PEMERINTAH PROPINSI JAWA TIMUR PERATURAN DAERAH PROPINSI JAWA TIMUR NOMOR 41 TAHUN 2000 TENTANG BADAN ARSIP PROPINSI JAWA TIMUR

PEMERINTAH PROPINSI JAWA TIMUR PERATURAN DAERAH PROPINSI JAWA TIMUR NOMOR 41 TAHUN 2000 TENTANG BADAN ARSIP PROPINSI JAWA TIMUR DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA GUBERNUR JAWA TIMUR Menimbang : a. bahwa dalam rangka penyelamatan bahan-bahan bukti nyata, benar dan lengkap pelaksanaan Pemerintahan dan Pembangunan yang bersih dari koropsi, kolasi dan nepotisme dan meningkatkan penyelenggaraan Kearsipan Nasional di lingkungan Pemerintah Propinsi Jawa Timur, maka perlu dibentuk suatu lembaga yang melestarikan Warisan Budaya Bangsa dan bukti-bukti pertanggungjawaban kebangsaan kepada generasi yang akan datang ; b. bahwa penatan organisasi Badan Arsip Propinsi Jawa Timur merupakan penggabungan kewenangan antara unsur/kewenangan yang ditangani Kantor Wilayah Arsip Nasional Propinsi Jawa Timur dengan Kantor Arsip Daerah Propinsi Jawa Timur; c. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a dan b, perlu menata Organisasi Kantor Arsip Propinsi Jawa Timur dengan menuangkan ketentuan-ketentuannya dalam Peraturan Daerah. Mengingat : 1. Undang-undang Nomor 2 Tahun 1950 tentang Pembentukan Propinsi Jawa Timur juncto Undang-undang Nomor 18 Tahun 1950 Peraturan tentang Mengadakan Perubahan Dalam Undang-undang Tahun 1950 Nomor 2 dari hal Pembentukan Propinsi Jawa Timur (Lembaran Negara tahun 1950 Nomor 32); Dok. Informasi Hukum-JDIH Biro Hukum Setda Prop Jatim /2006 1

2. Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan (Lembaran Negara Tahun 1971 Nomor 32, Tambahan Lembaran Negara Nomor 2964); 3. Undang-undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok Kepegawaian (Lembaran Negara Tahun 1974 Nomor 55, Tambahan Lembaran Negara Nomor 3041) sebagaimana telah diubah dengan Undang-undang Nomor 43 Tahun 1999 tentang Kepegawaian (Lembaran Negara Tahun 1999 Nomor 169, Tambahan Lembaran Negara Nomor 3890); 4. Undang-undang Nomor 22 Tahun 1999 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Tahun 1999 Nomor 60, Tambahan Lembaran Negara Nomor 3839) ; 5. Undang-undang Nomor 25 Tahun 1999 tentang Perimbangan Keuangan antara Pemerintah Pusat dan Daerah (Lembaran Negara Tahun 1999 Nomor 72) ; 6. Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1999 tentang Penyusutan Arsip (Lembaran Negara Tahun 1999 Nomor 51); 7. Peraturan Pemerintah Nomor 25 Tahun 2000 tentang Kewenangan Pemerintah dan Kewenangan Propinsi sebagai Daerah Otonom (Lembaran Negara Tahun 2000 Nomor 54, Tambahan Lembaran Negara 3952) ; 8. Peraturan Pemerintah Nomor 84 Tahun 2000 tentang Pedoman Organigsasi Perangkat Daerah (Lembaran Negara Tahun 2000 Nomor 165) ; 9. Keputusan Presiden Nomor 44 Tahun 1999 tentang Teknik Penyusunan Peraturan Perundang-undangan dan Bentuk Rancangan Undang-undang, Rancangan Peraturan Pemerintah, Rancangan Keputusan Presiden (Lembaran Negara Tahun 1999 Nomor 70) ; 10. Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 30 Tahun 1979 tentang Tata Kearsipan Departemen Dalam Negeri. Dengan persetujuan DEWAN PERWAKILAN RAKYAT DAERAH PROPINSI JAWA TIMUR, MEMUTUSKAN: Menetapkan : PERATURAN DAERAH PROPINSI JAWA TIMUR TENTANG BADAN ARSIP PROPINSI JAWA TIMUR. Dok. Informasi Hukum-JDIH Biro Hukum Setda Prop Jatim /2006 2

BAB I KETENTUAN UMUM Pasal 1 Dalam Peraturan Daerah ini, yang dimaksud dengan : a. Pemerintah Propinsi, adalah Pemerintah Propinsi Jawa Timur; b. Gubernur, adalah Gubernur Jawa Timur; c. Sekretaris Daerah, adalah Sekretris Daerah Propinsi Jawa Timur; d. Badan Arsip, adalah Badan Arsip Propinsi Jawa Timur; e. Kepala Badan, adalah Kepala Badan Arsip Propinsi Jawa Timur; f. Wakil Kepala Badan, adalah Wakil Kepala Badan Arsip Propinsi Jawa Timur; g. Arsip, adalah naskah-naskah Dinas yang dibuat dan diterima oleh semua satuan organisasi pemerintah, badan-badan swasta dan perorangan di Propinsi Jawa Timur dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok untuk pelaksanaan tugas dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan nasional; h. Arsip Dinamis, adalah arsip yang yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara ; i. Arsip Statis, adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi Negara ; j. Arsip Inaktif, adalah arsip dinamis yang frekwensi penggunaannya untuk penyelenggaraan administrasi sudah menurun ; k. Kearsipan adalah suatu sistem yang mengatur pengelolaan arsip yang meliputi penerimaan, pencatatan, pengolahan, penataan, penyimpanan, penemuan kembali, penyusutan dan perawatan/ pemeliharaan arsip; l. Akuisisi Arsip, adalah proses perluasan khasanah arsip ANRI dengan cara menerima arsip bernilai guna pertanggungjawaban nasional atau arsip statis dari lembaga-lembaga negara dan badan pemerintahan, swasta dan perseorangan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Dok. Informasi Hukum-JDIH Biro Hukum Setda Prop Jatim /2006 3

BAB II KEDUDUKAN, TUGAS DAN FUNGSI Pasal 2 (1) Badan Arsip, adalah unsur penunjang Pemerintah Propinsi di bidang Kearsipan ; (2) Badan Arsip dipimpin oleh seorang Kepala Badan yang dalam melaksanakan tugasnya berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Gubernur melalui Sekretaris Daerah. Pasal 3 Badan Arsip mempunyai tugas membantu Gubernur dalam menyelenggarakan tugas pemerintahan daerah di bidang kearsipan. Pasal 4 Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3, Badan Arsip mempunyai fungsi : a. perumusan kebijaksanaan teknis pembinaan kearsipan ; b. pembinaan dan pelaksanaan koordinasi di bidang kearsipan ; c. pengkajian dan pengembangan sistern kearsipan ; d. penyelenggaraan akuisisi, pelestarian dan pendayagunaan arsip statis ; e. pemindahan, pemusnahan, penyimpanan dan pemeliharaan arsip inaktif; f. pelaksanaan hubungan dan kerjasama dengan Lembaga/ Badan/ lnstansi sesuai dengan kebijaksanaan pemerintah dan peraturan perundang-undangan ; g. penyelenggaraan pembinaan sumber daya manusia kearsipan dan evaluasi pengembangan sistem informasi kearsipan ; h. pemasyarakatan dan pelayanan informasi serta jasa teknik kearsipan ; i. pelaksanaan tugas-tugas ketatausahaan. Dok. Informasi Hukum-JDIH Biro Hukum Setda Prop Jatim /2006 4

BAB III ORGANISASI Bagian Pertama Susunan Organisasi Pasal 5 (1) Susunan Organisasi Badan Arsip terdiri atas. a. Kepala Badan ; b. Wakil Kepala Badan; c. Sekretariat; d. Bidang Penyusunan Program ; e. Bidang Pengembangan Kearsipan ; f. Bidang Pengelolaan Arsip Inaktif; g. Bidang Pengelolaan Arsip Statis ; h. Bidang Penyuluhan dan Layanan Jasa Kearsipan ; i. Kelompok Jabatan Fungsional. (2) Sekretariat dan masing-masing Bidang dipimpin oleh Sekretaris dan Kepala Bidang yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Badan. Bagian Kedua Kepala Badan dan Wakil Kepala Badan Pasal 6 Kepala Badan mempunyai tugas memimpin, melakukan koordinasi, dan membina penyelenggaraan kegiatan kearsipan. Pasal 7 Wakil Kepala Badan mempunyai tugas : a. mewakili Kepala Badan dan memimpin Badan Arsip apabila Kepala Badan berhalangan ; b. melakukan kegiatan pengawasan intern Badan Arsip ; c. malaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Badan. Dok. Informasi Hukum-JDIH Biro Hukum Setda Prop Jatim /2006 5

Bagian Ketiga Sekretariat Pasal 8 Sekretariat mempunyai tugas melaksanakan pengelolaan administrasi umum, kepegawaian, keuangan dan perlengkapan. Pasal 9 Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8, Sekretariat mempunyai fungsi: a. pengelolaan administrasi umum dan urusan umum ; b. pengelolaan administrasi kepegawaian dan kesejahteraan pegawai; c. pengelolaan administrasi keuangan dan gaji pegawai; d. pengelolaan administrasi perlengkapan ; e. pelaksanaan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Badan. Pasal 10 (1) Sekretariat terdiri atas : a. Sub Bagian Umum ; b. Sub Bagian Kepegawaian ; c. Sub Bagian Keuangan ; d. Sub Bagian Perlengkapan ; (2) Masing-masing Sub Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Sekretaris. Pasal 11 (1) Sub Bagian Umum mempunyai tugas : a. melakukan pengelolaan urusan surat menyurat, pengetikan, penggandaan dan tata usaha kearsipan ; b. mengurus administrasi perjalanan dinas dan tugas keprotokolan; c. melakukan urusan rumah tangga, keamanan kantor, penyelenggaraan rapat dinas dan dokumentasi; d. melakukan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Sekretaris ; Dok. Informasi Hukum-JDIH Biro Hukum Setda Prop Jatim /2006 6

(2) Sub Bagian Kepegawaian, mempunyai tugas : a. melakukan tata usaha kepegawaian ; b. mempersiapkan usulan mutasi pegawai; c. menyiapkam bahan pengembangan karier, kesejahteraan dan disiplin pegawai; d. melakukan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Sekretaris ; (3) Sub Bagian Keuangan, mempunyai tugas : a. menghimpun data dan menyiapkan bahan kebutuhan dalam rangka penyusunan anggaran keuangan ; b. melakukan pengelolaan anggaran keuangan termasuk pembayaran gaji dan hak-hak lainnya; c. melakukan verifikasi pengelolaan anggaran rutin dan pembangunan ; d. melakukan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Sekretaris ; (4) Sub Bagian Perlengkapan, mempunyai tugas : a. menyusun rencana kebutuhan pengadaan perlengkapan kantor dan sarana kearsipan ; b. melakukan pengelolaan inventaris perlengkapan kantor dan sarana kearsipan ; c. melakukan perawatan/perneliharaan dan perbaikan terhadap gedung dan perlengkapan kantor serta proses penghapusan barang inventaris ; d. melakukan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Sekretaris. Bagian Keempat Bidang Penyusunan Prorgram Pasal 12 Bidang Penyusunan Program mempunyai tugas melaksanakan pengolahan data, menyusun perencanaan, jaringan informasi kearsipan dan melaksanakan evaluasi serta pelaporan. Dok. Informasi Hukum-JDIH Biro Hukum Setda Prop Jatim /2006 7

Pasal 13 Untuk menyelenggarakan tugas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 12, Bidang Penyusunan Program, mempunyai fungsi: a. pengumpulan dan pengolahan data dalam rangka penyusunan rencana serta program kegiatan Badan Arsip ; b. penyusunan petunjuk teknis peraturan perundang-undangan bidang kearsipan ; c. penyusunan jaringan informasi kearsipan ; d. pelaksanaan evaluasi dan pelaporan pelaksanaan program ; e. pelaksanaan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Badan. Pasal 14 (1) Bidang Penyusunan Program terdiri atas : a. Sub Bidang Perencanaan ; b. Sub Bidang Jaringan Informasi; c. Sub Bidang Evaluasi dan Pelaporan ; (2) Masing-masing Sub Bidang dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bidany yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bidang Penyusunan Program. Pasal 15 (1) Sub Bidang Perencanaan, mempunyai tugas : a. mengumpulkan dan mengolah data dalam rangka penyusunan rencana program kearsipan ; b. menyiapkan bahan penyusunan rencana program kearsipan ; c. mengumpulkan bahan dan menyusun petunjuk teknis peraturan perundang-undangan bidang kearsipan ; d. melakukan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bidang Penyusunan Program ; (2) Sub Bidang Jaringan Informasi, mempunyai tugas : a. mengumpulkan data dalam rangka penyusunan Jaringan informasi kearsipan; b. melakukan pengolahan data dan penyusunan Jaringan informasi kearsipan ; Dok. Informasi Hukum-JDIH Biro Hukum Setda Prop Jatim /2006 8

c. melakukan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bidang Penyusunan Program ; (3) Sub Bidang Evaluasi dan Pelaporan, mempunyai tugas : a. mengumpulkan dan menyiapkan bahan dalam rangka evaluasi program dan penyusunan laporan ; b. melakukan evaluasi dan pelaporan pelaksanaan program kegiatan kearsipan ; c. melakukan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bidang Penyusunan Program. Bagian Kelima Bidang Pengembangan Kearsipan Pasal 16 Bidang Pengembangan Kearsipan, mempunyai tugas melaksanakan pembinaan dan pengembangan Aparatur kearsipan, tata kearsipan, standardisasi prasarana dan sarana kearsipan. Pasal 17 Untuk meiaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 16, Bidang Pengembangan Kearsipan, mempunyai fungsi : a. pelaksanaan pembinaan dan pengembangan Aparatur kearsipan ; b. pelaksanaan pembinaan dan pengembangan tata kearsipan ; c. penyusunan pelaksanaan standardisasi prasarana dan sarana kearsipan ; d. pelaksanaan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Badan. Pasal 18 (1) Bidang Pengembangan Kearsipan, terdiri atas : a. Sub Bidang Bina Aparatur Kearsipan ; b. Sub Bidang Pengembangan Tata Kearsipan ; c. Sub Bidang Standardisasi Prasarana dan Sarana ; (2) Masing-masing Sub Bidang dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bidang yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bidang Pengembangan Kearsipan. Dok. Informasi Hukum-JDIH Biro Hukum Setda Prop Jatim /2006 9

Pasal 19 (1) Sub Bidang Bina Aparatur Kearsipan, mempunyai tugas : a. melakukan upaya peningkatan sumber daya manusia aparatur kearsipan ; b. melakukan pembinaan dan pengembangan aparatur kearsipan ; c. melakukan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bidang Pengembangan Kearsipan ; (2) Sub Bidang Pengembangan Tata Kearsipan, mempunyai tugas : a. menyusun pola pembinaan dan pengembangan tata kearsipan ; b. menyusun pedoman penataan kearsipan sesuai sistem dan metode yang berlaku ; c. melakukan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bidang Pengembangan Kearsipan ; (3) Sub Bidang Standarisasi Prasarana dan Sarana, mempunyai tugas: a. mengumpulkan dan mengolah data dalam rangka menyusun petunjuk teknis standardises di lingkungan organisasi kearsipan; b. melakukan kegiatan program rancang bangun standardisasi kearsipan ; c. melakukan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bidang Pengembangan Kearsipan. Bagian Keenam Bidang Pengelolaan Arsip Inaktif Pasal 20 Bidang Pengelolaan Arsip Inaktif mempunyai tugas melaksanakan pengolahan, penyimpanan, penyusutan dan pengendalian arsip inaktif. Dok. Informasi Hukum-JDIH Biro Hukum Setda Prop Jatim /2006 10

Pasal 21 Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 20, Bidan Pengelolaan Arsip Inaktif, mempunyai fungsi : a. pelaksanaan pengolahan arsip inaktif; b. pelaksanaan penyimpanan, pemeliharaan, perawatan dan pengendalian arsip inaktif; c. pelaksanaan penyusutan arsip inaktif ; d. pelaksanaan tugas-tugas yang diberikan oleh Kepala Badan. Pasal 22 (1) Bidang Pengelolaan Arsip Inaktif terdiri atas : a. Sub Bidang Pengolahan ; b. Sub Bidang Penyimpanan dan Pengendalian ; c. Sub Bidang Penyusutan ; (2) Masing-masing Sub Bidang dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bidang yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bidang Pengelolan Arsip Inaktif. Pasal 23 (1) Sub Bidang Pengolaan, mempunyai tugas : a. menerima arsip inaktif dari Badan/Lembaga/lnstansi Pemerintah Propinsi ; b. melakukan pengolaan arsip inaktif yang meliputi seleksi, pencatatan dan pembuatan daftar pertelaan arsip dari Badan/Lembaga/lnstansi Pemerintah Propinsi ; c. melakukan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bidang Pengelolaan Arsip Inaktif; (2) Sub Bidang Penyimpanan dan Pengendalian Arsip, mempunyai tugas : a. melakukan penataan dan pengendalian arsip inaktif; b. melakukan penyimpanan dan pemeliharaan, pengamanan arsip inaktif; c. melakukan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bidang Pengelolaan Arsip Inaktif; Dok. Informasi Hukum-JDIH Biro Hukum Setda Prop Jatim /2006 11

(3) Sub Bidang Penyusutan, mempunyai tugas : a. melakukan pemindahan arsip inaktif dari Badan/Lembaga/lnstansi Pemerintah Propinsi ; b. melakukan penilaian dan pemusnahan arsip inaktif dari Badan/ Lembaga/lnstansi Pemerintah Propinsi; c. melakukan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bidang Pengelolaan Arsip Inaktif. Bagian Ketujuh Bidang Pengelolaan Arsip Statis Pasal 24 Bidang Pengelolaan Arsip Statis mempunyai tugas melaksanakan penilaian, akuisisi, pengolahan, penyimpanan, pemeliharaan, perawatan dan pelestarian arsip. Pasal 25 Untuk melaksanakan tugas dimaksud dalam Pasal 24, Bidang Pengelolaan Arsip Statis, mempunyai fungsi : a. pelaksanaan akuisisi dan penelusuran informasi pelaku sejarah ; b. pelaksanaan pengolahan dan penyimpanan arsip statis ; c. pelaksanaan pemeliharaan, perawatan dan pelestarian arsip statis ; d. pelaksanaan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Badan. Pasal 26 (1) Bidang Pengelolaan Arsip Statis terdiri atas : a. Sub Bidang Akuisisi ; b. Sub Bidang Pengolahan dan Penyimpanan ; c. Sub Bidang Pelestarian ; (2) Masing-masing Sub Bidang dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bidang yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bidang Pangelolaan Arsip Statis. Dok. Informasi Hukum-JDIH Biro Hukum Setda Prop Jatim /2006 12

Pasal 27 (1) Sub Bidang Akuisisi, mempunyai tugas : a. melakukan penilaian terhadap usul penyerahan arsip ; b. melakukan akuisisi arsip statis ; c. melakukan penelusuran informasi pelaku sejarah ; d. melakukan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bidang Pengelolaan Arsip Statis ; (2) Sub Bidang Pengolahan dan Penyimpanan, mempunyai tugas : a. melakukan pengolahan informasi dan inventarisasi arsip statis ; b. melakukan penataan, penyimpanan dan pengendalian arsip statis ; c. melakukan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bidang Pengelolaan Arsip Statis ; (3) Sub Bidang Pelestarian, mempunyai tugas : a. melakukan pemeliharaan dan pengawetan arsip ; b. melakukan alih media arsip ; c. melakukan pengujian bahan-bahan pengawetan arsip ; d. melakukan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bidang Pengelolaan Arsip Statis. Bagian Kedelapan Bidang Penyuluhan dan Layanan Jasa Kearsipan Pasal 28 Bidang Penyuluhan dan Layanan Jasa Kearsipan mempunyai tugas mengadakan penyuluhan, pelayanan kearsipan, penyelenggaraan Dok. Informasi Hukum-JDIH Biro Hukum Setda Prop Jatim /2006 13

Pasal 29 Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 28, Bidang Penyuluhan dan Layanan Jasa Kearsipan mempunyai fungsi: a. pelaksanaan penyuluhan kearsipan ; b. pelaksanaan penerbitan naskah sumber arsip ; c. pelaksanaan layanan arsip ; d. pelaksanaan layanan jasa teknis kearsipan ; e. pelaksanaan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Badan. Pasal 30 (1) Bidang Penyuluhan dan Layanan Jasa Kearsipan terdiri atas : a. Sub Bidang Penerbitan Naskah Sumber Arsip ; b. Sub Bidang Penyuluhan dan Layanan Arsip ; c. Sub Bidang Layanan Jasa Teknis Kearsipan. (2) Masing-masing Sub Bidang dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bidang yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bidang Penyuluhan dan Layanan Jasa Kearsipan. Pasal 31 (1) Sub Bidang Penerbitan Sumber Arsip, mempunyai tugas : a. mengumpulkan bahan penerbitan ; b. melakukan penyiapan penerbitan naskah sumber arsip ; c. melakukan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bidang Penyuluhan dan Layanan Jasa Kearsipan ; (2) Sub Bidang Penyuluhan dan Layanan Arsip, mempunyai tugas : a. melakukan penyiapan bahan dalam rangka penyuluhan ; b. melakukan pelayanan arsip ; c. melakukan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bidang Penyuluhan dan Layanan Jasa Kearsipan. Dok. Informasi Hukum-JDIH Biro Hukum Setda Prop Jatim /2006 14

(3) Sub Bidang Jasa Teknis Kearsipan, mempunyai tugas : a. melakukan penyiapan jasa teknis kearsipan ; b. memberikan layanan jasa teknis kearsipan ; c. melakukan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bidang Penyuluhan dan Layanan Jasa Kearsipan. Bagian Kesembilan Kelompok Jabatan Fungsional Pasal 32 Kelompok Jabatan Fungsional mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas teknis Badan Arsip sesuai dengan bidang keahlian dan kebutuhan serta berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku ; Pasal 33 (1) Kelompok Jabatan Fungsional sebagaimana dimaksud dalam Pasal 32, terdiri atas sejumlah PNS dalam jenjang Jabatan fungsional yang terbacn dalam berbagai kelompok sesuai dengan bidang keahliannya ; (2) Kelompok Jabatan Fungsional sebagaimana dimaksud pada ayat (1), dikoordinasikan oleh seorang tenaga fungsional senior yang ditunjuk oleh Gubernur dan dalam melaksanakan tugasnya bertanggung jawab kepada Kepala Badan ; (3) Jumlah Jabatan Fungsional sebagaimana dimaksud pada ayat (1), ditentukan berdasarkan kebutuhan dan beban kerja ; (4) Jenis Jabatan Fungsional sebagaimana dimaksud pada ayat (1), diatur sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Dok. Informasi Hukum-JDIH Biro Hukum Setda Prop Jatim /2006 15

BAB IV TATA KERJA Pasal 34 Semua unit kerja di lingkungan Badan Arsip dalam melaksanakan tugasnya wajib menerapkan prinsip koordinasi, integrasi dan sinkronisasi. Pasal 35 (1) Setiap pimpinan unit kerja di lingkungan Badan Arsip bertanggung jawab memimpin dan mengkoordinasikan bawahannya masingmasing dan memberikan bimbingan serta petunjuk bagi pelaksanaan tugas bawahannya ; (2) Setiap pimpinan unit kerja di lingkungan Badan Arsip wajib menyampaikan laporan pelaksanaan tugas secara berkala kepada atasannya ; (3) Setiap laporan yang diterima oleh pimpinan unit kerja dari bawahan, wajib diolah dan dipergunakan sebagai bahan penyusunan laporan lebih lanjul dan petunjuk kepada bawahan ; (4) Setiap laporan disampaikan kepada pejabat lain yang secara fungsional mempunyai hubungan kerja. Pasal 36 (1) Dalam rangka koordinasi dan pernberian bimbingan kepada bawahan, setiap pimpinan unit kerja mengadakan rapat berkala ; (2) Setiap pimpinan unit kerja mengawasi bawahannya dan mengambil langkah-langkah yang diperlukan apabila bertentangan dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Dok. Informasi Hukum-JDIH Biro Hukum Setda Prop Jatim /2006 16

BAB V PENGANGKATAN DAN PEMBERHENTIAN DALAM JABATAN Pasal 37 (1) Kepala Badan dan Wakil Kepala Badan diangkat dan diberhentikan oleh Gubernur dari Pegawai Negeri Sipil yang memenuhi syarat atas usul Sekretaris Daerah sesuai dengan peraturan perundangundangan yang berlaku; (2) Sekretaris, Kepala Bidang, Kepala Sub Bagian, Kepala Sub Bidang diangkat dan diberhentikan oleh Gubernur dari Pegawai Negeri SipiJ yang memenuhi syarat atas usul Kepala Badan Arsip melalui Sekretaris BAB VI Ketentuan Penutup Pasal 38 Bagan Susunan Organisasi Badan Arsip sebagaimana tercantum dalam lampiran dan merupakan bagian yang tidak terpisahkan dengan Peraturan Daeran ini. Pasal 39 Dengan berlakunya Peraturan Daerah ini, maka Peraturan Daerah Propinsi Daerah Tingkat I Jawa Tirnur Nomor 10 Tahun 1992 tentang Pembentukan Organisasi dan Tata Kerja Kantor Arsip Daerah Propinsi Daerah Tingkat I Jawa Tirnur dinyatakan tidak berlaku. Pasal 40 Hal-hal yang belum diatur dalam Peraturan Daerah ini, sepanjang mengenai pelaksanaannya akan diatur dan ditetapkan lebih lanjut oleh Gubernur. Dok. Informasi Hukum-JDIH Biro Hukum Setda Prop Jatim /2006 17

Pasal 41 Peraturan Daerah ini berlaku pada tanggal diundangkan. Agnr setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Daerah ini dengan menempatkannya dalam Lembaran Daerah Propinsi Jawa Timur. Ditetapkan di Surabaya pada tanggal 18 Desember 2000 GUBERNUR JAWA TIMUR ttd. IMAM UTOMO. S Dok. Informasi Hukum-JDIH Biro Hukum Setda Prop Jatim /2006 18

Diundangkan dalam Lembaran Daerah Propinsi Jawa Timur tanggal 2 Januari 2001 Nomor 15 Tahun 2001 Seri D. A.n. GUBERNUR JAWA TIMUR Sekretaris Daerah ttd. Drs. SOENARJO, MSi Pembina Utama Madya NIP 510 040 479 Dok. Informasi Hukum-JDIH Biro Hukum Setda Prop Jatim /2006 19

Dok. Informasi Hukum-JDIH Biro Hukum Setda Prop Jatim /2006 20

PENJELASAN ATAS PERATURAN DAERAH PROPINSI JAWATIMUR NOMOR 41 TAHUN 2000 TENTANG BADAN ARSIP PROPINSI JAWA TIMUR I. PENJELASAN UMUM Berdasarkan Pasal 65 Undang-undang Nomor 22 Tahun 1999 tentancj Pemerintahan Daerah, dimana ditetapkan bahwa di daerah dapat dibentuk lembaga teknis sesuai dengan kebutuhan Daerah dan berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 84 Tahun 2000 tentang Pedoman Organisasi Perangkal Daerah, ditetapkan bahwa Organisasi Perangkat Daerah ditetapkan dengan Peraturan Daerah Sebagaimana diamanatkan dalam Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan bahwa penyelamatan arsip adalah menjadi tanggung jawab bersama Pemerintah dan seluruh warga masyarakat. Oleh karena informasi arsip merupakan cerminan dan kisah perjalanan hidup bangsa dan negara Indonesia dengan segala aspek dan aktivitasnya yang meliputi aktivitas pemerintahan, pembangunan dan kemasyarakatan. Dengan demikian dapat diketahui arsip pada hakekatnya adalah sebuah endapan informasi terekam dalam bentuk corak apapun yang tercipta dengan sendirinya apabila suatu kegiatan, sesuai dengan tugas dan fungsi instansi/organisasi itu berjalan. Jadi arsip merupakan bukti pelaksanaan kegiatan administrasi Instansi/ Pemerintah dan Badan-badan Swasta, disamping itu terdapat pulaarsip yang dimiliki dan atau dibuat oleh perseorangan yang mempunyai nilai informasi sehingga perlu diselamatkan. Dalam rangka penyelamatan arsip sebagai bahan bukti nyata, benar dan lengkap pelaksanaan Pemerintahan, pembangunan dan kemasyarakatan dan dalam rangka meningkatkan penyelenggaraan Kearsipan Nasional Propinsi Jawa Timur rnaka diperlukan suatu lembaga yang berkompeten dalam melestarikan warisan budaya bangsa dan bukti pertanggungjawaban kebangsaan kepada generasi yang akan datang. Dok. Informasi Hukum-JDIH Biro Hukum Setda Prop Jatim /2006 1

Lembaga sebagaimana dimaksud diatas, sebenarnya sudah terbentuk yaitu Kantor Arsip Propinsi Jawa Timur yang mengelola arsip di lingkungan Pemerintah Propinsi Jawa Timur dan Arsip Nasional Wilayah Propinsi Jawa Timur yang mengelola arsip vertikal, Badanbadah Swasta maupun perseorangan di wilayah Propinsi Jawa Timur. Berdasarkan ketentuan Pasal 129 ayat (2) Undang-undang Nomor 22 Tahun 1999 ditetapkan bahwa Instansi Vertikal di Daerah selain yani) menangani bidang-bidang luar negeri, pertahanan keamanan, peradilan, moneter dan fiskal serta agama menjadi perangkat Daerah, dengan demikian maka Arsip Nasional Propinsi Jawa Timur diintegrasikan ke Kantor Arsip Propinsi Jawa Timur. Dengan adanya integrasi tersebut mengakibatkan penanganan pengelolaan arsip menjadi kompleks baik dari aspek kuantitas maupun kualitas pengelolaan sehingga berdasarkan organisasi Kantor Arsip Propinsi Jawa Timur dirasakan sudah tidak memadai lagi. Untuk itu perlu membentuk suatu lembaga baru yang besaran organisasinya dapat menampung seluruh kegiatan kearsipan di wilayah Jawa Timur. Dengan mengacu pada ketentuan Pedoman Pasal 6 Peraturan Pemerintah Nomor 84 Tahun 2000 tentang Pedoman Organisasi Perangkal daerah, maka lembaga kearsipan ini berbentuk Badan. II. PENJELASAN PASAL DEMI PASAL Pasal 1 sampai : dengan 11 Cukup jelas Pasal 12 : Yang dimaksud dengan jaringan informasi kearsipan adalah suatu bentuk kerjasama pendayagunaan dan pengelolaan arsip secara tertib dan teratur berdasarkan standarisasi dan pola operasional yang dibakuseragamkan. Pasal 13 sampai : dengan 15 Cukup jelas Pasal 16 : Yang dimaksud dengan pembinaan dan pengembangan aparatur kearsipan adalah pembinaan karier dan penilaian hasil kerja arsiparis (akriditasi), penunjukan pengelolaan arsip dan pengiriman aparatur kearsipan pada pendidikan formal maupun non formal kearsipan. Dok. Informasi Hukum-JDIH Biro Hukum Setda Prop Jatim /2006 2

Pasal 17 dan 18 : Cukup jelas. Pasal 19 ayat (1) dan (2) : Cukup jelas. Pasal 19 ayat (3) : Yang dimaksud dengan rancang bangun standarisasi kearsipan adalah prasarana dan sarana kearsipan seperti Depo arsip, rak penyirnpanan dan boks arsip yang akan dibangun atau diadakan harus dirancang sesuai standarisasi yang berlaku. Pasal 20 sampai Cukup jelas. Dok. Informasi Hukum-JDIH Biro Hukum Setda Prop Jatim /2006 3