SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN Pusat Layanan Teknologi Fakultas Teknik U niversitas D iponegoro Sem arang
2 Latar Belakang Perguruan tinggi, sebagai suatu lembaga, perlu mengetahui tingkat produktivitas dan kemajuan serta aktivitas yang terjadi pada perguruan tinggi tersebut. Oleh karena itu dalam perguruan tinggi diperlukan sebuah sistem informasi yang dapat mengolah berbagai macam data yang ada. Sistem Informasi Perpustakaan adalah sebuah perangkat lunak berbasis WEB dan barcode scanner yang bermanfaat untuk membantu pengelola perpustakaan dalam melaksanakan tugasnya, misalnya melakukan pencatatan peminjaman dan pengembalian buku, katalogisasi, pencatan kegiatan sirkulasi buku, pembuatan laporan, kartu anggota dan sebagainya. Selain itu, dapat pula digunakan oleh anggota perpustakaan dan pengguna umum untuk mencari buku dengan kategori tertentu, melakukan pemesanan buku, dan melihat data peminjamannya serta besar dendanya (jika ada). Penerapan teknologi informasi di perpustakaan dapat difungsikan dalam berbagai bentuk, antara lain: 1. Penerapan teknologi informasi digunakan sebagai Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan. Bidang pekerjaan yang dapat diintegrasikan dengan sistem informasi perpustakaan adalah pengadaan, inventarisasi, katalogisasi, sirkulasi bahan pustaka, pengelolaan anggota, statistik dan lain sebagainya. Fungsi ini sering diistilahkan sebagai bentuk Automasi Perpustakaan. 2. Penerapan teknologi informasi sebagai sarana untuk menyimpan, mendapatkan dan menyebarluaskan informasi ilmu pengetahuan dalam format digital. Bentuk penerapan TI dalam perpustakaan ini sering dikenal dengan Perpustakaan Digital. Kedua fungsi penerapan teknologi informasi ini dapat terpisah maupun terintegrasi dalam suatu sistem informasi tergantung dari kemampuan software yang digunakan, sumber daya manusia dan infrastruktur peralatan teknologi informasi yang mendukung keduanya. Tujuan Untuk meningkatkan pelayanan kepada anggota perpustakaan dan penguna umum, dengan diterapkannya Sistem Informasi Perpustakaan, perpustakaan akan mempunyai kemampuan dan fasilitas:
3 1. Bisa diakses dari mana saja dan kapan saja tanpa dibatasi oleh jarak dan waktu. 2. Sistem barcode, cepat dan akurat dalam melakukan transaksi. 3. Dibangun berdasarkan software open source (gratis) sehingga tidak perlu lisensi. 4. Data disimpan secara terpusat di server, setiap individu dapat menggunakan informasi yang sama. 5. Proses peng-update-an data lebih praktis. 6. Pembuatan laporan dapat dibuat setiap saat dengan data yang akurat, sehingga mempermudah dalam mengambil keputusan. 7. Upgradeable to digital library. Fasilitas Sistem yang Dibangun Sistem Informasi Perpustakaan yang ditawarkan ini dapat diakses oleh beberapa tingkatan pengguna. Masing-masing pengguna memperoleh menu yang terbatas sesuai dengan hak aksesnya. Namun demikian, ada satu tingkatan yang dapat mengatur seluruh pengguna yaitu Admin. Tingkatan pengguna yang terdapat pada SIP adalah sebagai berikut. 1. Tingkat Admin: mempunyai kewenangan untuk mengawasi dan menjalankan semua fasilitas yang terdapat pada SIP, 2. Tingkat Pustaka: mempunyai hak akses untuk menjalankan aplikasi yang berhubungan dengan proses perpustakaan seperti pemasukan data buku dan anggota, transaksi peminjaman dan pengembalian serta pencetakan label/barkode, 3. Tingkat Eksekutif: ditujukan untuk jajaran manajemen dan pengambil keputusan yang tidak perlu tahu jauh transaksi tetapi cukup mengetahui laporan-laporan penting (eksekutif summary) saja, 4. Tingkat Operator: mempunyai hak akses untuk menjalankan aplikasi yang berhubungan dengan proses pemasukan data buku. 5. Tingkat Pengguna: dari menu ini pengguna dapat melihat informasi data buku yang tersedia/dipinjam, cari katalog judul/pengarang/subyek, status buku (dipinjam/tersedia) dan sebagainya. Fasilitas ini dapat dilakukan dari belahan dunia manapun selama sistem sudah di up-load di server internet/jaringan lokal.
4 Menu-menu yang disediakan oleh SIP 1. Buku : Berisi operasi pengolahan data buku, antara lain pencatatan dan katalogisasi buku baru, mengedit, mencari dll. 2. Jurnal : Berisi operasi pengolahan Jurnal dan Paper, antara lain mengisi data baru, mengedit, mencari dll. Di sini Paper merupakan bagian dari Jurnal artinya satu Jurnal bisa terdiri dari beberapa Paper.
5 3. Skripsi : Berisi operasi pengolahan skripsi, antara lain mengisi data skripsi baru, mengedit, mencari dll. 4. Anggota : Berisi operasi pengolahan anggota, antara lain mengisi data anggota baru, mengedit, mencari, mengaktifkan keanggotaan dll.
6 5. Peminjaman : Untuk melakukan transaksi peminjaman, melihat transaksi peminjaman pada waktu-waktu yang lalu. 6. Pengembalian : Untuk melakukan transaksi pengembalian, melihat transaksi pengembalian pada waktu-waktu yang lalu. 7. Mencari : Berisi operasi pencarian yang meliputi pencarian buku, paper, skripsi dan anggota.
7 8. Laporan : Berisi tentang informasi transaksi peminjaman dan pengembalian. 9. Pilihan : Berisi tentang pengaturan yang akan diterapkan dalam Sistem Informasi Perpustakaan ini dan juga untuk mem-backup database. 10. Password : Berisi tentang penggantian password dan membuat username baru. 11. Pengunjung : Digunakan untuk mencatat pengunjung.
8 Tampilan halaman muka dari SIP tampak seperti Gambar 1. Contoh Fitur yang dibuat Tampilan Tampilan Menu Utama
9 Tampilan Daftar Buku Tampilan Pencetakan Label Buku dengan sistem barcode
10 Tampilan Pencetakan Kartu Anggota juga dengan sistem barcode Tampilan Mengetahui statistik transaksi pengembalian buku
11 Tampilan Fasilitas untuk mengetahui buku-buku yang belum kembali Tampilan Mengetahui riwayat peminjaman anggota
12 Tampilan Statistik Pengunjung Penutup Demikian proposal ini dibuat dengan harapan dengan adanya Sistem Informasi Perpustakaan ini dapat meningkatkan pelayanan kepada anggota pada khususnya dan pada masyarakat yang membutuhkan akses ke perpustkaan ini. Untuk masyarakat yang berada jauh dari tempat perpustakaan ini dapat dengan mudah mengakses informasi seputar perpustakaan (data buku yang ada, status buku dll) dengan mudah didepan komputer tanpa harus datang ke perpustakaan. Selanjutnya, jika dikehendaki kami bersedia untuk memberikan pemaparan (presentasi) langsung. Untuk keterangan lebih lanjut bisa menghubungi: Sumardi, ST. MT Email : sumardi@undip.ac.id; sumardi.undip@gmail.com Phone : (024) 70209574; (024) 7460057; 081325309872 Fax : (024) 7460057