PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI RENCANA KERJA DAN ANGGARAN PADA DINAS PENDIDIKAN KABUPATEN/KOTA BERBASIS WEB Denny Kurniadi 1 ABSTRACT The process of making the Work Plan and Budget (RKA) by the Technical Activities Executive Officer () at the Department of Education District / City that previously were using the manual method with a spreadsheet application that follows a specific format there are many shortcomings and difficulties that required an integrated information system. It would require the development of information systems RKA were able to minimize duplication of data and common errors that occur when done manually. Information System of Work Plan and Budget at the Department of Education District / City Web-Based is created using PHP programming language by using CodeIgniter framework 2.2. and use the web programming language such as HTML, CSS and JavaScript and using MySQL as the database server, generates information system that can help the District Education Office in making and preparing the Work Plan and Budget, as well as provide information Work Plan and Budget directly and clearly to the party namely related Education Officer and Head of Regency / City, so drafting and monitoring the realization of the activities easier and can be done anywhere because the highly flexible web-based. Keywords: Information Systems, Work Plan and Budget, RKA, Technical Activities Executive Officer,, Department of Education, CodeIgniter Framework, PHP, web programming. INTISARI Proses pembuatan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) oleh Pejabat Pelaksana Teknis Kegiatan () pada Dinas Pendidikan Kabupaten/Kota yang sebelumnya masih menggunakan cara manual dengan aplikasi spreadsheet yang mengikuti format tertentu terdapat banyak kekurangan dan Kesulitan sehingga diperlukan sebuah sistem informasi yang terintegrasi. Maka diperlukan pengembangan informasi RKA yang mampu meminimalisir duplikasi data dan kesalahan umum yang terjadi jika dilakukan secara manual. Informasi Rencana Kerja dan Anggaran pada Dinas Pendidikan Kabupaten/Kota Berbasis Web ini dibuat dengan menggunakan bahasa pemograman PHP dengan memanfaatkan framework CodeIgniter 2.2. dan menggunakan bahasa pemograman web lainnya seperti HTML, CSS dan JavaScript dan menggunakan MySQL sebagai database server, menghasilkan Informasi yang dapat membantu Dinas Pendidikan Kabupaten dalam membuat dan menyusun Rencana Kerja dan Anggaran, serta memberikan informasi Rencana Kerja dan 1 Dosen Jurusan PTI FT UNP 81
Anggaran secara langsung dan jelas pada pihak terkait yaitu Pegawai dan Kepala Dinas Pendidikan Kabupaten/Kota, sehingga kegiatan penyusunan dan monitoring realisasi kegiatan lebih mudah dan bisa dilakukan dimana saja karena berbasis WEB yang sangat fleksibel. Kata Kunci : Informasi, Rencana Kerja dan Anggaran, RKA, Pejabat Pelaksana Teknis Kegiatan,, Dinas Pendidikan, Framework CodeIgniter, PHP, web programming. 82
LATAR BELAKANG Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) merupakan dokumen tentang perencanaan kegiatan dan penganggaran dana dari kegiatan yang akan dilaksanakan. Isi dari dokumen tersebut adalah kode rekening kegiatan, nama kegiatan, nama-nama tim anggaran pemerintah daerah, rincian kegiatan dan program serta rincian anggaran biaya dari setiap program yang akan dilaksanakan pada setiap intansi dan dinas di pemeritahan daerah. Penyusunan RKA pedoman dan acuan, berdasarkan Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 21 Tahun 2011 tanggal 23 Mei 2011 tentang Kode Rekening Belanja Daerah, terdapat daftar Kode Rekening Belanja Daerah, serta dalam Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 13 Tahun 2006 tanggal 15 Mei 2006 terdapat kode daftar program kegiatan menurut urusan pemerintah daerah yang digunakan dalam pembuatan RKA. Penyusunan kegiatan pada dokumen RKA dilakukan oleh tim pegawai yang ditunjuk oleh kepala Dinas Pendidikan Kabupaten/Kota. Pegawai yang menyusun RKA disebut (Pejabat Pelaksana Teknis Kegiatan). Dokumen RKA harus memiliki beberapa unsur seperti kode daftar program kegiatan menurut urusan pemerintah daerah, indikator dan tolak ukur kinerja belanja, kode rekening belanja daerah, rincian kode rekening belanja daerah (nama barang/jasa, volume, satuan, harga satuan dan jumlah dana dari tiap rincian kode rekening yang didapat dari harga satuan dikalikan dengan volume) dan Tim anggaran pemerintah daerah. Proses pembuatan RKA oleh masih menggunakan cara manual yaitu dengan aplikasi spreadsheet yang mengikuti format tertentu. Kesulitan yang dialami pada saat membuat RKA secara manual ini adalah harus melihat daftar semua unsur yang ada pada dokumen RKA. Contohnya, untuk membuat dokumen RKA untuk belanja daerah untuk pengadaan komputer, harus mencari kode rekening belanja, belanja langsung, belanja modal, belanja modal pengadaan komputer, dan kemudian belanja modal pengadaan komputer/pc. Setelah kode rekening tersebut selesai dibuat, pegawai juga harus memasukkan uraian dari kode rekening tersebut, misalnya, belanja modal pengadaan komputer/pc, Honor penerima hasil pekerjaan dan honor pejabat penerima barang dan jasa. Setiap uraian dari kode rekening tersebut harus dibuatkan rincian perhitungannya, yaitu volume, satuan, dan harga satuan. Kemudian didapat jumlah dari setiap uraian kode rekening. Proses tersebut dilakukan hingga semua rincian anggaran belanja langsung selesai dimasukkan. Proses tersulit dari proses ini adalah harus berulang melihat daftar kode rekening belanja daerah secara manual untuk memasukkan kode tersebut kedalam dokumen RKA. PENDEKATAN PEMECAHAN MASALAH Rencana Kerja dan Anggaran Rencana Kerja dan Anggaran Satuan Kerja Perangkat Daerah (RKA-SKPD) menurut Peraturan Menteri Dalam Negeri nomor 21 tahun 2011 adalah dokumen perencanaan dan penganggaran yang berisi rencana pendapatan, rencana belanja program dan kegiatan SKPD serta rencana pembiayaan sebagai dasar penyusunan APBD. RKA-SKPD menurut Peraturan Menteri Dalam Negeri nomor 32 tahun 2011 adalah 83
dokumen perencanaan dan penganggaran yang berisi program, kegiatan dan anggaran SKPD. Rencana Kerja dan Anggaran merupakan dokumen tentang perencanaan kegiatan dan penganggaran dana dari kegiatan yang akan dilaksanakan. RKA terdiri dari beberapa unsur, unsur tersebut adalah kode rekening kegiatan, nama kegiatan, nama-nama tim anggaran pemerintah daerah, rincian kegiatan dan program serta rincian anggaran biaya dari setiap program yang akan dilaksanakan. Penyusunan RKA dilakukan oleh pegawai yang telah ditetapkan untuk melaksanakan suatu kegiatan tertentu. Pegawai yang ditetapkan tersebut berstatus sebagai Pejabat Pelaksana Teknis Kegiatan yang bertanggung jawab terhadap kegiatan yang akan dilaksanakan. Setelah menyusun RKA, kemudian mengajukan RKA ke tingkat SKPD yaitu Dinas Pendidikan. Setelah mendapat persetujuan RKA dari Kepala Dinas Pendidikan, maka RKA berubah nama menjadi DPA. Dokumen Pelaksanaan Anggaran kemudian dapat digunakan untuk mencairkan dana anggaran. Namun jika suatu saat terdapat kegiatan yang memiliki prioritas lebih tinggi dari DPA maka kegiatan pada DPA tersebut dapat digeser dengan kegiatan lain dan DPA berubah nama menjadi DPPA (Pergeseran). DPPA (Pergeseran) juga masih dapat berubah jika terdapat suatu kebijakan untuk melaksanakan kegiatan lain, dan DPPA (Pergeseran) tersebut berubah nama menjadi DPPA (Perubahan). Perubahan kegiatan tersebut masih dimungkinkan meskipun dana pada anggaran sebelumnya sudah terpakai. Website Menurut Connolly dan Begg (2005:998), web adalah sebuah sistem yang mendukung hypermedia-based yang menyediakan fitur-fitur/alat untuk mencari informasi di internet yang sifatnya tidak terurut (nonsequential) melalui penggunaan hyperlink antar halamannya. Word Wide Web yang biasa disingkat dengan WWW menyediakan fitur dengan pendekatan "point and click" yang mana setiap halaman informasi dalam sebuah web dapat dengan mudah diakses tanpa prosedur yang rumit. Informasi dalam web biasanya di representasikan melalui halaman web dengan menampilkan beberapa konten diantaranya teks, grafik, gambar, suara dan video. Disamping itu halaman web juga mengandung hyperlink ke halaman yang lain yang mengizinkan user sebagai navigator mencari informasi pada halaman web dengan leluasa sesuai kebutuhan. Sebuah web merupakan bagian dari jaringan komputer hal ini disebabkan oleh pengaksesan web tersebut melibatkan dua hal penting yaitu servers sebagai penyedia informasi dan clients sebagai peminta dan pencari informasi. Gambar 1. Komponen Dasar Dalam Sebuah Web Sumber : Connolly dan Begg (2005:999) Menurut Connolly dan Begg (2005:999-1002) Pada umumnya sebuah web memiliki komponen dasar sebagai penyusunnya diantaranya: a. HTTP (HyperText Transfer Protocol) 84
Sebuah protokol yang digunakan untuk mentransfer halaman web yang melewati Internet. b. HTML (HyperText Markup Language) Sebuah bahasa pemograman yang digunakan untuk mendesain halaman web. c. URL (Uniform Resource Locators) Sebuah string dari penggabungan karakter dan angka yang merepresentasikan lokasi atau alamat dari sumber di internet dan bagaimana sumber tersebut harus diakses. Framework Code Igniter Framework Code Igniter (CI) merupakan salah satu framework PHP. Framework sendiri merupakan suatu kumpulan library yang siap digunakan untuk pengguna. Pengguna dimudahkan dalam pemanggilan suatu library sehingga mengefesienkan kerja dari pengguna. Selain CI framework, terdapat framework PHP lain yang sekarang sering digunakan oleh programmer diantaranya Zend, YII framework, Cake PHP dan lain sebagainya. Konsep pemograman CI framework yaitu metode MVC (Model View Controller) dalam menuliskan sintaks kode. MVC adalah sebuah metode untuk membuat sebuah aplikasi web dengan memisahkan data (Model) dari tampilan (View) dan cara bagaimana memprosesnya (Controller). Dalam implementasinya kebanyakan framework dalam aplikasi website adalah berbasis MVC. MVC memisahkan pengembangan aplikasi berdasarkan komponen utama yang membangun sebuah aplikasi seperti manipulasi data, antarmuka pengguna, dan bagian yang menjadi kontrol dalam sebuah aplikasi web. a. Model Kode sintak model berhubungan lansung dengan database untuk manipulasi data, menangani validasi dari bagian Controller dan lain sebagainya. Kegiatan Model ini tidak dapat berhubungan langsung dengan bagian view melainkan mesti berhubungan terlebih dahulu dengan Controller. b. View Kode View adalah bagian yang mengatur tampilan kepengguna atau yang menangani presentation logic. Bisa dikatakan berupa halaman file template HTML, yang diatur oleh Controller. View sebagai penerima dan yang mempersentasikan data kepada user. Kegiatan ini tidak memiliki akses langsung terhadap bagian model melainkan mesti berhubungan terlebih dahulu dengan Controller. c. Controller Controller merupakan bagian yang mengatur hubungan antara bagian model dan bagian view, Controller berfungsi untuk menerima request data dari user kemudian menentukan apa yang diprosses oleh aplikasi. Controller berisi skrip-skrip PHP yang berfungsi untuk memproses suatu data dan mengirimkannya ke halaman web. METODEOLOGI PENELITIAN Perancangan dengan Model Pengembangan UML 1. Use case Diagram Diagram use case menggambarkan fungsionalitas dari sebuah sistem berdasarkan sudut pandang actor. 85
Pilih RKA berdasarkan Tahun, kode UPD dan Menampilkan Detail RKA Isi capaian, keluaran dan hasil RKA Isi kode rekening belanja dareah dan uraiannya [Kode rekening belum selesai] [Kode rekening selesai] Gambar 2. Use case diagram Informasi RKA 2. Activity Diagram Activity Diagram atau diagram aktivitas menggambarkan workflow (aliran kerja) atau aktivitas dari sebuah sistem atau proses bisnis. Login User pilih Tim anggaran daerah Gambar 6. Activity diagram penyusunan kegiatan RKA Pilih RKA yang telah disahkan berdasarkan Tahun, kode UPD, Menampilkan Detail RKA Input Username dan Password Validasi ubah capaian, keluaran dan hasil RKA [jumlah dana tidak sama] [jumlah dana sama] [Gagal Login] [Berhasil Login] Gambar 3. Activity diagram login CRUD data Master Operator Membuka menu data Master Menampilkan isi menu data Master [Kode rekening belum selesai] isi kode rekening belanja dareah dan uraiannya [Kode rekening selesai] Cek jumlah dana Gambar 7. Activity diagram RKA Pergeseran CRUD data Master Menampilkan Data Master Memproses CRUD data Master Pilih RKA pergeseran yang telah disahkan berdasarkan Tahun, Kode UPD, Menampilkan Detail RKA Gambar 4. Activity diagram CRUD data master Kepala Dinas ubah capaian, keluaran dan hasil RKA ubah kode rekening belanja dareah dan uraiannya Membuka menu Kegiatan [Kode rekening belum selesai] [Kode rekening selesai] Create dan Update data Kegiatan Menampilkan data kegiatan Gambar 8. Activity diagram RKA Perubahan buat Kegiatan baru Pilih tahun dan kode UPD Ubah Kegiatan ubah tahun dan kode UPD Memproses data Kegiatan Pilih DPA, DPA Perubahan atau DPA Pergeseran Tahun, kode UPD, Menampilkan Detail RKA Pilih pegawai sbg pilih pegawai sbg Pilih Kode rek ke 5 Main Idea Menampilkan formulir kwitansi utk Kode Rek ke 5 yg dipilih isi Form Bukti pembayaran Gambar 5. Activity diagram penentuan RKA Gambar 9. Activity diagram Bukti Pembayaran 86
Kepala Dinas Pilih RKA, RKA Perubahan atau RKA Pergeseran berdasarkan Tahun, kode UPD, Menampilkan Detail RKA sahkan RKA Main Idea Gambar 10. Activity diagram Pengesahan Kepala Dinas Pilih DPA, DPA Perubahan atau DPA Pergeseran berdasarkan Tahun, kode UPD, Menampilkan Detail DPA, DPA pergeseran atau DPA perubahan Monitoring Gambar 11. Activity diagram Monitoring Administrator Membuka menu data User Menampilkan isi menu data User CRUD data User Menampilkan Data User Memproses CRUD data User Gambar 12. Activity diagram CRUD data User 3. Class Diagram Diagram kelas merupakan kumpulan kelas-kelas objek. Whitten dalam Prabowo dan Herlawati (2011:39) mengartikan kelas sebagai satu set objek yang memiliki atribut dan perilaku yang sama. Gambar 13. Class Diagram Informasi RKA 4. Sequence Diagram Sequence diagram digunakan untuk memodelkan bagaimana sistem bekerja, karena jika hanya menggunakan use case diagram dan class diagram saja belum cukup untuk memodelkan bagaimana sistem bekerja. 87
Gambar 14. Sequence diagram login Gambar 18. Sequence diagram realisasi kegiatan Gambar 15. Sequence diagram membuat RKA baru Gambar 19. Sequence diagram monitoring 5. ERD Gambar 16. Sequence diagram penyusunan kegiatan Gambar 20. ERD Informasi RKA Gambar 17. Sequence diagram pengesahan RKA HASIL DAN PEMBAHASAN Dalam implementasi rancangan ini HTML5 dan CSS3 sangat mendominasi. Desain tampilan sistem seutuhnya menggunakan bootstrap CSS dengan tatanan lengkap dan fitu-fitur kompleks. Berikut ini beberapa 88
implementasi HTML5 dan CSS3 pada implementasi rancangan sistem. Tampilan Form Form pada Informasi ini memanfaatkan placeholder pada masing-masing textfield sehingga inisial teks atau label yang biasa diletakkan disamping textfield diletakkan ke dalam textfield itu sendiri. 1. Responsive desain Responsive design merupakan suatu kemampuan dari desain antarmuka untuk menyesuaikan tampilan desain antarmuka berdasarkan ukuran layar yang mengakses halaman yang menggunakan responsive design tersebut. Halaman Login Gambar 23 Halaman Login Halaman login merupakan gerbang awal user dengan hak akses administrator, operator, pegawai, dan kepala dinas untuk dapat masuk pada halaman panel user. Pada halaman ini user harus menginputkan username dan password yang telah terdaftar. Berikut merupakan tampilan dari halaman login. Halaman Administrator Gambar 21. Tampilan halaman dengan resolusi 1366x768 Pixel Gambar 24. Halaman Administrator Halaman utama administrator atau dashboard administrator ini akan menampilkan ucapan selamat datang di sistem. Menu yang terdapat pada halaman utama administrator terdiri atas tiga menu utama yaitu Dashboard, User dan User Kepala Dinas. Halaman Operator Gambar 22. Tampilan halaman dengan resolusi 360x649 Pixel Gambar 25. Halaman Operator 89
Halaman utama operator atau dashboard operator ini akan menampilkan ucapan selamat datang di sistem. Menu yang terdapat pada halaman utama operator terdiri dari dua menu utama yaitu Dashboard dan Data Master. Menu data master terdiri dari sub menu pegawai, unit organisasi, kode urusan pemerintah daerah, kode rekening belanja daerah dan lokasi kegiatan. Menu kode urusan pemerintah daerah memiliki sub menu kode 1, kode 2, kode 3 dan kode 4 yang mewakili urutan kode urusan pemerintah daerah. Menu kode rekening belanja daerah memiliki sub menu kode 1, kode 2, kode 3, kode 4, kode 5 dan uraian kode 5 yang mewakili urutan kode rekening belanja daerah. Halaman Pegawai Gambar 26. Halaman Pegawai Halaman utama pegawai atau dashboard pegawai ini akan menampilkan ucapan selamat datang di sistem. Menu yang terdapat pada halaman utama pegawai terdiri atas tiga menu utama yaitu Dashboard, Formulir dan Realisasi. Menu Formulir terdiri dari sub menu RKA, RKA Pergeseran dan RKA Perubahan. Menu Realisasi terdiri dari sub menu DPA, DPPA (Pergeseran) dan DPPA (Perubahan). Halaman Kepala Dinas Gambar 27. Halaman Kepala Dinas Halaman utama Kepala Dinas atau dashboard Kepala Dinas ini akan menampilkan ucapan selamat datang di sistem. Menu yang terdapat pada halaman utama pegawai terdiri atas enam menu utama yaitu Dashboard, Kegiatan, Pengesahan, Monitoring, Historis dan Harga Barang/Jasa. Menu Pengesahan terdiri dari sub menu RKA, RKA Pergeseran dan RKA Perubahan. Menu Monitoring terdiri dari sub menu DPA, DPPA (Pergeseran) dan DPPA (Perubahan). Menu Historis terdiri dari sub menu DPA DPPA (Pergeseran) dan DPA DPPA (Perubahan). KESIMPULAN Adapun kesimpulan yang dapat diambil dari Perancangan Informasi Rencana Kerja dan Anggaran Dinas Pendidikan Kabupaten/Kota ini adalah sebagai berikut: a. Informasi yang dikembangkan berbasis web ini dapat membantu Dinas Pendidikan Kabupaten/Kota dalam membuat dan menyusun Rencana Kerja dan Anggaran, serta memberikan informasi Rencana Kerja dan Anggaran secara langsung dan jelas pada pihak terkait yaitu Pegawai dan Kepala Dinas Pendidikan Kabupaten/Kota sehingga kegiatan penyusun dan 90
monitoring lebih mudah dan bisa dilakukan dimana saja. b. Informasi ini dikembangkan dengan menggunakan bahasa pemograman PHP dengan memanfaatkan framework CodeIgniter 2.2. dan menggunakan bahasa pemograman web lainnya seperti HTML, CSS, dan JavaScript dan menggunakan MySQL sebagai database server. DAFTAR PUSTAKA [1] Connolly, Thomas M and Begg, Carolyn E. 2005. Database System: A practical approach to design, implementation, and management [2] Hanif Al Fatta. 2007. Analisis dan perancangan sistem informasi untuk keunggulan bersaing perusahaan dan organisasi modern, Yogyakarta: Andi [3] Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 21 Tahun 2011 Perubahan Kedua atas Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 13 Tahun 2006 Tentang Pedoman Pengelolaan Keuangan Daerah. 23 Mei 2011. Kementrian Dalam Negeri Republik Indonesia. Jakarta. [4] Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 32 Tahun 2011 Pedoman Pemberian Hibah dan Bantuan Sosial yang Bersumber dari Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah. 27 Juli 2011. Kementrian Dalam Negeri Republik Indonesia. Jakarta. [5] Prabowo Pudjo Widodo dan Herlawati. 2011. Menggunakan UML. Bandung : Informatika. 91