IDENTIFIKASI KEBUTUHAN Oleh : Drs. Idris, M.Si Ketika hasil dari AKD menunjukkan adanya kesenjangan kompetensi SDM yang membutuhkan suatu solusi berupa Diklat untuk menutup kesenjangan tersebut, maka selanjutnya perlu adanya proses IKD. Penyelenggaraan IKD tersebut diorientasikan untuk mengharmoniskan rancang bangun program Diklat agar sesuai dengan jenis kompetensi yang dibutuhkan oleh Kerja pengguna Diklat. Dalam hal ini, pengelola Diklat dituntut untuk mampu menuangkan kompetensi yang dibutuhkan oleh Kerja pengguna Diklat ke dalam suatu program Diklat. Sehingga, program Diklat dan/atau materi yang diberikan dalam Diklat mampu meniadakan dan/atau mengurangi kesenjangan kompetensi pada Kerja pengguna Diklat. Contoh, ketika terjadi kesenjangan kinerja dalam pengelolaan keuangan negara pada Kerja pengguna Diklat, dan berdasarkan hasil AKD kesenjangan tersebut diakibatkan oleh kurangnya kompetensi SDM di bidang tersebut. Tanpa proses identifikasi kebutuhan Diklat, pengelola Diklat menawarkan Diklat pengelolaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (APBN) dengan harapan Diklat tersebut dapat menutupi kesenjangan yang dimaksud. Tetapi, hasil evaluasi pasca Diklat ditemukan bahwa kinerja Kerja pengguna Diklat tersebut tidak meningkat karena kesenjangan kompetensi yang dimaksud tidak terjadi pada seluruh aspek pengelolaan keuangan negara, melainkan hanya pada pengelolaan barang milik negara. Adapun materi pengelolaan barang milik negara yang diberikan ternyata kurang mendalam pada Diklat pengelolaan APBN yang diselenggarakan penyelenggara atau pengelola Diklat. Contoh kasus tersebut mengindikasikan perlunya identifikasi kebutuhan Diklat, sebelum program Diklat dilaksanakan.
1. IDENTIFIKASI KEBUTUHAN DIKLAT IKD merupakan suatu proses untuk mengidentifikasi dan mengharmoniskan jenis-jenis Diklat yang dibutuhkan oleh Kerja pengguna Diklat, baik di tingkat organisasi, jabatan, maupun individu dengan menterjemahkan kebutuhan kompetensi Kerja pengguna Diklat ke dalam suatu desain program Diklat. Dengan IKD, maka penyelenggara atau pengelola Diklat dapat menitikberatkan program-program Diklat terhadap kebutuhan kompetensi utama dari Kerja pengguna Diklat. Dengan demikian, proses IKD merupakan suatu proses yang mutlak dilaksanakan. Proses ini terutama menyandingkan antara program Diklat yang dirancang dengan kebutuhan kompetensi Kerja pengguna Diklat atau dengan kata lain mengharmoniskan desain program Diklat dengan kebutuhan kompetensi Kerja pengguna Diklat. 2. PROSES IDENTIFIKASI KEBUTUHAN DIKLAT Esensi dari IKD adalah suatu langkah lanjutan dari proses AKD yang bertujuan untuk atau diorientasikan pada upaya menterjemahkan daftar kompetensi yang dibutuhkan oleh Kerja pengguna Diklat ke dalam suatu desain program Diklat. Proses IKD idealnya dilakukan oleh Kerja pengguna Diklat dengan pendampingan secara aktif dari Kerja pengelola Diklat. Hal ini didasarkan pada realita bahwa Kerja pengguna Diklat yang memiliki pemahaman yang mendalam mengenai kebutuhan kompetensi mereka. Sementara, pendampingan oleh Kerja pengelola Diklat dimaksudkan agar Kerja pengelola Diklat memahami kebutuhan Kerja pengguna Diklat, sehingga dapat menterjemahkannya ke dalam program-program Diklat yang efektif dan efisien. Uraian diatas merupakan suatu kondisi ideal karena tanpa ada payung hukum yang mendasari, maka akan relatif sulit untuk mewujudkan hal tersebut. Walaupun demikian, bagi Kerja pengelola Diklat adalah merupakan suatu tuntutan untuk dapat merumuskan program-program Diklat yang sesuai dengan kebutuhan kompetensi Kerja pengguna Diklat.
Untuk menjembatani kedua hal ini, maka jenis IKD yang dibakukan melalui pedoman ini dibagi dalam 2 (dua) jenis, yaitu: 1) IKD sebagai langkah lanjutan dari AKD, adalah merupakan IKD yang dilakukan ketika Kerja pengguna Diklat, dengan pendampingan dari Kerja pengelola Diklat, telah melakukan AKD bagi Kerjanya masing-masing sehingga Kerja pengelola Diklat telah memiliki daftar kompetensi yang dibutuhkan oleh Kerja pengguna Diklat. Dalam IKD jenis ini, Kerja pengelola Diklat melakukan penterjemahan jenisjenis kebutuhan kompetensi kedalam suatu program Diklat dan mengharmoniskan kesesuaian tersebut kepada kebutuhan Kerja pengguna Diklat, dan 2) IKD sebagai langkah proaktif Kerja pengelola Diklat, adalah merupakan IKD yang dilakukan ketika Kerja pengguna Diklat belum melakukan AKD, sehingga Kerja pengelola Diklat secara proaktif berupaya mengidentifikasi, memformulasi dan mendesain program-program Diklat yang sesuai dengan kebutuhan Kerja pengguna Diklat. Pada IKD jenis ini, Kerja pengelola Diklat tidak hanya menterjemahkan kebutuhan kompetensi Kerja pengguna Diklat ke dalam desain program Diktat dan mengharmoniskannya tapi juga berupaya mengidentifikasi kebutuhan kompetensi Kerja pengguna Diklat yang perlu diisi dengan Diktat yang menyajikan jenisjenis kompetensi yang dapat dipenuhi oleh setiap materi Diklat. IKD jenis ini merupakan suatu langkah proaktif Kerja pengelola Diktat dalam rangka untuk mencapai efisiensi dan efektivitas program Diklat. a. Identifikasi Kebutuhan Diklat Sebagai Langkah Lanjutan AKD Landasan untuk melakukan IKD jenis ini adalah daftar kompetensi yang dibutuhkan oleh Kerja pengguna Diklat. Berdasarkan daftar kompetensi ini, Kerja pengelola Diktat mendesain program-program Diktat agar sesuai dengan kebutuhan kompetensi dari Kerja pengguna Diklat. Alur proses IKD jenis ini adalah seperti yang tersebut dalam gambar berikut :
Daftar kompetensi Yang belum terpenuhi Dan (+) Rekomendasi Pengembangan Identifikasi dan konfirmasi Kebutuhan pengembangan kompetensi Pengguna Dapat melalui rapat koordinasi ataupun surat menyurat Dari Pengguna Desain Program Diklat Proses penterjemahan daftar kompetensi yang dibutuhkan Pengguna ke dalam bentuk program Diklat Oleh Pengelola Diklat PROSES HARMONISASI PROGRAM DIKLAT Bagan Alur Proses IKD Sebagai Langkah Lanjutan AKD Sumber:Kementerian Keuangan, 2011 1) Desain Program Diklat Metode yang dapat digunakan oleh Kerja Pengelola Diklat dalam menterjemahkan daftar kebutuhan kompetensi dari Kerja pengguna Diklat ke dalam suatu program Diklat, diantaranya adalah dengan memformulasikan suatu matriks kompetensi dengan kerangka kerja sebagaimana yang tersebut dalam tabel berikut:
Kerangka Kerja Matriks I No Jenis Yang Dibutuhkan Pengguna Materi Untuk Memenuhi Formulasi Program Diklat [1] [2] [3] [4] 1. 2. A Dipenuhi dengan MATERI α B 3. C Dipenuhi dengan 4. MATERI β D Dikemas dalam DIKLAT X 5. E 6. F 7. 8. G Dipenuhi dengan H MATERI γ 9. I 10. J Dipenuhi dengan 11. K MATERI λ 12. L Dikemas dalam DIKLAT Y Sumber: Kementerian Keuangan, 2011. Adapun contoh implementasi dari penggunaan matriks tersebut diilustrasikan pada Peraga E. Ilustrasi tersebut menyajikan bagaimana materimateri Diklat dapat memenuhi kompetensi-kompetensi yang dibutuhkan oleh Kerja pengguna Diklat. Sebagai contoh, kebutuhan kompetensi akan penguasaan terhadap sistem akuntansi Kementerian Negara/Lembaga dan kemampuan membuat pelaporan keuangan dalam kerangka sistem akuntansi instansi dapat dipenuhi dengan materi Sistem Akuntansi Instansi. Sementara, kebutuhan jenisjenis kompetensi lainnya dipenuhi dengan berbagai materi, seperti: Pengelolaan Barang Milik Negara, Verifikasi dan Pelaporan Kuasa Pengguna Anggaran, Penyelesaian Kerugian Negara, dan Pelaksanaan APBN. Adapun keseluruhan materi tersebut dapat dikemas dalam 1 (satu) program Diklat, misalnya: Diklat X.
Di sisi lain, kebutuhan akan pemahaman terhadap standar pelayanan publik dan standar pelayanan prima dapat dipenuhi dengan materi Pelayanan Prima. Sementara, pemahaman terhadap nilai pasar dan nilai selain nilai pasar properti serta faktor-faktor yang mempengaruhinya dapat dipenuhi dengan materi Penilaian Pendekatan Data Pasar. Adapun kedua materi tersebut dapat dikemas dalam satu program Diklat, misalnya: Diklat Y. 2) Proses Harmonisasi Setelah jenis-jenis kompetensi yang dibutuhkan oleh Uniut Kerja pengguna Diklat diterjemahkan ke dalam desain suatu program Diklat, tahapan selanjutnya adalah melakukan harmonisasi program Diklat oleh Kerja pengelola Diklat. Tujuan dari proses harmonisasi ini disamping untuk memastikan kesesuaian desain Diklat dengan kebutuhan kompetensi dari Kerja pengguna Diklat, juga bertujuan untuk menginventarisir prioritas kompetensi, jumlah peserta dan lama Diklat yang dibutuhkan oleh Kerja pengguna Diklat. Dalam hal ini tidak menutup kemungkinan bahwa Kerja pengelola Diklat juga dapat mengakomodir rekomendasi-rekomendasi dari Kerja pengguna Diklat guna menyempurnkan program Diklat yang disusun. Ada banyak metode yang dapat digunakan dalam hal proses harmonisasi program Diklat tersebut, seperti: rapat koordinasi, pertemuan forum harmonisasi, ataupun melalui penyampaian formulir isian atas desain Diklat yang telah dilakukan (sesuai daftar kompetensi yang dibutuhkan Kerja pengguna Diklat) sebagaimana disajikan pada tabel berikut : Formulir Isian Untuk Harmonisasi Program Diklat I No Formulasi Program Diklat Materi Untuk Memenuhi Kebutuhan Jenis Yang Dibutuhkan Pengguna (Diisi Oleh Pengguna) Urutan Prioritas Jumlah Peserta Lama Waktu Diklat Yang Dibu- Tuhkan Rekomendasi Nama/Rekom en Kopetensi Tenaga Pengajar Rekomendasi Lainnya [1] [2] [3] [4] [5] [6] [7] [8] [9] 1. DIKLA T X α
β M ATER I γ 2. DIKLA T Y λ Sumber: Kementerian Keuangan, 2011 Ilustrasi dalam Peraga F merupakan contoh penggunaan formulir dimaksud dalam proses harmonisasi. Sebagaimana tertera pada Peraga F, metode apapun yang digunakan, hasil akhir yang diharapkan dari proses harmonisasi program Diklat antara Kerja pengelola Diklat dengan Kerja pengguna Diklat adalah konfirmasi program-program Diklat yang perlu diselenggarakan beserta skala prioritasnya, jumlah peserta, lama Diklat, rekomendasi tenaga pengajar dan rekomendasi lainnya. Inventarisasi skala prioritas diperlukan untuk menentukan materi-materi dalam desain program Diklat yang perlu diperdalam. Sementara, jumlah peserta dan lama waktu Diklat diperlukan untuk menyelaraskan antara kebutuhan Kerja pengguna Diklat dengan kapasitas Kerja pengelola Diklat. Adapun rekomendasi tenaga pengajar dapat merupakan referensi bagi Kerja pengelola Diklat dalam menentukan tenaga yang ahli pada bidang-bidang yang dibutuhkan. Kerja pengguna Diklat juga dapat memberikan rekomendasi lainnya, seperti masukan untuk metode pengajaran, bahan ajar, dan lainnya b. Identifikasi Kebutuhan Diklat Sebagai Langkah Proaktif Kerja Pengelola Diklat Berbeda dengan jenis IKD sebelumnya yang mengacu pada hasil AKD, IKD ini yang merupakan langkah proaktif dari Kerja pengelola Diklat yang
dilakukan berdasarkan asumsi bahwa Kerja pengguna Diklat tidak melakukan AKD. Untuk itu, IKD dilakukan secara proaktif agar desain program Diklat sesuai dengan kebutuhan Kerja pengguna Diklat. Alur proses IKD jenis ini adalah sebagaimana yang tersebut dalam gambar berikut: 1) Identifikasi Kebutuhan Diklat Pengguna Pada tahap ini, Kerja pengelola Diklat secara proaktif menyajikan kompetensi-kompetensi yang dapat dipenuhi oleh setiap materi Diklat yang dimiliki oleh Kerja pengelola Diklat. Hal ini dilakukan untuk mendorong Kerja pengguna Diklat mencari kompetensi -kompetensi yang dibutuhkannya. Bahkan, lebih dari itu, hal ini mendorong Kerja pengguna Diklat untuk mengemukakan kebutuhan kompetensi baru mereka yang belum terakomodir dalam daftar kompetensi yang disajikan oleh Kerja Pengelola Diklat. Proses identifikasi kebutuhan Diklat dari Kerja pengguna Diklat ini dapat menggunakan beragam cara, mulai dari surat-menyurat hingga pada rapat koordinasi. Dalam proses ini, alat bantu yang dapat digunakan oleh tabel berikut: Formulir Identifikasi Kebutuhan Diklat No Materi Untuk Pengembangan (Diisi Oleh Pengelola Diklat) Jenis Yang Dapat Dipenuhi (Diisi Oleh Pengelola Diklat) Dibutuhkan atau Tidak Dibutuhkan Kebutuhan Pengguna (diisi oleh Pengguna) Urutan Prioritas Kebutuhan Jumlah Peserta Lama Waktu Diklat Yang Dibutuhkan Rekomendasi Tenaga Pengajar Rekomendasi Lainnya [1] [2] [3] [4] [5] [6] [7] [8] [9] 1. α β
γ 2. λ KEBUTUHAN KOMPETENSI UNIT PENGGUNA YANG BELUM TERAKOMODIR OLEH U N IT PEN G ELOLA D IK L A T 1.??? 2.??? 3.??? Sumber: Kementerian Keuangan, 2011. Peraga G adalah merupakan contoh ilustrasi dari penggunaan formulir identifikasi kebutuhan Diklat. Sebagaimana tertera pada Peraga G, Kerja pengelola Diklat menawarkan beragam kompetensi mulai dari Pemahaman terhadap Properti dan Kategorisasinya hingga pada "Pemahaman terhadap tata cara inventarisasi, pembukuan dan Pelaporan Barang Milik Negara" yang dapat dipenuhi oleh materi Penilaian Pendekatan Data Pasr hingga pada materi Pengelolaan Barang Milik Negara. Berdasarkan formulir tersebut dilakukan koordinasi antara Kerja pengelola Diklat dengan Kerja pengguna Diklkat, baik melalui rapat koordinasi maupun surat-menyurat. Pada akhirnya dapat diketahui kebutuhan kompetensi dari Kerja pengguna Diklat beserta urutan prioritas, jumlah peserta hingga pada rekomendasi-rekomendasi yang diajukan. Dapat diketahui pula bahwa Kerja pengguna Diklat membutuhkan kompetensi lain yang perlu diakomodir oleh Kerja pengelola Diklat berupa: (i) Pemahaman terhadap Tugas Pokok dan Fungsi Pengelola dan Pengguna Barang Milik Negara; (ii) Pemahaman dan Kemampuan akan Cara Pengungkapan Kejadian yang Merugikan
Negara; dan (iii) Pemahaman dan Kemampuan Melakukan Cara Penyelesaian Ganti Kerugian Negara. 2) Desain Program Diklat Berdasarkan hasil dari identifikasi kebutuhan diklat, Kerja pengelola Diklat kemudian mengemas kompetensi-kompetensi yang ingin dipenuhi tersebut beserta rinciannya kedalam suatu desain program Diklat. Kerangka kerja desain program Diklat dapat dilakukan melalui matriks kompetensi yang identik dengan enis KD ebelumnya sebagaimana tertera pada tabel berikut ini : Kerangka Kerja Matriks II No Jenis Yang Dibutuhkan Pengguna (diisi oleh Pengguna Diklat) Materi Untuk Memenuhi Kebutuhan Formulasi Program Diklat [1] [2] [3] [4] 1 A 2 B 3 C 4 D 5 E 6 F 7 G 8 H 9 I 10 J 11 K 12 L 13 P 14 Q 15 R Sumber: Kementerian Keuangan, 2011. D i p e n u h i d e ng a n MATER I α D i pe nu h i de ng an MATER I β D i pe nu h i de ng an MATER I γ D i p e n u h i d e ng a n MATER I λ D ipe nuh i de nga n MAT ER I Ω Dikemas dalam DIKLAT X Dikemas dalam DIKLAT Y Peraga H menyajikan contoh implementasi dari penggunaan matriks tersebut, yaitu bagaimana program Diklat di desain untuk memenuhi kebutuhan Kerja pengguna Diklat. Kerja pengelola Diklat dapat mengelompokkan kompetensi-kompetensi yang dapat dipenuhi oleh materi Penilaian Pendekatan Data Pasar dan Pelayanan Prima ke dalam satu (1) program Diklat, misalnya Diklat X. Semnetara, kompetensi -kompetensi lainnya yang dapat dipenuhi oleh materi pelaksanaan APBN dan Pengelolaan
Barang Milik Negara dikelompokkan ke dalam Program Diklat lainnya, misalnya: Diklat Y. Adapun kebutuhan kompetensi dari Kerja pengguna Diklat yang belum diakomodir oleh Kerja pengelola Diktat dapat dikategorisasi ke dalam materi yang esuai tau menciptakan materi baru. Misalnya, "Pemahaman terhadap Tugas Pokok dan Fungsi Pengelola dan Pengguna Barang Milik Negara" dapat dipenuhi dengan pengembangan materi "Pengelolaan Barang Milik Negara". Sementara, untuk memenuhi kebutuhan akan Pemahaman an Kemampuan Cara Pengungkapan Kejadia n yang Merugikan Negara" dan "Pemahaman dan Kemampuan Melaku kan Cara Penyelesaian Ganti Kerugian Negara" dari Kerja pengguna Diklat dapat dilakukan dengan menambah materi baru, misalnya: "Penyelesaian Kerugian Negara". Mengingat materi "Penyelesaian Kerugian Negara dapat dikategorisasikan dalam kelompok yang sama dengan materi "Pelaksanaan APBN" serta Pengelolaan Barang Milik Negara, maka ketiga materi ini dapat dikemas dalam satu (1) program Diklat, yaitu: Diklat Y. 3) Proses Harmonisasi Produk akhir dari tahapan identifikasi kebutuhan Diktat adalah penyusunan desain Diktat yang sesuai dengan kebutuhan Kerja pengguna Diklat, beserta seluruh rinciannya. Jika tahapan tersebut selesai dilakukan, maka proses selanjutnya adalah melakukan harmonisasi program Diktat oleh Kerja pengelola Diktat terhadap kebutuhan kompetensi dari Kerja pengguna Diklat. Tujuan dari proses harmonisasi ini adalah untuk mengkonfirmasi kesesuaian desain Diktat dengan kebutuhan kompetensi dari Kerja pengguna Diklat beserta seluruh inventarisasi data skala prioritas, jumlah peserta dan lama Diktat yang dibutuhkan oleh Kerja pengguna Diklat. Proses ini juga bertujuan untuk menyelaraskan rekomendasi-rekomendasi dari Kerja pengguna Diklat yang telah diakomodir oleh Kerja pengelola Diklat.
Sebagaimana pada jenis IKD sebelumnya, metode yang dapat dilakukan dalam hal proses harmonisasi program Diklat ini juga cukup beragam, seperti: rapat koordinasi, pertemuan forum harmonisasi, ataupun melalui penyampaian formulir isian atas desain Diklat yang telah dilakukan (sesuai daftar kompetensi yang dibutuhkan oleh Kerja pengguna Diklat). Tabel berikut adalah merupakan formulir isian yang dapat digunakan. Sementara, ilustrasi dalam Peraga I merupakan cont oh penggunaan formulir dimaksud dalam proses harmonisasi. Sebagaimana tertera pada Peraga, metode papun ang digunakan, hasil akhir yang diharapkan dari proses harmonisasi program Diklat antara Kerja pengelola Diklat dengan Kerja pengguna Diklat adalah konfirmasi program-program diklat yang perlu diselenggarakan beserta skala prioritasnya, jumlah peserta, lama Diklat, rekomendasi tenaga pengajar dan rekomendasi lainnya. Formulir Isian Untuk Harmonisasi Program Diklat II No Formulasi Program Diklat (diisi oleh Pengelola Diklat) Materi Untuk Memenuhi Kebutuhan (diisi oleh Pengelola Diklat) Yang Dapat Dipenuhi (diisi oleh Pengelola Diklat) Kebutuhan Pengguna (diisi oleh Pengguna) Dibutuhkan Urutan Atau Tidak Prioritas Dibutuhkan Jumlah Peserta Lama Waktu Diklat Yang Dibu- Tuhkan Rekome ndasi Nama/ Kopeten si Tenaga Pengajar Rekomend asi Lainnya [1] [2] [3] [4] [5] [6] [7] [8] [9] [10] si A α si B 1. DIKLA T X β si C si D si E
2. DIKLA T Y M ATER I γ λ Ω si F si G si H si I si J si K si L si P si Q si R Sumber: Kementerian Keuangan, 2001