BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Reformasi Birokrasi merupakan program pemerintah sebagai upaya perubahan dan perbaikan secara berkelanjutan untuk mewujudkan tata pemerintahan yang lebih baik. Tujuan dari Reformasi Birokrasi adalah untuk memuwudkan penyelenggaraan pemerintah yang baik dan bersih, memberikan pelayanan prima kepada stakeholder, meningkatkan kinerja dan kapasitas birokrasi, dan menciptakan sumber daya manusia (SDM) yang professional. Hasil yang diharapkan dalam reformasi birokrasi bidang organisasi adalah terbentuknya organisasi yang tepat fungsi dan tepat ukuran. Dalam bidang tata laksana diharapkan tercipta suatu sistem, proses dan prosedur kerja yang jelas, efektif, efisien, terukur dan sesuai dengan prinsip-prinsip good governance. Dalam bidang peraturan perundang-undangan diharapkan tercipta regulasi yang lebih tertib, tidak tumpang tindih, dan kondusif. Dalam bidang SDM diharapkan mampu menghasilkan SDM aparatur yang berintegritas, netral, kompeten, capable, professional, berkinerja tinggi dan sejahtera. Reformasi birokrasi harus mampu juga untuk meningkatkan penyelenggaraan pemerintahan yang bersih dan bebas KKN, meningkatkan kapasitas dan akuntabilitas kinerja birokrasi. Dalam bidang pelayanan publik, reformasi birokrasi diharapkan menghasilkan pelayanan prima sesuai kebutuhan dan harapan masyarakat. Reformasi birokrasi diharapkan mampu mengubah pola piker dan budaya kerja birokrasi yang memiliki integritas dan kinerja yang tinggi. Bagian Umum Kantor Pusat Direktorat Jenderal Pajak (KPDJP) merupakan kantor pemerintahan yang telah melaksanakan reformasi birokrasi. Bagian Umum KPDJP berusaha untuk melakukan perubahan dan perbaikan ke arah yang lebih baik. Salah satu upaya perbaikan adalah memperbaiki administrasi persuratan. Surat memiliki peranan yang penting dalam kinerja instansi pemerintah. Surat yang diterima merupakan input 1
yang harus diproses oleh BagianUmum KPDJP sehingga menghasilkan keluaran yang dapat berupa surat atau bentuk lain yang harus terdokumentasi dengan jelas. Oleh karena itu, administrasi persuratan sangat dibutuhkan untuk memonitoring input yang berasal dari surat masuk, proses yang sedang berlangsung, dan juga hasil keluaran yang dihasilkan dari proses yang telah dilakukan. Bagian Umum KPDJP memiliki empat subbagian yang terdiri dari Subbagian Tata Usaha, Subbagian Tata Usaha Pimpinan, Subbagian Protokol, dan Subbagian Rumah Tangga. Dalam mengadministrasikan surat, setiap subbagian memiliki tata cara pengadministrasian yang berbeda-beda dan tidak terintegrasi. Surat yang telah diterima oleh Sekretaris Kepala Bagian Umum KPDJP akan direkam ke dalam aplikasi persuratan. Setelah surat di disposisi oleh Kepala Bagian Umum KPDJP,maka surat tersebut di rekam ulang oleh pegawai yang mengurusi surat di subbagian dengan menggunakan aplikasi yang berbeda sehingga terjadi duplikasi pekerjaan yang seharusnya cukup direkam sekali saja. Selain itu, dengan dengan sistem yang tidak terintegrasi, terjadi kesulitan dalam mengetahui status respon dari suratmasuk yang diterima apakah sudah ditindaklanjuti atau belum. Ketika pihak pengirim surat melakukan konfirmasi mengenai tindak lanjut dari surat tertentu, maka akan terjadi alur pengecekan yang cukup panjang. Saat ini di BagianUmum KPDJP belum ada alert system yang memberikan informasi tentang surat-surat yang telah atau akan jatuh tempo. Kondisi ini kadang-kadang mengakibatkan surat yang ditindaklanjuti lewat dari jatuh tempo yang dapat merugikan pihak pengirim atau pihak Bagian Umum KPDJP sendiri. Saat ini belum ada sistem yang memonitoring konsep surat keluar yang membutuhkan tanda tangan Kepala Bagian Umum KPDJP. Surat keluar yang ditandatangani oleh Kepala Bagian Umum KPDJP harus diteliti dahulu oleh Kepala Subbagian dan Kepala Bagian Umum KPDJP. Perlu adanya sistem yang dapat memonitoring setiap aktivitas yang dilakukan mulai dari awal pembuatan sampai dengan surat keluar dikirim kepada pihak yang dituju. 2
Untuk melaksanakan reformasi birokrasi guna menciptakan administrasi persuratan yang dapat mewujudkan good governance di lingkungan Bagian Umum KPDJP maka diperlukan suatu system informasi yang dapat mengatasi permasalahan yang ada. Berdasarkan hal-hal tersebut di atas, penulis tertarik untuk membuat skripsi dengan judul Sistem Administrasi Persuratan Studi Kasus Bagian Umum Kantor Pusat Direktorat Jenderal Pajak. 1.2. Perumusan Masalah Berdasarkan penjelasan singkat diatas, maka masalah masalah yang ada dirumuskan sebagai berikut : 1. Bagaimana merancang dan membangun sistem administrasi persuratan yang terintegrasi dengan seluruh subbagian pada Bagian Umum KPDJP, sehingga tidak terjadi duplikasi perekaman surat masuk? 2. Bagaimana sistem administrasi persuratan tersebut dapat melakukan monitoring terhadap tindak lanjut surat masuk secara cepat dan tepat? 3. Bagaimana sistem administrasi persuratan tersebut dapat memberikan alert system terhadap surat yang telah, sedang, dan akan jatuh tempo? 4. Bagaimana sistem administrasi persuratan dapat melakukan monitoring terhadap konsep surat yang dibuat sampai dengan menghasilkan surat keluar yang siap dikirim? 1.3. Batasan Masalah Berdasarkan latar belakang yang telah di sebutkan sebelumnya, maka yang menjadi batasan masalah dalam penelitian ini hanya menyangkut kegiatan yang berhubungan dengan perekaman surat masuk, disposisi surat masuk, monitoring tindak lanjut, perekaman konsep surat keluar, monitoring surat jatuh tempo, dan digitalisasi arsip surat. 3
1.4. Tujuan Tujuan dari penulisan tugas akhir ini adalah : 1. Membantu Bagian Umum KPDJP untuk memperbaiki administrasi surat masuk dan surat keluar dengan memanfaatkan teknologi informasi. 2. Menganalisa dan mengembangkan sistem administrasi persuratan yang dapat memperlancar dalam pelaksanaan tugas pokok dan fungsi Bagian Umum KPDJP. 3. Memanfaatkan sistem administrasi persuratan untuk membantu mewujudkan Good Governance pada Bagian Umum KPDJP. Memanfaatkan sistem informasi persuratan untuk membantu mewujudkan Good Governance pada Bagian Umum KPDJP. 1.5. Manfaat Manfaat dari penulisan tugas akhir ini adalah : 1. Diharapkan dengan adanya sistem administrasi persuratan yang terintegrasi maka dapat mengurangi duplikasi perekaman surat sehingga mengurangi beban perekaman surat. 2. Dapat membantu melakukan monitoring tindak lanjut surat masuk dan surat yang memiliki jatuh tempo tertentu sehingga pekerjaan dapat diselesaikan dengan tepat waktu. 3. Dapat melakukan penyimpanan surat masuk dan surat keluar secara digital sehingga mempermudah dalam melakukan pencarian arsip surat 4
1.6. Metodologi Penelitian Dalam penelitian ini dikaji melalaui beberapa metode pengumpulan data yang digunakan penulis sebagai bahan penulisan laporan penelitian ini adalah: 1. Studi Kepustakaan, yaitu metode penelitian yang dilaksanakan dengan cara melakukan penelitian dan pengumpulan data yang diperlukan dengan membaca dan mempelajari buku-buku, literatur, artikel-artikel, karya ilmiah, catatan perkuliahan dan sumber-sumber lain yang berkaitan dengan topik penelitian. 2. Studi Lapangan, yaitu metode penelitian untuk mendapatkan data dengan cara mengadakan riset langsung pada perusahaan yang menjadi objek dalam penyusunan skripsi ini. Adapun teknik dalam pengumpulan data sebagai berikut: 1. Observasi, yaitu teknik pengumpulan data dengan cara mengamati langsung terhadap operasi maupun prosedur yang berlaku pada objek penelitian. 2. Interview (wawancara), yaitu teknik pengumpulan data dengan mengadakan wawancara dengan pihak-pihak terkait guna memberikan data-data serta keterangan yang dibutuhkan oleh penulis. Dokumentasi interview akan dilampirkan dalam penelitian ini. Untuk metode pengembangan sistem administrasi persuratan menggunakan metode Rapid Application Development (RAD). Tahapan-tahapan secara singkat dalam pengembangan RAD adalah sebagai berikut : 1. Requirements Planning, yaitu tahapan dalam mengumpulkan kebutuhan sistem dan mengidentifikasi masalah. 2. RAD Design Workshop, yaitu tahapan untuk merancang dan memperbaiki yang bisa digambarkan dalam workshop. 3. Implementation, yaitu tahapan ujicoba sistem baru atau bagian dari sistem dan kemudian diperkenalkan kepada organisasi. 5
1.7. Sistematika Penulisan Untuk mempermudah laporan penyusunan tugas akhir ini, penulis membagi sistematika penulisan menjadi lima bab, dan setiap bab merupakan rangkaian dengan bab yang lainnya yang saling berhubungan, di uraikan sebagai berikut: BAB I Pendahuluan Bab ini menguraikan tentang latar belakang, perumusan masalah, batasan masalah, tujuan penelitian, metode penelitian dan sistematika penulisan BAB II Landasan Teori Bab ini memuat landasan teori terkait dengan Sistem Administrasi Persuratan yaitu Reformasi Birokrasi, e-goverment, e-office, administrasi persuratan, konsep dasar sistem informasi, konsep dasar informasi, konsep dasar analisa sistem, pengembangan sistem informasi, konsep dasar UML, dan perangkat pendukung sistem BAB III Analisa dan Perancangan Memuat profil perusahaan, sejarah perusahaan, struktur organisasi perusahaan yang diteliti dan analisa sistem yang akan dirancang dan memuat penjabaran mengenai proses dan hasil perancangan sistem yang akan dibangun. BAB IV Implementasi dan Pengujian Bab ini menguraikan tentang hasil dari proyek yang dikerjakan dan mengujinya agar dapat melihat hasilnya dalam bentuk program, dan membadingkan dengan cara manual dengan program yang dibuat dengan sistem komputerisasi. BAB V Penutup Memuat kesimpulan dan saran terkait sistem administrasi persuratan yang telah dirancang. DAFTAR PUSTAKA 6