PROGRAM PEMBELIAN Pada bab ini kami akan memberikan penjelasan selengkap mungkin, karena pada bab berikutnya pola-polanya akan digunakan kembali. Penjelasan mencakup hal-hal dibawah ini. 1. Rancangan normalisasi file 2. Program Login 3. Transaksi Pembelian 4. Laporan 5. Program rincian pembelian 6. Pembuatan laporan Crystal Report 5.1 Normalisasi file Pembahasan tentang normalisasi file telah kami lakukan pada buku kami yang ketiga dengan judul Konsep Dan Implementasi Visual Basic 6.0. Silakan Anda membacanya untuk mendapatkan penjelasan yang lebih rinci. Program pembelian ini dirancang dengan Normaliasi level ketiga (3NF) dengan bentuk seperti gambar berikut. 1
Gambar 5.1 Normalisasi Program Pembelian Program pembelian menyimpan data pada dua tabel yang berbeda karena bentuk relasinya one to many yaitu ke tabel Pembelian dan DetailBeli. Adapun data yang disimpan dalam tabel terlihat pada kedua tabel di bawah ini. Tabel Pembelian Pembelian Faktur Tanggal Jam JmlItem JmlTotal Dibayar Kembali KodeKsr KodePms 0709050001 05/09/07 12:35:49 6 4800 5000 200 KSR01 PMS01 2
Tabel DetailBeli DetailBeli Faktur KodeBrg JmlBeli 0709050001 AQU001 1 0709050001 KOP001 2 0709050001 SAB001 3 Data di tabel DetailBeli dengan nomor faktur berulang memungkinkan kita untuk menggabungkan kode barang yang sama, jika dalam transaksi pembelian diisi dengan data di bawah ini: KodeBrg JmlBeli AQU001 1* KOP001 2** KOP002 1 KOP001 2** AQU001 1* SAB001 3 Maka pada saat disimpan ke tabel DetailBeli jumlah barang yang kodenya sama dapat digabungkan menjadi: 3
KodeBrg JmlBeli AQU001 2 KOP001 4 KOP002 1 SAB001 3 Dengan cara seperti ini kita dapat menghemat kertas untuk mencetak faktur dan menghemat harddisk. 5.2 Database Dan Tabel Setelah melihat bentuk normalisasi dan data yang dihasilkan dari program pembelian ini, maka untuk menghemat ruang dan waktu silakan buka file database dalam CD Pendukung agar Anda dapat melihat struktur masingmasing tabel dan type datanya. 4
Gambar 5.2 Database dan Tabel Program Pembelian 5.3 Membuat Module Untuk memulai membuat program pembelian, aktifkanlah VB kemudian awali dengan membuat Module agar dapat mengakses database dengan efektif dan efisien, lalu ketik coding berikut ini. Coding : Public Conn As New ADODB.Connection Public RSBarang As ADODB.Recordset Public RSKasir As ADODB.Recordset Public RSPembelian As ADODB.Recordset Public RSDetailBeli As ADODB.Recordset Public RSTransaksi As ADODB.Recordset Public RSPemasok As ADODB.Recordset Public Sub BukaDB() Dim STR As String Set Conn = New ADODB.Connection Set RSBarang = New ADODB.Recordset Set RSKasir = New ADODB.Recordset Set RSPembelian = New ADODB.Recordset Set RSDetailBeli = New ADODB.Recordset Set RSTransaksi = New ADODB.Recordset Set RSPemasok = New ADODB.Recordset 5
Conn.Open "PROVIDER=Microsoft.Jet.OLEDB.4.0;Data Source=" & App.Path & "\ADOBeli.mdb" End Sub 5.4 Form Login Login berfungsi agar pemakai program adalah orang yang mempunyai otoritas tertentu saja, yaitu kasir yang datanya disimpan dalam tabel kasir. Buatlah form login seperti gambar berikut. Gambar 5.4 Form Login Hasil Modifikasi Dengan asumsi pengolahan data kasir, barang dan data pemasok telah dibuat, marilah kita membuat program transaksi pembelian barang. 5.5 Transaksi Pembelian Ilustrasi pada program ini adalah sebagai berikut: 1. Nomor faktur muncul secara otomatis, berubah setiap hari dan setiap ganti transaksi setelah faktur sebelumnya disimpan. 2. Nama kasir dan kode kasir muncul secara otomatis dari login. Kode kasir tidak ditampilkan dalam form (LblKodeKsr.Visible = False). 3. Tanggal dan jam muncul secara otomatis diambil dari sistem komputer, oleh karena itu diharapkan mengecek kembali validasi tanggal dan jam komputer sebelum program dijalankan. 6
4. Hal pertama yang harus dilakukan adalah mengetik kode pemasok. Jika kode ditemukan maka identitas pemasok akan muncul dan Anda tinggal melakukan transaksi pembelian. 5. Jika kode pemasok tidak ditemukan maka data pemasok harus diisi dengan lengkap karena akan sekaligus disimpan ke tabel pemasok. 6. Memilih data pemasok dapat dilakukan melalui ComboBox. 7. Saat melakukan transaksi, kode barang dapat diketik di kolom kode atau mengambil dari list. Jika kode barang ditemukan maka datanya akan ditampilkan dan Anda tinggal mengisi jumlah pembeliannya. 8. Jika kode barang yang diketik dalam grid tidak ditemukan maka Anda harus mengisi nama, harga dan jumlahnya karena kode tersebut termasuk barang baru yang akan langsung disimpan ke dalam tabel barang. 9. Jumlah total item barang dan total harga muncul otomatis setelah mengisi kode barang dan jumlah barang yang dibeli, begitupun dengan jumlah total harga. 10. Terakhir kita tinggal mengisi jumlah pembayaran dan menyimpannya. Biasanya program ini dibuat dengan cara mengentri data pemasok dan data barang terlebih dahulu pada form yang terpisah tetapi dengan pola seperti ini Anda dapat menyimpan data ke dalam empat tabel sekaligus yaitu ke tabel pembelian, DetailBeli, Pemasok dan tabel Barang (khusus tabel Pemasok dan tabel Barang jika data tersebut merupakan data baru). Setelah memahami alur programnya sekarang buatlah form transaksi pembelian seperti gambar di bawah ini. 7
5.6 Struk Pembelian Gambar 5.5 Form Transaksi Pembelian Untuk dapat menampilkan hasil transaksi ke layar, harus ditambahkan sebuah form baru dengan nama TAMPILKAN (nama form bebas). Contoh faktur dari transaksi pembelian adalah sebagai berikut. 8
Gambar 5.6 Struk Pembelian Transaksi pembelian ini merupakan program utama. Setelah data disimpan dengan mengacu pada rancangan normalisasi yang telah dibuat selebihnya data dapat diolah sesuai kebutuhan, misalnya dibuat laporan harian, mingguan dan bulanan, atau membuat sebuah form untuk melihat rincian pembelian per faktur, per kasir, per pemasok dan sebagainya. Dalam CD pendukung kami telah membuat lengkap dengan pengolahan data barang, pemasok, kasir, laporan dan rinciannya. 9
5.7 Laporan Pembelian Laporan pembelian dibagi menjadi tiga, yaitu laporan harian, mingguan dan bulanan. Buatlah form seperti bentuk di bawah ini. Gambar 5.7 Form Laporan Pembelian 10
Laporan Oleh : Uus Rusmawan Semua laporan dirancang dengan pola penggabungan berdasarkan nama barang. Contoh: Nama Barang Harga Beli Jml Beli Total AQUA BOTOL 1500 ML 1500 1 1500 AQUA BOTOL 600 ML 750 1 750 AQUA BOTOL 600 ML 750 1 750 AQUA GELAS 300 1 300 KOPI KAPAL API 750 1 750 KOPI KAPAL API 750 2 1500 Grand Total 7 5550 Digabung menjadi : Nama Barang Harga Beli Jml Beli Total AQUA BOTOL 1500 ML 1500 1 1500 AQUA BOTOL 600 ML 750 2 1500 AQUA GELAS 300 1 300 KOPI KAPAL API 750 3 2250 Grand Total 7 5550 11
Gambar 5.8 Laporan Harian Gambar 5.9 Laporan Mingguan 12
Gambar 5.10 Laporan Bulanan Cara pembuatan laporan seperti ini telah dibahas dalam buku kami yang ketiga, silakan dibaca untuk mendapatan penjelasan yang lebih rinci. 5.8 Rincian Pembelian Program ini berfungsi untuk melihat kembali data transaksi pembelian yang telah disimpan. Buatlah form dengan bentuk seperti gambar di bawah ini. 13
Gambar 5.11 Rincian Pembelian Catatan: Program pembelian ini akan dijadikan prototype untuk program-program berikutnya, oleh karena itu disarankan agar Anda benar-benar memahaminya. 14