4 BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Pengertian Sistem Sistem adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan pokok perusahaan. (Mulyadi (2001:5)) Sistem adalah suatu kerangka dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan yang disusun sesuai dengan skema yang menyeluruh untuk melaksanakan suatu kegiatan atau fungsi utama dari perusahaan (Baridwan, Zaki 1994:3). 2.2 Pengertian Sistem Akuntansi Sistem akuntansi mempunyai arti penting bagi manajemen dan organisasi secara keseluruhan di dalam perusahaan. Untuk itu perlu dipahami dengan baik pengertian akuntansi untuk menghindari penyimpangan dalam penerapannya. (Mulyadi (2001:31)) Sistem akuntansi adalah formulir-formulir, catatan-catatan, prosedurprosedur dan alat-alat yang digunakan untuk mengelolah data dan mengenai usaha satu kesatuan ekonomis dengan tujuan untuk menghasilkan umpan balik dalam bentuk laporan yang diperlukan oleh manajemen untuk mengawasi usahanya bagi pihak-pihak lain yang berkepentingan seperti pemegang saham, kreditur dan lembaga pemerintah untuk menilai hasil operasi. (Baridwan, Zaki (1994:6))
5 Sistem akuntansi adalah metode dan prosedur untuk mengumpulkan, pengelompokan, merangkum, serta melaporkan informasi keuangan dan operasi perusahaan. (Ja mes M. Reeve, Carl S. Warren, Jonathan E. Duchac, Ersa Tri Wahyuni, Gatot Soepriyanto, Amir Abadi Jusuf, Chaerul D. Djakman (2009 : 223)). 2.3 Pengertian penjualan kredit Pada umumnya perusahaan didirikan dengan suatu tujuan yang sama yaitu untuk memperoleh laba optimal. Hal ini dimanfaatkan oleh perusahaan untuk mengembangkan usahnya khususnya dalam bidang penjualan sebab penjualan merupakan salah satu kegiatan pokok yang harus dilakukan perusahaan dalam rangka kelangsungan hidup perusahaan. Penjualan kredit adalah penjualan yang dilakukan dengan perjanjian dimana pembayaran dilaksanakan secara bertahap, yaitu pada saat barang-barang diserahkan kepada pembeli, penjual menerima pembayaran pertama sebagian dari harga penjualan (uang muka) dan sisanya dalam be berapa kali angsuran. Jadi bahwa penjualan kredit adalah penjualan yang tidak langsung menerima pembayaran atas penjualan yang dilakukan. Dalam transaksi penjualan kredit, jika order dari konsumen telah terpenuhi dengan mengirimkan barang / penyerahan jasa, untuk jangka waktu tertentu perusahaan memiliki piutang kepada konsumennya. Kegiatan penjualan secara kredit ditangani perusahaan melalui perusahaan melalui sistem penjualan kredit. (Mulyadi (2001:249)) Sistem penjualan adalah seperangkatprosedur yang dijalankan oleh perusahaan dalam melaksanakan kegiatan penjualan sesuai dengan tujuan pengendalian intern
6 dalam menangani pesanan hingga pengiriman barang. (Baridwan, Zaki (1994:109)) Menurut Soemarso (2009:160) yaitu Penjualan kredit adalah transaksi antara perusahaan dengan pembeli untuk menyerahkan barang atau jasa yang berakibat timbulnya piutang, kas aktiva. 2.3.1 Fungsi-fungsi yang terkait Menurut Mulyadi (2001:211-213) fungsi yang terkait dalam sistem penjualan kredit adalah : 1. Fungsi penjualan menerima surat order dari pembeli, mengedit order dari pelanggan untuk menambahkan informasi yang belum ada pada surat order tersebut (seperti spesifikasi barang dan rute pengiriman), memintak otorisasi kredit, menentukan tanggal pengiriman dan dari gudang mana barang akan dikirim, dan mengisi surat order pengiriman. 2. Fungsi kredit Fungsi ini berada dibawah fungsi keuangan yang dalam traksaksi penjualan kredit, bertanggungjawab untuk meneliti status kredit pelanggan dan memberikan otorisasi pemberian kredit kepada pelanggan.
7 3. Fungsi Gudang menyimpan barang dan menyiapkan barang yang dipesan oleh pelanggan, serta menyerahkan barang ke fungsi pengiriman. 4. Fungsi pengiriman menyerahkan barang atas dasar surat order pengiriman yang diterimanya dari fungsi penjualan. 5. Fungsi penagihan membuat dan mengirimkan faktur penjualan kepada pelanggan, serta menyediakan copy faktur bagi kepentingan pencatatan transaksi penjualan oleh fungsi akuntansi. 6. Fungsi akuntansi mencatat piutang yang timbul dari transaksi penjualan kredit dan membuat serta mengirimkan pernyataan piutang kepada para debitur, serta membuat laporan penjualan. 2.3.2 Informasi yang diperlukan oleh manajemen Informasi yang umumnya diperlukan oleh manajemen dari kegiatan penjualan kredit Menurut Mulyadi (2001:213) adalah :
8 1. Jumlah pendapatan penjualan menurut jenis produk atau kelompok produk selama jangka waktu tertentu. 2. Jumlah piutang kepada setiap debitur dari transkasi penjualan kredit. 3. Jumlah harga pokok produk yang dijual selama jangka waktu tertentu. 4. Nama dan alamat pembeli. 5. Kuantitas produk yang dijual. 6. Nama wiraniaga yang melakukan penjualan. 7. Otorisasi pejabat yang berwenang. 2.3.3 Dokumen yang digunakan Dokumen yang digunakan dalam sistem penjualan kredit adalah: (Mulyadi (2001:214)) 1. Surat order pengiriman dan tembusannya. 2. Faktur dan tembusannya. 3. Rekapitulasi harga pokok penjualan. 4. Bukti memorial. 2.3.4 Catatan akuntansi yang digunakan Menurut Mulyadi (2001:218-219) catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penjualan kredit adalah:
9 1. Jurnal penjualan Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat transaksi penjualan, baik secara tunai maupun kredit. 2. Kartu piutang Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi piutang perusahaan kepada tiap-tiap debiturnya. 3. Kartu persediaan Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi setiap jenis persediaan. 4. Kartu gudang Catatan ini diselenggarakan oleh fungsi gudang untuk mencatat mutasi dan persediaan fisik barang yang disimpan di gudang. 5. Jurnal umum Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat harga pokok produk yang dijual selama periode akuntansi tertentu. 2.3.5 Jaringan prosedur yang membentuk sistem Jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan kredit adalah sebagai berikut : Menurut Mulyadi (2001:219-220)
10 1. Prosedur order penjualan Dalam prosedur ini, fungsi penjualan menerima order dari pembeli dan menambahkan informasi penting pada surat order dari pembeli. 2. Prosedur persetujuan kredit Dalam prosedur ini, fungsi penjualan meminta persetujuan penjualan kredit kepada pembeli tertentu dari fungsi kredit. 3. Prosedur pengiriman Dalam prosedur ini, fungsi pengiriman mengirimkan barang kepada pembeli sesuai dengan informasi yang tercantum dalam surat order pengiriman yang diterima dari fungsi pengiriman. 4. Prosedur penagihan Dalam prosedur ini, fungsi penagihan membuat faktur penjualan dan mengirimkannya kepada pembeli. 5. Prosedur pencatatan piutang fungsi akuntansi mencatat tembusan faktur penjualan ke dalam kartu piutang atau dalam metode pencatatan tertentu mengarsipkan dokumen tembusan menurut abjad yang berfungsi sebagai catatan piutang. 6. Prosedur distribusi penjualan Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mendistribusikan data penjualan menurut informasi yang diperlukan oleh manajemen.
11 7. Prosedur pencatatan harga pokok penjualan Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat secara periodik Dalam prosedur ini, total harga produk yang dijual dalam periode akuntansi tertentu.