A. Latar Belakang Masalah 1. Perpustakaan adalah unsur penunjang universitas 2. Academic Library Management System 3. Sepuluh pokok permasalahan perpustakaan 4. Manajemen Perpustakaan Perguruan Tinggi menuntut pelayanan yang berbasis Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) 5. Perkembangan Digital Library Network 6. Manajemen Perpustakaan Universitas Pendidikan Indonesia telah berupaya untuk mengantisipasi tuntutan eksternal dan internal seputar organisasi perpustakaaan saat ini
B. Identifikasi Masalah 1. Manajemen Perpustakaan UPI belum mengintegrasikan visi, misi dan tujuan universitasnya dalam melaksanakan fungsinya sebagai unsur penunjang universitas. 2. Produk layanan Perpustakaan UPI belum dapat diakses dengan mudah oleh pengguna perpustakaan 3. Sebagai unsur penunjang, perpustakaan perguruan tinggi belum mengantisipasi tuntutan pengguna perpustakaan sesuai kebutuhannya di bidang edukatif, informatif, riset dan administratif.
4. Perkembangan layanan perpustakaan berbasis TIK belum berkembang sesuai dengan kesiapan SDM Perpustakaan 5. Sumber daya dan nilai-nilai perpustakaan belum didayagunakan secara maksimal 6. Upaya pengendalian untuk peningkatan layanan akademik belum dikaitkan dengan perspektif anggaran, kepuasan pengguna, proses kegiatan internal, pertumbuhan dan pembelajaran.
C. Fokus Permasalahan: Upaya-upaya manajemen perpustakaan UPI dalam mengantisipasi tantangan internal dan eksternal perpustakaan untuk memuaskan penggunanya dengan layanan berbasis Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) yang bertajuk Digital Library Initiative.
Fokus Pertama Manajemen perpustakaan yang sedang berlangsung, yang mencakup manajemen layanan teknis, manajemen layanan kepada pengguna, dan kegiatan tata usaha sebagai administrasi pendukung dalam upaya memenuhi kebutuhan pengguna.
Fokus Kedua Upaya yang dilakukan oleh manajemen Perpustakaan UPI, untuk mengantisipasi kebutuhan pengguna perpustakaan dengan Digital Library Initiave.
D. PERTANYAAN PENELITIAN mencakup: Kegiatan Manajemen Perpustakaan UPI yang sedang berlangsung Pengimplementasian DLI-UPI ditinjau dari aspek- kepemimpinan, struktur dan fungsi organisasi, kompetensi khusus SDM, daya dukung sumber daya perpustakaan, komitmen SDM dan budaya organisasi Pengendalian DLI-UPI ditinjau dari perspektif anggaran, kepuasan pengguna, proses kegiatan internal, proses pertumbuhan dan pembelajaran
Pertanyaan-Pertanyaan Penelitian: 1. Manajemen Perpustakaan UPI a. Apakah manajemen Perpustakaan UPI menetapkan program kerjanya sesuai dengan visi-misi yang digariskannya? b. Apakah layanan teknis (technical services; technical processing) yang dilakukan Perpustakaan UPI telah memenuhi kebutuhan penggunanya? c. Apakah layanan kepada pengguna (users services) Perpustakaan UPI telah memenuhi kebutuhan penggunanya? d. Apakah ketatausahaan Perpustakaan UPI telah mendukung pelayanan perpustakaan kepada penggunanya?
2. Implementasi DLI-UPI a. Faktor-faktor apa yang mendorong dibangunnya layanan DLI-UPI? b. Apakah fungsi kepemimpinan Perpustakaan UPI mendukung implementasi DLI-UPI? c. Apakah struktur dan fungsi organisasi perpustakaan UPI sudah tepat untuk melaksanakan DLI-UPI? d. Apakah kompetensi khusus SDM Perpustakaan UPI mendukung implementasi DLI-UPI? e. Apakah sumber daya Perpustakaan UPI mendukung implementasi DLI-UPI?
f. Apakah komitmen SDM Perpustakaan UPI mendukung implementasi DLI- UPI? g. Apakah faktor-faktor budaya organisasi di Perpustakaan UPI mempengaruhi implementasi DLI-UPI?
3. Pengendalian Implementasi DLI-UPI a. Dapatkah layanan kepada pengguna diberikan pada tingkat biaya yang tersedia dengan pengelolaan yang efisien dan kompetitif? b. Apakah DLI-UPI telah memberikan layanan kepada pengguna sesuai dengan kebutuhan dan harapan pengguna perpustakaan? c. Apakah Perpustakaan UPI dapat meningkatkan layanan melalui proses kegiatan internal yang dilakukan pada kegiatan DLI-UPI? d. Apakah kinerja pimpinan dan SDM Perpustakaan UPI meningkat melalui DLI- UPI?
E. Tujuan Penelitian Mengidentifikasi, mendeskripsikan, menganalisis, merumuskan temuan, membuat kesimpulan, implikasi dan rekomendasi dalam manajemen perpustakaan perguruan tinggi yang berkaitan dengan upaya-upaya yang dilakukannya untuk memenuhi kebutuhan pengguna perpustakaan. Pada akhir penelitian diharapkan peneliti dapat mengemukakan Konsep Model Struktur Organisasi Perpustakaan Hibrida sebagai sebuah implikasi yang diharapkan dapat menjadi suatu model perpustakaan masa depan.
F. Lokasi Penelitian Lokasi penelitian ini adalah Perpustakaan Pusat Universitas Pendidikan Indonesia, Jl. Dr. Setiabudhi 229 Bandung, Jawa Barat, yang telah memiliki indikator-indikator Perpustakaan Hibrida dalam mengantisipasi tantangan eksternal dan internal organisasi Perpustakaan Perguruan Tinggi
G. Tinjauan Pustaka 1. Manajemen Strategik (Rowe dkk, 1990:2 dan Wheelen & Hunger, 1987:4). 2. Pengimplementasian strategi (Thompson & Strickland, 1987:19). 3. Pengendalian Strategi (Thompson & Strickland, 1987:205-262). 4. Balanced Scorecard sebagai metode pengendalian (Kaplan & Norton, 2000:11)
H. Kerangka Berpikir Penelitian Berdasarkan Pendekatan Strategi POTRET LINGKUNGAN ANALISA KKPA MANAGEMENT STRATEGI TUJUAN Masukan Bahan: Kelompok & Kebutuhan Pengguna Perpustakaan Perencanaan Strategik: 1. Pemahaman Visi dan Misi 2. Penetapan Tujuan 3. Penetapan Sasaran 4. Penyusunan Strategi 5. Penyusunan Program Masukan Instrumental: Visi, Misi, T ujuan, Perguruan tinggi, Nilai Sosial Budaya, Piranti Keras dan Lunak, Informasi, Struktur Organisasi, Sarana dan Prasarana, Sumber Daya Manusia, Dana, Fasilitas. Manaje men Pe layanan Pe rpustakaan Konvensional untuk Pelayanan Teknis dan Pelayanan Pe ngguna ANALISIS KKPA (SWOT) Pengimplementasian Strategik: 1. Kepemimpinan 2. Struktur Organisasi 3. Kompetensi Khusus 4. Sumber Daya Perpustakaan 5. Komitmen SDI 6. Budaya Organisasi DIGITAL LIBRARY INITIATIVE UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA PERPUSTAKAAN HIBRIDA (HYBRIDE LIBRARY) KONSEP MODEL PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA Masukan Lingkungan: Kebijakan Pemerintah dan Instansi Terkai, Partisipasi Masyarakat, OrganisasiProfesi, Dunia Kerja, Benchm arking. Pengendalian Strategik: 1. Perspektif Anggaran 2. Perspektif Pengguna 3. Perspektif Kegiatan internal 4. Pertumbuhan dan Pembelajaran KEPUASAN PENGGUNA (Response Satisfaction and Loyality) Umpan Balik
I. Metode Penelitian Pendekatan kualitatif-naturalistik dengan metode deskriptif-analitik.
J.Temuan Penelitian Kesimpulan Umum: Upaya meningkatkan layanan perpustakaan kepada penggunanya dengan mengembangkan otomasi dan mekanisasi menuju perpustakaan digital ditilik dari perspektif anggaran, kepuasan pengguna, proses kegiatan internal, pertumbuhan dan pembelajaran, ditentukan oleh kepemimpinan, struktur dan fungsi organisasi, kompetensi khusus SDM, daya dukung sumber daya perpustakaan, komitmen SDM dan budaya organisasi. "
KESIMPULAN-KESIMPULAN KHUSUS MENCAKUP: Manajemen Perpustakaan Universitas Pendidikan Indonesia Pengimplementasian Digital Library Intiative -UPI Pengendalian Digital Library Intiative - UPI
Kesimpulan-Kesimpulan Khusus: 1. Manajemen Pelayanan Perpustakaan UPI a. Perpustakaan UPI menetapkan program kerjanya sesuai dengan visi dan misi perpustakaan yang mengacu kepada visi dan misi universitas. b. Administrasi Urusan Pembinaan-Pengembangan Koleksi dan Urusan Pengolahan-Pemeliharaan Koleksi Perpustakaan UPI belum melakukan pekerjaan berdasarkan Standar Prosedur Operasional (SPO).
c. SDM pada Urusan Pelayanan kepada Pengguna memiliki inisiatif untuk melakukan pelayanan berbasis teknologi informasi dan komunikasi. OPAC dan content keperpustakaanan pada Website Perpustakaan UPI (http://perpustakaan.upi.edu.) merupakan salah satu produk yang sangat diminati pengguna perpustakaan. d. Ketatausahaan Perpustakaan UPI memberdayakan SDM dan Sumber Daya Perpustakaan untuk meningkatkan pelayanan perpustakaan tanpa konsep completed staff work.
2. Implementasi Digital Library Initiative a. Perpustakaan UPI menetapkan program pilihan yang bertajuk Digital Library Initiative UPI (DLI-UPI) b. Kepemimpinan Perpustakaan UPI yang terdiri dari unsur fungsional pustakawan dan struktural menjalankan fungsinya berdasarkan aktivitas, tujuan dan ekspektasi dengan pendekatan kolegial. c. Kepemimpinan Perpustakaan UPI mengalami hambatan dalam melakukan pembaharuan karena tidak mempertimbangkan budaya organisasi yang sedang berlangsung.
d. Perpustakaan UPI merupakan Strategic Business Unit (SBU) dan domain-domain operasionalnya merupakan Functional Strategy (FS). e. Kompetensi khusus SDM dalam penelitian ini adalah kapabilitas SDM perpustakaan dalam meningkatkan pelayanan perpustakaan dengan DLI- UPI. f. Peningkatan Sense of belonging terhadap equipment yang menjadi tanggungjawab masing-masing SDM perpustakaan
g. Komitmen pemimpin dan SDM Perpustakaan, ditunjukkan oleh SDM yang memiliki latar belakang pendidikan ilmu keperpustakaanan secara utuh dan memiliki jabatan fungsional pustakawan pada saat pertama kali diangkat sebagai Pegawai Negeri Sipil. h. Budaya one man run library telah ditunjukkan oleh kelompok SDM yang bekerja di bagian pelayanan pengguna.
3. Pengendalian Digital Library Initiative Dana Bantuan Operasional (DBO) Kesiapan dan ketersediaan koleksi Perpustakaan UPI yang masih jauh dari standard Produktivitas layanan teknis meningkat oleh SDM yang melibatkan diri pada DLI Pertumbuhan dan pembelajaran dilakukan dengan inhouse-training dan re-training.
K. Implikasi Hasil Penelitian 1. Pengelola Perpustakaan UPI memposisikan diri sebagai anggota dalam organisasi pembelajaran 2. Pengelola perpustakaan UPI seharusnya bekerja sama secara aktif dengan stakeholders perpustakaan 3. Kompetensi khusus SDM perpustakaan UPI dikembangkan dengan memberdayakan dan meningkatkan kinerja pustakawan fungsional dan tenaga struktural. 4. Kebermaknaaan sumber daya perpustakaan UPI meningkat (sense of belonging) untuk mendayagunakan aset perpustakaan. 5. Komitmen SDM Perpustakaan UPI dimulai dengan pembinaan memupuk kemauan untuk membangun dan mempertahankan perencanaan
6. Budaya organisasi perpustakaan UPI dikembangkan dan ditentukan oleh faktor lingkungan, faktor SDM, faktor asumsi bersama, disiplin, dan sense of belonging 7. Pengelola perpustakaan UPI mempelajari kepentingan dan kebutuhan pengguna, mempertahankan pengguna yang aktif, menambah anggota perpustakaan berdasarkan promosi dan pemasaran perpustakaan yang tepat, mampu mengukur kepuasan pelanggan, dan dapat membina stake holders yang menguntungkan. 8. Proses Kegiatan Internal selalu dalam kondisi proses inovasi, operasi dan proses layanan kepada pengguna dalam menghadapi tantangan perpustakaan UPI yang spesifik. 9. Pertumbuhan dan pembelajaran SDM perpustakaan UPI, ditandai dengan kategori kapabilitas pekerja, kapabilitas sistem informasi berbasis teknologi, motivasi dan pengelolaan diri, pemberdayaan diri kepada aset yang ada dan keselarasan untuk melakukan pelayanan.
L. Rekomendasi Hasil Penelitian 1. Perpustakaan UPI seyogianya berbentuk perpustakaan hibrida (Hybrid Library), yaitu perpustakaan yang memadukan antara perpustakaan konvensional dan perpustakaan elektronik serta digital.
Penjelasan : = garis komando ------------------ = garis koordinasi
2. SDM Perpustakaan UPI perlu meningkatkan kinerjanya dalam: a) mengelola diri sendiri untuk menjadi fungsional yang profesional, b) mengembangkan diri melalui in-house training dan reretraining, c) membangun kerja sama secara internal dan eksternal, d) meningkatkan IGU dengan mendayagunakan aset atau sumber daya yang ada sesuai dengan peraturan yang ada, e) memperjuangkan pengadaan journal, e-journal dan e-book untuk melengkapi kebutuhan informasi pengguna, f) melakukan crash program (program darurat) untuk mengantisipasi dengan segera tantangan internal dan eksternal yang berada diseputar perpustakaan, g) mendayagunakan kembali koleksi yang mengandung grand theory yang telah digudangkan, h) menggalakkan SOP, i) memiliki Programmer dan Administration System SIPBTI yang tetap, yang setiap saat dapat melakukan information and sharing knowledge.
3. Kepemimpinan perpustakaan yang terdiri dari kelompok fungsional dan struktural, harus menjalankan fungsinya berdasarkan aktivitas, tujuan dan ekspektasi dengan pendekatan kolegial sehingga segala tantangan baik internal maupun eksternal dapat diantisipasi dengan segera. Pemimpin Perpustakaan Universitas harus memiliki latar belakang pendidikan keperpustakaanan dan menguasai salah satu disiplin ilmu secara utuh, memiliki library management skill, library technological know-how, memahami ilmu psikologi perkembangan, psikologi masyarakat dan pendidikan, information science know-how, technological information skill dan management teknologi informasi, content analyssis, dan human relation skill yang baik.
4. Untuk meningkatkan citra perpustakaan UPI, reward and punishment kepada SDM Perpustakaan harus diberikan dengan seimbang. 5. Anggaran perpustakaan hendaklah disusun berdasarkan kebutuhan Perpustakaan UPI yang berbasiskan tuntutan dan kebutuhan pengguna. Secara bertahap, universitas seyogianya dapat mempersiapkan anggaran sebesar 5% (lima persen) dari jumlah seluruh anggaran universitas untuk pengembangan koleksi perpustakaan seperti yang dianjurkan oleh Pedoman Penyelenggaraan Perpustakaan Perguruan Tinggi Ditjen Dikti Departemen Pendidikan Nasional tahun 2004.
6. Proses Kegiatan Internal pada Perpustakaan UPI hendaknya diisi dengan kegiatan melakukan kegiatan inovasi, proses operasi dan proses layanan kepada pengguna yang bersinergi. 7. Pertumbuhan dan pembelajaran pada Perpustakaan UPI hendaknya diutamakan dengan pembangunan kapabilitas para pemimpin dan SDM Perpustakaan dalam mengelola perubahan unjuk kinerja dari kegiatan yang bersifat manual dan menuju ke kegiatan yang berbasis teknologi informasi tanpa mengabaikan sentuhan manusiawi. 8. Perlu dilakukan penelitian lebih lanjut tentang Kesiapan SDM Fungsional Pustakawan Dalam Membangun Perpustakaan Hibrida di Perguruan Tinggi (Studi Kasus Kesiapan SDM Pustakawan Fungsional Profesional dan SDM Pustakawan Fungsional impassing)
Pengadaan Input Data Pengolahan Edit Data Otomasi Sirkulasi Administrasi Check Point Input Data Net Sotrage Digital Library Edit Data Konversi Penelusuran Internet Penelusuran Informasi Penelusuran Koleksi Web Server Admin Pengembangan Program Layanan Multimedia Pengolahan Data Perbaikan Software Gambar 4-23: Rencana Jaringan Perpustakaan Digital Perpustakaan UPI
Beberapa proposisi yang dikemukakan dari hasil penelitian ini adalah hal-hal yang berkaitan dengan: Manajemen Perpustakaan Standard Prosedur Operasional Ketatausahaan di Perpustakaan Kerjasama dalam jaringan Kepemimpinan Perpustakaan Kapabilitas SDM Perpustakaan Pemberdayaan Sumber Daya Perpustakaan Budaya one man run library Pertumbuhan dan pembelajaran
L. Proposisi 1. Manajemen Perpustakaan merupakan fungsi-fungsi kepemimpinan, perencanaan, pelaksanaan dan pengendalian yang dioperasikan terhadap kegiatan operasional perpustakaan yang terdiri dari pelayanan teknis, pelayanan kepada pengguna dan administrasi perpustakaan. 2. Standard Prosedur Operasional (SPO) pada layanan teknis, layanan non teknis dan layanan administrasi Perpustakaan UPI sebagai Functional Strategy (FS) dibakukan untuk berkompetisi dalam meningkatkan pelayanan kepada pengguna perpustakaan.
3. Ketatausahaan Perpustakaan UPI yang belum beralih dari konsep staf konvensional (clerical work) ke konsep pekerjaan staf lengkap (completed staff work) menghambat kelancaran pelayanan perpustakaan. 4. Kerjasama dalam jaringan menekankan kepada pertukaran subyek atau content informasi yang dimiliki oleh masing-masing perpustakaan peserta jejaring. 5. Kepemimpinan perpustakaan yang terdiri dari unsur fungsional dan struktural menjalankan fungsi kepemimpinannya berdasarkan aktivitas, tujuan dan ekspektasi dengan pendekatan kolegial untuk mencapai tujuan perpustakaan.
6. Kapabilitas SDM perpustakaan mampu meningkat dengan mengintegrasikan kebutuhan individu kepada tuntutan fungsional pustakawan. 7. Pemberdayaan sumber daya perpustakaan meningkat seiring dengan meningkatnya sense of belonging SDM Perpustakaan terhadap sumber daya yang menjadi tanggungjawabnya. 8. Budaya one man run library dimiliki oleh SDM yang menjalani pendidikan keperpustakaanan secara utuh dan berstatus pustakawan fungsional pada saat pertama kali diangkat sebagai PNS. 9. Pertumbuhan dan pembelajaran yang terintegrasi dalam pekerjaan keperpustakaanan membangun kapabilitas pimpinan dan SDM Perpustakaan.
Sekian Terima Kasih