1 BAB I PENDAHULUAN A. LATAR BELAKANG DAN PERMASALAHAN Tulisan dan lisan merupakan kegiatan yang saling berhubungan dalam melakukan komunikasi kepada sesama manusia. Kegiatan tersebut memiliki media masing-masing. Tulisan biasanya tercatat dalam bentuk kertas dan lisan (suara) tercatat dalam ingatan manusia. Lisan mempunyai perkembangan catatan tersendiri seiring dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi. Bentuk arsip hasil wawancara sejarah lisan terekam dalam kaset, piringan hitam (CD/DVD) dan format multimedia (mp3, mp4 dan format digital lainnya). Dari media-media tersebut dapat dilihat bahwa arsip dapat merekam antara kegiatan tulisan dan kegiatan lisan. Pengertian arsip menurut Undang-Undang Kearsipan adalah: Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. 1 Dilihat dari penjelasan tersebut arsip mempunyai berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi. Menurut Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono penggolongan arsip lebih didasarkan pada tampilan fisik 2. 1 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, Pasal 1 Ayat
2 media yang digunakan dalam merekam informasi. 2 Media arsip hasil wawancara sejarah lisan secara umum tercatat dalam media kaset dan media rekaman suara lainnya seperti format digital dalam bentuk CD/DVD. Betty R. Ricks menjelaskan mengenai tape, film, disk and microrecords, sebagai berikut: These records are easily identifiable, unlike some other records groups. tape, film, disk or microrecords may require special handling and storage. When sound recordings are converted to paper records, the recording may 3 be discarder or reused. Terjemahan kutipan tersebut dalam Bahasa Indonesia adalah Rekaman-rekaman ini mudah diidentifikasi, tidak seperti beberapa kelompok rekaman lain. tape, film, disk atau rekaman kecil mungkin memerlukan penanganan dan penyimpanan khusus. Ketika rekaman suara dikonversi ke rekaman kertas, rekaman dapat dibuang atau digunakan kembali. Media lainnya juga memberikan penggunaan yang bermanfaat, seperti optical disc yang merupakan salah satu media arsip hasil wawancara sejarah lisan. Ira A. Penn menjelaskan mengenai penjelasan optical disc, sebagai berikut: Optical disc offer the high storage capacity and rapid retrieval of magnetic media without the danger of erasing valuable information. The key to their archival life is the stability of the material form which the disc are the made. Possibly by the early 1990s optical disc will be sufficiently well established for archival test to be carried out, standars laid down, and for meaningful prediction te be made about their storage potential. If optical disc were ever to be proven archival, they would provide a very high storage capacity alternative to COM since computer data can be directly recorded on the them. As with magnetic tape, however, this would be a rather expensive alternative because of the hardware and software that is required to retrieve and read the information. To rival microfilm as an archival document storage medium, an optical disc system would probably need removable discs or disc packs so that the archivist would only need to purchase one recorder/player unit and could store hundreds 2 Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono, Manajemen Kearsipan Modern, dari Konvensional ke Basis Komputer (Yogyakarta: Gava Media, 2005), hlm. 11. 3 Betty R. Ricks, Information and Image Management, A Records System Approach (Ohio: South Western Publishing Co., 1992). hlm. 161.
3 of disc offline, as with magnetic tape. 4 Terjemahan kutipan tersebut dalam Bahasa Indonesia adalah Optical disk menawarkan kapasitas penyimpanan yang tinggi dan pengambilan cepat dari media magnetik tanpa resiko menghapus informasi yang berharga. Kunci untuk umur arsip mereka adalah stabilitas bentuk materi pada disk yang dibuat. Mungkin pada awal 1990-an cakram optik akan cukup bisa untuk pengujian arsip yang akan dilaksanakan, standar ditetapkan, dan untuk prediksi bermakna yang akan dibuat tentang potensi penyimpanan mereka. Jika cakram optik yang pernah dibuktikan arsip, mereka akan memberikan alternatif penyimpanan kapasitas yang sangat tinggi untuk COM sejak data komputer dapat langsung direkam pada mereka (disk). Seperti dengan pita magnetik, namun, ini akan menjadi alternatif yang agak mahal karena perangkat keras dan perangkat lunak yang tepat untuk mengambil dan membaca informasi. Untuk menyaingi mikrofilm sebagai media penyimpanan dokumen arsip, sistem cakram optik mungkin akan membutuhkan disk removable atau paket disk sehingga arsip hanya perlu membeli satu perekam/player satuan dan bisa menyimpan ratusan disk offline, seperti pita magnetik. Dari kedua penjelasan tersebut dapat diperoleh gambaran mengenai pengelolaan media-media arsip, terutama tape dan optical disc yang menjadi media untuk arsip hasil wawancara sejarah lisan. Arsip lisan atau arsip suara mempunyai tempat penyimpanan tersendiri. Tempat penyimpanan tersebut menyesuaikan dengan kondisi struktur dari arsip suara. Lokasi pusat penyimpanan harus berada dalam gedung suara yang modern yang sepenuhnya mematuhi semua peraturan bangunan lokal dan spesifikasi yang ditetapkan. Keadaan bangunan tersebut harus ada drainase yang tepat untuk mencegah bangunan dari air. Suhu dan Kelembaban udara rata-rata harus dikontrol sepanjang waktu. Bangunan tersebut harus mempunyai ruangan untuk pengolah agar dapat bekerja secara rahasia. 5 4 Ira A. Penn, Records Management Handbook (Aldershot: Gower Publishing, 1989). hlm. 229. 5 Ibid., hlm. 186.
4 Arsip kaset menjadi dominan dalam pengolahan arsip hasil wawancara sejarah lisan karena arsip kaset merupakan hasil utama dari kegiatan wawancara sejarah lisan. Arsip kaset, transkripsi, indeks dan sinopsis merupakan kesatuan hubungan kerja yang saling berhubungan untuk melengkapi pengelolaan arsip hasil wawancara sejarah lisan. Arsip kaset atau arsip rekaman suara merupakan arsip bentuk khusus yang informasinya terekam dalam sinyal suara dengan menggunakan sistem perekam tertentu. 6 Arsip hasil wawancara sejarah lisan dapat dikatakan sebagai arsip bentuk khusus karena media arsip ini bukan kertas dan memerlukan alat pembantu khusus untuk membaca arsip ini. Arsip rekaman suara memerlukan transkripsi karena untuk memudahkan pengguna arsip ini untuk mendapatkan informasi yang dicari. Arsip hasil wawancara sejarah lisan sangat dibutuhkan oleh pengguna, karena selain dapat melengkapi gap atau kekosongan informasi dalam arsip tulisan namun juga dapat digunakan sebagai sumber primer untuk mendukung bukti arsip tulisan. Dalam lembaga kearsipan yang mempunyai tugas dalam bidang arsip statis memiliki kewenangan untuk mengelola arsip sejarah yang harus didukung oleh arsip hasil wawancara sejarah lisan agar informasi dalam arsip sejarah memiliki bukti pendukung berupa arsip hasil wawancara sejarah lisan. Arsip hasil wawancara sejarah lisan di Indonesia terdapat pengolahannya di Sub Direktorat Sejarah Lisan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) yang memiliki tugas untuk melaksanakan wawancara sejarah lisan dengan para pelaku sejarah, tokoh 6 Seputar Ilmu Kearsipan, Praktik 1 Arsip Kaset, http://arsipilmu04936.blogspot.com/2012/10/praktik-arsip-kaset.html (di akses: 29 April 2013).
5 nasional dan pembuatan indeks serta sinopsis wawancara. 7 Oleh karena itu praktik kerja lapangan yang dilakukan sebatas dalam pengolahan arsip hasil wawancara sejarah lisan yang meliputi wawancara, pembuatan indeks serta sinopsis dan pentranskripsian wawancara sejarah lisan. Lembaga kearsipan nasional yaitu ANRI dipilih sebagai tempat Praktik Kerja Lapangan (PKL) karena pertimbangan sarana dan prasarana yang memadai serta pengolahannya dilakukan oleh tenaga ahli yang kompeten dalam bidang kearsipan terutama arsip hasil wawancara sejarah lisan. Tempat ini juga memiliki bidang khusus dalam pengolahannya sehingga mendukung arsip hasil wawancara sejarah lisan yang berbentuk tekstual, suara dan gambar serta digital. Praktik Kerja Lapangan yang luaran akhirnya adalah untuk melakukan pencarian data dalam proses pembuatan laporan tugas akhir. Laporan Tugas Akhir ini ditulis dengan batasan dalam pengolahan arsip hasil wawancara sejarah lisan yang tidak termasuk ke bagian penyimpanan arsip hasil wawancara sejarah lisan karena sudah tidak wewenang dari Sub Direktorat Sejarah Lisan. Berdasarkan latar belakang di atas dapat dirumuskan masalah, sebagai berikut: 1. Bagaimana kondisi arsip hasil wawancara sejarah lisan? 2. Bagaimana metode pelaksanaan kegiatan wawancara sejarah lisan dengan para pelaku sejarah? 7 Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 03 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Arsip Nasional Republik Indonesia, Pasal 100.
6 3. Bagaimana langkah-langkah pelaksanaan pembuatan indeks dan sinopsis wawancara di dalam pengolahan arsip hasil wawancara sejarah lisan? 4. Apa faktor kendala yang dihadapi dalam pelaksanaan kegiatan pengolahan arsip hasil wawancara sejarah lisan? 5. Apa sarana dan prasarana yang dibutuhkan dalam pelaksanaan kegiatan pengolahan arsip hasil wawancara sejarah lisan? Permasalahan tersebut dapat diselesaikan dengan beberapa metode dalam pengumpulan data diantaranya akan dibahas dalam subbagian metode pengumpulan data. B. TUJUAN DAN MANFAAT PRAKTIK KERJA LAPANGAN Ada beberapa tujuan yang hendak dicapai dalam praktik kerja lapangan tentang pengolahan arsip hasil wawancara sejarah lisan di Arsip Nasional Republik Indonesia, sebagai berikut: 1. Mengetahui keadaan arsip hasil wawancara sejarah lisan. 2. Mengetahui proses pelaksanaan kegiatan pengumpulan arsip hasil wawancara sejarah lisan. 3. Mengetahui proses pengolahan arsip hasil wawancara sejarah lisan. 4. Mencari informasi mengenai kendala-kendala saat pelaksanaan pengolahan arsip hasil wawancara sejarah lisan. 5. Mengetahui sarana dan prasarana yang berhubungan dengan pengolahan arsip hasil wawancara sejarah lisan.
7 Praktik kerja lapangan ini mempunyai manfaat untuk memberikan informasi kepada pengguna dan penambahan khasanah ilmu pengetahuan mengenai pengolahan arsip hasil wawancara sejarah lisan di Arsip Nasional Republik Indonesia. Manfaat berikutnya dari kegiatan ini adalah mendapatkan pembelajaran bersosialisasi di lingkungan kerja serta memperoleh kesimpulan berupa saran dan solusi untuk masalah yang dihadapi dalam melaksanakan kegiatan pengolahan arsip hasil wawancara sejarah lisan. C. TINJAUAN PUSTAKA Kegiatan praktik kerja lapangan ini perlu didukung oleh bahan pustaka berupa buku tentang pengelolaan arsip hasil wawancara sejarah lisan. Bahan pustaka tersebut diseleksi sesuai dengan tema yang diteliti. Buku yang pertama dipilih adalah Information and Image Management, karangan Betty R. Ricks, Aim J. Swafford dan Koy F. Gow, diterbitkan di Cincinati-Ohio tahun 1992 oleh South-Western Publishing. Buku ini secara garis besar menjelaskan tentang manajemen kearsipan, namun terdapat bagian yang membahas mengenai pengertian untuk media arsip lisan dan penggunaannya. Pengertian mengenai tape, film, disk dan microrecords terdapat dalam salah satu lembaran buku ini yang menjadi tinjauan utama. Buku ini juga membahas mengenai manajemen arsip statis yang terdapat di bagian 11. Manajemen arsip statis yang dimulai dari akuisisi, preservasi, pengelolaan dan penyimpanan serta layanan. Buku ini sebagai perbandingan untuk teori dan praktik di lapangan.
8 Buku kedua yang dipilih adalah Records Management Handbook, karangan Ira A. Penn, Gail Pennix, Anne Morddel dan Kelvin Smith, diterbitkan di Croft Road-Aldershot tahun 1989 oleh Gower Publishing Company. Buku ini menjelaskan tentang pengelolaan arsip suara dilihat dari medianya berupa gambaran pemanfaatan optical disc dan sound construction. Buku ini juga memberikan gambaran tempat penyimpanan arsip suara. Optical disc yang menjadi sasaran utama dalam proses penyimpanan arsip digital menjadi pokok peninjauan pustaka. Buku ini menjadi salah satu buku untuk ditinjau karena memiliki beberapa teori yang perlu digunakan diantaranya arsip statis. Bagian arsip statis yang menjadi prioritas utama dalam teorinya untuk melestarikan informasi yang terdapat didalam arsip statis. Bab 14 tentang archiving menjadi bab yang perlu ditinjau karena terdapat pembahasan mengenai program untuk sejarah lembaga. Diharapkan buku ini menjadi tambahan perbandingan untuk praktik kerja lapangan. Buku yang ketiga adalah Manajemen Administrasi Perkantoran Modern, karangan Badri Munir Sukoco, diterbitkan di Jakarta tahun 2007 oleh Erlangga. Buku ini memuat gambaran manajemen administrasi perkantoran, namun dalam bagiannya memuat tentang manajemen kearsipan elektronik meliputi sarana dan prasarana yang digunakan dalam arsip hasil wawancara sejarah lisan. Buku ini dipilih untuk memberikan pengetahuan tentang kearsipan elektronik, sesuai dengan pengelolaan arsip hasil wawancara sejarah lisan yang dilakukan dengan bantuan teknologi komputer. Bab 8 tentang manajemen arsip elektronik menjadi bab yang ditinjau untuk perbandingan peralatan yang digunakan di lapangan.
9 Perbandingan ini memberikan gambaran untuk penjelasan sarana dan prasarana yang digunakan untuk kegiatan sejarah lisan. Implementasi arsip elektronik juga menjadi ulasan utama yang harus dimengerti untuk pengolah karena pengelolaan arsip hasil wawancara sejarah lisan selalu berkaitan dengan elektronik. Buku yang keempat adalah Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern, karangan Sedarmayanti, diterbitkan di Bandung tahun 2008 oleh Mandar Maju. Buku ini menjelaskan tentang kearsipan yang memuat mengenai pengelolaan dengan sistem indeks. Sistem indeks terdapat di bab 5 tentang penataan arsip. Kategori arsip yang dikelola adalah arsip statis. Indeks yang berarti petunjuk merupakan tanda pengenal arsip untuk memudahkan penentuan tempat penyimpanan dan memudahkan dalam menata lebih lanjut. Sistem indeks dipergunakan untuk pengelolaan arsip hasil wawancara sejarah lisan dalam pelaksanaan praktik kerja lapangan. Diharapkan buku ini dapat menjadi tambahan perbandingan untuk teori dengan praktik kerja lapangan. Buku terakhir ini yang digunakan dalam tinjauan pustaka adalah Manajemen; Dasar, Pengertian dan Masalah, karangan Malayu S.P. Hasibuan, diterbitkan di Jakarta oleh Bumi Aksara. Buku ini menjelaskan mengenai unsurunsur manajemen yang terdiri dari men, money, methode, matterial, machine, dan market, disingkat dengan 6 M. Unsur-unsur manajemen tersebut digunakan untuk menganalisis konsep unsur-unsur manajemen terhadap kendala-kendala kegiatan Sub Direktorat Sejarah Lisan. Diharapkan buku ini menjadi acuan dalam menganalisis kendala-kendala yang terjadi saat praktik kerja lapangan sehingga dapat digunakan untuk menyelesaikan masalah sesuai dengan konsep 6 M.
10 D. METODE PENGUMPULAN DATA Kegiatan awal dalam melakukan praktik kerja lapangan adalah mampu mencari dan memilih data yang sesuai dengan tema praktik kerja lapangan. Tahapan metode pengumpulan data berfungsi sebagai acuan yang dilakukan dalam praktik kerja lapangan agar dapat diperoleh data yang benar sesuai dengan yang telah direncanakan. Tahapan ini diawali dengan mendapatkan informasi awal dari tempat dan masalah yang menjadi objek praktik kerja lapangan. Untuk memperoleh data tentang pengolahan arsip hasil wawancara sejarah lisan maka metode yang digunakan adalah observasi, wawancara dan studi pustaka. Ketiga metode tersebut saling melengkapi agar data yang diperoleh menjadi semakin akurat. Uraian mengenai metode yang digunakan sebagai berikut: 1. Studi pustaka adalah kegiatan mengkaji dan membaca yang sesuai terhadap buku, peraturan perundangan, majalah, artikel dan literatur lainnya untuk mendukung landasan teoritis dalam membahas permasalahan yang diteliti. Studi pustaka juga dipergunakan untuk memperkaya khasanah ilmu yang dimiliki peneliti agar dapat menganalisis data-data yang diperoleh di lapangan dan dituangkan dalam hasil praktik kerja lapangan ini. 2. Observasi adalah kegiatan melakukan pengamatan dan pencatatan terhadap proses kegiatan arsip hasil wawancara sejarah lisan. Observasi dapat dilakukan sesaat dan berulangkali. Dalam observasi melibatkan dua komponen, yaitu pelaku observasi (disebut sebagai
11 observer) dan obyek yang diobservasi (disebut sebagai observee). 8 Kegiatan observasi selain dilakukan secara langsung juga dapat dilakukan dengan bantuan alat elektronik. 3. Wawancara adalah kegiatan tanya jawab secara lisan kepada narasumber yang berkompeten untuk mendapatkan data tentang tema yang diteliti. Tujuan wawancara adalah untuk mendapatkan secara langsung dalam waktu yang singkat dari interviewee (orang yang diinterview) dari interviewer (orang yang menginterview) Wawancara ini berfungsi sebagai metode utama dalam pencarian data dan dipergunakan untuk meyakinkan kebenaran informasi. Fungsi wawancara tersebut untuk menunjang dalam pembuatan tugas akhir. E. SISTEMATIKA PENULISAN 9. Laporan Tugas Akhir ini terdiri dari empat bab yang saling terhubung. Di dalam setiap bab mempunyai bahasan yang berbeda namun dalam setiap tahapannya memunculkan bahasan tersendiri. Keempat bab ini mengantarkan pembaca ke dalam ruang lingkup tema Tugas Akhir ini yang berkesinambungan. Bab kesatu adalah pendahuluan yang terdiri dari lima bagian. Bagian kesatu adalah latar belakang dan permasalahan yang menguraikan tentang alasan tema pengolahan arsip hasil wawancara sejarah lisan dan teknik wawancara sejarah lisan untuk ditulis menjadi tugas akhir ini dan masalah-masalah yang 8 Sukandarrumidi dan Haryanto, Dasar-Dasar Penulisan Proposal Penelitian (Yogyakarta: Gadjah Mada Universty Press, 2008), hlm. 35. 9 Ibid., hlm. 46.
12 mendukung untuk ditulis dalam bagian ini. Bagian kedua, tujuan dan manfaat dari praktik kerja lapangan adalah menguraikan maksud dari penelitian ini untuk menambah khasanah ilmu kearsipan yang akhirnya ditujukan kepada masyarakat dan penulis. Ketiga adalah tinjauan pustaka digunakan untuk menguji teori yang ada dan direlevankan ke dalam praktik kerja lapangan yang akhirnya dipergunakan sebagai rujukan untuk menjadi pegangan teori dalam pembuatan tugas akhir. Keempat adalah bagian metode pengumpulan data yang berarti untuk mencari dan menghimpun data selama di lapangan dan saat pembuatan tugas akhir. Terakhir dalam bagian ini adalah bagian sistematika penulisan yang memberikan gambaran secara umum bab per bab dan bagian dari bab dalam tugas akhir ini. Bab kedua menggambarkan secara umum tentang tempat praktik kerja lapangan, dari saat sejarah berdirinya instansi tersebut hingga kekinian. Bab ini juga memberikan gambaran mengenai sejarah dari sejarah lisan di Indonesia. Pada bab ini terdapat penjelasan secara detail mengenai visi dan misi instansi saat ini dan jangka panjang kegiatan instansi ini. Tugas pokok dan fungsi adalah bahasan selanjutnya yang menggambarkan detail kegiatan instansi dan detail kegiatan dari Sub Direktorat Sejarah Lisan yang dijadikan tempat praktik kerja lapangan. Terakhir dalam bab kedua ini memberikan gambaran struktur organisasi yang besar dan memberikan alur tanggungjawab ke atas dan ke bawah. Bab ketiga adalah isi dari pembahasan tugas akhir ini. Pengertian sejarah lisan dan teori sejarah lisan berada di bagian pertama Pengolahan arsip hasil wawancara sejarah lisan berada di bagian berikutnya dengan digambarkan secara
13 menyeluruh dari kesiapan pelaksanaan wawancara hingga wawancara itu menjadi arsip dan dikelola dengan sistem yang telah ada. Pada saat praktik di lapangan arsip hasil wawancara sejarah lisan sama seperti arsip aktif, namun arsip ini langsung masuk ke arsip statis tanpa penilaian karena arsip ini mempunyai nilai guna arsip statis seperti kesejarahan. Bagian ketiga yang dibahas adalah sarana dan prasarana yang digunakan dalam menunjang kegiatan wawancara sejarah lisan dan pengolahan arsip hasil wawancara sejarah lisan. Sementara itu bagian terakhir dibahas mengenai analisis konsep unsur-unsur manajemen terhadap kendala-kendala kegiatan Sub Direktorat Sejarah Lisan. Bab terakhir, bab keempat terdiri dari kesimpulan dan saran. Kesimpulan adalah jawaban atas permasalahan yang telah dirumuskan dalam bab kesatu. Adapun saran adalah hal-hal yang berguna bagi instansi tersebut setelah dianalisa pada masalah yang ada dalam pembahasan di bab isi dalam tugas akhir ini.