BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Konsep Dasar Sistem Informasi 2.1.1 Pengertian Sistem Menurut Sutabri (2004) Sistem adalah sekelompok unsur yang erat hubungannya satu dengan yang lain, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. 2.1.2 Pengertian Informasi Menurut Sutabri (2004) Informasi merupakan proses lebih lanjut dari data yang sudah memiliki nilai tambah. Informasi dapat dikelompokan menjadi 3 bagian yaitu : a. Informasi strategis. Informasi ini digunakan untuk mengambil keputusan jangka penjang, mencakup informasi external, rencana perluasan perusahaan, dan sebagainya. b. Informasi taktis. Informasi ini dibutuhkan untuk mengambil keputusan jangka menengah, seperti informasi tren penjualan yang dapat dimanfaatkan untuk menyusun rencana penjualan. c. Informasi teknis. Informasi ini diperlukan untuk keperluan operasional sehari-hari, seperti informasi persediaan stock,retur penjualan dan laporan khas harian.
9 2.1.3 Pengertian Sistem Informasi Menurut Ladjamudin (2005) Sistem informasi dapat didefinisikan sebagai berikut. a. Suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponenkomponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan informasi. b. Sekumpulan prosedur organisasi yang pada saat dilaksanakan akan memberikan informasi bagi pengambil keputusan dan atau untuk mengendalikan organisasi. c. Suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi, mendukung operasi, bersifat manajerial, dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. 2.1.4 Pengembangan Sistem Informasi Menurut Sutabri (2004) pengembangan sistem informasi dapat berarti menyusun suatu sistem yang baru untuk mengganti sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada. Sistem yang lama perlu diperbaiki oleh karena beberapa hal, yaitu : Munculnya problem pada sistem yang lama. Untuk meraih kesempatan. Adanya instruksi-instruksi.
10 a. Analisis Sistem Menurut Ladjamudin (2005), Analisis sistem sangat bergantung pada teori sistem umum sebagai sebuah landasan konseptual. Tujuannya adalah untuk memperbaiki berbagai fungsi di dalam sistem yang sedang berjalan agar menjadi lebih efisien, mengubah sasaran sistem yang sedang berjalan, merancang/mengganti output yang sedang digunakan, untuk mencapai tujuan yang sama dengan seperangkat input yang lain atau untuk melakukan beberapa perbaikan serupa. Tahapan dalam menganalisis sistem adalah sebagai berikut. 1. Definisikan masalah (mencakup mendefinisikan input, proses, dan output dari sistem yang sedang berjalan dan sistem yang akan dibangun). 2. Pahami sistem yang sedang berjalan tersebut dan buat definisinya (mendefinisikan input, proses dan output). 3. Alternatif apa saja yang tersedia untuk mencapai tujuan dengan memperhatikan modifikasi sistem tersebut. Alternatif yang ditawarkan haruslah terdiri dari beberapa bentuk dengan menunjukkan kelebihan dan kekurangan masing-masing alternatif tersebut. 4. Pilih salah satu alternatif yang telah dirumuskan pada tahap sebelumnya. 5. Implementasikan alternatif terpilih dari sekian alternatif yang telah ditawarkan tersebut. 6. Mengevaluasi dampak yang ditimbulkan akibat perubahan yang telah dilakukan terhadap sistem.
11 b. Desain Sistem Menurut Ladjamudin (2005), Tahapan perancangan (design) memiliki tujuan untuk mendesain sistem baru yang dapat menyelesaikan masalahmasalah yang dihadapi perusahaan yang diperoleh dari pemilihan alternatif sistem yang terbaik. Kegiatan yang dilakukan dalam tahap perancangan ini meliputi perancangan output, input, dan file. c. Implementasi Menurut Ladjamudin (2005), Tahap implementasi memiliki beberapa tujuan, yaitu untuk melakukan kegiatan spesifikasi rancangan logikal ke dalam kegiatan yang sebenarnya dari sistem informasi yang akan dibangunnya atau dikembangkannya, lalu mengimplementasikan sistem yang baru tersebut ke dalam salah satu bahasa pemrograman yang paling sesuai. Pada tahap ini juga harus dijamin bahwa sistem yang baru dapat berjalan secara optimal. Kegiatan yang dilakukan dalam tahap implementasi ini adalah pembuatan program dan test data, pelatihan, dan pergantian sistem.
12 2.2 Pengertian Pengolahan Data Simpan Pinjam Kelompok Perempuan (SPKP) & Penyaluran Beasiswa. 2.2.1 Pengertian Simpan Pinjam Kelompok Perempuan (SPKP) Menurut Buku Petunjuk Teknis operasional Program Nasional Pemberdayaan Masyarakat Mandiri Perdesaan (PNPM-MP) SPKP adalah kelompok yang mempunyai kegiatan pengelolaan simpanan dan pinjaman dengan prioritas kelompok yang mempunyai anggota RTM (Rumah Tangga Miskin). 2.2.2 Pengertian Beasiswa Menurut Buku Petunjuk Teknis operasional Program Nasional Pemberdayaan Masyarakat Mandiri Perdesaan (PNPM-MP) Beasiswa Adalah bantuan langsung kepada anak wajib belajar 9 tahun untuk menunjang pendidikan dengan tujuan menciptakan generasi penerus Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia Beasiswa adalah tunjangan uang yang diberikan kepada pelajar atau mahasiswa sebagai bantuan biaya belajar.
13 2.3 Pemodelan Sistem 2.3.1 Bagan Alir Sistem Ladjamudin (2005) mengemukakan bahwa bagan alir sistem adalah bagan-bagan yang mempunyai arus yang menggambarkan langkah-langkah penyelesaian suatu masalah. Simbol-simbol bagan alir sistem digambarkan dalam tabel berikut : Tabel 2.1 Simbol-simbol Bagan Alir Simbol Document untuk mencetak laporan ke printer. Simbol Manual untuk menyatakan suatu tindakan (proses) yang tidak dilakukan oleh computer (manual). Simbol Proses untuk menunjukan kegiatan proses dari operasi program komputer. Simbol Arus/Flow untuk menyatakan jalannya suatu arus proses. Simbol Manual Input untuk memasukkan data secara manual dengan keyboard. Simbol Connector untuk menyatakan sambungan dari satu proses ke proses lainnya dalam halaman/lembar yang sama. Simbol Offline Connector untuk
14 menyatakan sambungan dari satu proses ke proses lainnya dalam halaman/lembar yang berbeda. 2.3.2 Diagram Arus Data (DAD) Menurut Ladjamudin (2005) DAD menampilkan kegiatan sistem lengkap dengan komponen-komponen yang menunjukkan secara tegas file-file yang dipakai, unsur sumber atau tujuan data, serta aliran data dari satu proses ke proses lainnya. DAD juga dapat dirinci secara hierarkis dari sifatnya secara garis besar sampai dengan tingkat keterincian yang diperlukan. a. Kesatuan Luar (External Entity) Satuan yang berada diluar sistem, tetapi ia memberikan data ke dalam sistem atau memberikan data dari sistem, disimbolkan dengan suatu kotak notasi. External entity tidak termasuk bagian dari sistem. Bila sistem informasi dirancang untuk satu bagian maka bagian lain yang masih terkait menjadi external entity. Gambar 2.1 Kesatuan/Entitas Luar
15 b. Arus Data (Data Flow) Arus data merupakan tempat mengalirnya informasi dan digambarkan dengan garis yang menghubungkan komponen dari sistem. Arus data ditunjukkan dengan arah panah dan garis diberi nama atas arus data yang mengalir. Arus data ini mengalir diantara proses, data store dan menunjukkan arus data dari data yang berupa masukan untuk sistem atau hasil proses sistem. Gambar 2.2 Arus Data c. Proses (Process) Proses merupakan apa yang dikerjakan oleh sistem. Proses dapat mengolah data atau aliran data masuk menjadi aliran data keluar. Proses berfungsi mentransformasikan satu atau beberapa data masukan menjadi satu atau beberapa data keluaran sesuai dengan spesifikasi yang diinginkan. Setiap proses memiliki satu atau beberapa masukan serta menghasilkan satu atau beberapa data keluaran. Proses 1 Proses Gambar 2.3 Proses
16 d. Simpanan Data (Data Store) Simpanan data merupakan tempat penyimpanan data pengikat data yang ada dalam sistem. Data store dapat disimbolkan dengan sepasang dua garis sejajar atau dua garis dengan salah satu sisi samping terbuka. Proses dapat mengambil data dari atau memberikan data ke database. Gambar 2.4 Simpanan Data 2.3.3 Kamus Data Menurut Sutabri (2004) Kamus data merupakan suatu katalog yang menjelaskan lebih detail tentang data flow diagram yang mencakup proses, data flow dan data store. Kamus data dapat digunakan pada metodologi berorientasi data dengan menjelaskan lebih detail lagi hubungan entitas, seperti atribut-atribut suatu entitas. Kamus data dapat menjelaskan lebih detail atribut maupun metode atau service suatu objek. Apabila didefinisikan, kamus data adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhankebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. Kamus data harus dapat mencerminkan keterangan yang jelas tentang data yang dicatatnya. Untuk keperluan ini maka kamus data harus memuat tentang hal-hal sebagai berikut :
17 a. Arus Data Arus data menunjukkan dari mana data mengalir dan kemana data akan menuju. Keterangan arus data ini perlu dicatat dikamus data untuk memudahkan mencari arus data didalam data flow diagram (DFD). b. Nama Arus Data Karena kamus data dibuat berdasarkan arus data yang megalir di data flow diagram, maka nama dari arus data juga harus dicatat dikamus data, sehingga mereka yang membaca DFD dan memerlukan penjelasan lebih lanjut tentang suatu arus data tertentu di data flow diagram dapat langsung mencarinya dengan mudah. c. Tipe Data Telah diketahui bahwa arus data dapat mengalir dari hasil suatu proses ke proses yang lainnya. Data yang mengalir ini biasanya dalam bentuk laporan serta dokumen hasil cetakan komputer. Dengan demikian bentuk dari data yang mengalir dapat berupa dokumen dasar atau formulir, dokumen hasil cetakan computer, laporan tercetak, tampilan layar di monitor, variable, parameter dan field-field. Bentuk data seperti ini perlu dicatat dikamus data. d. Struktur Data Struktur data menunjukkan arus data yang dicatat pada kamus data yang terdiri dari item-item atau elemen-elemen data.
18 e. Alias Alias atau nama lain dari data juga harus dituliskan. Alias perlu ditulis karena data yang sama mempunyai nama yang berbeda untuk orang atau departemen lainnya. f. Volume Volume yang perlu dicatat didalam kamus data adalah volume rata-rata dan volume puncak dari arus data. Volume rata-rata menunjukkan banyaknya arus data yang mengalir dalam satu periode tertentu sementara volume puncak menunjukkan volume yang terbanyak. g. Periode Periode ini menujukkan kapan terjadinya arus data. Periode perlu dicatat dikamus data karena dapat digunakan untuk mengidentifikasikan kapan input data harus dimasukkan kedalam sistem, kapan proses program harus dilakukan dan kapan laporan-laporan harus dihasilkan. h. Penjelasan Untuk lebih memperjelas makna dari arus data yang dicatat dikamus data, maka bagian penjelasan dapat diisi dengan keterangan-keterangan tentang arus data tersebut. Kamus data juga mempunyai suatu bentuk notasi. Notasi yang digunakan dibagi menjadi 2 macam. yaitu sebagai berikut:
19 1. Notasi Tipe Data Notasi ini digunakan untuk membuat spesifikasi format input maupun output suatu data. Notasi yang umum digunakan antara lain adalah : Tabel 2.2 Simbol Tipe Data No Notasi keterangan 1 X Setiap karakter 2 9 Angka numeric 3 A Karakter alphabet 4 Z Angka nol ditampilkan sebagai spasi kosong 5. Titik, sebagai pemisah ribuan 6, Koma, sebagai pemisah pecahan 7 - Hypen, sebagai tanda penghubung (contoh : 021-7500567 8 / Slash, sebagai tanda pembagi (contoh : 24/11/2001 2. Notasi Struktur Data Notasi ini digunakan untuk membuat spesifikasi elemen data di mana notasi yang umum digunakan adalah sebagai berikut : Tabel 2.3 Simbol Struktur Data No Notasi keterangan 1 = Terdiri dari 2 + And (dan) 3 ( ) Pilihan (boleh Ya atau Tidak) 4 { } Iterasi/Pengulangan Proses 5 [ ] Pilih salah satu pilihan 6 Pemisahan pilihan didalam tanda [ ]
20 7 * Keterangan atau catatan 8 @ Petunjuk (key field) 2.3.4 Rancangan Database (Basis Data) Menurut Ladjamudin (2005) Database adalah sekumpulan data store yang tersimpan dalam magnetic disk, optical disk, magnetic drum atau media penyimpanan sekunder lainnya. Database adalah sekumpulan programprogram aplikasi umum yang bersifat batch yang mengeksekusi dan memproses data secara umum (seperti pencarian, penambahan, dan penghapusan terhadap data). Database terdiri dari data yang akan digunakan atau diperuntukkan terhadap banyak user, dimana masing-masing user akan menggunakan data tersebut sesuai dengan tugas dan fungsinya, dan user lain dapat juga menggunakan data tersebut dalam waktu yang bersamaan. 2.3.5 Normalisasi Menurut Ladjamudin (2005) Normalisasi adalah suatu proses memperbaiki/membangun dengan model data relasional, dan secara umum lebih tepat dikoneksikan dengan model data logika. Normalisasi adalah proses pengelompokkan data kedalam bentuk tabel atau relasi atau file untuk menyatakan entitas dan hubungan mereka sehingga terwujud satu bentuk database yang mudah untuk dimodifikasi.
21 a. Bentuk Normal ke Satu (First Normal Form/1 NF) Pada tahap ini dilakukan penghilangan beberapa group elemen yang berulang agar menjadi satu harga tunggal yang berinteraksi diantara setiap baris pada suatu tabel, dan setiap atribut harus mempunyai nilai data yang atomic. Syarat normal kesatu (1-NF) : 1. Setiap data dibentuk dalam flat file, data dibentuk dalam satu record demi satu record nilai dari field berupa atomic value. 2. Tidak ada set atribute yang berulang atau bernilai ganda. 3. Telah ditentukannya primary key untuk tabel/relasi tersebut. 4. Tiap atribut hanya memiliki satu pengertian. b. Bentuk Normal Kedua (Second Normal Form/2 NF) Bentuk normal kedua didasari atas konsep full functional dependency (ketergantungan fungsional sepenuhnya). Bentuk normal kedua memungkinkan suatu relasi memiliki composite key, yaitu relasi dengan primary key yang terdiri dari dua atau lebih atribut. Suatu relasi yang memiliki single atribute untuk primary keynya secara otomatis pada akhirnya menjadi 2-NF.
22 Syarat normal kedua (2-NF) : 1. Bentuk data telah memenuhi kriteria bentuk normal kesatu. 2. Atribute bukan kunci (non-key) haruslah memiliki ketergantungan fungsional sepenuhnya pada kunci utama/primary key. c. Bentuk Normal Ketiga (Third Normal Form/3 NF) Walaupun relasi 2-NF memiliki redudansi yang lebih sedikit daripada relasi 1-NF, namun relasi tersebut masih mungkin mengalami kendala bila terjadi anomaly peremajaan (update) terhadap relasi tersebut. Syarat normal ketiga (3-NF) : 1. Bentuk data telah memenuhi kriteria bentuk normal kedua. 2. Atribute bukan kunci (non-key) haruslah tidak memiliki ketergantungan transitif, dengan kata lain suatu atribute bukan kunci tidak boleh memiliki ketergantungan fungsional terhadap atribute bukan kunci lainnya, seluruh atribute bukan kunci pada suatu relasi hanya memiliki ketergantungan fungsional terhadap primary key di relasi itu saja. 2.3.6 Entity Relationship Diagram (Diagram Hubungan Antar Entitas) Menurut Ladjamudin (2005) ERD adalah suatu model jaringan yang menggunakan susunan data yang disimpan dalam sistem secara abstrak. ERD merupakan model jaringan data yang menekankan pada strukturstruktur dan relationship data.
23 Diagram hubungan entitas atau yang lebih dikenal dengan sebutan E-R diagram, adalah notasi grafik dari sebuah model data atau sebuah model jaringan yang menjelaskan tentang data yang tersimpan dalam sistem secara abstrak. Diagram hubungan entitas tidak menyatakan bagaimana memanfaatkan data, membuat data, mengubah data dan menghapus data. 2.3.7 Rancangan Input Ladjamudin (2005) menjelaskan bahwa masukan merupakan awal dimulainya proses pengolahan data. Bahan mentah dari informasi merupakan data yang muncul/terjadi dari berbagai transaksi yang dilakukan oleh seorang atau sekelompok orang. Data-data transaksi akan menjadi masukan bagi sistem informasi. Hasil dari sistem informasi yang diperoleh tidak akan menyimpang dari data yang dimasukkan. 2.3.8 Rancangan Output Menurut Ladjamudin (2005) pada tahap perancangan keluaran secara umum, hanya dimaksudkan untuk menentukan bentuk output yang akan dihasilkan oleh sistem yang akan dirancang, lengkap dengan struktur data dan tampilan layarnya. 2.3.9 Bahasa Pemrograman Menurut Sunyoto (2007) Visual Basic adalah Program untuk membuat aplikasi berbasis Microsoft Windows secara cepat dan mudah. Visual basic menyediakan tools membuat aplikasi yang sederhana sampai aplikasi
24 kompleks atau rumit baik untuk keperluan pribadi maupun untuk keperluan perusahaan atau instansi dengan sistem yang lebih besar. Visual basic berbasiskan prinsip Object Oriented programming(oop) Dan dikembangkan dengan basis visual yang berarti menggunakan sarana grafis untuk mengembangkannya. Visual basic berorientasi pada objek-objek yang dipisah-pisah, sehingga disebut pemograman OOP. Fasilitas atau komponen visual basic : 1. Menu Bar dan Tool Bar Menu bar digunakan untuk navigasi membantu pembuatan aplikasi yang akan dibuat, sedangkan tombol Toolbar yang peting adalah untuk menjalankan dan menghentikan program. 2. Tool Box Seluruh komponen/objek yang digunakan diletakan pada bagian ini. Pada bagian standar komponen yang ditampilkan hanyalah komponen yang paling sering dipakai. Untuk dapat menambah atau mengurangi komponen sesuai dengan anda butuhkan 3. Form Bagian ini disebut halaman interface, dimana anda akan melakukan desain terhadap program anda. Form digunakan untuk meletakan komponenkomponen yang anda butuhkan dalam mendesain tampilan dalam desain- time
25 4. Project Explorer Bagian ini akan menampilkan seluruh penyusun project atau aplikasi, baik form, module, report, data enverionment atau file lain pendukung poject. 5. Property Property berisi : a. Object Box : berisi daftar komponen yang dipakai dalam form. Klik panah kebawah untuk menampilkan property objek yang diinginkan. b. Sort tab : jika dipilih Alphabetic : maka akan menampilkan struktur yang terurut berdasarkan Alphabetic. Categorized : menampilkan property yang dikelompokan berdasarkan font, position, dan lain-lain. c. Kolom : kolom kiri berisi daftar property pada objek yang terseleksi, sedangkan kolom kanan untuk menggantikan nilai property yang diinginkan. 6. Form Layout Dengan fasilitas ini anda akan mengetahui dimanakah posisi form nantinya apabila program anda dijalankan.