Analisa Dan Perancangan Sistem Informasi Persediaan Pada PT. Putra Kencana Jaya Medan Tanda Selamat1), Merry Natalia2) STMIK IBBI Jl. Sei Deli No. 18 Medan, Telp. 061-4567111 Fax. 061-4527548 e-mail: tandaselamat@gmail.com1) Abstrak PT. Putra Kencana Jaya Medan masih menggunakan metode perpetual artinya segala transaksi persediaan dicatat ke dalam buku sehingga pimpinan dapat mengetahui jumlah persediaan melalui buku catatan. Namun dalam pelaksanaannya terkadang pencatatan transaksi terjadi kesalahan tulis atau kesalahan hitung. Sehingga informasi persediaan menjadi tidak akurat lagi. Selain itu informasi status persediaan juga masih lambat diperoleh sehingga menghambat kinerja manajemen perusahaan. Setelah memahami permasalahan yang ada maka peneliti mengajukan sistem usulan. Perancangan sistem usulan ini dibuat atas beberapa tahap mulai dari perancangan bagan alir, diagram alir data, perancangan input, output, basis data dan site map serta impelementasi sistem usulan. Hasil akhir dari sistem informasi persediaan barang Pada PT. Putra Kencana Jaya Medan adalah membantu pihak manajemen perusahaan dalam memperoleh data dan informasi mengenai pengontrolan persediaan barang dengan cepat dan tepat, sehingga sistem usulan dapat mempermudah pimpinan dalam mengawasi kegiatan pengontrolan persediaan barang dan meningkat efektifitas kerja manajemen. Kata kunci : Analisis Dan Perancangan, Sistem Informasi, Persediaan Abstract PT. Putra Kencana Jaya still use the its method perpetual meaning all supply transaction noted by into book so that head can know the amount of supply pass/through the jotter. But in its execution sometimes transaction record-keeping happened by the mistake write or mistake calculate. So that accurate supply information becoming not again. Besides information of supply status also still obtained tardy so that pursue the company management performance. After comprehending existing problems hence researcher raise the proposal system. this proposal System scheme is made by to the some phase start from schema scheme emit a stream of the, diagram emit a stream of the data, input scheme, output, bases of data and site map and also impelementasi of proposal system End result from information system of stock of At PT. Putra Kencana Jaya is assist the side of company management in obtaining data and information of concerning pengontrolan stock swiftly and precisely, so that proposal system can water down the head in observing activity of pengontrolan stock and mount the efektifitas work management. Keyword : Analysist and Design, Information System, Inventory 1. Pendahuluan Secara umum istilah persediaan barang dipakai untuk menunjukkan barang-barang yang akan dijual. Dalam perusahaan dagang, barang-barang yang dibeli dengan tujuan akan dijual kembali. Dalam perusahaan manufaktur persediaan barang yang dimiliki terdiri dari beberapa jenis yang berbeda. Persediaan barang baik itu persediaan barang yang akan dipakai, persediaan barang yang mau dijual (untuk perusahaan dagang) dan persediaan bahan baku untuk diolah (perusahaan industri) dan persediaan lainnya. Dengan terkontrolnya persediaan barang di dalam perusahaan, maka kemungkinan perusahaan akan mendapatkan laba (profit). PT. Putra Kencana Jaya Medan adalah salah satu perusahaan yang bergerak dalam bidang distributor penjualan berbagai jenis perfume. Aktivitas utama perusahaan ini adalah membeli barang dari pemasok (supplier) dan menjualnya kepada pelanggan (customer) sehingga sistem persediaan merupakan komponen utama yang harus dikontrol dan dijaga dengan baik. Sistem persediaan yang dijalankan oleh PT. Putra Kencana Jaya Medan adalah sistem perpetual artinya segala transaksi persediaan dicatat ke dalam buku sehingga pimpinan dapat mengetahui jumlah persediaan melalui buku. Pada awal berkembangnya perusahaan ini, sistem seperti yang diuraikan di atas dinilai cukup efektif dan berhasil. Namun seiring dengan waktu PT. Putra Kencana Jaya Medan terus berkembang dengan pesat sehingga sistem pencatatan dan pengontrolan persediaan secara manual dirasa sudah tidak efektif lagi sehingga menimbulkan beberapa permasalahan baru sehubungan dengan kegiatan persediaannya. Terutama Analisa Dan Perancangan Sistem Informasi Persediaan Pada PT. (Tanda Selamat)
46 kesulitan untuk mengetahui informasi jumlah persediaan barang yang ingin diketahui. Penyebab terjadinya permasalahan ini adalah proses pengelolaan data yang belum tepat. Sehingga berdasarkan uraian di atas maka peneliti menyarankan untuk memanfaatkan teknologi informasi yang ada dalam mengelola data persediaan, seperti penggunaan program aplikasi persediaan tertentu yang telah dipasang ke dalam komputer. 2. Metode Perancangan Analisis sistem berjalan merupakan analisis yang dilakukan untuk mempelajari sistem yang berjalan pada perusahaan secara lebih mendetail, analisis juga digunakan dengan metode observasi sehingga diperoleh beberapa analisis. Adapun bagan alir sistem persediaan pada PT. Putra Kencana Jaya Medan dapat dilihat pada gambar 1. Gambar 1. Bagan Alir Dokumen Sistem Persediaan Masuk Adapun bagan alir sistem persediaan keluar pada PT. Putra Kencana Jaya Medan dapat dilihat pada gambar 2. Gambar 2. Bagan Alir Dokumen Sistem Persediaan Keluar
47 Berikut ini bagan alir sistem usulan yang peneliti ajukan dapat dilihat pada gambar 3 dan gambar 4. yang dipisah menjadi dua kelompok. Gambar 3. Bagan Alir Sistem Usulan Persediaan Barang Dari Transaksi Pembelian Gambar 4. Bagan Alir Sistem Usulan Persediaan Barang Dari Transaksi Penjualan Perancangan DFD dilakukan untuk menggambarkan aliran data dalam sistem sehingga dapat diketahui dengan jelas sumber data berasal dari mana, mengalir kemana, diproses dimana dan dikeluarkan kemana. Adapun perancangan DFD dapat dilihat pada gambar 5. sampai dengan gambar 6. Analisa Dan Perancangan Sistem Informasi Persediaan Pada PT. (Tanda Selamat)
48 Gambar 5. Diagram Konteks Sistem Informasi Persediaan Gambar 6. DFD Level 0 Sistem Informasi Persediaan Berikut ini adalah relasi antar tabel sistem informasi persediaan dapat seperti pada gambar 7. Gambar 7. Relasi antar tabel dalam basis data 3. Hasil dan Analisis
49 Setelah melalui tahapan perancangan dan pengkodingan, maka dilakukan testing pada perangkat lunak sistem informasi persediaan pada PT. Putra Kencana Jaya Medan, untuk tampilan dapat dilihat pada gambar 8 sampai gambar 19. Gambar 8. Menu Sistem Informasi Persediaan Gambar 9. Master Barang Master barang adalah form yang digunakan untuk mengelola data-data barang seperti proses input-edit-delete. Gambar 10. Master Pelanggan Master pelanggan adalah form yang digunakan untuk mengelola data-data pelanggan seperti proses input-edit-delete. Gambar 11. Proses Pembelian Analisa Dan Perancangan Sistem Informasi Persediaan Pada PT. (Tanda Selamat)
50 Transaksi pembelian adalah form yang digunakan untuk mengelola data-data transaksi pembelian seperti proses input-edit-delete. Transaksi pembelian menyebabkan data persediaan menjadi bertambah. Gambar 12. Retur Pembelian Transaksi retur pembelian adalah form yang digunakan untuk mengelola data-data transaksi retur pembelian seperti proses input-edit-delete. Transaksi retur pembelian menyebabkan data persediaan menjadi berkurang. Gambar 13. Proses Penjualan Transaksi pembelian adalah form yang digunakan untuk mengelola data-data transaksi penjualan seperti proses input-edit-delete. Transaksi penjualan menyebabkan data persediaan menjadi berkurang. Gambar 14. Retur Penjualan
51 Transaksi retur penjualan adalah form yang digunakan untuk mengelola data-data transaksi retur penjualan seperti proses input-edit-delete. Transaksi retur penjualan menyebabkan data persediaan menjadi bertambah. Gambar 15. Hasil Rancangan Kartu Persediaan Kartu persediaan berisikan informasi mengenai gambaran gerakan data persediaan per jenis berdasarkan tanggal transaksi. Gambar 16. Laporan Transaksi Pembelian Laporan transaksi pembelian berisikan informasi mengenai data-data transaksi pembelian dalam satu periode Analisa Dan Perancangan Sistem Informasi Persediaan Pada PT. (Tanda Selamat)
52 Gambar 17. Laporan Transaksi Retur Pembelian Laporan transaksi pembelian berisikan informasi mengenai data-data transaksi pembelian dalam satu periode. Gambar 18. Laporan Transaksi Penjualan Laporan transaksi penjualan berisikan informasi mengenai data-data transaksi penjualan dalam satu periode. Gambar 19. Laporan Transaksi Retur Penjualan
53 Laporan transaksi retur penjualan berisikan informasi mengenai data-data transaksi retrur penjualan dalam satu periode. 4. Kesimpulan Setelah melakukan testing dari hasil perancangan ini, maka beberapa kesimpulan yang dapat diambil adalah informasi persediaan tidak dapat diperoleh dengan cepat karena pencatatan dan perhitungan tidak terintegrasi secara langsung antara data persediaan, pembelian dan penjualan. Sistem pencatatan transaksi pembelian dan penjualan yang dilakukan oleh PT. Putra Kencana Jaya Medan menggunakan sistem pencatatan manual yang dicatat pada buku pembelian dan penjualan namun pencatatan transaksi bisa saja terjadi penelitian atau kesalahan perhitungan dapat saja terjadi sehingga informasi tidak dapat diperoleh dengan cepat dan kurang efisien. Adanya perancangan persediaan barang maka sistem kerja akan lebih baik seperti laporan daftar persediaan, kartu persediaan, laporan pembelian, laporan retur pembelian, laporan penjualan dan laporan retur penjualan. Daftar Pustaka [1.] Fathansyah, 2007, Database dengan SQL, Cetakan-1, PT. Elex Media Komputindo, Jakarta. [2.] Fatta, HA, 2007, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi, Penerbit Andi, Yogyakarta. [3.] Hasballah., F., 2009, Aplikasi Game Dan Multimedia Dengan VB, PT. Elex Media Komputindo, Jakarta [4.] Jogiyanto, HM., 2002, Analisis Desain Sistem Informasi, Penerbit Andi Offset, Yogyakarta. [5.] Kendall, K.E., dan J.E. Kendall, 2003, Analisis dan Perancangan Sistem, Alih 15 Bahasa oleh Thamir Abdul Hafedh Al-Hamdany, Jilid Ke-1, Edisi Ke-5, PT. Prenhallindo, Jakarta. [6.] Kristanto, H., 2010, Konsep Dan Perancangan Database, Penerbit Andi Offset, Yogyakarta. [7.] Kusrini, 2006, Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data, Penerbit Andi, Yogyakarta. [8.] Ladjamudin, ABB, 2005, Analisis dan Desain Sistem Informasi, Graha Ilmu, Yogayakarta. [9.] Niswonger, C.R., C.S. Warren., dan P.E. Fess., 2006, Prinsip-prinsip Akuntansi, Jilid Satu, Edisi Ke-14, Penerbit Erlangga, Jakarta. [10.] Oetomo, B.S.D., 2002, Perencanaan dan Pembangunan Sistem Informasi, Andi Yogyakarta, Yogyakarta. [11.] Samsul M dan Mustofa, 2002, Sistem Akuntansi, Edisi Pertama, Penerbit Liberty, Yogyakarta. [12.] Sigit, P.W., 2003, Analisis dan Perancangan Sistem, Oleh Lembaga Pendidikan dan Pengembangan Profesi Indonesia, Jakarta. [13.] Smith, M.J., dan K.F. Skousen., 2007, Akuntansi Intermediate, Penerbit Erlangga, Jakarta. [14.] Sutabri, T., 2004, Analisa Sistem Informasi, Edisi Pertama, Penerbit ANDI, Yogyakarta. [15.] Williams, C., 2001, Manajemen, Salemba Empat, Jakarta. Website : http: //id. wikipedia.org/wiki/microsoft _access, 2013 Analisa Dan Perancangan Sistem Informasi Persediaan Pada PT. (Tanda Selamat)
54