirakan akan digunakan dalam pelaksanaan proyek ini. Jadwal masih dapat direvisi sesuai dengan keadaan yang terjadi saat pelaksanaan. Tahap Analisa Start: 01 Maret 2010 Initial Business Analysis: 01 Maret 2010 06 April 2010 Initial Requirement Analysis: 07 April 2010 14 April 2010 Initial Scope Analysis: 14 April 2010 21 April 2010 Project Analysis Review 21 April 2010-26 April 2010 0BTahap Desain Start: 27 April 2010 Initial System Design: 27 April 2010 31 April 2010 System Design Review: 01 May 2010 07 May 2010 System Design Revision: 08 May 2010 14 May 2010 1BTahap Implementasi Implementation Overview: 15 May 2010 26 May 2010 Software Development: 27 May 2010 30 Juni 2010 Hardware Procurement: 01 Juni 2010 20 Juni 2010 System Integration: 30 Juni 2010 15 Juli 2010 System Distribution: 16 Juli 2010 02 Agustus 2010 2BTahap Testing Software Testing & Debugging: 03 Agustus 2010 15Agustus 2010 Database Testing & Debugging: 05 Agustus 2010 17 Agustus 2010 System Integrity Testing & Debugging: 18 Agustus 2010 30 Juli 2010 Final Revision(s): 31 Agustus 2010 05 September s 2010 Tahap Dokumentasi dan Peralihan System Documentation: 06 September 2010 12 September 2010 Operator Training: 06 September 2010 20 September 2010 Project Review: 21 September 2010 24 Oktober 2010 Project Review2 : 1 November 28 Februari 2011 Dari 01 Maret 2010 28 Februari 2011 ( 12 bulan )
Budget Untuk melengkapi project charter ini kami juga menyertakan perkiraan biaya yang akan digunakan dalam mendesain dan mengimplementasikan sistem yang akan dibuat. Perlu dicatat bahwa biaya yang tercantum saat ini masih merupakan estimasi yang tentu saja masih dapat diperbaiki seiring dengan perkembangan-perkembangan yang mungkin terjadi. Faktor Nilai Backup and recovery 4 Komunikasi data 5 Distribusi pemrosesan 1 Critical performance 0 Lingkungan pengoperasian 3 Masukan data secara online 4 Transaksi input melalui banyak screen 4 Update berkas utama secara online 4 Informasi mengenai nilai domain 0 Pemrosesan internal 2 Desain program untuk penggunaan kembali 5 Konversi/instalasi disain 4 Instalasi multiple 4 Aplikasi yang didesain untuk perubahan 5 Σ F i = 45 Tabel 2: Faktor Penyesuaian Kompleksitas Bobot pengali Faktor Pengukur Jumlah Mudah Sedang Sulit Jumlah masukan dari user 14 X 3 4 5 = 56 Jumlah keluaran 15 X 3 4 5 = 45 Jumlah inquiries 10 X 3 4 5 = 50 Jumlah berkas 8 X 3 4 5 = 32 Jumlah interface eksternal 0 X 3 4 5 = 0 3BJumlah total 183 Tabel 3: Domain Informasi FP estimated = jumlah total x [0.65 + (0.01 x Σ F i )] = 183 x [0.65 + (0.01 x 45)]
= 200.6 Estimasi Waktu = 12 Bulan Dokumentasi = 1 Halaman / FP DFD NULL LEVEL 1
Operational Feasibility PIECES frame work : Performance : Sistem ini mempunyai dua fungsi utama yaitu fungsi pengaksesan surat masuk dan Surat keluar Response time untuk fungsi pengaksesan data surat masuk lambat karena sistem memerlukan akses ke database yang besar. Sedangkan response time untuk Surat keluar lebih cepat karena pada dasarnya sistem tidak memerlukan akses ke database. Kinerja sistem tinggi mengingat bahwa sistem ini akan dioperasikan oleh suatu komunitas yang bidang kerjanya seputar dunia komputer Information : - Input : Sistem akan memproses data dari user yang akan melakukan otentikasi.
Sistem menerima input berupa surat masuk yang akan dicari. - Output : Hasil pencarian barang yang dihasilkan sistem sesuai dengan input yang diberikan user. User dapat melihat-lihat surar masuk - Data yang disimpan : Penyimpanan data tidak permanen karena dilakukan hanya pada saat Server sistem sedang berjalan dan jika Server sistem dimatikan maka data-data pada sistem tidak dapat diakses lagi. Hal di atas menjamin sekuritas sistem dalam hal pencegahan terhadap intervensi dan manipulasi data dari pihak-pihak ketiga. Economy : - Costs (uang, waktu, tenaga, pikiran, dsb) : Development cost untuk pengembangan sistem ini cukup besar Operating cost untuk pemeliharaan sistem besar karena sistem ini mengintegrasikan tiap Workstation - Keuntungan : Mempermudah pengaksesan Surat masuk dan keluar Control : Sistem dapat terkontrol dengan baik karena adanya otentikasi bagi siapa saja yang akan mengakses sistem. Kekonsistensian data terjaga karena hanya terdapat satu database yang terpusat. Efficiency : Database sistem yang terintegrasi menyebabkan datadata barang yang apabila mengalami penambahan atau perubahan akan ter-update dengan cepat, Fungsi pencarian mempercepat dibandingkan jika harus melakukan pengecekan melalui telepon. Usability Analysis : Usability analysis digunakan untuk mengetahui tingkat pemahaman user terhadap penggunaan user s interface. Pada sistem ini interface akan dibangun berdasarkan prinsip web-
based dengan mempertimbangkan interface yang familiar bagi user. Sistem ini memungkinkan user untuk mempelajari sistem dengan mudah dalam waktu yang singkat karena penggunaan sistem yang user friendly. Technical Feasibility Solusi yang diajukan merupakan adaptasi dari beberapa teknologi yang telah banyak diaplikasikan di dunia bisnis dan terbukti menghasilkan kinerja yang baik pada sejumlah organisasi. Dengan memadukan layanan pensgaksesan data yang terintegrasi Dalam mengimplementasikan sistem ini, personnel proyek ini tidak melakukan proses pembelajaran terlebih dahulu karena personnel telah berpengalaman dengan teknologi yang digunakan untuk mengimplementasikan sistem ini.