Kementerian Perhubungan RI Sekretariat Jenderal Pusat Data dan Informasi Jakarta 10110 TKD/021/B-05/E001 PEDOMAN PEMBUATAN STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOPs) TENTANG TATA KELOLA DATA (PDT-PS/SOP-1)
KATA PENGANTAR Buku Pedoman Pembuatan Standard Operating Procedures (SOPs) Tentang Tata Kelola Data diterbitkan untuk mendukung kelancaran pelaksanaan acara Temu Pengelola Data sekaligus untuk melakukan penerapan PM 88 Tahun 2011 Tentang Alur Data dan Informasi di Lingkungan Kementerian Perhubungan. Sebuah Standard Operating Procedures (SOPs) adalah satu set instruksi tertulis yang mendokumentasikan aktivitas rutin dan berulang dilakukan oleh sebuah organisasi. Pengembangan dan penggunaan SOP merupakan merupakan faktor yang dapat mengukur sukses tidaknya suatu kegiatan operasional. SOP juga menjaga kekonsistenan kegiatan operasional dari awal hingga akhir. Buku Pedoman Pedoman Standard Operating Procedures (SOPs) Tentang Tata Kelola Data dapat dijadikan pedoman bagi unit kerja dalam pembuatan SOP kegiatan yang dilaksanakan pada kegiatan Alur Data, sehingga diharapkan pelaksanaan Alur Data dapat dicapai semaksimal mungkin. Pedoman Pembuatan Standard Operating Procedures (SOPs) Tentang Tata Kelola Data mengadaptasi buku Guidance for Preparing Standard Operating Procedures (SOPs) yang disusun oleh Environmental Protection Agency dan Pedoman Teknis Penyusunan Standar Operating Procedures terbitan Maiestas Publising. Buku pedoman ini diharapkan dapat memberikan pedoman kerja lapangan (workbook) yang bermanfaat bagi unit kerja untuk menyusun, menerapkan, dan memelihara SOP. PDT-PS/SOP-1 ii
DAFTAR ISI KATA PENGANTAR... ii DAFTAR ISI... iii 1. PENDAHULUAN... 1 1.1. TUJUAN... 2 1.2. MANFAAT... 3 1.3. RUANG LINGKUP... 4 1.4. SISTEMATIKA PENULISAN... 4 2. TAHAP PENYUSUNAN SOP... 5 2.1. Tahap Persiapan... 5 2.2. Tahap Pembentukan Organisasi Tim... 5 2.3. Tahap Perencanaan... 6 2.4. Tahap Penyusunan... 6 2.5. Tahap Uji Coba... 6 2.6. Tahap Penyempurnaan... 7 2.7. Tahap Implementasi... 7 2.8. Tahap Pemeliharaan dan Audit... 8 3. DAFTAR SOP... 9 3.1. Wali Data (WD)... 9 3.2. Wali Data Kliring (WDK)... 9 3.3. Simpul Wali Data (SWD)... 9 3.4. Penghubung Simpul Wali Data (PSW)... 10 PDT-PS/SOP-1 iii
PEDOMAN PEMBUATAN STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOPs) TENTANG TATA KELOLA DATA 1. PENDAHULUAN Di dalam organisasi publik (pemerintah), visi yang diemban adalah tercapainya kesejahteraan masyarakat melalui pemberian pelayanan yang prima kepada masyarakat sebagai pemilik/pemangku kepentingan, baik pelayanan yang bersifat langsung diberikan maupun pelayanan yang dinikmati masyarakat secara tidak langsung. Salah satu penunjang meningkatnya pelayanan kepada masyarakat adalah melalui kebijakan yang diambil oleh pemerintah. Untuk membuat kebijakan yang baik harus ditopang oleh data dan informasi yang berkualitas. Salah satu dinamika informasi dalam era global menunjukkan bahwa informasi dari suatu daerah, wilayah maupun negara dapat dikirim dan diterima oleh daerah, wilayah atau negara lain dalam waktu relatif singkat. Informasi yang diterima merupakan informasi yang berkualitas, yaitu informasi yang relevan, tepat waktu dan akurat. Informasi ini pada dasarnya bersumber dari data yang sudah diolah, sehingga mempunyai nilai tambah bagi penerimanya. Semua insan mandiri yang produktif tidak terikat pada usia dan pekerjaan akan selalu memerlukan data dan informasi untuk mendukung pekerjaan sehari-hari, karena hal tersebut menjadi bahan atau bahkan komoditas yang sangat unggul dalam pola kehidupan manusia. Tanpa data dan informasi, manusia tidak bisa berperan banyak dalam lingkungannya. Semua kegiatan membutuhkan informasi yang tepat supaya arah kegiatan tersebut bisa dikendalikan dengan baik sesuai dengan tujuan dan pengelolaan kegiatan yang bersangkutan. Namun demikian proses pengiriman data sering kali menemui kendala dan masih dianggap belum memenuhi kebutuhan akan informasi. Hal ini akan berujung pada pelayanan yang kurang cepat dan tepat, sehingga masyarakat selaku pengguna merasa kecewa. Apalagi jika kondisi tersebut berlangsung berulang-ulang, maka masyarakat akan mengeluh.
Kondisi tersebut tentunya tidak dapat dibiarkan terus berlangsung. Oleh karena itu upaya pemerintah untuk memperbaiki sistem pengelolaan data terus dilakukan melalui berbagai kebijakan yang mendorong kearah perbaikan penyelenggaraan pemerintah. Pemerintah telah mencanangkan penerapan prinsip-prinsip tata kepemerintahan yang baik (good governance) sejak tahun 1998. Proses penyusunan standar pengelolaan data agar lebih mudah haruslah diketahui secara pasti prosedurnya. Melalui Prosedur yang jelas, akan lebih mudah diketahui berapa biaya yang diperlukan, waktu yang dibutuhkan, siapa saja yang terlibat, peralatan apa saja yang diperlukan serta persyaratan apa saja yang harus dipenuhi oleh pengguna jasa pelayanan. Untuk memenuhi perihal diatas dan meningkatkan efisiensi, efektifitas dan kesinambungan pelaporan Data dan Informasi Perhubungan serta memantapkan Sistem Informasi Perhubungan, diperlukan Pedoman Pembuatan Standard Operating Procedures (SOP) pada Tata Kelola Data di Lingkungan Kementerian Perhubungan sebagai salah satu komponen Tata Kelola Data Dan Informasi. 1.1. TUJUAN Tujuan Pengembangan dan penggunaan SOP Tata Kelola Data dan Informasi dalam suatu proses atau prosedur pengelolaan data di Kementerian Perhubungan adalah untuk meminimalisasi keragaman dari output pengelolaan data yang dihasilkan, baik dari segi pelaporan, jenis data yang dikumpulkan, hingga tata cara pengumpulan datanya. Selain itu penggunaan dan pengembangan SOP juga akan meningkatkan kualitas output dari pengelolaan data dikarenakan konsistensi dari pengimplementasian proses atau prosedur yang dilakukan di dalam Unit Kerja di setiap tingkat Wali Data. Penggunaan SOP dalam tata kelola data juga memudahkan pelaksanaan suatu proses pengelolaan data saat terjadi pergantian personil. Pelaksanaan SOP tata kelola data mengurangi peluang terjadinya perbedaan jenis pelaporan dan kesalahan persepsi antar pengelola data. Pada penggunaan data maupun informasi sebelumnya untuk melakukan evaluasi tata kelola data yang telah berjalan, SOP dapat digunakan untuk merekonstruksi proses pengelolaan data yang telah berjalan saat tidak ada referensi lain yang tersedia. PDT-PS/SOP-1 2
1.2. MANFAAT Manfaat teknis dari pembuatan dan penggunaan SOP Tata Kelola Data adalah sebagai berikut : 1. Menjamin adanya standarisasi kebijakan, peraturan, dan keluaran terkait tentang tata kelola data baik yang dibuat untuk intern organisasi atau unit kerja maupun dari ekstern, misalnya Undang-undang, Keputusan Presiden atau Menteri, maupun yang berupa Aturan lainnya dari institusi. 2. Menjamin adanya standarisasi pelaksanaan setiap prosedur operasional standar mengenai tata kelola data yang telah ditetapkan menjadi pedoman baku. 3. Menjamin adanya standarisasi untuk penggunaan dan distribusi formulir, blanko, dan dokumen dalam prosedur operasional standar pada setiap kegiatan tata kelola data. 4. Menjamin adanya standarisasi sistem administrasi (termasuk kegiatan penyimpanan arsip dan sistem dokumentasi) dari kegiatan Tata Kelola Data. Sistem administrasi menjadi jaminan adanya upaya untuk menghargai tiap transaksi dan peristiwa yang terjadi di dalam organisasi atau unit kerja. 5. Menjamin adanya standarisasi untuk kegiatan validasi data. 6. Menjamin adanya standarisasi pelaporan untuk kegiatan Tata Kelola Data. 7. Menjamin adanya standarisasi untuk kegiatan pengawasan kegiatan tata kelola data. Penerapan pengawasan Kegiatan Tata Kelola Data bukan hanya berupa validasi, tetapi juga pengimplementasian komponen pengendalian organisasi atau unit kerja secara keseluruhan. 8. Menjamin adanya standarisasi untuk pelaksanaan evaluasi dan penilaian kegiatan Tata Kelola Data dalam organisasi atau unit kerja. 9. Menjamin adanya standarisasi untuk pelayanan dan tanggapan kepada pihak luar organisasi atau unit kerja mengenai Tata Kelola Data. Standar ini yang merefleksi dari dampak SOP suatu unit kerja terhadap pihak ekstern unit kerja. SOP yang efektif memastikan bahwa semua kegiatan unit kerja dalam kegiatan Tata Kelola Data dapat berjalan pada pola yang paling ekonomis, efektif, dan efisien. 10. Menjamin adanya standarisasi untuk keterpaduan dan keterkaitan di antara prosedur Tata Kelola Data dengan prosedur operasional Tata Kelola Data lainnya di dalam konteks dan kerangka dari tujuan kegiatan Tata Kelola Data. Penyajian yang terintegrasi dalam konsep, konteks, dan terapan sangat penting untuk menghindari PDT-PS/SOP-1 3
terjadinya duplikasi dalam keputusan maupun tindakan dalam kegiatan Tata Kelola Data pada akhirnya menghasilkan ketidakefektifan dan ketidakefisienan unit kerja. 11. Menjamin adanya acuan yang formal bagi anggota unit kerja untuk menjalankan kewajiban di dalam prosedur operasional standar. SOP pada dasarnya disusun untuk menjadi pedoman baku bagi anggota organisasi atau unit kerja dalam menjalankan kegiatan, baik dalam mengambil keputusan maupun tindakan dalam kegiatan Tata Kelola Data. 12. Menjamin adanya acuan yang formal untuk setiap perbaikan serta pengembangan prosedur-prosedur operasional standar mengenai Tata Kelola Data di masa datang. SOP mengenai Tata Kelola Data dapat berubah serta berkembang sesuai perubahan dan perkembangan dari unit kerja dalam mengelola data. SOP mengenai Tata Kelola Data yang penyajiannya efektif akan memudahkan saat dilakukan perubahan atau perbaikan di masa yang akan datang. 1.3. RUANG LINGKUP Ruang lingkup dari buku ini mencakup penjelasan terhadap Pedoman Pembuatan Standard Operating Procedures tentang Tata Kelola Data guna mendukung Alur Data di lingkungan Kementerian Perhubungan. 1.4. SISTEMATIKA PENULISAN Dalam penulisan SOP terdapat beberapa hal yang harus diperhatikan. SOP harus dijelaskan secara singkat, berjengjang-jenjang, dan dalam format yang mudah untuk dibaca. Informasi yang ditampilkan dalam SOP tidak boleh mengandung makna yang ambigu dan terlalu rumit. Sebaiknya tidak menggunakan kata sebutan orang ke dua seperti "anda" dalam penyusunan SOP. SOP juga sebaiknya tidak menggunakan kalimat yang bertele-tele, berlebihan dan terlalu panjang. Informasi yang ingin disampaikan harus jelas. Untuk ilustrasi prosesnya sebaiknya menggunakan diagram alur. PDT-PS/SOP-1 4
2. TAHAP PENYUSUNAN SOP Inti dari disusunnya buku Pedoman Pembuatan SOP tentang Tata Kelola Data ini adalah memberikan pedoman praktis bagi penyusun, pengimplementasi dan pengendali SOP di dalam unit kerja adalah tahap-tahap teknis penyusunan SOP. Tahap-tahap teknis penyusunan SOP adalah sebagai berikut: 2.1. Tahap Persiapan Tahapan ini bertujuan untuk memahami kebutuhan penyusunan atau pengembangan SOP serta menyusun alternatif tindakan yang harus dilakukan oleh unit kerja yang terdiri dari 4 (empat) langkah, yaitu : a. Mengetahui kebutuhan. b. Mengevaluasi dan menilai kebutuhan c. Menetapkan kebutuhan d. Menetapkan alternatif tindakan Produk dari tahapan ini adalah keputusan mengenai alternatif tindakan yang akan dilakukan. 2.2. Tahap Pembentukan Organisasi Tim Tahapan ini bertujuan untuk menetapkan orang atau tim dari unit kerja yang bertanggungjawab untuk melaksanakan alternative tindakan yang telah dibuat dalam tahap persiapan. Tahapan ini mencakup 5 (lima) langkah, yaitu: a. Menetapkan orang atau tim dari unit kerja yang bertugas sebagai penanggungjawap pelaksana b. Menyusun pembagian tugas pelaksanaan c. Menetapkan orang yang diberi tanggungjawab atas pelaksanaan secara garis besar. d. Menetapkan mekanisme control pekerjaan e. Membuat pedoman pembagian pekerjaan dan control pekerjaan Produk dari tahap ini adalah pedoman pembagian tugas dan control pekerjaan. PDT-PS/SOP-1 5
2.3. Tahap Perencanaan Tahapan ini bertujuan menyusun serta menetapkan strategi, metodologi, rencana dan program kerja yang akan digunakan oleh tim pelaksana penyusunan. Tahap ini terdiri dari 4 (empat) langkah, yaitu: a. Menyusun strategi dan metodologi kerja. b. Menyusun perencanaan kerja c. Menyusun program-program kerja rinci d. Menyusun pedoman perencanaan dan program kerja rinci Produk dari tahap ini adalah pedoman perencanaan dan program kerja rinci. 2.4. Tahap Penyusunan Tahapan ini bertujuan untuk melaksanakan penyusunan SOP sesuai dengan perencanaan yang telah ditetapkan. Tahap ini terdiri dari 5 (lima) langkah, yaitu: a. Mengumpulkan informasi terkait dengan metode pendekatan pengumpulan yaitu dengan metode pendekatan system atau risiko kegiatan. b. Mengumpulkan informasi pelengkap, yaitu alur otorisasi, kebijakan, pihak yang terlibat, formulir, kaitan dengan prosedur lain, dank ode prosedur. c. Menetapkan metode dan teknik penulisan SOP yang dipilih. d. Melaksanakan penulisan SOP. e. Membuat draft pedoman SOP. Produk dari tahapan ini adalah draft pedoman SOP. 2.5. Tahap Uji Coba Tahapan ini bertujuan menerapkan SOP dalam bentuk uji coba draft pedoman SOP yang telah dibuat dalam tahap penyusunan. Tahap ini terdiri dari 6(enam) langkah yaitu: a. Merancang metodologi uji coba. b. Mempersiapkan materi uji coba. c. Menetapkan tim pelaksana uji coba. d. Mempersiapkan sarana uji coba. e. Melaksanakan uji coba. f. Menyusun laporan hasil uji coba. PDT-PS/SOP-1 6
Produk dari tahap ini adalah laporan hasil uji coba yang digunakan untuk melakukan penyempurnaan draft pedoman SOP. 2.6. Tahap Penyempurnaan Tahapan ini bertujuan menyempurnakan pedoman SOP berdasarkan laporan hasil uji coba yang dilakukan pada tahap sebelumnya. Tahap ini terdiri dari 6 (enam) langkah, yaitu: a. Mendiskusikan laporan hasil uji coba. b. Merancang dan merencanakan langkah-langkah penyempurnaan pedoman SOP c. Menyusun pembagian tugas penyempurnaan d. Melaksanakan penyempurnaan e. Melakukan uji coba terbatas dengantim atau tim penyeimbang (counterpart) atau kelompok fokus (focus group) yang dibentuk secara khusus. f. Menyusun pedoman SOP akhir (final manual) Produk dari tahap ini adalah pedoman SOP akhir (final manual atau final guidance) yang dapat digunakan sebagai pedoman standar dalam unit kerja. 2.7. Tahap Implementasi Tahapan ini bertujuan untuk mengimplementasikan pedoman SOP akhir secara menyeluruh dan standar dalam organisasi. Tahap ini terdiri dari 6 (enam) langkah, yaitu: a. Merancang metodologi implementasi. b. Mempersiapkan materi implementasi. c. Menetapkan tim pelaksana implementasi d. Mempersiapkan sarana implementasi. e. Melaksanakan implementasi. f. Menyusun laporan implementasi. Produk dari tahap ini adalah laporan implementasi yang akan menjadi dasar dalam melakukan tahapan pemeliharaan dan audit. PDT-PS/SOP-1 7
2.8. Tahap Pemeliharaan dan Audit Tahapan ini merupakan tahap akhir dari seluruh tahap-tahap teknis penyusunan SOP dan bertujuan untuk menyelenggarakan pemeliharaan dan audit atas pelaksanaan penerapan SOP dalam organisasi selama periode tertentu. Tahapan ini terdiri dari 7 (tujuh) langkah, yaitu: a. Merencanakan kegiatan pemeliharaan dan audit atas pedoman SOP yang diterapkan. b. Mempersiapkan tim pemeliharaan dan audit. c. Melaksanakan pemeliharaan dan audit. d. Membuat laporan setiap kegiatan pemeliharaan dan audit. e. Menyimpulkan temuan-temuan di dalam laporan kegiatan pemeliharaan dan audit dan menyusun perencanaan perbaikan yang diperlukan. f. Melaksanakan perbaikan sesegera mungkin bila perbaikan yang dilakukan kecil dan bersifat rutin. g. Melaksanakan tahap-tahap teknis penyusunan SOP dari awal jika perbaikan yang harus dilakukan besar dan bersifat tidak rutin. Produk dari tahap ini adalah : (i) laporan perbaikan rutin, dan (ii) laporan kebutuhan perbaikan besar atas SOP. Penyusunan SOP dalam organisasi atau uni kerja harus dilakukan melalui tahap-tahap yang sistematis berpedoman pada tahapan-tahapan teknis yang telah disajikan. Setiap tahap akan menghasilkan produk yang menjadi dasar bagi pelaksanaan tahap yang berikutnya. Tahap-tahap ini merupakan siklus yang harus dilaksanakan secara berurutan. PDT-PS/SOP-1 8
3. DAFTAR SOP Berikut adalah daftar Standard Operating Procedures (SOP) yang harus disediakan oleh masing-masing tingkatan Wali Data. 3.1. Wali data (WD) SOP Tata Kelola Data pada tingkat Wali Data harus berisi tentang : Penyediaan Data Pengelolaan Data Pendistribusian Data 3.2. Wali data Kliring (WDK) SOP Tata Kelola Data pada tingkat Wali Data Kliring harus berisi tentang : Penyebarluasan Data dan Metadata kepada: o Simpul Wali Data (SWD) o Masyarakat Pengkoordinasian dan Pengintegrasian o Pengumpulan Data o Pemeliharaan Data o Pemutakhiran Data o Hasil Pelaksanaan Kegiatan Pembangunan Metadata Penyusunan Tata Kerja Pengelolaan Data Sesuai Bidangnya Masing-Masing Penyiapan Bahan Penyusunan Kebijakan Teknis Di Bidang Kliring Data Pelaksanaan Pemantauan Standar Yang Telah Diberlakukan Pertukaran Dan Penyebarluasan Data dan Metadata 3.3. Simpul Wali data (SWD) SOP Tata Kelola Data pada tingkat Simpul Wali Data harus berisi tentang : Pengumpulan, Pemeliharaan dan Pemutakhiran Data Pertukaran Dan Penyebarluasan Data Penyediaan Data Yang Dapat Diakses Oleh Masyarakat Pembangunan Sistem Akses Data Yang Terintegrasi Koordinasi Antarlintas Pelaku Pengelola Data PDT-PS/SOP-1 9
Penyampaian Data Dan Metadata Kepada Penghubung Simpul Wali data (PSW). 3.4. Penghubung Simpul Wali data (PSW) SOP Tata Kelola Data pada tingkat Penghubung Simpul Wali Data harus berisi tentang : Pembangunan Dan Pemeliharaan Sistem Akses Penjagaan Keamanan Data Pemfasilitasian Pertukaran Data Dan Berbagipakai Data Pembinaan Kepada WDK dan SWD Pelaksanaan Penentuan Standar Kebutuhan Data Dan Informasi Pemberian Persetujuan Data Tingkat Pusat Penyebarluasan Data kepada : o Menteri o Publik Pelaksanaan Proses Integrasi Data Kedalam Data Warehouse Kegiatan Analisa Data PDT-PS/SOP-1 10
Lampiran 1. Format SOP Tata Kelola Data pada tingkat Wali Data STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOPs) TATA KELOLA DATA PADA TINGKAT WALI DATA (SOP-TKD/WD-1) Juni, 2013 Oleh [Unit Kerja Tingkat Wali Data] Disetujui : (Tanda tangan dan Tanggal Penandatanganan) Kepala [Unit Kerja Tingkat Wali Data Kliring] (Tanda tangan dan Tanggal Penandatanganan) Kepala [Unit Kerja Tingkat Wali Data] (Tanda tangan dan Tanggal Penandatanganan) Koordinator Pengelola Data [Unit Kerja Tingkat Wali Data] PDT-PS/SOP-1 11
SOP-TKD/WD-1 Page 2 of 5 DAFTAR ISI A. Ruang Lingkup... 3 B. Ringkasan Metode... 3 C. Kualifikasi Personil... 3 D. Prosedur... 4 E. Sistem Pelaporan... 5 F. Referensi... 5 PDT-PS/SOP-1 12
SOP-TKD/WD-1 Page 3 of 5 A. RUANG LINGKUP Ruang lingkup dari penulisan SOP ini mencakup kegiatan-kegiatan yang harus dilakukan selaku Wali Data. Kegiatan tersebut meliputi penyediaan data, pengelolaan data, dan Pendistribusian Data. B. RINGKASAN METODE SOP ini meliputi tiga kegiatan yaitu penyediaan data, pengelolaan data, dan pendistribusian data. Penyediaan data yang dilakukan oleh Wali Data meliputi mencari ketersediaan data yang wajib untuk disediakan oleh unit wali data dan menyiapkan metadata dari setiap data yang disediakan. Data yang wajib disediakan oleh unit tingkat wali data adalah data pemerintahan, data pembangunan, data pengusahaan, data operasional dan data sektor lain yang terkait. Pengelolaan data yang harus dilakukan oleh unit tingkat wali data adalah tata cara pengumpulan data, pemeliharaan data, data pemanggilan data dan pengarsipan data. Data yang telah dikumpulkan pada tahap penyediaan data akan dikelola oleh unit tingkat wali data. Pendistribusian data yang dilakukan oleh unit tingkat wali data harus melalui sistem yang terintegrasi. C. KUALIFIKASI PERSONIL Setiap Unit tingkat Wali Data diwajibkan untuk memiliki personil yang akan bertugas melaksanakan kegiatan data bidang pemerintahan, bidang pembangunan, bidang pengusahaan, bidang data operasional, bidang data sektor lain yang terkait. Personil tersebut diusulkan dalam Prosedur Tetap Pengajuan Menjadi Wali Data Pada Setiap Jenjang. PDT-PS/SOP-1 13
SOP-TKD/WD-1 Page 4 of 5 D. PROSEDUR Prosedur yang harus dilakukan unit kerja tingkat wali data adalah sebagai berikut : 1. Prosedur Penyediaan Data - Wali Data berkewajiban untuk mencari ketersediaan data yang berada dalam lingkup kerjanya. Data yang harus disediakan adalah data pemerintahan, data pembangunan, data pengusahaan, data operasional dan data sektor lain yang terkait. - Wali Data memiliki keharusan untuk menyiapkan metadata dari setiap data yang disediakan. 2. Prosedur Pengelolaan Data - Wali Data berkewajiban untuk melakukan pengumpulan data yang berada dalam lingkup kerjanya. - Wali Data berkewajiban untuk melakukan pemeliharaan data yang berada dalam lingkup kerjanya. - Wali Data berkewajiban untuk melakukan pemutakhiran data yang berada dalam lingkup kerjanya. - Wali Data berkewajiban untuk melakukan pengarsipan data yang berada dalam lingkup kerjanya. - Semua kegiatan prosedur pengelolaan data yang dilakukan oleh unit tingkat wali data harus sudah menggunakan sistem terkomputerisasi. 3. Prosedur Pendistribusian Data - Wali Data berkewajiban untuk mendistribusikan data kepada Wali Data kliring yang berada diatasnya. - Setiap kegiatan pendistribusian kepada walidata kliring, harus dilaporkan dan pelaporannya diteruskan kepada Penghubung Simpul Wali data - Kegiatan pendistribusian data dilakukan pada akhir minggu pertama setiap bulannya. PDT-PS/SOP-1 14
SOP-TKD/WD-1 Page 5 of 5 E. SISTEM PELAPORAN Setiap kegiatan tata kelola data yang dilakukan oleh unit tingkat Wali Data harus dilaporkan kepada Wali Data Kliring dan pelaporannya diteruskan kepada Penghubung Simpul Wali data. F. REFERENSI - PM 88 TAHUN 2011 Tentang Alur Data dan Informasi di Lingkungan Kementerian Perhubungan. PDT-PS/SOP-1 15
Lampiran 2. Format SOP Tata Kelola Data pada tingkat Wali Data Kliring STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOPs) TATA KELOLA DATA PADA TINGKAT WALI DATA KLIRING (SOP-TKD/WDK-1) Juni, 2013 Oleh [Unit Kerja Tingkat Wali Data Kliring] Disetujui : (Tanda tangan dan Tanggal Penandatanganan) Kepala [Unit Kerja Tingkat Simpul Wali Data] (Tanda tangan dan Tanggal Penandatanganan) Kepala [Unit Kerja Tingkat Wali Data Kliring] (Tanda tangan dan Tanggal Penandatanganan) Koordinator Pengelola Data [Unit Kerja Tingkat Wali Data Kliring] PDT-PS/SOP-1 16
SOP-TKD/WDK-1 Page 2 of 6 DAFTAR ISI A. Ruang Lingkup... 3 B. Ringkasan Metode... 3 C. Kualifikasi Personil... 3 D. Prosedur... 4 E. Sistem Pelaporan... 6 F. Referensi... 6 PDT-PS/SOP-1 17
SOP-TKD/WDK-1 Page 3 of 6 A. RUANG LINGKUP Ruang lingkup dari penulisan SOP ini mencakup kegiatan-kegiatan yang harus dilakukan selaku Wali Data Kliring. Kegiatan tersebut meliputi Penyebarluasan metadata dan data kepada Simpul Wali Data dan masyarakat, Pengkoordinasian dan pengintegrasian kegiatan pengumpulan, pemeliharaan, dan pemutakhiran data serta hasil pelaksanaan kegiatan pembangunan metadata dari setiap unit di lingkungannya, Penyusunan Tata Kerja pengelolaan data sesuai bidangnya masing-masing beserta pendukungnya, Pelakasanaan penyiapan bahan penyusunan kebijakan teknis di bidang Kliring Data, Pelaksanaan pemantauan standar yang telah diberlakukan pada unitnya serta kebutuhan masyarakat pengguna data, Pelaksanakan pertukaran dan penyebarluasan data dan metadata. B. RINGKASAN METODE SOP ini meliputi enam kegiatan yang harus dilakukan oleh Wali Data Kliring. Kegiatan pertama adalah penyebarluasan data dan metadata kepada Simpul Wali Data dan Masyarakat. Kegiatan kedua adalah melakukan pengkoordinasian dan pengintegrasian untuk unit kerja tingkat Wali Data yang berada di bawah koordinasinya. Kegiatan ketiga adalah penyusunan tata kerja pengelolaan data sesuai bidangnya masing-masing. Kegiatan ke empat adalah melakukan penyiapan bahan penyusunan kebijakan teknis di bidang kliring data. Kegiatan kelima adalah pelaksanaan pemantauan standar yang telah diberlakukan. Kegiatan ke enam adalah melaksanakan penukaran dan penyebarluasan data dan metadata. C. KUALIFIKASI PERSONIL Setiap Unit tingkat Wali Data Kliring diwajibkan untuk memiliki personil yang akan bertugas melaksanakan kegiatan data bidang pemerintahan, bidang pembangunan, bidang pengusahaan, bidang data operasional, bidang data sektor lain yang terkait. Personil tersebut diusulkan dalam Prosedur Tetap Pengajuan Menjadi Wali Data Pada Setiap Jenjang. PDT-PS/SOP-1 18
SOP-TKD/WDK-1 Page 4 of 6 D. PROSEDUR Prosedur yang harus dilakukan unit kerja tingkat wali data kliring adalah sebagai berikut : 1. Penyebarluasan Data dan Metadata - Wali Data Kliring berkewajiban untuk mencari ketersediaan data yang berada dalam lingkup kerjanya. Data yang harus disediakan adalah data pemerintahan, data pembangunan, data pengusahaan, data operasional dan data sektor lain yang terkait. - Wali Data Kliring memiliki keharusan untuk menyiapkan metadata dari setiap data yang disediakan. - Wali Data Kliring memiliki tugas untuk melakukan penyebarluasan data dan metadata baik untuk data dan metadata yang ada di unit kerjanya, juga unit kerja tingkat wali data yang berada di bawah koordinasinya. - Wali Data Kliring melakukan penyebarluasan data dan metadata kepada Simpul Wali Data, lalu diteruskan kepada Penghubung Simpul Wali Data. - Wali Data Kliring melakukan klasifikasi data yang akan disebarluaskan kepada masyarakat sebelum melakukan penyebarluasan data dan metadata kepada masyarakat. Hasil klasifikasi data yang dilakukan diteruskan kepada Penghubung Simpul Wali Data. 2. Pengkoordasian dan Pengintegrasian Data - Wali Data Kliring berkewajiban untuk melakukan pengumpulan data yang berada dalam lingkup kerjanya serta unit tingkat kerja Wali Data yang berada dibawah koordinasinya. PDT-PS/SOP-1 19
SOP-TKD/WDK-1 Page 5 of 6 - Wali Data Kliring berkewajiban untuk melakukan pemeliharaan data yang berada dalam lingkup kerjanya serta unit kerja tingkat Wali Data yang berada dibawah koordinasinya. - Wali Data Kliring berkewajiban untuk melakukan pemutakhiran data yang berada dalam lingkup kerjanya kerjanya serta unit kerja tingkat Wali Data yang berada dibawah koordinasinya. - Wali Data Kliring memiliki tugas untuk membuat laporan Hasil Pelaksanaan Kegiatan Pembangunan Metadata. 3. Penyusunan Tata Kerja Pengelolaan Data Sesuai Bidangnya Masing - Masing - Wali Data Kliring berkewajiban untuk menyusun tata kerja pengelolaan data sesuai bidangnya masing-masing yang didasarkan kepada data yang dikelolanya dan unit kerja tingkat wali data yang berada di bawah koordinasinya. - Tata Kerja Pengelolaan Data yang dibuat harus diberitahukan kepada unit kerja tingkat Wali Data dan Simpul Wali Data, serta diteruskan kepada Penghubung Simpul Wali Data. 4. Penyiapan Bahan Penyusunan Kebijakan Teknis di Bidang Kliring Data. - Wali Data Kliring berkewajiban untuk menyiapkan bahan penyusunan kebijakan teknis di bidang kliring data yang didasarkan kepada data yang dikelolanya dan unit kerja tingkat wali data yang berada di bawah koordinasinya. - Bahan Penyusunan Kebijakan Teknis di Bidang Kliring Data yang dibuat harus diberitahukan kepada unit kerja tingkat Wali Data dan Simpul Wali Data, serta diteruskan kepada Penghubung Simpul Wali Data. 5. Pelaksanaan Pemantauan Standar Yang Telah Diberlakukan. - Wali Data Kliring berkewajiban untuk melaksanakan pemantauan standar berdasarkan bahan penyusunan kebijakan teknis di bidang kliring data yang telah dibuat. PDT-PS/SOP-1 20
SOP-TKD/WDK-1 Page 6 of 6 - Hasil pemantauan standar yang telah dilakukan akan dilaporkan kepada Simpul Wali Data dan diteruskan kepada Penghubung Simpul Wali Data. 6. Pertukaran dan Penyebarluasan Data dan Metadata. - Wali Data Kliring bertugas untuk melakukan pertukaran dan penyebarluasan Data dan Metadata yang dikumpulkan dari unit kerjanya dan unit kerja tingkat Wali Data. - Pertukaran dan penyebaran data dan metadata harus dilakukan menggunakan sistem yang terintegrasi. - Pertukaran dan penyebaran data dan metadata harus dilakukan selambatlambatnya pada minggu ke dua disetiap bulannya. E. SISTEM PELAPORAN Setiap kegiatan tata kelola data yang dilakukan oleh unit tingkat Wali Data Kliring harus dilaporkan kepada Simpul Wali Data dan pelaporannya diteruskan kepada Penghubung Simpul Wali data. F. REFERENSI - PM 88 TAHUN 2011 Tentang Alur Data dan Informasi di Lingkungan Kementerian Perhubungan. PDT-PS/SOP-1 21
Lampiran 3. Format SOP Tata Kelola Data pada tingkat Simpul Wali Data STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOPs) TATA KELOLA DATA PADA TINGKAT SIMPUL WALI DATA (SOP-TKD/SWD-1) Juni, 2013 Oleh [Unit Kerja Tingkat Simpul Wali Data] Disetujui : (Tanda tangan dan Tanggal Penandatanganan) Kepala [Unit Kerja Tingkat Penghubung Simpul Wali Data] (Tanda tangan dan Tanggal Penandatanganan) Kepala [Unit Kerja Tingkat Simpul Wali Data] (Tanda tangan dan Tanggal Penandatanganan) Koordinator Pengelola Data [Unit Kerja Tingkat Simpul Wali Data] PDT-PS/SOP-1 22
SOP-TKD/SWD-1 Page 2 of 5 DAFTAR ISI A. Ruang Lingkup... 3 B. Ringkasan Metode... 3 C. Kualifikasi Personil... 3 D. Prosedur... 4 E. Sistem Pelaporan... 5 F. Referensi... 5 PDT-PS/SOP-1 23
SOP-TKD/SWD-1 Page 3 of 5 A. RUANG LINGKUP Ruang lingkup dari penulisan SOP ini mencakup kegiatan-kegiatan yang harus dilakukan selaku Simpul Wali Data. Kegiatan tersebut meliputi pengumpulan, pemeliharaan dan pemutakhiran data; pertukaran dan penyebarluasan data sesuai dengan bidangnya; penyediaan data yang dapat diakses oleh masyarakat sesuai dengan peraturan perundangan; membangun sistem akses data yang terintegrasi dengan Sistem Pengelolaan Data Kementerian Perhubungan; koordinasi antarlintas pelaku pengelola data di bidangnya; dan menyampaikan data maupun metadata serta merupakan unit yang melaksanakan kegiatan operasi, administrasi, pelayanan transportasi yang membawahi wali data atau berdiri sendiri. B. RINGKASAN METODE SOP ini meliputi enam kegiatan yang harus dilakukan oleh Simpul Wali Data. Kegiatan pertama adalah pengumpulan, pemeliharaan dan pemutakhiran data untuk unit kerja tingkat Wali Data dan Wali Data Kliring yang berada di bawah koordinasinya.. Kegiatan kedua adalah melakukan pertukaran dan penyebarluasan data. Kegiatan ketiga adalah penyediaan data yang dapat diakses oleh masyarakat. Kegiatan ke empat adalah pembangunan sistem akses data yang terintegrasi. Kegiatan kelima adalah melaksanakan koordinasi antarlintas pelaku pengelola data. Kegiatan ke enam adalah penyampaian data dan metadata kepada penghubung Simpul Wali Data. C. KUALIFIKASI PERSONIL Setiap Unit tingkat Simpul Wali Data diwajibkan untuk memiliki personil yang akan bertugas melaksanakan kegiatan data bidang pemerintahan, bidang pembangunan, bidang pengusahaan, bidang data operasional, bidang data sektor lain yang terkait. Personil tersebut diusulkan dalam Prosedur Tetap Pengajuan Menjadi Wali Data Pada Setiap Jenjang. PDT-PS/SOP-1 24
SOP-TKD/SWD-1 Page 4 of 5 D. PROSEDUR Prosedur yang harus dilakukan unit kerja tingkat Simpul wali data adalah sebagai berikut : 1. Pengumpulan, Pemeliharaan dan Pemutakhiran Data - Simpul Wali Data berkewajiban untuk melakukan pengumpulan data yang berada di unit kerja tingkat Wali Data dan Wali Data Kliring yang berada dibawah koordinasinya. - Simpul Wali Data berkewajiban untuk melakukan pemeliharaan data yang telah dikumpulkan dari unit kerja tingkat Wali Data dan Wali Data Kliring yang berada dibawah koordinasinya. - Simpul Wali Data berkewajiban untuk melakukan pemutakhiran data yang berada di unit kerja tingkat Wali Data dan Wali Data Kliring yang berada dibawah koordinasinya. - Simpul Wali Data memiliki tugas untuk membuat laporan Hasil Pelaksanaan Kegiatan Pengumpulan, Pemeliharaan dan Pemutakhiran Data. 2. Pertukaran dan Penyebarluasan Data - Simpul Wali Data berkewajiban untuk melakukan pertukaran data yang berada unit kerja tingkat Wali Data dan Wali Data Kliring yang berada dibawah koordinasinya kepada pihak lain yang membutuhkan. - Simpul Wali Data berkewajiban untuk melakukan pertukaran data yang berada unit kerja tingkat Wali Data dan Wali Data Kliring yang berada dibawah koordinasinya.kepada pihak lain yang membutuhkan. 3. Penyediaan data yang dapat diakses oleh Masyarakat - Simpul Wali Data bertugas untuk melakukan klasifikasi terhadap data yang telah dikumpulkan dari unit kerja tingkat Wali Data dan Wali Data Kliring yang berada dibawah koordinasinya untuk selanjutnya disebarluaskan kepada masyarakat. Hasil klasifikasi data yang dilakukan diteruskan kepada Penghubung Simpul Wali Data. - Simpul Wali Data berkewajiban untuk membangun sistem untuk penyebarluasan data yang dapat diakses oleh masyarakat. PDT-PS/SOP-1 25
SOP-TKD/SWD-1 Page 5 of 5 4. Pembangunan Sistem Akses Data yang terintegrasi. - Simpul Wali Data berkewajiban untuk membangun sistem akses data yang terintegrasi dengan sistem data yang yang dibentuk oleh unit kerja tingkat Wali Data dan Wali Data Kliring. - Sistem Akses Data yang dibangun selanjutnya akan digunakan untuk pelaporan dan penyebarluasan data kepada Penghubung Simpul Wali Data. 5. Koordinasi Antarlintas Pelaku Pengelola Data - Simpul Wali Data berkewajiban melakukan koordinasi terhadap unit kerja tingkat Wali Data dan Wali Data Kliring yang berada dibawah koordinasinya 6. Penyampaian Data dan Metadata kepada Penghubung Simpul Wali Data - Simpul Wali Data berkewajiban untuk menyampaikan data dan metadata yang berada pada unit kerja tingkat Wali Data dan Wali Data Kliring yang berada dibawah koordinasinya kepada Penghubung Simpul Wali Data. E. SISTEM PELAPORAN Setiap kegiatan tata kelola data yang dilakukan oleh unit tingkat Simpul Wali Data harus dilaporkan kepada Penghubung Simpul Wali Data melalui sistem yang terintegrasi. F. REFERENSI - PM 88 TAHUN 2011 Tentang Alur Data dan Informasi di Lingkungan Kementerian Perhubungan. PDT-PS/SOP-1 26
Lampiran 4. Format SOP Tata Kelola Data pada tingkat Penghubung Simpul Wali Data STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOPs) TATA KELOLA DATA PADA TINGKAT SIMPUL WALI DATA (SOP-TKD/PSW-1) Juni, 2013 Oleh [Unit Kerja Tingkat Penghubung Simpul Wali Data] Disetujui : (Tanda tangan dan Tanggal Penandatanganan) Kepala [Unit Kerja Tingkat Penghubung Simpul Wali Data] (Tanda tangan dan Tanggal Penandatanganan) Koordinator Pengelola Data [Unit Kerja Tingkat Simpul Wali Data] PDT-PS/SOP-1 27
SOP-TKD/PSW-1 Page 2 of 5 DAFTAR ISI A. Ruang Lingkup... 3 B. Ringkasan Metode... 3 C. Kualifikasi Personil... 3 D. Prosedur... 4 E. Sistem Pelaporan... 5 F. Referensi... 5 PDT-PS/SOP-1 28
SOP-TKD/PSW-1 Page 3 of 5 A. RUANG LINGKUP Ruang lingkup dari penulisan SOP ini mencakup kegiatan-kegiatan yang harus dilakukan selaku Penghubung Simpul Wali Data. Kegiatan tersebut meliputi membangun sistem akses, memfasilitasi pertukaran data, memelihara sistem akses, dan melakukan pembinaan kepada WDK dan SWD serta melaksanakan penentuan standar kebutuhan data dan informasi serta persetujuan tingkat pusat yang selanjutnya disebarluaskan untuk kebutuhan Menteri dan Publik, termasuk Penjagaan Keamanan Data, Berbagi Pakai Data, dan Proses Integrasi Data ke dalam Data Warehouse serta Analisa Data. B. RINGKASAN METODE SOP ini meliputi sembilan kegiatan yang harus dilakukan oleh Penghubung Simpul Wali Data. Kegiatan pertama adalah pembangunan dan pemeliharaan sistem akses data. Kegiatan kedua adalah penjagaan keamanan data. Kegiatan ketiga adalah pemfasilitasian pertukaran data dan berbagipakai data. Kegiatan ke empat adalah pembinaan kepada WDK dan SWD. Kegiatan kelima adalah pelaksanaan penentuan standar kebutuhan data dan informasi. Kegiatan ke enam adalah pemberian persetujuan data tingkat pusat. Kegiatan ketujuh adalah penyebarluasan data kepada Menteri dan Masyarakat. Kegiatan kedelapan adalah pelaksanaan proses integrasi data ke dalam Data Warehouse. Kegiatan kesembilan adalah melakukan kegiatan analisa data. C. KUALIFIKASI PERSONIL Setiap Unit tingkat Penghubung Simpul Wali Data diwajibkan untuk memiliki personil yang akan bertugas melaksanakan kegiatan data bidang pemerintahan, bidang pembangunan, bidang pengusahaan, bidang data operasional, bidang data sektor lain yang terkait. Personil tersebut diusulkan dalam Prosedur Tetap Pengajuan Menjadi Wali Data Pada Setiap Jenjang. PDT-PS/SOP-1 29
SOP-TKD/PSW-1 Page 4 of 5 D. PROSEDUR Prosedur yang harus dilakukan unit kerja tingkat wali data kliring adalah sebagai berikut : 1. Pembangunan dan pemeliharaan sistem akses. - Penghubung Simpul Wali Data berkewajiban untuk membangun dan memelihara sistem akses yang digunakan untuk melakukan pengumpulan data. - Penghubung Simpul Wali Data berkewajiban untuk melakukan pemeliharaan terhadap sistem akses yang digunakan untuk mengumpulkan data yang telah dikumpulkan. 2. Penjagaan Keamanan Data - Penghubung Simpul Wali Data berkewajiban untuk menjaga keamanan sistem akses yang digunakan untuk mengumpulkan data yang telah dikumpulkan. 3. Pemfasilitasian pertukaran data dan berbagipakai data - Penghubung Simpul Wali Data berkewajiban untuk memfasilitasi setiap unit kerja baik tingkat Simpul Wali Data, Wali Data Kliring dan Wali Data untuk melakukan pertukaran data. - Penghubung Simpul Wali Data berkewajiban untuk memfasilitasi setiap unit kerja baik tingkat Simpul Wali Data, Wali Data Kliring dan Wali Data untuk melakukan berbagipakai data. 4. Pembinaan terhadap WDK dan SWD - Penghubung Simpul Wali Data berkewajiban memberikan pembinaan kepada Wali Data Kliring dan Simpul Wali Data terkait kegiatan penyelenggaraan Alur Data dan Informasi di Lingkungan Kementerian Perhubungan. - Wali Data Kliring dan Simpul Wali Data berhak untuk meminta pembinaan terkait penyelenggaraan Alur Data dan Informasi di Lingkungan Kementerian Perhubungan. PDT-PS/SOP-1 30
SOP-TKD/PSW-1 Page 5 of 5 5. Pelaksanaan penentuan standar kebutuhan data dan informasi. - Penghubung Simpul Wali Data berkewajiban melaksanakan penentuan standar kebutuhan data dan informasi yang telah disepakati di tingkat Simpul Wali Data dan Wali Data Kliring. 6. Pemberian Persetujuan Data Tingkat Pusat. - Penghubung Simpul Wali Data berkewajiban memberikan persetujuan data tingkat pusat yang didasari atas data yang telah dikumpulkan pada tingkat Simpul Wali Data, Wali Data Kliring dan Wali Data. 7. Penyebarluasan Data kepada Menteri dan Publik. - Penghubung Simpul Wali Data berkewajiban memberikan persetujuan data tingkat pusat yang didasari atas data yang telah dikumpulkan pada tingkat Simpul Wali Data, Wali Data Kliring dan Wali Data. 8. Pelaksanaan proses integrasi data ke dalam Data Warehouse. - Penghubung Simpul Wali Data berkewajiban mengintegrasikan data yang telah terkumpul hingga tingkat Simpul Wali Data ke dalam Data Ware House. 9. Kegiatan Analisa Data. - Penghubung Simpul Wali Data berkewajiban melakukan kegiatan analisa data yang hasilnya dapat digunakan oleh seluruh unit kerja di setiap tingkatan wali data. - Hasil analisa data yang dilakukan oleh Penghubung Simpul Wali Data harus dapat diakses oleh unit kerja di semua tingkatan Wali Data. E. SISTEM PELAPORAN Setiap kegiatan tata kelola data yang dilakukan oleh unit tingkat Penghubung Simpul Wali Data harus dapat diketahui oleh setiap tingkatan Wali Data. F. REFERENSI - PM 88 TAHUN 2011 Tentang Alur Data dan Informasi di Lingkungan Kementerian Perhubungan. PDT-PS/SOP-1 31