PENINGKATAN KINERJA MELALUI PENYEMPURNAAN PEDOMAN ANALISIS JABATAN PADA SUBDIT ANJAB BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA Oleh : NAMA : ALYA ZAHIRAH, S.Kom NIP : 19781129 200312 2 010 JAKARTA, Nopember 2008
DAFTAR ISI I. PENDAHULUAN... 1 II. PEMBAHASAN... 3 III. UPAYA YANG DIHARAPKAN... 6 IV. KESIMPULAN... 8
PENINGKATAN KINERJA MELALUI PENYEMPURNAAN PEDOMAN ANALISIS JABATAN I. Pendahuluan Dalam rangka usaha untuk mencapai tujuan nasional yaitu mewujudkan masyarakat madani yang taat hukum, berperadaban modern, demokratis, makmur, adil dan bermoral tinggi diperlukan pegawai negeri yang merupakan unsur aparatur negara yang bertugas sebagai abdi masyarakat yang menyelenggarakan pelayanan secara adil dan merata, demi menjaga persatuan dan kesatuan bangsa dengan penuh kesetiaan kepada Pancasila dan Undang-undang Dasar 1945. Untuk dapat mencapai hal tersebut diperlukan pegawai negeri yang berkemampuan melaksanakan tugas secara profesional dan bertanggung jawab dalam menyelenggarakan tugas pemerintahan dan pembangunan, serta bebas dari korupsi, kolusi dan nepotisme. Dalam rangka penyelenggaraan pembinaan kepegawaian, maka berdasarkan pasal 34 Undang-undang No.8 Tahun 1974 sebagaimana telah diubah dengan undang-undang No.43 Tahun 1999 tentang pokok-pokok kepegawaian dibentuk Badan Kepegawaian Negara (BKN) yang memiliki tugas utama untuk menjamin kelancaran penyelenggaraan kebijaksanaan manajemen Pegawai Negeri Sipil
(PNS) yang mencakup perencanaan, pengembangan kualitas sumberdaya PNS dan administrasi kepegawaian, pengawasan dan pengendalian, penyelenggaraan dan pemeliharaan informasi kepegawaian, mendukung perumusan kebijaksanaan kesejahteraan PNS, serta memberikan bimbingan teknis kepada unit organisasi yang menangani kepegawaian pada instansi pusat dan daerah. Untuk mencapai tugas utama sesuai undang-undang di atas, BKN menyusun rencana strategi (renstra) BKN tahun 2005-2009 yang memuat visi, misi, tujuan, sasaran, kebijakan dan program kerja. Adapun visi BKN adalah mewujudkan PNS yang profesional dan sejahtera yaitu PNS yang memiliki pengetahuan, keahlian, ketrampilan, berwawasan luas, menjunjung tinggi etika profesi, memiliki dedikasi, komitmen terhadap tugasnya serta berperilaku disiplin dan mempunyai integritas yang tinggi. Adapun penjabaran visi tersebut diperlukan misi yang akan menjadi pedoman penyelenggaraannya yaitu menyelenggarakan manajemen PNS berbasis Kompetensi untuk mewujudkan PNS yang profesional dan sejahtera. Dalam rangka mencapai visi dan misi yang telah ditetapkan di atas, BKN menetapkan tujuan yaitu : 1. Mewujudkan SDM PNS yang profesional 2. Mewujudkan PNS yang sejahtera
3. Mewujudkan kapasitas BKN dalam rangka meningkatkan kinerja organisasi Dalam rangka mencapai tujuan tersebut yaitu mewujudkan SDM yang profesional, maka BKN telah memiliki enam program kerja yang meliputi : a. Pengembangan sistem perencanaan PNS b. Pengembangan sistem rekrutmen PNS c. Pengembangan sistem karier PNS d. Pengembangan sistem diklat PNS e. Penelitian dan pengembangan Kepegawaian f. Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian Pada makalah ini, penulis membatasi ruang lingkup pembahasan yaitu mengenai implementasi salah satu dari program kerja BKN yaitu pengembangan Sistem Perencanaan PNS yang meliputi penyiapan perumusan kebijakan, klasifikasi dan evaluasi jabatan, penetapan norma standar jabatan analisis jabatan dan kebutuhan serta penetapan formasi Pegawai Negeri Sipil. Agar pelaksanaan pengembangan sistem perencanaan PNS dapat berjalan dengan baik, diperlukan informasi jabatan yang memadai.
Informasi jabatan adalah hasil analisis jabatan yang berupa uraian jabatan dan peta jabatan. Informasi jabatan yang akurat adalah informasi yang berisikan uraian jabatan dan peta jabatan yang didalam peta jabatan tergambar jabatan pegawai dari yang terendah sampai yang tertinggi serta terlihat pula kekuatan pegawainya dan beban kerja dari unit kerja tersebut. Informasi jabatan tersebut akan membantu BKN untuk mengambil keputusan antara lain penetapan formasi instansi pemerintah pusat dan daerah, penetapan standar kompetensi, perhitungan beban kerja, menetapkan membuat pola karir. Agar masing-masing instansi pusat dan daerah dapat menyusun informasi jabatan per masing-masing instansi, maka diperlukan proses analisis jabatan di instansi tersebut. Namun demikian dalam pelaksanaannya, laporan informasi jabatan yang disampaikan masih mengandung beberapa kelemahan yaitu : - Informasi yang disampaikan hanya berupa peta jabatan dan belum mencakup uraian jabatan - Peta jabatan yang disampaikan belum disusun dengan proses analisis jabatan, namun hanya berdasarkan asumsi atau perkiraanperkiraan - Pemahaman Sumber Daya Manusia Aparatur di instansi pusat dan daerah terhadap analisis jabatan belum memadai
Kelemahan tersebut di atas mengakibatkan penyususnan informasi jabatan, baik di instansi pusat maupun di daerah tidak mengacu kepada prosedur yang seharusnya yaitu melalui analisis jabatan. Penyebab utama belum dilakukannya analisis jabatan adalah karena acuan yang digunakan berupa pedoman analisis jabatan yang belum ada. Berdasarkan hal tersebut, penulis mengambil judul paper ini yaitu Peningkatan Kinerja Melalui Penyusunan Pedoman Analisis Jabatan (Anjab). II. PEMBAHASAN BKN adalah sebagai suatu lembaga yang bertanggung jawab langsung kepada presiden dibidang manajemen pegawai negeri sipil juga memiliki tugas dan tanggung jawab untuk menyusun pedoman teknis analisis jabatan, pedoman pemanfaatan hasil analisis jabatan, pelaksanaan bimbingan teknis analisis jabatan, penyusunan pedoman pengembangan informasi jabatan dan peta jabatan. Disamping itu, BKN juga memiliki tanggung jawab untuk melakukan bimbingan teknis mengenai cara atau prosedur yang harus dilakukan oleh instansi pusat dan daerah dalam melakukan analisis jabatan. Pedoman dan bimbingan teknis tersebut akan sangat membantu bagi instansi pusat dan daerah dalam melakukan proses analisis jabatan dengan benar
yang pada akhirnya akan meningkatkan kualitas dan akurasi dari informasi jabatan yang dihasilkan. Namun demikian, sampai saat ini pedoman analisis jabatan dan sosialisasi yang dilakukan masih belum memenuhi kebutuhan instansin pusat dan daerah yang disebabkan oleh beberapa permasalahan sebagai berikut : 1. Belum adanya petunjuk teknis / pedoman pelaksanaan analisis jabatan dan pemanfaatan hasil analisis jabatan Sampai dengan saat ini, BKN belum memandang perlu bawa pedoman analisis jabatan merupakan suatu pedoman yang sangat signifikan baik bagi BKN maupun bagi instansi pusat dan daerah dalam melakukan kegiatan proses penyusunan informasi jabatan. Hal ini tumbul karena terdapat pandangan bahwa penyusunan informasi jabatan dapat dilakukan tampa melalui proses analisis jabatan tetapi melalui prosedur lain seperti dacum atau desain curriculum. Hal tersebut mengakibatkan, sampai dengan program kerja tahun 2006, BKN belum memasukkan penyusunan pedoman analisis jabatan menjadi program kerja (formal) kegiatannya. Belum adanya pedoman analisis jabatan yang disusun mengakibatkan beberapa permasalahan sebagai berikut : a. Penyusunan informasi jabatan oleh Instansi pemerintah pusat dan daerah dilakukan tampa melalui proses analisis jabatan
b. Pelaksanaan analisis jabatan di instansi pemerintah pusat dan daerah tidak standar dan berbeda satu sama lainnya c. Penamaan jabatan di instansi pemerintah pusat dan daerah belum ada d. Pengukuran beban kerja dilaksanakan tidak optimal mengingat tidak terdapat informasi jabatan yang sesuai dengan kondisi di lapangan/unit kerja e. Analisa kebutuhan pegawai pemerintahan pusat dan daerah tidak akurat, karena hanya menggunakan asumsi-asumsi tertentu yang diragukan kebenarannya f. Usulan formasi pegawai yang disampaikan ke BKN tidak mencerminkan kebutuhan riil pegawai di instansi pemerintah pusat dan daerah g. BKN bersama dengan instansi pusat dan daerah mengalami kesulitan dalam menganalisis kompetensi jabatan mengingat tidak terdapat informasi jabatan yang lengkap dan mencakup keseluruhan PNS 2. Pelaksanaan Bimbingan Teknis (BIMTEK) tidak efektif Salah satu program kerja pada unit kerja tertentu BKN adalah melaksanakan Bimbingan Teknis. Bimbingan teknis adalah pelatihan atas implementasi perbaikan dan pembenahan terhadap prosedur
dan petunjuk teknis yang menjadi pedoman kerja instansi pusat dan daerah. Dengan melakukan bimbingan teknis diharapkan PNS yang mengikutinya akan memiliki kemampuan untuk menyusun informasi jabatan. Namun demikian, dalam pelaksanaannya terdapat beberapa permasalahan yaitu : a. Bimbingan teknis yang dilakukan belum didukung oleh pedoman analisa jabatan (formal), sehingga penjelasanpenjelasan yang dilakukan dalam BIMTEK dilakukan dengan mengacu kepada best practice dan atau ketentuan-ketentuan yang dikeluarkan oleh instansi lain seperti : - Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara No.KEP/61/M.PAN/6/2004 tanggal Juni 2004 tentang Pedoman Analisis Jabatan - Pedoman Analisa dan Penggolongan Jabatan yang disusun oleh Departemen Tenaga Kerja Republik Indonesia tahun 1985-1986 b. Informasi yang disampaikan oleh fasilitator tidak konsisten karena ketiadaaan sumber formal analisis jabatan c. Target pelaksanaan BIMTEK dalam setahun tidak mencukupi dan tidak berdasarkan analisis kebutuhan. Sementara itu jumlah Unit yang membutuhkan ruang lingkupnya cukup luas
meliputi Departemen, Non Departemen, Pemerintah Provinsi dan Pemerintah Kabupaten/Kota d. Kegiatan BIMTEK tidak didukung oleh anggaran BKN sehingga dalam pelaksanaannya sangat tergantung dari permintaan/kebutuhan seri ketersediaan dan anggaran dari instansi pusat dan daerah. Dalam hal ini, fungsi pelayanan BIMTEK BKN menjadi kurang optimal. Kelemahan-kelemahan diatas mengakibatkan tidak meratanya serta berbedanya pemahaman PNS pada instansi pemerintah pusat dan daerah terhadap proses analisa jabatan. Hal tersebut berdampak pada timbulnya kesulitan dalam menyusun informasi jabatan, peta jabatan serta mengukur beban kerja. Disamping itu, instansi pemerintah pusat dan daerah juga mengalami kesulitan dalam menyusun standar kompetensi jabatan. III.UPAYA YANG DIHARAPKAN Dalam rangka meningkatkan akurasi informasi jabatan yang disampaikan ke BKN, seharusnya instansi pusat dan daerah melakukan proses analisis jabatan yang benar. Dengan demikian, informasi yang dibutuhkan yaitu informasi mengenai uraian jabatan dan peta jabatan
akan menggambarkan kondisi ril dapat dipertanggungjawabkan dan sesuai dengan keadaan yang sebenarnya. Untuk mencapao hal tersebut diatas, maka menurut hemat penulis, perlu dilakukan upayaupaya sebagai berikut : 1. Menetapkan penyusunan pedoman analisis jabatan menjadi salah satu program kerja BKN Didalam program kerja penyususnan analisis jabatan tersebut mencakup beberapa hal yaitu : a. Inventarisasi materi analisis jabatan serta keterkaitannya dengan pemanfaatannya sebagai dasar penyusunan informasi jabatan dan peta jabatan b. Pengumpulan data analisis jabatan c. Kajian tingkat kebutuhan atas pedoman analisis jabatan yang akan menjadi dasar usulan penyusunan pedoman anjab 2. Membangun komitmen pimpinan dan pejabat dilingkungan BKN untuk mendukung penyusunan pedoman anjab Didalam membangun komitmen pimpinan dan pejabat dilingkungan BKN, perlu dilakukan langkah-langkah seperti : a. Studi kepustakaan untuk mendapatkan informasi mengenai Praktek-praktek analisis jabatan diberbagai isntansi pusat dan daerah, perusahaan BUMN dan Swasta. Best practices analisis
jabatan pada Pemerintahan di Negara-negara ASEAN, Eropa, Amerika dan Kanada b. Mengadakan seminar atau pelatihan mengenai analisis jabatan dengan mengundang narasumber yang kompeten dibidang analisis jabatan c. Melakukan diskusi penyamaan persepsi dengan pejabat di lingkungan BKN 3. Menyusun program pelaksanaan BIMTEK anjab yang komprehensif Agar pelaksanaan BIMTEK dapat mencapai sasarannya yaitu meningkatkan kemampuan PNS di instansi pusat dan daerah terhadap proses penyusunan informasi jabatan maka BKN sebaiknya melakukan langkah-langkah sebagai berikut : a. Menginventarisasi pelaksanaan Bimtek melalui data historis pelaksanaannya. Hal ini bertujuan agar BKN memiliki informasi yang akurat atas keikutsertaan instansin pusat dan daerah b. Melakukan kajian kebutuhan BIMTEK instansi pemerintah pusat dan daerah, Hal ini bertujuan untuk mengetahui periodesasi pelaksanaan BIMTEK pada satu instansi c. Menyusun rencana pelaksanaan BIMTEK dan skala prioritas d. Menyusun materi yang komprehensif serta tenaga pengajar yang berkualitas
e. Monitoring pelaksanaan BIMTEK 4. Meningkatkan kualitas pegawai BKN Dalam rangka peningkatan kualitas penyusunan pedoman analisis jabatan dan pelaksanaan BIMTEK, maka diperlukan program peningkatan kompetensi SDM pegawai BKN melalui langkahlangkah seperti : a. Melakukan assessment terhadap pegawai dilingkungan BKN yang bertujuan untuk mendapatkan kualifikasi SDM yang sesuai dalam melakukan analisis Jabatan dan BIMTEK b. Melakukan training dan workshop secara berkala dengan narasumber yang kompeten dalam bidang analisis jabatan c. Membentuk tim Anjab dan menetapkan Tim BIMTEK IV. KESIMPULAN Dengan tersedianya pedoman analisis jabatan serta dilakukannya BIMTEK yang memadai, dan mencakup seluruh instansi pusat dan daerah, maka hal tersebut diharapkan dapat membantu instansi pusat dan daerah dalam melakukan proses analisis jabatan dengan benar dan seragam. Dengan demikian kualitas informasi jabatan yang dihasilkan akan lebih akurat serta sesuai dengan kondisi riil. Hal
tersebut akan membantu BKN dalam meningkatkan kinerja PNS dalam penyusun database informasi jabatan, akurasi penyajian laporan kebutuhan pegawai kepada MenPAN, menyusun pedoman pemanfaatan hasil analisis jabatan sesuai dengan kebutuhan kelembagaan, kepegawaian dan ketatalaksanaan.