BAB 5 MEMBUAT DOKUMEN 5.1 MEMULAI ACL DAN MEMBUAT DOKUMEN BARU ACL menyimpan semua informasi mengenai data yang digunakan kedalam sebuah file yang disebut dengan dokumen. Data yang diolah oleh komputer dan informasi yang sedang dikerjakan disimpan kedalam sebuah file yang disebut file data. Untuk dapat bekerja dengan ACL dibutuhkan sebuah dokumen. Pembuatan dokumen dapat dibuat dari dokumen baru atau dokumen yang pernah dibuat. Untuk lebih jelasnya ikuti langkah-langkah berikut untuk membuat dokumen baru. Langkah langkah untuk mulai bekerja dengan ACL : 1. Sorot [START] pada tampilan windows 2. Pilih menu [Program] kemudian pilih [ACL for windows V6.5 ] 3. Double click pada pilihan [ACL for windows V6.5 ] Pada layar akan tampil ACL application Screen Title bar Menu bar Button bar Status bar Application Workspace Gambar 5. 1 Tampilan awal ACL Membuat Dokumen 68
Pada saat kita baru menggunakan ACL, status bar pada layar aplikasi ACL menunjukkan tidak adanya dokumen yang dibuka dan tidak ada input file yang digunakan. Sebelum kita bekerja dengan data di ACL, terlebih dahulu kita harus membuka dokumen yang sudah dibuat atau membuat sebuah dokumen baru. Untuk membuat sebuah dokumen baru, kita membutuhkan nama dokumen, yang secara khusus dapat disimpan pada harddisk atau disket. Tentukan sebuah file berisi data yang mengandung data yang diinginkan kemudian, buat sebuah input file definition yang mengandung format untuk data tersebut. Langkah langkah membuat dokumen baru adalah : 1. Pilih file dari [menu bar] dan pilih [New Document]. ACL akan menampilkan : Gambar 5.2 Tampilan pembuatan dokumen baru 2. Ketikkan bank_gunadarma sebagai nama dokumen kita. Kemudian pilih [Save]. Membuat Dokumen 69
Gambar 5.3 penyimpanan file 5.2. INPUT FILE DEFINITIONS Sebuah input file definition adalah sebuah format yang akan kita gunakan untuk menggambarkan struktur dan isi dari file data. ACL menggunakan input file definition untuk membaca data dalam file, tanpa melakukan perubahan pada data original. Input file definition terdiri dari nama field, tipe data, dimana masing-masing filed dimulai dan, berapa panjang masing-masing field. Sebelum kita membuat sebuah input file definition, sebaiknya kita menyiapkan file data yang akan diolah. 5.2.1 Membuat Input File Definition menggunakan Data Definition Wizard Apabila data yang akan kita gunakan dalam ACL adalah data baru, maka secara otomatis, pembuatan input file definition menggunakan Wizard. Hal ini dimaksudkan agar kita dapat mengatur file data sesuai keinginan kita. Langkah langkah membuat input file definition : 1. Tentukan file data yang akan digunakan. Pilihlah [New], tekan [Next] Membuat Dokumen 70
Gambar 5.4 Select Input File Definition 2. Tampilan Definition Wizard 3. Pilih [Disk], tekan [Next] Gambar 5.5 Tampilan Definition Wizard Membuat Dokumen 71
Gambar 5.6 Pemilihan Disk 3. Pilih file data yang akan digunakan. Dalam latihan ini kita menggunakan file CAB_SALDO.dbf Kemudian pilih [Open] Gambar 5.7 Select File Membuat Dokumen 72
4. Pilih [Next], karena kita akan menggunakan spesifikasi defaultnya Gambar 5.8 Data Definition Wizard Character set 5. Pilih [Other file format], kemudian pilih [Next] Gambar 5.9 Data Definition Wizard File Format 6. File data yang akan dikerjakan di ACL dapat diset-up sesuai keinginan. Kita Hal ini berarti file data pada ACL dapat di atur dan dirubah sesuai dengan Membuat Dokumen 73
keinginan kita tanpa harus merubah file data yang asli. kemudian pilih [Next] 7. Pilih [Finish] Gambar 5.10. Data Definition Wizard Final 5.2.2 Penentuan data Field tanpa Wizard Apabila kita akan melakukan pengaturan kembali terhadap input file definition yang telah dibuat, kita dapat mengatur filed data tanpa menggunakan Wizard. Langkah - langkahnya adalah sebagai berikut 1. Pada pemilihan File definition pada dialog box, klik[new]. ACL akan membuka wizard. Klik[next] sampai pada jendela pengaturan properti file kemudian pilih [Skip to Finish] kemudian klik [Next]. 2. Simpan input file dengan nama file.yang kita inginkan 3. Dari Menu Edit, pilih Input File Definition. Maka akan ditampilkan gambar berikut : Membuat Dokumen 74
Gambar 5.11 Input File Definition Jika data yang didefinisikan bukan berjenis DBF maka ACL akan membuat hasil definisi file dengan ekstensi.fil. Perhatikan bahwa status bar menampilkan nama dari dokumen yang dibuka disisi kiri dan melaporkan jumlah record yang terkandung pad file tersebut. Nama dari input file ditampilkan disisi kanan dari status bar. Path dan nama dari data file ditentukan dalam title bar pada jendela input file definition. Pada saat kotak Input file Definition dibuka dan input file dipilih, ACL akan menampilkan informasi mengenai data file : Tipe media : Disk, Tape one real, atau Tape multi real Tipe File : Fixed record length, IBM TM variabel Record Length, atau text file (CR atau CRLF) Tipe Karakter : ASCII atau EDCDIC Panjang Record : Panjang dari record untuk fixed length atau panjang dari longest record jika record adalah panjang variabel Skip length : Nilai ini ditentukan dengan sejumlah bytes dalam input file yang oleh ACL akan diabaikan atau dilompati sebelkum dimulainya analisa data. Untuk contohnya, kita dapat menggunakan skip untuk mengabaikan judul informasi dan mulai menetukan file dari detail record. Defaultnya adalah nol, ACL menganalisa data dari permulaan file. Membuat Dokumen 75
Kita hanya dapat membuat input file definition untuk satu data file. Setelah itu ACL secara otomatis menghubungkan data file untuk input file definition. Melakukan Edit Input File Definition Input File definition yang sudah didefinisikan dapat di-edit kembali baik diperbaiki, dihapus maupun ditambah field baru. Untuk mengaksesnya pilih menu Edit kemudian pilih Input Field Definition : Gambar 5.12 Edit Input File Definition Pada jendela ini kita dapat merubah nama field, type dan panjang dari field tersebut. Mengedit Field berjenis Numerik Field numerik berisi angka yang mempunyai titik desimal termasuk tanda minus atau tanda kurung yang menunjukkan angka negatif. Membuat Dokumen 76
Nama Field Jenis Field Posisi Mulai Panjang Field Titik decimal Area Field Gambar 5.13 Edit Field Jenis Numerik Mendefinisikan Fields Tanggal ACL memberikan kelebihan dalam mengakses, menampilkan dan menghitung tanggal. Tanggal disimpan dalam data file dengan cara yang berbeda-beda. Acl menggunakan format tanggal yang Anda tentukan dalam input file definition untuk mengakses data dalam file dan menampilkan tanggal tersebut. Anda dapat memilih atau menentukan sendiri format tanggal yang paling cocok dengan kebutuhan Anda. Jika Anda memilih tipe data DATE/Tanggal, Anda perlu mendefinisikan bagaimana fields data tersebut disimpan dalam data file. Tipe data DATE dapat didefinisikan sebagai numerik murni (10/31/98) atau alphanumeric (Oct 31, 98). Field ASCII atau EBCDIC mungkin didefinisikan sebagai tipe data DATE dalam input file definition. Format Input Tanggal Format Input Tanggal biasanya hanya mengandung angka (numeric) atau huruf dan angka (alphanumeric). Karakter lain diperlakukan sebagai karakter format Membuat Dokumen 77
(filler). Contoh filler yang biasa adalah / pada 11/30/97 (mm/dd/yy), atau blanks dan koma pada Nov 28,1997 (mmm dd,yyyy). Karakter format yang digunakan untuk format yang digunakanuntuk format input harus cocok dengan karakter dalam field Standar Tanggal Ada beberapa format tanggal yang valid yang biasa digunakan: Tabel 5.1 Standar Format Tanggal Contoh menggunakan Tipe Format 31 Des 1997 American Mm dd yy 12 31 97 European Dd mm yy 31 12 978 Mmm dd DEC 31 Julian yydd 97365 Format tanggal yang Anda tentukan harus cocok dengan data dalam field. Dengan memberi tanda garis miring (/) dalam suatu format, padahal garis miring tersebut tidak terdapat dalam data file dan sebaliknya, menyebabkan ACL salah dalam mengartikan tanggal tersebut. Dalam hal ini biasanya menghasilkan nilai nol (01/01/00) untuk field tersebut. Untukmelihat format input tanggal dari field tanggal tersebut: 1. Pilih Edit dari menu bar dan pilih Input File Definition. Window Input File muncul 2. Klik tab Edit Fields/Expression 3. Dalam list box field, double klik TGL BUKA Text box format menampilkan format YYYYMMDD 4. Klik tombol (clear entry) untuk kembali ke layar list box field Membuat Dokumen 78
Untuk mengedit format tanggal: Dalam list box field, double klik Date. Layar format edit data muncul. Nama field tipe posisi mulai panjang field Format tanggal Gambar 5. 14 Edit Format Tanggal Area data pada bagian dasar window memperlihatkan Anda bagaimana tanggal disimpan dalam data file. Area Valid Field Types di sisi kanan window memperlihatkan Anda bagaimana tanggal akan disajikan dalam view. Jika format tanggal tidak cocok dengan data dalam field, Anda dapat mengubahnya. 1. Klik Dropdown format dan pilih format yang tepat. 2. Klik tombol (Accept entry). ACL mengubah format tanggal tersebut dan kembali ke window Input File yang menampilkan daftar field. Menampilkan Tanggal ACL mendefinisikan tanggal dalam data file sesuai dengan spesifikasi Anda dalam text box format dalam dialog box Input File Definition. ACL menampilkan tanggal pada semua view, laporan, dan output lain sesuai dengan selera Anda. Membuat Dokumen 79
Menampilkan Tanggal dalam Window View Anda dapat memilih Date option dalam dialog box Preference untuk mengendalikan bagaimana tanggal yang ingin Anda tampilkan dalam view, laporan, dan output lain. Sebagai contoh, jika Anda memiliki invoice tertanggal 23 November 1999. Tabel 5.2 Penjelasan Format Tanggal File data menyimpan tanggal sebagai: 19991123 Format default preference adalah: mm/dd/yyyy Format input file tanggal yang ditentukan yyyy/mm/dd user adalah; Window view menampilkan data sebagai: 11/23/1999 Default format tanggal ACL adalah mm/dd/yyyy. Tanggal disusun secara global untuk semua view dan output file. ACL mengartikan format tanggal sebagai berikut: Tabel 5.3 Format Tanggal ACL Year 1-90 yy Year 1990-9999 yyyy Month 1-12 mm Month Jan - Dec mmm Day 1-31 dd Day 1-366 ddd Untuk mengubah tampilan tanggal dalam input dan output file terhadap bulan, hari, tahun (format MMM DD, YYYY): 1. Pilih Edit dari menu bar dan pilih Preferences 2. Klik tab Date Option dalam dialog box Preferences untuk memperlihatkan pilihan susunan tanggal. 3. Klik dropdown format Default Date dan pilih format MMM DD, YYYY. Membuat Dokumen 80
Gambar 5.15 Format Tanggal ACL 4. Klik [ OK ] untuk mengubah format default tanggal sampai Anda keluar ACL. Anda akan memperhatikan bahwa ACL dengan segera mengubah tampilan semua tanggal dalam view. Catatan: Jika format alpha digunakan dalam data file untuk mendefinisikan bulan, format yang digunakan harus sama dengan yang digunakan dalam singkatan nama bulan. Format alpha bulan akan dibatasi dengan tanda pemisah. Untuk mengubah format tanggal menjadi format tanggal Eropa, dd/mm/yy: 1. Pilih Edit dari menu bar dan pilih Preferences. 2. Klik tab option Date dalam dialog box Preferences. 3. Pilih DD/MM/YY dari dropdown Default Date Format. 4. Anda dapat menyimpan format baru untuk sesi ACL yang akan datang dengan mengklik [Save] dan kemudian mengklik [Yes]. Klik [ OK ] untuk menggunakan format tanggal Eropa hanya pada sesi ini. ACL secara menyeluruh memformat kembali semua field tanggal. Membuat Dokumen 81
Mengatur Start of Century Susunan permulaan abad menunjukkan tahun yang memisahkan abad ini dengan tanggal yang akan datang dengan tahun dua digit. Sebagai contoh, Anda dapat memilih tahun 1960 sebagai tahun pemisah. Anda masukkan 60 pada text box Start of Century. ACL akan memperlakukan tahun 60 sampai dengan 99 sebagai tahun 1960 sampai dengan 1999 dan tahun 00 sampai 59 sebagai 2000 sampai 2059. Jika semua tanggal mengandung tahun empat digit, berarti semua tanggal ditetapkan untuk abad 21 dan tidak perlu menggunakan Start of Century preference. Tabel berikut ini mengilustrasikan kemungkinan tanggal Start of Century. Tabel 5.4 Tanggal Start of Century Start of Century Years: Display as dates: date: 00 00 to 99 1900 to 1999 (cannot display after 2000) 05 05 to 99 00 to 04 1905 to 1999 2000 to 2004 60 60 to 99 00 to 59 1960 to 1999 2000 to 2059 77 77 to 99 00 to 76 1977 to 1999 2000 to 2076 Untuk membuat tahun pemisah abad ini dan tanggal dengan tahun dua digit berikutnya: 1. Plih Edit dari menu bar dan pilih Preferences. 2. Klik tab Date Options dalam dialog box Preference. 3. Masukkan 60 dalam text box Start of Century. 4. Klik [ OK ] untuk menggunakan susunan Anda hanya pada sesi ini. Membuat Dokumen 82
Gambar 5.16. Edit Tanggal ACL Mengakhiri ACL Jika Anda ingin mengakhiri ACL, pilih File dari menu bar dan pilih Exit. Membuat Dokumen 83