BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN 3.1 Riwayat Rumah Sakit Rumah Sakit Atma Jaya (RSA) didirikan pada tahun 1976, dengan nama Rumah Sakit Pendidikan, diresmikan oleh Gubernur DKI Jakarta, Ali Sadikin, pada tanggal 19 Mei 1976. Berdirinya Rumah Sakit Atma Jaya didorong oleh adanya tuntutan kebutuhan Fakultas Kedokteran Universitas Katolik Indonesia Atma Jaya, terutama untuk menunjang pelaksanaan praktek profesi kedokteran dan pengembangan pendidikan dan penelitian ilmu kedokteran. Pendirian RSA bertujuan menunjang pendidikan dan penelitian kedokteran di satu pihak dan di lain pihak, menyelenggarakan pelayanan medis bagi kepentingan masyarkat umum. Di bagian kecil sepanjang pantai memang telah dibangun perumahan baru yang modern dan dihuni oleh golongan masyarakat mampu. Kondisi sosial ekonomi berpengaruh pada corak penyelenggaraan Rumah Sakit Atma Jaya. Hal ini dipahami, karena pada akhirnya Rumah Sakit tidak harus hanya berhenti pada dirinya tetapi harus berfungsi sebagai lembaga kesehatan yang menjangkau kantong masyarakat kecil. Lebih lanjut Rumah Sakit Atma Jaya mengemban misi ikut serta mencetak kader-kader kesehatan untuk, dari dan oleh masyarakat setempat. Hal ini di sesuaikan dengan isi surat keputusan Yayasan Atma Jaya No.110/II/SK/8/78 tentang pendirian 47
48 Rumah Sakit Atma Jaya. Dalam surat keputusan itu secara jelas diajukan alasanalasan utama pendirian Rumah Sakit antara lain : a. Sangat terasa kebutuhan akan pendidikan dan latihan untuk caloncalon dokter dan tenaga medis lainnya. b. Dengan meningkatnya jumlah penduduk di wilayah Jakarta Utara bagian Barat, jumlah Rumah Sakit dan fasilitas yang ada pada waktu itu menjadi tidak memadai lagi. 3.1.1 Fungsi RSA RSA secara konkret memiliki tiga fungsi, yang dalam pelaksanaannya harus berimbang, yakni : a. Sebagai Rumah Sakit Umum atau Wilayah; b. Sebagai Rumah Sakit rujukan bagi Rumah sakit dan Puskesmas di wilayah DKI; c. Sebagai Rumah Sakit Akademik. Dari ketiga fungsinya ini, RS lebih merupakan manifestasi konkret dari Tri Dharma Perguruan Tinggi, karena didalamnya tedapat unsur pendidikan, penelitian, dan pengabdian pada masyarakat. Dalam kedudukannya RSA memikul tugas yang penting di bidang penjagaan kesehatan serta penyembuhan dan pencegahan penyakit dan untuk itu telah dikembangkan bidang kedokteran komunitas pada tahun 1983; di bidang pendidikan tenaga kedokteran dan para medis; dan di bidang pelaksanaan proyek penelitian yang becorak sosio-medis.
49 3.2 Struktur Organisasi dan Pembagian tugas 3.2.1 Struktur Organsisasi Rumah Sakit Atma Jaya Komite Staff Dir. Utama Dir. Medik Keperawatan dan Pendidikan Dir. Penunjang Medik Dir. Keuangan dan Umum Kabid RM Bid. Pel. Medik Bid. Pend. Profesi Medik Instalasi Penunjang Medik Bag. Administrasi Bag. Personalia Instalasi Medilk Bag. Akuntansi Unit Rawat Bag. Keuangan Balkesmas Unit Pembelian SMF Bag. Humas dan Pemasaran Penerimaan Pengolahan data dan lap. Bag. Penunjang Umum Kd. Penyakit Penyimpanan status Gambar 3.1 Struktur Organisasi Rumah Sakit Atmajaya
50 Badan Direksi : Direktur Utama Direktur Medik, Keperawatan dan Pendidikan Direktur Penunjang Medik Direktur Keuangan dan Umum Staf Badan Direksi : Biro Perencanaan Biro Pengembangan Organisasi 1. Unit Diklat Sekretariat Direksi Unit Sistem Informasi Manajemen Komite, Pastoral dan IKRSA (Ikatan Karyawan Rumah Sakit Atma Jaya) : Komite Etik Komite Medik Pelayanan Pastoral IKRSA Direktorat Medik, Keperawatan, dan Pendidikan : Bidang Pelayanan Medik Bidang Pendidikan Profesi Medik Bidang Keperawatan 1. Sub Bidang Mutu Keperawatan Bidang Rekam Medik
51 Instalasi Medik 1. Inst. Gawat Darurat 2. Inst. Pelayanan Intensif Unit Rawat Balkesmas (Balai Kesehatan Masyarakat) SMF (Staf Medik Fungsional) Direktorat Keuangan dan Umum : Bagian Administrasi Bagian Personalia Bagian Akuntansi 1. Unit Pembukuan dan Verifikasi Bagian Keuangan 1. Unit APM/APP 2. Unit Kasir 3. Unit Penagihan Unit Pembelian Bagian Humas dan Pemasaran Bagian Penunjang Umum 1. Unit Kamar Cuci 2. Unit Keamanan 3. Unit Logistik 4. Unit Pemeliharaan Sarana 5. Unit Rumah Tangga dan Perlengkapan
52 Direktorat Penunjang Medik : Instalasi Penunjang Medik 1. Instalasi Farmasi 2. Instalasi Fisioterapi 3. Instalasi Gizi 4. Instalasi Laboratorium Patologi Klinik 5. Instalasi Radiologi 3.2.2 Pembagian Tugas Rekam Medis A. Kepala Bidang Rekam Medis 1. Nama Jabatan : Kepala Bidang Rekam Medis 2. Bertanggung jawab kepada : Direktur Medik. Pendidikan dan Keperawatan. 3. Pengawasan : Staf Rekam Medis 4. Hubungan Kerja : 4.1 Seluruh Ruang Perawatan 4.2 Administrasi Medis 4.3 Seluruh Pelayanan Penunjang Medis 4.4 Unit Gawat Darurat 4.5 Balkesmas 4.6 Fakultas Kedokteran 5. Tugas Utama : Mengelola, mengkoordinasikan kegiatan penerimaan pasien pencatatan, penyimpanan dan penggunaan informasi rekam
53 medis guna menunjang peningkatan pelayanan Medis Rumah Sakit. 6. Tugas Operasional : 6.1 Membuat program kerja dan anggaran seksi rekam medis 6.2 Mengerjakan dan mengkoordinir pelaksanaan tugas-tugas rekam medis 6.3 Membuat laporan-laporan informasi rekam medis 6.4. Mengelola dokumen medis 6.5 Mengkode data penyakit/operasi 6.6 Memberi petunjuk tentang penerapan buku Acuan petunjuk teknis penyelenggaraan rekam medis dari DEPKES dan buku pedoman kerja Rekam Medis Rumah Sakit Atma Jaya. 6.7 Meningkatkan mutu pelayanan Rekam Medis, yang direncanakan bersama Panitia Rekam Medis 6.8 Tugas-tugas lain yang dibutuhkan oleh pimpinan Rumah Sakit 7. Wewenang/Pengendalian : 7.1 Pengawasan/Pengendalian Melaksanakan supevisor kepada staf rekam medis, dalam pelaksanaan tugas-tugas di seksi rekam medis.
54 7.2 Penilaian/Evaluasi Mengadakan penilaian atas perkembangan dan hasil kerja (kinerja), prestasi para staf rekam medis, yang digunakan untuk peningkatan kinerja staf rekam medis. B. Uraian Tugas Staf 1. Staf Urusan Penerimaan dan Pencatatan 1. Nama jabatan : Staff Penerimaan dan Pencatatan 2. Bertanggung jawab kepada : Kepala Bidang Rekam Medis 3. Pengawasan : -- 4. Hubungan Kerja : 4.1 Seluruh Ruang Perawatan 4.2 Seksi APP/APM 4.3 Seluruh Pelayanan Rawat Jalan/Poliklinik 4.4 Seluruh Pelayanan Penunjang Medis (Laboratorium, Radiologi, Fisioterapi, Farmasi) 4.5 Unit Gawat Darurat 4.6 Balkesmas 4.7 Kamar Bedah 4.8 Kamar Bersalin 4.9 Fakultas Kedokteran 5. Tugas Utama : Melaksanakan pelayanan, penerimaan pasien dan pencatatan data social.
55 6. Tugas Operasional : 6.1 Memberi informasi pelayanan rumah sakit rawat jalan dan rawat inap 6.2 Mencatat data identitas pasien dalam buku registrasi rawat jalan/rawat inap 6.3 Mencatat pelayanan persalinan/abortus 6.4 Mencatat tindakan pembedahan 6.5 Mencatat tindakan/terapi/diagnostik 6.6 Mencatat pemeriksaan laboratorium 6.7 Membuat rekapitulasi atau sensus harian 6.8 Tugas-tugas lain yang dibutuhkan pimpinan Rumah Sakit 7. Wewenang/Pengendalian : -- 2. Staf Urusan Pengolahan dan Pengkodean 1. Nama Jabatan : Staf Pengolahan dan Pengkodean 2. Bertanggung jawab kepada : Kepala Bidang Rekam Medis 3. Pengawasan : -- 4. Hubungan Kerja : 4.1 Seluruh Ruang Perawatan 4.2 Seksi APP/APM 4.3 Seluruh Pelayanan Rawat jalan/poliklinik 4.4 Seluruh Pelayanan Penunjang Medis (laboratorium, Radiologi, Fisioterapi, Farmasi)
56 4.5 Unit Gawat Darurat 4.6 Balkesmas 4.7 Kamar Bedah 4.8 Kamar Bersalin 4.9 Fakultas Kedokteran 5. Tugas Utama : Melaksakan pelayanan, pencatatan, penyimpanan, dan pengolahan informasi rekam medis pada kartu indeks. 6. Tugas Operasional : 6.1 Mengindeks kode penyakit dan kode operasi 6.2 Membuat file kartu indeks berdasarkan abjad nama 6.3 Mem-file berkas rekam medis berdasarkan nomor Rekam Medis 6.4 Membuat rekapitulasi jumlah peminjaman, kemudian untuk dilaporkan ke Pimpinan Rumah Sakit 6.5 Tugas-tugas lain yang diberikan oleh pimpinan Rumah Sakit 7. Wewenang/Pengendalian : -- 3. Staf Urusan Penyimpanan dan Peminjaman Status 1. Nama Jabatan : Staf Penyimpanan dan Peminjaman Status 2. Bertanggung jawab kepada : Kepala Bidang Rekam Medis
57 3. Pengawasan : -- 4. Hubungan Kerja : 4.1 Seluruh Ruang Perawatan 4.2 Seksi APP/APM 4.3 Seluruh Pelayanan Rawat Jalan/Poliklinik 4.4 Seluruh Pelayanan Penunjang Medis (laboratorium, Radiologi, Fisioterapi, Farmasi) 4.5 Unit Gawat Darurat 4.6 Balkesmas 4.7 Kamar Bedah 4.8 Kamar Bersalin 4.9 Fakultas Kedokteran 5. Tugas Utama : Mengelola penyimpanan dan pe-minjaman berkas rekam medik. 6. Tugas Operasional : 6.1 Menata dan mengatur berkas rekam medis/status, yang harus dikembalikan 6.2 Mengambilkan Status pasien yang pernah berobat 6.3 Melayani peminjaman berkas rekam medis untuk keperluan studi 6.4 Setiap seminggu sekali mengadakan pemeriksaan urutan penyimpanan
58 6.5 Memantau status/berkas rekam medis yang belum kembali 6.6 Membuat laporan kepada kepala bidang tentang status pasien yang belum masuk ke rekam medis sesuai dengan peraturan yang berlaku 6.7 Tugas-tugas lain yang diberikan oleh pimpinan Rumah Sakit 7. Wewenang/Pengendalian : -- 3.3 Tata Laksana Rekam Medis 3.3.1 Tata Laksana Registrasi Sistem perekaman medis yang berjalan di RSA dimulai dengan pendaftaran pasien. Apabila pasien belum terdaftar pada RSA, maka pasien akan di registrasi. Setiap pasien akan mempunyai tepat satu nomor rekam medis pada RSA. 3.3.2 Tata Laksana Pengobatan Proses pengobatan yang ada pada Rumah Sakit Atmajaya dibagi menjadi 2 jenis pengobatan, yaitu : 1. Pengobatan rawat inap 2. Pengobatan rawat jalan. Di akhir setiap pengobatan, dokter akan memberikan terapi (obat, pemeriksaan laboratorium, pemeriksaan radiologi, operasi) dan rekomendasi yang sesuai.
59 3.3.2.1 Pengobatan rawat inap Pasien yang menjalani rawat inap akan menginap di RSA, dengan pemeriksaan rutin yang dilakukan oleh dokter. Hasil akhir dari rawat inap akan dicatat dalam resume oleh dokter yang menanganinya. 3.3.2.2 Pengobatan rawat jalan Pasien yang menjalani rawat jalan di poliklinik bagian yang ada di RSA, sesuai dengan bagian tubuh yang perlu menjalani pengobatan. Poliklinik bagian yang ada di RSA adalah : Poliklinik Bedah Poliklinik Interna Poliklinik Syaraf Poliklinik Anak Poliklinik Mata Poliklinik THT Poliklinik Gigi Poliklinik Gynecologi Poliklinik Kulit Poliklinik Urologi Poliklinik Paru Poliklinik Laser Poliklinik Jiwa
60 Poliklinik Ortopedi Poliklinik Umum Poliklinik Gizi 3.3.3 Tata Laksana Laporan Hasil dari pengobatan yang dilakukan akan dicatat oleh dokter yang menangani pasien dan bertanggung jawab sepenuhnya atas laporan medis tersebut. Laporan ini akan di serahkan ke bagian rekam medis untuk bukukan dan disimpan oleh staff yang terkait. Laporan rekam medis ini akan bertambah seriring dengan pengobatan yang dilakukan oleh pasien pada RSA.
61 3.4 Diagram 3.4.1 Diagram Konteks Proses sistem perekaman medis pada Rumah Sakit Atmajaya digambarkan dalam diagram konteks dibawah ini Pasien pendaftaran keluhan data_medis_pasien keluhan_pasien laporan_terapi Dokter kartu_medis konfirmasi_terapi_dan_rekomendasi konfirmasi_laporan_pengobatan konfirmasi_pendaftaran_pasien Perekaman Medis RSA diagnosa_keluhan terapi_dan_rekomendasi permintaan_data_medis_pasien laporan_pengobatan Staff Rekam Medis pendaftaran_pasien laporan_pengobatan Gambar 3.2 Diagram Konteks Proses Perekaman Medis pada Rumah Sakit Atmajaya
62 3.4.2 Diagram Nol Diagram Nol proses perekaman medis pada Rumah Sakit Atmajaya berdasarkan diagram konteks diatas adalah sebagai berikut : Gambar 3.3 Diagram Nol Proses Perekaman Medis pada Rumah Sakit Atmajaya 3.5 Permasalahan Berdasarkan analisis dari sistem medical record yang sedang berjalan saat ini, beberapa masalah yang ada antara lain : - Data yang dibutuhkan hanya terdapat pada lokasi sumber, dimana data hanya bisa didapat dari lokasi fisik tempat penyimpanannya. - Media penyimpanan masih berupa kertas.. - Tidak tersedia back up dari data sehingga data yang hilang atau rusak tidak dapat dilihat kembali.
63 - Waktu pencarian data pasien memerlukan waktu sedikit lama karena data belum terorganisasi dengan baik. Masalah masalah diatas akan dianalisa dengan menggunakan metode analisis SWOT dibawah ini. 3.6 Analisis SWOT Dengan menggunakan analisis SWOT, kami akan menguraikan komponen komponen dari sistem Electronic Medical Record yang baru untuk mendapatkan solusi dan strategi dari permasalahan yang ada saat ini. Komponen SWOT adalah : - Untuk Organisasi (internal) : Strength (kekuatan), Weaknesses (kelemahan) - Untuk Lingkungan (eksternal) : Opportunities (kesempatan), Threats (ancaman) Untuk Medical Record Konvensional hasil SWOT yang dianalisis adalah : 1. Strength - Dokumen-dokumen medis tersimpan di rumah sakit yang bersangkutan saja. - Hanya staff rekam medis yang bisa mengakses data medis. 2. Weaknesses - Media penyimpanan berupa kertas.
64 - Membutuhkan waktu untuk menambah, menyimpan serta mencari data medis pasien. - Apabila pasien pindah ke rumah sakit lain, sulit untuk mendapatkan data medis pemeriksaan sebelumnya. - Kemungkinan data medis yang keliru akibat human error. 3. Opportunities - Data medis hanya beredar di rumah sakit yang bersangkutan, sehingga tingkat keamanan nya tinggi. 4. Threats - Media penyimpanan rusak atau hilang akibat human error, bencana alam, ataupun lapuk termakan waktu. 3.6.1 Solusi Strategi Strategi dari SWOT analisis ini : Strength Weakness Opportunities SO Strategies WO Strategies Threats ST Strategies WT Strategies Tabel 3.1 Tabel Strategi analisis SWOT SO Strategies : Mengejar kemungkinan karena adanya kesempatan baik yang dibarengi dengan kekuatan.
65 Caranya dengan mengatur sistem penyimpanan yang sudah ada menjadi lebih baik, sehingga bisa mempercepat proses pengaksesan data medis pasien. WO Strategies : Mengatasi kelemahan dengan kemungkinan yang ada. Caranya dengan membangun suatu aplikasi database untuk mendukung sistem pencacatan medis pasien, yang dibangun pada jaringan rumah sakit sehingga rumah sakit- rumah sakit yang terhubung dapat berbagi data medis pasien, sehingga mempermudah pencatatan dan pencarian data medis pasien, dan secatra rutin di backup untuk mencegah kehilangan data medis pasien. ST Strategies : Mengidentifikasi jalan yang dapat gunakan untuk mengatasi faktor negatif dari luar. Caranya dengan membangun suatu sistem yang terkomputerisasi untuk rumah sakit lokal sehingga data dapat di backup untuk mencegah kehilangan data medis pasien. WT Strategies : Membuat rencana yang mempertahankan sistem agar tetap bertahan didalam keadaan yang buruk. Caranya dengan membatasi staff yang mengurus data medis pasien dan menyimpan data di tempat yang aman dengan rapi. 3.7 Usulan Pemecahan Masalah Setelah dilakukan analisis terhadap permasalahan yang dihadapi, penulis mencoba memberikan usulan yang diharapkan dapat memecahkan masalah yang timbul. Berdasarkan kebutuhan informasi akan catatan medis pasien dalam suatu pengobatan, maka dengan strategi WO pada analisis SWOT, kami merancang
66 aplikasi database, yaitu sistem Electronic Medical Record yang berbasis web untuk membantu memecahkan masalah yang dihadapi. Adapun kelebihan dari sistem EMR ini antara lain : a. Sistem EMR yang dibuat mampu menampilkan data data catatan medis seorang pasien dari mana dan kapan saja selama terhubung dengan internet. b. Mempermudah dokter dalam menganalisa pasien dengan membandingkan data pemeriksaan sebelumnya meskipun pemeriksaan dilakukan di rumah sakit yang berbeda selama rumah sakit tersebut tergabung dalam sistem EMR ini. c. Mempersingkat proses pencarian data medis d. Riwayat medis seorang pasien terjamin kerahasiaannya, karena hanya user user tertentu yang telah diberi wewenang dapat mengakses data data tersebut. Electronic Medical Record ini dirancang untuk memenuhi kebutuhan informasi dalam pengobatan dimana informasi ini dipakai bersama antar rumah sakit, sehingga perpindahan pasien tidak lagi mempersulit pengumpulan informasi, selama rumah sakit tersebut tergabung dalam sistem ini.