Panduan Pengadaan Barang/Jasa eprocurement Fully Electronic Pemerintah Kota Surabaya TA 2010
Apa yang tersaji dalam panduan ini, bertujuan untuk mengetahui proses atau tahapan pengadaan barang/jasa secara sistem e Procurement di Pemerintah Kota Surabaya. Panduan Pengadaan Barang/Jasa Secara Sistem e Procurement ini dibuat untuk pengunjung portal e Procurement, Penyedia Barang/Jasa dan masyarakat luas serta digunakan sebagai panduan untuk mengetahui proses atau tahapan apa saja berserta penjelasan yang terdapat pada portal e Procurement. Panduan ini dibuat oleh : Tim Sekretariat Layanan e Procurement Bagian Bina Program Pemerintah Kota Surabaya Kita semua menyadari bahwa sangat sulit untuk menciptakan kondisi yang sama sekali bebas dari KKN, akan tetapi paling tidak kita sudah berupaya untuk melangkah lebih baik dari periode sebelumnya.
Daftar Isi : Bab I Menu Umum Tampilan Bab II Petunjuk Penggunaan
Bab I Menu Umum Tampilan
Buka Portal e Procurement dengan alamat www.surabaya eproc.or.id Halaman Utama Pada halaman ini pengunjung portal e Procurement Pemerintah Kota Surabaya dapat melihat dan mengetahui beberapa menu yang dapat di akses secara langsung tanpa harus melakukan login. Registrasi Penyedia Barang/Jasa Menu yang digunakan oleh Penyedia Barang/Jasa (rekanan) untuk mendaftarkan/registrasi perusahaan pada portal e Procurement. FAQ (Frequently Asked Questions) Daftar dari pertanyaan yang sering muncul dari pengguna portal e Procurement. Tanggal dan Jam Login Pengguna Pada menu ini dapat dilakukan login dengan cara memasukkan username dan password, lupa password (apabila perusahaan lupa password, kemudian ingin mereset password serta mengganti alamat email) dan mengirim kode aktivasi (apabila pada saat pendaftaran/registrasi, belum mendapatkan email balasan dari admin e Procurement).
Menu Utama Informasi Berita Pengunjung portal e Procurement dapat melihat arsip arsip berita secara keseluruhan. Pada menu berita ini terdapat pemberitahuan tentang semua informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan pengadaan barang/jasa (lelang), dengan cara : Artikel Klik menu Informasi Klik menu Berita Pada menu ini terdapat beberapa artikel yang berhubungan dengan sistem e Procurement, baik mengenai perkembangan e Procurement maupun pengetahuan, opini ataupun isu yang berkaitan dengan e Procurement. Dengan cara : Dokumentasi Klik menu Informasi Klik menu Artikel Pada saat instansi yang melaksanakan sistem e Procurement melaksanakan suatu kegiatan terkait dengan e Procurement, misalnya sosialisasi, pelatihan dan kegiatan kegiatan lainnya, maka hasil pelaksanaan pekerjaan yang berupa foto/gambar dapat dilihat pada menu ini. Klik menu Informasi Klik menu Dokumentasi
Regulasi Berisi berbagai macam aturan perundangan undangan terkait pelaksanaan e Procurement. Aturan perundangan tersebut misalnya, Keppres 80/2003, Peraturan Presiden No 95/2007 Tentang Perubahan Ketujuh Atas Keputusan Presiden No 80 Tahun 2003 Tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah. Dapat lihat dan di download dengan cara : Klik menu Informasi Klik menu Regulasi Seminar Pada menu ini dapat di download dokumen seminar yang telah diselenggarakan yang terkait dengan sistem e Procurement. Pengumuman Klik menu Informasi Klik menu Seminar Pengumuman Pengadaan Pada menu ini pengunjung portal e Procurement dapat mengetahui semua paket pekerjaan yang di lelang oleh Pemerintah Kota Surabaya. Untuk mengetahuinya : Klik menu Pengumuman Klik menu Pengumuman Pengadaan Catatan : Untuk dapat mendownload Dokumen Lelang (RKS, TOR, KAK, Gambar, BQ, dll), maka Penyedia Barang/Jasa terlebih dahulu harus : 1.Melakukan LOGIN.
2.Melengkapi data administrasi 3.Menyetujui Pakta Integritas. 4.Registrasi Paket Pekerjaan. Persyaratan / Kualifikasi Peserta Pada menu ini pengunjung portal e Procurement dapat mengetahui persyaratan/kualifikasi peserta lelang secara umum, sebagai berikut : Klik menu Pengumuman Klik menu Persyaratan / Kualifikasi Peserta Uraian Singkat Pengadaan Pada menu ini pengunjung portal e Procurement dapat mengetahui rekap pekerjaan yang dilelang secara singkat per Satuan Kerja, jenis pekerjaan, jumlah paket pekerjaan dan anggaran dari suatu paket pekerjaan pada setiap periode lelang. Klik menu Pengumuman Klik menu Uraian Singkat Pengadaan Hasil Pengadaan Statistik Hasil pengadaan ini berisi data pemenang dari paket pekerjaan yang dilelang secara e Procurement di Pemerintah Kota Surabaya. Klik menu Pengumuman Klik menu Hasil Pengadaan Komposisi Peserta Lelang Pengunjung portal e Procurement dapat melihat jumlah peserta lelang (Penyedia Barang/Jasa) yang mendaftar dan menawar pada suatu paket pekerjaan pada menu ini.
Klik menu Statistik Klik menu Komposisi Peserta Lelang Komposisi Aanwijzing Bantuan Pada menu ini dapat melihat jumlah banyaknya pertanyaan yang muncul pada proses aanwijzing disuatu paket pekerjaan. Alur Lelang Klik menu Statistik Klik menu Komposisi Aanwijzing Berupa tampilan alur Pengadaan Barang/Jasa (lelang), agar Pengunjung portal e Procurement dapat dengan mudah menguasai tahapan tahapan apa saja yang harus dilakukan pada saat mengikuti proses lelang secara e Procurement ini. Proses Lelang Klik menu Bantuan Klik menu Alur Lelang Pengunjung portal e Procurement dapat mengetahui proses lelang yaitu menjelaskan metodologi yang harus dilakukan oleh Penyedia Barang/Jasa ketika mengikuti suatu proses lelang secara e Procurement. Klik menu Bantuan Klik menu Proses Lelang
Info Alur Software Client Pada menu ini terdapat bagan/alur untuk proses di dalam menjalankan software client sebagai support software sistem e Procurement Pemerintah Kota Surabaya. Troubleshooting Klik menu Bantuan Klik menu Alur Software Client Untuk membantu menyelesaikan permasalahan teknis yang mungkin muncul, maka disediakan bantuan berupa troubleshooting. Klik menu Bantuan Klik menu Troubleshooting Portal ini menggunakan info SSL merupakan salah satu jaminan keamanan enkripsi dalam komunikasi data dan Sekretariat Layanan e Procurement telah mendapatkan ISO 27001:2005 tentang Information Security Management Systems. Pilih Info Blacklist Menu untuk mengetahui daftar hitam Penyedia Barang/Jasa, mulai dari NPWP, nama perusahaan, nama direktur, waktu mulai hingga selesai beserta alasan dilakukannya blacklist. Pilih Blacklist Klik Selengkapnya
Beretika Buruk Pada kolom ini pengunjung dapat melihat Penyedia Barang/Jasa yang masuk dalam Perusahaan Beretika Buruk yang dapat diketahui no. NPWP, nama perusahaan, nama direktur dan alasan dilakukannya. Pilih Beretika Buruk Klik Selengkapnya
Bab II Petunjuk Penggunaan
Buka portal eproc dengan alamat www.surabaya eproc.or.id Registrasi Penyedia Barang/Jasa Apabila Penyedia Barang/Jasa belum mendaftarkan perusahaan pada portal e Procurement, maka harus melakukan REGISTRASI PENYEDIA BARANG/JASA terlebih dahulu dengan cara: Klik Registrasi Penyedia Barang/Jasa Baca Syarat Syarat dan Kondisi Isi kolom : Email Tulis dengan benar & lengkap alamat email, pastikan email aktif & dapat dibuka, hal ini dikarena pengiriman Kode Aktifasi & Password secara otomatis melalui email. No. NPWP Nama Perusahaan Sebutkan dengan jelas Badan Hukum Perusahaan PT/CV/UD/ Firma. Alamat Perusahaan Telephone Perusahaan Kemudian memasukkan/membuat Pertanyaan dan Jawaban, harap di INGAT huruf/angka penulisan yang nantinya dapat digunakan untuk mereset username dan password, apabila username dan password hilang/lupa pada menu Lupa Password. Pertanyaan Jawaban Kemudian klik Simpan Beberapa saat kemudian cek pada alamat email yang digunakan pada saat REGISTRASI PENYEDIA BARANG/JASA, Buka email cek pada inbox/spam Aktifkan kode aktivasi untuk mengaktifkan account perusahaan. gunakan username dan password untuk login pada portal e Procurement.
Catatan : pastikan pada saat membuka email, baca dengan cermat dan account perusahaan AKTIF kan terlebih dahulu, apabila tidak diaktifkan terlebih dahulu maka username & password tidak bisa digunakan. Login Pengguna Penyedia Barang/Jasa dapat melakukan login dengan cara : Pilih Login Pengguna Masukkan Username Dengan memasukkan alamat email dengan benar dan lengkap sesuai pada saat registrasi. contoh : keizea@yahoo.com Lalu masukkan Password Klik Log In Catatan : Untuk pertama kali isi dengan password balasan dari admin e Procurement pada saat registrasi, selanjutnya password ini dapat diubah. password awal dari admin e Procurement dapat di ubah dengan cara : Login terlebih dahulu Pilih menu Data Perusahaan Klik menu Umum Pilih menu Ubah Password Masukkan password lama Isi dengan password yang baru Konfirmasi password baru, masukkan kembali password baru Klik Simpan ganti password dengan yang mudah diingat, agar mempermudah proses selanjutnya.
Memasukkan DATA PERUSAHAAN Setelah Penyedia Barang/Jasa telah berhasil melakukan login, selanjutnya diharuskan meng update setiap informasi/data/dokumen perusahaan sesuai dengan dokumen yang dimiliki perusahaan. Fasilitas untuk memasukkan data antara lain : Memasukkan data, klik [ buat baru ] Mengubah data, klik ubah Serta menghapus data, klik Hapus Menyimpan data, klik simpan Membatalkan meyimpanan data, klik batal DATA UMUM Penyedia Barang/Jasa dapat mengubah Data Umum, dengan cara : Pilih menu Data Perusahaan Klik menu Data Umum Klik Ubah Edit data perusahaan : NPWP Perusahaan Nama Perusahaan Pusat: hilangkan tanda centang bila bukan kantor pusat Alamat Kota Telphone Fax Alamat email : adalah email yang sesuai dengan email yang digunakan pada saat membuat IKP Contact Person No. Handphone
No. Surat Domisili Alamat Domisili adalah alamat berdasarkan surat keterangan domisili Kekayaan Bersih, dapat diubah melalui neraca pada menu Data Administrasi. Informasi data kunci publik berdasarkan alamat email yang diisikan (kunci publik akan terupload langsung dari server IKP dengan syarat pada isian alamat email disikan email yang digunakan pada saat membuat IKP) Klik Simpan Apabila perusahaan bukan kantor pusat, maka untuk data kantor pusat harus dimasukkan data : Alamat Kantor Pusat Telephone Kantor Pusat Fax Kantor Pusat Email Kantor Pusat Klik Simpan ADMINISTRASI Pada menu ini Penyedia Barang/Jasa memasukkan data administrasi perusahaan yang sesuai dengan dokumen yang dimiliki. Ijin Usaha Memasukkan data dengan cara : Pilih menu Data Perusahaan Klik menu Data Administrasi Klik Buat Baru pada menu Ijin Usaha Dokumen
SIUP (Surat Ijin Usaha Perdagangan) IUJK (Ijin Usaha Jasa Konstruksi) SIUI (Surat Ijin Usaha Industri) TDP (Tanda Daftar Perusahaan) No. Tanggal Berlaku (Klik gambar kalender) Klik Simpan Akta Pendirian Badan Usaha / Surat Pengangkatan Kepala Cabang Masukkan data dengan cara : Klik Ubah No. Tanggal (Klik gambar kalender) Notaris Klik Simpan Perubahan Akta Pendirian Badan Usaha Masukkan data dengan cara : Klik Ubah No. Tanggal (klik gambar kalender) Notaris Klik Simpan
Pelunasan Pajak Terakhir Masukkan data dengan cara : Klik Ubah No. Pelunasan Pajak Terakhir Tanggal Pelunasan Pajak Terakhir Klik Simpan Neraca Masukkan data dengan cara : Klik Ubah Tanggal Neraca (Klik gambar kalender) Aktiva Lancar Aktiva tetap Aktiva Lainnya Utang Jangka Pendek Utang Jangka Panjang Kekayaan Bersih (kolom terisi secara otomatis) Klik Simpan Pajak Masukkan laporan 3 bulan terakhir pajak perusahaan, dengan cara : Klik Ubah > masukkan data > klik Simpan Laporan PPn No. Laporan PPn Bulan Ke 1 Tanggal Laporan PPn Bulan ke 1 (Klik gambar kalender) No. Laporan PPn Bulan Ke 2
Tanggal Laporan PPn Bulan ke 2 (Klik gambar kalender) No. Laporan PPn Bulan Ke 3 Tanggal Laporan PPn Bulan Ke 3 (Klik gambar kalender) Laporan PPh No. Laporan PPh Bulan Ke 1 Tanggal Laporan PPh Bulan Ke 1 (Klik gambar kalender) No. Laporan PPh Bulan Ke 2 Tanggal Laporan PPh Bulan Ke 2 (Klik gambar kalender) No. Laporan PPh Bulan Ke 3 Tanggal Laporan PPh Bulan Ke 3 (Klik gambar kalender) KLASIFIKASI PERUSAHAAN Pada menu ini Penyedia Barang/Jasa memasukkan data klasifikasi, bidang dan subbidang sesuai dengan dokumen perusahaan (SIUP/IUJK). Dengan cara : Pilih Klasifikasi Perusahaan Klik Buat Baru Masukkan data Klasifikasi Bidang Subbidang Klik Simpan
PEMILIK Di menu ini Penyedia Barang/Jasa mengisi nama pemilik perusahaan. Dengan cara : Klik menu Pemilik Memasukkan data pemilik dengan cara klik Buat Baru Masukkan data : Nama Pemilik No. KTP Alamat Persentase kepemilikan (% kepemilikan modal) Klik Simpan DIREKSI Penyedia Barang/Jasa memasukkan data nama jajaran Direksi Perusahaan, dengan cara : Klik menu Direksi Klik buat baru lalu memasukkan data : Nama NPWP No. KTP Alamat Jabatan Penanggung Jawab, apabila data yang dimasukkan adalah penanggung jawab perusahan maka Penyedia Barang/Jasa klik kolom hingga muncul tanda chek (V). Klik Simpan
Catatan : Data menu ini Penyedia Barang/Jasa wajib memasukkan data penanggung jawab (penanggung jawab hanya satu orang) TENAGA AHLI Perusahaan pada menu ini mengisikan data tenaga ahli yang di miliki oleh perusahaan, cara memasukkan data yaitu : Klik menu Tenaga Ahli Klik Buat Baru lalu memasukkan data : Nama Tgl Lahir Pendidikan No. KTP Alamat Jabatan dalam proyek Pengalaman Kerja Keahlian No. SKA Masa Berlaku SKA No. Ijazah Klik Simpan Catatan : SKA adalah Sertifikat Tenaga Ahli.
PENGALAMAN Penyedia Barang/Jasa (rekanan) dapat memasukkan pengalaman pekerjaan perusahaan yang telah dilakukan dan atau masih sedang dikerjakan, baik dari instansi swasta maupun pemerintahan untuk memasukkan data dengan cara : Klik menu Pengalaman Klik Buat Baru lalu masukkan data : Klasifikasi Bidang Subbidang Pengguna Nama Lokasi Alamat Pengguna No. Kontrak Nilai Kontrak (Rp.) Tanggal Selesai Kontrak Tgl Progress Terakhir Persentase Progress Terakhir Klik Simpan PERALATAN Penyedia Barang/Jasa (rekanan) dapat memasukkan data peralatan yang dimilikinya sebagai penunjang suatu paket pekerjaan dapat dilaksanakan, pada menu ini dapat dilakukan penambahan, ubah dan hapus dengan cara :
Klik menu Peralatan Klik Buat Baru lalu masukkan data : Jenis Peralatan Jumlah (input dengan hanya angka, tanpa satuan) Kapasitas (input dengan hanya angka, tanpa satuan) Merk Tahun Pembuatan Kondisi Lokasi Bukti Klik Simpan Proses Lelang Pengadaan Penyedia Barang/Jasa pada menu ini dapat mengetahui : Semua paket pekerjaan yang dilelangkan/ditenderkan oleh Pemerintah Kota Surabaya. Pakta Integritas Registrasi untuk mengikuti pekerjaan tersebut. Aanwijzing Dokumen (dokumen lelang RKS, BQ, TOR, dsb) Persyaratan Persyaratan Dokumen Rincian Penawaran Jadwal
Catatan : Apabila Penyedia Barang/Jasa tidak menemukan suatu paket pekerjaan dalam menu ini, kemungkinan paket pekerjaan tersebut : 1.Telah memasuki tahapan/proses buka sampul. 2.Belum dilelangkan. 3.Dibatalkan. Untuk keterangan lebih lanjut mengenai suatu paket pekerjaan hubungi : Helpdesk Sekretariat Layanan e Procurement pada nomor 031 5462064. Untuk dapat mengikut suatu paket pekerjaan, maka Penyedia barang/jasa harus : 1)Mengetahui periode putaran lelang. pastikan periode paket pekerjaan tersebut, tahun dan instansinya. 2)Status paket pekerjaan Aktif. Klik Jadwal, dan cek tanggal pembukaan penawaran. 3)Pengisi Data Administrasi. 4)Menyetujui Pakta Integritas Klik Pakta Integritas, kemudian klik Setujui, Pakta Integritas dapat di download dengan cara klik download" 1)Registrasi paket pekerjaan Klik registrasi, apabila perusahaan telah meregistrasi suatu paket pekerjaan, maka tulisan register akan hilang secara otomastis, dan berarti perusahaan mendaftar pada peket pekerjaan tersebut. 1)Dokumen Lelang Dapat di download apabila perusahaan telah melakukan registrasi. Semua dokumen lelang dapat di download, pastikan terdapat adobe acrobat reader pada komputer/laptop.
1)Aanwijzing Aanwijzing dapat dilakukan secara : Tatap Muka (tempat, tanggal dan jam dapat di lihat pada dokumen lelang) dan, Online (dengan cara klik ajukan pertanyaan ). Dapat mendownload dan menandatangani Berita Acara dan Addendum (perubahan) Penawaran melalui software client (dapat dibaca pada Proses Pemasukan Penawaran melalui Software Client) Pada menu ini Penyedia Barang/Jasa dapat melakukan : Penawaran harga. Download Berita Acara Pembukaan Sampul. Download Berita Acara hasil Pelelangan. Masa Sangah. Surat Dukungan Bank. muncul, apabila paket pekerjaan tersebut berkualifikasi Non Kecil. Batal Ikut Lelang. Dapat dibatalkan apabila Penyedia Barang/Jasa belum memasukkan harga penawaran. Dan apabila paket pekerjaan tersebut sudah dilakukan pembukaan penawaran harga (buka sampul), maka Penyedia Barang/Jasa dapat melihat urutan penawaran dan keterangan evaluasi.
INDIKASI KECURANGAN Pada menu ini Penyedia Barang/Jasa dapat melaporkan adanya indikasi kecurangan dalam proses lelang Pengadaan Barang/Jasa. Dengan cara : Klik menu Indikasi Kecurangan Input deskripsi indikasi kecurangan. Apabila Penyedia Barang/Jasa ingin mengirimkan indikasi kecurangan dalam bentuk softcopy, maka dapat diupload pada menu File Kemudian klik Simpan Sekretariat Layanan e Procurement Pemerintah Kota Surabaya Jl. Jimerto 25 27 Lt.IV Surabaya 60272 Telp. 031 5462064 email : helpdesk@surabaya eproc.or.id www.surabaya eproc.or.id