BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Menurut UU Nomor 44 Tahun 2009, rumah sakit umum adalah institusi pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna yang menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan, dan gawat darurat. Sedangkan menurut Permenkes RI No. 269/MENKES/PER/III/2008, sarana pelayanan kesehatan adalah tempat penyelenggaraan upaya pelayanan kesehatan yang dapat digunakan untuk praktik kedokteran atau kedokteran gigi. Fasillitas pelayanan kesehatan berkewajiban untuk memberikan pelayanan kesehatan yang sesuai dengan sasarannya masing-masing, dan juga kewajiban administrasi untuk membuat dan memelihara rekam medis pasien. Rekam medis mempunyai peran yang sangat penting dalam memberikan informasi. Rekam medis adalah rekaman atau catatan mengenai siapa, apa, mengapa, bilamana, dan bagaimana pelayanan yang diberikan kepada pasien selama masa perawatan, yang memuat pengetahuan mengenai pasien dan pelayanan yang diperoleh serta memuat informasi yang cukup untuk mengidentifiasi pasien, membenarkan diagnosisi dan pengobatan serta merekam hasilnya (Huffman, 1994). Untuk menghasilkan mutu pelayanan kesehatan yang berkualitas, rekam medis harus didukung oleh sistem pengolahan rekam medis salah satunya yaitu mendapatkan kembali berkas rekam medis dengan cepat dan tepat waktu sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan oleh rumah sakit. Rekam medis merupakan alat komunikasi antar dokter, perawat, dan tenaga medis lainnya. Oleh sebab itu, penyediaan berkas rekam medis sangat diperlukan dalam pemberian pelayanan medis kepada pasien. Menurut Andria dan Sugiarti (2015), kecepatan penyediaan dokumen rekam medis ke poliklinik dapat menjadi indikator dalam mengukur kepuasan. Sistem penyimpanan merupakan salah satu subsistem yang ada di unit kerja rekam medis dan merupakan salah satu kunci keberhasilan atau kebaikan manajemen dari suatu pelayanan kesehatan. Jika sistem 1
2 penyimpanan yang dipakai kurang baik, maka akan timbul masalah-masalah yang mengganggu proses ketersediaan berkas rekam medis. Menurut Budi (2011), penyimpanan berkas rekam medis bertujuan untuk mempermudah dan mempercepat ditemukan kembali berkas rekam medis yang disimpan dalam rak filing, mudah mengambil dari tempat penyimpanan, mudah pengembaliannya, melindungi berkas rekam medis dari bahaya pencurian, bahaya kerusakan fisik, kimiawi, dan biologi. Tidak ditemukannya berkas rekam medis saat dibutuhkan untuk pelayanan merupakan masalah yang ada di bagian penyimpanan. Tidak ditemukannya berkas rekam medis tidak hanya dipengaruhi sistem penyimpanan, tetapi juga dipengaruhi oleh bagian lain. Hal ini dikarenakan berkas rekam medis yang telah selesai digunakan untuk pelayanan pasien akan mengalami pengolahan terlebih dahulu sebelum berkas disimpan kembali di ruang penyimpanan (filing). Menurut Budi (2011), unit kerja rekam medis dibagi menjadi tiga sistem yaitu, sistem penerimaan pasien, sistem pengolahan berkas, dan sistem statistik. Sistem penerimaan pasien dibagi menjadi tiga subsistem yaitu subsistem penerimaan pasien rawat jalan, subsistem penerimaan pasien gawat darurat, subsistem penerimaan pasien rawat inap. Pada sistem pengolahan berkas terdapat subsistem assembling, subsistem pengkodean (coding), subsistem indexing, subsistem penyimpanan berkas rekam medis. Tidak ditemukannya berkas rekam medis di rak penyimpanan bisa jadi berkas masih berada di salah satu subsistem rekam medis atau masih di ruang pelayanan seperti bangsal perawatan, poliklinik, atau ruang gawat darurat. Menurut Permenkes 269/MENKES/PER/III/2008 tentang Rekam Medis, berkas rekam medis harus segera diselesaikan, karena setiap pelayanan terhadap pasien membutuhkan berkas rekam medis dan semua tindakan yang diberikan kepada pasien harus dicatat dalam berkas rekam medis. Berdasarkan studi pendahuluan di RSUD Wates, diketahui bahwa RSUD Wates telah mengalami perubahan sistem penyimpanan dari desentralisasi menjadi sentralisasi pada Oktober 2015. Dalam penggunaan sistem penyimpanan yang baru tersebut, masih terdapat permasalahan berupa penduplikasian berkas rekam medis. Penduplikasian berkas terjadi karena berkas rekam medis tidak berada di rak penyimpanan ketika
3 dibutuhkan. Berdasarkan hasil observasi selama tiga hari pada studi pendahuluan rata-rata berkas yang tidak berada di rak penyimpanan saat dibutuhkan untuk pelayanan rawat jalan dalam sehari sekitar 10 berkas rekam medis selama 2 jam pelayanan rawat jalan. Tidak ditemukannya berkas rekam medis di rak penyimpanan sangat menghambat proses pelayanan pasien karena pelayanan pasien menjadi lebih lama. Oleh karena itu, peneliti tertarik untuk meneliti tentang keberadaan berkas rekam medis saat dibutuhkan pada pelayanan rawat jalan di RSUD Wates agar dapat diketahui bagian mana yang sering mengalami keterlambatan dan apa faktor penyebab berkas rekam medis tidak berada di rak penyimpanan saat dibutuhkan pada pelayanan rawat jalan. B. Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang di atas, rumusan masalah pada penelitian ini yaitu apa saja faktor penyebab berkas rekam medis tidak berada di rak penyimpanan saat dibutuhkan pada pelayanan rawat jalan di RSUD Wates. C. Tujuan 1. Tujuan umum Mengetahui keberadaan berkas rekam medis saat dibutuhkan pada pelayanan rawat jalan di RSUD Wates. 2. Tujuan khusus a. Mengetahui alur berkas rekam medis di RSUD Wates. b. Menghitung rasio kecermatan berkas rekam medis yang tidak ditemukan di rak penyimpanan saat dibutuhkan pada pelayanan rawat jalan. c. Mengetahui prosentase keberadaan berkas rekam medis yang tidak ditemukan di rak penyimpanan saat dibutuhkan pada pelayanan rawat jalan. d. Mengetahui faktor penyebab berkas rekam medis tidak berada di rak penyimpanan saat dibutuhkan pada pelayanan rawat jalan.
4 D. Manfaat 1. Manfaat praktis a. Bagi Rumah Sakit Dapat dijadikan sebagai masukan dan bahan pertimbangan dalam peningkatan mutu pelayanan, khususnya di RSUD Wates yang berkaitan dengan pengelolaan berkas rekam medis. b. Bagi peneliti Manfaat bagi peneliti yaitu dapat menerapkan teori perkuliahan ke dalam praktik yang sesungguhnya. Menambah ilmu dan pengalaman dalam ilmu rekam medis mengenai pengelolaan berkas rekam medis. 2. Manfaat teoritis a. Bagi institusi pendidikan Manfaat penelitian ini bagi institusi pendidikan yaitu dapat dijadikan tolok ukur sejauh mana ilmu rekam medis diterapkan di lapangan terutama mengenai pengelolaan rekam medis. b. Bagi peneliti lain Manfaat bagi peneliti lain yaitu sebagai acuan dan sebagai dasar dalam pengembangan penelitian lain. E. Keaslian Penelitian tentang Faktor Penyebab Berkas Rekam Medis Tidak Berada di Rak Penyimpanan saat Dibutuhkan pada Pelayanan Rawat Jalan di RSUD Wates belum pernah dilakukan oleh peneliti lain sebelumnya, namun penelitian yang hampir sama pernah dilakukan, antara lain: 1. Penelitian oleh Tubagus Fajar Nugroho (2015) Penelitian ini berjudul Faktor-faktor Penyebab Tidak Tersedianya Berkas Rekam Medis di Bagian Penyimpanan Rekam Medis pada Saat Pelayanan di Happy Land Medical Center Yogyakarta. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui mengetahui sistem pengelolaan di bagian penyimpanan berkas rekam medis di Happy Land Medical Center Yogyakarta dan mengetahui faktor penyebab tidak tersedianya berkas rekam medis di bagian penyimpanan berkas rekam medis di Happy Land Medical Center Yogyakarta. Jenis penelitian yang digunakan dalam penelitian ini yaitu penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif dengan
5 menggunakan rancangan penelitian cross sectional. Hasil dari penelitian ini adalah jenis penyimpanan yang digunakan yaitu jenis penyimpanan sentralisasi dengan sistem penjajaran Terminal Digit Filing (TDF). Faktor penyebab tidak ditemukannya berkas rekam medis yaitu misfile, berkas masih berada di poliklinik, dan berkas masih berada di bangsal. Persamaan penelitian Nugroho dan penelitian ini yaitu untuk mengetahui faktor penyebab tidak tersedianya berkas rekam medis. Perbedaan penelitian Nugroho dengan penelitian ini yaitu tujuan penelitian Nugroho mengetahui sistem pengelolaan di bagian penyimpanan berkas rekam medis di Happy Land Medical Center Yogyakarta sedangkan pada penelitian ini, tujuannya untuk mengetahui alur berkas rekam medis di RSUD Wates, menghitung jumlah berkas rekam medis yang tidak ditemukan saat dibutuhkan pada pelayanan rawat jalan, dan mengetahui keberadaan berkas rekam medis saat dibutuhkan pada pelayanan rawat jalan di RSUD Wates. 2. Penelitian oleh Ana Maya Sari (2009) Penelitian ini berjudul Faktor-faktor Tidak Ditemukannya Berkas Rekam Medis Rawat Jalan di Tempat Penyimpanan pada Saat Dibutuhkan di BLU RSUD Tidar Kota Magelang. Tujuan dari penelitian ini adalah mengetahui prosentase berkas rekam medis tidak ditemukan di tempat penyimpanan saat dibutuhkan dan mengetahui faktor-faktor yang menyebabkan berkas rekam medis tidak ditemukan di tempat penyimpanan pada saat dibutuhkan. Jenis penelitian yang digunakan dalam penelitian ini yaitu penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Rancangan penelitian yang digunakan pada penelitian ini yaitu cross sectional. Hasil dari penelitian ini yaitu prosentase tidak ditemukannya berkas rekam medis di tempat penyimpanan pada saat dibutuhkan yaitu sebesar 15,32%. Faktor penyebab tidak ditemukannya berkas rekam medis di tempat penyimpanan saat dibutuhkan yaitu karena pasien tidak membawa kartu, berkas rekam medis salah simpan, berkas rekam medis masih di poliklinik. Persamaan penelitian yang dilakukan Ana Maya Sari dengan penelitian ini yaitu tujuannya untuk mengetahui prosentase berkas rekam medis yang tidak ditemukan dan faktor penyebab tidak ditemukannya
6 berkas rekam medis saat dibutuhkan. Perbedaan penelitian Ana Maya Sari dengan penilitian ini yaitu pada penelitian ini tujuannya selain mengetahui prosentase berkas rekam medis yang tidak ditemukan dan faktor penyebab tidak ditemukannya berkas rekam medis saat dibutuhkan juga untuk mengetahui alur berkas rekam medis dan keberadaan berkas rekam medis yang tidak ditemukan pada rak penyimpanan saat dibutuhkan pada pelayanan rawat jalan. 3. Penelitian oleh Shantie Kautsar (2012) Penelitian ini berjudul Faktor Penyebab dan Dampak Langsung Berkas Rekam Medis Tidak Ditemukan di Tempat Penyimpanan Berkas Rekam Medis Puskesmas Rawat Inap Grabag I Magelang. Tujuan dari penelitian ini yaitu untuk mengetahui pelaksanaan sistem penyimpanan berkas rekam medis, mengetahui faktor penyebab tidak ditemukannya berkas rekam medis di tempat penyimpanan, mengetahui dampak langsung di poliklinik akibat tidak ditemukannya berkas rekam medis. Jenis penelitian yang digunakan dalam penelitian ini yaitu penelitian deskriptif dengan rancangan penelitian yang digunakan yaitu cross sectional. Hasil dari penelitian ini yaitu sistem penyimpanan di Puskesmas Rawat Inap Grabag I Magelang menggunakan sentralisasi dan disimpan secara family folder, dengan sistem penjajaran Straight Numerical Filing. Faktor penyebab tidak ditemukannya berkas rekam medis yaitu, berkas rekam medis salah simpan, tidak adanya tracer, tidak adanya buku ekspedisi, berkas rekam medis masih di UGD, berkas rekam medis masih di bangsal. Dampak langsung di poliklinik akibat tidak ditemukannya berkas rekam medis yaitu, pelayanan di poliklinik akan terhambat, dokter akan kesulitan dalam memeriksa, pemberian tindakan, atau pemberian obat-obatan. Persamaan penelitian Shantie Kautsar dengan penelitian ini yaitu pada tema penelitian yang membahas mengenai faktor penyebab tidak ditemukannya berkas rekam medis. Perbedaan penelitian Shantie Kautsar dengan penelitian ini yaitu dalam penelitian ini bertujuan untuk mengetahui alur berkas rekam medis, prosentase berkas rekam medis yang tidak berada di rak penyimpanan saat dibutuhkan pada pelayanan rawat jalan dan keberadaan berkas rekam medis yang tidak berada di rak
7 penyimpanan tersebut. Selain itu dalam penelitian Shantie Kautsar bertujuan untuk mengetahui dampak langsung di poliklinik akibat tidak ditemukannya berkas rekam medis. F. Gambaran umum RSUD Wates Kulon Progo Berikut gambaran umum mengenai RSUD Wates berdasarkan buku profil RSUD Wates tahun 2014. 1. Sejarah singkat RSUD Wates Rumah Sakit Umum Daerah (RSUD) Wates merupakan rumah sakit kelanjutan dari peninggalan pemerintah penjajahan Belanda yang awalnya terletak di sebelah barat Alun-alun Wates dan setelah kemerdekaan tetap dilestarikan hingga pada tahun 1963 ditetapkan dengan Peraturan daerah (Perda) Tingkat II Kulon Progo No. 6 Tahun 1963. Pada saat itu RSUD Wates masih menjadi satu dengan Dinas Kesehatan rakyat. Pada tanggal 26 Februari 1983, RSUD Wates diresmikan oleh Menteri Kesehatan RI pada waktu itu, dr. Suwardjono Suryaningrat yang berlokasi di Jl. Tentara Pelajar No. 5 Wates Kulon Progo. Kedudukan RSUD Wates semakin mantap sejak diterbitkannya Perda Tingkat II Kabupaten Kulon Progo No. 2 Tahun 1994 tentang pembentukan Rumah Sakit Umum daerah Wates dan Perda Tingkat II Kulon Progo No. 23 Tahun 1994 tentang Organisasi dan Tata Kerja Rumah Sakit Umum Daerah Wates. RSUD Wates ditingkatkan kelasnya menjadi kelas C dengan diterbitkannya Surat Keputusan Menteri Kesehatan No. 491/SK/V/1994 tentang peningkatan kelas Rumah Sakit Umum Daerah Wates milik Pemerintah Daerah Tingkat II Kulon Progo menjadi kelas C. RSUD Wates ditingkatkan kelasnya menjadi kelas B dengan terbitnya Keputusan Menteri Kesehatan RI Nomor 720/MENKES/SK/VI/2010 tentang Peningkatan Kelas Rumah Sakit Umum Daerah Wates Milik Pemerintah Kabupaten Kulon Progo. Saat in RSUD Wates adalah Rumah Sakit Umum Pemerintah Tipe B Pendidikan milik Pemerintah Kabupaten Kulon Progo dengan Surat Keputusan Menteri Kesehatan Nomor: HK.02.03/I/0085/2015, tentang Penetapan RSUD Wates sebagai Rumah Sakit Pendidikan. Teknis Fungsional di bawah Dinas Kesehatan dan Teknis Operasional di bawah
8 Bupati, yang telah menjadi SKPD Badan Layanan Umum Daerah (BLUD). RSUD Wates ditetapkan menjadi Satuan Kerja Pemerintah Daerah (SKPD) Badan Layanan Umum Daerah sejak tahun 2009 melalui Keputusan Bupati Kulon Progo No.56 Tahun 2008 tentang Pengelolaan Keuangan Badan Layanan Umum Daerah pada RSUD Wates. 2. Tujuan a. Meningkatnya upaya kesehatan masyarakat melalui upaya kesehatan perorangan paripurna yang bermutu bagi masyarakat Kulon Progo dan sekitarnya. b. Berkembangnya manajemem rumah sakit yang efektif dan efisien. c. Terciptanya lingkungan kerja yang sehat, nyaman dan harmonis. d. Meningkatnya kualitas sumber daya manusia, sarana dan prasarana sesuai dengan perkembanan ilmu pengetahuan dan teknologi. e. Terwujudnya karyawan yang produktif, berkomitmen, dan mempunyai etos kerja tinggi. f. Terwujudnya standar pelayanan yang tinggi dengan menjadikan kedekatan kepada pasien sebagai prioritas utama. 3. Visi dan Misi a. Visi Menjadi rumah sakit pendidikan dan pusat rujukan yang unggul dalam pelayanan. b. Misi 1) Menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan paripurna yang profesional berorientasi pada kepuasan pelanggan 2) Mengembangkan manajemen rumah sakit yang efektif dan efisien 3) Menciptakan lingkungan kerja yang sehat, nyaman, dan harmonis 4) Meningkatkan kualitas SDM, sarana dan prasarana sesuai dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi 5) Melindungi dan meningkatkan kesejahteraan karyawan 6) Menyelenggarakan pendidikan dan pelatihan bagi tenaga kesehatan 4. Motto dan Slogan a. Motto Mengutamakan mutu dan kepuasan pelanggan
9 b. Slogan Ikhlas Sepenuh Hati 5. Tugas dan Fungsi RSUD Wates Berdasarkan Perda Kabupaten Kulon Progo No. 10 Tahun 2010 tentang Pembentukan Organisasi dan Tata Kerja Rumah Sakit Umum Daerah Wates, RSUD Wates mempunyai tugas memberikan pelayanan kesehatan perorangna secara paripurna. Selanjutnya untuk menjalankan tugas tersebut, RSUD Wates memiliki fungsi: a. Penyelenggaraan pelayanan medis dan pengembangan mutu b. Penyelenggaraan pelayanan penunjang c. Penyelenggaraan pelayanan keperawatan dan kebidanan d. Penyelenggaraan pelayanan administrasi umum dan keuangan e. Pelaksanaan kewajiban rumah sakit sesuai ketentuan/peraturan perundanga-undangan 6. Pelayanan di RSUD Wates a. Instalasi Rawat Jalan 1) Poliklinik penyakit Dalam 2) Poliklinik Bedah 3) Poliklinik Kebidanan dan Kandungan 4) Poliklinik Anak 5) Poliklinik Syaraf 6) Poliklinik Mata 7) Poliklinik Telinga Hidung dan Tenggorokan (THT) 8) Poliklinik Gigi dan Mulut 9) Poliklinik Jiwa 10) Poliklinik Kulit dan Kelamin 11) Poliklinik Gizi 12) Poliklinik Keur Kesehatan 13) Poliklinik Rehabilitasi Medis 14) Poliklinik Laktasi dan Tumbuh Kembang 15) Poliklinik Alamanda (HIV) 16) Persiapan Pasien Rawat Inap b. Instalasi Gawat Darurat
10 c. Instalasi Rawat Inap 1) Ruang Rawat Inap Melati 2) Ruang Rawat Inap Dahlia 3) Ruang Rawat Inap Flamboyan 4) Ruang Rawat Inap Wijaya Kusuma 5) Ruang Rawat Inap Anggrek 6) Ruang Rawat Inap Bougenville 7) Ruang Rawat Inap Kenanga 8) Ruang Bersalin 9) Ruang Rawat Inap Cempaka 10) Ruang Rawat Inap Edelweis 11) Ruang Rawat Inap Gardenia d. Instalasi Rawat Intensif (ICU/ICCU) e. Instalasi Rawat Intensif Neonatal (NICU) f. Instalasi Bedah Sentral (IBS) g. Instalasi Radiologi h. Instalasi Farmasi i. Instalasi Gizi j. Instalasi Laboratorium Klinik k. Instalasi Pemeliharaan Sarana Rumah Sakit (IPSRS) l. Instalasi Sanitasi m. Instalasi Sterilisasi Sentral n. Instalasi Dialisis o. Instalasi Teknologi Informasi p. Instalasi Rekam Medis
11 7. 10 Besar penyakit rawat inap di RSUD Wates Berikut tabel 10 besar penyakit rawat inap di RSUD Wates Tabel 1.1 10 Besar Penyakit Rawat Inap No Jenis Penyakit Kode ICD Jumlah 1 Cerebral infarction, unspecified I63.9 416 2 Gastroenteritis and colitis of unspecified origin A09.9 364 3 Congestive heart failure I50.0 260 4 Anemia, unspecified D64.9 206 5 Asthma, unspecified J45.9 197 6 Unilateral of unspecified inguinal hernia K40.9 191 7 Fever, unspecified R50.9 154 8 Peneumonia, unspecified J18.9 149 9 Demam tifoid A01.0 149 10 Nausea (mual) dan vomitis (muntah) R11 140